cómo puede ser usada la dirección de proyectos en...

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Cómo Puede Ser Usada la Dirección de

Proyectos en TU Sin fines de lucro

Ing. Mónica González, MBA, PMP®

Liaison PMIEF

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Cómo Puede Ser Usada la Dirección de Proyectos en TU Sin fines de lucro

Este programa es un esfuerzo conjunto entre la Fundación Educacional

(PMIEF) del Project Management Institute (PMI)

y la Nonprofit Resource Network (NRN) de la Universidad de Millersville

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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE

Este manual tiene que ser usado en el seminario1 llamado : “Cómo Puede

Ser Usada la Dirección de Proyectos en TU Sin fines de lucro”. Este es un

esfuerzo conjunto entre la Nonprofit Resource Network (NRN) de

Millersville y la Fundación Educacional del Project Management Institute.

En especial, aprenderás:

• Conceptos Básicos de la Dirección de Proyectos

• El Proceso (Los Cinco Grupos de Procesos)

• El Rol del Director de Proyecto

• Lecciones Claves Aprendidas

1 Este seminario fue diseñado en base a la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) – Cuarta Edición, del Project

Management Institute

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NRN Y PMIEF— Todos los Derechos Reservados

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TABLA DE CONTENIDO

ANTECEDENTES.............................................................................................. 4

CONCEPTOS BÁSICOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS............................. 6

LOS CINCO GRUPOS DE PROCESOS............................................................... 11

EL ROL DEL DIRECTOR DE PROYECTO......................................................... 20

LECCIONES CLAVES APRENDIDAS................................................................ 21

PLANTILLAS................................................................................................... 23

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ANTECEDENTES

La era moderna de la Dirección de Proyectos comenzó en los años 1950s pero las técnicas de la Dirección de

Proyectos se pueden encontrar tan atrás como los días de las pirámides.

En los años 1950s, negocios tales como GE y DuPont se dieron cuenta que lograban beneficios organizando

el trabajo por proyectos y fue necesaria la comunicación a través de varios departamentos o unidades

funcionales. Había un número de técnicas y herramientas informales en uso, pero “los proyectos” se servían

de herramientas “ad-hoc”. Herramientas tales como los diagramas de Gantt (Henry Gantt (1861-1919)

estuvieron en uso pero los diagramas de Gantt no fueron suficientes para asegurar un adecuado control y

asegurar que los proyectos se completaran en el plazo requerido y según el presupuesto.

Durante este período de tiempo, se desarrollaron dos modelos matemáticos de programación de proyectos:

"Método del Camino Crítico” o CPM

"Técnica de Evaluación y Revisión de Programas” o PERT

Estas herramientas y técnicas así como un número de otras se difundieron rápidamente a medida que los

negocios buscaban nuevas formas de dirigir grandes y complejas actividades involucradas en la dirección de

proyectos, así como las que conocemos hoy.

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http://en.wikipedia.org/wiki/Critical_Path_Method

http://en.wikipedia.org/wiki/Program_Evaluation_and_Review_Technique

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En 1969, cinco voluntarios fundaron el Project Management Institute (PMI).

Su meta era:

• Establecer estándares para la dirección de proyectos,

• Conducir la investigación sobre dirección de proyectos, y

• Proveer a los directores de proyectos una vía educacional.

En 1987, PMI comenzó publicando Una Guía de los Fundamentos para la

Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), que describe las prácticas de

dirección de proyectos que son comunes a “la mayoría de los proyectos, la

mayoría del tiempo”. La cuarta edición fue publicada en el 2008.

Hay un número de metodologías formales y diferentes pero todas ellas siguen

los mismos principios básicos. Esta sesión seguirá el enfoque delineado en la

Guía del PMBOK, 4ª Ed.

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http://en.wikipedia.org/wiki/A_Guide_to_the_Project_Management_Body_of_Knowledge

http://en.wikipedia.org/wiki/A_Guide_to_the_Project_Management_Body_of_Knowledge

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CONCEPTOS BASICOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS

¿Qué Es un Proyecto?

La naturaleza fundamental de un proyecto es :

“un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto, servicio, o resultado único.”

(Del PMBOK 4° Ed.)

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Criterios que los proyectos tienen en común:

• Duración predeterminada

• Inicio y fin claros

• Presupuesto fijo

• Entregable específico (Producto, servicio, o

resultado)

• Tareas Interrelacionadas

• Gente Involucrada

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EJERCICIO 1 ¿Cuáles son algunas de las iniciativas sin fines de lucro que podrían seguir una Metodología de Dirección de

Proyectos?

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¿Qué es la Dirección de Proyectos?

”La Dirección de Proyectos es el proceso de la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y

técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del mismo”

(Del PMBOK 4ª Ed.)

La Dirección de Proyectos es un grupo interrelacionado de procesos que si son seguidos permite al

equipo de proyecto lograr un proyecto exitoso.

Una definición más simple :

«Un método establecido para gestionar y controlar un proyecto.»

Proyecto versus Trabajo Operacional

El propósito de las tareas operacionales es llevar a cabo las

actividades del día-a-día y sostener el negocio mientras que el

propósito de un proyecto es lograr objetivos específicos.

