cómo elaborar una lista de asistencia en excel

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  • 8/17/2019 Cómo Elaborar Una Lista de Asistencia en Excel

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    Dianica Gisell ContrerasAbigail Cossio RiveraPaola Guadalupe Curiel SeguraMaría José Díaz SalasElsa Lucía Dorado LpezMelann! "ictoria #erreraCarlos Manuel LpezMaría Step$an! RodríguezGraciela María Ra%írez MacíasAira% Cr!ssel "illa Ca%pos

    Escuela Secundaria General “Leyes

    de Reforma”

    &n'or%(tica) *o

     

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    En su versin ()*+" cuando Excel se a!re aparece una serie de plantillas de

    diferentes tipos de archivo como agendas" calendarios" gráficas" etc. para ayudar 

    al usuario $especialmente principiante% con el formato de su documento. En este

    caso" se seleccionará la opcin de li!ro en !lanco.

    2na vez a!ierto el li!ro" iremos a la parte superior a la pesta3a -ise3o de

    página45onfigurar página4'rientacin46orizontal para modificar la orientacin a

    horizontal para que la ta!la quepa mejor.

    2. Dar formato de tabla.

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     &hora !ien" con el documento en !lanco y en orientacin horizontal

    comenzaremos a darle el formato de ta!la a nuestra #ista de &sistencia.

    #o primero que tenemos que hacer es M'-7875&9 E# &:56' -E #&;

    5'#2M:&; -E #&; 5E#-&;. ,ara ello" necesitaremos u!icar el cursor so!re laslíneas que separa la columna & y la columna

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     & continuacin vamos a M'-7875&9 E# B' -E #&; 87#&; -E #&; 5E#-&;"

    el procedimiento para una sola es prácticamente igual que el de las columnas=

    situarse en la línea que divide las filas C y D y arrastrar el mouse para aumentar el

    tama3o de la fila C.

    -espués vamos a reducir un poco el

    alto de las filas con los nom!res de los alumnos" para que quepan mejor en una

    hoja. ;eleccionamos las filas que vayamos a reducir" en nuestro caso )" ya que

    es el número de alumnos" $;[email protected]% y vamos 7nicio45eldas48ormato4&lto de fila y

    modificamos el alto a *+.

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    #o que resta hacer es seleccionar lo que va a ser nuestra ta!la $para nuestra listadesde &C a &FC arri!a y de &C a &FC a!ajo% e ir a 7nicio48uente4

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    #o siguiente es cam!iar el tipo de letra. ;i hemos manejado 'ffice con

    anterioridad" este paso nos resultará familiar. #o que tenemos que hacer es ir a

    7nicio48uente48uente para elegir la que prefiramos $en nuestro caso &rial%. ,ara

    cam!iar el tama3o usamos 7nicio48uente4Bama3o de fuente para modificarlo

    $elegimos distintos tama3os por seccin%.

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    5omo se o!serva en la ta!la del ejemplo" algunas de los contenidos de las

    columnas superiores no ca!en por el tama3o de ésta. :o podemos cam!iar su

    ancho" pero podemos cam!iar su orientacin. ,ara hacerlo vamos a ir a

    7nicio4&lineacin4'rientacin48ormato de alineacin de celdas donde en la parte

    derecha en 0'rientacin1 cam!iaremos la orientacin del texto como se muestra

    en la imagen. -e esa manera no tendremos que modificar el ancho de las

    columnas y nos ahorraremos espacio.

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    -e igual manera" podemos tam!ién insertar imágenes para ayudar a la

    personalizacin. ,ara nuestra lista" vamos a insertar una peque3a imagen del

    escudo de la escuela. El proceso para insertar la imagen es el siguiente= partimos

    a 7nsertar47lustraciones47mágenes donde se a!rirá una ventana que examine los

    archivos de nuestra computadora" !uscamos la imagen deseada" la

    seleccionamos" hacemos clic en aceptar y podemos ajustar su tama3o en6erramientas de imagen4Bama3o y modificamos el ancho yGo el largo y la

    arrastramos al lugar necesario.

    4. Ajustar la oja de c!lculo a la oja im"resa.

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    2na vez la ta!la está personalizada" de!emos ajustarla para que toda quepa en

    una sola hoja. 2na manera muy fácil para hacerlo es la siguiente= &!rir una vista

    previa ya sea usando [email protected], o &rchivo47mprimir" hacer clic en la opcin en azul

    05onfigurar página1 $en imagen% y en la pesta3a ,ágina4&juste de escala4&justar 

    a * páginas de ancho por * de alto para después pasar a la pesta3a Márgenes y

    cam!iar los márgenes superior e inferior a * y los márgenes izquierdo y derecho a)"AH luego en la opcin Centrar en la página seleccionar 6orizontalmente y

    finalmente hacer clic en aceptar. -e esta forma" la lista cupo en una hoja y se ve

    centrada en la hoja.

