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Cómo entender y usar información financiera:

Un manual básico para entidades sin fines de lucro

Lianabel Oliver Bigas

Fundación Ángel Ramos, Inc. y

Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico San Juan, Puerto Rico

Nota de la autora Este manual presenta los conceptos básicos de contabilidad para entidades sin fines de lucro basado en la información más actualizada disponible al momento de publicación. La autora, el Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico y la Fundación Ángel Ramos no se hacen responsables por los cambios en las leyes y los pronunciamientos de contabilidad emitidos luego de la fecha de publicación de este manual. Publicado por: Fundación Ángel Ramos P.O. Box 362408 San Juan, Puerto Rico 00936-2408 (787) 763-3530 El Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico Edificio Capital Center, Torre Sur 239 Avenida Arterial Hostos, Suite 1401 San Juan, Puerto Rico 00918-1478 (787) 754-1950 Derecho de Propiedad © 1997, 2001, 2005 por Lianabel Oliver Bigas TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS El texto de esta obra, o parte del mismo, no puede reproducirse o transmitirse por método o forma alguna, sea electrónico o mecánico, incluyendo copias fotostáticas, cintas magnetofónicas, acumulación en un sistema de información con memoria o sistemas computadorizados o de ninguna otra forma sin autorización por escrito de la autora.

Agradecimientos Muchas personas han laborado en la preparación y revisión de este manual a través de los años. La autora quisiera reconocer las contribuciones y la valiosa ayuda las siguientes personas que ayudaron en la preparación y revisión de esta tercera edición del manual. • Mi ayudante, Karelsa Rivera, quién redactó la sección sobre la Ley Sarbanes-Oxley y

sus implicaciones para las entidades sin fines de lucro y actualizó el Capítulo 5 sobre aspectos legales y reglamentarios. Karelsa también trabajó arduamente en la revisión de todo el contenido del manual y le estoy sumamente agradecida por su trabajo y dedicación a este proyecto.

• El CPA Rafael Rosario, Asesor Técnico del Colegio de CPA por su revisión del contenido técnico de la contabilidad para entidades sin fines de lucro.

• El Licenciado Rafael Carazo, Asesor Contributivo del Colegio por su revisión del Capítulo 5 sobre los aspectos legales y reglamentarios.

• Los siguientes servidores públicos por sus excelentes aportaciones a las secciones de los aspectos reglamentarios que competen a sus respectivas agencias: Sr. Marcelino Hernández, de la División de Exención Contributiva del Departamento de Hacienda, la Sra. Lourdes Contreras de la División de Regulación de la Práctica del Departamento de Hacienda y la Sra. Vivian Nieves Cruz, del Negociado de Seguridad de Empleo del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos.

• Mi hija, Anyuli González Oliver, por el diseño gráfico de la portada.

También quisiera agradecer el apoyo brindado por la CPA Edna Jiménez, Directora Ejecutiva del Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico, quién puso a mi disposición los recursos y el peritaje del Colegio. Por último, quisiera reconocer la labor del Dr. Francisco J. Carreras, Director Ejecutivo de la Fundación Ángel Ramos, quien fue el agente catalítico para este proyecto originalmente y ha propulsado la revisión continua del manual a través de los años. También quisiera agradecer el auspicio de la Fundación Ángel Ramos sin el cuál esta publicación no hubiera sido posible. Gracias a todos por sus esfuerzos y apoyo. Lianabel Oliver Bigas

Tabla de contenido

Introducción .............................................................................................................3 La contabilidad como sistema de información......................................................4

¿Qué es la contabilidad? ........................................................................................4 La contabilidad y la teneduría de libros .................................................................5 Los usuarios de información financiera .................................................................6 La contabilidad financiera y la contabilidad gerencial...........................................6 El ciclo de la contabilidad ......................................................................................7 El sistema de cuentas..............................................................................................8 Las responsabilidades de los usuarios ....................................................................9 Las responsabilidades de los contadores ..............................................................10 Organizaciones que influyen en las prácticas de la contabilidad .........................11 La contabilidad para entidades sin fines de lucro.................................................12

Los estados financieros básicos.............................................................................13

Los estados financieros principales ......................................................................14 El estado de situación ...........................................................................................15 El estado de actividades y cambios en activos netos ...........................................17 El estado de flujos de efectivo..............................................................................21 La relación entre los estados financieros..............................................................21 Tipos de informes sobre estados financieros........................................................22

Conceptos básicos de contabilidad .......................................................................24

1. Medida monetaria ............................................................................................25 2. Entidad de negocio ..........................................................................................25 3. Negocio en marcha ..........................................................................................26 4. Periodo de contabilidad ...................................................................................27 5. Costo histórico.................................................................................................27 6. Conservadurismo.............................................................................................28 7. Realización de ingresos ...................................................................................28 8. Pareo de ingresos y gastos...............................................................................29 9. Consistencia.....................................................................................................30 10. Divulgación adecuada ...................................................................................30 11. Sustancialidad................................................................................................31

Tabla de Contenido Página 2

Información financiera para uso interno.............................................................32 Cómo evaluar sus necesidades de información....................................................33 El presupuesto como herramienta gerencial.........................................................36 La importancia de la planificación .......................................................................37 Planificación y presupuesto..................................................................................37 Informes de ejecución por área o actividad..........................................................38 Causas de variaciones...........................................................................................39

Aspectos legales y reglamentarios ........................................................................41

Certificado de incorporación y el informe anual..................................................42 La exención contributiva ......................................................................................43

Contribución sobre ingresos..............................................................................43 Arbitrios ............................................................................................................45 Contribución sobre la propiedad .......................................................................47 Patentes municipales .........................................................................................48

La responsabilidad patronal..................................................................................48 Seguro Social, Medicare, Desempleo e Incapacidad ........................................48 Corporación del Fondo del Seguro del Estado .................................................49 Retención de ingresos .......................................................................................50 Retención en el origen del 7% ..........................................................................51

Actualización de documentos y auditorías ...........................................................52 Donativos legislativos...........................................................................................53 La Ley Sarbanes-Oxley ........................................................................................56

Comité de Auditoría competente e independiente ............................................56 Responsabilidad de los auditores ......................................................................57 Estados financieros certificados........................................................................58 Transacciones entre entes relacionados y conflictos de interés........................58 Divulgación .......................................................................................................59 Protección para delatores y confidentes............................................................59 Destrucción de documentos ..............................................................................59

Resumen..................................................................................................................61 Glosario ...................................................................................................................62 Bibliografía .............................................................................................................69

Introducción La información financiera es una herramienta clave para los encargados de una entidad sin fines de lucro. Provee un mecanismo para entender la condición financiera de la entidad y evaluar la utilización de sus recursos. Puede ayudar a identificar problemas operacionales o financieros y a reflejar tendencias que afecten el futuro de la organización. La información financiera está relacionada directamente con las actividades de la entidad y su medio ambiente. Cada decisión que toma la gerencia tiene implicaciones financieras para la organización. Los encargados deben entender cómo sus acciones se reflejan en los informes financieros y cómo éstos se pueden usar para administrar los recursos de una manera más eficaz. Este manual explica los conceptos básicos de contabilidad para el uso de entidades sin fines de lucro. Detalla los propósitos de los informes financieros y sus elementos principales. También explica brevemente los aspectos reglamentarios que deben aplicarse a dichas entidades. Al terminar este manual, el lector podrá:

• Discutir los conceptos básicos de contabilidad y explicar la responsabilidad de los usuarios y los contadores en la preparación de la información financiera.

• Explicar los estados financieros básicos de una entidad sin fines de lucro, sus

usos y elementos principales. • Discutir los informes financieros para uso interno y cómo éstos se pueden

usar para manejar los recursos más efectivamente. • Discutir los aspectos legales y reglamentarios que aplican a las entidades sin

fines de lucro.

Capítulo 1

La contabilidad como sistema de información

Los gerentes y empleados a diario toman decisiones que afectan la condición financiera de su empresa. La profesión contable desempeña un papel importante en este proceso. Provee la información financiera necesaria para que estas personas puedan tomar decisiones sobre las actividades de su organización. Esta sección discutirá la contabilidad como un sistema de información gerencial y su función en el proceso de toma de decisiones. También discutirá los diferentes usuarios de información financiera y como los sistemas de contabilidad satisfacen sus necesidades de información.

¿Qué es la contabilidad? A través del sistema de contabilidad, se mide, procesa y comunica información financiera sobre una organización. Permite a los usuarios escoger

La contabilidad como sistema de información Página 5

entre diferentes alternativas para el uso de recursos limitados y así sienta unas bases para la toma de decisiones dentro y fuera de la organización. El proceso de contabilidad consiste de tres pasos principales: la medición, el procesamiento de datos y la comunicación. La medición resulta en el registro de las transacciones económicas de la organización. El procesamiento de datos consta de la preparación y el almacenamiento de datos. La comunicación se logra a través de los informes financieros. La Ilustración 1-1 muestra la relación del sistema de contabilidad con las actividades de la organización.

La contabilidad y la teneduría de libros Muchas personas no entienden la diferencia entre la contabilidad y la teneduría de libros. La teneduría de libros es un proceso mecánico y repetitivo. Conlleva registrar transacciones económicas y llevar récords financieros. Gran parte de la teneduría de libros ha sido automatizada a través de las computadoras.

La función de contabilidad conlleva el análisis, la interpretación y el uso de información financiera. Abarca muchas áreas como el diseño de sistemas de información, la preparación de estados financieros, el análisis de costos, la

•Medición•Procesamiento de datos•Comunicación

Actividades de la empresa

Usuarios

Transacciones económicas

Informesfinancieros

•Decisiones gerenciales

•Planes de acción

Necesidades de

información

CONTABILIDAD

Ilustración 1-1. La contabilidad como sistema de información. Adaptado y usado con permiso del libro, Principles of Accounting, 4ta edición, Belverd E. Needles, Jr., Henry R. Anderson, and James C. Caldwell (Boston, Massachussets: Houghton Mifflin Company, 1990).


coordinación y preparación del presupuesto, la auditoría, las contribuciones, la planificación y la evaluación. Los contadores van mas allá de registrar y procesar datos. Analizan e interpretan la información financiera para ayudar a la gerencia en la planificación y la toma de decisiones.

Los usuarios de información financiera La información que genera el sistema de contabilidad se usa extensamente dentro y fuera de la organización. Los usuarios de la información financiera se pueden clasificar en tres grupos principales:

La gerencia es el grupo de personas con la responsabilidad primordial de manejar los recursos de la organización. El sistema de contabilidad provee informes periódicos a este grupo de personas para medir la ejecución de la entidad en términos financieros. Esta información puede influenciar el comportamiento de la gerencia en la planificación y el control de las operaciones.

Hay usuarios que tienen un interés

económico directo. Estos individuos u organizaciones albergan algún tipo de interés económico en la empresa. Muchas organizaciones publican estados financieros generales que informan a estos usuarios sobre la estabilidad económica de la empresa. Empleados, acreedores e instituciones bancarias son ejemplos de este tipo de usuarios.

Otros usuarios tienen un interés económico indirecto. Este grupo se ha convertido en uno de los usuarios principales de la información de contabilidad. Necesitan la información financiera para tomar decisiones de interés público o asesorar a inversionistas, acreedores u otros grupos interesados. Este tipo de usuarios incluye los donantes a las entidades sin fines de lucro, las agencias gubernamentales y las organizaciones sindicales.

La contabilidad financiera y la contabilidad gerencial La contabilidad financiera se concentra en el usuario externo. Estos usuarios están interesados en las actividades financieras de la entidad, pero no se involucran directamente en sus operaciones. Obtienen la información que desean a través de los estados financieros. La contabilidad financiera se rige por unas

$$

$

$

$


normas que se establecen para llenar unas necesidades en un momento dado. Estos principios de contabilidad se revisan o reemplazan según cambian las necesidades de los usuarios o el ambiente empresarial. La contabilidad gerencial se concentra en el usuario interno. Se refiere a todo tipo de información económica que ayude a los encargados de una empresa a cumplir con los objetivos de la misma. La contabilidad gerencial abarca las funciones de planificación y presupuesto, el análisis de costos, los estimados de costos y otras. La Ilustración 1-2 muestra una comparación entre la contabilidad financiera y la contabilidad gerencial. CATEGORIA FINANCIERA GERENCIAL Uso Uso externo. Uso interno. Requisito Es requerida por agencias

reguladoras. Es opcional.

Normas Establecidas por la Junta de Normas de Contabilidad Financiera.

Práctica varía según la compañía y la industria.

Datos Basada en datos históricos, estimados y valor en el mercado.

Basada en datos históricos, estimados, valor en el mercado y datos estadísticos.

Medición Se mide en términos monetarios. Se mide en términos monetarios y no monetarios.

Ilustración 1-2. Comparación entre contabilidad financiera y contabilidad

gerencial

El ciclo de la contabilidad El ciclo de la contabilidad comienza con una transacción económica. Como

resultado de esta transacción se genera un documento físico o electrónico que provee evidencia del intercambio de bienes o servicios. Este documento puede ser una factura, un contrato, una carta, una notificación de recibo de material u otros documentos similares. La transacción se codifica de acuerdo al sistema de cuentas y se registra en el mayor general. El mayor general es un libro, archivo o base de datos que contiene todas las cuentas de la compañía. La información registrada en el mayor general se resume en los estados financieros que se utilizan para medir la ejecución


de la entidad. La Ilustración 1-3 muestra el ciclo de contabilidad en una organización.

El sistema de cuentas El proceso de contabilidad, a través del sistema de cuentas, agrupa transacciones en categorías que describen la naturaleza de la transacción. Estas categorías se establecen para cumplir con requisitos legales y llenar las necesidades de información de la gerencia. Las transacciones comerciales de la entidad se registran, se resumen y se reportan en el mayor general de acuerdo a estas categorías.

Ilustración 1-3. El ciclo de contabilidad

El sistema de cuentas sigue una secuencia lógica que identifica la clasificación general de una transacción. Esta secuencia facilita el registro de transacciones y minimiza errores de codificación.

Ilustración 1-4

Ejemplo de la secuencia de un sistema de cuentas

Núm. de Cuenta Descripción 1XXX Activos 2XXX Pasivos 3XXX Activos Netos 4XXX Ingresos 5XXX Gastos


Con frecuencia, los usuarios de la información financiera anotan el número de cuenta en la orden de compra o la factura de servicio. Estas cuentas sirven para registrar la transacción en el mayor general. El uso de la cuenta correcta determina la precisión y la confiabilidad de los estados financieros. Supongamos que usted compra unos materiales de oficina para su organización. Cuando llena la orden de compra, anota el número de cuenta de los materiales de mantenimiento. Si el personal de contabilidad no detecta el error a tiempo, esta compra se registrará como material de mantenimiento. Por tanto, en los estados financieros, el gasto de materiales de oficina estará subestimado y el de materiales de mantenimiento, sobrestimado. Si el gasto es significativo, la información financiera estará distorsionada y puede llevar a tomar decisiones gerenciales equivocadas.

