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Comisión Técnica Nacional (COTEN) Libro de Actas No. 01
ORDINARIA COTEN-03-2019 REUNIÓN Nª:
Coordinador (Comisión, que cada mes
debe dar seguimiento a
Tema de la Reunión:
Fecha de la Reunión: Hora de Inicio: Hora de Finalización:
418-2019
Adrián Gómez Díaz-Comisión Técnica Nacional (COTEN)
Sesión ORDINARIA 03-COTEN-2019
18/10/2019 08:00:00 11:00:00
Acta Nº:
Sala de reuniones
Dirección Ejecutiva
Lugar de la reunión:
Asuntos a Tratar: (Agenda previa de lo que se tratará en la reunión)
1. Comprobación de quórum.
2. Aprobación de Agenda.
3. Correspondencia.
4. Aprobación de actas. Ordinaria 02-COTEN-2019.
5. Seguimiento de acuerdos.
6. Informe de la Dirección.
7. Capacitación Técnica Oficio DSFE-0680-2019.
8. Zonaje, regionalización y peligrosidad.
9. Herramientas para obtener estadísticas.
10. Informe de Control Interno.
11. Proyectos Institucionales registrados en el BPIP.
Asistentes:
Nombre Departamento Correo Firma
Ana Patricia Campos Herrera Unidad De Recursos Humanos [email protected]
Nombre Departamento Correo Firma
Gabriela Sáenz Amador Departamento Administrativo Y
Financiero
Jorge Arnoldo Araya González Departamento Biotecnología [email protected]
Gina Elizabeth Monteverde
Castro
Departamento Certificación
Fitosanitaria
Servicio Fitosanitario del Estado, MAG - Teléfono: (506) 2549-3400 ext. 1166 Páguina 58 de 100
Comisión Técnica Nacional (COTEN) Libro de Actas No. 01
Nombre Departamento Correo Firma
German Carranza Castillo Departamento de Laboratorios [email protected]
Magda María González Arroyo Departamento Normas y
Regulaciones [email protected]
Gerardo Granados Araya Departamento Operaciones
Regionales
Fernando Araya Alpízar Dirección Ejecutiva [email protected]
Leda Madrigal Sandi Dirección Ejecutiva [email protected]
Nelson Morera Paniagua Estación De Control Juan
Santamaría [email protected]
Gerardo Alberto Castro Salazar Unidad Asuntos Jurídicos [email protected]
Adrián Gómez Díaz Unidad De Planificación, Gestión
De La Calidad Y Control Interno [email protected]
Marilyn Esquivel Vargas Unidad De Recursos Humanos [email protected]
Didier Suarez Chaves Unidad De Tecnologías De
Información
Gerardo Ignacio Quesada
Alvarado
Unidad De Tecnologías De
Información
Asuntos Tratados
ACTA ORDINARIA 03-2019. Acta número tres correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por el Comité Técnico
Nacional COTEN, a las ocho horas del diecisiete de octubre de dos mil diecinueve, presidida por el señor Fernando Araya
Alpízar, presidente, Director Ejecutivo del Servicio Fitosanitario de Estado (SFE), con la asistencia de los siguientes
miembros: Leda Madrigal S., Subdirectora; Gina Monteverde Jefe Dpto., Certificación Fitosanitario; German Carranza Jefe
Dpto., Laboratorios; Jorge Araya G., Jefe del Dpto., Biotecnología; Magda González A., Jefe del Dpto., de Normas y
Regulaciones; Nelson Morera Paniagua, Jefe Dpto., Control Fitosanitario; Gerardo Granados Jefe Dpto. Operaciones
Regionales; Gabriela Sáenz A., Jefe Dpto. Administrativo Financiero; Didier Suarez C., Jefe Unidad de TI (miembro con voz
sin voto); Gerardo Castro S., Jefe de la unidad de Asuntos Jurídicos y el MBA., Adrián Gómez Díaz Jefe de PCCI como
secretario de actas.
Ausentes con justificación. A la sesión ordinaria 03-2019 asistieron todos los miembros titulares del COTEN.
Invitados: A esta reunión asistieron los siguientes funcionarios: Licda. Marilyn Esquivel y la Licda. Yesenia Meléndez de la
Unidad de Recursos Humanos.
CAPÍTULO I. COMPROBACIÓN DEL QUÓRUM.
ARTÍCULO 1. Comprobación del quórum. A las ocho horas y diez minutos, la Presidencia confirma que se encuentran
presentes diez miembros, de los cuales ocho con voz y voto, y dos miembros con voz, existe quórum para sesionar.
CAPÍTULO II. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA.
