¿cómo apoyan los sistemas de información integrados … · 2015-01-29 · marco normativo...
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¿Cómo apoyan los sistemas de información integrados a las
empresas?
Juan José Marín Piñeiro
Enero 2013
Competitividad
Beneficios de la Integración de Sistemas
Conclusiones
Agenda
Competitividad
“La capacidad de una empresa u organización para:
Adaptarse a su entorno en un ambiente global
Producir con eficiencia bienes y servicios de valor y calidad que satisfagan a clientes y consumidores
Lograr un crecimiento sostenido en los mercados que participa
Crear valor económico y social a sus accionistas o interesados
Impulsar el desarrollo integral de su personal
Fomentar su desarrollo sustentable en el largo plazo y con responsabilidad social”.
Definiendo la Competitividad en la Empresa…
La competitividad es una capacidad que se da en niveles según el nivel de desarrollo de la empresa.
La competitividad se mide en función de una comparación contra competidores que participan en una misma área o rama en el escenario global.
Para efectos del diagnóstico de competitividad se establecen cuatro niveles de competitividad :
Niveles de competitividad
Confiable Competente Excelencia Nivel Incipiente
Enfoque Dominante
Estructuración Operación Mejora Continua Innovación
Desempeño y creación de valor a clientes, accionistas, personal, proveedores y sociedad
•Insatisfactorio
•Irregular
•No cumple expectativas
•Ocasionalmente
•Satisfactorio
•Bueno
•Cumple Expectativas
•Frecuentemente
•Sobresaliente
•Muy Bueno
•Supera expectativas •Continuamente
•Extraordinario
•El mejor
•Excepcional
•Siempre
Las empresas pasan por diferentes etapas de desarrollo y con diferentes enfoques dominantes..
(Proyectos de Nuevos
Productos/servicios y
Procesos)
(Instalación de productos,
Procesos y Sistemas)
(Proyectos de
Mejora de Calidad
y Reducción de Costos)
(Tareas rutinarias para
Producir-vender productos
y servicios. Mantener
Productos/procesos bajo
Control)
1 2
4 3
Enfoque a MEJORA CONTINUA
Enfoque a OPERACION
Enfoque a INNOVACION
Enfoque a ESTRUCTURACION
Microempresas
Pequeñas
Grandes
Medianas
4.1 Millones de Unidades Econòmicas
96 %
3.1 %
0.7 %
0.2 %
Empleo PIB
27.9 48 %
16.6 % 22.5%
14.9 % 14.5 %
40.6% 15%
Estructura de las Empresas por tamaño en México 369,000 empresas
Estructuración Operación Mejora Continua Innovación
(Tareas rutinarias para Instalación de Productos,
Procesos y Sistemas)
(Tareas rutinarias para Producir-vender productos y servicios. Mantener Productos/procesos bajo
Control)
(Proyectos de Mejora de Calidad y Reducción de Costos)
(Proyectos de Innovación de Nuevos Productos/Servicios
y Procesos para impulsar el crecimiento y ventajas
estratégicas)
Estimación a Nivel Nacional del Nivel de Competitividad de las
Empresas en México
Incipiente Competente Excelencia Confiable
CR
EA
CIO
N D
E V
ALO
R
TIEMPO
330,000 empresas
30,000 empresas
3,000 empresas
300 empresas
Porqué es estratégico el Conocimiento ?
Economía del Conocimiento Sociedad del Conocimiento
El Conocimiento para aprovechar oportunidades
y resolver problemas de interés colectivo de las
personas: Educación, Salud, Seguridad, Ecología, Desarrollo Urbano,
Desarrollo Social ..Etc.
El Conocimiento para impulsar la competitividad
y crecimiento de las empresas y producir bienes y servicios de
mayor valor agregado
Marco Normativo
Tecnología
Rentabilidad
Mayor demanda de productos
diferenciados con nuevos atributos
Menor tiempo de ciclo de productos y
procesos. Mayor número de
competidores. Mayor contacto con
clientes y consumidores.
