Cómo nos ayuda #Alfresco …en la adopción de normativas y leyes ?

José CarrascoSenior Solution Engineertwitter: @jcarrasko

Por qué gestión de registros ?

Record Management

Es la práctica de mantener los registros de una organización desde su creación hasta su eventual disposición. Incluyendo: clasificación, archivo, securización, preservación y destrucción.

Los registros crecen…

Cada día hay más…

• Documentos y Registros• Normativas• Leyes• Canales de adquisición

Cada día falta más …

• Tiempo para catalogar• Normalización• Automatización

Los registros son:

• Información Legal

• Utilizada para demostrar de manera irrevocable una determinada acción

• Una mala gestión de los registros puede acarrear problemáticas legales importantes

Si solo fuera una…

LEY 15/1999,LOPD, Protección de Datos de Carácter Personal

Real decreto 3/2010, ENSEsquema nacional de Seguridad

Orden Pre/2971/2007 Expedición de factura electrónica

LEY 11/2007 LAECSP, acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos

LEY 30/2007 Contratos del Sector Público

LEY 34/2002Servicios de la Sociedad de la Información

LEY 56/2007, LMISI Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información

Real decreto 4/2010, ENIEsquema nacional de Interoperabilidad• Normativas

– ISO 15489– ISO 14721

– Moreq10– ….

• Normativas locales

• Exigencias de integración

Tengo un directorio para…

Document Management

• Modelo documental flexible ( carpetas, tipos documentales)

• Documentos se pueden crear en cualquier momento y para cualquier uso

• El documento se puede cambiar según requerimientos de usuario

• Los documentos pueden ser borrados según requerimientos del usuario

Record Management

• La organización define un cuadro de clasificación

• Los registros pertenecen siempre a un proceso legal o de negocio dentro de la organización

• Una vez que un registro esta declarado, no puede cambiarse sin un procedimiento definido

• Los registros son custodiados por un determinado tiempo

≠≠

≠≠

El Ciclo de vida del registro…

•Captura •Creación•Formularios•Escáneres•Correo electrónico

Generación

•Revisión•Colaboración•Aprobación•Espurgo•Flujos de trabajo

Revisión y aprobación •Publicación

•Web•Movilidad•Portales

Distribución

•Archivo•Conservar•Custodiar•Disposición•Destrucción

Almacenamiento y custodia

Auditoria y Seguimiento

Por qué #Alfresco RM Rocks ?

Alfresco RM 2.0

Es el software capaz de simplificar y universalizar la gestión de los registros a la vez de dar cobertura a los requerimientos de implementación

#1 Para todos

#1.1 Licenciamiento per Server. No se licencia por usuario y permite un despliegue mayor entre los usuarios que en otras soluciones no son contemplados por precio ( usuarios externos, administración…) #1.2 Múltiples interfaces. Alfresco permite crear registros desde el correo electrónico, unidades de red , adquisición por escáner o formularios web. El nivel de entrada del usuario no es un problema:

– Archiva desde Microsoft Office– Archiva desde el escritorio sin instalar ningún sistema (CIFs)– Archiva desde formularios web– Archiva desde el correo electrónico

Office

Correo electrónico

Escritorio

Formularios Web

#2 La Solución 360º

#2.1 Permite implementar diferentes normativas en una única instalación. A diferencia de otras soluciones focalizadas únicamente en una normativa, Alfresco permite la implantación de diferentes normativas en único Alfresco gracias a ofrecer un framework universal.

Generación

Revisión y Aprobación

Distribución

Custodia y disposición

#2 La Solución 360º

#2.2 Permite cubrir todo el ciclo de vida del registro. Alfresco contiene todos los instrumentos para cubrir desde la generación de registros, su revisión, administración , distribución , custodia y disposición.

#2 La Solución 360º

#2.3 Accede desde el desktop, web o cualquier dispositivo móvil.

…. si estas en el despacho…. desde el portal corporativo…. si estas en ruta…. desde el móvil

#3 El repo Universal

#3.1 El repositorio universal. Alfresco es el ECM que cuenta con más interfaces estándar del mercado para acceder a sus contenidos así como un gran conjunto de APIs y Lenguajes de programación:

AP

Is

CMIS

SOA - Webservices

RESTful

Webscripts

Bulkloading API

Pro

tocolo

s

WebDAV

FTP

CIFs - Sharepoint

Len

gu

aje

s

Java

.net

Php

Python

C++

#4 1,2,3 Funcionando…

#4.1 Muy rápido de implementar.

