comité ejecutivo proyecto plataforma tecnológica...
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Comité Ejecutivo
Proyecto Plataforma Tecnológica Única
Que es Plataforma Tecnológica Única
No se trata de un Proyecto Informático, sino un
proyecto de TODOS
Conjunto de aplicaciones integradas
en una sola base de información para
realizar todos los procesos del
Gobierno del Estado
Adaptación de procesos para
dar cumplimiento a los objetivos
del plan estatal del desarrollo
2011 - 2016
La implementación del sistema
de Plataforma Tecnológica Única,
es una nueva forma de operar, que
requiere de la reingeniería de los
principales procesos dentro del
Gobierno del Estado de Tamaulipas
Equipo de Trabajo
Se reconoce la participación de los responsables de cada uno de los
procesos, ya que son ellos quienes representan en gran medida el
éxito de este proyecto:
Comité Ejecutivo.
Líderes de proceso y usuarios clave expertos por cada Secretaría y
Organismos Públicos Descentralizados.
Enlaces Informáticos y funcionales de las Secretarías y
Organismos Públicos Descentralizados.
Subsecretaría de Innovación y Tecnologías de la Información.
Especialistas Externos.
Roles y Responsabilidades
Comité Ejecutivo (18)
•Las funciones del comité será monitorear el avance del proyecto, tomar decisiones
en situaciones críticas y/o especiales, y el apoyo necesario para lograr los
resultados esperados.
•Participación en Juntas de Comité Mensuales.
Disponibilidad 4-6 hrs por mes
Lideres de Proceso (18)
•Participa activamente en la toma de decisiones del diseño de los procesos a su
cargo.
•Valida y autoriza los diseños de los nuevos procesos a su cargo.
•Facilita la comunicación entre el usuario clave y el especialista SAP.
•Participa activamente en la validación de las pruebas integrales.
•Proporciona lineamientos generales y requerimientos específicos de los procesos
a su cargo.
Disponibilidad 40% - 60% del tiempo.
Roles y Responsabilidades
Usuario Clave (36)
•Participar en el diseño y solución de los procesos a su cargo
•Transferir el conocimiento del proceso de su área
•Asegurar la calidad y disponibilidad de información
•Participar en la documentación del diseño del proceso a su cargo
•Realizar las actividades de gestión para la validación e implementación de los
procesos a su cargo
•Participa activamente y valida las pruebas del sistema.
Disponibilidad 60% - 80% del tiempo.
Roles y Responsabilidades
Soporte funcional (TI) (18)
•Confirma las definiciones en el sistema junto con el Especialista SAP.
•Será el soporte de los usuarios después de entrar en productivo.
•Apoyo a la obtención de información.
Disponibilidad 80% - 100% del tiempo.
Roles y Responsabilidades
Enlaces Funcionales (22)
•Canal de comunicación principal con cada una de las Secretarías y/o Órganos
Públicos Descentralizados.
•Facilitadores de la información que necesiten los lideres de proceso para la
correcta definición de los mismos.
•Participación activa en la comunicación de avances del proyecto con cada una de
sus áreas usuarias.
•Facilitadores de la información para la de carga de datos al sistema.
Disponibilidad de tiempo 20 - 40% de su tiempo.
Roles y Responsabilidades
Enlaces Informáticos (67)
•Contacto informático con cada una de las Secretarías y/o Órganos Públicos
Descentralizados.
• Facilitadores de documentación operacional y técnica de los sistemas y bases de
datos utilizadas en el área.
• Identificación de sistemas legados e interfaces tecnológicas en cada una de sus
áreas.
• Identificación de volumen de información de datos utilizadas en sus respectivas
áreas.
� Disponibilidad de tiempo 40 - 60% de su tiempo.
Roles y Responsabilidades
Líder de Normatividad (3)
•Asegurar el apego a normas y procedimientos que rigen a la Contraloría
Gubernamental.
•Supervisión de los modelos definidos en cada proceso y subproceso.
•Validación de la documentación de procesos entregada por los equipos del
proyecto.
Disponibilidad de tiempo 60 - 80% de su tiempo.