El avance exponencial del conocimiento
impacta productos, equipos y procesos.
Reducir dependencia de terceros.
Se requieren productos, servicios y
soluciones de alto valor agregado
Creciente número de normas y
regulaciones para productos seguros
y amigables al ambiente.
“La excelencia de Operación y los esfuerzos de Mejora Continua y Reducción de Costos son insuficientes
para crear valor y competir exitosamente en el
mercado”
Mejora Continua Innovación Operación
Porqué incorporar la innovación en la empresa?
Confidencial - Innovación y Competitividad SA de CV (Inncom) ©
Consumidores
Mercado
Tecnologia
Rentabilidad
Marco Normativo
Los esfuerzos de mejora continua orientada a mejorar la calidad, eficiencia, y
reducción sistemática de costos de productos/servicios/procesos producen
mejoras marginales. Las áreas de oportunidad se hacen mas pequeñas
con el tiempo.
La calidad y mantener bajo control los productos/servicios/procesos de la
empresa es una condición necesaria para competir. Esto ya no significa una
ventaja.
La innovación esta orientada a impulsar el crecimiento y obtener ventajas
competitivas en productos/servicios/procesos difíciles de igualar por
competidores. El tema de innovación figura hoy día como un elemento
clave de la estrategia de negocios.
Sin embargo todas las empresas encuentran una enorme dificultad para
estructurar, administrar, y medir la innovación como un proceso de negocio.
El mayor valor se obtiene de la innovación y no de la mejora contínua…
VALOR
TIEMPO
INNOVACION MEJORA CONTINUA
Ciclo de Vida de un Producto / Servicio / Proceso
Nivel de Competitividad
TIEMPO
Excelencia
Competente
Confiable
Incipiente
Estructuración (E) Operación (O) Mejora
Continua (M) Innovación (I)
CICLO DE VIDA
Ciclo de Vida de un Producto / Servicio / Proceso
Nivel de Competitividad
TIEMPO
CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3
E O M I E O M I E O M I
Mejora continua e innovación…
Trabajo encaminado a realizar de manera
incremental que algo sea mejor utilizando
soluciones conocidas
para :
Productos actuales
Procesos, sistemas y servicios
actuales
Aplicación comercial de nuevas ideas, invenciones,
enfoques creativos y originales, producto de la
experiencia, investigación y experimentación que
persigue la creación de valor, diferenciadores y
ventajas contra competidores.
Generar Nuevos:
1. Productos.
2. Servicios.
3. Procesos de Manufactura y Equipos.
4. Procesos Críticos de Negocio.
5. Modelo de Negocio.
6. Nuevos Negocios.
- Disminuir Defectivo y Desperdicio
- Disminuir tiempo de ciclo
- Aumentar flexibilidad de procesos
- Aprovechar capacidad instalada.
- Energía
- Cumplimiento de Regulaciones
- Disminución de Inventarios
Mejorar atributos de productos y servicios
Mejora Continua Innovación
Incremental Semiradical Radical
En la empresa En la rama industrial En el mundo
Algunos ejemplos de mejora continua:
Confidencial - Innovación y Competitividad SA de CV (Inncom) ©
Reducción de Costos Crecimiento de la Empresa
(Nuevas Ventas y Mejora de Margen)
Tres Retos Fundamentales para las personas que trabajan en la Empresa
1. Excelente en la Operación
2. Mejora Continuamente
3. Innovadora
- Cumplimiento de compromisos - Orden y disciplina - Productos y procesos bajo control - Vocación de servicio a clientes - Logro de resultados financieros - Reducción continua de costos. - Reducción de defectivo - Cultura de calidad-cero defectos - Uso de las mejores prácticas (TPS) - Aprendizaje continuo y trabajo en equipo - Experta en su tema - Conocedora del estado del arte y tendencias - Cuestionadora - Creativa e imaginativa - Hábil para manejo de proyectos multidisciplinarios y complejos.