Gracias a su diseño , su integración nativa con los escritorios de usuario, el gestor de formularios, el motor de Workflow Activiti y su buena disposición para participar en prototipos y metodologías ágiles, Alfresco resulta un sistema muy rápido de implementar.

Sin duda, esto nos aporta ventajas en :

• Gestión del cambio más rápida siguiendo las directrices de negocio de la organización.

• Gracias a la interface intuitiva, ahorro en los tiempos de formación de los usuarios participantes

• Fácil y rápido mantenimiento de procesos gracias a las consola de Activiti

Qué nos da #Alfresco RM?

Alfresco RM 2.0

• Capacidad de incluir cualquier cuadro de clasificación

• Instrumentos de llenado de registros• Modelo de datos flexible• Eventos y programador de acciones• Seguridad y Auditoria• Referencias y búsqueda

•Kofax• Intelliant•Ephesoft

Escáner

•Sharepoint

•Microsoft Word

Office

•Outlook• IMAP

Correo electrónico

•CiFs•Webdav•FTP

Escritorio

Share

Formularios Web

•Activi•Múltiples usuarios

Workflow

Generación de Registros• Alfresco soporta la generación de registros por diferentes vías:

• Múltiples usuarios participando en la creación del registro

• Poder implementar procesos de negocio mediante registros

• Permite modelar procedimientos

administrativos bajo BPMN 2• Herramienta visual de diseño• Integrado en Alfresco 4 como

motor BPM por defecto

Generación de RegistrosPor qué un motor de procesos para RM ?

Activiti Explorer Activiti Probe

Activiti Workflow Activiti Explorer

Activiti Cycle Activiti Modeler

Cuadro de clasificación

Organización

• Jerarquías multinivel• Planificación de Procedimientos

(series de registros, categorías de registros y carpetas de registros.

• Agrupados por Categorías (Planificaciones de disposición)

• Agrupados por expedientes(carpetas de registros)

• Referencias(relaciones entre registros)

Alfresco RM nos permite la agregación estructurada de expedientes de una manera flexible mediante elementos muy bien definidos.

Procedimiento

Carpeta de registros

Planificación disposición

Cuadro de clasificación

• Múltiples tipos:

– Registro escaneado– PDF o registro Web– Físicos– Definidos por la organización

• Metadatos definidos por el usuario• Una carpeta de registro puede tener

registros físicos como electrónicos• Metadatos y aspectos

RegistrosAlfresco RM nos permite crear registros definidos por la organización o reutilizar los existentes dentro de Alfresco. También permite técnicas avanzadas de modelo como la herencia múltiple de tipos mediante aspectos.

Aspecto:AAPP 1

Aspecto:AAPP 2Aspecto:Localizable

Aspecto:….

Tipo:Comunicado

Tipo:Resolución

Tipo:Subsanació

n

Ciclo de vidaDisposición

• Relacionado a nivel de categorías• Permite políticas de:

– Retención– Disposición

• Planificación de distintos pasos dentro del ciclo de vida como Obsoleto, Transferido, Retenido, Custodiado o Destruido

Observación de Registros

• El sistema es capaz de identificar los registros que precisan ser revisados, avisando automáticamente al usuario al termino del periodo de revisión.

Eventos

• Definidos por el usuario• Definidos por el sistema• Permiten ser enlazados a las

planificaciones de disposición• Gran conjunto de eventos

predefinidos:– Abolición– Caso terminado– Obsoleto– Reasignación– Preparado para disposición

Transferencia

• Capacidad de "transferir" registros al final del ciclo de disposición.

Seguridad y Auditoria

Seguridad

• Soporte para autenticación encadenada, SSO y directorios de usuarios y enfocado a ACLs,

• Modelo extensible para necesidades propias

• Diferentes permisos preconfigurados como la capacidad de cerrar expedientes, eliminar planificaciones, destrucción de archivos o periodos de cadencia.