Roles y Responsabilidades
Especialista SAP (20)
•Participar en el diseño de procesos proporcionando el enfoque de la mejores
prácticas de SAP
•Asegurar la parametrización de la funcionalidad SAP acorde a la metodología de
ASAP
•Coordinar y realizar las pruebas unitarias e integrales del módulo a su cargo
•Conducir la capacitación usuarios finales
•Documentar los aspectos relativos a la configuración
•Participar en la elaboración de manuales de usuario
•Impartir la capacitación al equipo de proyecto y usuarios finales
•Coordinar las agendas para entrenamiento y pruebas
Disponibilidad 80% - 100% del tiempo
Roles y Responsabilidades
Proyecto Plataforma Única
Ley de Contabilidad Gubernamental
Finanzas
Presupuestos
Costos
Tesorería
Nómina Gobierno Central
Gestión Organizacional
Administración de Personal
Gestión de tiempos
Extender funcionalidad del GRP
Compras-Inventarios
Mantenimiento de equipos
Gestión de Proyectos, viáticos
Co
ntr
ata
ció
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erv
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s
Ingeniería
de ValorA
rmad
o d
e
Bases
Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene
Diseño del Proyecto
Licenciamiento
Infraestructura
Estu
dio
de
Merc
ado
Administración del Cambio
Feb
Inteligencia del Negocio
Atención Ciudadana
Tarjeta del Programa Ciudadano Único
Estatus de los proyectos de Plataforma Tecnológica
Única
NOMBRE ALCANCE FASE 1 ESTADO OBSERVACIONES
Implementación
solución GRP
Todas la secretarías y 2 OPD´S
CEAT UPYSSET28% AVANCE
La empresa Advanced
Consulting Solutions a
mostrado profesionalismo y
compromiso para lograr el
éxito del proyecto.
Implementación de
nómina en Gobierno
Central
2 OPD´S UPYSSET, ITAVU y en
todas las secretarías sin contemplar
Salud y Educación
CONTRATACIÓN
EN PROCESO
Adjudicada a la Empresa
Turance Consulting, avalada
por SAP, tiene amplia
experiencia en RH y nómina.
Administración del
cambio
Proyecto Plataforma Tecnológica
Única
LICITACIÓN EN
PROCESOSe presentan propuestas el
día 27 de Septiembre.
Implementación de
solución CRM para
atención ciudadana y
programas sociales,
con BD ciudadano
único
Todas las secretarías y OPD´SLICITACIÓN EN
PROCESO
Implementación de
sistemas de
información ejecutiva
Explotación de información de
bases de datos para generación de
tableros de control
POR LICITAR
Ajustando bases.
Avance del Proyecto
1.Eliminación de manejo de documentos impresos en trámites de
compra y contratación de servicios, recibo de pagos/estimaciones,
viáticos y ordenes de servicio. Sustitución por autorizaciones
electrónicas.
2.Agilizar la administración del presupuesto, sustituyendo oficios de
liberación y aprobación presupuestal por liberación de importes vía
sistema.
3.Uso de transferencias electrónicas en lugar de cheques en el
proceso de pagos, eliminación de firmas en cheques (CEAT, Salud).
4.Unificación de formatos de cheques por institución bancaria.
5.Definición de un responsable por dependencia encargado del
presupuesto y otro responsable de la gestión de activos.
Plan de trabajo Avance al día
Áreas de oportunidad Temas Críticos
1.Entrega de estructura contable y presupuestal. Definición de plan de
cuentas y clave presupuestal (fondos, áreas funcionales, centros
gestores, centros de costos, partidas presupuestales, programas).
2.Entrega de Listado final de Desarrollos y formatos por parte de las
Secretarías y Organismos Públicos Descentralizados.
3.Depuración de los catálogos de Activos Fijos y determinar sus
valores. Iniciar procesos de depreciación y reevaluación.
4.Simplificar procesos de autorización quitando la participación de la
contraloría en diversos procesos.
5.Se requiere mayor participación de enlaces de Educación, Desarrollo
Rural, Desarrollo Económico y Turismo.
