Word: Combinar correspondencia

Generar etiquetas, cartas, sobres,… personalizados en base a una fuente de datos

¿Qué es?

MS Word incluye herramientas que nos facilitan la generación masiva de documentos, de cartas, de etiquetas,…

Esto lo realiza a través de la ficha de correspondencia

Imagina que disponemos de una lista con los datos de los 1134 clientes de nuestra empresa

De cada cliente conocemos su nombre y apellidos, su teléfono, su dirección,…

Algunas situaciones típicas

Supón que queremos enviar a cada uno de estos clientes una carta felicitándole la navidad

Necesitaremos crear para cada uno, una carta semi-personalizada

Esa carta contendrá información personal de cada cliente y a la vez información común para todos los clientes

Información personal e información común

Etiquetas de dirección

A su vez, cada una de sus cartas irá dentro de un sobre, en el que deberá imprimirse la dirección del destinatario

De nuevo, esos sobres podemos generarlos con Word de modo que se generen automáticamente las etiquetas de dirección

Ejemplo: Factura de la luz

¿Cómo lo hago?

1: La fuente de datos

En primer lugar debemos crear nuestra fuente de datos

Creamos un fichero clientes.xlsx

2: Iniciar correspondencia

Ficha de Correspondencia de WordIniciar correspondenciaElegimos cartas

3: Seleccionar destinatarios

De nuevo en correspondenciaSeleccionar destinatarios de una lista

existenteElegimos nuestro fichero clientes.xlsx

4: Texto común e información personalizada

5: Vista previa

Desde Vista Previa podemos ver cómo quedará el resultado de la combinación

6: Recorrer y revisar cada una de las cartas generadas

7: Finalizar

Genera un documento con tantas páginas como clientes haya en nuestra lista