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Cómo crear y dirigir eventos de Melaleuca

3Cómo crear y dirigir eventos de Melaleuca / MELALEUCA 3

¡Felicitaciones por la emocionante oportunidad de dirigir un evento de Melaleuca que cambiará vidas! Usted descubrirá que el proceso no solo es gratificante y memorable, sino que también es sencillo. Eso se debe a que hemos creado esta guía detallada paso a paso que hace que organizar la reunión perfecta sea simple y divertido. Recuerde que solo porque usted sea el director o el anfitrión del evento no significa que deba hacer todo solo; además de su equipo, usted cuenta con la ayuda de todo el personal de Eventos de Melaleuca, quienes responderán cualquier pregunta que tenga.

La importancia de un evento que cambie vidasCada evento de Melaleuca tiene el potencial de cambiar vidas, ya sea al aliviar cargas económicas, promover el bienestar o brindar libertad de tiempo a las familias. Eso incluye tanto a los emprendedores de negocios actuales como a los potenciales. Revitalizar a los miembros de su equipo y ayudarlos a comprometerse nuevamente a alcanzar sus metas es tan importante como ayudar a los clientes nuevos a descubrir Melaleuca. Es más, usted verá que organizar un evento que cambie vidas también acarrea grandes beneficios para usted, ya que ayudar a los demás es un principio clave del éxito en Melaleuca. Cuanto más ayude a otras personas a lograr sus metas, más se acercará a sus propias metas.

¿POR QUÉ NECESITA ESTA GUÍA?

“El precio del éxito es el trabajo duro, la dedicación al trabajo que se debe realizar y la determinación de que, ganemos o perdamos, hemos dado lo mejor de nosotros a la tarea que tenemos entre manos”. —Vince Lombardi

Nadie espera que realice este evento solo. De hecho, saber delegar es la clave para crear un evento organizado y exitoso. Al incluir a los miembros de su equipo en todas las fases del evento, necesitará menos tiempo de preparación, sentirá menos estrés y los ayudará a sentirse más involucrados.

SU EQUIPO

Consejo: Al escoger a los miembros de su

equipo, busque personas que cumplirán

con su compromiso y que tomen la iniciativa.


ROLES CENTRALES

DIRECTOR DEL EVENTO

ANFITRIÓN DEL EVENTO

ASISTENTE DEL DIRECTOR

ENCARGADO DE LA EXHIBICIÓN DE PRODUCTOS

DIRECTOR DEL EQUIPO DE REGISTRO

ENCARGADO DEL COMITÉ DE BIENVENIDA

COORDINADOR DEL ESCENARIO

ENCARGADO DE LOS ACOMODADORES

DIRECTOR DE ILUMINACIÓN

DIRECTOR DEL EQUIPO DE CELEBRACIÓN

DIRECTOR DE SONIDO Y EQUIPO AUDIOVISUAL

Escoge al equipo del evento y supervisa la creación del evento de principio a fin.

Trabaja directamente con el director del evento y es el principal maestro de ceremonias en el escenario durante el evento.

Ayuda al director del evento.

Arregla los productos de una manera profesional que muestre claramente las diferentes líneas y la gran variedad de artículos.

Forma el equipo de registro y supervisa dicho grupo, así como la organización y el proceso de inscripción.

Organiza y dirige el equipo de celebración y todas las actividades relacionadas con esta parte de la reuniòn, como la agenda, el arreglo de los asientos y la mesa de registro para la entrega de premios.

Escoge y supervisa a los miembros del comité de bienvenida en el evento. Se esfuerza por crear un ambiente en el que a todos los invitados se sientan bienvenidos.

Se asegura de que el salón esté organizado de acuerdo con las normas que se establecen en esta guía.

Es responsable de coordinar y dirigir a los acomodadores, quienes controlan el flujo de invitados, los ayudan a encontrar sus asientos y mantienen las puertas cerradas durante los videos, etc.

Se ocupa de todas las necesidades audiovisuales durante el evento.

Coordina todos los asuntos de iluminación del evento.

Todo evento consiste en dos roles centrales: el director del evento y el anfitrión del evento. Estos son elegidos por el equipo de Capacitación y Desarrollo de Liderazgo de Melaleuca. Las demás funciones las asigna el director del evento. Todo Director Superior o estatus más alto tiene la responsabilidad de apoyar todos los eventos de Melaleuca y ayudar a que sean experiencias que cambian la vida.

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“Los jonrones se logran no por casualidad sino por preparación”.—Roger Maris “Una preparación exhaustiva crea su propia suerte”.—Joe Poyer

Su evento será increíble y cambiará vidas. ¿Cómo lo logrará? Preparándose y ayudando a su equipo a prepararse. Esta guía contiene instrucciones fáciles de seguir para cada miembro del equipo de su evento. Consérvela como referencia y visite Melaleuca.com/ManagingEventsBooklet para imprimir copias que puede repartir a su equipo. De esa manera sabrá en qué está trabajando cada uno antes del evento.

PREPARACIÓN


Visite el lugar de reunión

Visite el lugar de reunión antes de firmar el contrato. Recorra el salón y asegúrese de que cumpla con las normas de Melaleuca. Estos son algunos puntos que debe tener en cuenta:

• ¿Quedará bien iluminado el escenario mientras se bajan las luces en el resto del salón?