    #. $uardar.

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    #leg la hora de guardar nuestro tra!ajo. ,odemos guardarlo en Excel a través del

    comando [email protected] o &rchivo4Kuardar4Equipo4Examinar" seleccionamos la carpeta

    en la que deseemos guardar el documento" le asignamos un nom!re y le damos a

    Kuardar.

    Bam!ién es posi!le guardarlo como ,-8 pues de esta manera el formato no

    cam!iará sin importar la versin o el equipo en que a!ra. 7gualmente" damos el

    comando [email protected] o &rchivo4Kuardar4Equipo4Examinar slo que después de elegir 

    la carpeta y ponerle el nom!re y antes de darle a Kuardar vamos a ir a la opcin

    Bipo de archivo y seleccionaremos ,-8 y procedemos a guardar el documento.

    5on esto" hemos terminado la lista de asistencia en

    sí. ,ero a continuacin se muestran unos consejos extras para realizar otras

    acciones en nuestra lista.

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    Para sacar el "romedio del %ru"o.

    ;uponiendo que tengamos los promedios individuales de los alumnos" podemos

    calcular el promedio grupal. ,ara hacer esto" justo de!ajo de la ta!la a la altura de

    la columna del ,romedio" colocamos una peque3a cuadrícula $en nuestro caso

    desde &5D hasta &FD y con el título 0,romedio Krupal1% y situándonos en la!arra de frmulas &FD $como en la imagen% escri!imos 0L,9'ME-7'1 ? entre

    paréntesis colocamos desde que calificacin Excel comenzará a sumar los

    elementos $&FD% y hasta cual terminará $&FD%" separándolos por dos puntos $=% en

    nuestro ejemplo la frmula quedaría de la siguiente manera

    0L,9'ME-7'$&FD=&FC%1" damos Enter y automáticamente se expresará el

    promedio general del grupo.

     &A''A DE ()'*+LA,

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    Para contabilizar a los alumnos en ries%o de re"robación.

    5onsideremos que nos piden que saquemos el porcentaje de alumnos en riesgo

    de repro!acin $con un promedio menor a C"%" podemos plantear una frmula

    para contarlos y posteriormente calcular el porcentaje respecto al total del grupo

    para evitarnos confusiones o errores y tener que volver a realizar la cuenta si unade las calificaciones varía.

    ,ara hacer esto" colocamos una cuadrícula como la de la situacin anterior $en

    nuestra lista entre &

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    ? para que saque el porcentaje de los alumnos en riesgo de repro!acin respectoal grupo" insertamos otra cuadrícula entre &&A* y &FA*" con el título 0P 9iesgo

    9epro!acin1 y en la !arra de frmulas de &FA* planteamos una ecuacin de

    divisin entre la celda con el número de alumnos en riesgo $&F% y el total $&C%

    que quedaría de la siguiente manera 0L&FG&C1" damos Enter y aparecerá el

    número en decimal. ,ara expresarlo en porcentaje nos dirigimos a

    7nicio4:úmero4Estilo porcentual $en imagen% y el decimal se convertirá a

    porciento.

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    Elaborar %r!fica

    ,odemos ela!orar  

    gráficas con los datos de

    la ta!la de una maneramuy sencilla. 7maginemos

    que queremos

    graficar el porcentaje

    de alumnos en riesgo de

    repro!acin respecto al grupo. ,ara ello iremos a &rchivo4:uevo4#i!ro en !lanco

    para a!rir un nuevo documento.

    En donde haremos una peque3ísima ta!la $ni siquiera es necesario darle formato

    de cuadrícula% como la de la imagen" con el número de alumnos en riesgo de

    repro!acin y los que no están en riesgo.

    2na vez esté

    terminada

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    seleccionamos las celdas y vamos a 7nsertar4Kráficos47nsertar gráfico circular o

    de anillos4Kráfico circular +- y se formará un gráfico con los respectivos

    porcentajes automáticamente.

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    ? es de esta manera como se puede ela!orar una lista para llevar el control de

    asistencia fácilmente. Esperamos que este tutorial haya sido de utilidad para la

    construccin de su #ista de &sistencia. QKraciasR