cómo evaluar el sistema de control de gestión
TRANSCRIPT
www.sistemacontrolgestion.com [email protected] 1
¿CUESTIONARIO SOBRE CÓMO EVALUAR EL SISTEMA DE
CONTROL DE GESTIÓN?
Luis Muñiz
Socio Director de Sisconges & Estrategia
Economista
INTRODUCCIÓN
¿Cuál es la situación del Control de Gestión existente?
¿Por qué necesitan un Sistema de Control de Gestión eficaz?
¿Cuáles son los principales beneficios que aporta un Sistema de
Control de Gestión?
¿Cómo evaluar su Sistema de Control de Gestión?
La empresa tiene la necesidad y obligación
de poder controlar la evolución de su
actividad y más concretamente los resultados
obtenidos, para ello es necesario que exista
un sistema de control de gestión que permita
poder medir, valorar e informar sobre el
cumplimiento y evolución de los resultados
previstos.
La empresa tiene que tener un sistema que le
permita analizar su situación desde un punto
de vista global, para ello se crea el sistema de
control de gestión que permite unir todas las
áreas y departamentos con un fin común que
es, en definitiva, medir el resultado de una
gestión respecto al cumplimiento de unos
objetivos previamente fijados.
En la actualidad las empresas se
mueven en un entorno empresarial
más competitivo, más dinámico, con
mayor complejidad y muy cambiante
por ello el sistema de control de
gestión debe estar preparado para
evolucionar e ir adaptándolo a los
diferentes cambios
La empresa tiene que tener un sistema de control que le permita analizar su situación
desde un punto de vista de su gestión global, para ello se crea el sistema de control de
gestión, cuya finalidad consiste en definitiva medir el resultado de la gestión de los
responsables respecto al cumplimiento de unos objetivos previamente fijados.
www.sistemacontrolgestion.com [email protected] 2
¿QUÉ ES EL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN?
¿Ha comprobado que su plan estratégico
está relacionado con el presupuesto anual
y con el sistema de control de gestión?
¿La planificación estratégica existente
contempla la misión, los objetivos, las
estrategias y el plan financiero a largo
plazo?
¿Existe una cultura de control de gestión
que tiene en cuenta los factores,
requisitos, objetivos y limitaciones del
mismo?
¿Existe en la empresa un responsable del
sistema de control de gestión que informa
de forma independiente y neutral?
¿Sabría cómo realizar la selección de
personal de un Responsable de control de
gestión para su empresa?
¿El responsable de control de gestión
/Controller desarrolla todas las funciones
necesarias del puesto?
En una época de crisis no
disponer de un adecuado
sistema de control de
gestión, puede llevar a una
organización mucho más
rápido a tener problemas
en su rentabilidad, su
productividad, su volumen
de ventas y su tesorería
El sistema de control de gestión es un proceso compuesto de diferentes elementos
que implican a toda la organización cuyo objetivo final es dar información para
poder controlar la gestión de la empresa. Debe permitir conocer cómo, cuándo y
dónde se han empleado todos los recursos de la empresa puestos a disposición de los
diferentes responsables para poder obtener unos resultados concretos en función de
los objetivos previstos. Para ello la empresa debe tener un sistema organizativo
basado en áreas o departamentos de responsabilidad muy bien definidos mediante
las funciones y tareas a realizar por cada responsable. Conocer los componentes
mínimos y necesarios para que un sistema de control de gestión funcione es un
requisito importante para poder evaluar el estado del mismo. El Controller o el
responsable del control de gestión deben valorar cuál es el estado y la eficacia de los
componentes del sistema de control de gestión.
Independientemente de que una empresa ya tenga un sistema de control de gestión
en funcionamiento o quiera diseñarlo de nuevo debería plantearse las siguientes
preguntas:
www.sistemacontrolgestion.com [email protected] 3
¿Existe un plan de cuentas que informa
de la evolución y contenido de forma
detallada de los gastos, ingresos, activos
y pasivos?
¿Se utiliza una codificación de ingresos
y gastos por departamentos o centros de
tipo analítico?
¿El programa informático de gestión /
ERP utilizado facilita el trabajo de todos
los usuarios y se utiliza como base del
sistema de información?
¿Ha analizado si su sistema de costes
tiene todos los componentes necesarios,
está actualizado y funciona de forma
eficaz?
¿Tiene un sistema de costes diseñado y
aplicado que de toda la información
necesaria para su control y optimización?
¿Posee un sistema de indicadores que
permite la medición y control de los
costes de calidad y o calidad?
¿Posee un sistema de indicadores que
permite la medición y control de los
costes de medioambientales?