2011 2012
1A 2A 1S 2S 1O 2O 1N 2N 1D 2D E F M A
Proyecto Plataforma
Tecnológica Única 35%
Administración del
cambio
Preparación del
proyecto 100%
Levantamiento
Procesos 100%
Configuración sistema
7%
Pruebas y validación
Entrada en productivo
y soporte
% Real % Plan % Balance
Proyecto Plataforma Única 33% 34% -1%
Etapa 3 Configuración y diseño del sistema 26% 26% 49% -23%
Configuración 30% 50% -20%
Desarrollo de programas y formularios 22% 48% -26%
Contabilidad General (FI) 30% 50% -20%
Cuentas por cobrar (AR) 30% 50% -20%
Cuentas por pagar (AP) 30% 50% -20%
Tesoreria (TR) 30% 50% -20%
Activos Fijos (AA) 30% 50% -20%
Prespuestos (FM) 30% 50% -20%
Costos (CO) 30% 50% -20%
Gestión de viajes (TV) 30% 50% -20%
Compras (PUR) 30% 50% -20%
Inventarios (IM) 30% 50% -20%
Mantenimiento (PM) 30% 50% -20%
Sistema de proyectos (PS) 30% 50% -20%
Fecha de Inicio EtapaDías para inicio
operaciones al 26 de Septiembre 2011
1º de Agosto del 2011
2ª etapa, MapeoConceptual de
Procesos127
Avance del proyecto Plataforma Tecnológica Única
GRP
Fecha de inicio de operaciones:
Lunes, 7 de Enero 2012
Fit Gap AS-IS vs TO-BE Procesos Compra Menor
(Gasto Corriente)Optimización gracias a mejores prácticas
Paso Actualmente Documentación actual En Sistema Documentación Final
1
Solicita mediante Oficio, vale, correo electrónico,
etc. Los recursos materiales. Siempre y cuando no
rebase el monto de $40,000 sin IVA.
1 Oficio
2 copias
2 Firmas de Autorización
Se realizara la Solicitud de Pedido mediante la
transaccion ME51N
Solo se requiere autorización
electrónica de quién se designe.
NOTA desde este paso ya se
validó el presupuesto del paso 4
2 Solicita cotizaciones a mínimo 3 proveedores.3 formatos de cotización
3 copias de las mismas
La cotización (Peticion de Oferta) se realiza
mediante la transaccion ME41, la actualizcion
de precios se realiza mediante la transacción
ME47.
Se escanean y adjuntan a la
transación las cotizaciones, se
deben de revisar en el sistema,
ya no en papel
3 Genera Reporte Presupuestal en SAP.Imprime o generan reporte de
presupuesto
SAP realiza la verificacion interna del
presupuesto al momento de generar nuestra
solicitud de pedido.
Desde la creación de la solicitud
ya se validó el presupuesto, ya
no será necesario realizar esta
actividad
4Verifica la disponibilidad presupuestal en reporte
de SAP, si cuenta con ella, pasa a la actividad 7.Analisa el reporte de presupuesto
Si no existe presupuesto, se realiza una
adecuacion presupuestal FI_FM_05, se realiza
mediante la transacción FMBB
N/A
Ya que desde el paso 1 se
verificó la suficiencia
presupuestal
5
Si no cuenta con disponibilidad presupuestal
realiza una trasferencia de presupuesto los días
del 15 al 20 de cada mes.
N/ALa adecuación presupuestal se realiza
mediante la transacción FMBBN/A
6
Envía Oficio a la Dirección Administrativa para
solicitar el recurso en base al Reporte
Presupuestal de SAP.
1 Oficio
1 Firma
La adecuación presupuestal se realiza
mediante la transacción FMBB
Se retiene el movimiento y el
área de planeación aplicará la
transferencia.
7Elabora Vale de Compra y se firma por la
Dirección Administración.
1 Docto (vale)
2 Firmas
El pedido de compra se realiza mediante la
transaccion ME21N.N/A
8
Una vez Firmado de Vo. Bo. lo envía a la
Dirección Administrativa y Departamento de
Recursos Materiales con la posición Financiera y
el Centro de Costo a Afectar.
1 DoctoEl pedido de compra se autorizara mediante la
transaccion ME29N
Solo se requiere autorización
electrónica de quién se designe
9El vale autorizado se envía al proveedor para surtir
material o servicio.1 Vale Se realizara de forma manual. Impresión Pedido o Vale
10Entrega mercancía o servicio y la factura
correspondiente a la Dirección de Administración.Factura
La recepcion de la mercancía se realiza con la
transacción MIGO, la Aceptación de Servicios
con la transacción ML81N y la Verificación de
la Factura se realiza con la transacción MIRO.
Factura
11Recibe mercancía o servicio y firma de
conformidad.
1 Docto (vale)
1 Firma
El registro queda en el sistema de la
recepción del bien o el servicioN/A
12Elabora Recibo de Pago anexando el Vale,
Factura y Cotizaciones.
1 Docto (Recibo de Pago)
1 Vale
1 Factura
3 Cotizaciones
En la transación ML81N y MIGO, se
pueden anexar doctos
Se escanean y se adjuntan a
la transación
13 Valida y pasa a firma con el Subsecretario.1 Documento
1 FirmaEn la transación ML81N o MIGO
Solo se requiere autorización
electrónica de quién se
designe
14Una vez firmado, se envía a la Dirección
Administrativa para la captura en SAP.1 Vale firmado N/A N/A
15
Captura en SAP y regresa el Recibo de pago
a la Dirección de Administración para firma de
Solicitud de Compra emitida por SAP.