• ¿Hay un buen sistema de sonido?

• ¿Es la pantalla lo suficientemente grande? ¿Cómo es el campo visual del público?

• ¿Tiene el salón techos de al menos 12 pies (3.6 m) de altura? ¿Es acogedor?

• ¿Tiene el salón un tamaño adecuado para el número de invitados?

• ¿Dónde están los controles de iluminación y cómo funcionan?

• ¿Huele bien el salón? ¿Hay mal olor?

• ¿Es profesional el lugar y está en buenas condiciones?

• ¿Se encuentra el lugar en una buena ubicación y tiene suficiente estacionamiento?

• ¿Cómo encontrarán el salón los invitados? ¿Es fácil de encontrar o es necesario colocar letreros con indicaciones?

Revise todos los materiales

Si se trata de un evento patrocinado por la compañía, Melaleuca enviará todos los materiales, carteles, cajas, etc., ya sea a su casa o al lugar de reunión al menos una semana antes del evento. Revise las cajas de inmediato y compruebe que cuenta con todos los materiales necesarios. No espere hasta unos días antes del evento para revisar las cajas; asegúrese de revisar detenidamente todo el contenido de las mismas al menos una semana antes del evento.

Establezca la agenda y llame a los oradores

Reúnase con su equipo para repasar o crear un programa para cada parte del evento. Llame a los oradores y comuníqueles el horario programado para sus presentaciones. Si otro Promotor Independiente dará una presentación de Melaleuca antes de la reunión, comuníquese con él con antelación. Si es posible, consiga una copia de su biografía y compártala con el anfitrión del evento. Asegúrese de que todos los oradores lleguen al lugar de reunión al menos una hora antes de que comience el evento para poder ensayar.

DIRECTOR DEL EVENTO

PREPARACIÓN

TAMAÑO RECOMENDADO DEL EQUIPO Reuniones pequeñas: 11 Reuniones medianas: 15Reuniones grandes: 21Reuniones de más de 600 personas: 25

PREPARACIÓN


Establezca la agenda

Trabaje con el director del evento para crear la agenda de la reunión al menos una semana antes del evento.

Determine los temas centrales y cree el guión

Reúnase con el director del evento y con el director del equipo de celebración para establecer los temas centrales de la reunión y analícelos varias veces antes del día del evento. Cuando cree el guión, asegúrese de incluir lo siguiente:

• Anuncios del negocio y de productos

• Celebración

• Biografías de los oradores

• Próximos eventos en el área

• Promoción del mes

Pautas de vestimentaPida a los miembros del equipo que vistan ropa de negocios durante el evento. De ser posible, coordine para combinar los colores o el estilo.


Organice los carteles

Para los eventos patrocinados por la compañía, Melaleuca proporcionará carteles para que se coloquen en el lugar de reunión. Asegúrese de hablar sobre la posibilidad de colgar carteles cuando reserve el lugar. Algunos sitios exigen que sus propios técnicos cuelguen los letreros, y otros requerirán que usted lo haga. De cualquier manera, confirme dónde y cómo se colgarán los carteles. Estos deben colocarse con soportes o sobre una estructura con cortinas; no utilice cinta adhesiva ni Velcro. Para saber dónde colocar los carteles, consulte los diagramas del salón en las páginas 14 a 17.

Imprima los letreros de “asientos reservados”

Imprima letreros de “asientos reservados” para cada estatus: Directores Corporativos, Nacionales, Ejecutivos y Superiores. Si corresponde, también imprima letreros para reservar el lugar de miembros del equipo directivo. La disposición de los asientos debe corresponder con el estatus: primero los Directores Corporativos, luego los Nacionales, Ejecutivos, etc.


“El trabajo en equipo es la capacidad de trabajar juntos hacia una visión en común; la capacidad de dirigir los logros individuales hacia los objetivos de la organización. Es el combustible que le permite a la gente común obtener resultados poco comunes”. —Andrew Carnegie

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PREPARACIÓN

Forme un equipo de celebración

Emplee a Promotores Independientes que ayuden con la parte de celebración del evento. Vea las recomendaciones que aparecen a continuación para tener una idea de cuántos integrantes necesitará su equipo según el tamaño de la reunión. Coordine para que los miembros del equipo lleguen al lugar del evento al menos dos horas antes de que este comience.

Código de vestimenta

Pida a los miembros del equipo que vistan ropa de negocios durante el evento. De ser posible, coordine para combinar los colores o el estilo.

Agenda de la celebración

Trabaje con el anfitrión del evento para establecer la agenda para la parte de celebración de la reunión. Tenga una reunión para ultimar detalles de la agenda al menos una semana antes del evento.

Asigne a los miembros del equipo que se encarguen de lo siguiente:

• Traer los premios a la reunión.

• Organizar la mesa de premios en el escenario.

• Disponer de una cantidad suficiente de listas de celebración en la mesa de registro.

• Asegurarse de que los miembros del equipo de registro pregunten a cada invitado si ha cumplido con los requisitos de algún premio.

• Ayudar a los ganadores de premios a pasar al escenario.

• Entregar los premios sobre el escenario.

• Comunicar al asistente del director el número de mesas que se necesitarán en el escenario.