Auditoria

• API de auditoria que permite una alta granularidad en la auditoria de los elementos tratados

• Auditar acciones• Filtro por tipo de evento, usuario o

fecha• Las mismas auditorias pueden ser

declaradas como registros

Búsqueda

• Graba / recupera búsquedas

• Genera informes

Busca en :

• En el registro y sus propiedades

• En las planificaciones de disposición

• En campos calculados ( como las fechas )

• En los estados

• En propiedades propias

Busca como si fuera un gestor documental, con la seguridad de un gestor de registros.

El cloud• Estrategia hibrida • Escenario pensado

para la colaboración entre una administración y sus partners

• Publicación de registros en la nube

Referencias …

Alfresco …

+ de 2.300 clientes en 55 paísesGobierno , Finanzas, Media y entretenimientoEducación ,Logística y viajes, Manufacturas

En España y Portugal …

7% ingresos globales75% crecimiento +20 Partners+200 Proyectos EnterprisePresencia en las mayores cuentas IBEX 35

Ayuntamiento de Denver

Resultados

• Ahorro de $1.5 millones de dólares en 5 años

• Reducción del tiempo global de los procedimientos

• Remplazo del sistema propietario anterior por Alfresco

• Mejora de la auditoria y reducción de los casos imputados a Denver

• Acceso mediante servicios Web• Utilización desde dispositivos

móviles

Tecnología

• Alfresco Enterprise 3.3• Ephesoft• CMIS• iPhone SDK• Oracle ESB• PeopleSoft Financials• & CRM• Zia Fresh Process

Ayuntamiento de Denver con más de 10.000 trabajadores y un volumen de operación de 1 Billion de Dólares.

Church Pension Group

Resultados

• Remplazo de Interwoven con Alfresco Enterprise

• Centralización de los registros de las 5 compañías del grupo

• Rápida implementación absorbiendo una carga inicial de 2 Millones de registros

Tecnología

• Alfresco Enterprise 3,4• Alfresco Share• Alfresco Record Management• KOFAX

Empresa global de servicios financieros con una facturación de $9 Billones.

Caceis

Resultados

• Registro de toda la documentación de los clientes

• Digitalización de documentos • Integración mediante

servicios web• Reducción del coste total de

la solución

Tecnología

• Alfresco Enterprise • KOFAX

Banco global con más de 3000 empleados y custodia de 2300 billones de euros.

Boise Cascade Corporation

Resultados

• Retirar IBM Systemware RM• Gestión de las facturas• Actualización a tipos de

documentos actuales• Control sobre la retención de

los registros y su distribución• Implementar la política de

retención de 7 años• Auditar los accesos a los

documentos

Tecnología

• Alfresco Enterprise• Alfresco Share• Alfresco RM• RightFax• DB2

Empresa norteamericana de manufacturas relacionadas con la madera, packaging y papel. Cuenta con 10.000 empleados y más de $5Billones de volumen de negocio.

Rational Retention

Resultados

• Automatización de los registros no estructurados

• Mejora de los procesos de litigación

• Rapidez en la implementación de nuevos procedimientos

• Mejora de las búsquedas de registros

Tecnología

• Alfresco Enterprise• Alfresco Share• Alfresco RM

Empresa global de software especializada en ofrecer servicios de gestión de registros

BSA

Resultados

• Automatización del sistema de facturación y aprobación de compras

• Utilización de procesos basados en Alfresco

• Captura por OCR de facturas• Reducción del tiempo de

proceso de facturas

Tecnología

• Alfresco Enterprise • Ephesoft• Redhat• MySQL• Pronto ERP

Empresa australiana líder en el sector de telecomunicaciones con más de 1000 empleados.

EADS Astrium

Resultados

• Escaneado y archivo de más de 20.000 registros de recursos humanos

• Integración y distribución de más de 600.000 documentos relacionados

• Integración con SAP• Digitalización de 1500

expedientes al año

Tecnología

• Alfresco Enterprise • GWT• SAP

EADS Astrium es la primera empresa europea en la inustria aeroespacial, incluyendo Airbus, Eurocopter,Defence and Astrium. Cuenta con más de 12000 empleados.

The open platform forsocial content management.

and Mobile!