Las responsabilidades de los usuarios Los usuarios de la información de contabilidad dependen mucho de su personal de contabilidad para asegurar la precisión y la confiabilidad de su información financiera. Sin embargo, como hemos visto en esta discusión del ciclo de contabilidad, los usuarios desempeñan un papel clave en este proceso. ¿Qué pueden hacer los usuarios para mejorar la precisión y calidad de los informes financieros?

He aquí algunas sugerencias: 1. Entienda el sistema de cuentas de su organización. ¿Qué transacciones se

registran regularmente en su área? ¿Bajo qué cuentas se codifican? ¿Cómo se resumen las cuentas en los informes financieros? ¿Necesita un desglose más detallado (es decir, con más cuentas) o menos detallado? Un sistema de cuentas sencillo y fácil de entender minimiza los errores de codificación en el mayor general y por lo tanto, ayuda a mejorar la calidad de la información financiera.

2. Asegúrese de que las transacciones estén codificadas correctamente.

Pídale a los contadores que adiestren a su personal en el uso apropiado del sistema de cuentas y el ciclo de contabilidad de su organización.


3. Revise la información financiera semanal o mensualmente. Esta revisión le permitirá detectar y corregir errores oportunamente. Además, le permitirá entender mejor sus costos y como estos reflejan las operaciones de su organización.

4. Consulte a sus contadores. Cuando usted o sus empleados tengan duda,

pregúntenle a los contadores. No espere a fin de año o la llegada de los auditores para investigar una situación fuera de lo común. Debe asegurarse también de que sus contadores preparen informes financieros adecuados y comprensibles para usted y su equipo de trabajo.

Las responsabilidades de los contadores El personal de contabilidad tiene la responsabilidad de preparar información financiera precisa y confiable. He aquí algunos pasos que sus contadores pueden tomar para facilitar este proceso: 1. Revisar el sistema de cuentas periódicamente. El propósito de la revisión es

mantener esta lista lo más sencilla posible. ¿Qué cuentas se están usando? ¿Cuáles se pueden eliminar?

2. Adiestrar personal no financiero en el ciclo de contabilidad incluyendo el

uso del sistema de cuentas. Como parte de este adiestramiento, se debería educar a los usuarios sobre como se refleja un error de codificación en los informes financieros.

3. Adiestrar personal clave a leer y usar los informes financieros. Los

contadores deben asegurarse de que el contenido y formato de sus informes financieros satisfacen las necesidades de información de sus usuarios internos y externos.

4. Preparar informes financieros a tiempo. Los informes financieros pierden

su importancia si no se proveen a tiempo para influir en las decisiones de la organización.

5. Tomar la iniciativa de ayudar a los usuarios. Los contadores deben

comunicarse constantemente con los usuarios para ayudarlos en el análisis y la interpretación de sus informes financieros.


Organizaciones que influyen en las prácticas de la contabilidad • La Junta de Normas de Contabilidad Financiera (Financial Accounting

Standards Board - FASB) es una organización independiente que tiene la responsabilidad de establecer normas para la contabilidad y la preparación de informes financieros. La profesión reconoce que estas normas representan los principios de contabilidad generalmente aceptados y que los mismos se deben seguir a menos que exista una razón justificada para hacer una excepción.

• El Instituto Americano de Contadores Públicos Autorizados (American

Institute of Certified Public Accountants-AICPA) es una organización profesional que agrupa a los contadores públicos autorizados que practican la profesión en los Estados Unidos y sus territorios. Esta organización administra y califica el examen de reválida de Contador Público Autorizado. Además ha puesto en vigor un reglamento de ética profesional y representa a la profesión ante el gobierno, la empresa privada y las entidades sin fines de lucro.

• El Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico es una

entidad jurídica creada por la Ley 75 del 31 de mayo de 1973, según enmendada. Es requisito ser miembro del Colegio para practicar la contabilidad pública en Puerto Rico. Dicha organización provee diversos servicios a los colegiados e influye en la política pública del país.

• El Departamento de Hacienda es la agencia gubernamental local que se

responsabiliza por el cobro de contribuciones individuales y corporativas. El Servicio de Rentas Internas (Internal Revenue Service - IRS) realiza esta función a nivel federal.

• La Junta de Supervisión de Contabilidad Pública (Public Accounting

Oversight Board -PCAOB) fue establecida en el 2002 por la Ley Sarbanes-Oxley y tiene la responsabilidad de supervisar la profesión de la contabilidad pública en los Estados Unidos. Revisa las auditorías de los estados financieros de las corporaciones de financiamiento público mediante un proceso de registro, inspecciones periódicas y el establecimiento de estándares y programas disciplinarios. Esta organización asegura a los reguladores, inversionistas y el público en general que los estados financieros auditados de las corporaciones de financiamiento público proveen una información certera y confiable sobre el


bienestar económico de la compañía. Esta organización, por el momento, no tiene ingerencia en las entidades sin fines de lucro ni corporaciones privadas.

La contabilidad para entidades sin fines de lucro Las entidades que realizan negocios pueden clasificarse en dos grupos principales: con fines de lucro o sin fines de lucro. Las organizaciones con fines de lucro ofrecen productos y servicios en el mercado para generar ganancia económica. El sistema de contabilidad de estas entidades está diseñado para medir el beneficio neto que generan estas compañías y su solidez económica. Las entidades sin fines de lucro se distinguen por tres características principales:

(1) No existe un móvil económico en la realización de sus negocios. (2) No hay interés propietario como en las empresas comerciales. (3) Una porción significativa de los recursos de la entidad proviene de

donativos.

Muchas organizaciones sin fines de lucro son entidades benéficas. Estas entidades generalmente proveen servicios a la comunidad sin cobrarle un cargo al usuario. El sistema de contabilidad para estas organizaciones debe proveer información a la gerencia para planificar y controlar las operaciones; y a las partes externas tales como donantes, para evaluar la utilización de los recursos y la estabilidad económica de la entidad. Los contadores para este tipo de entidad deben velar que la gerencia cumpla con las leyes o reglamentos pertinentes.

Además, deben implantar mecanismos para que los donativos recibidos para usos específicos se utilicen para estos propósitos.

Capítulo 2

Los estados financieros básicos

Los estados financieros son el instrumento principal para informar sobre la utilización de los recursos económicos de la entidad y su condición financiera. La preparación y el análisis de información financiera, con regularidad, ayudan a los encargados de una entidad a detectar problemas, oportunidades o tendencias y a revisar las estrategias de la organización. Los estados financieros no presentan un cuadro completo de las operaciones de la entidad. No miden los niveles de servicio al cliente, la preparación de su fuerza laboral, ni la efectividad de su estructura administrativa. Los estados financieros son el mejor esfuerzo de los contadores por representar la entidad en términos monetarios y por tanto, están limitados a la información que se pueda cuantificar en dólares y centavos. Para entidades sin fines de lucro hay unas normas de contabilidad específicas. Estas rigen el formato y el contenido de los estados financieros que son preparados para uso externo. En este capítulo se discutirán los estados financieros principales de una entidad sin fines de lucro basado en dichas normas de contabilidad.

Los estados financieros básicos Página 14

Los estados financieros principales Una entidad sin fines de lucro usualmente prepara tres estados financieros principales. Éstos resumen la posición financiera de la organización por un período definido de tiempo. El estado de situación (Statement of Financial Position) muestra la posición financiera de la entidad a una fecha específica (por ejemplo, el 31 de diciembre de 2XXX). Este estado presenta todos los recursos económicos de la entidad y todos los reclamos contra esos recursos. Permite a los usuarios determinar la habilidad de la organización para continuar ofreciendo servicios y para cumplir con sus obligaciones de pago. El estado de actividades y cambios en los activos netos (Statement of Activities) es un resumen de todos los ingresos y gastos de la entidad durante un período de tiempo (por ejemplo, el año que termina el 31 de diciembre de 2XXX). Permite a los donantes, acreedores y otros usuarios evaluar la ejecución de la organización, su habilidad para continuar ofreciendo servicios y la ejecución de su gerencia. Muchas personas lo consideran el estado financiero más importante pues su propósito principal es mostrar si la entidad ha generado suficientes ingresos para cubrir sus gastos del período. El estado de flujos de efectivo (Statement of Cash Flows) muestra todo el efectivo producido por las operaciones de la entidad como también las actividades de inversión y financiamiento llevadas a cabo durante el período. El estado de flujos de efectivo compensa la deficiencia principal del estado de actividades y cambios en activos netos, que no reconcilia los cambios en el balance de efectivo de un período a otro. Además de los tres estados principales, las normas de contabilidad requieren que algunas organizaciones preparen un estado de gastos por función que detalla los gastos de la entidad por programas (por ejemplo: Programa A, B y C) y tipo de gastos como sueldos, beneficios, renta y otros. Los estados financieros principales se preparan generalmente una vez al año para propósitos externos. Entidades sin fines de lucro grandes como la Universidad de Stanford en California o Fondos Benéficos Unidos, publican un informe anual

Estado de Situación Financiera


que, además de los estados financieros, detalla información suplementaria que puede ser de interés general. Los estados financieros se acompañan de unas notas que proveen información adicional sobre los elementos incluidos en los estados financieros y sobre otra información de interés. Estas notas son una parte integral de los estados financieros y se deben revisar minuciosamente para entender la condición financiera de la entidad. Las organizaciones pequeñas por lo regular preparan, periódicamente y para uso interno, un estado de actividades y cambios en activos netos y usan dicho informe para medir su ejecución financiera. El formato de este estado puede variar significativamente de los estados financieros publicados para propósitos externos. En el Capítulo 4, discutiremos los estados financieros para uso interno con más detalle.

El estado de situación El estado de situación es como tomar

una foto; presenta la condición financiera de la entidad en un momento dado del tiempo. El mismo consiste de tres elementos principales: los activos, los pasivos y los activos netos. Los activos son los recursos económicos de la organización. Cualquier objeto de valor que le pertenezca o que se le adeude legalmente a la entidad se clasifica como un activo. Hay varios tipos de activos. • Activos disponibles son dinero en efectivo u otros recursos que se pueden usar

para cualquier fin de la organización. Ejemplos de estos activos incluyen efectivo, donativos y cuentas por cobrar, inversiones a corto plazo e inventario.

• Activos con restricciones son los que están sujetos a unas restricciones impuestas por el donante. Un ejemplo de este tipo de activo es los fondos dotales (“endowment funds”). Los fondos dotales se establecen con unas sumas de dinero que se invierten en diferentes valores, bonos o acciones de capital que pagan intereses y dividendos. La entidad sólo puede gastar los intereses y dividendos recibidos; no puede tocar la cantidad principal de la inversión. Las restricciones pueden ser permanentes o temporales.


• Los activos fijos son recursos tangibles y de una naturaleza relativamente

permanente que se usan en las operaciones diarias de la entidad. Los activos fijos generalmente se registran al costo, independientemente de su valor en el mercado. Su costo se reduce periódicamente mediante una provisión de depreciación acumulada que se resta al costo del activo. La única excepción es el terreno. Para propósitos de contabilidad, el terreno no deprecia ni aprecia con el paso del tiempo. La depreciación es un método de distribuir el costo de un activo sobre el tiempo estimado en que se espera que éste genere beneficios para la entidad. La depreciación acumulada refleja la cantidad total del costo del activo que ha sido cargada contra los ingresos. En el estado de situación la depreciación acumulada se resta del costo original del activo para calcular el valor neto en los libros.

• Los activos intangibles no tienen sustancia física pero sí un valor basado en los derechos o privilegios de los dueños. Por ejemplo, las patentes y los derechos de autor. • Otros activos es una categoría que se usa para describir activos misceláneos. Cualquier tipo de activo puede estar disponible (no restricto) o restricto permanente o temporalmente. Con frecuencia se donan obras de arte y otros objetos de valor a museos, iglesias, bibliotecas y otras entidades sin fines de lucro. La decisión de incluir el valor de estos objetos en el estado de situación dependerá de las circunstancias particulares de la donación. Los pasivos son las obligaciones de pago o servicio que tiene la entidad. Se presentan en el estado de situación de acuerdo a su fecha de vencimiento y su uso de efectivo. Ejemplos de estas obligaciones son cuentas a pagar, pagarés por pagar, sueldos por pagar, bonos por pagar, préstamos hipotecarios y préstamos a largo plazo. Los pasivos también pueden incluir ingresos diferidos. Éstos son los que se cobran antes de brindarse los servicios o recibirse la mercancía. Los activos netos representan la diferencia entre los activos y pasivos de la entidad. Los activos netos se clasifican de la siguiente manera: sin restricciones, con restricciones temporeras y con restricciones permanentes. Los activos netos sin restricciones son la parte de activos netos que resultan de donativos que no están sujetas a restricciones en cuanto a su uso. Los activos netos con restricciones temporeras son la parte de activos netos que


resultan de donativos cuyo uso está sujeto a condiciones temporeras impuestas por los donantes. Estas condiciones se pueden cumplir mediante acciones específicas de la entidad o a veces se eliminan con el tiempo. Los activos netos con restricciones permanentes son la parte de activos netos que resultan de donaciones cuyo uso está sujeto a condiciones permanentes impuestas por los donantes. Estas condiciones no expiran con el tiempo ni se pueden eliminar mediante acciones de la entidad. El estado de situación debe estar siempre balanceado. Los activos deben ser iguales a los pasivos más los activos netos. La ecuación básica de contabilidad es como sigue:

ACTIVOS = PASIVOS + ACTIVOS NETOS Los activos, pasivos y los activos netos están presentados según lo establecen las normas de contabilidad. Los activos netos se clasifican sin restricciones, con restricciones temporeras y con restricciones permanentes. La Ilustración 2-1 muestra un estado de situación

El estado de actividades y cambios en activos netos El estado de actividades y cambios en activos netos muestra la actividad

financiera de la entidad por un período de tiempo, ya sea un mes, un trimestre o un año. Detalla los ingresos y los gastos en sus operaciones y cómo se utilizaron los recursos para proveer los servicios y programas que ofrece la entidad. A diferencia del estado de situación, el estado de actividades y cambios en activos netos es como tomar una película de vídeo. Captura toda la acción que ocurrió durante un período específico de tiempo. En el encabezamiento de este estado se muestra el período de tiempo que cubre el informe, por ejemplo, por el mes que termina el 31 de diciembre de 2XXX. Los estados de actividades se preparan a base de

efectivo o a base de acumulación. La contabilidad a base de efectivo reconoce ingresos y gastos en los libros cuando se recibe o se paga efectivo.