TAMAÑO RECOMENDADO DEL EQUIPO DE CELEBRACIÓNReuniones pequeñas: 2 Reuniones medianas: 3Reuniones grandes: 4Reuniones de más de 600 personas: 4


Visite al lugar del evento

Junto con el director del evento, visite el lugar al menos una semana antes del mismo. Asegúrese de saber cómo funcionan todas las luces antes del día del evento. Compruebe que todas las luces funcionen correctamente; observe si hay fundidos focos que se deban reemplazar y solicite que se hagan los arreglos necesarios.



Consiga los materiales para la exhibición

Coordine con el director del evento para obtener los productos y las mesas necesarios para la exhibición. Esta debe incluir una buena variedad de productos de cada categoría: EcoSense, Vitality for Life, higiene personal, el botiquín y Sei Bella. Es aconsejable que haya al menos 50 productos. El utilizar un Paquete para Transformar el Hogar para la exhibición de productos es una gran opción. A continuación encontrará un ejemplo de cómo debe verse una exhibición de productos.

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Visite el lugar del evento

Coordine con el director del evento para ir al lugar de reunión al menos una semana antes del evento. Si se trata de un evento patrocinado por la compañía, hable con el personal del lugar y confirme que hayan contratado a un técnico para la fecha y hora correctas.

Repase los requisitos del escenario y el salón

Confirme que el salón tenga un tamaño adecuado y la cantidad suficiente de sillas para el número de invitados que se haya planificado. Repase los requisitos audiovisuales y del salón con el encargado del lugar y con el director del evento.

PREPARACIÓN



Coordine con el director del evento para ir al lugar de reunión al menos una semana antes del evento. Planifique cuántas mesas y sillas se necesitarán y cómo irán dispuestas para proporcionar una buena experiencia durante el registro.

Forme un equipo de registro

Solicite la ayuda de Promotores Independientes para que formen parte del equipo de registro durante el evento. Consulte el cuadro de sugerencias para tener una idea de cuántos integrantes necesitará en su equipo según el tamaño de la reunión. Coordine para que los miembros del equipo lleguen al lugar del evento al menos dos horas antes de que este comience.


TAMAÑO RECOMENDADO DEL EQUIPO DE REGISTROReuniones pequeñas: 4 a 5 Reuniones medianas: 5 a 6Reuniones grandes: 7 a 9Reuniones de más de 600 personas: 10 a 12


Pida a los miembros del equipo que vistan ropa de negocios durante el evento. De ser posible, coordine para combinar los colores o el estilo.


Organice a los acomodadores

Consulte el cuadro de sugerencias para tener una idea de cuántos acomodadores necesitará según el tamaño de la reunión. Coordine para que los acomodadores lleguen al lugar al menos dos horas antes del evento.


Pida a los acomodadores que vistan ropa de negocios durante el evento. De ser posible, coordine para combinar los colores y el estilo.



Coordine con el director del evento para ir al lugar de reunión al menos una semana antes del evento. Asegúrese de que haya suficientes sillas y mesas para el tamaño de la reunión. Estudie los diagramas del escenario en las siguientes páginas y asegúrese de que haya suficiente espacio para las mesas y la disposición que haya planificado.

Organice las plantas que van en el escenario

Si se trata de un evento patrocinado por la compañía, Melaleuca encargará y pagará las plantas. Consulte los diagramas del escenario en las siguientes páginas para saber dónde colocarlas. Para eventos de líderes locales, se recomienda que haya algunas plantas para decorar el escenario.


TAMAÑO RECOMENDADO DEL EQUIPO DE ACOMODADORESReuniones pequeñas: 2 Reuniones medianas: 3Reuniones grandes: 3 Reuniones de más de 600 personas: 3

Encargado del comité de bienvenida

Emplee a miembros del comité de bienvenida para el evento. Consulte las recomendaciones que aparecen a continuación para tener una idea de cuántos integrantes necesitará en el comité según el tamaño de la reunión. Coordine para que estos lleguen al lugar al menos una hora antes de que comience el evento.


TAMAÑO RECOMENDADO DEL COMITÉReuniones pequeñas: 2 Reuniones medianas: 3Reuniones grandes: 4 a 5Reuniones de más de 600 personas: 6

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Pancarta A

7.5' x 13'

5 ft.

6–8

ft.

Pancarta 34" X 79"

Mesa del técnico audiovisual

Entrada

Pancarta 34" X 79"

Pancarta34" X 79"

Pancarta 34" X 79"

PREPARACIÓN

SALÓN PEQUEÑO

15Cómo crear y dirigir eventos de Melaleuca / MELALEUCA

SALÓN MEDIANO

Pancarta A

Pancarta B

Pancarta D

Pancarta C

5 ft.

6–8 ft.

Entrada

5 ft.

Pancarta 34" X 79"

Pancarta 34" X 79"

Pancarta 34" X 79"

Pancarta 34" X 79"

7.5' x 13'


16

Pancarta B

5 ft.

6–8 ft.

Entrada

5 ft.

Pancarta E

Pancarta D Pancarta C

Pancarta 34" X 79"

Pancarta 34" X 79"

Pancarta34" X 79"

Pancarta 34" X 79"

Pancarta34" X 79"

Pancarta34" X 79"

9' x 16'

Pancarta A


PREPARACIÓN

SALÓN GRANDE


Pancarta A

Pancarta B

Pancarta C

5 ft.