… Valor Agregado … $
Valor Agregado Agrícola – Caso Tomate
Valor Agregado: Bajo Medio-Bajo Medio-Alto Alto
Servicios de apoyo Básicos Estándar Especializados Estratégicos
Competencias Básicas Medias Clave Estratégicas
Talento Humano Básico Media-Superior Superior Posgrado
Infraestructura CyT Básicos Estándar Especializada Estratégica
Jitomate fresco
•Jitomate entero
pelado
•Jitomate en
trozos
•Pastas, puré y
concentrado
•Salsa “catsup”
•Tomate
deshidratado para
sazonador
•Medicinal (fruto,
flores, hojas y
tallos molidos)
•Composta
• Licopeno (anti
cancerígeno y
antioxidante)
• Tomate
deshidratado
como ingrediente
de complementos
o suplementos
alimenticios
Beneficios de la Integración de Sistemas
Elementos de los Sistemas: Los sistemas de información están constituidos por los procedimientos, personas y medios técnicos que permiten capturar, tratar y difundir la información, de forma que pueda contribuir a la toma de decisiones o a la puesta en práctica de dichas decisiones, es decir a la ejecución de acciones concretas.
Los componentes de un sistema de información pueden ser clasificados en tres grupos:
COMPONENTES
Las personas
Las herramientas tecnológicas: hardware, software, base de datos,
telecomunicaciones
Los procedimientos
En este sentido, las tecnologías representan un ingrediente básico para la solución. Los sistemas de información precisan las siguientes herramientas
tecnológicas:
Tipos de Sistemas de Información
Sistemas transaccionales
(Nivel operativo)
(Nivel gerencial y
altos ejecutivos)
Sistemas
de apoyo a las
decisiones
Sistemas Sistemas
Estratégicos Estratégicos
Proveedores Clientes
Sistemas Estratégicos
Competencia
Sistemas de Nivel Operativo
En toda organización, un adecuado manejo del sistema de gestión empresarial, es la base para el éxito y trascendencia del negocio.
Gestión empresarial
• Personal • Recursos económicos
• Ideas • Información
• Infraestructura • Materia Prima
GANAS…
Entrega de productos y servicios al cliente
Misión, visión, estrategia de la empresa
GESTIÓN EMPRESARIAL
Sistema de gestión empresarial
Ventas/Compras Inventarios
CXC/CXP
Administración Comercial
Obligaciones contables y fiscales
Contabilidad
Ingresos/Egresos Saldos
Conciliación
Flujo de Efectivo
Nóminas Control D.O.
Administración de R.H.
¿Qué tan integrados/ordenados están tus procesos?
¿Cuándo hay un cambio como se impacta? (tiempo, esfuerzo, costo)
Integración de procesos empresariales
Para un correcto orden e integración en el sistema de Gestión empresarial, existen 3 factores clave a tomar en cuenta:
• Digitalización • Innovación • Automatización
Ve
nd
ed
or
Clie
nte
A
lmac
en
ista
Te
sore
ro
Recibimos su pedido
Recibe nuestra cotización
Solicita productos al
almacén
Analiza cotización
Realiza pedido Recibe
mercancía y factura
Recibe solicitud y envía productos
Da salida al Almacén (Kardex)
Genera CxC Genera depósitos y envía a contabilidad
Enviamos cotización
Enviamos factura
Proceso de venta TRADICIONAL
1. Generación de cotización 2. Pedido 3. Factura de papel 4. Ingreso al almacén 5. Registro en tesorería 6. Pólizas en contabilidad
Se requiere de mayor tiempo y esfuerzo desde la cotización al cliente,
hasta que se registra la cuenta por cobrar.
Proceso de venta TRADICIONAL
De este proceso ¿cuántos pasos involucran el uso de papel?
