Cómo Proteger la Información Personal: Registros de los Estudiantes, Registros del Personal y Seguridad Financiera

DEFINICIÓN

La Confidencialidad es definida por la Organización de Estándares Internacionales (ISO) como “garantizar que la información esté accesible únicamente para quienes están autorizados a tener acceso”.

La información confidencial no es secreta pero es información que generalmente podría utilizarse de forma incorrecta.

¿QUÉ INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL?

Registros Educativos Información sobre la salud Información Financiera Información de Identidad Personal

¿LA INFORMACIÓN DE QUIÉN ES CONFIDENCIAL? Estudiantes Empleados Familias Visitantes

REGISTROS EDUCATIVOS DE LOS ESTUDIANTES La Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la

Familia (FERPA por sus siglas en inglés) requiere que los distritos escolares y el personal de la escuela mantengan la confidencialidad de todos los registros educativos que identifican a un estudiante específico.

Los datos resumidos, que no estén conectados con un estudiante en particular, generalmente se encuentran abiertos para el acceso y revisión del público, conforme a las leyes de registros abiertos.

LA INFORMACIÓN PERSONALMENTE IDENTIFICABLE INCLUYE DE FORMA ENUNCIATIVA MÁS NO LIMITATIVA:

El nombre y la dirección del estudiante; El nombre o la dirección del padre del

estudiante u otro miembro de la familia; Un identificador personal, como por

ejemplo el número de seguro social del estudiante o el número de estudiante;

Una lista de las características personales que harían que la identidad del estudiante sea fácilmente rastreable.

LOS QUE NECESITAS SABER A NIVEL EDUCACIÓN La información confidencial no es secreta – es

información que debería limitarse a quienes deban conocerla a nivel educacional.

Existe una necesidad de saber a nivel educacional cuando un maestro u otro miembro del personal necesita acceso a la información para brindar los servicios apropiados.

Por ejemplo, un maestro normalmente necesita saber la condición médica de un estudiante.

CÓMO PROTEGER LOS REGISTROS DE LOS ESTUDIANTES Los maestros deberán guardar los

registros de los estudiantes, como por ejemplo los libros de calificaciones, en un gabinete cerrado con llave o cajón, cuando no estén en uso.

Los maestros deberán cerrar con llave las puertas de las aulas cuando se retiren.

Los maestros deberán cerrar sesión en las computadoras para evitar que los estudiantes utilicen su sesión abierta para acceder a datos confidenciales.

CONVERSACIONES CONFIDENCIALES

No converse con nadie que no tenga necesidad específica de saber, sobre el desempeño académico de un estudiante, su comportamiento o estado de salud.

Tenga cuidado dónde y cuándo habla sobre la información confidencial de los estudiantes, para evitar ser escuchado.

No hable sobre la información de un estudiante en lugares como por ejemplo la sala de maestros, mientras esté a cargo del aula, en los eventos de la escuela, en actividades extracurriculares.

No hable acerca de los estudiantes fuera de la escuela.

REGISTROS FORMALES DE LOS ESTUDIANTES

El archivo con el registro formal del estudiante es confidencial.

Todo acceso al registro formal deberá quedar registrado.

REGISTROS ELECTRÓNICOS

Muchos registros se guardan de forma electrónica, por lo tanto los maestros y otro personal deberán proteger sus nombres de usuario y contraseñas para reducir el riesgo de acceso no autorizado.

Cuando salga de su aula, cierre sesión o bloquee su computadora.

Las preguntas relacionadas con los registros de los estudiantes deberán dirigirse al custodio de registros de la escuela.

Las preguntas relacionadas con los registros específicos de educación especial podrán dirigirse al especialista del diagnóstico.

INFORMACIÓN SOBRE LA SALUD

La información sobre la salud está protegida por la ley HIPAA y los estatutos estatales.

Decir algo tan simple como “Juan tiene gripe” podría estar revelando información confidencial.