Este tipo de contabilidad se usa en entidades o negocios pequeños que no tienen operaciones complejas. La contabilidad a base de efectivo sólo reconoce las transacciones que afectan al efectivo. No refleja los cobros pendientes ni las obligaciones de pago que pueda tener la entidad. Este método no provee un cuadro completo de la realidad económica de la entidad y por tanto, no es un método aceptado por las normas de contabilidad establecidas. La contabilidad a base de acumulación reconoce el impacto financiero de una transacción económica cuando ésta ocurre. No depende del recibo o desembolso de efectivo para reconocer la transacción en los libros. Bajo este método se reconoce el ingreso cuando se devenga, no cuando se recibe el efectivo. De igual manera se reconocen los gastos en el período en que se incurren, no cuando se hace el desembolso de efectivo. Supongamos que usted rindió servicios profesionales a un cliente. Usted puede reconocer estas horas como ingresos aunque no las haya facturado, ya que

Hogar Puerto Rico, Inc. Estado de situación

Al 31 de diciembre de 2XX1 y 2XX0

2XX1 2XX0 ACTIVOS Efectivo $110,000 $100,000 Cuentas por cobrar 5,000 7,000 Terrenos y planta física menos depreciación acumulada de $200,000

500,000

510,000 Otros activos 1,000 1,000 TOTAL ACTIVOS $616,000 $618,000 PASIVOS Cuentas por pagar $ 15,000 $20,000 Pagarés por pagar 5,000 Préstamo a largo plazo 150,000 175,000 Total Pasivos 170,000 195,000 ACTIVOS NETOS Sin restricciones 351,000 273,000 Con restricciones temporeras 45,000 100,000 Con restricciones permanentes 50,000 50,000 Total Activos Netos 446,000 423,000 TOTAL PASIVOS Y ACTIVOS NETOS $616,000 $618,000

Ilustración 2-1. Ejemplo de un estado de situación


existe una obligación legal del cliente a pagarle por estos servicios. En términos contables, este dinero se considera devengado aunque no esté facturado o cobrado. Partidas acumuladas son gastos que han sido incurridos pero no pagados o ingresos que han sido devengados pero no facturados o cobrados. Las empresas medianas y grandes usan la contabilidad a base de acumulación para la preparación de sus estados financieros. El estado de actividades y cambios en activos netos tiene tres elementos principales: ingresos, gastos y cambio en los activos netos. La ecuación básica es:

INGRESOS - GASTOS = CAMBIO EN ACTIVOS NETOS Los ingresos se definen como los beneficios monetarios que recibe la entidad. En entidades sin fines de lucro se clasifican los ingresos en las siguientes categorías principales: • Donativos • Ingresos por concepto de cuotas o

servicios • Venta de publicaciones u otra mercancía • Ingreso de inversiones • Reembolso de gastos por otras

entidades o agencias Los gastos son los costos incurridos en el proceso de brindar los servicios de la entidad. Algunos ejemplos son:

Por tipo de gasto Por actividad •Sueldos •Educación continuada •Luz, agua y teléfono •Relaciones con la •Seguros comunidad •Viajes •Recaudación de fondos

El estado de actividades y cambios en activos netos presenta el cambio en los activos netos durante el período. Presenta una reconciliación entre los activos netos a principio y al final del período. El cambio en activos netos representa el incremento neto en los recursos económicos de la entidad como resultado de las


operaciones del período. Es la diferencia entre el ingreso que se devengó y los recursos que se usaron para cumplir con las actividades operacionales de la organización.

En el estado de actividades y cambios en activos netos los gastos de una entidad sin fines de lucro se resumen por programa o actividad. Si es una entidad benéfica, deberá proveer un estado financiero suplementario que detalla los gastos incurridos por programa clasificado por tipo de gasto (sueldos, electricidad, renta y otros). A continuación se presenta un ejemplo de un estado de actividades y cambios en activos netos para una entidad sin fines de lucro.

Hogar Puerto Rico, Inc. Estado de actividades y cambios en activos netos

Para el año que termina el 31 de diciembre de 2XXX Sin

restricciones ___________

Con restricciones temporeras

Con restricciones permanentes

Total

________ INGRESOS Fondos Federales $422,000 $0 $0 $422,000Donativos 110,000 110,000Intereses devengados 10,000 10,000Activos netos liberados de restricciones:

Cumplimiento de restricciones de uso en programas

10,000 (10,000)

Cumplimiento de restricciones en la adquisición de equipo

45,000 (45,000) _______ ______

Total Ingresos 597,000 (55,000) _______ 542,000 GASTOS Programa A 159,000 159,000Programa B 110,000 110,000Programa C 162,000 162,000Gastos administrativos 38,000 38,000Recaudación de fondos 50,000 _______ _______ 50,000Total Gastos 519,000 _______ _______ 519,000Cambio en activos netos 78,000 (55,000) 23,000Activos netos al principio del período

273,000 100,000 50,000 423,000

Activos netos al final del período

$351,000 $45,000 $50,000 $446,000


El estado de flujos de efectivo El estado de flujos de efectivo provee información sobre los recibos y los desembolsos de efectivo de la entidad durante el período reportado. El estado de flujos de efectivo clasifica los recibos y los desembolsos en actividades operacionales, actividades de inversión y actividades de financiamiento. Este manual no cubrirá en detalle este estado ya que típicamente tiene una utilidad limitada para el usuario interno. A continuación se muestra un ejemplo de dicho estado.

Hogar Puerto Rico, Inc. Estado de flujos de efectivo

Para el año que termina el 31 de diciembre de 2XXX Año 2XXX

Flujos de efectivo de actividades operacionales Efectivo recibido de fondos federales $ 422,000Efectivo de donativos 105,000Cobros de cuentas por cobrar 7,000Intereses recibidos 10,000Pagos a suplidores y empleados (514,000)Efectivo neto de actividades operacionales 30,000 Flujos de efectivo de actividades de inversión - Flujos de efectivo de actividades de financiamiento Efectivo recibido de pagaré por pagar 5,000Pago de préstamo (25,000)Efectivo neto de actividades de financiamiento (20,000) Aumento neto en efectivo y equivalentes de efectivo 10,000Efectivo al principio del año 100,000Efectivo al final del año $110,000 Reconciliación de cambio en activos netos provisto en actividades operacionales Cambios en activos netos $23,000Ajustes para reconciliar el cambio en activos netos al efectivo neto provisto en las actividades operacionales: Depreciación 10,000 Disminución en cuentas por cobrar 2,000 Disminución en cuentas por pagar (5,000)

Efectivo neto provisto en actividades operacionales $30,000

La relación entre los estados financieros Los tres estados financieros principales resumen el historial financiero de la

entidad. El estado de situación muestra la posición financiera de la compañía en


un momento dado mientras que el estado de actividades y cambios en activos netos y el estado de flujos de efectivo muestran las actividades de la entidad por un período dado. Los cambios en activos netos que se reflejan en el estado de actividades y cambios en activos netos se transfieren al balance de activos en el estado de situación al finalizar el período. La siguiente ilustración muestra gráficamente la relación entre el estado de situación y el estado de actividades y cambios en activos netos. Además, el balance de efectivo reportado en el estado de situación debe ser igual al balance de efectivo al finalizar el periodo reportado en el estado de flujos de efectivo.

Estado de Situación

Activos

Estado de Actividades

= Pasivos

+

Activos Netos

Ingresos - Gastos = Cambio en

Activos Netos

Activos netos al principio del período

Activos Netos

+

Tipos de informes sobre estados financieros Hay tres tipos de informes sobre estados financieros: auditados, revisados y compilados. En los estados financieros auditados el CPA ha hecho una verificación independiente de la información presentada. Esta verificación puede incluir una confirmación de los balances de cuentas a cobrar y cuentas a pagar con personas fuera de la empresa, una inspección física, una observación de los procesos y los procedimientos y el rastreo de las transacciones registradas en los libros a los documentos físicos o electrónicos que evidencian la naturaleza de la transacción. Los estados financieros revisados son aquellos en que el CPA ha hecho un análisis de tendencias de la información contenida en los estados. El CPA no


verifica las transacciones detalladas que sustenta la información financiera presentada en dichos estados

Los estados financieros compilados contienen la información financiera de la compañía presentada en el formato requerido para estados financieros por las normas de contabilidad. Estos estados pueden ser preparados por un contador público autorizado (CPA) o por el cliente, pero no hay una verificación independiente o un análisis de la información contenida en los estados.

Capítulo 3

Conceptos básicos de contabilidad

Las normas de contabilidad están fundamentadas en unos conceptos

básicos que guían el registro de las transacciones y la preparación de los estados financieros. Los 11 conceptos básicos son:

1. Medida monetaria 7. Realización de Ingreso 2. Entidad de negocio 8. Pareo de Ingresos y Gastos 3. Negocio en marcha 9. Consistencia 4. Período de contabilidad 10. Divulgación Adecuada 5. Costo Histórico 11. Sustancialidad 6. Conservadurismo Este capítulo explicará estos conceptos y su impacto en la recopilación y la

preparación de información financiera en una organización.

Conceptos básicos de contabilidad Página 25

1. Medida monetaria

Una entidad tiene diferentes tipos de transacciones comerciales. Por esta razón, se necesita una medida estándar para combinar estas transacciones en una forma útil y pertinente. Si no, los contadores estuviesen obligados a reportar transacciones en términos como cinco carros, diez mil libras de materia prima o cien mil pies cuadrados de espacio.

El dinero es la unidad de medida más apropiada para registrar y resumir transacciones financieras. Esta medida monetaria le permite a los contadores comparar chinas con botellas, siempre y cuando estén expresados en términos monetarios. La entidad determina la medida monetaria más apropiada para el registro de transacciones financieras. Generalmente se utiliza la moneda corriente del país en que se opera.

El principio de medida monetaria impone una limitación en el alcance de la información financiera. Esta enfoca únicamente aquellos eventos que se pueden medir en términos monetarios. Por lo tanto, el usuario de información financiera no encontrará toda la información pertinente sobre las operaciones de la entidad en sus estados financieros.

2. Entidad de negocio El concepto de entidad reconoce a la entidad

económica como separada y distinta de sus dueños u otras entidades comerciales. Una entidad es cualquier organización o actividad para la que se mantienen archivos de contabilidad y se preparan informes financieros.

Al registrar los eventos económicos, el contador se pregunta cómo estos

eventos afectarán a la entidad. Su impacto en los dueños, los encargados u otras personas que estén asociadas a la entidad no es pertinente para efectos de registrar las transacciones en los libros. En pequeños negocios es difícil distinguir a veces entre la entidad y el dueño. En el caso de un negocio no incorporado, la ley no hace una distinción entre los activos de la empresa y los activos personales de los dueños. En la contabilidad, sin embargo, se mantienen las cuentas del negocio


separadas de los dueños y sólo las transacciones que afectan al negocio se registran en estas cuentas.

Para una corporación la distinción es mucho más fácil. Una corporación es

una entidad legal, separada y distinta de sus dueños o fundadores. Las cuentas de la corporación corresponden a la definición de la entidad legal. Una entidad puede ser parte de otra entidad, como es el caso de una corporación que tiene subsidiarias en diferentes partes del mundo.

3. Negocio en marcha La contabilidad supone que la entidad es un

negocio en marcha y que continuará operando por un período indefinido.

La importancia de esta suposición se entiende

mejor si se examina la suposición alterna--que la entidad será liquidada. Bajo esta suposición la contabilidad trataría de medir en todo momento el valor de liquidación de los recursos de la organización, basado en su valor en el mercado al momento de la liquidación.

Si presumimos que la entidad es un negocio en marcha no tenemos

necesidad de hacer esta suposición. Simplemente entendemos que los recursos de la organización se continuarán usando en las operaciones futuras.

El concepto de negocio en marcha es la base de muchos números

presentados en los estados financieros. Los inventarios se llevan al costo, no a su valor de liquidación. Facilidades y equipo se presentan al costo y se deprecian con el paso del tiempo. El costo de los seguros pagados por adelantado se reconoce por la vida de la póliza. Sin el concepto de negocio en marcha sólo sería pertinente su valor de cancelación.

Si los auditores expresan una opinión en los estados financieros en que

cuestionan la viabilidad de la entidad como un negocio en marcha, el usuario de esta información debe entender que la entidad está en una situación económica precaria.


4. Periodo de contabilidad

Una entidad es una operación continua. Para medir sus resultados financieros con precisión tendríamos que acumular todas las transacciones desde sus comienzos y esperar hasta que la entidad se liquide o cierre. Pocos gerentes o dueños están dispuestos a esperar tanto tiempo. Ellos necesitan saber en base periódica los resultados financieros de su organización.

El concepto de período de contabilidad dice que las actividades de una

empresa se medirán por un período específico. Este período es generalmente un año para la preparación de informes externos. Este año puede ser año calendario (de enero a diciembre) o año fiscal. Un año fiscal es un período de doce meses que define la entidad. Para la preparación de informes internos el período de contabilidad es usualmente un mes o un trimestre.

5. Costo histórico Los contadores registran las transacciones financieras primordialmente al

costo. Para un activo éste es el precio de adquisición y los gastos relacionados como flete, arbitrios, seguros e instalación. Para pasivos el costo es el valor de la obligación en el momento en que se contrae.

Muchas transacciones contables se registran al costo porque es objetivo y

fácil de cuantificar. Aunque el valor real de un activo puede cambiar al pasar el tiempo, la contabilidad normalmente no reconoce su valor corriente o valor en el mercado. Sin embargo, los pronunciamientos de contabilidad más recientes evidencian una tendencia clara hacia adoptar políticas de valorización que toman en consideración el valor corriente de un activo o pasivo al registrar una transacción. Por ejemplo, para las entidades sin fines de lucro, las inversiones generalmente se contabilizan a su valor corriente y cualquier ganancia o pérdida durante el periodo se reconocen en el estado de actividades y cambios en activos netos. Otro ejemplo es en el área de activos fijos. El costo histórico del activo se debe comparar periódicamente con su valor en el mercado para determinar si ha ocurrido un deterioro en el valor del activo por debajo de su costo que requiera un ajuste en los libros de contabilidad.


6. Conservadurismo

Todo encargado de una empresa desearía reportar información financiera favorable para su organización. El principio del conservadurismo provee unas guías para salvaguardar la información contable de esta tendencia natural en el ser humano para ser optimista.

En la contabilidad hay muchas áreas en donde el contador puede ejercer su

juicio sobre cómo registrar o reportar una transacción. El principio del conservadurismo establece que dada dos alternativas igualmente aceptadas por la profesión debe escogerse aquel método que produzca el ingreso neto o el valor del activo más bajo.

Supongamos por ejemplo, que una empresa tiene inventario de materiales

registrados en sus libros al costo original, según el principio de costo histórico. Si el valor en el mercado de este inventario es mayor que el costo histórico, se utiliza la figura más baja, o sea el costo histórico para registrar y reportar transacciones de inventario. Sin embargo, si el valor en el mercado es menor que el costo, el principio del conservadurismo requiere que se reconozca esta baja en el valor del inventario.

7. Realización de ingresos El concepto de la realización de ingresos es

uno de los más difíciles para personas que no tienen un trasfondo financiero. Muchos individuos asocian una venta o ingreso con el recibo de dinero en efectivo. Sin embargo, en muchas ocasiones, el dinero se recibe antes (el pago por adelantado de una póliza de seguro) o después (el pago de la luz y el agua) del período en que realmente se devengó este ingreso. La pregunta que se plantea entonces es ¿Cuándo se debe reconocer el ingreso?