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¿Qué es un Programa?

Un Programa es “un grupo de proyectos relacionados administrados de forma coordinada para

obtener beneficios y control, que no se obtendrían si se gestionaran en forma individual.”

(Del PMBOK 4ª Ed.)

¿Qué es un Proyecto Exitoso? El Triángulo del Proyecto

Si alguno de los tres factores (tiempo, recursos,

alcance) cambia, es probable que al menos uno de

los otros factores cambie.

La Calidad es un Resultado.

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Ciclo de Vida de un Proyecto

El ciclo de vida de un proyecto es “un conjunto de fases del mismo, generalmente

secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan

por las necesidades de gestión y control de la organización.”

(Del PMBOK 4ª Ed.)

Marco de Referencia Básico

Para Dirigir el Proyecto.

(Del PMBOK 4ª Ed.)

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LOS CINCO GRUPOS DE PROCESOS

Proyecto de Una Sola Fase

Pre-Campaña Siembra

Campaña de Recaudación de Fondos

Proyecto con Fases secuenciales

Solicitud

Recaudación

Campaña de Recaudación de Fondos

Proyecto con Fases superpuestas

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Grupos de Procesos Hay 5 grupos de procesos de la dirección de proyectos.

Iniciación, define y autoriza el proyecto.

Planificación, define y refina los objetivos y planifica el curso de acción.

Ejecución, integra personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de

proyecto.

Seguimiento y control, mide y observa de manera regular el progreso para

identificar variaciones respecto del plan del proyecto de modo que puedan

aplicarse acciones correctivas según sea necesario.

Cierre, formaliza la aceptación del producto, servicio, o resultado y lleva al

proyecto a un fin en forma ordenada.

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. Grupo de Procesos: Iniciación

La iniciación define y autoriza el proyecto.

Conceptos Claves

Crear el Acta de Constitución del Proyecto

Identificar a los interesados

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EJERCICIO 2

Healthy Care Plus, una institución sin fines de lucro local, está comenzando un nuevo programa para ser lanzado en el

3er trimestre del año. Este programa está dirigido a jóvenes con sobrepeso en áreas de bajos recursos.

Matt, el Director Ejecutivo, ha solicitado a Mary, que es responsable de Marketing, sea la Directora del Proyecto para

una actualización de su sitio web actual de 3 páginas.

El objetivo del nuevo programa es educar a los jóvenes en hábitos de comida saludable. Serán provistos: clases de

entrenamiento in-situ, sesiones de asesoramiento individual así como materiales didácticos. Los materiales didácticos

incluirán planes de comida y hace falta que estén disponibles para ser bajados del sitio web. Los jóvenes necesitan

poder registrarse para las clases en forma on-line. Algunas clases serán gratuitas; otras requerirán una contribución muy

baja.

El financiamiento para las clases será provisto por donaciones y subvenciones. Uno de los miembros del directorio va a

donar los fondos para el desarrollador del sitio web, pero a condición Healthy Care Plus debe encontrar financiamiento

para el diseñador gráfico y el redactor.

Matt ha solicitado a Mary hacerse cargo del nuevo logo para Healthy Care Plus.

Mary se da cuenta que debe asegurarse que entiende el proyecto. Su primer paso es crear un Acta de Constitución del

Proyecto.

Tu Tarea - Crear el Acta de Constitución del Proyecto

Ver Plantilla de Acta de Constitución del Proyecto en la Página 24.

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Grupo de Procesos: Planificación

La Planificación define y refina objetivos y planifica el curso de acción.

El plan incluye todas las actividades y tareas necesarias para lograr los objetivos. Este incluye:

• Identificar y Programar Actividades y Duraciones Asociados

• Planificar Recursos

• Estimar Costos y Presupuestos,

• Identificar y Gestionar Riesgos,

• Planificar las Comunicaciones,

• Planificar la Calidad, y

• Planificar las Adquisiciones.

El resultado es un plan de proyecto integral.

Conceptos Claves

Identificar Actividades

Cronograma de Recursos

Identificación de Riesgos

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EJERCICIO 3

Para apoyar el esfuerzo del sitio web, Mary necesita contratar a un diseñador gráfico, un redactor, y una

imprenta. Mary quiere producir el nuevo material tan rápido como sea posible, pero quiere ser

cuidadosa para no incurrir en riesgos adicionales.

¿Cuáles son algunos de los posibles riesgos que Mary podría incurrir?

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Grupo de Procesos: Ejecución

La Ejecución integra personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de proyecto.

Conceptos Claves:

Adquirir, Desarrollar, Dirigir el Equipo de Proyecto

Efectuar las Adquisiciones.

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Grupo de Procesos: Seguimiento y Control

Seguimiento y control mide y observa de manera regular el progreso para identificar

variaciones respecto del plan del proyecto de modo que puedan aplicarse acciones correctivas

según sea necesario. Incluye Revisar, Analizar y Regular los procesos del proyecto.

