Guía para Proveedores del Acuerdo Marco de Precios para el suministro de Tiquetes Aéreos

Tabla de contenido

I. Introducción.......................................................................................................................................... 2II. Información general del Acuerdo Marco de Precios.........................................................................2III. Cotización............................................................................................................................................. 4

A. Entrar al evento................................................................................................................................ 4B. Descargar el formato de Cotización..................................................................................................6C. Uso y diligenciamiento del formato de Cotización............................................................................6D. Generar Cotización........................................................................................................................... 9E. Durante el Evento de Cotización: Herramienta de Mensajes...........................................................9F. Finalizar el evento de Cotización....................................................................................................10G. Proveedor Seleccionado.................................................................................................................10

IV. Uso del Portal de Proveedores de la Tienda Virtual del Estado Colombiano – Coupa Suppliers10A. Registro del Proveedor en Coupa Supplier....................................................................................11B. Creación y actualización datos de contacto....................................................................................12C. Consultar las Órdenes de Compra.................................................................................................15D. Consultar las facturas..................................................................................................................... 16E. Crear una factura............................................................................................................................ 17F. Información general de la factura...................................................................................................18G. Líneas de la factura........................................................................................................................ 18

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I. Introducción

La presente guía busca ayudar a los Proveedores en el proceso de Cotización de suministro de Tiquetes Aéreos a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Colombia Compra Eficiente está encargada de la administración de los Acuerdos Marco de Precios y demás mecanismos de agregación de demanda y en consecuencia, ofrece a los Proveedores y a las Entidades Compradoras, la Tienda Virtual del Estado Colombiano a través del cual deben adelantarse las compras derivadas del Acuerdo Marco de Precios.

II. Información general del Acuerdo Marco de Precios

(i) Número de Contrato: CCE-283-1-AMP-2015, Acuerdo Marco de Precios para suministro de Tiquetes Aéreos. Ver Proceso de Contratación.

(ii) Objeto: establecer: (a) las condiciones para el suministro de Tiquetes Aéreos al amparo del Acuerdo Marco de Precios; (b) las condiciones en las cuales las Entidades Compradoras se vinculan al Acuerdo Marco de Precios; y (c) las condiciones para el pago del suministro de Tiquetes Aéreos por parte de las Entidades Compradoras.

(iii) Alcance: Los Proveedores se obligan a suministrar los Tiquetes Aéreos de acuerdo con los requisitos técnicos establecidos en la sección IV.B del pliego de condiciones y de acuerdo con las Ofertas presentadas a Colombia Compra Eficiente en la licitación pública LP-AMP-052-2015.

(iv) Vigencia del Acuerdo Marco de Precios: 16 de septiembre de 2017. Ver Cláusula 1 4 - Vigencia del Acuerdo Marco de Precios

(v) Vigencia máxima de las Órdenes de Compra: 16 de septiembre de 2018.

(vi) Tiempo de Cotización: Los Proveedores tienen 10 días hábiles para dar respuesta a la SSolicitud de Cotización.

(vii) Valor Órdenes de Compra: El valor de las Órdenes de Compra corresponde al monto indicado como presupuesto en la Cotización.

(viii)Entidades Compradoras: Son las Entidades Estatales que hacen parte del Presupuesto General de la Nación.

(ix) Criterios de Selección: La Entidad Compradora seleccionara al Proveedor que ofrezca el mayor descuento ponderado en su Cotización.

(x) Precio del suministro de Tiquetes Aéreos El precio máximo del Service Fee en la Operación Secundaria es el Service Fee ofrecido por el Proveedor en el Catálogo y el descuento ponderado mínimo, es el descuento ponderado ofrecido por el Proveedor en el Catalogo.

El precio resultante de cada Tiquete Aéreo suministrado es el que resulte de aplicar la siguiente fórmula:

V= {P∗(1−DP )}+T +S+ I+A

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Donde:

V: Es el precio resultante de cada Tiquete Aéreo suministrado.P: Es el precio neto del Tiquete Aéreo definido por la Aerolínea sin IVA.Dp: Es el porcentaje de descuento ofrecido por el Proveedor para la Aerolínea y el Rango Tarifario solicitado por la Entidad Compradora.T: Es la tarifa administrativa definida por la Aerocivil.S: Es el Service Fee definido por el Proveedor en la operación principal.I: Son los impuestos, y gravámenes adicionales como estampillas en caso de que apliquen.A: Son las tasas aeroportuarias aplicables.

Los descuentos no aplican para Aerotaxis o Aerolíneas no regulares.