Los contadores generalmente reconocen una venta en el período en que se

entregan los bienes al cliente. De igual manera el ingreso por concepto de servicios se reconoce cuando se rinde el servicio. Este método de reconocimiento


de ingreso se conoce como punto de la venta. Este es el momento en que se ha completado una transacción de buena fe entre partes no relacionadas. Este método requiere que el cobro de la cantidad que se reconoce como ventas o ingreso esté razonablemente asegurado.

Para entidades sin fines de lucro, las normas de contabilidad requieren que

todos los donativos incondicionales ya sean activos, servicios o reducciones de deuda se reconozcan como ingreso en el momento en que se reciben a su valor justo en el mercado. Además, permiten reconocer las promesas de donativos como ingresos en los estados financieros siempre y cuando exista suficiente evidencia para constar que una promesa fue hecha. Dichas promesas deberán ser incondicionales. Las promesas condicionales se reconocen cuando se cumplen con las condiciones a la que está sujeta el donativo. Los servicios de empleados voluntarios que son rutinarios y que no requieren un conocimiento especializado no se deben reportar como ingreso. Para que servicios voluntarios se puedan incluir como ingresos deben ser de una naturaleza especializada y rendidos por individuos capacitados en la materia. Además, deben ser servicios que normalmente serían subcontratados a personas o entidades externas.

8. Pareo de ingresos y gastos El principio de realización de ingresos provee unas guías para reconocer el

ingreso. También se necesitan unas guías efectivas para reconocer los gastos asociados con los ingresos realizados. Este concepto se llama el pareo de ingresos y gastos. El concepto de pareo de ingresos y gastos establece que cuando un evento de la empresa afecta tanto a los ingresos como a los gastos, su impacto se deberá reconocer en el mismo periodo de contabilidad. El objetivo es reconocer el ingreso primero y luego parear los costos correspondientes contra este ingreso.

Algunos costos se amoldan perfectamente a este concepto. Por ejemplo,

cuando se vende inventario, se reconoce una venta y el valor del inventario vendido se registra como un costo de venta. Otros costos como gastos de administración, mercadeo y servicios profesionales no se pueden relacionar directamente con una transacción específica de ingreso. Estos costos están relacionados con las actividades del período y se conocen como costos del período. Estos costos se registran en el período contable cuando incurren.


9. Consistencia El principio de consistencia dice que una vez una entidad escoge un método de contabilidad para registrar una transacción, debe usar el mismo método para registrar transacciones similares a menos que tenga razones de peso para cambiar la metodología. Este concepto hace los resultados financieros comparables de un periodo a otro y permite el análisis de tendencias. Los auditores externos consideran los cambios en métodos contables como un planteamiento muy serio para la entidad. Cuando se hace un cambio significativo en el método de contabilizar una transacción se tiene que divulgar la razón y explicar su impacto en las notas que acompañan a los estados financieros. 10. Divulgación adecuada El concepto de divulgación adecuada requiere que los informes preparados para usuarios externos contengan toda la información significativa sobre las actividades y la condición financiera de la entidad. Hay varios métodos para divulgar información como explicaciones en paréntesis, anejos, referencias y notas

en los estados financieros. Las notas que acompañan a los estados financieros son la forma más común para divulgar la información suplementaria o requerida por las normas de contabilidad. Muchos pronunciamientos de contabilidad tienen unos requisitos detallados para la divulgación de información en ciertas áreas por ejemplo: activos fijos, inventarios, deudas a largo plazo, contratos de arrendamiento y planes de pensión. Además, las normas de contabilidad requieren que se divulguen las políticas de contabilidad significativas en la primera nota de los estados financieros.

La divulgación adecuada es un concepto difícil para aplicar en la práctica. ¿Cuánta información se debe divulgar y cuánto es suficiente? Muchas veces requiere una decisión de juicio de parte del contador y de parte de la gerencia de la entidad.


11. Sustancialidad

El uso correcto de las normas contables puede ser costoso para la entidad en términos de tiempo y dinero. El concepto de sustancialidad añade una dimensión de costo-beneficio al proceso contable. La sustancialidad considera la importancia de un artículo y su tamaño relativo en términos monetarios para determinar su tratamiento contable. Los contadores no consideran aquellos eventos insignificantes cuyo impacto en los estados financieros de la entidad es mínimo. Una transacción que no es sustancial para una empresa puede ser muy sustancial para otra. Por ejemplo, un ajuste de inventario de $25,000 puede ser muy significativo para una subsidiaria de la Cruz Roja de Puerto Rico, pero considerarse insignificante para los resultados financieros consolidados de la Cruz Roja Americana. Toda transacción que se considera sustancial debe registrarse y reportarse de la manera más apropiada. Transacciones que son insignificantes se manejan de la forma más simple y económica. La sustancialidad enfoca la atención del contador en aquellos eventos que pueden tener un impacto significativo en la entidad.

05

10152025303540

1st Qtr 2nd Qtr

SueldosDepreciaciónMaterialesViajesCuotas

Capítulo 4

Información financiera para uso interno

Los informes financieros preparados para uso interno generalmente

siguen las mismas normas de contabilidad que los estados financieros preparados para uso externo. Sin embargo, la gerencia tiene más flexibilidad en cuanto a la presentación del contenido, el formato y frecuencia de preparación. La gerencia de la entidad decide qué información necesita y con qué frecuencia se prepararán los informes.

La información financiera para uso interno no se limita a los estados

financieros. Se usan diferentes tipos de información financiera en la toma de decisiones. El tipo de información requerida dependerá de la naturaleza de la decisión.

En esta sección se discutirán los informes financieros internos más

comunes. Se explicará la importancia de definir claramente las necesidades de información de la entidad y estructurar el sistema de contabilidad de acuerdo a éstas. También se discutirá la importancia de la planificación, el presupuesto y los informes de la ejecución por área o actividad.

Información financiera para uso interno Página 33

Cómo evaluar sus necesidades de información El estado de actividades y cambios en activos netos se usa internamente para medir el bienestar económico de la entidad. Este estado financiero es muy similar (y a veces igual) al que se prepara para los usuarios externos. Ambos se basan en las mismas normas de contabilidad discutidas en la sección anterior; los dos usan terminología común para describir las diferentes transacciones económicas (ingreso por concepto de servicios, ventas, costo de ventas, salarios, entre otros). El formato del estado de actividades y cambios en activos netos varía dependiendo del tipo de entidad y las necesidades de información de sus gerentes. La información requerida por una escuela es muy diferente a la información requerida por un museo o una funeraria. Cada entidad debe definir qué información necesita para administrar los recursos de su organización. Los factores a considerar son los siguientes: • Base de preparación. En el Capítulo 2 se discutió que los estados de

actividades se pueden preparar a base de efectivo o a base de acumulación. En muchas organizaciones pequeñas la gerencia opta por preparar sus informes financieros internos a base de efectivo. Estos informes son más comprensibles para el personal no financiero, ya que los ingresos y gastos de la organización reflejan directamente los recibos y los desembolsos de la cuenta bancaria.

• Segmentación de programas o actividades. Algunas organizaciones

interesan saber la rentabilidad de los diversos servicios que proveen. Para esto es necesario identificar los ingresos y gastos relacionados con dichos servicios. Por ejemplo, si una escuela provee servicios de cuido y tutoría podría segregar los ingresos y gastos de este servicio de los gastos rutinarios de la escuela. Así se podría preparar un estado de actividades y cambios en activos netos del servicio de cuido solamente, para determinar si el programa le rinde beneficios económicos a la escuela.

• Detalle de ingresos y gastos. La gerencia debe definir cómo quiere

reportar los ingresos y los gastos de la organización. ¿Cuáles son sus fuentes principales de ingresos? ¿Desea resumir los ingresos bajo una sola categoría — por ejemplo, ingresos por concepto de servicios — o desea


identificar los diferentes tipos de ingreso que recibe la organización — por ejemplo, donativos de la comunidad, asignaciones legislativas, ventas de productos —? ¿Se exige algún desglose específico por una agencia reguladora?

La gerencia también debe definir cómo quiere informar los gastos de la

entidad. ¿Quiere resumir los gastos por cuenta, por área de servicio, por departamento o por tipo de gasto? ¿Necesita información más detallada o más resumida? Algunas organizaciones presentan un listado detallado por cuenta en su estado de actividades y cambios en activos netos. Otras resumen el balance de varias cuentas de gasto bajo una sola categoría. Por ejemplo los impuestos de Seguro Social, seguro de desempleo y seguro por incapacidad se podrían incluir bajo una categoría denominada impuestos sobre la nómina.

También se debería preguntar si existe algún requisito externo para

identificar los gastos por una asignación específica de fondos. Si los gastos se pagarán de fondos restringidos es importante identificar claramente los gastos que se están cargando contra estos fondos.

• Indicadores de ejecución. Indicadores de ejecución son mediciones

internas o externas que proveen información sobre las áreas claves de la organización. Los indicadores de ejecución varían de acuerdo al tipo de entidad. Algunos ejemplos son: número de clientes servidos, costo por cliente, ingreso promedio por cliente, número de cuotas cobradas, costo por empleado, dólares en cuentas por cobrar, entre otros. Los indicadores de ejecución ayudan a enmarcar la información financiera dentro del contexto de las operaciones de la entidad. A veces combinan información financiera y no financiera para proveer a la gerencia un cuadro más completo de los resultados de sus operaciones.

Los indicadores se pueden incluir en los informes financieros como

información suplementaria. Se debe definir cuáles son los indicadores pertinentes para la entidad o el área. Se recomienda no más de 5 a 10 mediciones claves por área. La Ilustración 4-1 presenta un estado de actividades y cambios en activos netos que incorpora medidas de ejecución como parte integral del estado financiero.

• Comparación con otros períodos o el presupuesto. Un estado de

actividades y cambios en activos netos presentado por sí solo, da muy poca


información sobre la posición económica de la entidad. Por tanto, usualmente se compara con información de otros períodos o con el presupuesto de la entidad para detectar tendencias, oportunidades o problemas en la organización. La gerencia deberá decidir cuál es la vara de medición más adecuada: el presupuesto anual, los estados de ingresos y gastos actuales de períodos anteriores (mes, trimestre o año) o quizás, ambos.

Proyecto Paz, Inc. Estado de actividades y cambios en activos netos

Para el año que finaliza el 31 de diciembre de 2XXX INDICADORES CLAVES: ACTUAL PRESUPUESTO DIF. Número de casos referidos 200 190 +10 Por ciento de casos atendidos 80% 100% (20%) Casos referidos a otros centros 5 0 +5 Número de donativos recibidos 30 25 +5 Donativo promedio (en dólares) $1,283 $1,640 ($357) RESUMEN FINANCIERO: Ingresos Donativos $38,500 $41,000 ($2,500) Actividades especiales 2,000 0 2,000 Total ingresos 40,500 41,000 (500) Gastos Gastos de nómina 30,000 32,000 (2,000) Seguro de responsabilidad pública 1,500 1,550 (50) Renta 2,500 3,000 (500) Servicios profesionales 1,000 350 650 Gastos de luz, agua y teléfono 1,500 1,000 500 Material educativo 1,200 750 450 Materiales de oficina 500 500 - Gastos misceláneos 200 250 (50) Total gastos 38,400 39,400 (1,000) Exceso de ingresos sobre gastos $ 2,100 $ 1,600 $ 500 Ilustración 4-1. Ejemplo de estado de actividades y cambios en activos netos

para uso interno


En resumen, los usuarios de información financiera deben definir sus necesidades de información y comunicarlas claramente a los contadores de la entidad. El sistema de contabilidad deberá ser estructurado para que pueda recopilar y reportar la información financiera y la no financiera, según las necesidades establecidas por el equipo gerencial. El formato del estado de actividades y cambios en activos netos para uso interno lo decide la gerencia. La gerencia puede optar por presentar la información por programa, según lo exigen las normas de contabilidad, o por tipo de gasto (Ver Ilustración 4-1 en la página anterior), según le sea más útil. La gerencia también decide con qué frecuencia se prepararán dichos estados (mensual, trimestral, o anual). El formato del estado de actividades y cambios en activos netos para uso interno puede ser diferente al formato utilizado para uso externo.

El presupuesto como herramienta gerencial El presupuesto refleja los planes futuros de la organización en términos

monetarios. Se basa en unos supuestos sobre la organización y su medio ambiente para un período determinado. Generalmente el presupuesto consta de un estado de actividades y cambios en activos netos preparado mensual, trimestral o anualmente. Algunas organizaciones también preparan un estado de situación y un estado de flujos de efectivo “pro forma” por el período comprendido en el presupuesto. El presupuesto es mucho más que un conjunto de números. El presupuesto es la expresión cuantitativa de unos planes de acción a corto plazo que buscan maximizar la utilización de los recursos de la empresa para lograr los objetivos deseados. Estos planes de acción están basados en un proceso de planificación continuo en que se definen las estrategias a largo plazo y la misión general de la organización. La misión general explica la razón de ser de una entidad y sus valores corporativos. Las estrategias a largo plazo definen su dirección general y los planes y acciones a tomar para llegar a las metas trazadas. El proceso de planificación precede a la preparación de un presupuesto.

En resumen, el presupuesto es una herramienta para enfocar la organización hacia unos objetivos comunes y planificar el manejo de los recursos en forma más eficaz y eficiente.


La importancia de la planificación La planificación abarca la identificación de unos

objetivos determinados a largo plazo y el desarrollo de unas estrategias y un plan de acción para el logro de estos objetivos. El proceso de planificación y presupuesto conlleva una gran inversión de tiempo y dinero. ¿Por qué invertir tanto tiempo y esfuerzo en este proceso? He aquí algunas de las razones: 1. Evaluación. El proceso de planificación provee un método

sistemático para evaluar los planes de la organización tomando en cuenta las condiciones cambiantes del negocio. También establece los indicadores claves para medir la ejecución contra el plan establecido.

2. Distribución de recursos. El proceso de planificación obliga a los gerentes y

empleados de una organización a examinar la distribución y el manejo de los recursos de la entidad. Estos recursos se identifican con el logro de unos objetivos específicos que se definen durante el proceso.

3. Coordinación y comunicación. El proceso debe fomentar una comunicación

continua entre las diferentes áreas de la organización y promover un mejor entendimiento de la interdependencia entre sus partes. En un ambiente de mejora continua, se busca coordinar los esfuerzos entre los diferentes grupos para minimizar la duplicidad de las funciones y los recursos.

4. Exigencias externas. Analistas financieros, inversionistas y bancos, entre

otros, exigen que las compañías provean información sobre su dirección futura. La confiabilidad de dicha información tiene repercusiones para el prestigio de la firma en los mercados financieros.

5. Simulaciones. La planificación permite a los gerentes de una organización

simular situaciones y entender sus ramificaciones financieras. Así pueden prever situaciones difíciles y desarrollar planes de contingencia antes de que surja una crisis.

