TOMA DE DECISIONES DE COMITÉS Y GRUPOS

Uno de los instrumentos que más se ven en las organizaciones es el comité. Ya sea que se le denomine “junta” “comisión”. Un comité es un grupo de personas a quienes, como grupo, se les encomienda algún asunto

NATURALEZA DE LOS COMITÉSDebido a las variaciones en la autoridad asignada a los comités, se le ha producido una gran confusión en cuanto a su naturaleza.

PROCESO DE GRUPOS DE LOS COMITÉSAlgunos estudios dicen que los grupos pasan por 4 etapas: 1.- Formación: Los miembros de los grupos se conocen2.- Resolución de conflictos: los miembros de los grupos determinan el objetivo de la reunión; surgen conflictos)3.- Establecimientos de normas: El establecimiento de normas y algunas reglas de conducta.4.- Ejecución: El grupo pone manos a la obra

Las personas desempeñan ciertos roles en los comités. Algunas buscan información otras dan información. Algunas tratan de motivar a otros para que colaboren; otras son seguidores. Finalmente algunas coordinan el esfuerzo del grupo o buscan acuerdos cuando ocurren disonancias, mientras que otras adoptan una postura más agresiva.Para ser eficaz en un grupo, uno no solamente debe escuchar lo que se dice, si no también observar el comportamiento no verbal. Fijarse en cómo se sientan los miembros proporciona claves sobre los lazos sociales entre los participantes del grupo. Quienes se conocen, se sientan cerca. Las disposiciones de los lugares influyen sobre la interacción del grupo. Con frecuencia el director se sienta en la cabecera de una mesa rectangular. Sin embargo en DIMLER-BENZ, la compañía productora de los automóviles MERCEDEZ BENZ, la junta directiva se sienta en una mesa redonda para reducir el puesto del director.

Funciones y formalidad en comités

Algunos comités realizan funciones administrativas, pero otros no. Algunos toman decisiones mientras que otros solo deliberan sobre los problemas sin tener autoridad para tomar decisiones algunos tienen autoridad para hacer recomendaciones a un administrador, quien las acepta o no, mientras que otros se forman para recibir información, sin hacer recomendaciones ni tomar decisiones.Un comité tiene funciones de línea o de apoyo, dependiendo de su autoridad. Si su autoridad implica tomar decisiones que atañen a los subordinados, es un ejecutivo plural: un comité en línea que también desempeñan funciones administrativas como el consejo directivo.

Características de los comités

El comité no contribuye un órgano de la estructura organizacional:

1.- mientras el órgano tiene un objetivo especifico, propio y particular. El comité sirve para analizar problemas que sobre pasan los limites o las competencias de uno o de mas órganos de la empresa.2.- mientras cada órgano tiene su personal propio el comité tiene participantes que pertenecen a diferentes niveles jerárquicos y que son cálidos provisionalmente

3.- mientras el órgano tiene posición definida en la estructura organizacional, el comité se coloca en términos de asesoría y dependencia de un órgano.

4.- mientras el órgano funciona sin interrupción el comité funciona esporádica o intermitentemente durante ciertos días o determinadas horas.

5.- mientras un órgano es permanente y definitivo en la estructura de la organización, el comité es provisional e inestable, ya que dura mientras alcanza su objetivo.

Los comités asumen modelos diferentes, que pueden ser:

Los formales tienen existencia duradera y pueden tener un lugar en la estructura de la organización

Los informales: no tiene posición definida, ni delegación de autoridad.

Temporales: cuando su duración es relativamente corta por esta relacionada con el estudio, trabajo o tratamiento de algún tema.

Relativamente permanentes: cuando su existencia es más prolongada en el tiempo.

c. los comités se fundamente en los siguientes principios básicos

Razones para usar los comités y los grupos:

Deliberaciones y juicios de grupo Temor de conferir demasiada autoridad Representación de grupos de interés Coordinación de los departamentos, planes y políticas Transmisión y difusión de la información Consolidación de la autoridad Motivación a través de la participación Evasión de la acción

Desventajas y mal uso de los comités

*Son caros*Pueden dar como resultado acuerdos basados en un consejo mínimo en lugar de las mejores decisiones *Se estancan en la indecisión*Dividen la responsabilidad y llevan a situaciones en la que pocas personas imponen su voluntad en la mayoría, sin permitir la participación de sus miembros

Operación exitosa de comités

El uso de los comités se debe no solamente a la tradición democrática de la vida social, sino también a que cada vez se pone más el acento de la administración y participación de grupos en las administraciones.

*Autoridad

*Tamaño

*Selección de miembros

*Tema principal a tratar

*Presidente

*Minutas

*Efectividad de los costos

EQUIPOSUn equipo es un grupo pequeño de personas con habilidades complementarias que se dedican a un propósito común, con unas metas de desempeño y un resultado del que son mutuamente responsables.

Algunos equipos se crean para resolver problemas (como círculos de calidad) y otros participan en actividades que abarcan varias áreas funcionales, como diseño, mercadotecnia, finanzas, manufacturas, personal. Tales equipos multidisciplinarios se forman para desarrollar un nuevo producto o mejorar la calidad de un bien o servicio.

FORMACION DE EQUIPOSNo hay reglas para la formación de equipos efectivos. Sin embargo, los siguientes métodos son de utilidad. Los miembros de los equipos estar convencidos de que el objetivo del equipo vale la pena, es significativo y es urgente. Los miembros del equipo también deben seleccionarse de acuerdo a sus habilidades necesarias para cumplir su propósito .Igualmente los equipos deben tener la combinación correcta de habilidades: capacidades funcionales o técnicas, habilidades para la solución de problemas y toma de decisiones y, desde luego, facilidad para el trato con las personas. El equipo tiene que conducirse según reglas de comportamiento de grupo, como una asistencia regular, confidencialidad, discusiones basadas en hechos y contribuciones de todas las personas. Los miembros se deben motivar unos a otros mediante reconocimientos, comentarios positivos y remuneraciones.

EQUIPOS AUTODIRIGIDOS

En fechas recientes, las organizaciones han establecido equipos auto dirigidos, formados por miembros que poseen habilidades necesarias para llevar a cabo una labor completa. De este modo, un equipo tiene las facultades para determinar que necesita hacerse, como se hará, cuando necesita completarse y quien lo va a hacer. Los miembros del equipo también suelen ser evaluados y recompensados como un grupo. Sobre todo cuando un equipo tiene una gran cantidad de poder, puede denominarse como un equipo de alto desempeño o incluso un supere quipo.

EQUIPOS VIRTUALES

En un ambiente de cambios acelerados, una compañía tiene que responder rápidamente para aprovechar las oportunidades. A veces esto requiere una administración virtual, que es la capacidad de dirigir un equipo cuyos miembros no están en el mismo lugar, no le rinden cuentas al jefe e incluso quizá en la organización .No estar en el mismo lugar y no rendirle cuentas al mismo superior hace que la administración de esos equipos sea más difícil. Por lo tanto es importante tener un objetivo claro, definir bien las tareas y las premisas y comunicarse de una manera eficaz a través de medios como el correo electrónico, faxes, llamadas de teléfono y tal vez incluso subiendo el proyecto a un sitio en internet. Se debe estar atento al surgimiento de conflictos para resolverlos en seguida.

DESVENTAJA DE LOS EQUIPOSLos conflictos se dan entre individuos, entre grupos y entre la organización y su ambiente, como con otras organizaciones. También hay individuos “aviadores”, que no dan su parte equitativa pero comparten las recompensas del grupo.