(xi) Facturación y pago: El Proveedor debe facturar diariamente los Tiquetes Aéreos y las penalidades correspondientes a cambios y cancelaciones en el periodo. El Proveedor debe discriminar en la factura: (i) el precio del Tiquete Aéreo, (ii) el valor del descuento ofrecido para cada una de las Aerolíneas y Rangos Tarifarios sobre el valor neto del Tiquete Aéreo, (iii) la Tarifa Administrativa, (iv) el valor del Service Fee, y (v) el IVA, impuestos y tasas aeroportuarias aplicables. Las penalidades facturadas deben corresponder al monto que cobre la Aerolínea por la cancelación del Tiquete Aéreo, el cambio de Tiquete Aéreo y el cambio de Rango Tarifario en los casos que apliquen.

Si los Procesos de Contratación de la Entidad Compradora están sujetos a gravámenes adicionales (estampillas o cualquier otro gravamen de carácter territorial sobre el Proceso de Contratación), la Entidad Compradora debe informarlo en la Solicitud de Cotización y el Proveedor incluirlo en las facturas.

Las Entidades Compradoras deben consolidar las facturas quincenalmente y pagar el total consolidado dentro de los treinta (30) días calendario, siguientes a la fecha de consolidación de las facturas. Si una factura no cumple con las normas aplicables o la Entidad Compradora solicita correcciones a la misma, el término de treinta (30) días empezará a contar a partir de la consolidación de las facturas corregidas presentadas. Igualmente es obligación del Proveedor remitir a la Entidad Compradora los soportes de pago de seguridad social del personal que prestó el servicio durante el mes a facturar. Los Proveedores deben presentar el Tiquete Aéreo volado y el reporte de BSP Link relacionando los Tiquetes Aéreos presentados para recibir el pago. Los Proveedores pueden presentar los Tiquetes Aéreos cancelados y los no utilizados, sin el Tiquete Aéreo volado.

En caso de que aplique, el Proveedor debe adjuntar la factura de transporte de Aerotaxis o Aerolíneas de transporte no regular para recibir el pago. Los descuentos no aplican para Aerotaxis Aerolíneas de transporte no regular.

Pasados los 30 días previstos para el pago de las facturas consolidadas, sin que se haya verificado el pago respectivo, el Proveedor podrá suspender el suministro de Tiquetes Aéreos, hasta tanto reciba el pago total de lo adeudado por la Entidad Compradora.

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III. Proceso de Cotización

A. Entrar al evento

Cuando una Entidad Compradora genera un evento de Solicitud de Cotización, el Proveedor recibe una invitación a Cotizar en el correo electrónico que está registrado en la base de datos de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, el Proveedor debe ir al evento usando el link “vaya al evento”, que lo lleva al portal de Proveedores de la Tienda Virtual.

El Proveedor una vez ingresa al link debe verificar la información y la fecha de finalización del evento, recuerde que el Acuerdo Marco de Precios establece que se debe Cotizar el suministro de Tiquetes Aéreos en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles.

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Posteriormente, el Proveedor debe marcar en el espacio indicado que tiene la intención de responder y aceptar los términos y condiciones y dar click en el botón “ingresar respuesta” para que se habilite la pestaña de mi respuesta y puedan continuar con el proceso de Cotización.

B. Descargar el formato de Cotización

El formato de Cotización es un archivo en Excel donde la Entidad Compradora detalla las características del suministro de Tiquetes Aéreos requerido. Esta herramienta permite a los Proveedores Cotizar descuentos adicionales a los ofrecidos en la Operación Principal con mayor agilidad. En el Link del evento el Proveedor debe ir a la pestaña “Mi respuesta”, descargar y guardar el formato de Solicitud de Cotización diligenciado por la Entidad en “Anexos”.

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C. Uso y diligenciamiento del formato de Cotización

En el formato de Cotización, el Proveedor debe revisar la pestaña “Cotización”, para Cotizar los descuentos y demás servicios requeridos por la Entidad Compradora.

El Proveedor debe tener en cuenta para el diligenciamiento del formato de Solicitud de Cotización, la siguiente información en los campos de color azul:

El Proveedor debe tener en cuenta lo siguiente al momento de diligenciar la Cotización:

a) Nombre del Proveedorb) Precio mensual del Asesor Implantc) Descuento de Tiquetes Aéreosa) Nombre del Proveedor

El Proveedor debe seleccionar su razon social del menu desplegable:

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Al seleccionar la razón social, el formato automáticamente carga la información del Catálogo del Proveedor correspondiente a los descuentos mínimos ofrecidos.