Planificación y presupuesto La planificación es un proceso continuo. La planificación precede al presupuesto, pues identifica las estrategias y planes de acción requeridos para lograr las metas de la compañía. Estos planes se cuantifican en un presupuesto.


El presupuesto se convierte en una herramienta para coordinar e implantar este plan de acción. El presupuesto establece una vara de medición para comparar la ejecución real contra la planificada. Además, el proceso de presupuesto provee una oportunidad para cuestionar las suposiciones fundamentales que sustentan los procesos existentes. El presupuesto se debería revisar periódicamente, por lo menos una vez al año. A medida de que se establecen los planes de acción y cambia el medio ambiente, se hace evidente la necesidad de revisar el presupuesto a tono con las nuevas realidades. Esta revisión lleva a la reevaluación de las estrategias a largo plazo y los planes de acción; así comienza nuevamente el ciclo de planificación. La Ilustración 4-2 muestra la naturaleza continua del proceso de planificación.

Informes de ejecución por área o actividad Los informes de ejecución por área o actividad se preparan generalmente al finalizar un mes, un trimestre o un año. Se usan para informar y medir la utilización de los recursos económicos de un área o una actividad específica de la organización. Pueden mostrar la siguiente información (a) los ingresos y los gastos reales del período, (b) los indicadores claves para el área, y (c) una comparación de los ingresos y gastos del período con el presupuesto o un período de contabilidad anterior.

Ilustración 4-2. Ciclo de Planificación

Planificación

Implantación

Presupuesto

Revisión


El formato y la información contenida en este informe varían de acuerdo a las necesidades y preferencias de la gerencia. El período reportado también varía según las necesidades de la organización. Algunas organizaciones presentan los totales del mes solamente. Otras muestran el total mensual y el total acumulado para el año fiscal en curso. Los gerentes de un área deben revisar cuidadosamente sus gastos por el período para asegurarse de que todas las transacciones se registraron correctamente en los libros y entender los costos y las causas de cualquier variación significativa del presupuesto. Una variación al presupuesto es la diferencia entre los ingresos y gastos reales y los estimados establecidos en el presupuesto. Los resultados financieros rara vez son exactamente igual a los números estimados en el presupuesto. El presupuesto es una expresión cuantitativa de los planes de la entidad basada en unos supuestos sobre el ambiente económico y social en un momento dado. Si las condiciones del negocio cambian (y casi siempre es así), se crea una variación al presupuesto. Las variaciones al presupuesto, favorables o desfavorables, se deben investigar. La gerencia de la entidad generalmente define qué cantidad o por ciento constituye una variación significativa al presupuesto. Es importante que el gerente entienda las condiciones internas o externas que generaron la variación y sus implicaciones para los gastos futuros de su área y de la organización total. La Ilustración 4-3 muestra un ejemplo de un informe de ejecución del programa de educación a la comunidad.

Causas de variaciones ¿Qué causa una variación al presupuesto? Una variación puede suceder por cualesquiera de los siguientes sucesos:

• Se registra una transacción en la cuenta o la actividad equivocada. • Se registra una transacción en un período de contabilidad que no

corresponde al período en que ocurrió la transacción. • Se cancela un programa, proyecto o servicio.


• Los gastos relacionados con un programa, proyecto o servicio no sucederán según planificados en el presupuesto.

• Aumenta o disminuye el volumen de clientes, servicios o transacciones. • Hay un cambio en el medio ambiente que afecta la organización (nuevas

leyes, cambio en la tasa de interés, cambios en los reglamentos de las agencias gubernamentales, entre otros).

Las variaciones al presupuesto proveen un mecanismo para ayudar a la gerencia a mejorar la administración de los recursos. Pueden ayudar a identificar problemas u oportunidades si se analizan adecuadamente. También es una herramienta eficaz para controlar los gastos de la empresa, según los fondos disponibles.

Museo del Caribe, Inc. Informe de ejecución – Programa de Educación a la Comunidad

Para el año que termina 31 de diciembre de 2XXX Actual Presupuesto Variación Indicadores Claves Número de empleados 7 6 1Número de visitantes atendidos 9,000 7,200 1,800Visitantes por empleados 1,286 1,200 85Costo por visitante $39.84 $48.49 -$8.65 Gastos operacionales Sueldos exentos $ 40,000 $ 45,000 $(5,000)Sueldos no exentos 115,750 104,750 11,000 Tiempo adicional 21,000 5,000 16,000 Beneficios marginales 77,875 74,875 3,000 Total gastos de sueldos 254,625 229,625 25,000 Viajes 1,000 4,000 (3,000)Seminarios 500 6,000 (5,500)Depreciación 2,000 2,000 0Suministros 12,500 11,500 1,000 Total gastos operacionales 16,000 23,500 (7,500) Costos indirectos: Facilidades 20,000 23,000 (3,000)Sistemas 65,000 70,000 (5,000)Recursos humanos 3,000 3,000 0 Total costos indirectos 88,000 96,000 (8,000) TOTAL DEPARTAMENTO $358,625 $349,125 $ 9,500

Ilustración 4-3. Informe de ejecución

Capítulo 5

Aspectos legales y reglamentarios

Toda entidad legal está sujeta a las leyes estatales y federales que requieren el establecimiento de unos procesos administrativos para cumplir con sus disposiciones. En este capítulo se discutirán las disposiciones de ley principales para una entidad sin fines de lucro. Se cubrirán los temas del certificado de incorporación, el informe anual de corporaciones, la exención contributiva, la responsabilidad patronal, la actualización de documentos y las auditorías.

También se discutirán las leyes y los reglamentos del Estado Libre Asociado

de Puerto Rico que rigen el uso y desembolso de los donativos legislativos. Por último se proveerá un resumen sobre la Ley Sarbanes-Oxley y sus implicaciones para las entidades sin fines de lucro.

Aspectos legales y reglamentarios Página 42

Certificado de incorporación y el informe anual Toda corporación sin fines de lucro deberá estar registrada con el

Departamento de Estado que tiene la responsabilidad primordial de mantener el registro público de las corporaciones privadas en Puerto Rico. Para establecer este tipo de corporación, se deberá radicar un certificado de incorporación que indique la naturaleza de la corporación como una entidad sin fines de lucro y describa claramente los propósitos de la organización. Una vez aprobado, el Departamento de Estado emitirá un certificado de incorporación con el número de registro de la corporación.

Toda corporación, doméstica o foránea y con o sin fines de lucro deberá radicar en o antes del 15 de abril de cada año ante el Departamento de Estado, un informe anual que contenga la siguiente información:

• Estado de situación. Para organizaciones sin fines de lucro, dicho estado

deberá estar juramentado ante un Notario Publico si es una corporación doméstica o certificado por un CPA en el caso de las corporaciones foráneas.

• Nombre y direcciones de los directores y oficiales de la corporación y el término de sus puestos.

• Cualquier otra información que sea requerida por el Secretario de Estado de Puerto Rico.

El informe anual deberá acompañarse con un comprobante de diez dólares

($10). La radicación tardía de este informe conlleva la imposición de una penalidad de quinientos dólares ($500) por cada año que no se radicó a tiempo. También puede llevar a la cancelación de la entidad corporativa. La radicación del informe anual es necesaria para obtener el Certificado de Radicación de Informes Anuales en el Departamento de Estado (“Good Standing”) que indica que la corporación cumplió con enviar sus informes corporativos anuales al Departamento de Estado y está al día en sus asuntos con dicho Departamento.


La exención contributiva Contribución sobre ingresos

Toda organización dedicada a la industria o negocio en Puerto Rico está sujeta al pago de contribución sobre ingresos, ya sea una corporación, sociedad o fideicomiso. Sin embargo, la ley provee para que las entidades sin fines de lucro puedan cualificar para exención contributiva mediante una petición formal al Secretario de Hacienda.

Para que una entidad pueda gozar de exención contributiva, primero sus

actividades tiene que estar enmarcadas dentro de las disposiciones de la Sección 1101 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994, según enmendado y deberá demostrar que cumple con los requisitos que se establecen en el Reglamento Número 5830 del 15 de julio de 1998. Algunos ejemplos de entidades sin fines de lucro que cualifican para esta exención son:

• Instituciones educativas • Instituciones religiosas • Instituciones caritativas • Ligas cívicas • Logias Para obtener la exención contributiva, la entidad sin fines de lucro deberá

someter los siguientes documentos al Departamento de Hacienda: 1. Solicitud de Exención Contributiva Bajo la Sección 1101 del Código de

Rentas Internas de Puerto Rico de 1994, según enmendado (Formularios SC2645, SC2647 o SC2648).

2. Certificado de Incorporación. 3. Artículo de Incorporación. 4. Copia del reglamento interno. 5. Copia de los estados financieros. 6. Copia del Certificado de Radicación de Informes Anuales en el

Departamento de Estado (“Good Standing”) si la entidad lleva incorporada más de dos años.


7. Licencias y permisos emitidos por las agencias del gobierno tales como Departamento de Educación, Departamento de Salud, Cuerpo de Bomberos, etc.

8. Un cheque o giro postal pagadero al Secretario de Hacienda por $300.00 ó $400.00 según sea aplicable. Las organizaciones religiosas y las cooperativas según se define en la Sección 1104 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico están eximidas de dicho cargo.

Los artículos de incorporación y el reglamento interno de la corporación

deben definir claramente las actividades de la organización. Las organizaciones que enmarcan bajo el párrafo cuatro (4) de la Sección 1101 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994, según enmendado, tienen que enmendar sus artículos de incorporación para establecer la disposición de activos en caso de disolución de la corporación.

La organización deberá asegurarse de que toda información requerida para

solicitar la exención contributiva está completa antes de radicar dicha solicitud. Las solicitudes que estén incompletas estarán sujetas a un cargo adicional de ciento cincuenta dólares ($150) que deberá ser satisfecho al momento de radicarse la información solicitada.

La entidad sin fines de lucro recibirá una opinión administrativa emitida por

el Secretario de Hacienda concediéndole la exención contributiva. De no cualificar para la misma se le enviará una comunicación indicándole las razones por las cuales no se le puede conceder la exención. Una organización exenta puede estar sujeta al pago de contribuciones sobre ingresos si en algún momento genera ingresos de actividades no relacionadas con el fin para el cual fue creada (ingreso comercial no relacionado).

Además, el Código define ciertas “transacciones prohibidas” que de llevarla a cabo la organización exenta podrían resultar en la pérdida de la exención. Las transacciones prohibidas son:

• El prestar cualquier parte de sus ingresos o caudal sin el recibo de una garantía adecuada y una tasa de interés razonable;

• El pago de cualquier compensación, en exceso de una cantidad razonable por salarios u otra compensación por servicios personales realmente prestados;

• El ofrecimiento de servicios sobre una base preferente;


• La compra sustancial de valores u otra propiedad por más de un precio adecuado en dinero o su equivalente;

• La venta de una parte sustancial de sus valores u otra propiedad por menos de un precio adecuado en dinero o su equivalente; y

• Cualquier transacción que resulte en una desviación sustancial de su ingreso o caudal.

Las entidades sin fines de lucro que gocen de exención contributiva deberán

radicar anualmente una planilla informativa Forma 480.7(OE), Planilla Informativa de Organización Exenta de Contribución Sobre Ingresos. Se exime de esta radicación las organizaciones religiosas cubiertas bajo la Sección 1101(4) o a las organizaciones exentas bajo la Sección 1101(11), o si dicha organización es una corporación poseída totalmente por el Estado Libre Asociado o cualquier agencia o instrumentalidad del mismo, o por una subsidiaria poseída totalmente por tal corporación. Esta planilla vence el día 15 del cuarto mes siguiente al cierre del año contributivo. En dicha planilla se requiere detallar lo siguiente:

• Las partidas de ingreso bruto • Los desembolsos • Los activos y pasivos Si una organización sin fines de lucro no radica la planilla a tiempo, estará

sujeta a una penalidad de quinientos dólares ($500) por cada planilla dejada de radicar, según se establece en la Sección 6071 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994, según enmendado.

Además, de la planilla informativa, la organización sin fines de lucro deberá someter directamente al Negociado de Asistencia Contributiva y Legislación, División de Exención Contributiva, una copia de los estados financieros del año contributivo por el cual se rindió la planilla informativa.

Arbitrios Las entidades sin fines de lucro también

podrán solicitar exención del pago de arbitrios, según la Sección 2038 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994, según enmendado. Dicha exención deberán solicitarla por escrito a la División de Imposición, Negociado de Arbitrios Generales, PO Box


9024140, San Juan, Puerto Rico 00902-4140. La exención se otorga mediante una carta firmada por el Director del Negociado de Control de Puertos.

Cuando la entidad sin fines de lucro interese comprar o introducir en Puerto

Rico cualquier equipo o materiales, inclusive vehículos de motor para uso exclusivo de la institución, deberá cumplir con los siguientes requisitos:

1. Presentar evidencia de la orden de compraventa o conocimiento de

embarque, tasación y título. 2. Presentar carta de exención firmada por el Director del Negociado de

Control de Puertos. Esta carta se expide previa solicitud por escrito del interesado e investigación para determinar si cualifica bajo la disposición legal antes mencionada.

3. Presentar certificación de deuda de la Colecturía y del CRIM. 4. Solicitar la exención por escrito al Director de Negociado de Control de

Puertos indicando el uso que se le dará al vehículo de motor, materiales o equipo, las razones que justifiquen la adquisición de los mismos y el personal u oficina que hará uso de éstos.

5. En la adquisición de vehículos de motor, indicar las unidades que poseen exentas donde incluya la marca, el modelo, el año y el número de serie y la tablilla. En estos casos estarán exentos del pago de arbitrios los primeros $5,000 sobre cualquier automóvil, que no sea de lujo, y la totalidad de los arbitrios sobre los camiones y los autobuses. La institución beneficia deberá retener el vehículo en su posesión al menos por cuatro (4) años.

Todos los documentos antes mencionados deberán ser presentados en original y copia.

Según la Sección 2038 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico, Ley

120 del 31 de octubre de 1994 “las exenciones concedidas al pago de arbitrios no aplicarán a combustibles, edificaciones prefabricadas, materiales de construcción, ni las piezas de repuesto o accesorios para artículos que adquieren libre del pago de arbitrios.”

Los vehículos exentos total o parcialmente del pago de arbitrios se rotularán

en ambos lados con el nombre y la dirección de la entidad. Estos vehículos permanecerán en los predios de la institución cuando no se estén utilizando para los fines que establece la Ley. Esta condición no aplica al más alto oficial de la


entidad. Para obtener una exoneración de este requisito deberá solicitarlo por escrito.

En el caso de traspaso o venta de cualquier equipo o materiales, incluyendo

vehículos de motor, se le responsabilizará a la entidad sin fines de lucro exigir constancia del pago de los arbitrios antes de hacer entrega al comprador y deberá someter dicha evidencia de pago al Negociado de Control de Puertos.