Ve
nd
ed
or
Clie
nte
A
lmac
en
ista
Te
sore
ro
Convierte cotización a
pedido
Recibe nuestra cotización
Genera factura electrónica a
partir del pedido
Analiza cotización
Realiza pedido Recibe factura
electrónica
Envía productos Salida al Almacén
(Kardex)
Genera CxC Genera depósitos y envía a contabilidad
Envía cotización desde el sistema
AUTO
AUTO
Recibe producto
AUTO
Proceso de venta DIGITAL
• Conversión de:
• Cotización a pedido
• Pedido a factura
• Generación automática de la CXC
• Afectación de inventarios
• Póliza de Diario (venta)
Proceso de venta DIGITAL
Digitalizando el proceso SÍ se disminuyó el uso de papel y ¿cuántos pasos se automatizaron?
Sistemas Ejecutivos
El propósito fundamental de un sistema integrado de gestión es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.
PROPÓSITO
La gestión de la relación con los clientes es parte de una estrategia de negocio centrada en el cliente.
Recopila la mayor cantidad de información posible sobre los clientes, para poder dar valor a la oferta.
La empresa debe trabajar para conocer las necesidades de los clientes para poder adelantar una oferta y mejorar la calidad en la atención.
CRM hace referencia a una estrategia de negocio basada principalmente en la satisfacción de los clientes, pero también a los sistemas informáticos que dan soporte a esta.
CRM (Customer Relationship Management)
Funcionalidad de las ventas y su administración El telemarketing El manejo del tiempo El servicio y soporte al cliente La mercadotecnia El manejo de la información para ejecutivos La integración del ERP (Enterprise Resource Planning) La excelente sincronización de los datos El e-commerce El servicio en el campo de ventas
Componentes del CRM
Es el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para su explotación directa o para su análisis y conversión en conocimiento, dando así soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.
La inteligencia de negocio actúa como un factor estratégico para una empresa u organización, generando una potencial ventaja competitiva, que no es otra que proporcionar información privilegiada para responder a los problemas de negocio:
Business Intelligence
Cuadros de Mando Integrales (CMI) Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS) Sistemas de Información Ejecutiva (EIS) En definitiva, una solución BI completa permite: Observar ¿qué está ocurriendo? Comprender ¿por qué ocurre? Predecir ¿qué ocurriría? Colaborar ¿qué debería hacer el equipo? Decidir ¿qué camino se debe seguir?
Principales productos
Es un sistema dinámico e importante para el logro de metas organizacionales, dichas metas provienen inicialmente del proceso de planeación como requisito básico para el diseño y aplicación del mismo, dentro de ciertas condiciones culturales y organizacionales.
El Control de Gestión.
Realizar un Diagnóstico Institucional – FODA
Identificación de procesos Claves
Diseño del sistema de indicadores
Proceso metodológico para el desarrollo del
sistema de control de gestión
Marco Teórico
Miden el nivel del desempeño de un proceso
Son métricas financieras o no financieras, utilizadas para cuantificar objetivos que reflejan el rendimiento de una organización
Son necesarios para poder mejorar, puesto lo que no se mide no se puede controlar , y lo que no se controla no se puede gestionar.
Indicadores Claves de Desempeño
Marco Teórico
Ayudan a interpretar lo que está ocurriendo en la organización
Sirven como apoyo al proceso de toma de decisiones cuando las variables se salen de los límites establecidos, o se quiere proponer una nueva meta.
Definen la necesidad de introducir cambios y/o mejoras a un determinado proceso o forma de actuación, así como también facilitan el compromiso de mejores resultados.
Importancia de los Indicadores de Gestión
Marco Teórico
Un sistema de Indicadores se encuentra conformado por:
El Indicador Nivel Base.- Medición inicial que toma el indicador, y representa el
desempeño logrado antes el efecto de mejora de las iniciativas estratégicas.
Valor Actual.- Representa las mediciones período a período del
indicador, las cuales se ven afectadas por los efectos de las iniciativas estratégicas.
Meta.- Es el nivel esperado del indicador que la organización desea
lograr luego de ejecutar exitosamente las acciones de mejora. Semáforos.- Para poder observar de una manera fácil el nivel de
desempeño de los indicadores, se hace uso de semáforos, donde el verde representa un desempeño esperado, el amarillo un desempeño preocupante y el rojo nos indica un desempeño inaceptable.