b) Precio mensual del Asesor Implant

En caso de que el promedio anual de la Orden de Compra sea menor a $1.000.000.000, los Proveedores pueden cobrar por el Asesor Implant, si la Entidad Compradora lo requiere en su Solicitud de Cotización.. En estos casos, el campo de Precio de Asesor (mes) se habilita, y permite indicar el precio mensual del Asesor Implant:

c) Descuento de Tiquetes Aéreos

El Proveedor puede ofrecer descuentos adicionales a los ofrecidos en la Operación Principal. Una vez el Proveedor selecciona su nombre, el formato automáticamente indica en la columna “Descuento mínimo” los descuentos ofrecidos en la Operación Principal por el Proveedor seleccionado. Para ofrecer descuentos adicionales, el Proveedor debe ingresar el descuento adicional en el campo “Descuento adicional”. La columna descuento mínimo se suma a la columna descuento adicional, para hallar el descuento total para la cotización. Los Proveedores pueden ofrecer descuentos adicionales en los campos de Tiquetes Aéreos nacionales y Tiquetes Aéreos internacionales.

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El formato de Cotización automáticamente calcula el descuento ponderado tota utilizando la siguiente formula detallada en el pliego de condiciones y el Contrato:

Las Entidades Compradoras deben comparar las Cotizaciones enviadas por los Proveedores y seleccionar el Proveedor que ofrezca el mayor descuento ponderado.

Nota: Si la Entidad Compradora hace un requerimiento que no se encuentre dentro de lo estipulado en el Acuerdo Marco de Preciosel Proveedor debe informarlo a Colombia Compra Eficiente.

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D. Generar Cotización

El Proveedor después de diligenciar su Cotización en el formato de Cotización, debe ingresar nuevamente al evento en Coupa y en la pestaña “Mi respuesta” debe ir a “Anexos”, luego a “Su respuesta” y hacer click en “seleccionar archivo” y ahí debe cargar el formato de Cotización diligenciado. Adicionalmente el proveedor debe incluir en la casilla “mi precio” el valor del presupuesto que tiene la entidad en la Solicitud de Cotización.

Nota: Recomendamos al Proveedor, antes de enviar la Cotización a la Entidad, validar los siguientes campos:

Incluyo el archivo diligenciado en la sección de anexos Diligencio todos los campos en Artículos y Lotes Compara los valores de los artículos en el formato de Cotización (Excel) con los de artículos y lotes

antes de enviar.

Si el Proveedor envió la Cotización y desea hacer ajustes, puede hacerlo antes de terminar el tiempo de cotización

E. Durante el Evento de Cotización: Herramienta de Mensajes

El Proveedor puede recibir información de la Entidad Compradora o realizar consultas sobre la Solicitud de Cotización. La recepción de las consultas se hará a través de la funcionalidad “Mensajes” y será notificada por correo electrónico. La Entidad Compradora debe enviar la respuesta a través de “Mensajes” a todos los Proveedores, sin importar el remitente original. En el caso que una Entidad Compradora requiera cancelar el evento de cotización debe manifestarlo a través de la casilla mensajes.

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F. Finalizar el evento de Cotización

La Entidad Compradora puede concluir el evento antes del plazo estipulado en el Acuerdo Marco de Precios, únicamente si se cumplen las siguientes condiciones: (i) Todos los Proveedores han enviado cotización, y (ii) La Entidad Compradora ha enviado mensaje a todos los Proveedores, a través de la Tienda Virtual, solicitando confirmación de que estas cotizaciones son definitivas y ha recibido respuesta positiva de todos los Proveedores por ese mismo medio.

Una vez finalizado el evento de cotización, la Entidad Compradora puede ver las cotizaciones recibidas para analizarlas y compararlas.

G. Proveedor Seleccionado

Posteriormente cuando la Entidad Compradora selecciona el Proveedor y genera la Orden de Compra, se realiza la notificación al Proveedor a través de un correo electrónico que contiene la Orden de Compra. Sin embargo, es importante mencionar que todas las Órdenes de Compra se pueden visualizar en el portal de Proveedores de la Tienda Virtual del Estado Colombiano – Coupa Suppliers. A continuación se explica detalladamente el funcionamiento de este portal.

IV. Uso del Portal de Proveedores de la Tienda Virtual del Estado Colombiano – Coupa Suppliers

El portal de Proveedores de la Tienda Virtual del Estado Colombiano - Coupa Supplier es una herramienta que Colombia Compra Eficiente pone a disposición de los Proveedores de la Tienda Virtual del Estado Colombiano durante la ejecución de las Órdenes de Compra. A través de Coupa Supplier el Proveedor puede consultar las Órdenes de Compra que le generan las Entidades, enviar copia de las

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facturar, actualizar el correo electrónico al cual le notifican las órdenes de compra y la información de la persona de contacto del Proveedor que aparece en la Orden de Compra.

La presente guía busca ayudar a los Proveedores en el proceso de cómo realizar las siguientes actividades:

Recibir órdenes de compra. Enviar Facturas. Actualizar el correo para la recepción de órdenes de compra. Actualizar la información de contacto en la Tienda Virtual.