Contribución sobre la propiedad La Ley de Contribución Municipal sobre la

Propiedad de 1991 concede una exención contributiva sobre la propiedad mueble e inmueble a la propiedad de cualquier entidad sin fines de lucro organizada bajo las leyes de Puerto Rico. Para tener derecho a la exención, la propiedad en cuestión debe estar a nombre de la organización sin fines de lucro. Sin embargo, dicha propiedad podría estar sujeta al pago total o parcial de la contribución si la organización exenta usara alguna parte de su propiedad para otros fines no relacionados con aquellos para los cuales se organizó.

Los procedimientos del Centro de Recaudaciones de Ingresos Municipales

(CRIM) requieren que la solicitud de exención se haga a través de un formulario que deberá estar acompañado de la siguiente información:

1. Certificado de Incorporación expedido por el Departamento de Estado. 2. Carta solicitando el beneficio contributivo pertinente. La misma deberá

estar suscrita por el peticionario o su representante. 3. Copia de escritura de compraventa. 4. Número de seguro patronal. 5. Declaración Jurada del Presidente indicando el uso de la propiedad. 6. Fotografía de frente de la propiedad. 7. En caso de construcciones será necesario el Permiso de Uso expedido por

la Administración de Reglamentos y Permiso (ARPE). Una vez se obtiene la exención, la organización exenta no está obligada a

rendir una Planilla de Contribución sobre la Propiedad Mueble. Sin embargo, se recomienda radicar la planilla con una copia de los artículos de incorporación. Al rendir la planilla, se facilita el proceso de certificación de deuda ya que la información se encontrará en sistema de información de la agencia y se puede


generar la certificación de forma automatizada. De no ser así, la certificación de deuda se prepara manualmente y toma más tiempo.

Patentes municipales La Ley de Patentes Municipales establece que las entidades sin fines de

lucro estarán exentas del pago de patentes municipales y que los ingresos de la corporación obtenidos para sufragar los fines para los cuales fue organizada no estarán sujetos al pago de patentes. La Ley no establece procedimiento alguno para solicitar la exención y puede variar de municipio en municipio. Se debe consultar con el personal del municipio en donde radica la corporación para obtener los procedimientos específicos para solicitar la exención en ese municipio.

La responsabilidad patronal Si la entidad sin fines de lucro tiene

empleados, también tiene unas obligaciones legales y fiscales como patrono. Un empleado se define como cualquier individuo que preste servicios sujetos a la voluntad y dirección del patrono, tanto en sus deberes como en la forma de desempeñar sus labores. No importa cuánta facultad y libertad de acción le permita el patrono a su empleado. Si la entidad tiene el derecho legal de determinar el resultado de los servicios prestados y la manera en que se prestan, el individuo es un empleado.

Las planillas contributivas y algunas formas gubernamentales requieren el

uso de un número de cuenta patronal. El número de identificación patronal es un número expedido por el Servicio Federal de Rentas Internas que se usa para identificar las cuentas contributivas de los patronos. Cualquier entidad que aún no haya solicitado un número de identificación, deberá hacerlo llenando la Forma SS-4PR.

Seguro Social, Medicare, Desempleo e Incapacidad La entidad sin fines de lucro como patrono está obligado por ley a retener y

pagar contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare. Generalmente, las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare ascendentes a $2,500 o más, se pagan haciendo un depósito en un banco u otra institución autorizada o en un Banco de la Reserva Federal - mensual o bisemanal - dependiendo del monto total del pago. Se utiliza el formulario 8109, Cupón para Depósitos de Impuestos


Federales, para hacer estos pagos. Las entidades que tengan contribuciones retenidas ascendentes a $2,500 o menos en un trimestre pueden remitir la totalidad de la retención junto con su planilla trimestral, Forma 941-PR.

La entidad también está obligada a pagar trimestralmente el seguro de

desempleo al Departamento del Trabajo, Negociado de Seguridad de Empleo. Para efectuar este pago se requiere un número de cuenta patronal estatal que se solicita a través del Departamento del Trabajo.

Las organizaciones sin fines de lucro pueden seleccionar el método de

financiamiento para el pago de sus contribuciones de seguro por desempleo. Bajo el Método de Sistema de Experiencia, la organización deberá pagar 2.9% sobre los salarios pagados a sus empleados durante cada trimestre hasta el límite de $7,000 al año por empleado. También deberá pagar el 1.0% de contribución especial que será usado por el Fondo para el Fomento de Oportunidades de Trabajo. Bajo el Método de Reembolso, la organización reembolsará la cantidad total de los beneficios pagados a ex-empleados de la institución y radicará una fianza que corresponda al reembolso. La cantidad de la fianza es determinada multiplicando el 0.005 por el estimado de los salarios que se pagarán durante el año inmediatamente posterior a la fecha de efectividad. Las iglesias, las parroquias y los colegios están exentos de pagar desempleo.

Las organizaciones sin fines de lucro están exentas del pago del seguro por

incapacidad (SINOT). Pueden acogerse a dicho seguro en cubierta voluntaria completando los formularios PRSI-165 y 165-A.

Corporación del Fondo del Seguro del Estado La Ley Núm. 45, conocida como la Ley de Compensaciones por

Accidentes del Trabajo, establece un sistema de seguro obrero compulsorio bajo un fondo estatal exclusivo llamado la Corporación del Fondo del Seguro del Estado. Un patrono está obligado a asegurar a sus obreros y empleados cuando emplea una o más personas.

Hay dos tipos de póliza. La póliza regular o permanente es aquella

póliza formalizada por un patrono con la Corporación del Fondo del Seguro del Estado para realizar actividades en locales o sitios con carácter recurrente y por un período indefinido de tiempo. Aquellos jefes de familia que emplean personal de

servicio doméstico y para darle conservación y mantenimiento a la vivienda y sus alrededores, están obligados por ley a obtener una póliza permanente. La


póliza eventual o temporera es aquella póliza formalizada por un patrono con la Corporación del Fondo del Seguro del Estado para llevar a cabo actividades en locales o sitios con carácter ocasional o temporero.

Para ser patrono asegurado deberá cumplirse con todos los requisitos

detallados a continuación: 1. Someter la Declaración de Nómina anualmente en o antes del 20 de julio. 2. Pagar la póliza dentro de las fechas establecidas en las notificaciones de

cobro el primer semestre y pagar al 20 de enero del próximo año natural el balance pendiente del segundo semestre.

3. Detallar todas las actividades operacionales que realiza su empresa en la póliza.

4. Detallar en la póliza las distintas localidades donde se efectúan las actividades del negocio y notificar cualquier cambio o ampliación en las mismas.

Si surgiera alguna imposición adicional, ésta deberá pagarse dentro del

tiempo estipulado en la notificación de cobro. El seguro de cada patrono es efectivo inmediatamente después que la declaración de nóminas es radicada en las oficinas del Administrador (no se considera el matasellos del correo federal).

El patrono que no asegura a sus empleados pierde la inmunidad que ofrece la

ley al patrono asegurado y está sujeto a demandas civiles por el empleado o sus beneficiarios. Sin embargo, si el patrono está asegurado de acuerdo con la ley de compensaciones por accidentes del trabajo, el único remedio en contra del patrono será el derecho para obtener compensación aún en aquellos casos en que se haya otorgado el máximo de las compensaciones o beneficios de acuerdo con la ley.

Retención de ingresos La entidad sin fines de lucro también está obligada a retener una porción de

los salarios de sus empleados para el pago de contribuciones. La retención de ingresos es una forma por la que el individuo paga a plazos por adelantado su contribución sobre ingresos. La entidad deberá descontar una porción de los sueldos o jornales pagados a sus empleados usando las tablas de retención vigentes publicadas por el Departamento de Hacienda. “Salarios” significan todo pago por servicios prestados por un empleado para su patrono, incluyendo el valor en dinero de toda la compensación pagada por otro medio que no sea el dinero, por ejemplo, propiedad mueble o inmuebles, acciones, bonos, entre otros.


La contribución a retener se puede determinar mediante el método de porcentaje o el método de renglones de salarios. Se usan las tablas preparadas por el Departamento de Hacienda para determinar el monto de la retención. La entidad deberá depositar la retención de salarios en la institución financiera correspondiente, usando la Forma 499R-1A y rendir las planillas trimestrales usando la Forma 499R-1B. Al finalizar el año contributivo natural, el patrono deberá entregar a cada empleado el comprobante de retención (Forma 499-2/W-2PR) y rendir un estado de reconciliación anual (Forma 499R-3).

Retención en el origen del 7% La retención en el origen del 7% aplica a todos los pagos efectuados por una

persona, corporación o sociedad que esté dedicada a una actividad de industria o negocio por servicios prestados en Puerto Rico. Las entidades sin fines de lucro se ven obligadas a efectuar la retención sobre pagos que le hagan a las personas que le presten servicios bajo un contrato, aún cuando estas entidades estén exentas de la retención con respecto a los servicios que presten.

La ley exime los primeros $1,500 pagados

durante el año natural a la persona que prestó el servicio. También detalla otros pagos que no se consideran servicios y por lo tanto, quedan excluidos de la retención. Estos pagos no están sujetos a retención y se informarán utilizando el Formulario 480.6A. Por otro lado, la entidad sin fines de lucro retendrá la cantidad requerida de todo pago en exceso de los primeros $1,500 y será responsable del depósito de las cantidades retenidas al Secretario de Hacienda.

Un individuo, corporación o sociedad puede presentar un Certificado de

Relevo. Este es un documento otorgado por el Departamento de Hacienda donde se concede un trato contributivo especial sobre la retención en el origen del 7%. El trato contributivo especial no exime al contribuyente de incluir los ingresos recibidos en su planilla y de pagar la contribución requerida sobre los mismos. El contribuyente deberá proveer copia de su Certificado de Relevo a la entidad sin fines de lucro para que le reconozca su derecho al relevo. Hay dos tipos de relevos principales: el parcial 3% de retención sobre el origen para corporaciones y sociedades y el total para individuos, corporaciones y sociedades durante sus primeros tres años de servicio. La Ley Núm. 81 de 10 de junio de 2002 que enmendó la Sección 1143(b) del Código de Rentas Internas, específica un sin número de situaciones donde se permite otros tipos de relevo como por ejemplo


los primeros $1,500 pagados durante un año natural a la persona que prestó servicios. Se recomienda a las entidades sin fines de lucro referirse a la Carta Circular de Rentas Internas Núm. 02-09 para entender los diferentes tipos de relevo que son aplicables a su organización.

Las cantidades retenidas deberán depositarse a más tardar el día 10 del mes siguiente a la retención en cualesquiera de las Colecturías de Rentas Internas. El depósito deberá estar acompañado del Formulario 480.9A, Comprobante de Pago de Contribución Retenida. Este formulario está disponible en la División de Formas y Publicaciones del Negociado de Asistencia Contributiva y Legislación, Oficina 603, del Departamento de Hacienda y en todas las Colecturías de Rentas Internas.

Las entidades sin fines de lucro que mantengan retenciones deberán rendir,

no más tarde del 28 de febrero del año corriente, una declaración informativa anual que cubra los pagos y las retenciones del año natural anterior. La declaración informativa deberá estar acompañada de un Formulario 480.6B por cada proveedor de servicios y del Formulario 480.5 que contiene el resumen del número de las declaraciones informativas rendidas. Además, dicha declaración deberá contener el nombre, dirección, número de cuenta patronal de la entidad, número del Seguro Social del suplidor del servicio, las cantidades pagadas y retenidas durante el año.

Copias del Formulario 480.6A y 480.6B deberán ser enviadas a cada persona

que recibió el pago no más tarde del 28 de febrero del año siguiente. Además deberá rendir el Estado de Reconciliación Anual sobre la Retención del 7% (Forma 480.6.B.1) para la misma fecha. La entidad deberá mantener copias de los certificados de relevo, de haber alguno.

La entidad incurrirá en penalidades, intereses y recargos si no hace la

retención o no la deposita a tiempo. Se cobrará una penalidad de 25% y un cargo de interés al 10% anual por cualquier insuficiencia determinada. Además, se pueden cobrar recargos hasta un máximo de 10% de dicha insuficiencia.

Actualización de documentos y auditorías La organización debe informar al

Departamento de Hacienda los siguientes cambios:

• Cualquier enmienda a los artículos de incorporación y al reglamento interno;


• Cualquier cambio en el carácter, los propósitos o la forma de operación;

• Cualquier cambio en el nombre o la dirección (física o postal). El Departamento de Hacienda audita periódicamente a las entidades sin fines

de lucro para asegurar su cumplimiento con las disposiciones de ley. Generalmente verifica lo siguiente: (a) si cumple con las actividades para las cuales se le concedió la exención; (b) si radica la planilla informativa de la corporación, el modelo 480.7OE; (c) si radica las planillas informativas de pagos y retenciones requeridas por ley; (d) si cumple con la retención de salarios a los empleados; y (e) si cumple con la retención en el origen del siete por ciento (7%) a suplidores de servicio.

El Departamento de Hacienda provee a través de su página en Internet,

http://www.hacienda.gobierno.pr/, el listado de las organizaciones sin fines de lucro a las cuales se le ha otorgado exención contributiva. Este método sustituye el anteriormente utilizado que consistía en una Certificación de Vigencia anual que indicaba que la organización estaba exenta, que la exención era vigente y que dicha exención no había sido enmendada ni revocada. Actualmente, en la lista se encuentran las entidades con exención aprobada al 30 de junio del 2001 o las que se les emitió una Certificación de Vigencia dos años antes de dicha fecha.

Donativos legislativos Las entidades sin fines de lucro que realicen una actividad pública pueden

solicitar donativos legislativos para sufragar los costos de un proyecto o una actividad. La entidad deberá cumplir con los siguientes requisitos:

• Estar organizada y constituida bajo las leyes del Estado Libre Asociado. • Estar inscrita y organizada como una corporación sin fines de lucro en el

Departamento de Estado. • Llevar a cabo la actividad o función pública para la cual se solicita el

donativo en forma gratuita, a menos que sea necesario añadir un cargo que represente el costo de llevar a cabo la actividad o función pública.

• Cumplir con todas las leyes y reglamentos del Estado Libre Asociado que exijan la adopción de ciertas medidas, por ejemplo: permisos de uso, medidas de seguridad y acceso.

• Mantener vigente una póliza de la Administración del Fondo del Seguro del Estado.


• Cumplir con todas las leyes y reglamentos que aplican a las entidades como patronos, por ejemplo: la Ley de Contribución sobre Ingresos y otras leyes y reglamentos sobre horas y salarios.

• Utilizar solo hasta el 50% del donativo recibido para cubrir gastos administrativos, excepto en aquellos casos que se obtenga una autorización especial para utilizar un porcentaje mayor.

• Establecer el derecho a exención contributiva ante el Secretario de Hacienda.

Para poder someter su solicitud la entidad deberá:

• Radicar la propuesta original y la copia en la Comisión Especial cada año fiscal. La copia será sellada como prueba de su radicación.

• Incluir copia del certificado de incorporación y registro en el Departamento de Estado.

• Incluir todos los documentos necesarios que certifiquen que la entidad cumple con los requisitos a las entidades sin fines de lucro.