6–8 ft.

Entrada

5 ft.5 ft.

Pancarta G

Pancarta F

Pancarta E Pancarta D

Entrada

Pancarta 34" X 79"

Pancarta 34" X 79"

Pancarta 34" X 79"

Pancarta34" X 79"

Pancarta 34" X 79"

Pancarta 34" X 79"

9' x 16' 9' x 16'


SALÓN EXTRA GRANDE (MÁS DE 600 PERSONAS)

1818

Respire profundamente y suelte todo el estrés que pueda estar sintiendo por el evento. Su preparación previa y su excelente equipo de apoyo harán que esta reunión sea fabulosa y divertida. Repase las siguientes secciones y asegúrese de entregar una copia a los miembros de su equipo al menos una semana antes del evento. Conserve esta guía como referencia y visite Melaleuca.com/ManagingEventsBooklet para imprimir copias para su equipo. De esa manera sabrá en qué está trabajando cada uno para el evento.

EL DÍA DEL EVENTO

“Lanzamiento fue el primer evento al que asistí, aun antes de inscribirme como cliente. Lanzamiento fue lo que me convenció de unirme a Melaleuca y me llenó de entusiasmo por la compañía. Cada año espero con ansias la oportunidad de asistir y escuchar los anuncios”. —Directora Superior 9 Shari Hagen


EL DÍA DEL EVENTO

Llegue temprano

Usted y su equipo deben llegar al menos dos horas antes del evento o más temprano dependiendo de la envergadura de la reunión.

Compruebe que están todos los materiales

Asegúrese de que todos los materiales, cajas, carteles, productos, etc. estén en el lugar del evento.

Confirme el arreglo del salón

Haga seguimiento a los integrantes del equipo para asegurarse de que el escenario, la pantalla, las mesas, las sillas, etc. estén ubicados correctamente.

Ensayos

Una hora antes de abrir las puertas, pida a los que estaràn en el escenario que practiquen sus presentaciones, anuncios o la entrega de premios.

Repase el horario y la agenda

Repase el horario con los oradores y el anfitrión del evento. Recuerde a los oradores que sean alegres y enérgicos, pero que eviten los despliegues exagerados. Diga a los oradores cúanto tiempo tendrán e infórmeles que si exceden el tiempo asignado el anfitrión del evento los interrumpirá amablemente.

DIRECTOR DEL EVENTO

Llegue temprano

Llegue al lugar al menos dos horas antes del evento.

Repase el horario y la agenda

Repase el horario con los oradores y el director del evento. Informe a los oradores que usted los interrumpirá gentilmente si exceden el tiempo asignado.

Lista de asistencia de líderes

El director del equipo de celebración debe proporcionarle el nombre y estatus de todos los Directores Corporativos, Nacionales y Ejecutivos que asistan. El orden debe ser según el estatus, desde el más bajo hasta el más alto.


EL DÍA DEL EVENTO

Llegue temprano

Llegue al lugar al menos una hora antes del evento.

Dé la bienvenida a los invitados

Pida a los miembros del comité de bienvenida que permanezcan de pie en las entradas del salón, den la bienvenida con entusiasmo, saluden con un apretón de manos, sonrían y hagan sentir bienvenido a cada invitado. Los miembros del comité de bienvenida deben ser extrovertidos, amigables y alegres.


Llegue temprano


Coloque los letreros de asientos reservados

Coloque letreros en las primeras filas para los Directores Corporativos, Nacionales, Ejecutivos y Superiores y para los miembros del equipo directivo. La disposición de los asientos debe ser por estatus.

Compruebe o cuelgue los carteles

Si el personal del lugar va a colgar los carteles, asegúrese de que se coloquen según el diagrama del salón (véanse las páginas 14 a 17). Si usted es quien debe colgar los carteles, consulte el diagrama para saber dónde van ubicados y asegúrese de colocarlos con soportes o sobre una estructura con cortinas. No utilice Velcro ni cinta adhesiva.



Llegue temprano

Llegue al lugar al menos dos horas antes del evento. Lleve bolígrafos y resaltadores adicionales.

Repase las asignaciones

Asegúrese de que los miembros de su equipo conozcan sus responsabilidades y hágales seguimiento antes de la reunión.

Nombres:

trajo los premios a la reunión.

es responsable de organizar y asignar a miembros del equipo para que estén en la mesa de registro para la entrega de premios.

es responsable de organizar y entregar los premios sobre el escenario.

ha cotejado la lista de asistencia con la lista de premiación y ha verificado que hay suficientes asientos para los Directores Corporativos, Nacionales, Ejecutivos y Superiores.

es responsable de ayudar a los ganadores de premios a que formen una fila a la derecha del escenario (si corresponde). Consulte el diagrama de la celebración del éxito (que aparece en la página 25) para obtener más información sobre la manera en que los invitados deben subir y bajar del escenario.

Lista de líderes presentes

El director del equipo de celebración debe asegurarse cuidadosamente de que todos los Directores Corporativos, Nacionales y Ejecutivos se hayan registrado, y debe dar al anfitrión del evento los nombres y estatus de los Directores Corporativos, Nacionales y Ejecutivos que estén presentes. El orden debe ser según el estatus, desde el más bajo hasta el más alto.


