CINTA DE OPCIONES La cinta de opciones est dividida en ocho fichas. Cada ficha contiene grupos de comandos, los cuales estn relacionados entre s. La cinta de opciones muestra comandos relacionados con el trabajo que se est realizando, ya sea dentro de un documento u objeto o imagen. En la mayora de los grupos hay un Iniciador de cuadro de dilogo, el cual est representado por una flecha que apunta hacia abajo; para abrir un cuadro de dilogo, slo tienen que hacer clic sobre el Iniciador de cuadro de dilogo. En un cuadro de dilogo puede especificar informacin adicional sobre un comando. Un comando puede ser un botn sobre el cual tiene que hacer clic o puede ser un cuadro en el que tienen que escribir informacin. Algunos comandos dentro de la cinta de opciones, contiene mens que indican que existen ms opciones a elegir; estos comandos estn representados por una pequea flecha que apunta hacia abajo. Para elegir una opcin, slo tiene que hacer clic sobre la flecha que apunta hacia abajo y seleccionar una de las opciones.

Men Mini Barra de herramientas La Mini barra de herramientas es una pequea barra de herramientas que contienen las herramientas que son utilizadas ms comnmente y que aparece cuando selecciona algn texto. La imagen de la mini barra se muestra muy tenue, sin embargo, sta se ilumina y se activa cuando se selecciona un comando. Tambin se puede mostrar la Mini barra de herramientas, al hacer clic con el botn secundario del mouse en cualquier parte del texto, independientemente si el texto se ha seleccionado o no. Cuando hace clic con el botn secundario del mouse, tambin se muestra el men de acceso directo.

ALINEACION HORIZONTAL La alineacin horizontal se refiere a la manera en que el texto se encuentra ubicado dentro de los mrgenes derecho e izquierdo. Utilizando los comandos de alineacin, puede alinear un texto a la derecha, izquierda, centrarlo o justificarlo ALINEACION VERTICAL La alineacin vertical se refiere a la manera en que el texto se encuentra ubicado entre los mrgenes superior e inferior de la pgina. Un texto se puede alinear verticalmente en el lado superior, abajo, centrado en la pgina o justificado. INTERLIADO El interlineado es la cantidad de espacio entre las lneas del texto en un prrafo. De manera predeterminada, en Word se establece un interlineado sencillo. Puede cambiar la cantidad de espacio entre las lneas, utilizando la ficha Sangra y espacio, en el cuadro de dilogo Prrafo. En la siguiente tabla, se muestran las diferentes opciones de interlineado que se tienen:

SANGRIA Una sangra es el espacio entre el margen derecho o izquierdo y un prrafo. Existen varios tipos de sangra que puede establecer, como: sangras en primera lnea y sangras francesas. SANGRIA EN PRIMERA LINEA Una sangra en primera lnea, es cuando la primera lnea de un prrafo tiene mayor sangra que el resto de las lneas del prrafo. SANGRIA FRANCESA Una sangra en primera lnea, es cuando la primera lnea de un prrafo tiene mayor sangra que el resto de las lneas del prrafo. SANGRIA NEGATIVA Una sangra negativa, es cuando el prrafo se extiende hacia el margen izquierdo

ENCABEZADOS Y PIE DE PAGINA Los encabezados y pies de pgina le permiten repetir la informacin en el mismo lugar dentro de un documento.

MARGENES Los mrgenes son los espacios en blanco que aparecen al principio, al final y a los lados de las pginas. Cambiar el tamao de los mrgenes en un documento puede cambiar no slo el aspecto de un documento, sino tambin el nmero de pginas que ste incluye. Por lo que en ocasiones, usted va a desear ajustar ligeramente los tamaos de los mrgenes para aumentar o disminuir el nmero de pginas. Cuando elija el tamao de los mrgenes, es importante que tome en cuenta cmo ser utilizado el documento.