• Contar con fondos para el pareo del donativo legislativo por una cantidad mínima igual al veinticinco por ciento (25%) del costo total de la actividad o la función.

• Haber sometido el Informe Anual y los Estados Financieros al Departamento de Estado y Departamento de Hacienda, respectivamente.

• Someter una certificación de la agencia que ejecute la política pública a la que está relacionada la actividad de la entidad describiendo como ésta última contribuye al cumplimiento de tal política.

• Presentar certificación de No Deuda con el Gobierno de Puerto Rico. El Secretario de Hacienda tiene la facultad de deducir del donativo cualquier cantidad necesaria que cubra el pago de una deuda con el gobierno.

• Presentar cartas de endoso de por lo menos tres (3) personas naturales o entidades cívicas de la comunidad.

• Incluir algún otro documento que la Comisión le solicite.

La Comisión Especial Conjunta sobre Donativos Legislativos, creada mediante la Ley Núm. 113 del 11 de agosto de 1996, examina cada solicitud y otorga la asignación de fondos. Dicha Comisión está representada por diez legisladores, cinco del Senado y cinco de la Cámara. Las prioridades para otorgar donativos legislativos son: la conservación de la salud pública, la protección y seguridad de las personas,


los programas de instrucción pública, el bienestar social y otros programas que ayuden a disminuir o solucionar los problemas más apremiantes de la comunidad.

La Ley Núm. 258 del 29 de diciembre de 1995 establece los requisitos,

procedimientos y normas para el otorgamiento de los donativos legislativos. El propósito de dicha ley es garantizar el trato igual a todas las peticiones recibidas, asegurar que sólo se otorguen donativos legislativos a entidades cualificadas, establecer las normas específicas para el uso y control del donativo y lograr que las agencias custodios elaboren y ejecuten un sistema efectivo de fiscalización para los donativos bajo su supervisión.

Cada entidad receptora de donativos legislativos tendrá asignada una agencia

custodio quién establecerá las reglas y normas relativas a la entrega, uso y fiscalización de dicho donativo. En general, la entidad deberá administrar por los donativos legislativos por las siguientes reglas:

1. Mantener un sistema de contabilidad de los dineros recibidos,

desembolsados y cualquier sobrante. 2. Depositar el donativo en una cuenta bancaria especial, separada de

cualquier otra. 3. Requerir al menos dos firmas para los cheques que se giren en la cuenta y

notificar a la agencia designada la información personal de las personas que firmaran los cheques.

4. Designar un Agente Fiscal y hacer desembolsos mediante cheques solamente. No se deberán girar cheques al portador, ni se efectuarán pagos en efectivo con cargo al Donativo Legislativo. El puesto de Agente Fiscal no podrá ser ocupado por el director de la entidad.

5. Ser responsable de cualquier reclamación de salario u otro beneficio adeudado a las personas contratadas para rendir servicios.

6. Radicar en la Secretaria de cada Cámara de la Asamblea Legislativa un Informe Trimestral sobre los gastos incurridos que se han cargado al Donativo Legislativo. Se entregará este informe en original y dos copias y también se entregará copia en la agencia designada.

7. Mantener un libro de minutas de las reuniones de la Junta o del Cuerpo Directivo.

8. Mantener los cheques, facturas, órdenes de compra y otros documentos relacionados al donativo actualizados y archivados en un lugar seguro.

Si el donativo es asignado para una actividad pública que se llevará a cabo en

una fecha específica, se entregarán a la agencia custodio todos los documentos


relacionados al donativo incluyendo los comprobantes de pago, para su conservación. La entrega se deberá hacer dentro de los 30 días después de realizada la actividad.

Se considerará una violación a la Ley Núm. 258 como un

delito menos grave o grave y será sancionado con una multa no mayor de $500 o castigado con pena de reclusión por un término de tres años el que una persona:

• Incurra en violaciones a los reglamentos establecidos. • Se niegue injustificadamente a entregar los

documentos requeridos. • Deje de rendir los informes requeridos.

Además a la persona que se le encuentre culpable de violar la Ley Núm. 258 no se le permitirá participar del donativo legislativo.

La Ley Sarbanes-Oxley La Ley Sarbanes-Oxley fue aprobada a nivel federal durante el año 2002 en

respuesta a escándalos ocurridos con diversas corporaciones internacionales. La ley requiere que las compañías de financiamiento público (“publicly held corporations”) implementen estándares de administración efectiva para salvaguardar los activos de las empresas y proteger los intereses de sus accionistas y de la comunidad en general.

Aunque la ley está específicamente dirigida a las corporaciones de financiamiento público, las entidades sin fines de lucro deben examinar los aspectos de esta ley que les podrían ser aplicables y determinar qué prácticas adoptar de forma voluntaria. De ésta manera, las entidades sin fines de lucro, se aseguran una administración efectiva y evitan que el Congreso de los Estados Unidos regule este sector de forma directa. Además los directores de las entidades sin fines de lucro, al implantar algunas de las provisiones de esta ley en forma voluntaria, le demuestran a sus constituyentes que están comprometidos con los principios de sana administración y que trabajan con el debido cuidado para proteger sus intereses.

Comité de Auditoría competente e independiente La Ley Sarbanes-Oxley requiere que cada miembro del Comité de Auditoría

sea independiente y forme parte de la Junta de Directores. Según la ley un director independiente no puede formar parte de la administración y no puede ser


compensado por servicios profesionales, aunque sí puede formar parte de la Junta de Directores. Además las organizaciones deben contar con al menos un experto financiero dentro del comité. Se entiende por experto financiero aquella persona que tiene educación y experiencia como contador público autorizado (CPA), auditor u Principal Oficial de Contabilidad (Chief Accounting Officer o CAO, por sus siglas en inglés).

Las organizaciones sin fines de lucro que realizan auditorías externas, particularmente aquellas grandes y medianas, deben tener un Comité de Auditoría separado del Comité de Finanzas. Para cumplir con los requisitos de independencia, los integrantes del comité, deben ser miembros de la Junta que no sean compensados por sus servicios y que no tengan un interés económico o ningún otro conflicto de interés con alguna entidad que tenga negocios con la organización. Además, la organización se debe asegurar de que los miembros de la Junta que formen parte del comité tengan algún conocimiento financiero, que comprendan los estados financieros y que puedan tomar decisiones informadas como parte de sus responsabilidades fiduciarias. Las organizaciones sin fines de lucro que tienen un presupuesto de $500,000 o más, deben llevar a cabo una auditoría al año. Las organizaciones más pequeñas deben al menos tener estados financieros compilados por un contador público autorizado.

Responsabilidad de los auditores La Ley Sarbanes-Oxley requiere que los socios principales de la firma de

auditoría sean rotados cada cinco años. La ley prohíbe que las firmas de auditoría provean otros tipos de servicios profesionales a la organización si le provee servicios de auditoría. Entre los servicios específicamente prohibidos se encuentran la teneduría de libros, servicios actuariales, servicios legales, diseño e implantación de sistemas de información y servicios administrativos o de recursos humanos. La ley también requiere que los auditores de las firmas de contabilidad le reporten al Comité de Auditoría todas las prácticas y políticas de contabilidad que se utilizan en la organización, que éstas se discutan con la gerencia y que sean representativas de cómo la gerencia quiere utilizarlas.

Las entidades sin fines de lucro deben asegurarse de que los auditores, la firma de contabilidad o el socio principal de la firma sean rotados cada cinco años. Para evitar conflictos de interés, las entidades sin fines de lucro deben tener cuidado con los servicios adicionales que reciben de las firmas de contabilidad con excepción de la preparación de planillas de contribución sobre ingresos que debe ser aprobada con antelación por el Comité de Auditoría. Además, el comité debe requerirle a la firma de contabilidad que le provea información sobre las políticas y


las prácticas de contabilidad que se utilizan en la organización y que le provea información de las discusiones con los administradores de la entidad sobre dichas políticas y prácticas. Algunas de estas prácticas son la segregación de tareas, el uso de fondos restringidos y los procedimientos para monitorear fluctuaciones en inventario. Todas estas prácticas permitirán que el Comité de Auditoría tome decisiones mejores informadas y que haya una mayor transparencia en los procedimientos contables de la entidad. También permitirá una supervisión más efectiva de la administración por parte la Junta de Directores.

Estados financieros certificados La Ley Sarbanes-Oxley requiere que el Principal Oficial Ejecutivo (Chief

Executive Officer o CEO, por sus siglas en inglés) y el Principal Oficial Financiero (Chief Financial Officer o CFO, por sus siglas en inglés) certifiquen que la información presentada en los estados financieros refleja en forma razonable y apropiada la condición financiera y las operaciones de la organización. Mediante su firma, el Principal Oficial Ejecutivo y el Principal Oficial Financiero indican que comprenden a cabalidad la condición financiera de su entidad y aceptan la responsabilidad de salvaguardar sus activos. Si dichos ejecutivos no firman los estados financieros, estos deben asegurarse de que entienden dichos reportes y que la información allí contenida es certera y completa.

Además, la Ley exige que el Principal Oficial Ejecutivo y el Principal Oficial Financiero no hayan trabajado para la firma de contabilidad que realiza la auditoría durante el año previo a la misma.

Transacciones entre entes relacionados y conflictos de interés La Ley Sarbanes-Oxley prohíbe de forma general préstamos a directores y

ejecutivos de las compañías.

Se le recomienda a las entidades sin fines de lucro que no provean préstamos personales a los directores y ejecutivos de la organización. En el caso en que éstos se provean deben ser aprobados por la Junta de Directores, se debe documentar todo el proceso de aprobación y se deben incluir los términos y el valor del préstamo en la documentación. El objetivo es que todo el proceso sea uno de total transparencia.

Además, la organización debe mantener una política sobre conflictos de interés la cuál debe ser divulgada y estar vigente en todo momento. Dicha política debe proveer unas guías claras sobre el manejo de dichos conflictos para que Junta


de Directores y el personal administrativo puedan tomar decisiones de forma independiente y objetiva.

Divulgación La Ley Sarbanes-Oxley requiere un gran número de divulgaciones públicas

que incluyen información sobre los controles internos y correcciones a estados financieros de años anteriores entre otros. La ley también requiere información sobre cambios significativos en las operaciones o en la situación financiera de la empresa.

Para cumplir con los requerimientos de divulgación adecuada, las entidades sin fines de lucro deben mejorar el envío de sus formas al gobierno para que éstas lleguen de forma puntual y completa. Una manera de lograr este objetivo es utilizando los medios electrónicos para someter dichas formas. Además deben mejorar la certeza de la información que esas formas contienen.

Protección para delatores y confidentes La Ley Sarbanes-Oxley provee protección a aquellas personas que revelen o

denuncien mediante una confidencia o de manera pública información sobre la posible comisión de un delito, acciones impropias o fraude a agencias gubernamentales o reguladoras. También impone sanciones criminales por tomar represalias contra personas que provean dicha confidencias. Esta sección de la ley aplica a todas las organizaciones, ya sean con fines o sin fines de lucro.

Las entidades sin fines de lucro deben desarrollar, adoptar y divulgar un procedimiento formal sobre el manejo de reclamaciones de sus empleados y prevenir represalias hacia aquellos que divulguen alguna información. Los administradores de la organización deben atender las querellas de sus empleados con seriedad, investigar situaciones inusuales y resolver cualquier problema que se le traiga a su atención. Si la administración opta por no tomar acción, debe justificar y documentar dicha decisión. La entidad debe desarrollar un sistema de confidencialidad que motive a los empleados a reportar acciones impropias en la administración financiera de la entidad. Sin embargo, aún cuando las reclamaciones de un empleado no tengan fundamento, la entidad no puede tomar medidas punitivas contra dicha persona.

Destrucción de documentos La ley convierte en un crimen la alteración, falsificación o destrucción de

documentos para prevenir su uso en un procedimiento oficial como una investigación federal o una quiebra. El proceso de destrucción de documentos


debe ser monitoreado, justificado y administrado cuidadosamente. Esta sección de la ley aplica por igual a las organizaciones con fines de lucro y sin fines de lucro.

Las entidades sin fines de lucro deben establecer una política escrita sobre la retención y destrucción periódica de documentos para evitar la destrucción accidental de los mismos. La política debe contener guías específicas para el manejo de archivos electrónicos y correos de voz ya que estos tipos de documentos tienen la misma importancia que un documento físico en un procedimiento legal. La política también debe incluir información sobre el archivo de documentos y la verificación periódica al sistema de manejo de documentos para analizar su confiabilidad. En caso de que se sepa o se sospeche que pronto ocurrirá una investigación a la entidad se debe detener todo tipo de destrucción de documentos para evitar que le sean radicados cargos criminales y le apliquen penalidades criminales a los administradores o directores de la entidad por obstrucción de una investigación o de la justicia.

Resumen

• La contabilidad es un sistema de información que provee información clave a los encargados de una entidad sin fines de lucro para la toma de decisiones.

• Los usuarios internos desempeñan un papel importante en asegurar la

confiabilidad y precisión de la información generada por el sistema de contabilidad.

• Los estados financieros principales: el Estado de situación, el Estado de

actividades y cambios en activos netos y el Estado de Flujos de Efectivo son los mecanismos principales para comunicar información financiera a los usuarios.

• La información de contabilidad se basa en unas normas generalmente aceptadas

por la profesión. • Los informes financieros preparados para uso interno generalmente siguen las

mismas normas de contabilidad que los estados financieros preparados para uso externo. Sin embargo la gerencia tiene más flexibilidad en cuanto a la presentación del contenido, el formato y frecuencia de preparación.

• La información financiera puede complementarse con indicadores

operacionales y otra información no financiera para obtener un cuadro más completo de la organización.

• El presupuesto es una herramienta importante para medir la ejecución de la

entidad contra los planes establecidos. • Toda entidad sin fines de lucro está sujeta a las leyes estatales y las federales

que rigen el pago de contribuciones, Seguro Social, Medicare, seguro por incapacidad, seguro por desempleo y otros. La falta de cumplimiento con estas disposiciones de ley podría tener unas consecuencias serias para la organización.

• Las entidades sin fines de lucro deben examinar la Ley Sarbanes-Oxley para

determinar que aspectos de la ley le podrían ser aplicables y que prácticas adoptar de forma voluntaria.

Glosario

Activos Los recursos económicos de la organización. Cualquier objeto de valor que le pertenezca o que se le adeude legalmente a la entidad se clasifica como un activo.

Activos con restricciones

Activos que están sujetos a unas restricciones impuestas por el donante. Un ejemplo de este tipo de activo es los fondos dotales (“endowment funds”).

Activos disponibles

Dinero en efectivo u otros recursos que se pueden usar para cualquier fin de la organización. Ejemplos de estos activos incluyen efectivo, donativos y cuentas por cobrar, inversiones a corto plazo e inventario.

Activos fijos Recursos tangibles y de una naturaleza relativamente permanente que se usan en las operaciones diarias de la entidad.

Activos intangibles

Activos que no tienen sustancia física pero sí un valor basado en los derechos o privilegios de los dueños. Algunos ejemplos son: las patentes y los derechos de autor.

