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Como aumentar el Volumen y la Rentabilidad de las Ventas por medio de la Administración de Ventas. www.monroyasesores.com.m x Consultorí a & Capacitaci ón

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Como aumentar el Volumen y la Rentabilidad de las Ventas por medio

de la Administración de Ventas.

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Consultoría &

Capacitación

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Esquema general de medidas para aumentar ventas y rentabilidad

Optimizar la mezcla de productos

Gestión de inventarios abc

Apertura de nuevos mercados

Seguimiento proceso de ventas CRM

Optimizar la mezcla de clientes

Reestructurar canal de distribución

Gestión efectiva de la cobranza

Reestructura de políticas de venta

Medios de p & pBranding

Incentivos por productividad

Planes de capacitación

Reingeniería de procesos

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Que es la Administración de Ventas

En un mercado global y competitivo como el actual, nada puede dejarse librado al azar. Las ventas deben ser el resultado de un cuidado proceso de planificación y administración que contemple todas sus etapas incluso la del seguimiento del cliente para generar nuevas oportunidades de negocio y lograr la fidelidad del mismo.

La administración de ventas es la disciplina encargada de facilitar estos procesos y mantiene al día a clientes, operaciones y proveedores. La administración de ventas también permite al empresario analizar qué etapas del proceso que podrían estar generando cuellos de botella en el flujo de la tarea de vender y tomar las decisiones necesarias para eliminarlos.

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Las ventas y los resultados de la organización

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Cual es la finalidad económica de una empresa

Independientemente de sus finalidades sociales tanto al exterior como al interior, desde su fundación una empresa tiene económicamente la finalidad de OBTENER EL RETORNO MAS ALTO POSIBLE SOBRE LA INVERSION.

Ya sea la inversión del dueño ( CAPITAL SOCIAL ) ó considerando como tal, el total de activos de la empresa, financiados por proveedores, bancos y capital de los dueños.

Si no hay utilidades en lo económico, no se podrán cumplir sus finalidades sociales.

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El Estado de resultados y el impacto del esfuerzo de ventas

Ingresos $ % Ingresos $ %Ventas 1,400,000 108% Ventas 15,800,000 104%Desc. y dev. / ventas 115,000 9% Desc. y dev. / ventas 790,000 5%Productos financieros 16,000 1% Productos financieros 180,000 1%Otros ingresos 0 0% Otros ingresos 0 0%Total ingresos 1,301,000 100% Total ingresos 15,190,000 100%

Egresos $ % Egresos $ %Costo de venta 680,000 52% Costo de venta 8,400,000 55%Gastos fijos 290,000 22% Gastos fijos 3,200,000 21%Gastos variables 58,000 4% Gastos variables 690,000 5%Gastos financieros 36,000 3% Gastos financieros 432,000 3%Total egresos 1,064,000 82% Total egresos 12,722,000 84%

Utilidad o pérdida 237,000 18% Utilidad o pérdida 2,468,000 16%

Diciembre de 2010 Acumulado 2010

Estado de Resultados del 01/012/2011 al 31/12/2011

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Ingresos $ % Ingresos $ %Ventas 1,400,000 108% Ventas 15,800,000 104%Desc. y dev. / ventas 115,000 9% Desc. y dev. / ventas 790,000 5%Productos financieros 16,000 1% Productos financieros 180,000 1%Otros ingresos 0 0% Otros ingresos 0 0%Total ingresos 1,301,000 100% Total ingresos 15,190,000 100%

Egresos $ % Egresos $ %Costo de venta 680,000 52% Costo de venta 8,400,000 55%Gastos fijos 290,000 22% Gastos fijos 3,200,000 21%Gastos variables 58,000 4% Gastos variables 690,000 5%Gastos financieros 36,000 3% Gastos financieros 432,000 3%Total egresos 1,064,000 82% Total egresos 12,722,000 84%

Utilidad o pérdida 237,000 18% Utilidad o pérdida 2,468,000 16%

Cartera 600,000 46% Cartera 2,800,000 18%Real cobrado 701,000 54% Real cobrado 12,390,000 82%