“Si te estás esforzando por llegar a ser Director Ejecutivo, debes ir a los eventos de Melaleuca. Saldrás de allí listo para, poner en práctica lo que has aprendido e inscribir”. —Directora Ejecutiva Cindy Brown

22

Llegue temprano


Practique el cambio de luces

Localice los interruptores y practique el encendido y apagado de las luces. Practique con el director del evento las señales o pistas que hayan establecido para que el equipo sepa cuándo las luces se apagan y se prenden. Sepa exactamente cómo funciona cada interruptor y apague las luces cuando se muestren videos. Las luces deben permanecer completamente apagadas durante todos los videos.

Interruptores de luz

Algunos salones tienen varios interruptores de luz. Si hay varios interruptores en diferentes sitios, asigne a una persona para cada uno de los interruptores. Asegúrese de que estas personas permanezcan cerca del interruptor durante toda la reunión para evitar que otros apaguen las luces accidentalmente.

Cuenta regresiva visual

Baje las luces para que el público regrese a sus asientos después de los recesos. Instruya a los acomodadores y al comité de bienvenida con anticipación para que informen verbalmente a los invitados que la reunión está por comenzar.

EL DÍA DEL EVENTO


22


Llegue temprano


Prepare la mesa para la exhibición de productos

Asegúrese de que la mesa para exhibir los de productos esté preparada una hora antes de que se abran las puertas. Los productos deben exhibirse sobre una mesa junto al escenario, al frente del salón. La exhibición debe verse profesional y los productos deben tener los envases más recientes. Solicite que al menos una persona lo ayude a acomodarlos productos. Consulte la página 11 para obtener más información.

Conteste preguntas sobre los productos

Solicite que al menos una persona lo ayude a responder preguntas sobre los productos antes y después de la reunión.


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EL DÍA DEL EVENTO

Llegue temprano

Llegue al lugar al menos dos horas antes del evento. Recuerde llevar cinta adhesiva transparente y cinta de embalar, tijeras, bolígrafos, resaltadores otros ùtiles de oficina que pudiera necesitar.

Prepare las mesas de registro

Asegúrese de que las mesas de registro estén preparadas y organizadas una hora antes del evento.

Coloque letreros

Cuelgue los letreros de “Mesa de registro” y “Registro para la entrega de premios” en la pared, detrás de las mesas de registro. En eventos grandes, cree letreros según el estatus (Directores, Directores Superiores, Directores Ejecutivos y estatus más altos) para agilizar el proceso de inscripción.

Supervise el proceso de inscripción

Asegúrese de que todos los invitados firmen la lista de asistencia correspondiente: 1) General: Clientes, Promotores Independientes y Directores; 2) Directores Superiores y 3) Directores Ejecutivos y estatus más altos. Si hay asuntos relacionados con la celebración, pida a los concurrentes que llenen los formularios correspondientes.

Entregue materiales impresos durante el registro

Una vez que los invitados se hayan registrado, entrégueles los materiales informative (uno por cada negocio).

Organice las listas de asistencia

Al final del evento, organice las listas de asistencia y los formularios de registro en la Convención. Si se trata de un evento patrocinado por la compañía, los formularios deben enviarse a Melaleuca antes de las 8 a.m. del día siguiente.




Llegue temprano


Controle la organización del escenario

Repase los diagramas del escenario y asegúrese de que las plantas, los carteles y otros artículos se encuentren en el lugar correcto. Coloque el letrero del podio usando cinta de embalar u otro adhesivo confiable, y asegúrese de que el letrero esté firme.

Tamaño del escenario • 75 a 300 concurrentes: 12' x 18' x 16"

(3.6 m x 5.5 m x 40 cm)

• 300 a 600 concurrentes: 16' x 18' x 16" (5 m x 5.5 m x 40 cm)

• Más de 600 concurrentes: 24' x 30' x 24" (7.3 m x 9 m x 60 cm)

Podio Debe verse profesional y no estar desgastado. Plantas • De 6 a 8 plantas pequeñas al frente del escenario

(p. ej. helechos) • Dos plantas grandes al fondo del escenario

(p. ej. palmeras) Estructura con cortinas Detrás del escenario, y con una pancarta colocada

en el medio.

Escalones A cada lado del escenario.

Organización del salón • Primera fila de sillas de 6 a 8 pies (2 a 2.5 m)

del escenario. • Distancia en pasillos: 5 pies (1.5 m). • La mesa para el equipo audiovisual debe ubicarse

al fondo del salón, no detrás del escenario ni a un costado del salón.

• La exhibición de productos va a la derecha del escenario.

• La altura del techo debe ser de al menos 12 pies (3.6 m).

Para el proceso de celebración, consulte el diagrama anterior para ver cómo debe hacerse la fila. El maestro de ceremonias permanece detrás del podio, y a medida que lee los nombres, las personas premiadas cruzan el escenario.

La línea se forma aquí

9' x 16'

Pancarta A

ESCENARIO

2626

EL DÍA DEL EVENTO

“En otras compañías, muchas veces los eventos no son más que ‘bombos y platillos’. Los eventos de Melaleuca siempre están llenos de contenido. Están organizados con gran información para los emprendedores de negocios de todos los estatus”.—Director Superior 3 Chris Davidson

Llegue temprano


Revise y pruebe el equipo

Por lo menos una hora antes del evento, verifique que todo el equipo esté en la mesa correspondiente y que todos los videos, DVD, CD y micrófonos funcionen correctamente.

