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Tipo Instrucción General

Asunto Comisión de Seguimiento de los Sistemas de

Gestión y Control Interno del FEGA

Organismo Pagador

Unidad Subdirección General de Auditoría Interna y

Evaluación

Número 3/2017

Vigencia

Sustituye

o modifica Instrucción General 4/2011

Código documento 641101151048537151Validación en www.sede.fega.gob.esVisado por: Maldonado Vallejo, Marta Fecha: 15/06/17Firmado por: RIESGO PABLO MIGUEL ANGEL Fecha: 15/06/2017 16:21:39 Emitido por: AC Administración Pública

Págs.

........................................................................................................................... 2

1. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS ....................................................................... 1

2. NORMATIVA ............................................................................................... 1

3. COMPOSICIÓN ........................................................................................... 2

4. FUNCIONAMIENTO .................................................................................... 3

4.1 Convocatoria ....................................................................................... 3

4.2 Orden del día ...................................................................................... 3

4.3 Asuntos a tratar ................................................................................... 4

4.4. Desarrollo de las reuniones ............................................................... 5

5. ACUERDOS ADOPTADOS ........................................................................ 5

6. ACTAS ........................................................................................................ 5

7. INFORMES ANUALES ................................................................................ 6

8. GRUPO DE TRABAJO Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN .............. 6

ANEXO 1............................................................................................................ 8

ANEXO 2............................................................................................................ 9

ANEXO 3.......................................................................................................... 10

INDICE


1

MINISTERIO DE AGRICULTURA Y PESCA,

ALIMENTACIÓN Y MEDIO AMBIENTE

FONDO ESPAÑOL DE

GARANTÍA AGRARIA O.A.

1. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

El Reglamento (UE) nº 907/2014 de la Comisión, de 11 de marzo, que completa

el Reglamento (UE) nº1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 17

de diciembre en lo que se refiere a la autorización de los organismos pagadores

y otros órganos y a la liquidación de cuentas del FEAGA y del FEADER dispone

en el punto 4.A) del Anexo I la obligación de llevar a cabo un seguimiento

continuo de las operaciones diarias y las actividades de control del organismo

pagador a fin de garantizar una pista de auditoría suficientemente detallada.

El FEGA, para efectuar dicho seguimiento continuo, constituyó en 2008 un grupo

de trabajo denominado “Comisión de Seguimiento de los Sistemas de Gestión y

Control Interno” (Comisión, en adelante).

La Comisión se ha consolidado como un grupo de trabajo estable que realiza

sus reuniones y actividades de una forma regular, motivo por el que se ha

convertido en un instrumento de impulso para la mejora continua de los sistemas

de gestión y de control del FEGA organismo pagador.

Igualmente, favorece la necesaria coordinación entre las distintas unidades del

organismo pagador y contribuye con sus trabajos y cumplimiento de acuerdos a

mejorar la fiabilidad de las cuentas presentadas a la Comisión Europea y a

asegurar su integridad, exactitud y veracidad.

Por otra parte se ha firmado, con fecha de 16 de mayo de 2017, el Acuerdo de

Delegación de funciones del Fondo Español de Garantía Agraria a la Dirección

General de Desarrollo Rural y Política Forestal para la gestión, control y pago

de determinadas medidas del Programa Nacional de Desarrollo Rural 2014-

2020. Dicho Acuerdo sustituye al anteriormente vigente desde septiembre de

2015.

Por lo anteriormente expuesto, y por los cambios normativos y de carácter

organizativo, se estima necesario elaborar la presente Instrucción General para

actualizar determinados aspectos de la Instrucción y las actividades relacionadas

con la misma.

2. NORMATIVA

Reglamento (UE) nº1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo,

de 17 de diciembre, sobre la financiación de la política agrícola común.

Reglamento (UE) nº 907/2014 de la Comisión, de 11 de marzo, que

completa el Reglamento (UE) nº1306/2013 del Parlamento Europeo y

del Consejo, de 17 de diciembre en lo que se refiere a la autorización

de los organismos pagadores y otros órganos y a la liquidación de

cuentas del FEAGA y del FEADER.


2



FONDO ESPAÑOL DE


Real Decreto 1441/2001, de 21 de diciembre, del Ministerio de la

Presidencia, por el que se aprueba el Estatuto del Fondo Español de

Garantía Agraria, modificado por Real Decreto 1516/2006 de 7 de

diciembre, Real Decreto 805/2011 de 10 de junio, el Real Decreto

401/2012 de 17 de febrero 2012 y el Real Decreto 153/2016, de 15 de

abril.

Orden APA/3147/2006, de 6 de octubre, por la que se autoriza al

Fondo Español de Garantía Agraria como organismo pagador y

organismo de coordinación para los nuevos fondos europeos

agrícolas.