Activos netos Representan la diferencia entre los activos y pasivos de la entidad. Los activos netos se clasifican de la siguiente manera: sin restricciones, con restricciones temporeras y con restricciones permanentes.

Activos netos con restricciones permanentes

La parte de activos netos que resultan de donaciones cuyo uso está sujeto a condiciones permanentes impuestas por los donantes.

Activos netos con restricciones temporeras

La parte de activos netos que resultan de donativos cuyo uso está sujeto a condiciones temporeras impuestas por los donantes. Estas condiciones se pueden cumplir mediante acciones específicas de la entidad o a veces se eliminan con el tiempo.

Activos netos sin restricciones

La parte de activos netos que resultan de donativos que no están sujetas a restricciones en cuanto a su uso.

Año fiscal Un período de doce meses que define la entidad.

Glosario Página 63

Cambio en activos netos

Representa el incremento neto en los recursos económicos de la entidad como resultado de las operaciones del período. Es la diferencia entre el ingreso que se devengó y los recursos que se usaron para cumplir con las actividades de la organización.

Certificado de incorporación

Indica la naturaleza de la corporación como una entidad sin fines de lucro y describe claramente los propósitos de la organización. Una vez aprobado, el Departamento de Estado lo emitirá con el número de registro de la corporación.

Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico

Es una entidad jurídica creada por la Ley 75 del 31 de mayo de 1973, según enmendada. Es requisito ser miembro del Colegio para practicar la contabilidad pública en Puerto Rico.

Conservadurismo Principio básico de contabilidad. Establece que dada dos alternativas igualmente aceptadas por la profesión debe escogerse aquel método que produzca el ingreso neto o valor del activo más bajo.

Consistencia Principio básico de contabilidad. Establece que una vez una entidad escoge un método para registrar una transacción debe usar el mismo método para registrar transacciones similares a menos que tenga razones de peso para cambiar la metodología.

Contabilidad Sistema que mide, procesa y comunica la información financiera sobre una organización.

Contabilidad a base de efectivo

Sistema de contabilidad que reconoce ingresos y gastos en los libros cuando se recibe o se paga efectivo. Este tipo de contabilidad se usa en entidades o negocios pequeños que no tienen operaciones complejas.

Contabilidad a base de acumulación

Sistema de contabilidad que reconoce el impacto financiero de una transacción económica cuando ésta ocurre. No depende del recibo o desembolso de efectivo para reconocer la transacción en los libros.

Contabilidad financiera

Información de contabilidad preparada para los usuarios externos; se rige por las normas de contabilidad establecidas por la profesión.

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Contabilidad gerencial

Se refiere a todo tipo de información económica que ayude a los encargados de una empresa a cumplir con los objetivos de la misma.

Costo histórico Principio básico de contabilidad. Provee un método para valorizar las transacciones comerciales. Para un activo, éste es el precio de adquisición y gastos relacionados como el flete, los arbitrios, los seguros y la instalación. Para pasivos es el valor de la obligación en el momento que se contrae.

Costos del período Gastos que no se pueden relacionar directamente con una transacción específica de ingreso y por tanto se reconocen en el período en que se incurren.

Departamento de Hacienda

Agencia gubernamental local que se responsabiliza por el cobro de contribuciones individuales y corporativas.

Depreciación Un método de distribuir el costo de un activo sobre el tiempo estimado en que se espera que éste genere beneficios para la entidad.

Depreciación acumulada

Refleja la cantidad total del costo del activo que ha sido cargada contra los ingresos.

Divulgación adecuada Principio básico de contabilidad. Requiere que toda información significativa sobre las actividades y la condición financiera de la entidad sea divulgada en los informes preparados para los usuarios externos.

Entidad Cualquier organización o actividad para la que se mantienen archivos de contabilidad y se preparan los informes financieros. Principio básico de contabilidad que considera la entidad económica como separada y distinta de sus dueños u otras entidades comerciales.

Entidades benéficas Organizaciones sin fines de lucro que proveen servicios a la comunidad sin cobrar un cargo al usuario.

Estado de actividades y cambios en activos netos (Statement of Activities)

Uno de los tres estados financieros principales que provee un resumen de todos los ingresos y gastos de la entidad durante un período de tiempo (por ejemplo, el año que termina el 31 de diciembre de 2XXX).

Estado de flujos de efectivo (Statement

of Cash Flows)

Uno de los tres estados financieros principales que muestra todo el efectivo producido por las operaciones de la entidad como también las actividades de inversión y financiamiento llevadas a cabo durante el período.

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Estado de gastos por función

Un estado financiero suplementario que detalla los gastos de la entidad por programas (por ejemplo: Programa A, B y C) y tipo de gastos como sueldos, beneficios, renta y otros.

Estado de situación (Statement of Financial Position)

Uno de los tres estados financieros principales que muestra la posición financiera de la entidad a una fecha específica (por ejemplo, el 31 de diciembre de 2XXX).

Estados financieros auditados

El CPA ha hecho una verificación independiente de la información presentada.

Estados financieros compilados

Pueden ser preparados por un contador público autorizado (CPA) o por el cliente, pero no hay una verificación independiente o un análisis de la información contenida en los estados.

Estados financieros revisados

El CPA ha hecho un análisis de tendencias de la información contenida en los estados, pero no verifica las transacciones detalladas que sustenta la información financiera presentada en dichos estados.

Estrategias a largo plazo

Definen la dirección general de la entidad y los planes y acciones a tomar para llegar a las metas trazadas.

Fondos dotales Se establecen con unas sumas de dinero que se invierten en diferentes valores, bonos o acciones de capital que pagan intereses y dividendos. La entidad sólo puede gastar los intereses y dividendos recibidos; no puede tocar la cantidad principal de la inversión.

Gastos Los costos incurridos en el proceso de brindar los servicios de la entidad.

Gerencia El grupo de personas con la responsabilidad primordial de manejar los recursos de la organización.

Indicadores de ejecución

Mediciones internas o externas que proveen información sobre las áreas claves de la organización.

Ingresos Los beneficios monetarios que recibe la entidad. Ingresos diferidos Estos son los que se cobran antes de brindarse los

servicios o recibirse la mercancía.

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Instituto Americano de Contadores Públicos Autorizados

Organización profesional que agrupa los contadores públicos autorizados que practican la profesión en los Estados Unidos y sus territorios. Esta organización administra y califica el examen de reválida de Contador Público Autorizado. (American Institute of Certified Public Accountants - AICPA)

Junta de Normas de Contabilidad Financiera

Organización independiente que tiene la responsabilidad de establecer normas para la contabilidad y la preparación de informes financieros. (Financial Accounting Standards Board - FASB)

Junta de Supervisión de Contabilidad Pública (Public Accounting Oversight Board- PCAOB)

Establecida en el 2002 por la Ley Sarbanes-Oxley y tiene la responsabilidad de supervisar la profesión de la contabilidad en los Estados Unidos. Asegura a los reguladores, inversionistas y el público en general que los estados financieros auditados proveen una información certera y confiable sobre el bienestar económico de la compañía.

Ley de Compensaciones por Accidentes del Trabajo

Establece un sistema de seguro obrero compulsorio bajo un fondo estatal exclusivo llamado la Corporación del Fondo del Seguro del Estado.

Ley de Contribución Municipal sobre la Propiedad de 1991

Concede una exención contributiva sobre la propiedad mueble e inmueble a la propiedad de cualquier entidad sin fines de lucro organizada bajo las leyes de Puerto Rico.

La Ley de Patentes Municipales

Establece que las entidades sin fines de lucro estarán exentas del pago de patentes municipales y que los ingresos de la corporación obtenidos para sufragar los fines para los cuales fue organizada no estarán sujetos al pago de patentes.

Ley Sarbanes-Oxley Requiere que las compañías de financiamiento público (“publicly held corporations”) implementen estándares de administración efectiva para salvaguardar los activos de las empresas y proteger los intereses de sus accionistas y de la comunidad en general.

Mayor general Libro, archivo o base de datos que contiene todas las cuentas de una entidad.

Glosario Página 67

Medida monetaria Principio básico de contabilidad. Establece que el dinero es la unidad de medida más apropiada para registrar y resumir transacciones.

Misión general Explica la razón de ser de una entidad y sus valores corporativos.

Negocio en marcha Principio básico de contabilidad. Supone que la entidad continuará operando por un tiempo indefinido.

Notas a los estados financieros

Proveen información adicional sobre los elementos incluidos en los estados financieros y sobre otra información de interés.

Número de identificación patronal

Número de identificación expedido por el Servicio Federal de Rentas Internas que se usa para identificar las cuentas contributivas de los patronos.

Organizaciones con fines de lucro

Organizaciones que ofrecen productos y servicios en el mercado para generar una ganancia monetaria.

Organizaciones sin fines de lucro

Organizaciones que se distinguen principalmente porque no existe un móvil económico en la realización de sus ingresos.

Otros activos

Una categoría que se usa para describir activos misceláneos como los gastos de organización.

Pareo de ingresos y gastos

Principio básico de contabilidad. Establece que cuando un evento de la empresa afecta tanto a los ingresos como a los gastos su impacto se deberá reconocer en el mismo período de contabilidad.

Partidas acumuladas Gastos que han sido incurridos pero no pagados o ingresos que han sido devengados pero no facturados o cobrados.

Pasivos Las obligaciones de pago o servicio que tiene la entidad. Período de

contabilidad Define el período de tiempo por el que se medirán las actividades de la entidad en términos financieros.

Póliza regular o permanente

Formalizada por un patrono con la Corporación del Fondo del Seguro del Estado para realizar actividades en locales o sitios con carácter recurrente y por un período indefinido de tiempo.

Póliza eventual o temporera

Formalizada por un patrono con la Corporación del Fondo del Seguro del Estado para llevar a cabo actividades en locales o sitios con carácter ocasional o temporero.

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Presupuesto Es una herramienta para enfocar la organización hacia unos objetivos comunes y planificar el manejo de los recursos en forma más eficaz y eficiente.

Proceso de planificación

Proceso en que se definen las estrategias a largo plazo y la misión general de la organización.

Punto de la venta Método de reconocimiento de ingreso que reconoce una venta en el período en que se entregan los bienes al cliente. De igual manera el ingreso por concepto de servicios se reconoce cuando se rinde el servicio.

Realización de ingresos

Principio básico de contabilidad. Define cuándo se reconoce un ingreso en los estados financieros.

Retención en el origen del 7%

Representa una retención en el origen sobre todos los pagos efectuados por una persona, corporación o sociedad que esté dedicada a una actividad de industria o negocio por servicios prestados en Puerto Rico.

Segmentación de programas o actividades

Factor a considerar para definir que información se necesita para administrar los recursos de una organización. Consiste en identificar los ingresos y gastos relacionados a los diversos servicios que se proveen.

Servicio de Rentas Internas (Internal Revenue Service)

Agencia gubernamental federal que se responsabiliza por el cobro de contribuciones individuales y corporativas.

Sistema de Cuentas Agrupación de transacciones por categorías que describen la naturaleza de la transacción.

Sustancialidad Principio básico de contabilidad. Considera la importancia de un artículo y su tamaño relativo en términos monetarios para determinar su tratamiento contable.

Teneduría de libros Proceso de contabilidad mecánico y repetitivo que conlleva registrar transacciones económicas y llevar récords financieros.

Valor en el mercado El valor corriente o actual de un activo. Valor neto en los

libros La resta del costo original del activo a la depreciación acumulada en el estado de situación.

Variación Es la diferencia entre los ingresos y gastos reales y los estimados establecidos en el presupuesto.

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Lianabel Oliver Bigas es una experta reconocida en el campo de la contabilidad gerencial y manejo de costos. Cuenta con

una vasta experiencia en las áreas de contabilidad y gerencia. Fue contralor senior de Apple Computer, Inc. en Cupertino, California en las áreas de manufactura, distribución y servicio. También se desempeñó como gerente de contabilidad de varias divisiones de Hewlett Packard Company y formó parte del equipo que comenzó el Centro de Distribución en San José, California y la planta manufacturera en Aguadilla, Puerto Rico. Fungió como profesora de contabilidad a nivel subgraduado y graduado en la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras.

Actualmente, la Sra. Oliver es Presidenta de Pathways PR, Inc., una empresa que provee servicios de adiestramiento y

consultoría en las áreas de gerencia, contabilidad y procesos de negocio en general. Entre sus clientes figuran empresas multinacionales y locales tales como Popular Inc., GlaxoSmithKline, Pfizer Inc., ICN Pharmaceuticals, Medtronics, Bacardi Corporation, IPR Pharmaceuticals, la Asociación de Industriales de Puerto Rico, Indulac, Los Cidrines e Industrias Vassallo. Ha adiestrado a sobre 2,000 profesionales y ejecutivos en diferentes campos a través de sus seminarios públicos y privados.

La Sra. Oliver es la autora de los libros Designing Strategic Cost Systems: How to Unleash the Power of Cost Information ( John Wiley & Sons, 2004), The Cost Management Tool Box: A Manager’s Guide for Controlling Costs and Boosting Profits, (AMACOM, 2000), y Como entender y usar información financiera: un manual básico para entidades sin fines de lucro, una publicación conjunta del Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico y la Fundación Ángel Ramos. También contribuyó con un artículo en el libro titulado The AMA Trainers' Activity Book (AMACOM, 2004), una recopilación de las mejores ejercicios y rompehielos usados por facilitadores del American Management Association (AMA por sus siglas en ingles). Es la autora del Curso Número 2259 del AMA titulado "The Essentials of Budgeting: From Creation to Application."

La Sra. Oliver ha sido participado en diversas conferencias a nivel nacional e internacional incluyendo la Primera Cumbre de

Manufactura de la Asociación de Industriales celebrada en marzo 2004, la Semana del CPA en el Colegio de Contadores Públicos de Puerto Rico y en la Convención Anual del Instituto de Contadores Gerenciales celebrada en Chicago, Illinois en junio 2004. También participó en el Convención Anual de la asociación que comprende los profesionales de recursos humanos, SHRM por sus siglas en inglés, celebrada en octubre 2004. En el 2004, recibió en premio de la CPA Distinguida del Año en Educación otorgado por el Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico. En mayo 2002, recibió el premio Fundación Ángel Ramos en la Asamblea Anual de Fondos Unidos en reconocimiento por sus servicios a la comunidad.

La Sra. Oliver tiene una maestría en Administración Comercial de la Universidad de Stanford en California, y un bachillerato

en Artes Liberales con concentración en Psicología y Gerencia de la Universidad de Yale, en Connecticut, de donde se graduó cum laude con honores en psicología. Es Contador Público Autorizado (CPA) en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico y Contador Gerencial Autorizado (CMA, por sus siglas en inglés). Pertenece a la Junta de Directores de la Fundación Ángel Ramos, una entidad sin fines de lucro que contribuye a al mejoramiento educativo, cultural, cívico y de salud de la sociedad puertorriqueña. Para más información, visite http://www.pathwayspr.com

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