Practique las señales y la música de premiación

Trabaje con el técnico audiovisual para asegurarse de que los micrófonos, los videos, la música de entrada, la música de premiación, la música para los recesos y la música final tengan un volumen adecuado.

Practique las señales y la música de premiación

Practique las señales para comunicarse con el al técnico audiovisual y al director de iluminación. Practique la música de premiación durante el ensayo de la celebración. Durante la entrega de premios, se debe bajar el volumen de la música mientras se leen los nombres y luego subirlo mientras los ganadores cruzan el escenario. Mientras el anfitrión lee los nombres, el volumen debe estar en 5 o 6 (en una escala del 1 al 10). Luego, después de que se lea el nombre, se debe subir el volumen a 8 o 9. La prueba debe finalizar al menos una hora antes de que se abran las puertas.

Ponga música de entrada

Treinta minutos antes de que comience la reunión, ponga música enérgica. El nivel de sonido para la música de entrada es de 8 (nivel alto de energía).

Permanezca junto al técnico audiovisual durante el evento

Cuando comience el evento, quédese con el técnico audiovisual durante toda la reunión. De esa manera, podrá solucionar rápidamente cualquier inconveniente.



AUDIO Pantalla • Una pantalla de 7.5' x 13' (2.3 x 4 m) o 9' x 16' (2.7 x 4.9 m) a la izquierda del escenario para menos

de 600 concurrentes. • Dos pantallas de 9' x 16' (2.7 x 4.9 m) a cada lado del escenario para más de 600 concurrentes. Proyector • Se recomienda la proyección frontal para reuniones de hasta 600 personas. • Se recomienda la proyección trasera o retroproyección para reuniones de más de 600 personas. Computadora portátil • Cables RGB/VGA. • Según el tipo de reunión, determine si la computadora portátil debe colocarse en el podio o en la mesa del

equipo audiovisual. Micrófonos • Un micrófono en el podio. • Un micrófono inalámbrico de mano.

Reproductor de CD o cable para iPod Para la música. Reproductor de DVD (Si es necesario) Sonido Sistema de sonido o altoparlantes. Confirme con el personal del lugar si el sistema de sonido es aceptable, y

coloque altoparlantes si fuere necesario (p. ej. si el sistema de sonido es de mala calidad o si la reunión es grande).

• Un altoparlante. Hasta 125 personas. • Dos altoparlantes. Más de 150 personas. • Cuatro altoparlantes. Más de 600 personas.


2828

Llegue temprano

Asegúrese de que todos los acomodadores lleguen al lugar al menos una hora antes del evento.

Coloque las sillas

Prepare el salón para el 60% de la asistencia que se espera, y deje el 40% de las sillas apiladas al fondo del salón. Ponga sillas adicionales solo cuando haga falta. Llene la primera fila primero y evite que queden sillas vacías. Un salón lleno es más acogedor.

Abra las puertas

Abra las puertas 30 minutos antes de la reunión.

Llene las sillas vacías

Pregunte amablemente si las sillas que están junto a los invitados están disponibles. Si hay espacios, pida a la gente que se mueva de lugar para ocupar las sillas vacías.

Mantenga las puertas cerradas

Una vez que empiece la reunión, asegúrese de que la luz que entra al salón al abrir las puertas no distraiga a los invitados. Mantenga las puertas cerradas durante las presentaciones de video y conduzca a la gente que desee salir hacia una puerta de salida designada.

Perturbaciones durante la reunión

Si durante la reunión hay ruidos continuos de parte de invitados o bebés, pídales amablemente que salgan al vestíbulo. Asegúrese de que utilicen una puerta de salida designada para no interrumpir la reunión durante las presentaciones de video.

Anuncie la cuenta regresiva

A quienes se encuentren fuera del salón durante uno de los recesos o antes de que comience el evento, asegúrese de avisarles cuando falten cinco minutos y luego dos minutos para que comience la reunión, y ayúdelos a regresar a sus lugares.

EL DÍA DEL EVENTO


“Los últimas reuniones de Lanzamiento han producido algunos líderes increíbles. Pienso que al asistir la gente se convence de que ‘Puedo hacer esto’ o ‘Me merezco esto’. Es muy importante asistir a estos eventos; realmente te abren los ojos”. —Directora Ejecutiva Danie Branch


ASIGNACIONES PARA EL EQUIPO DEL EVENTO

Director del evento:

Anfitrión del evento:

Asistente del director:

Miembros del equipo de registro:

Director:

Miembros del equipo de celebración:

Director:

Acomodadores:

Encargado de los acomodadores:

Miembros del comité de bienvenida:

Encargado del comité de bienvenida:

Encargados de la exhibición de productos:

Director de sonido y equipo audiovisual:

Coordinador del escenario:

Miembros del equipo del coordinador

del escenario:

Director de iluminación:

Miembros del equipo de iluminación:

Relatos de experiencias con los productos:

Como director del evento, necesitará la ayuda de los líderes del área donde vive para organizar un evento exitoso. Involucre a todos los líderes locales y dé asignaciones.