ORIENTACION VERTICAL Y HORIZONTAL La orientacin de una pgina se refiere a la distribucin de un documento. Un documento con orientacin vertical es ms alto que ancho. Un documento con la orientacin horizontal es ms ancho que alto. Cambie la orientacin de una pgina o de todo el documento utilizando el comando Orientacin en el grupo Configurar pgina. Cuando hace clic en el comando Orientacin, se despliegan un men con las opciones Vertical y Horizontal.

PLANTILLA

Una plantilla es un documento de Word con la caracterstica de que el tipo de documento es plantilla de documento (.dot) La principal caracterstica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos.

PORTADA Una portada es la primera pgina de un documento, donde se incluye el nombre del autor, ttulo y la fecha. Si no puede encontrar una portada que se adapte a sus necesidades, puede modificar un diseo existente. O bien, incorporar algunos elementos a la portada.

BLOQUES DE CREACIONLos bloques de creacin son partes reutilizables de contenido u otras partes del documento que se almacenan en galeras. Es posible tener acceso a dichos bloques y reutilizarlos en cualquier momento. Tambin pueden guardarse y distribuirse con las plantillas. Puede utilizar Autotexto, un tipo de bloque de creacin, para almacenar texto o grficos que desea volver a utilizar, como una clusula de contrato estndar o una lista de distribucin extensa. Cada una de las

selecciones de texto o grficos se almacena como un elemento de AutoTexto en el Organizador de bloques de creacin y se le asigna un nombre nico que facilita la localizacin del contenido.

COLUMNAS Las columnas se utilizan con frecuencia en diarios, revistas y boletines de noticias que contienen grandes cantidades de texto. Cuando se formatea el texto en columnas, las lneas son ms cortas, se agrega espacio en blanco y el documento resulta ms fcil de leer. Al establecer las columnas en un documento, puede especificar tanto el nmero de ellas, como las opciones de formato y el ancho. Puede crear columnas para todo el texto de un documento o slo para una seccin especfica.

COPIAR Y CORTAR El Portapapeles le permite cortar o copiar mltiples elementos y pegarlos en un documento de Office. Al cortar texto, se elimina de su posicin original y al copiar un texto se crea un duplicado; con ambas opciones se tiene la posibilidad de pegar para colocar el texto en una nueva posicin. Cuando corta o copia un elemento, ste se agrega a la coleccin del Portapapeles. Los elementos reunidos se quedan ah hasta que cierra todos los programas de Office o hace clic en el botn Borrar todo. Puede desactivar el Portapapeles, dando clic en el botn Cerrar en el panel de tareas Portapapeles.

LINEAS VIUDAS Y HUERFANAS Para que la idea de un documento pueda comprenderse y tenga una buena apariencia, es necesario evitar que quede una sola lnea de texto al final o al principio de una pgina. Una lnea viuda es la ltima lnea de un prrafo que queda sola al principio de una pgina.

SALTO DE PAGINA Para insertar un salto de pgina manual existen dos alternativas: Colocar el cursor donde desee comenzar una pgina nueva; despus, en la ficha Insertar, en el grupo Pginas, haga clic para seleccionar el botn Salto de pgina.

O bien, en la ficha Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en el men Saltos y seleccione la opcin Pgina. El men Saltos contiene opciones para insertar tres tipos de saltos: Pgina: inserta un salto de pgina manual en el punto en el que termina una pgina y comienza una nueva. Columna: inserta un salto de columna manual en el punto en que empezar el texto de la siguiente columna despus del salto. Ajuste del texto: separa el texto alrededor de los objetos en pginas Web, por ejemplo, separa el texto del ttulo de los prrafos.