Instrucción General 01/2017 de marzo de 2017, “Normas de actuación

de auditoria interna y colaboración con los servicios de auditoría

interna de los organismos pagadores”.

Instrucción General 02/2015 de julio de 2015, “Actuaciones para la

detección y prevención del fraude”.

Instrucción General 6/16 de septiembre de 2016, “Evaluación del

Funcionamiento de los Sistemas de Gestión y Control del FEGA

Organismo Pagador”.

Acuerdo de Delegación de funciones del Fondo Español de Garantía

Agraria a la Dirección General de Desarrollo Rural y Política Forestal

para la gestión, control y pago de determinadas medidas del Programa

Nacional de Desarrollo Rural 2014-2020, de 16 de mayo de 2017.

La presente Instrucción General se inscribe en el ámbito de aplicación del primer

párrafo del artículo 6.1 - Instrucciones y órdenes de servicio - de la Ley 40/2015,

de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público: “Los órganos

administrativos podrán dirigir las actividades de sus órganos jerárquicamente

dependientes mediante instrucciones y órdenes de servicio”.

3. COMPOSICIÓN

La Comisión será presidida por el Presidente del FEGA y estará integrada por

los responsables de las unidades relacionadas con las funciones de organismo

pagador. Según el Real Decreto 1441/2001, de 21 de diciembre, que aprueba el

Estatuto del FEGA, las unidades integrantes serán la Secretaría General y las

Subdirecciones Generales de Regulación de Mercados, Sectores Especiales,

Económico-Financiera, Auditoría Interna y Evaluación y representantes de la

DGDRPF (únicamente para los temas relacionados con el Programa Nacional

de Desarrollo Rural 2014-2020).

En este último caso concreto, la participación del FEGA y de la DGDRPF será

paritaria en el seno de las reuniones específicas que se celebren.


3



FONDO ESPAÑOL DE


La Subdirección General de Auditoría Interna y Evaluación (SGAIE, en adelante)

ejercerá las funciones de Secretaría de la Comisión.

Además, a las reuniones de la Comisión se podrá convocar a quienes se

consideren necesarios en virtud de los asuntos a tratar.

4. FUNCIONAMIENTO

El objeto de la Comisión es analizar y evaluar los sistemas de gestión y control

del organismo pagador, promover las modificaciones necesarias parar mejorar

su funcionamiento y lograr una permanente actualización acorde con la

normativa vigente en cada momento.

4.1 Convocatoria

La Comisión se reunirá, al menos, de forma trimestral. El día concreto se

determinará en cada ocasión en función de la disponibilidad de los asistentes.

Las reuniones de la Comisión se identifican mediante un número asignado de

forma correlativa desde la primera reunión.

La SGAIE convocará las reuniones con una antelación mínima de una semana

al objeto de que los temas a tratar puedan ser preparados con tiempo suficiente

por las unidades afectadas. Para dicha convocatoria se utilizará,

preferentemente, la agenda del correo electrónico. Los integrantes de la

Comisión así como, en su caso, los participantes invitados, deberán confirmar la

asistencia de forma fehaciente.

4.2 Orden del día

Para cada reunión de la Comisión, la SGAIE elaborará un orden del día en el

que se incluirán los puntos a tratar y la unidad responsable de ellos. Asimismo,

se indicará el lugar, el día y la hora de la reunión. En el anexo 1 figura el modelo

para el orden del día.

Como norma general, en el orden del día de las convocatorias se incluirá como

mínimo, los siguientes puntos:

Aprobación del Acta de la reunión anterior. Este punto será el primero

del orden del día.

Varios. El contenido de este punto permite a los participantes plantear

cualquier cuestión que considere oportuna y en general, se concretará

al inicio de cada reunión.

Seguimiento del estado de las recomendaciones de las auditorías.

Seguimiento de los acuerdos adoptados en reuniones anteriores.

La SGAIE publicará el orden del día en el grupo de trabajo “Comisión de

Seguimiento” (ver apartado 8), para conocimiento de la Presidencia del FEGA y

de las unidades integrantes de la Comisión. Asimismo, la SGAIE lo facilitará a

los invitados que hayan sido convocados a la reunión.


4



FONDO ESPAÑOL DE


El orden del día podrá ser modificado y ampliado a propuesta de cualquiera de

los participantes.

4.3 Asuntos a tratar

En la Comisión, se podrá tratar cualquier asunto relacionado con el FEGA como

organismo pagador. En consecuencia, la serie de temas a tratar es amplia e irá

variando acorde con el funcionamiento y las necesidades del FEGA.

