cómo gestionar más de 20.000 alumnos online al año y sobrevivir en el intento
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José Manuel Alarcón, Gerente de Grupo FEMXA, Premio MVP de Microsoft Corp - EXPOELEARNING 2006TRANSCRIPT
Caso práctico Gru
po Femxa:
Cómo gestionar más de 20.000 alumnos on-line al
año y sobrevivir en el intento.
José M. A
larcón Ag
uín
Socio, Director Técnico
Barcelona, 23 de marzo de 2005
© Krasis 2006www.krasis.com
Índice
• Grupo femxa• Principales desafíos• Organización interna orientada a la calidad• El gran mito de la teleformación• Plataforma SELF• Como hemos resuelto diversos desafíos:
– Gestión de muchos alumnos– Elevada tasa de abandono en e-Learning– Tutorización– Múltiples clientes– Catálogo de cursos– Venta– Comunicación
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Grupo Femxa
• Grupo Femxa tiene como misión diseñar e implantar soluciones innovadoras que, combinando la formación y las tecnologías de la información y la comunicación incrementen el conocimiento de organizaciones y personas
• Objetivos:– Llevar a cabo proyectos conducentes a la adquisición y transmisión del conocimiento dentro y
fuera de las organizaciones, en su sentido más amplio.
– Desarrollar herramientas tecnológicas que apoyen a la formación y a la comunicación
– Crear contenidos de naturaleza formativa en formatos tradicionales (papel) y digitales.
• Algunas cifras: 156 personas de estructura, 50.000 alumnos, 22.000 on-line, aprox. 1.000 docentes, aprox. 400 centros asociados Red Femxa.
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Principales desafíos
• Gran cantidad de alumnos, clientes, planes formativos, tutores y personal– Gestión de alumnos– Seguimiento– Personalización para clientes– Estacionalidad– Comunicación
• Amplio catálogo de cursos– Calidad– Integración
• Diferentes ámbitos formativos– Personalización y adaptación a coste bajo
• Elevada tasa de abandono e-Learning• Venta de cursos / captación de alumnos
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Organización Grupo Femxa
Primera línea para la calidad: organización interna· La organización es a la vez plana y jerárquica, aprovechando las
aportaciones horizontales
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Organización básica para e-Learning
Dirección U.E. formación(Jose Dafonte, socio)
Dirección técnica(Jose Alarcón, socio)
Programadores
Personal de sistemas
Dirección contenidos(Jose Campos, socio)
Pedagogos
Revisores (filólogos)
Editores – Anti-plagio
Diseñadores
Departamento Multicanal(Susana Martos)
Tele-tutores
Dinamizadores
Atención al alumno
Asistencia técnica
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El mito de la plataforma
EL MAYOR MITO DE LA TELEFORMACIÓN:
“La plataforma utilizada da igual, todas son iguales. Lo que importa realmente son los contenidos”
¡ABSOLUTAMENTE FALSO!
¿Montarías en las mismas instalaciones una Universidad o una Academia?
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Plataforma de teleformación SELF
• Plataforma de teleformación estándar de desarrollo propio.
• Orientada a organizaciones con grandes necesidades de gestión de la formación on-line como nosotros.
• Comercializada a terceros como producto paquetizado.
• Internamente se usa la misma versión que se ofrece a los clientes externos.
¿Cómo superamos lo desafíos gracias al uso de SELF?
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Desafío I: Gestión de muchos alumnos
• Rendimiento y escalabilidad: miles de alumnos en un solo servidor.
• SELF permite su integración con sistemas externos mediante un Servicio Web (SOAP)– Integrada con nuestro ERP de gestión de la formación.
• Al matricular, dar de baja o modificar un alumno en el ERP esto se ve reflejado de inmediato en la plataforma.
• Evita duplicidad de información• Facilita la gestión de los expedientes.• Hay muchos otros aspectos que se pueden controlar
– Integración rápida y sencilla– Permite gestionar grandes cantidades de alumnos de la manera
habitual, sin preocuparnos de que sean on-line.– Independiente de la ubicación de la plataforma– La información fluye en ambos sentidos: SELF <-> ERP
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Desafío II: Elevada tasa de abandono
• La formación en-línea adolece generalmente de una fuerte tasa de abandono.