SALTO DE SECCION Los saltos de seccin se utilizan para crear cambios de diseo o de formato en una parte del documento. Resulta til insertar un salto de seccin cuando se desea cambiar los siguientes tipos de formato en una parte especfica del documento: Columnas. Notas al pie y notas al final. Encabezados o pies de pgina. Numeracin de lneas. Mrgenes. Bordes de pgina. Numeracin de pginas. Tamao u orientacin del papel. Origen del papel para una impresora. Alineacin vertical del texto en una pgina. Para insertar un salto de seccin, coloque el cursor donde desee que comience; en la ficha Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en el men Saltos y luego seleccione una de las cuatro opciones disponibles para crear saltos de seccin:

Pgina siguiente: inserta un salto de seccin y empieza una nueva en la siguiente pgina. Continuo: inserta un salto de seccin y empieza una nueva en la misma pgina. Pgina par: inserta un salto de seccin y empieza una nueva en la siguiente pgina con nmero par. Pgina impar: inserta un salto de seccin empieza una nueva en la siguiente pgina con nmero impar. Puede seleccionar y eliminar saltos de seccin de la misma manera en que quita los saltos de pgina. Slo recuerde

COMBINAR CELDAS Combinar celdas significa fusionar dos o ms celdas en una. La combinacin de celdas es til cuando se desea crear un ttulo que abarque varias columnas. Combinar celdas es muy fcil: seleccione las que desea combinar y en la ficha Presentacin, en el grupo Combinar, haga clic en Combinar celdas. DIVIDIR CELDAS Dividir celdas significa dividir una celda en dos o ms. Esta funcin resulta til cuando se tiene ms de un tipo de datos que debe quedar en la misma celda. Para dividir una celda, seleccinela y haga clic en el comando Dividir celdas. El cuadro de dilogo Dividir celdas le permite dividirlas verticalmente en columnas u horizontalmente en filas. Utilice las flechas que apuntan hacia arriba o hacia abajo y haga clic en Aceptar. TABLA Una tabla es un arreglo de datos que est compuesto de filas horizontales y columnas verticales. Las celdas son rectngulos que se forman cuando las filas y las columnas se cruzan (ver Figura 1).

TABLAS RAPIDAS

Como ya lo vio en lecciones anteriores, Word cuenta con varios elementos prediseados que le ayudan a crear documentos con aspecto profesional como encabezados y pies de pgina. De la misma manera Word cuenta con una variedad de tablas rpidas que puede insertar a su documento.

COMPRIMIR Cuando una imagen se comprime, se reduce la resolucin con lo que disminuye el tamao del archivo. Cuando se insertan archivos de imagen grandes, el documento se hace difcil de manejar. Al comprimir las imgenes, trabajar con mayor eficiencia, porque se logra ahorrar espacio en el disco duro, abrir y guardar los documentos rpidamente y reducir el tiempo de descarga de los archivos que planea compartir. En el cuadro de dilogo Configuracin de compresin, usted decide qu tanto desea reducir la resolucin de las imgenes. En funcin de lo que planea hacer con ellas, puede elegir la calidad de impresin, de pantalla o para correo electrnico. Tambin puede eliminar las reas recortadas de las imgenes, ya que cuando recorta una imagen, las partes extras que quedan ocultas siguen almacenadas en el archivo, ocupando espacio.

grficos SmartArtLos grficos SmartArt, las imgenes y imgenes prediseadas, son grficos que pueden insertarse en un documento y formatearse por medio de una variedad de opciones. Los grficos SmartArt son representaciones visuales de la informacin que le ayudan a comunicar mensajes e ideas de manera efectiva. Estos grficos (ilustraciones de calidad de diseador) pueden crearse rpida y fcilmente,

seleccionndolos entre la gran variedad que ofrece Word, dependiendo de la informacin que quiera transmitir. Los grficos SmartArt pueden ilustrar un proceso, una jerarqua, un ciclo o una relacin. La siguiente tabla muestra algunos ejemplos del tipo de informacin que puede comunicar con cada categora de grficos SmartArt.