La información sobre la salud sólo podrá compartirse con aquellos que tengan una necesidad legítima de conocerla, como por ejemplo las personas que brindan primeros auxilios.

LISTA DE ACUSES DE RECIBO

Cuando se comparte información sobre la salud, deberá limitarse a aquellos con necesidad de saber a nivel educacional.

La información sobre la salud sólo deberá compartirse con los maestros que eduquen a ese estudiante específico.

Las listas de planificación para emergencias deberán guardarse en un lugar seguro o codificado para reducir el riesgo de acceso no autorizado.

INFORMACIÓN SOBRE LA SALUD DEL PERSONAL La información sobre la salud del personal es

confidencial y no debe ser guardada con los registros del personal.

Los informes de lesiones y otros datos relacionados con la compensación de los trabajadores deberán guardarse en un archivo separado y deberán destruirse cuando ya no sean necesarios.

Los registros de acomodación ADA se enfocan en la necesidad específica de adaptar las instalaciones y no en la discapacidad.

Las preguntas sobre la confidencialidad de la información de la salud de los estudiantes deberán dirigirse a la enfermera de la escuela.

Las preguntas sobre la confidencialidad de la salud del personal deberán dirigirse a Gestión de Riesgos.

INFORMACIÓN FINANCIERA

La información financiera es confidencial y deberá protegerse.

Información financiera incluye: Números de Seguro Social Números de Cuentas Corrientes Números de Cuentas de Crédito Números de Identificación de los

Estudiantes/del Personal

CÓMO MANEJAR LA INFORMACIÓN FINANCIERA Confeccione únicamente lo que necesita,

no haga copias excepto que esas copias sirvan para un propósito específico.

Asegure la información en un cajón o gabinete cerrados con llave, o en una sala de archivo con acceso restringido.

Tenga cuidado cuando habla sobre información financiera confidencial; no permita que otros escuchen la información.

SEGURIDAD DE LAS COMPUTADORAS

Proteja la información de su usuario –el usuario y la contraseña no deberán guardarse juntas.

Seleccione una contraseña que pueda recordar; ¡no la escriba ni la coloque cerca de la computadora que usa!

Marque “no” cuando su computadora le ofrezca guardar su usuario y contraseña.

Cierre sesión cuando deje la computadora.

IDENTIFICADORES PERSONALES

Los identificadores personales incluyen combinaciones de: Nombre y número de seguro social Nombre y fecha de nacimiento Identificación y PIN del estudiante Identificación del personal y contraseña

Estas combinaciones de información podrían ser usadas para robar la identidad de una persona.

ROBO DE IDENTIDAD

El robo de identidad es mucho más que usar la tarjeta de crédito de otra persona.

El robo de identidad ha sido utilizado para acceder a atención médica, abrir cuentas, inscribirse en la escuela e incluso obtener una nueva licencia para conducir.

EVITE EL ROBO DE IDENTIDAD

¡Proteja la información personal de los estudiantes, de sus compañeros de trabajo, de los administradores del establecimiento y SU PROPIA INFORMACIÓN!

PROTEJA LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Limite lo que guarda. Destruya los documentos cuando ya no sean

necesarios. Mantenga las partes separadas; no guarde

una lista de IDs de usuarios de computadoras con sus contraseñas.

Manténgalo bajo llave – no sólo fuera de la vista.

Tenga cuidado con los asuntos confidenciales que comenta y dónde los comenta.

Las preguntas relacionadas con la confidencialidad de la información financiera deberán ser dirigidas al Departamento de Gestión de Riesgos.

PARA OBTENER MAYOR INFORMACIÓN

Confidencialidad de los Registros de los Estudiantes http://www.ed.gov/policy/gen/guid/fpco/ferpa/index.html

Confidencialidad de los Registros Financieros http://www.ftc.gov/infosecurity

Protección de Robo de Identidad http://www.ftc.gov/bcp/edu/microsites/idtheft