Servicio Fitosanitario del Estado, MAG - Teléfono: (506) 2549-3400 ext. 1166 Páguina 59 de 100
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Asuntos Tratados
ARTÍCULO 2. Revisión y aprobación del orden del día. Se conoce y se realiza lectura del orden del día: 1. Comprobación de
quórum, 2. Aprobación de Agenda, 3. Correspondencia, 4. Aprobación de actas. Ordinaria 02-COTEN-2019, 5. Seguimiento
de acuerdos, 6. Informe de la Dirección, 7. Capacitación Técnica Oficio DSFE-0680-2019, 8. Zonaje, regionalización y
peligrosidad, 9. Herramientas para obtener estadísticas, 10. Informe de Control Interno y 11. Proyectos Institucionales
registrados en el BPIP. Adicionalmente, el MBA. Adrián Gómez D., solicita la inclusión del tema 12. Informe del PAO al III
Trimestre del año 2019.
Por falta de disposición de tiempo, la presidencia del COTEN solicita re-programar para la siguiente sesión de la comisión los
temas: 9. Herramientas para obtener estadísticas, 10. Informe de Control Interno e Informe del PAO al III Trimestre del año
2019.
ACUERDO COTEN-10-2019. Se aprueba el orden del día con las modificaciones propuesta por la presidencia del COTEN.
APROBADO CON 8 VOTOS.
CAPÍTULO III. CORRESPONDENCIA.
ARTÍCULO 3. Revisión de la correspondencia. El MBA. Adrián Gómez Díaz secretario de actas da lectura a los siguientes
oficios DSFE-0680-2019 y PCCI-0108-2019.
CAPÍTULO IV. APROBACIÓN DE ACTAS.
ARTÍCULO 4. Aprobación del acta ORDINARIA COTEN-02-2019. Quien preside pregunta si existe alguna observación
sobre el acta y ningún miembro presenta observaciones.
ACUERDO COTEN-11-2019. Se aprueba el acta ORDINARIA COTEN-02-2019. APROBADO CON 8 VOTOS.
CAPÍTULO V. SEGUIMIENTO DE ACUERDOS.
ARTÍCULO 5. Seguimiento de acuerdos. Por medio del sistema SIRSA se verifica si hay acuerdos vencidos y pendientes, al
18 de octubre de 2019 todos los acuerdos del COTEN están en estado FINALIZADO.
CAPÍTULO VI. INFORME DE LA DIRECCIÓN.
ARTÍCULO 6. Informe de la Dirección. El Ingeniero Fernando Araya Alpízar informa a los jefes de los departamentos y
miembros del COTEN sobre los siguientes temas:
1. Eliminación de moléculas de agroquímicos de uso agrícola, por parte de la Unión Europea. Lo que afecta la competitividad
del sector agrícola.
2. Promoción de la Agricultura Orgánica.
3. Uso responsable de agroquímicos.
4. Envió a la Asamblea Legislativa de una propuesta de modificación a la Ley de Protección Fitosanitaria No. 7664, con el fin
de dar mayores potestades de "sancionatorias como de autoridad" al SFE.
5. Problemas de corrupción. Los jefes de departamento deben ser "maliciosos" y hablar con sus subalternos para promover la
ética en la función pública como mecanismo para prevenir la corrupción.
6. Optimización del proceso de Registro de Agroquímicos IAGT, por medio de la Ventanilla Única de Inversión (VUI).
7. Autorización de la AP de 23 nuevas plazas para el SFE para los Puestos Fronterizos de Control, Unidad de Registro de
Agroquímicos y Laboratorio de Control de Residuos. Ya que el Laboratorio dispondrá de nuevo horario ya que laborará de
7:00 am a 7:00 pm y los sábados iniciará a las 7:00 am y cerrará a las 3:00 pm. Además, se ampliará el horario de trabajo a la
UCRA.
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Asuntos Tratados
CAPÍTULO VII. CAPACITACIÓN TÉCNICA.
ARTÍCULO 7. Oficio DSFE-0680-2019. La Licenciada Marilyn Esquivel V., funcionaria de la Unidad de Recursos Humanos
del SFE y responsable del Plan de Capacitación Institucional, comenta sobre la recomendación de la Auditoría Interna del SFE
para crear un programa de capacitación técnica para el personal de las áreas sustantivas como de apoyo. Sobre el particular se
comenta que este programa sería lo ideal para el SFE según el Ing. Fernando Araya A., pero actualmente no se dispone de la
capacitad operativa para poder administrar e implementar una estrategia de trabajo de esta envergadura.
En concordancia con lo detallado anteriormente, el Director de SFE instruye a la Licda. Marilyn Esquivel para que coordine
con el MAG para ver cómo se agiliza y se regula la materia de capacitación técnica que se imparte a lo interno del SFE por
medio del personal del SFE, para desburocratizar el tema de capacitación.
Por otro lado, la Licda. Esquivel informa que al tercer trimestre del año 2019 hay 31 actividades de capacitación de las 56
programadas que no se han ejecutado en el PIC. Lo cual debió ser informado al Servicio Civil. Por lo cual se insta a la
Jefaturas de Departamento de revisar y evaluar las actividades que se incluyen en el PIC para que se programen las
estrictamente necesarias.
Al respecto, la Ing. Magda González A., comenta que el SFE debe disponer de un Centro de Capacitación Técnica
especializado, como mecanismo para mejorar y promover la inducción y capacitación del personal del SFE. Sobre el particular
el Ing. Fernando Araya externa que comparte a medias la iniciativa del centro de capacitación, pero no comparte la idea de
invertir recursos en infraestructura ya que un centro de capacitación podría ser virtual o depender de un área técnica o
administrativa sin la necesidad de construcción.
CAPÍTULO VIII. ZONAJE, REGIONALIZACIÓN Y PELIGROSIDAD.
ARTÍCULO 8. Zonaje, regionalización y peligrosidad. La Licda. Yesenia Meléndez funcionaria de la Unidad de Recursos
Humanos del SFE realiza una presentación sobre los temas del capítulo VIII, así como un informe sobre el estado de estos
pluses a lo interno del SFE. Además, de las medidas tomadas por la Administración Activa con el fin de cumplir con la
normativa que regula estos temas y de optimizar recursos.
Aunado a estos temas, también el Ing. Fernando Araya comenta sobre el informe de vacaciones elaborado por la Unidad de
Recursos Humanos del SFE sobre la acumulación de periodos de vacaciones por parte de los funcionarios del SFE. Al respecto
se instruye a los jefes de Departamento para que inmediatamente se comunique con su personal para cumplir con lo
establecido en la normativa de vacaciones, por lo que se deberá obligar a todo personal que tenga tres o más periodos
acumulados a disfrutar dos periodos inmediatamente y programar sus vacaciones para promover una reducción de los días de
vacaciones acumulados.
En lo que respecta a los funcionarios de las Estaciones de Control se deberá establecer un plan para el I trimestre del año 2020,
donde se programen los periodos de vacaciones acumulados. Para los funcionarios que se encuentren en el rango de edad de
59 a 61 años y presenten periodos acumulados, deberán obligatoriamente disfrutar de todos los periodos acumulados.
CAPITULO IX. PROYECTOS INSTITUCIONALES REGISTRADOS EN EL BPIP.
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ARTICULO 9. Registro de proyectos de inversión en el BPIP. El MBA. Adrián Gómez Díaz, realiza una presentación de los
proyectos del SFE registrados en MIDEPLAN los cuales se detallan a continuación:
- 001707 Construcción de las instalaciones de la Sede Regional del SFE, en la Región Caribe.
- 001926 Plataforma digital registro de agroquímicos y equipos
- 002316 Centro de recuperación de residuos de manejo especial (envases vacíos de agro-químicos, mangueras para riego,
plástico de invernaderos – coberturas y otros materiales de plástico, cartón y metal) generados por el Sector Agropecuario.
- 002627 Adquisición de la licencia para un ER (Enterprise Resourse Planning, siglas en inglés) Sistema de planificación de
recursos empresariales: módulos de nómina, inventario de suministros y control de activos fijos.
- 002701 Remodelación del Centro Inspección Remoto de Imágenes (CIR) ubicado en las instalaciones del SFE, en Santo
Domingo de Heredia.
- 002702 Sustitución de equipos de cromatografía del Laboratorio de Análisis de Residuos de Agroquímicos del SFE, ubicado
en Sabana Sur, por cumplimiento de su vida útil.
- 002703 Servicio e instalación de Circuito Cerrado de Televisión CCTV-Control de ingreso y egreso a las oficinas centrales
ubicadas en Sabana Sur y los Andenes de dos Estaciones de Control del SFE en Peñas Blancas y Paso Canoas.
- 002704 Sustitución de equipo: Analizador de Nitrógeno Dumas para el control de calidad de los agroquímicos del
Laboratorio de Análisis de Calidad de Agroquímicos del SFE, ubicado en Sabana Sur.
- 002705 Adquisición de 3 equipos de Rayos X para la inspección no intrusiva de equipajes para la prevención y control
fitosanitario de plagas en las Estaciones de Control del AIJSM, en Alajuela y Aeropuerto DO, en Liberia.
- 002706 Renovación de los equipos de comunicación: Swtich de CORE y Router Central para las funciones de conexión y
respaldo de información del SFE, ubicado en Sabana Sur.
- 002707 Sustitución de flotilla vehicular para efectuar las labores de control fitosanitario e inspección que realiza el SFE tanto
en oficinas centrales como en las regionales y en las Estaciones de Control.