IMGENES PREDISEADAS Para ilustrar un concepto especfico en su documento, puede insertar imgenes prediseadas que incluyen dibujos, pelculas, sonidos o fotografas de archivo. Las imgenes prediseadas son archivos de imgenes que pueden insertarse en un documento. En el panel Imgenes prediseadas, tambin puede buscar fotografas, pelculas y sonidos. Si desea incluir en su bsqueda alguno de estos archivos multimedia, seleccione las casillas de verificacin que aparecen cuando se despliega el contenido del cuadro Los resultados deben ser. En el panel Imgenes prediseadas, puede organizar los clips que ah se encuentran, para hacerlo haga clic en Organizador Clips para abrir el cuadro de dilogo Galera multimedia de Microsoft, que se muestra en la Figura 5. Puede organizar y categorizar los clips en colecciones que le permitan localizarlos fcilmente. Tambin puede aadir, eliminar, copiar y mover los clips, as como cambiar las palabras clave y los ttulo

CITA Una cita es una nota de autoridad u otro tipo de texto que se copia de un documento. En ocasiones se aumenta de tamao y se muestra en otro lado de la pgina para dar nfasis.

Las citas se utilizan muy a menudo junto con las letras capitales en boletines de noticias, anuncios y revistas. Aunque una cita est hecha de texto, enfatizarla le da una calidad grfica que mejora el diseo de la pgina. El comando Cuadro de texto de Word, le permite insertar de manera rpida citas formateadas profesionalmente.

CUADOR DE TEXTO Un cuadro de texto es un cuadro invisible y formateado en el que puede insertar y posicionar texto y/o objetos grficos. Los cuadros de texto pueden utilizarse para una variedad de propsitos. La mayora de las veces se utilizan para insertar texto dentro de otro documento o para distribuir el texto. Una vez que ha insertado un cuadro de texto, puede formatearlo y vincularlo a otros cuadros de texto.

LETRA CAPITAL Una letra capital, es una letra grande que desciende dos o ms lneas al inicio de un prrafo. Las letras capitales se utilizan a menudo para agregar inters a un documento, como lo es un boletn de noticias. Las letras capitales se utilizan para agregar inters a boletines de noticias o artculos de revistas. Debido a que se utilizan al inicio de un artculo o captulo, tambin sirven como una seal visual que le dice al lector donde debe iniciar a leer. El comando de Word, Letra capital, le permite establecer tabulaciones y ajustar sangras para colocar una letra capital donde la necesite.

WORDART Word provee muchos estilos de WordArt, incluyendo texto con los colores del arco iris y texto con forma de arco iris. Asegrese de elegir el WordArt que sea apropiado para su documento. El WordArt con texto con los colores del arco iris podra ser apropiado para un volante de una fiesta, pero no para un informe.

MARCADOR Un marcador es una ubicacin o seleccin de texto a la que asigne un nombre y as lo identifique para futuras referencias. Los nombres de marcador pueden contener nmeros, pero deben comenzar con una letra. No puede incluir espacios, as que lo ms recomendable es utilizar guiones bajos para separar palabras o pegue las palabras. Por ejemplo: Secretos_profesionales o SecretosProfesionales. Los marcadores pueden ordenarse por nombre o posicin en el cuadro de dilogo Marcador. Para

ir a la posicin de un marcador en un documento, seleccione el marcador del cuadro de dilogo Marcador y haga clic en Ir a.

REFERENCIA CRUZADA CITA Cuando necesite subcategoras bajo una categora principal, usted puede enumerarlas en el ndice creando una subentrada. Una subentrada es una subcategora de la entrada principal. Se utiliza para especificar ms sobre la entrada principal. Por ejemplo, Microsoft Office sera una entrada principal, mientras que Word, Excel y PowerPoint seran cada una, una subentrada. Usted puede crear tambin, una referencia cruzada para dirigir al lector una palabra relacionada en el ndice. Una referencia cruzada es una referencia a una parte que mantiene relacin con el documento. TABLA DE CONTENIDOS Una tabla de contenido es una lista ordenada de los temas en un documento, junto con los nmeros de pgina de los mismos. Una tabla de contenido, se encuentra normalmente al inicio de un documento largo y ayuda a los lectores a localizar rpidamente los temas de inters. Word facilita la forma de insertar una tabla de contenido al utilizar la galera de estilos de ttulo, agregar texto seleccionado a una tabla de contenido y actualizar una tabla de contenido. TABLA DE ILUSTRACIONES Una tabla de ilustraciones es una lista con todos los rtulos de las ilustraciones, tablas o ecuaciones en un documento. Para insertar una tabla de ilustraciones, utilice el comando Insertar tabla de ilustraciones. Elija el tipo de rtulo a aplicar y seleccione el resto de las opciones que desee. Cuando insertar una tabla de ilustraciones, Word busca en el documento los ttulos, los ordena por nmero y los muestra con el nmero de pgina donde aparece cada ttulo. Si ya aplic estilos personalizados a sus ttulos de ilustraciones, puede configurar el estilo que debe utilizar Word cuando cree la tabla de ilustraciones. Haga clic en el botn Opciones en el cuadro de dilogo Tabla de ilustraciones para mostrar el cuadro de dilogo Opciones de tabla de ilustraciones, como se puede ver en la Figura 20. MODIFICAR UNA CITA Y UNA FUENTE

Cuando agrega una cita, Word la inserta dentro de un marcador de posicin que fcilmente puede modificar tanto el texto como la fuente o cita que los acompaa. Para seleccionar todo el marcador de posicin, haga clic en la pequea ficha en la esquina superior izquierda del marcador de posicin. Cada marcador de posicin tienen una flecha que apunta hacia abajo en la parte derecha, al hacer clic sobre ella, muestra un men de opciones para fuentes y citas. Para facilitar el proceso de edicin de citas y fuentes, Word proporciona mens en los marcadores de posicin que le permitirn un fcil acceso a cuadros de dilogo para modificar citas y fuentes.

CAMPO DE COMBINACION DE CORRESPNDENCIA Despus de conectar un documento con un archivo de datos, el siguiente paso a seguir es agregar campos de combinacin de correspondencia al documento. Los campos de combinacin de correspondencia son marcadores de posicin (por ejemplo Nombre y Direccin) que se llenan con la informacin de un archivo de origen de datos cuando se realiza la combinacin de correspondencia. bIBLIOGRAFIA Word provee una galera de bibliografas para escoger. Puede insertar la bibliografa al final del documento o crear una pgina nueva para la bibliografa. Una vez que ha insertado la bibliografa, puede actualizarla conforme agregue o elimine fuentes, e incluso puede quitarla fcilmente.

MARCAS DE REVISION Las marcas de revisin son todos aquellos comentarios y cambios realizados como inserciones, eliminaciones y cambios de formato en un documento. En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, en el men Mostrar marcas, puede escoger mostrar los comentarios, entradas manuscritas, inserciones y eliminaciones, formato, resaltar reas con marcas y mostrar los cambios de todos los revisores o slo de algunos revisores. FIRMAS DIGITALES Los documentos importantes a menudo requieren de firmas, Word le permite firmar un documento electrnicamente utilizando un id digital que asegura que la firma es autentica. Una firma digital es una firma electrnica que confirma si el firmante de un documento es la persona que afirma ser y que el contenido no ha sido cambiado desde que fue firmado. Tambin ayuda a probar el origen del documento que fue firmado. Para firmar un documento digitalmente, usted necesitar un certificado, tambin llamado id. digital. Un certificado es un medio digital de confirmar la identidad y autenticidad. Deber comprar un certificado o crear uno. Para que un certificado sea autentico, ste debe haber sido emitido por una autoridad emisora de certificados acreditada, la cual es una empresa que emite certificados digitales, realiza un seguimiento de los certificados asignados, verifica la validez de un certificado y controla qu certificados estn revocados o caducados. Puede firmar un documento al hacer clic en el botn de Microsoft Office, sealando Preparar y seleccionando Agregar una firma digital. El cuadro de dilogo Microsoft Office aparece con informacin para comprar una firma digital del Catlogo de Soluciones de Microsoft Office. Tambin puede hacer clic en Aceptar y mostrar el cuadro de dilogo Obtener un id digital. Aqu podr: Obtener un id digital de un socio de Microsoft o Crear su propio id digital. Si elige crear su propio id digital, nadie ms podr verificar la autenticidad de su firma.