En cualquier caso, se considera necesario que sean objeto de un tratamiento

periódico en la Comisión, por su importancia y directa relación con la gestión y

los controles internos los siguientes asuntos:

Garantías. Se evaluará, trimestralmente, la gestión del registro de

garantías. A tal fin, se analizará, entre otros, el resultado de los arqueos,

los procedimientos e incidencias relacionadas con la retención,

devolución y ejecución de las garantías.

Anticipos. Se presentará informe trimestral sobre los anticipos pagados y

saldados y la evolución de los mismos.

Deuda. Se realizará un seguimiento de la gestión de las deudas y/o

deudores durante el procedimiento administrativo para la determinación

de la misma así como de su recaudación, ya sea en periodo voluntario o

ejecutivo, y tanto en la vía administrativa como la judicial, si es el caso.

Situación expedientes. Se presentará un informe sobre el estado de la

situación de los expedientes gestionados en el FEGA.

Programa Nacional de Desarrollo Rural 2014-2020 (en adelante, PNDR):

Se realizará un seguimiento de las actuaciones en relación con la gestión

de las submedidas pertenecientes a dicho PNDR.

Informe de certificación de la cuenta del FEGA realizado por La

Intervención General de la Administración del Estado. El responsable de

la citada unidad será convocado, al menos, en dos ocasiones a lo largo

del ejercicio para que presente los resultados provisionales y definitivos

de la auditoría de la cuenta del organismo pagador.

Además, serán objeto de seguimiento continuo hasta su resolución las

constataciones de los informes de certificación de ejercicios anteriores y

los errores financieros.

Supervisión continúa de los criterios de autorización por la autoridad

competente. Se efectuará la revisión del informe anual, emitido por la

autoridad competente, del cumplimiento por el FEGA de los criterios de

autorización. Esa actividad de supervisión incluye las medidas correctoras

implementadas y las actuaciones de supervisión diseñadas, así como

toda su sistemática.

Auditorías internas. La SGAIE, una vez finalizado el Plan anual de

auditorías, presentará a dicha Comisión el estado de todas las

recomendaciones agrupadas por auditoría realizada. En caso de existir

recomendaciones con medidas correctoras no adecuadas o sin


5



FONDO ESPAÑOL DE


respuesta, se deberán tomar las decisiones pertinentes para resolverlas

y, en su caso, cerrarlas.

4.4. Desarrollo de las reuniones

Las reuniones se iniciaran con la presentación del orden del día por parte de la

SGAIE, teniendo en cuenta las posibles modificaciones de última hora.

Cada punto del orden del día se iniciará con la exposición del responsable del

mismo, procediéndose a continuación al intercambio de ideas y opiniones al

respecto que, en la medida en que sea posible, debería terminar con la adopción

de un acuerdo.

A lo largo de la reunión, los asistentes deberán firmar una lista de asistencia,

según el modelo del anexo 2.

La documentación relacionada con los puntos de día se facilitará, en general, a

través del grupo de trabajo (ver apartado 8), tratando de evitar distribuirse en

papel.

En el caso concreto de que se trate en el seno de la Comisión temas relacionados

con el PNDR que afecten a la DGDRPF, se realizará una convocatoria específica

con un orden del día diferenciado.

5. ACUERDOS ADOPTADOS

Los acuerdos adoptados en el seno de la Comisión son de obligado cumplimiento

para todas las unidades vinculadas a los mismos en virtud de su contenido, tanto

unidades del FEGA como, en su caso, a la DGDRPF, para los temas

relacionados con el PNDR que le afecten.

Salvo que en los propios acuerdos se indique otra cosa, son de inmediata aplicación desde la reunión en la que se adoptan y se recogerán en el acta de dicha reunión, con independencia de que la aprobación de esta última se realice en la siguiente Comisión.

Los acuerdos sólo podrán anularse mediante otro acuerdo del Presidente, excepto que en el propio acuerdo se indique de otra forma y el seguimiento de su cumplimiento se realizará por la SGAIE en la siguiente Comisión solicitando a la correspondiente unidad la pertinente documentación probatoria.

La SGAIE, como Secretaría de la Comisión, comunicará los acuerdos adoptados a las unidades afectadas cuando los representantes de éstas últimas no hayan asistido a la reunión en la que se adoptan.

6. ACTAS

Para cada reunión de la Comisión, la SGAIE elaborará un acta, siguiendo el

modelo del anexo 3. El contenido del acta deberá recoger:

La identificación de las personas asistentes y la unidad a la que

pertenecen.

El orden del día seguido en la reunión.


6



FONDO ESPAÑOL DE


Un resumen de lo expuesto en cada punto del orden del día, indicando las

personas que intervienen y el contenido de sus intervenciones.

La aprobación del acta de la reunión anterior, en su caso.