El Seguimiento incluye:

Recopilar,

Medir, y

Distribuir información sobre el desempeño, así como el análisis de

tendencias para efectuar mejoras al proceso.

El Control incluye:

Identificar acciones correctivas o preventivas o replanificar y

Revisar la ejecución de los planes de acción.

Conceptos Claves

Informes de desempeño (Informes de Estado)

Solicitudes de Cambio

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Grupo de Procesos: Cierre

Formaliza la aceptación del producto, servicio, o resultado y lleva al proyecto a un fin en forma ordenada.

Durante el proceso de cierre, el equipo de proyecto:

• Actualiza la documentación del proyecto y los informes y registros relevantes,

• Los resultados son comparados respecto de las expectativas del cliente y de las partes interesadas,

• Asegura que los requerimientos del proyecto y los beneficios fueron logrados, y

• Se recibe la aceptación formal y firmada.

• Normalmente se mantienen reuniones de Cierre.

Conceptos Claves

Informe de Lecciones Aprendidas

Informe Final del Proyecto

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El ROL DEL DIRECTOR DE PROYECTO

Responsabilidades claves:

• Desarrollar el plan para la dirección del proyecto

• Mantener el proyecto encaminado, cronogramado y presupuestado.

• Identificar, dar seguimiento y responder a los riesgos.

• Proporcionar informes precisos y oportunos.

• Mantener una comunicación fluida con todos los interesados

Entregar el alcance (trabajo) a tiempo, dentro del presupuesto y

cumpliendo las especificaciones de calidad

Habilidades Claves:

• Conocimiento sobre Dirección de Proyectos

• Conocimiento del área de aplicación

• Entendimiento del ambiente del proyecto

• Habilidades y competencias generales de gestión

• Habilidades interpersonales

Factores Claves de Exito:

• Comunicar

• Organizar

• Resolver problemas y tomar decisiones

• Conformar y dirigir equipos

• Mantener el proyecto centrado en el resultado

requerido (beneficio)

• No sentirse emocionalmente ligado.

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LECCIONES CLAVES APRENDIDAS

Lecciones Claves Aprendidas

El éxito global de un proyecto depende en gran medida

del rol cumplido por el director de proyecto.

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EJERCICIO 4

Basado en la conversación de hoy, escriba algunas de las potenciales lecciones o cambios que encontró

respecto de un proyecto de su organización.

Ver Plantilla de Lecciones Aprendidas en Página 27.

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PLANTILLAS

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Acta de Constitución de un Proyecto

1. Nombre del Proyecto: (¿Cuál es el nombre del proyecto?)

2. Director del Proyecto: (¿Quién es el Director de Proyecto para este proyecto?)

3. Patrocinador: (¿Quién es el Patrocinador del Proyecto?)

4. Descripción: (Proporcione una breve descripción del proyecto)

5. Justificación: (¿Cuál es el propósito del proyecto? Describa los beneficios deseados de este proyecto.

Los Beneficios podrían ser financieros, operacionales, u organizacionales.)

6. Objetivos: (¿Cuáles son los objetivos específicos necesarios a ser logrados a fin de alcanzar estos

beneficios? Cómo se medirá el éxito?)

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Página 24


Acta de Constitución de un Proyecto (cont)

7. Entregables: (¿Qué resultados necesita entregar/proporcionar este proyecto a fin de que se cumplan los

objetivos?)

8. Limitaciones/Supuestos: (¿Qué riesgos de alto nivel podrían impedir que el proyecto se complete

dentro del plazo establecido y del presupuesto?)

9. Resumen de Metas en cuanto a Cronograma y Presupuesto: (Metas tentativas fechas límites y

presupuesto inicial estipulado)

10. Requisitos de Aprobación: ¿Qué constituirá el éxito del proyecto y quién decide y/o firma la

aprobación del proyecto?)

Firma de Aprobación del Proyecto (Aprobación de la persona que autoriza el proyecto. Puede ser o no el

patrocinador)

Nombre Fecha

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Matriz de Impacto de Riesgos

Nombre del Proyecto:

Riesgo Probabilidad Impacto (A,M,B) Mitigación del Riesgo

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Informe de Lecciones Aprendidas

Nombre del Proyecto:

Lo que hicimos bien. (Por ejemplo, líderes Claves apoyaron este proyecto y se involucraron en la toma de

decisiones cuando fue necesario. El equipo completo se comprometió con el proyecto y trabajaron muy

bien juntos).

Lo que podría mejorarse. (Por ejemplo, si tuviéramos que hacer este proyecto de nuevo, qué cosa

cambiarías? Cuáles fueron los principales cuellos de botellas del proyecto que se podrían haber cambiado

y mejorado?

Lo que deberíamos continuar haciendo. (Por ejemplo, crear un sitio de reunión para la comunicación del

equipo y el almacenamiento de documentos. Reuniones con el equipo al inicio para asegurar que todos

entiendan los objetivos y entregables del proyecto.)

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¿Preguntas?

Ing. Mónica González, MBA, PMP®

PMI Educational Foundation Liaison

Marketing y Comunicaciones Capítulo PMI Nuevo Cuyo Argentina

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mailto:[email protected]

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