¿Posee un sistema de control y
seguimiento de gastos continuo?
¿Tiene un sistema que permita identificar
los riesgos posibles y los costes que
pueden crear?
¿El responsable de informática apoya y da
un servicio de asesoramiento al
responsable de control de gestión cómo
responsable máximo de los sistemas de
información?
¿Se han tenido en cuenta cómo los riesgos
fiscales y la planificación de impuestos
para el futuro puede afectar a la
empresa?
¿Se utilizan técnicas de benchmarking en
las diferentes áreas/departamentos para
mejorar los diferentes procesos?
www.sistemacontrolgestion.com [email protected] 4
¿Ha comprobado que su presupuesto
contiene toda la información necesaria y
sin errores?
¿Tiene un proceso formalizado de
realización, aprobación y seguimiento del
presupuesto?
¿Dispone de un planning de realización
del presupuesto?
¿Realiza un proceso de evaluación y
control del presupuesto una vez
finalizado?
¿Ha identificado todos los indicadores
clave del negocio y la forma de medirlos?
¿El sistema de creación de informes es el
adecuado en cantidad y calidad?
¿Posee un sistema de reporting que cure
todas las necesidades de información de las
diferentes áreas o departamentos de su
empresa?
¿El sistema de reporting de gestión que
tiene en la actualidad facilita toda la
información clave para el control de la
actuación de los diferentes responsables?
¿Ha evaluado si dispone de un sistema de
cierre eficaz en la calidad, cantidad y plazo
de entrega y realización de la información?
¿Dispone de un sistema de información
que le sirve como guía para la toma de
decisiones y el control de la consecución
de objetivos?
¿Ha verificado el diseño y funcionamiento
del sistema de control de gestión que
tiene?
¿Ha analizado si su sistema de control de
gestión tiene todos los componentes
necesarios y funcionan de forma eficaz?
¿Sabe cómo diseñar un sistema de control
de gestión o mejorar el que tiene?
www.sistemacontrolgestion.com [email protected] 5
En un mundo cambiante, como el que
corresponde a esta era, las personas y las
organizaciones necesitan, más que nunca,
controlar en tiempo real sus actividades y
resultados y gestionar con efectividad las
desviaciones respecto a los objetivos.
Para ello, es necesario que el empresario cuente
con un sistema de control de gestión que le
permita disponer de un modo amigable y
efectivo de los datos e información
imprescindibles para realizar un seguimiento,
reconducir y alcanzar los objetivos establecidos.
En la era post-digital y neo-analógica, pensar de
un modo global y sistémico, disponer de una
buena estrategia y hacerla operativa es una
realidad ineludible, y por tanto se hace
imprescindible disponer de un sistema de control
amigable y factible para el seguimiento de los
resultados.
El sistema de control de gestión debe permitir
conocer cómo, cuando y dónde se han
empleado todos los recursos de la empresa,
puestos a la disposición de los diferentes
responsables para poder obtener unos
resultados concretos en función de los
objetivos previstos. Es de vital importancia
conocer la manera de implantar y
posteriormente evaluar su sistema de control
de gestión para ello debe:
Definir las funciones del responsable de
control de gestión
Evaluar el sistema de costes y de control
presupuestario
Verificar que el sistema de reporting
facilita toda la información clave para el
control de la actuación de los diferentes
responsables
Comprobar que dispone de un sistema
de indicadores eficaz
Analizar si dispone de un sistema de
información que le sirve como guía para
la toma de decisiones y el control de la
consecución de objetivos
Una organización con un
deficiente sistema de control
de gestión es mucho más
vulnerable a los efectos del
mercado y la competencia,
respecto a otra que disponga
de un sistema de control de
gestión eficaz
El control de gestión es un
instrumento administrativo creado y
apoyado por la dirección de la
empresa que le permite obtener las
informaciones necesarias, fiables y
oportunas, para la toma de decisiones
operativas y estratégicas. El control
de gestión es el proceso que mide el
aprovechamiento eficaz y permanente
de los recursos que posee la empresa
para el logro de los objetivos
previamente fijados por la Dirección,
El sistema de control de gestión aporta
a la empresa los siguientes beneficios:
controlar el cumplimiento de objetivos,
tomar mejor las decisiones, anticipar
problemas futuros, controlar la evolución
del negocio, implantar un sistema de
retribución variable, obtener un cuadro de
mando, controlar mejor los recursos
consumidos, asignar responsabilidades y
verificar su cumplimiento, obtener la
información clave y las herramientas
necesarias para evaluar el sistema de
control de gestión actual y mejorarlo.