3030

Todo el trabajo arduo y la planificación están a punto de dar frutos con un evento llevado a cabo a la perfección. Dedique un momento para agradecer a su equipo y celebrar los esfuerzos de todos los que han trabajado para preparar el evento. ¡Este evento cambiará vidas! Ayudará a muchas familias a descubrir productos que son más seguros para el hogar, ayudará a los clientes a encontrar soluciones perdurables de bienestar y facultará a los emprendedores de negocios para que tomen el control de sus finanzas, salgan de deudas y descubran una fuente de ingresos confiable.

El siguiente ensayo de un evento le dará una idea de cómo sucederán las cosas en tiempo real.

EL EVENTO

“Fue en un evento de Melaleuca donde Brandi y yo tomamos la decisión de desarrollas nuestro negocio Melaleuca en serio. El Director Nacional 9 Jason Paulin estaba en el escenario hablando del momento en que tomó la decisión de intentarlo seriamente. Él dijo que si uno no ha tenido un momento así, probablemente nunca haya tomado la decisión de esforzarse de verdad. Ese fue el momento en que me comprometí en serio”. —Director Superior 2 Joe Giordano


Las puertas se abren 30 minutos antes (acomodadores)La única excepción para no comenzar a tiempo es si hace falta colocar más sillas por falta de lugar. En ese caso, anuncie que comenzarán en cuanto se coloquen las sillas adicionales y la gente tome asiento. Si hay algún retraso, comuníqueselo al público. Explique cuál es la razón del retraso e informe que la reunión comenzará pronto.

Avise cuando falten cinco minutos y luego dos minutos para que comience la reunión (anfitrión del evento).

Apague las luces 30 segundos antes de comenzar (director de iluminación).

Cierre las puertas. Coloque un letrero de “Reunión en curso” afuera de la puerta (acomodadores).

Dé la bienvenida a todos a la reunión (anfitrión del evento).

Haga los anuncios (anfitrión del evento).Anuncios apropiados:

• Tengan a bien apagar su teléfono móvil.

• No se permite ninguna grabación de los eventos de Melaleuca (con cámaras, grabadoras de audio ni teléfonos).

• Por favor permanezcan sentados durante la reunión.

• Si necesitan salir del salón, cuando regresen tomen asiento al fondo del salón.

• Si tienen un bebé que se pone inquieto, tengan a bien llevarlo al vestíbulo.

Celebración por estatusReconozca a todos los líderes, desde los Directores hasta los Directores Corporativos (más información en la página 32).

PremiosMantenga un alto nivel de energía e involucre al público para que apoye a los que hayan ganado premios. No anuncie: “Cualquiera que haya cumplido los requisitos, sírvase pasar al frente”.

Nota para el técnico audiovisual: Ponga música durante la entrega de premios. Baje el volumen mientras el anfitrión del evento lea los nombres y súbalo cuando cada persona cruce el escenario.

Presente a cada oradorLea su biografía y preséntelos antes de cada presentación.

ConclusiónAgradezca la participación de cada orador, de cada líder y de todos los presentes. Repase el llamado a la acción y los detalles de cómo entregar formularios, etc.

Nota para el técnico audiovisual: Al finalizar la reunión, ponga música.

EL EVENTO

Diviértase y mantenga un alto nivel de energía. Sin embargo, NO pida a los

invitados que hagan ruido ni que griten más de lo que

justifique la situación. El entusiasmo sincero es genial;

la energía y los aplausos deben ser genuinos.

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EL EVENTO

Formato del reconocimiento de líderes:

• Homenajee a cada estatus individualmente: Directores, Directores 2, Directores 3, etc., desde el estatus más bajo hasta el más alto.

• Comparta algunos de los requisitos y beneficios de cada estatus.

— Por ejemplo: “En primer lugar, permítanme presentarles a aquellos que han dado su primer paso en el desarrollo de su negocio. Han inscrito ocho clientes y han alcanzado su primer estatus de liderazgo. Son los líderes empresariales de Melaleuca del futuro. Directores, por favor pónganse de pie (aplauso)”.

“ Ahora invitamos a los Directores 2 a ponerse de pie (aplauso)”.

“ Los próximos líderes han inscrito al menos 11 clientes, y han dado un paso crucial en el desarrollo de su negocio al ayudar a uno de sus clientes a alcanzar el estatus de Director. Directores 3, por favor pónganse de pie (aplauso)”.

— Continúe este proceso con cada uno de los estatus: Directores 4, Directores 5, Directores 6, etc.

• Si hubiere más de 10 Directores Superiores, únicamente reconozca cada estatus como grupo (Directores Superiores, Directores Superiores 2, Directores Superiores 3, etc.) y pida que tal grupo se ponga de pie.

— Antes de presentar a los Directores Superiores, explique que estos líderes reciben ingresos significativos por medio de sus negocios Melaleuca y que han recibido la Bonificación para Autos. Hasta podría explicarle al público de qué se trata la Bonificación para Autos.

— Por ejemplo: “Los Directores Superiores han desarrollado cinco Directores personales y han inscrito al menos 20 clientes personales activos. Ganan ingresos mensuales significativos y Melaleuca les paga una bonificación para autos para que compren un carro nuevo. Por favor, pónganse de pie todos los Directores Superiores”.

— Continúe presentando cada estatus: Directores Superiores 2, Directores Superiores 3, etc.

• Siempre se debe anunciar individualmente a todos los Directores Ejecutivos, Nacionales y Corporativos, haciendo mención del nombre y estatus de cada uno.