El seguimiento de los acuerdos alcanzados en la última reunión y

asimismo, de aquellos que queden pendientes de reuniones anteriores.

Los acuerdos adoptados en la reunión.

La fecha prevista de celebración de la próxima reunión.

La SGAIE publicará el borrador del acta en el grupo de trabajo “Comisión de

Seguimiento”, (ver apartado 8), para que la Presidencia del FEGA y de las

unidades integrantes de la Comisión realicen las observaciones y/o aclaraciones

que se estimen oportunas. Asimismo, la SGAIE lo facilitará a los invitados que

hayan sido convocados a la reunión a los mismos efectos.

Teniendo en cuenta las alegaciones o aclaraciones realizadas al borrador, la

SGAIE elaborará el acta que se llevará a la siguiente Comisión para su

aprobación.

Las actas aprobadas en la Comisión serán firmadas por el Presidente del FEGA

y por el responsable de la SGAIE.

7. INFORMES ANUALES

Para cada ejercicio FEAGA/FEADER se realizará un informe sobre los acuerdos

adoptados en las reuniones de la Comisión de dicho ejercicio y el estado de

cumplimiento de los mismos.

El informe deberá incluir, al menos, los siguientes apartados:

Una exposición de motivos o introducción.

Las reuniones de la Comisión celebradas en el ejercicio.

Los asuntos tratados. Este apartado deberá contemplar, al menos, todos

los asuntos contemplados en el apartado 4.3 de esta Instrucción General.

El estado de cumplimiento de los acuerdos adoptados

El informe será elaborado por la SGAIE y firmado por el responsable de dicha

Unidad.

El informe deberá realizarse con anterioridad a la firma por el Presidente del

FEGA de la Declaración de Gestión del correspondiente ejercicio financiero, a

fin de que pueda ser relacionado como uno de los documentos y trabajos del

Anexo nº 1 de la citada Declaración, que sustentan la misma.

8. GRUPO DE TRABAJO Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN

En la página web del FEGA, existe un grupo de trabajo denominado “Comisión

de Seguimiento” del que forman parte el Presidente del FEGA y los responsables

de las unidades aludidas en el apartado 3, así como quienes designen éstos

últimos.


7



FONDO ESPAÑOL DE


El administrador del grupo de trabajo pertenecerá a la SGAIE.

A través del grupo de trabajo se publicará toda la documentación relacionada

con las reuniones así como el orden del día, borradores y las actas definitivas, y

los informes anuales.

Además del grupo de trabajo, existe un recurso de red, administrado por la

SGAIE en el que se archiva toda la documentación aludida.

El Presidente, Firmado electrónicamente por Miguel Ángel Riesgo Pablo.

DESTINO: Secretaría General y Subdirectores Generales de Económico-

Financiera, Regulación de Mercados, Sectores Especiales, Abogacía del Estado,

Intervención Delegada y Dirección General de Desarrollo Rural y Política

Forestal


8



FONDO ESPAÑOL DE


ANEXO 1

XXª REUNIÓN DE LA COMISIÓN DE SEGUIMIENTO DE

LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTERNO

Orden del día

A celebrar el… de… de 20XX a las ...: ... h.

Lugar:

Aprobación del acta de la reunión anterior.

1.-

2.-

3.-

Seguimiento del estado de las recomendaciones de las auditorías.

Seguimiento de los acuerdos alcanzados en la Comisión nº

Varios.


9



FONDO ESPAÑOL DE


ANEXO 2

LISTADO DE ASISTENTES A LA REUNIÓN DE LA

COMISIÓN DE SEGUIMIENTO Nº

Madrid,… de… de 20XX – (Lugar)

NOMBRE ORGANISMO/ENTIDAD FIRMA

FEGA - PRESIDENTE

FEGA - SGEF

FEGA - SG

FEGA - SGRM

FEGA - SGSE

FEGA - SGAIE

DIRECCION GENERAL DE

DESARROLLO RURAL Y

POLITICA FORESTAL


10



FONDO ESPAÑOL DE


ANEXO 3

1.- ASISTENTES

2.- ORDEN DEL DÍA

3.- APROBACIÓN DEL ACTA DE LA REUNIÓN ANTERIOR

4.- ASUNTOS TRATADOS

5.- SEGUIMIENTO DE LOS ACUERDOS ALCANZADOS EN REUNIONES

ANTERIORES

6.- VARIOS

7.- ACUERDOS ALCANZADOS


1



FONDO ESPAÑOL DE


www.fega.es

C/ Beneficencia, 8 - 28004 - Madrid

Tel: 91 347 65 00


http://www.fega.es/

comisión de seguimiento de los sistemas de gestión … · 1 ministerio de agricultura y pesca,...

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