1,301,000 15,190,000 100%

Inventario 5,400,000 415%

Diciembre de 2010 Acumulado 2010

Estado de Resultados del 01/012/2011 al 31/12/2011

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El retorno de las inversiones de la empresa

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Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic SUMA

Venta Real 2010 729 540 566 683 794 577 989 768 773 764 996 1,477 9,656

Venta Real 2011 898 1,339 686 1,364 1,112 1,864 1,993 1,368 1,144 1,513 1,636 2,450 17,367

% dif. vs 2010 23% 148% 21% 100% 40% 223% 101% 78% 48% 98% 64% 66% 179.86%

Pronóstico venta 2011 900 1,050 900 1,050 950 1,100 1,050 1,050 1,050 1,050 1,050 1,050 12,250

% dif. vs pron. 99.8% 127% 76.2% 129.9% 117.0% 169.4% 189.8% 130.3% 108.9% 144.1% 155.8% 233% 141.8%

Monroy Asesores - Meta de Venta 2011 en Miles de USD

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

Venta Real 2010 729 540 566 683 794 577 989 768 773 764 996 1,477

Pronóstico venta 2011 900 1,050 900 1,050 950 1,100 1,050 1,050 1,050 1,050 1,050 1,050

Venta Real 2011 898 1,339 686 1,364 1,112 1,864 1,993 1,368 1,144 1,513 1,636 2,450

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2,500

3,000

Monroy Asesores

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Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Acumulado

Venta 898 1,339 686 1,364 1,112 1,864 1,993 1,368 1,144 1,513 1,636 2,450 17,367

Gastos Variables 236 133 178 181 258 310 214 185 225 169 224 258 2,569

Gastos Fijos 50 83 89 92 101 103 96 125 100 128 103 142 1,210

Costo Venta 367 1,112 307 759 545 822 1,265 738 675 805 613 834 8,844

Margen de operación en $ 245 11 112 333 208 629 419 319 143 411 697 1,216 4,743

Activo Circ. 2,656 2,517 2,415 2,820 3,115 3,774 3,941 4,136 4,402 4,735 5,032 5,239 44,779

Pasivo Circ. 1,021 935 820 982 1,073 1,392 1,466 1,353 1,438 1,342 980 1,242 14,045

P. de Liquidez (AC/PC) >1 2.6 2.7 2.9 2.9 2.9 2.7 2.7 3.1 3.1 3.5 5.1 4.2 3.2

Inventario 1,530 1,500 2,100 1,600 2,100 1,800 2,100 1,100 2,000 1,800 1,307 1,678 20,615

P. del Acido (AC-Inv/PC) >1 1.1 1.1 0.4 1.2 0.9 1.4 1.3 2.2 1.7 2.2 3.8 2.9 1.7

Margen % 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Relación Costo vs Venta 40.9% 83.1% 44.7% 55.6% 49.0% 44.1% 63.5% 54.0% 59.0% 53.2% 37.5% 34.0% 51.6%

Relación Gastos vs. Venta 31.8% 16.1% 38.9% 20.0% 32.3% 22.1% 15.5% 22.7% 28.5% 19.6% 19.9% 16.3% 23.6%

Costo + Gasto vs Venta 72.7% 99.2% 83.6% 75.6% 81.3% 66.2% 79.0% 76.7% 87.5% 72.8% 57.4% 50.4% 75.2%

Monroy Asesores -Relación Ventas / Gastos / Costo e Indices Financieros (en miles de USD)-

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

Venta 898 1,339 686 1,364 1,112 1,864 1,993 1,368 1,144 1,513 1,636 2,450

Gastos Variables 236 133 178 181 258 310 214 185 225 169 224 258

Gastos Fijos 50 83 89 92 101 103 96 125 100 128 103 142

Costo Venta 367 1,112 307 759 545 822 1,265 738 675 805 613 834

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1,000

1,500

2,000

2,500

3,000

$

Ventas / Gastos / Costo de Venta

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La rotación del Activo Circulante

CAJA Y BANCOS

COMPRAS PRODUCCION

ALMACEN Y DISTRIBUCIONVENTAS

FACTURACION Y COBRANZAS

RAPIDEZ, CALIDAD Y TRABAJO EN EQUIPO = UTILIDAD

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Que es la rentabilidad de las ventas

La fórmula del índice de la rentabilidad de las ventas se calcula:

RENTABILIDAD SOBRE VENTAS = ( Utilidades / ventas ) por 100.