• Solución: DINAMIZACIÓN– Nuestros dinamizadores están pendientes del alumno, siguen su
actividad, detectan necesidades de estímulo y llaman y escriben a esos alumnos para incentivarlos
– Gran disminución del ratio de abandonos: aumento del 60% en alumnos válidos finalizados.
• SELF ofrece a los dinamizadores información desde el ERP
• Además tenemos un pre-procesado nocturno de información para disponer de estadísticas de alto nivel de toda la formación on-line.
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Desafío III: Tutorización
• Un tutor debe hacer seguimiento de alumnos en decenas de cursos y varios campus on-line.
• Los sistemas tradicionales son engorrosos y poco productivos.
• Nuestra solución: Herramienta de tutorización de SELF– Permite gestionar desde un solo punto central todas las tareas de
tutorización de la plataforma.– Dispone de asistentes para definir paso a paso con toda precisión
con quién nos comunicamos.– Monitor de chat: evita tener que abrir todos los chat que
necesitamos controlar– Notificaciones por correo electrónico– No sólo comunicación: información relevante para los alumnos, sus
fichas, repetición de exámenes, históricos…
• Aumenta en varias magnitudes la productividad de los tutores.
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Herramienta de tutorización (STT)
El uso de la plataforma en general y de la STT en particular es muy sencillo y no necesita formación ni adaptación: debemos preocuparnos sólo de encontrar a expertos en la materia aunque no sepan de tecnología.
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Desafío IV: Múltiples clientes
• Cada cliente requiere personalización, independencia, supervisión, cursos propios mezclados con los nuestros…
• SELF aporta:– Multi-campus
– Multi-fachada
– Multi-idioma
– Grupos de usuarios, aislados o no.
– Personalización sencilla por parte del propio cliente (portada, colores, logos, pie)
– Personalización avanzada hasta prácticamente cualquier grado mediante “skins”
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Desafío V: Catálogo de cursos
• Evaluación de contenidos para calidad– Test de idoneidad técnica– Test de evaluación pedagógica– Valoración del propio contenido
• SELF: soporta estándar SCORM 1.2 a un nivel alto• SELF tiene herramienta de autor integrada. Exporta contenidos
directamente a formato SCORM (encapsulación y comunicación)• Adaptación de contenidos al ámbito del alumno
– Integración de contenidos en la plataforma– Importación múltiple de contenidos para combinar cursos– Exportación múltiple: varios cursos con el mismo contenido.– Permite la ampliación de cualquier contenido, propio o no.– Permite referencias cruzadas que se muestran proactivamente al alumno.
• Campus catálogo:– Campus heredados que permiten gestionar cursos propios, cursos
tutorizados desde campus base o directamente.
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Desafío VI: venta de cursos
• SELF integra un módulo de comercio electrónico– Permite definir el catálogo de
cursos de cada campus– Éste se puede mostrar
independiente (en otra página Web) o con el “skin” de la plataforma.
– Está integrado con el sistema de pagos de 4B: sólo se necesitan dos números para empezar a vender cursos por Internet.
– Se le muestra un mensaje personalizado y un resumen de la compra a los alumnos.
– Notifica de las compras a una o varias cuentas, en general o por curso.
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Desafío VII: Comunicación
• Comunicación interna
• Comunicación con alumnos
• Boletines externos
• Suministro de noticias para portales
• Estimaciones de demanda para formación
• Notificaciones personalizadas
• Marketing
Empleados
Clientes
Docentes
Centros
Competencia
Portales Alumnos
Med
ios
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Herramienta: MAILCast Server
Sistema basado en Web para gestión de todo el ciclo de vida de las comunicaciones electrónicas.
• Elaboración de las unidades de comunicación
• Segmentación de la comunicación
• Trabajo colaborativo
• Maquetación
• Envío masivo personalizado
• Control de efectividad
• Integración con portales preexistentes
• Totalmente personalizable
• Herramienta multi-idioma
• Ayuda a cumplir la LOPD y la LSSI
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MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN