comité cel logistica hospitalaria ii

Comité CEL Logística

Hospitalaria

Fundación Hospital Calahorra6 Abril 2011

Logística en FHC- LEAN

Lean en Fundación Hospital Calahorra

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Misión VisiónValores FHC

1er Mapa Procesos

1ª Autoev. EFQM

ISO 9001:2000–ISO 14001:2004- EMAS

2ª Autoevaluación EFQM1ª Memoria EFQM

Sello Excelencia Europea Q plata

OHSAS 18000

ISO 270012ª Memoria EFQM

2001

2002

2003

2004

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2006

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2008

ERP-Navision

Shojinka

Lay-out según ABC productosObras Almacén GeneralPiloto Kanban (7.4%)

Kanban resto hospital (84.46%) Jidoka: Pistolas lectoras tarjetas KanbanGestión JIT cobertura quirúrgica Talleres kaizen5SInformes Kanban

Jidoka: Pantallas táctiles quirófano- OftalmologíaComité Seis Sigma. 2 Black Belt, 16 Green Belt.

Seis Sigma: Plazo de entrega de proveedores Certificación ISO 9001 procedimiento kanban

Seis Sigma: Estudio sobre absentismoDetección sistemática de MUDASEstrategias de compras según matriz de KraljicMetodología 8D

FHC en el Google Map “Healthcare Organizations with Lean Efforts”Finalistas Premio CEL (Proyecto Lean)Metodología A3Hoshi Kanri – Plan Estratégico Logística 2009-2011Spaguetti Chart: Nuevo almacén diálisisJidoka: Pantallas táctiles Traumatología Adecuación Norma Europea de Compras – CWA PUMAProyecto I+D+iADERPublicaciones sobre Lean (Diario Médico y Forum Calidad)Reunión del Comité de Seis Sigma de AEC en FHC

2009Sello Excelencia Europea Q plataProcesos según estándar IDEF0

Lean-Seis SigmaFHC

Hitos CalidadFHC

Integración de Sistemas PAS 99

3ª Autoevaluación EFQM2010

Certificación CWA PUMA 15896-1:2008Proyecto Europeo EFLTHO “Master en Lean para organizaciones sanitarias”Finalistas premio AERCE “El diamante de la compra”, sector públicoKaizen Área QuirúrgicaArtículos Forum Calidad sobre Lean en áreas asistencialesJurado premios Lean del Consorcio Sanitario Integral

2002- Shojinka (polivalencia del personal)

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1er Mapa Procesos

1ª Autoev. EFQM

ISO 9001:2000–ISO 14001:2004- EMAS



OHSAS 18000


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Hitos CalidadFHC




2002- Shojinka (polivalencia del personal)

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Estandarización tareas

2004- Lay-out Almacén General según ABC productos

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Diseño inicial lavandería

2004- Lay-out Almacén General según ABC productos

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Diseño final

2004- Piloto Kanban plantas de hospitalización

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Gestión Lean -Pull

KANBAN

Gestión Tradicional

Push

IndicadoresGestión

Tradicional2004

Stock almacén general 431.000,00€

Stock almacén Quirófano 121.200,00€

Stock almacén Digestivo 25.311,70€

Stock almacén Urgencias 13.051,11€

Sustituciones de personal 25

Albaranes incorrectamente registrados

3%

Productos con error en inventario 12,49%

Importe productos con error en inventario

3,90%

Roturas de stock (mensuales) 47 enero 2004

Tiempo medio reposición subalmacenes

24 horas

Tiempo medio reposición prótesis 16 horas

2005- Kanban en todo el hospital

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1er Mapa Procesos

1ª Autoev. EFQM

ISO 9001:2000–ISO 14001:2004- EMAS



OHSAS 18000


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ERP-Navision

Shojinka








Lean-Seis SigmaFHC

Hitos CalidadFHC




AÑO HITOS LEANPULL –

KANBANHITOS CALIDAD FHC

2004

Lay-out según ABC productosObras Almacén GeneralPiloto Kanban

OEUH1- 3.65%OEUH2- 3.75%

Certificación ISO 9001:2000 de todos los procesos asistenciales y no asistencialesCertificación ISO 14001:2004 (EMAS) de todo el HospitalProyecto de evaluación de CompetenciasSegundo Mapa de ProcesosSegundo Convenio Colectivo 2005-2007ISO 9001: 26 personasMaster Gestión Sanitaria I: 4 personasPremio Top 20

2005

Kanban resto hospitalJidoka: Pistolas lectoras tarjetas KanbanOptimización layout pickingGestión JIT cobertura quirúrgicaInformes KanbanTalleres kaizen5S

OEQ- 47.87 %DIGP-10.54%RAD- 5.15%URG- 4.66%PAR-2.99%AD-2.39%

ORLC-2.05%UROC-1.67%GINC-1.79%CGCD-1.61%APA-1.22%HDM-0.88%OFTC-0.65%HDQ-0.66%DIGC-0.19%LAB-0.14%

Segunda autoevaluación EFQM. Primera Memoria EFQMDiploma de compromiso con la excelencia del Gobierno de la RiojaProyecto Investor-In-PeoplePrimer Cuadro de Mando Integral (BSC) 2005-2007Formación en Gestión Clinica (Master) a personas y Lideres de la organizaciónFormación en evaluación ISO y EFQMPrimeros Contratos de Gestión con la Unidades de GestiónMaster Gestión Sanitaria II: 5 personasEvaluadores EFQM: 2 personasISO 27001: 20 personas Premio Top 20

Aprox 92%

Sistematización procedimiento gestión Kanban

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Informes Kanban de revisión y mejora

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ACTIVIDAD TAREAS

REVISIÓNTARJETAS

Detectar si faltan tarjetas

Comprobación datos tarjetas; cod. Producto, cantidad, referencia, ubicación

Realización de tarjetas nuevas

Colocación en su lugar

Actualización de datos en Navision

REVISIÓN UBICACIONES

Comprobación datos tarjetas

Detectar ubicaciones erróneas

Realización de tarjetas

Colocación de tarjetas en su lugar

Revisión de separadores

Recolocaciones de productos

Actualización de datos en Navision

REVISIÓN MENSUAL

CADUCIDADES

Con datos de inventario almacén

Retirada de materiales caducados en el mes

Realización de movimientos en Navision

Revisión visual etiquetas caducidades

REVISIÓNCADUCIDADES

GENERAL

Revisión de todos los productos

Anotar caducidades del año en Navision

Retirar materiales caducados

Realización de movimientos en Navision

Colocar etiquetas identificativas con caducidad

INFORME KANBAN

Informe Kanban con datos año anterior (A, B, C, D)

REVISIÓN STOCKS

Ajuste de stocks con datos de informe kanban acordados con Coordinadores

INSTALACIÓN KANBAN NUEVO

Acordar listado de productos y stocks

Colocación de productos, cestas separadores

Toma de datos (ubicaciones,cantidades…)

Actualizar datos en Navision

Realización de tarjetas

Colocación de tarjetas y soportes en su lugar

Reposición de productos

STOCK OPERATIVO/NO OPERATIVO

0,00 €

20.000,00 €

40.000,00 €

60.000,00 €

80.000,00 €

100.000,00 €

120.000,00 €

OEQ DIGP URPA URG RAD OEUH2 OEUH1 PAR DIA

NO OPERATIVO

OPERATIVO

2005- 5S y gestión JIT

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1er Mapa Procesos

1ª Autoev. EFQM

ISO 9001:2000–ISO 14001:2004- EMAS



OHSAS 18000


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ERP-Navision

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Lean-Seis SigmaFHC

Hitos CalidadFHC




Coste medio por cirugía se redujo de 17.45€ a 15.29€, suponiendo un ahorro de 14.220,92€ en el primer año

5S -Seiton / Seiri / Seiso / Seiketsu / Shitsuke-

Gestión JIT Cobertura Quirúrgica

Planta Zona Descripción LogísticaTodas Cambiar carteles con logotipo Insalud CartelesTodas Buscar sistema para colocación de carteles en pared y puertas CartelesTodas Plastificar todos los carteles que tienen en las paredes CartelesTodas Retirar ventiladores y radiadores Reubicar

C+0 WC Frente a consultas cirugía Limpiar Secamanos pintado LimpiezaC+0 Sala de curas Arreglar Persiana Foscurit sujetada con celo MantenimientoC+0 Sala exploración cirugía Cambiar mesa por un carro de curas de la consulta 18 neuro ReubicarC+0 Sala exploración cirugía ¿Sobra mesa pequeña? ReubicarC+0 Antesala consultas cirugía Cambiar carteles CartelesC+0 Consultas traumatología En el cartel de Traumatología falta la "T" CartelesC+0 Consultas traumatología En el cartel de Traumatología 1 falta la "l" y el punto de la i CartelesC+0 Todas Nuevos carteles por favor esperen y apaguen el móvil CartelesC+0 Todas Triángulo facultativos CartelesC+0 Todas Nombres de facultativos en las puertas CartelesC+0 Todas Revisar papeleras y dejar todas del mismo modelo PapelerasC+0 Todas Papeleras de metal antiguas y mayoritariamente oxidadas PapelerasC+0 Consulta de Trauma nº 1 Felicitarles por el buen estado de orden y limpieza del local FelicitaciónC+0 Consulta de Trauma nº 1 ¿Por qué hay una toma de oxígeno en la consulta de trauma nº 1?

5S en FHC

2005- Talleres Kaizen (mejora continua en japonés)

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Conocimiento material; Cobertura quirúrgicaSondas 2 proveedoresMaterial laparoscopia +1 personal asistencialSuturas

Problemas Logísticos: Retraso proveedores (proyecto seis sigma) 2007Area quirúrgica 2010Reducción stocks 2011


1er Mapa Procesos

1ª Autoev. EFQM

ISO 9001:2000–ISO 14001:2004- EMAS



OHSAS 18000


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ERP-Navision

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Hitos CalidadFHC




Taller Kaizen Area Quirúrgica

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Area de mejora Técnica Lean utilizada Total

acciones Principales mejoras obtenidas

Proveedores CWA-UNE 15896 Gestión de compras de valor añadido

36

Control del material en depósito Negociación con proveedores de productos críticos

Doble control del material que entra en quirófano: 1 Logística, 2 Logística + Coordinadora Enfermería

Pedido Jidoka 23

Utilización de las pantallas táctiles de quirófano para la emisión de pedidos de material de traumatología.

Lanzamiento de los pedidos directamente al proveedor sin chequeo previo de Logística

Procesos Estandarización 12 Estandarización del circuito de entrada y salida de material;

siempre a través de la Unidad de Logística (almacén)

Gestión stocks Kanban 14 Refino de los stocks y ubicaciones del material en Kanban

Identificación 5S 6 Mejora de la identificación de materiales

Pérdida de tiempo Muda 3 Eliminación de tareas sin aporte de valor añadido, por ejemplo rellenar información de forma manual en las hojas de implante

que luego no se gestiona

Datos Hoshi Kanri 4 Panel de indicadores para controlar las incidencias del proceso y

de los proveedores

Difusión 3 Comunicación al personal de las unidades implicadas

Reuniones Kaizen 22 Sistematización de las reuniones: inicialmente semanales,

posteriormente cada 2-3 semanas. Acciones de reconocimiento

Total general (16/02/10-22/03/11)

123

2006- Jidoka. Pantallas táctiles quirófano.

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1er Mapa Procesos

1ª Autoev. EFQM

ISO 9001:2000–ISO 14001:2004- EMAS



OHSAS 18000


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Hitos CalidadFHC




Oftalmología

2007 Certificación ISO 9001 procedimiento Kanban

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1er Mapa Procesos

1ª Autoev. EFQM

ISO 9001:2000–ISO 14001:2004- EMAS



OHSAS 18000


2001

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Hitos CalidadFHC




2007 Seis Sigma

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Proyecto Seis Sigma: Plazo de entrega de proveedores


1er Mapa Procesos

1ª Autoev. EFQM

ISO 9001:2000–ISO 14001:2004- EMAS



OHSAS 18000


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ERP-Navision

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Lean-Seis SigmaFHC

Hitos CalidadFHC




Reducción de los pedidos entregados con retraso

88% (2004) 11% (2010)

2008 Seis Sigma: Estudio sobre absentismo

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2011- Vicepresidencia Comité Seis Sigma de AECColaboración Asociación Española de Seis Sigma

2008 Detección Sistemática de Mudas

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Punto del orden del día de las reuniones de Calidad de Logística

2008 Matriz de Kraljic – Estrategias de compras

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2008 Metodología 8D

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Redacción de No Conformidades

2009 Google Map Healthcare Organizations con Lean Efforts

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2009 Finalistas premio CEL 2009

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Proyecto: Innovación y Excelencia en la cadena de suministro a través de la aplicación de LEAN Management

2009 Metodología A3

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2009 Hoshi Kanri- Planificación Estratégica

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2009 Spaguetti Chart- Nuevo Almacén Diálisis

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El análisis de los flujos logísticos mediante esta herramienta permitió mejorar el tiempo y esfuerzo dedicados en la unidad de Diálisis al trasporte de materiales, así como la optimización del stock de material de esta área.

2009 Jidoka: Pantallas táctiles traumatología

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RodillaCaderaArtroscopia hombro Artroscopia rodillo

Resto desde Logística utilizando la aplicación

Envío instantáneo al proveedora al

pulsar

2010 Certificación UNE-CWA 15896: Gestión de Compras de Valor Añadido

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2010 Proyecto Europeo EFLTHO Master Lean Organizaciones Sanitarias

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42 profesionales del Hospital

2010 Finalistas Premio El Diamante de la Compra 2010

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2010 Artículos revista Forum Calidad

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• 204/09. Primera parte Metodología Lean en Sanidad. CÓMO SE ESTAN APLICANDO LAS TECNICAS DE MEJORA MAS AVANZADAS Y CON MEJORES RESULTADOS A LA SANIDAD.

• 205/09. Segunda parte Metodología Lean en Sanidad. ¿HAY DESPILFARRO EN LOS HOSPITALES?; SABEMOS COMO IDENTIFICARLO Y LUCHAR CONTRA EL.

• 206/09. Tercera parte Metodología Lean en Sanidad. ¿REALMENTE SE PUEDE CONSTRUIR UNA ORGANIZACIÓN LEAN EN EL ENTORNO SANITARIO?. TRABAJEMOS MEJOR, NO TRABAJEMOS MAS.

• 207/09. Cuarta parte Metodología Lean en Sanidad. CONSTRUCCION DEL PENSAMIENTO LEAN. TECNICAS Y HERRAMIENTAS.

• 209/10. Sexta parte Metodología Lean en Sanidad. APLICACIÓN Y USO DEL SISTEMA KANBAN PARA LOGRAR LA EFICIENCIA EN REPOSICIÓN DE SUBALMACENES.

• 211/10. Octava parte Metodología Lean en Sanidad. DISEÑO DE NUEVOS ESPACIOS: APLICACIÓN LEAN A DIÁLISIS Y HOSPITAL DE DÍA MÉDICO.

• 212/10. Novena parte Metodología Lean en Sanidad. APLICACIÓN DE LEAN PARA LA MEJORA DE LA GESTIÓN DEL ÁREA QUIRÚRGICA LA IMPORTANCIA DE TOMAR DECISIONES Y GESTIONAR LOS CAMBIOS EN EL GEMBA.

• 214/10. Undécima parte Metodología Lean en Sanidad. LEAN Y SU CONEXIÓN CON OTROS SISTEMAS PROPUESTA DE UN NUEVO MODELO.

• 215/10. Duodécima parte Metodología Lean en Sanidad SHOJINKA O POLIVALENCIA DEL PERSONAL ¿ES COMPATIBLE CON LA LEY DE ORDENACIÓN DE LAS PROFESIONES SANITARIAS?.

• 216/10. Decimotercera parte Metodología Lean en Sanidad. LEAN EN LA GESTIÓN DE COMPRAS GESTIÓN DE COMPRAS DE VALOR AÑADIDO.

• 217/10. Decimocuarta parte Metodología Lean en Sanidad. HOSHIN KANRI. LEAN Y LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA.

Aplicación de la metodología de

Dirección de Proyectos para la implantación de Lean en el sector sanitario

Sobresaliente Cum Laude3er premio CEL Universidad

2011

Isabel Muñoz Machín

TESIS DOCTORA

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Resultados conseguidos

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Impacto Económico en la organización

Área 2004 2008Variació

n

Consultas83.29

3117.7

40+41.35%

Partos 519 665 +28.13%

Intervenciones quirúrgicas

3.519 3.811 +08.30%

Urgencias16.80

019.02

6+13.25%

Estancias hospitalización

15.686

21.378

+36.28%

UCH 2004 2008Variació

n

UCH Hospitalización

4.946,29

7.134,51

+44.23%

UCH Consultas2.170,1

22.665,5

8+22.83%

IndicadorTradicional

2004Lean2010

Variación

Stock almacén general 431.000,00€ 247.087,27€ -43%

Stock almacén Quirófano 121.200,00€ 111.365,16€ -8%

Stock almacén Digestivo 25.311,70€ 18.589,12€ -27%

Stock almacén Urgencias 13.051,11€ 11.890,55€ -9%

Sustituciones de personal “Shojinka” 25 0 -25

Consumos -354.409€

Dedicación personal sanitario kanban -107.520€


2004Lean2010

Variación

Stock almacén general 431.000,00€ 247.087,27€ -43%

Stock almacén Quirófano 121.200,00€ 111.365,16€ -8%

Stock almacén Digestivo 25.311,70€ 18.589,12€ -27%

Stock almacén Urgencias 13.051,11€ 11.890,55€ -9%

Sustituciones de personal “Shojinka” 25 0 -25

Consumos -354.409€

Dedicación personal sanitario kanban -107.520€

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Mejora en la gestión de los procesos

Satisfacción del cliente interno y externo

CLIENTE EXTERNO

CLIENTE INTERNO 6.22 (2004) 8.08 (2007)


2004Lean2010

Albaranes incorrectamente registrados 3% 0,31%

Productos con error en inventario 12,49% 0,73%

Importe productos con error en inventario 3,90% 0,085%

Roturas de stock (mensuales) 15 2 acumulado anual

Pedidos retrasados 88% 11%

Tiempo medio de reposición almacenes unidades 24 horas 2 horas

Tiempo medio reposición prótesis y depósitos 16 horas 3 minutos


2004Lean2010

Albaranes incorrectamente registrados 3% 0,31%

Productos con error en inventario 12,49% 0,73%

Importe productos con error en inventario 3,90% 0,085%

Roturas de stock (mensuales) 15 2 acumulado anual

Pedidos retrasados 88% 11%

Tiempo medio de reposición almacenes unidades 24 horas 2 horas

Tiempo medio reposición prótesis y depósitos 16 horas 3 minutos

Satisfacción paciente

Tradicional (2004)

Lean (2010)

Quirófanos 8.67 9.10

Hospitalización 8.78 8.98

Radiología 8.47 8.99

Urgencias 8.49 8.96

Consultas 8.35 8.80

Satisfacción paciente

Tradicional (2004)

Lean (2010)

Quirófanos 8.67 9.10

Hospitalización 8.78 8.98

Radiología 8.47 8.99

Urgencias 8.49 8.96

Consultas 8.35 8.80

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¿Y en el 2011….?

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2011 Análisis de Riesgos: AMFE’s

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2011 Análisis de Riesgos AMFE’s

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Actividad del Proceso Modo de Fallo Efecto Causas Método de detección

G gravedad

O ocurrencia

D detección

NPR inicial

Acciones recomend. Responsable Acción Tomada

G gravedad

O ocurrencia

D detección

NPR final

AFECTA A C

ALIDAD D

EL SERVICIO

(ISO 90

01)

AFECTA A LA SEGURID

AD DE LA IN

FORMACION (IS

O 2700

1)

AFECTA AL M

EDIO A

MBIENTE (ISO 14

001-E

MAS)

AFECTA A LA PREVENCIO

N DE R

IESGOS LABORALES (OHSAS 18

001)

AFECTA A LA G

ESTION D

E LOGISITICA-C

OMPRAS (CWA PUMA)

AFECTA AL SISTEMA IN

TEGRADO DE G

ETSION -S

IG- (

PAS 99:20

06)

ENTREGA DE MATERIAL (ALMACEN)

Falta de información sobre la entrega

Desinformación que puede provocar

cambios o anulaciones

actividad asistencial

Falta de trazabilidad

Reclamación cliente interno o

reclamacion mensuales de

pedidos

5 8 2 80 Reforzar trazabilidadIsabel Muñoz

Módulo en Navision de Solicitudes Comisión

de Compras. L.AM.11.09

0 x xAfecta

Seguridad Paciente

Manipulación inadecuada datos

pacientes

Uso inadecuado datos pacientes

Gestión papel hojas implante

Revisión manual 2 5 8 80

Interacciones con proceso Actividad Quirúrgica (Kaizen Area Quirúrgica)

Isabel Muñoz

Informatización hojas implante pantallas táctiles quirófano.

L.AM.11.10

0 x x x xAfecta

Seguridad Paciente

ORGANIZACION MERCANCIA (ALMACEN)

Manipulaciónde cargas Bajas laborales Lay-out almacén Revisión visual 2 9 2 36 Eliminar Lay-outIsabel Muñoz

Proyecto I+D+i Sistema Robotizado

para productos quirúrgicos. L.AM.11.11

0 x x x

Inadecuada gestión stocks

Inversión innecesaria en €,

caducidades, mermas

Stock sobredimensiona

do, lay-out almacén general y de quirófano

Informe ABC e informe kanban

2 9 2 36Eliminar MUDA de

stocksIsabel Muñoz



0 x x x

Falta espacio para stocks

Imposibilidad almacenar mercancia

Puesta en marcha de

nuevas técncias y servicios (UCE)

Revisión visual e informe kanban

2 9 2 36Optimizar hubicación

física stockIsabel Muñoz



0 x x x

Rotura de stock en el kanban quirófano fuera

del horario laboral

Cambios o anulaciones en

la actividad asistencial

Exceso de actividad o

necesidades puntuales de material YZ

Tarjetas rojas kanban

5 7 2 70


Isabel Muñoz



0 x x

Indicador Subproceso

2011. Rotura stock

Falta de trazabilidad de caducidad y lote

Cambios o anulaciones en

la actividad asistencial

Falta de gestión proactiva e

informatizada de lote y caducidad

Revisiones de caducidades

anuales (manual)5 9 2 90


Isabel Muñoz


para productos quirúrgicos (módulo trazabilidad lotes).

L.AM.11.11

0 x x xAfecta

Seguridad Paciente

Manipulación incorrecta de

embalajes

Contaminación cruzada

Entrada de cajas de proveedor al

quirófano

Revisiones visuales

5 9 2 90

Interacciones con proceso Actividad Quirúrgica (Kaizen Area Quirúrgica) y

Medicina Preventiva

Isabel Muñoz

Consolidar interacciones proceso Medicina Preventiva

(Sistema Robotizado). L.AM.11.11

0 x xAfecta

Seguridad Paciente

REPOSICION KANBAN

(KANBAN)

SEGUIMIENTO NIVEL STOCKS

(ALMACEN)

ENTREGA DE MATERIAL (ALMACEN)

Valores de G entre 1 y 10; Valores de O entre 1 y 10; Valores de D entre 10 y 1 (Ver tablas de Valoración en el tutorial)

2011 Proyecto I+D+i Gobierno de La Rioja - ADER

Quirófano

Almacén

Costes -193.150,00€Subvención ADER 37.286,80€Ahorros 364.206,66€

Balance208.343,46€

Com

ité C

EL

Logís

tica

Hosp

itala

ria.

6 a

bri

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01

1

“Sistema Logístico para Sanidad basado en la hibridación de Best Manufacturing Practices –Lean

Management-”

Kitting - preparación del material en kits para

intervenciones quirúrgicas

2011 Módulo Navision Peticiones Comisión Compras

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Logís

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1

Trazabilidad desde la petición hasta la factura de todo

el proceso

Nuestras reflexiones

Com

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EL

Logís

tica

Hosp

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bri

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01

1

• Lean funciona.

• Se puede avanzar mucho sin recurrir a inversiones.

• No es necesario consultores para aplicar Lean (0€ FHC).

• Hay que atreverse con lo imposible.

Muchas gracias

“Lo que hagas, hazlo tan bien que ellos quieran verlo otra vez y traer a sus

amigos”

Walt Disney

Com

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Logís

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Hosp

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1

comité cel logistica hospitalaria ii

Health & Medicine