Sistema de Indicadores
Tableros con Información que se caracterizan por ir acompañados de imágenes, y son utilizados como herramientas que permiten efectuar un verdadero monitoreo a un negocio a través de datos provenientes desde múltiples repositorios y aplicaciones.
Tableros de Control
Áreas:
Ventas
Producción
Recursos Humanos
Créditos
Utilización de los Tableros de Control
Indicadores:
Nivel de Ventas
% Producto Defectuoso
Ausentismo
% Cartera vencida
Categorías más vendidas
Promedio anual de ventas
Presupuesto asignado a cada vendedor
Principales Clientes
Análisis de las Ventas
Análisis de las Ventas - Categorías
AÑO 2009
Ventas de Productos por Categorías
CATEGORIA % Venta Total
ARTE Y CLISE 0,67% 11.324,22$
CORBATINES 1,40% 23.750,00$
FUNDAS 0,09% 1.439,55$
PT13 MANGAS 2,44% 41.274,98$
PT14 FUNDAS IMPRESAS 9,61% 162.606,49$
PT15 FUNDAS VARIAS 24,74% 418.559,60$
PT17 ROLLOS SIN IMPRESIÓN 4,36% 73.788,11$
PT18 ROLLOS IMPRESOS 37,00% 625.936,45$
Total general 1.358.679,40$
Ventas por Producto Año 2009ARTE Y CLISE 0,67%
CORBATINES 1,40%
FUNDAS 0,09%
PT13 MANGAS 2,44%
PT14 FUNDAS IMPRESAS 9,61%PT15 FUNDAS VARIAS 24,74%PT17 ROLLOS SIN IMPRESIÓN 4,36%PT18 ROLLOS IMPRESOS 37,00%
Análisis de las Ventas – Promedio Ventas
Incremento en Ventas = 1.060.274,28$ = -6,47%
1.133.638,72$
Total Ventas
Promedio de
Ventas
Año 2008 1.133.638,70$ 94.469,89$
Año 2009 1.060.274,28$ 88.356,19$
Análisis de las Ventas – Principales Clientes
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
120,00%
0,00%
5,00%
10,00%
15,00%
20,00%
25,00%
30,00%
35,00%
40,00%
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LA
OTR
OS
%ventas
% Acumulado
El uso de los indicadores nos ayuda a responder preguntas fundamentales
del negocio como:
¿han aumentado las ventas este mes?,
¿cuánto vendíamos el año pasado a esta fecha?
¿hemos llegado al cumplimiento de la meta?
Mediante el uso adecuado de los indicadores podemos obtener
información en un tablero que será la mejor herramienta para gerentes o
ejecutivos en la toma de decisiones.
No se logró el crecimiento en el 2% anual en Ventas. Conclusión: Vendedores no recibieron una motivación y capacitación adecuada de parte del Jefe de Ventas. Recomendación: Elaborar un plan anual de capacitación al personal de ventas que incluyan temas como: Motivación, excelencia en el servicio al cliente, las buenas prácticas de un vendedor eficiente, etc.
Incremento en Ventas
Cinco meses del año 2009, el indicador tuvo un porcentaje no favorable. Conclusiones: Mediante análisis causa efecto, se determinó que las devoluciones se originaban por:
• Materia prima defectuosa
• Fallas en métodos de rebobinado
• Manipulación incorrecta en el área de bodega.
• Mal estado de camiones transportadores.
Porcentaje devolución Producto defectuoso
Conclusión: Estos 3 indicadores se ven considerablemente afectados por falta de comunicación. Recomendación: Establecer una correcta estrategia de comunicación en toda la compañía.
Porcentaje Facturas Anuladas, reclamos por diferencias en precios y pesos
80% Nivel de Satisfacción Conclusión: Las áreas de ventas y bodega de producto terminado deben reforzar la comunicación interna entre departamentos y externa con los clientes. Recomendación: Establecer una buena estrategia de comunicación entre departamentos, y con los clientes.
Nivel de Satisfacción del Cliente
Conclusiones
GRACIAS!! [email protected]