• Explique brevemente qué significa alcanzar esos estatus:

— Por ejemplo: “Ahora, tengo el privilegio de presentar a un grupo selecto de líderes: nuestros Directores Ejecutivos, Nacionales y Corporativos. Estos líderes tienen cientos o miles de clientes en sus organizaciones y han desarrollado más de 10 Directores personales. Los Directores Ejecutivos tienen ingresos promedio de más de $140,000 al año, y reciben una Bonificación para Autos que es el doble de la que reciben los Directores Superiores. Invito a estos líderes a ponerse de pie y subir al escenario a medida que lea sus nombres. Damas y caballeros, demos un caluroso aplauso para homenajear a estos líderes verdaderamente increíbles: (estatus y nombre del líder) (aplauso)”.

CELEBRACIÓN POR ESTATUSReconozca a todos los líderes presentes

Utilizando la lista que proporcionó el director del equipo de celebración, reconozca a todos los líderes, desde los Directores hasta los Directores Corporativos.


Nota para el técnico audiovisual: Comience la música de celebración a un volumen de 5 o 6 (en una escala del 1 al 10). A medida que se celebre un nuevo estatus, aumente gradualmente el volumen hasta llevarlo a 8 o 9 y manténgalo hasta que el anfitrión del evento continúe con el siguiente estatus.

No mencione públicamente ni reconozca a invitados que no sean de Melaleuca

Evite hacer que alguien se sienta incómodo o avergonzado. Simplemente dé la bienvenida a todos.

Mantenga un nivel elevado de energía

Como anfitrión del evento, usted tiene la responsabilidad de mantener la energía del público a un nivel elevado. Si percibe falta de entusiasmo en los aplausos, tome la iniciativa y pida al público que aplauda con entusiasmo para celebrar los logros de los demás.

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EL EVENTO

SOLUCIÓN DE PROBLEMASEstas son algunas preguntas frecuentes:

¿Cómo hago para calmar al público a fin de comenzar la reunión a tiempo?

Pida al director de iluminación que baje o apague las luces y luego las encienda cuatro veces mientras usted permanece de pie en el podio; de esa manera, el grupo se dará cuenta de que es hora de comenzar. Después de 30 segundos, anuncie que es hora de tomar asiento y que la reunión comenzará en dos minutos. Los acomodadores deben instar a la gente que se encuentre en los pasillos o en el fondo del salón a que “Por favor tomen asiento”. Apagar las luces y pasar un breve video de citas motivacionales al principio de la reunión también ayudará a llamar la atención del público.

¿Qué sucede si los niveles de sonido no son adecuados para la música, los videos o los micrófonos?

Lo ideal es que usted haya coordinado con el director de sonido y equipo audiovisual y con el técnico audiovisual del lugar para probar el sonido antes de la reunión y hayan acordado cómo usted le comunicaría que debe ajustar el sonido si fuera necesario. Si ese no es el caso, en vez de seguir adelante con un volumen de sonido insuficiente, pida al asistente del director que hable con el director de sonido y equipo audiovisual y con el técnico audiovisual del lugar para que solucionen el problema, y luego continúe con la reunión. Lo ideal sería que el director de sonido y equipo audiovisual solucione el inconveniente sin interrumpir la reunión.

Durante la entrega de premios, el público no apoya ni aplaude mucho. ¿Cómo hago para aumentar el nivel de energía?

Recuerde a los invitados que es importante que los ganadores de los premios reciban la celebración que se merecen por su arduo trabajo, y que este es un momento especial para ellos. Pídales que den un caluroso aplauso a medida que se anuncian sus nombres y suben al escenario. Si hay muchos premios y la celebración es prolongada, continúe solicitando el apoyo del público.

¿Qué hacemos si hay dificultades técnicas?

A veces, sin importar cuánto nos preparemos, la tecnología no funciona como debería. Si eso sucede, el anfitrión del evento puede invitar a un par de personas a que suban al escenario para compartir su experiencia con los productos o relatos de éxito en el negocio mientras usted soluciona las complicaciones.

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Eso fue increíble; de veras, ¡bien hecho! Todo el equipo realmente trabajó unido y realizó un evento que en verdad cambió vidas. Ya pasó lo más difícil. Solo quedan los últimos pasos para terminar.

Desarme la exhibición de productos (encargado de la exhibición de productos).

Junte la documentación (director del evento)

Envíe toda la documentación pertinente a la persona que fue designada como su contacto en Melaleuca antes de las 8 a.m. del día siguiente. La documentación incluye formularios de pedidos para la Convención, formularios de asistencia, registros de entrada y formularios de premiación completos.

Embale los materiales y carteles de Melaleuca

Embale y regrese todos los materiales de la compañía (excepto la documentación que no haya sido usada). Pliegue los carteles, guarde los CD y DVD en los sobres correspondientes y envíe de regreso el letrero del podio.

DESPUÉS DEL EVENTO

“En un evento de Melaleuca tomé la decisión de dedicarme a Melaleuca a tiempo completo. Hubo un momento en el que dije: ‘Esto es lo que quiero hacer, y esto es algo de lo que realmente estoy orgullosa’. Fue un momento importante para mí”. —Directora Ejecutiva 2 Mandy Limbert

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NOTAS


NOTAS

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