1 Vale N/A N/A
16
Una vez firmada la Solicitud de Compra se
regresa a la Dirección Administrativa para el
trámite de Firmas del Recibo.
1 Recibo
1 FirmaN/A N/A
17 Firma Recibo de Pago.1 Recibo
2 FirmasN/A N/A
18
Una vez firmado el Recibo de Pago por todas
las áreas se regresa a la Dirección de
Administración para que sea entregado a la
Dirección de Planeación donde es revisado.
1 Recibo N/A
Ya se encuentra en el sistema
TODA la información
escaneada
19Revisa y envía a la Dirección de Pagos para la
programación correspondiente.1 Recibo N/A
Ya se encuentra en el sistema
TODA la información
escaneada
20Realiza el pago al proveedor, mediante
transferencia, cheque, etc.N/A
La transacción a utilizar sera dependiento
el tipo de pago.N/A
Fit Gap AS-IS vs TO-BE Procesos Compra Menor
(Gasto Corriente)
Eliminación de manejo de documentos
impresos
Ventajas Operativas
Estandarización de Procesos.
Los datos se ingresan solo una vez,
asegurando la integridad de la
información y evitando los errores por
re-captura de datos en diferentes
sistemas. Se elimina la redundancia.
Transforma los procesos actuales a los
denominados como “Mejores Prácticas”.
Se habilita a la organización para la
mejora de sus procesos y el control de
sus costos de operación.
Los datos de toda la organización se
encuentran almacenados en una sola
base de información.
Beneficio Esperado
Maximización de los recursos.
Reducción de costos.
Aumento en la calidad y claridad de
la información.
Mejora en los tiempos de respuesta.
Incremento en la productividad.
Cumplimiento a la Ley de
Contabilidad Gubernamental
Integración de información entre
las diferentes áreas.
Una solo Nómina.
Una sola Contabilidad.
Un solo control Presupuestario.
En suma una sola forma de operar
en el Gobierno de Tamaulipas.
Eventos y reuniones relevantes
No. Tipo Evento y/o reunión Lugar
1 Interior Presentación del proyecto a Secretarías, Contraloría y OPD´s Toma de Decisiones
2 Exterior Presentación del Proyecto Plataforma Tecnológica Única a consultorías Oficina Enlace
3 Interior Revisión de conceptos de la Ley de Contabilidad Gubernamental con Finanzas Sala de subsecretaría
4 Exterior Asistencia al evento de SAPFORUM (30 participantes) Centro Banamex, DF
5 Interior Revisión de proyecto de Salud con el Secretario Salud
6 Exterior Asistencia al evento SAPTEC (25 participantes) Monterrey
7 Interior Sesión de inducción a SAP y Metodología de Implantación Salón Independencia
8 Interior Taller con personal de CEAT para conocer herramientas de SAP CEAT
9 Interior Reunión con SEDUMA para conocer tableros de control necesarios SEDUMA
10 Interior Reunión con Educación para establecer estrategias de reportes ejecutivos Educación
11 Exterior Organización conjunta con la revista Política Digital del evento de Innovación Gubernamental
Hotel Misión las Fuentes
12 Exterior Asistencia a Seminario de Telemedicina & Expediente Clínico Electrónico Guadalajara
13 Interna Integración del equipo del proyecto del GRP Salón Independencia
14 Exterior Visita al hospital Hospiten para conocer la solución de SAP para Salud Hospiten
15 Exterior Asistencia a evento de Contabilidad Gubernamental con SAP Guanajuato
16 Exterior Asistencia a CIAPEM 2011, Evento de tecnologías de Información en Sector Público Morelia
17 Interior Reuniones semanales para preparación de solución de información para juicios orales Sala de Juntas
Enlaces Informáticos
•Contacto informático con cada una de las Secretarías y/o Órganos Públicos
Descentralizados.
•Facilitadores de documentación operacional y técnica de los sistemas y bases de
datos utilizadas en el área.
•Identificación de sistemas legados e interfaces tecnológicas en cada una de sus
áreas.
•Identificación de volumen de información de datos utilizadas en sus respectivas
áreas.
Disponibilidad de tiempo 40 - 60% de su tiempo.
Roles y Responsabilidades