- 002708 Mantenimiento de las instalaciones eléctricas mejora-integral en las oficinas regionales del SFE ubicadas en Puriscal,
San Carlos, Pérez Zeledón, Liberia, Esparza y Grecia para la protección y seguridad de los funcionarios y brindar los servicios
de forma apropiada.
- 002709 Implementación de unidades caninas como parte del sistema de inspección no intrusivo de equipajes, para la
detección de productos de origen agropecuario, en aeropuertos y puestos terrestres de inspección fitosanitaria.
Servicio Fitosanitario del Estado, MAG - Teléfono: (506) 2549-3400 ext. 1166 Páguina 62 de 100
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Asuntos Tratados
ARTICULO 10. Proyectos suspendidos. A continuación, se detallan los proyectos suspendidos en el BPIP de MIDEPLAN:
A. 001573 Construcción del laboratorio central de diagnóstico de plagas del SFE en Costa Rica-MAG
B. 001706 Construcción de la Planta de Producción de Controladores Biológicos de uso en la agricultura, en la Estación
Experimental Fabio Baudrit M. en la UCR (PROCOBI)
C. 002315 Construcción de las oficinas de la sede regional del SFE en la Región Central Oriental.
Al ser las doce horas con treinta minutos del 18 de octubre del año 2019, se levanta la sesión.
Acuerdos
Acuerdo Funcionario Fecha Firma
ACUERDO COTEN-10-2019. Se lee y aprueba el orden del
día de la sesión ORDINARIO No. COTEN-03-2019 propuesto
para esta sesión con modificaciones y adiciones. Aprobado
por unanimidad.
25/10/2019 Adrián Gómez Díaz
ACUERDO COTEN-11-2019. Se leen y aprueba el acta
ORDINARIA No. COTEN-02-2019. Aprobado por
unanimidad.
25/10/2019 Adrián Gómez Díaz
ACUERDO COTEN-12-2019. Todos los funcionarios del SFE
que, al 18 de octubre de 2019, tengan más de tres periodos de
vacaciones acumulados, deberán obligatoriamente tomar dos
periodos de vacaciones inmediatamente, así como programar
los restantes periodos de vacaciones. Para tal efecto, los jefes
de departamento deberán comunicar a su personal la presente
medida y deberán informar a la Unidad de Recursos Humanos
las medidas tomados, a más tardar al 15 de noviembre de 2019.
ACUERDO EN FIRME.
05/11/2019 Gabriela Sáenz Amador
ACUERDO COTEN-13-2019. Las Jefaturas de Departamento
deberán comunicar a la Unidad de Recursos Humanos con
copia a la Dirección Ejecutiva por medio de oficio la estrategia
o plan de trabajo para implementar capacitaciones de
refrescamiento a los funcionarios de sus dependencias.
ACUERDO EN FIRME.
29/11/2019 Ana Patricia Campos
Herrera
ACUERDO COTEN-14-2019. Por disposición de la
Dirección Ejecutiva se mantiene el formato actual de que la
jefatura apruebe el Plan de Capacitación con el apoyo del DAF y la Unidad de Recursos Humanos del SFE. ACUERDO EN
FIRME.
31/10/2019 Adrián Gómez Díaz
Servicio Fitosanitario del Estado, MAG - Teléfono: (506) 2549-3400 ext. 1166 Páguina 63 de 100
Comisión Técnica Nacional (COTEN) Libro de Actas No. 01
Acuerdo Funcionario Fecha Firma
ACUERDO COTEN-15-2019. El deberá habilitar que el
sistema de Vacaciones del SFE, envié una notificación por
correo electrónico informando sobre las solicitudes de
vacacionales gestionadas por los funcionarios, tanto al jefe
inmediato como al jefe de departamento. ACUERDO EN
FIRME.
29/11/2019 Ana Patricia Campos
Herrera
ACUERDO COTEN-16-2019. La unidad de Recursos
Humanos del SFE deberá informar a la jefatura de Unidad, así
como al Jefe de Departamento cuando un funcionario del SFE
no ha tramitado la incapacidad, según el informe que emite la
CCSS. ACUERDO EN FIRMA.
29/11/2019 Ana Patricia Campos
Herrera
Observaciones:
- La reunión Ordinaria No. 03 del COTEN se realizó en la sala de sesiones del cuarto piso de la sede central del SFE,
ubicadas en la provincia de San José, Cantón Central, Distrito Mata Redonda.
- La funcionaria Patricia Campos jefe de la Unidad de Recursos Humanos del SFE no pudo asistir de la sesión del COTEN
como invitada ya que se encontraba de vacaciones en su representación participó la Licda. Yesenia Meléndez.
Firma del Secretario Firma del Presidente
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