Por ejemplo: Si una empresa genera utilidades de 4,000 y en el mismo periodo obtiene ventas netas por 20,000, aplicando la fórmula sería:

RENTABILIDAD SOBRE VENTAS = ( 4,000 / 20,000 ) por 100

Es decir, la rentabilidad sobre ventas es de 20 % .

Este índice puede obtenerse por las ventas generales, por línea de producto, por zona de

ventas y hasta por vendedor.

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La Planeación y el Presupuesto de Venta

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La Planeación y el Presupuesto de Venta

Qué y cuánto nos conviene vender ( mezcla de productos más rentable ). Cuándo nos conviene vender ( optimizar los tiempos de ventas ). Dónde nos conviene vender ( ir a los mercados o segmentos más

rentables ). Cómo nos conviene vender ( estrategias que utilizaremos para vender ).

Es necesario considerar que una venta no ha sido realmente realizada hasta que se ha cobrado su IMPORTE.

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Potencial de mercado y de venta

Potencial de mercado: Ventas industriales más altas esperadas posibles de un producto o servicio en un período fijo y un mercado determinado.

Potencial de venta: Participación máxima del mercado que la empresa o la marca podría obtener durante un período determinado.

Pronóstico de venta: Ventas reales esperadas para una empresa en un momento dado y en un mercado específico.

Cuota de venta: Meta de volumen de venta para un vendedor u organización de venta.

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La Planeación y el Presupuesto de Venta

El presupuesto de ventas implica estimar futuros niveles cuantitativos de ingresos y gastos de ventas y, en consecuencia, la contribución a la utilidad de la empresa que debe hacer la función de ventas.

El resultado de presupuestar las ventas se ve en dos documentos:

El presupuesto de ventas (pronóstico). El presupuesto de gastos de ventas.

El presupuesto de gastos de ventas muestra los gastos necesarios para alcanzar los objetivos de utilidades. A través del presupuesto, la administración de ventas puede equiparar gastos y utilidades frente a la jerarquía de los objetivos de la firma, y normalmente de fija un porcentaje como limite de gastos contra la venta.

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Técnicas o métodos para determinar pronóstico de venta

Técnicas NO cuantitativas:• Juicio de opiniones ejecutivas.• Método Delphi• Compuesto de la fuerza de ventas.• Estudios de marketing

Técnicas cuantitativas:• Análisis de serie de tiempo o de tendencia.• Promedios móviles• Análisis de correlación-regresión (a continuación se presenta un

ejemplo).• Modelos econométricos

En Monroy Asesores tenemos modelos en excel de los principales métodos para determinar pronósticos de venta. Solicítelos en nuestro portal web.

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Como calcular el perfil de ventas por mes

* D= años, siendo D1 el año previo al que se quiere pronosticar,

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Como calcular el perfil de ventas por mes

Las suma de cada columna representa la venta anual: D5 = demanda de hace 5 años; D1 = demanda del año anterior.

La suma de los renglones representa las ventas de los meses de enero de los 5 años; las ventas de los meses de febrero de los cinco años, etc…

El perfil de ventas se obtiene dividiendo la suma de cada mes en los cinco años entre el total de la venta de los cinco años y representa el porcentaje que se puede vender cada mes con respecto a la venta total. Estos porcentajes se pueden observar en la gráfica en donde aparecen los meses en los que se vende menos.

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El calculo de la venta anual (pronóstico) 1

1) Se inicia al cálculo de la venta anual con base en la demanda del año anterior, en la gráfica vista D1, y se identificará como ( Va) o ventas del ejercicio anterior, mismas que como podrá revisarse en la gráfica anterior, fueron de: 6,792.

2) Luego, debe aumentarse o disminuirse el ajuste para normalizar las ventas. Lo cual significa que deben aumentarse a la cifra anterior las ventas de productos solicitados por los clientes y que por alguna razón no fueron surtidas.

3) Luego se deben restar las ventas que por cualquier motivo no son repetitivas.

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El calculo de la venta anual (pronóstico) 2

4) Luego deben agregarse o quitarse las ventas que resulten afectadas por los planes por los planes y programas administrativos, tales como lanzamiento de nuevos productos o retiro de algunos de ellos, apertura de nuevas zonas de ventas, lanzamiento de ofertas o promociones…

Para ejemplo, en el caso que nos ocupa, el Gerente de Ventas informó que en ese año anterior:

1. Los pedidos no surtidos ascendieron a 13.2. Las ventas consideradas extraordinarias ( no repetitivas fueron 8.3. Se estima un incremento del 15 % por la apertura de dos nuevas zonas de venta.

Como las ventas del ejercicio anterior fueron de 6,792 + 13 – 8 = 6,797. Las ventas mejoradas , es decir, aumentándoles el 15 % ( multiplicándolas por el 1.15 ) daría un total de = 7,817.

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La aplicación de la Ley de Pareto en los clientes y la planeación de ventas

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La aplicación de la Ley de Pareto en los clientes y la planeación de ventas

Fue generada por la fórmula matemática creada por el italiano Vilfredo Pareto a principios del siglo XX, que estableció, utilizando esta fórmula la distribución desigual de la riqueza en Italia, Pareto, observó que solo el 20% de las personas poseían el 80% de la riqueza.

Posteriormente Joseph Juran, una de las figuras más importantes en el Control de Calidad y la Administración moderna (junto a Deming y Drucker) lo llamó en 1937 el Principio de Pareto. Popularmente el Análisis ABC se conoce como la Ley del 20/80.

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Es posible aplicar el Análisis ABC a los clientes (facturación, morosidad, etc.); a los productos (productos más vendidos, márgenes, rotación, espacio ocupado en almacén por el stock; a los vendedores por su contribución a las ventas y a las utilidades….

No. Clientes Venta Peso en % Utilidad Peso en %1 Metales Fortuna 12,000 28% 980 11%2 Industrias Real 8,300 19% 1,162 14%3 Tubos de Acero 6,500 15% 2,080 24%4 Global Trade 4,500 11% 665 8%5 Comertodo 2,340 5% 749 9%6 Aerocentro 2,000 5% 480 6%7 Metales del pacífico 1,600 4% 480 6%8 Deseño industrial 1,300 3% 364 4%9 Soluciones Metálicas 1,200 3% 552 6%10 Lubricantes Genta 680 2% 211 2%12 Estructuras Castro 450 1% 194 2%11 Asesores OPR 450 1% 162 2%13 Serviaceros 340 1% 41 0%14 Reminsa 300 1% 114 1%15 Celestica 250 1% 95 1%16 Industrial del Hierro 180 0.4% 72 1%17 Chevrolet 160 0.4% 115 1%18 Grupo Carso 90 0.2% 34 0.4%19 Dimetro 80 0.2% 27 0.3%20 Morfin y Asociados 25 0.1% 11 0.1%

Suma 42,745 100% 8,588 100%

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Impacto del presupuesto de ventas en otros presupuestos de la empresa

Si el presupuesto de ventas no es realista, no ha sido preparado cuidadosamente, y no se asume como compromiso por sus responsables, los pasos siguientes en el proceso presupuestal no serán confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar los presupuestos de producción, de compra, de gastos de ventas, inversiones, recursos humanos y de administración.

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Impacto del presupuesto de ventas en otros presupuestos de la empresa

PRONOSTICO DE VENTAS EN UNIDADES Y VALORES

PRESUPUESTO DE PRODUCCION

PRESUPUESTO DE COMPRAS

PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA

PRESUPUESTO DE GASTOS DE OPERACION

PRESUPUESTO DE INVENTARIOS

PRESUPUESTO TESORERO

ESTADOS FINANCIEROS PROFORMA

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Tipos de cuotas de venta

Sobre volumen en valor.

Sobre volumen en unidades.

Sobre número de visitas a clientes.

Sobre apertura de clientes nuevos.

Sobre ventas de clientes nuevos ( % del volumen total ).

Sobre monto promedio de pedidos.

Sobre rentabilidad por periodo.

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El plan de trabajo diario del vendedor

VENDEDOR: FECHA :

No. HORA APROX.

PROSPECTO O CLIENTE

DIRECCION TEL. OBJETIVO OBSERVACIONES

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

VISITAS PLANEADAS: MONTO DE COBRANZA:

ENTREVISTAS REALIZADAS: MONTO DE DESCUENTOS OTORGADOS:VENTAS CONCERTADAS: FIRMA DEL VENDEDOR:

MONTO TOTAL DE PEDIDOS: FIRMA DEL SUPERVISOR:

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El plan de trabajo diario del vendedor

VENDEDOR: FECHA :

No. HORAA-PROX.

PROSPECTO O CLIENTE

DIRECCION TEL. ORIGEN DE LA VISITA

FECHA VISITA ANTERIOR

MOTIVO DE LA VISITA

COMPRA ANTERIOR

RESULTA-DO PEDIDO

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

PRONOSTICO DEL DIA REALIZADO DIFERENCIA PRONOSTICO DEL MES ACUMULADO DEL MES

No. VENTAS:

No. PEDIDOS:

CANTIDAD ( $ ):

COBRANZA:

FIRMA VENDEDOR: FIRMA SUPERVISOR:

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El análisis de los clientes

1. Se basa en la Ley de Pareto o del 20 – 80. Indica que en el comportamiento normal de las ventas, la mayor parte de ellas, se concentra en un número reducido de clientes.

2. La lógica que sustenta este esquema se expresa de la siguiente manera:

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El análisis de los clientes

Una vez que se ha determinado a qué categoría pertenece cada cliente, se deben diseñar para cada una de ellas:

Políticas de precio, descuento, ofertas, concursos, sorteos … Incentivos. Ejecutivos de cuenta.

Consecuentes con la contribución que cada categoría tiene a los resultados financieros de la empresa.

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El análisis de los clientes

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Evaluación de la importancia del producto

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Evaluación de la importancia del producto y su rotación

1% 2% 5% 10% 20% 60%

URGENTE GRAVE SERIO DETALLADO RELEVANTE IDEAL

a) No se ha vendido ninguna pieza en los últimos 5 meses.

a) No se ha vendido ninguna pieza en los últimos 4 meses.

a) No se ha vendido ninguna pieza en los últimos 3 meses.

a) No se ha vendido ninguna pieza en los últimos 2 meses.

a) No se ha vendido ninguna pieza en el último mes.

a) Todos los meses se han vendido productos.

b) Cuando se vende mensualmente el 1% o menos del inventario total

b) Cuando se vende mensualmente entre el 2% y 4% del inventario total

b) Cuando se vende mensualmente el 4% del inventario total

b) Cuando se vende mensualmente el 6% del inventario total

b) Cuando se vende mensualmente el 7% del inventario total

b) Cuando se vende mensualmente el 9% o más del inventario total

% máximo de productos según categoria contra total inventario % mínimo de productos contra inventario

Cuando:

Análisis positivo VentasRevision de EquipoIntervención de Equipo

a) Coordinadores de Línea se encargaran de:

1.- Revisión de aplicaciones en sistema.

1.- Dar seguimiento que se mantengan los productos en ideal.

2.- Verificar niveles de inventario para evitar posibles desabastos.

a) Ventas se encargará de:

1.- Impulso a dar a conocer los productos con telemarketing y agentes de venta

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Tel. 33 3832-4023