A. Registro del Proveedor en Coupa Supplier

Para acceder al portal de Proveedores de la Tienda Virtual del Estado Colombiano – Coupa Supplier, Colombia Compra Eficiente envía un correo de invitación al Proveedor a través del cual este puede configura sus datos y contraseña. Una vez generada la cuenta, debe ingresar a la página https://supplier.coupahost.com e iniciar sesión con su correo y contraseña.

La página de inicio del “Coupa Supplier Network” se describe a continuación:

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B. Creación y actualización datos de contacto

Colombia Compra Eficiente crea al Proveedor en la Tienda Virtual del Estado Colombiano con la información suministrada por este durante la firma del contrato. Una vez el Proveedor ingresa al portal de Proveedores de la Tienda Virtual puede actualizar la información de contacto publicada en la Tienda Virtual. La información que puede actualizar el Proveedor en el Portal de Proveedores de la Tienda Virtual es:

- Correo electrónico de contacto: este es el correo donde el Proveedor recibe las Órdenes de Compra.

- Persona de contacto en el Proveedor.- Dirección de contacto. - Teléfono de contacto.

Esta información es la que aparece en las Órdenes de Compra y en la información del Proveedor que pueden consultar las Entidades en la Tienda Virtual:

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Para actualizar la información de contacto y el correo al cual se envían las Órdenes de Compra, el proveedor debe hacer clic en el botón para actualizar el perfil - Improve your Profile. Al ingresar el sistema le mostrará la información de contacta que se encuentra publicada en la Tienda Virtual.

Para actualizar la información el Proveedor debe hacer clic en editar el perfil – Edit Profile y actualizar la información.

El Proveedor debe asegurar que siempre este definido un correo electrónico, nombre de la persona de contacto, dirección y teléfono de contacto. Esta información la actualiza en la sección Primary Contact y Adress

Nota:Solicitudes de Cotización: El correo electrónico para la recepción de las Solicitudes de Cotización no se actualiza con la actualización del correo de recepción de las órdenes de compra. Para tal fin, el Proveedor debe notificar el cambio del correo por escrito a Colombia Compra Eficiente. Colombia Compra Eficiente actualizara el correo en la plantilla de cotización máximo 3 días hábiles después de la solicitud. El Proveedor debe tener en cuenta que la actualización de correo solo aplica para nuevos eventos que se generen a partir de la actualización, luego debe asegurar tener las dos cuentas de correo activas hasta que se culminen los eventos de cotización en proceso.

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Clausula Notificaciones: Para actualizar los datos suministrados por el Proveedor para envió de notificaciones (ver cláusula del contrato), el Proveedor debe enviar una documentos firmado por el representante legal informando la actualización de los datos.

C. Consultar las Órdenes de Compra

Para consultar las Órdenes de Compra, el Proveedor debe hacer clic en ubicado en la parte superior derecha. Al hacer clic se despliega la barra de herramientas con las diferentes opciones disponibles en el Portal de Proveedores de la Tienda Virtual. Debe seleccionar la de ordenes - Orders

Al ingresar se despliegan todas las órdenes de Compra - Purchase Orders emitidas por las Entidades Compradoras al proveedor. Las órdenes se visualizan con el número de la orden, fecha de la orden, estado de la orden, los ítems, el total y las acciones que puede realizar sobre las órdenes de compra. Puede ordenar la visualización de las Órdenes de Compra haciendo clic sobre el título de la columna con el criterio de ordenación que desea aplicar.

Para ingresar a la Orden de Compra debe hacer clic en el número de la Orden.

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D. Consultar las facturas

Para consultar las facturas, el Proveedor debe hacer clic en ubicado en la parte superior derecha. Al hacer clic se despliega la barra de herramientas con las diferentes opciones disponibles en el Portal de Proveedores de la Tienda Virtual. Debe seleccionar la de ordenes – Invoices.

Las facturas o “Invoices” se encuentran centralizadas en esta consulta. Las facturas se visualizan con el número de la factura, la Orden de Compra asociada a esta y el estado de la misma. Puede agregar criterios de visualización dando clic en el botón “Ver” y posteriormente en la opción “Crear vista” o puede ordenar la información visualizada dando clic sobre el título de la columna con el criterio de ordenación que desea aplicar. También puede exportar el contenido visualizado a Excel haciendo clic en “Exportar”.

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E. Crear una factura

Para crear la copia de la facturar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, El proveedor debe ingresar a la opción de consulta de Órdenes de Compra como está definido en la sección IV, identificar la orden de compra que desea facturar y hacer clic en la acción “Crear  factura  - Create Invoice”    para generar la plantilla donde diligencia la factura.

El Proveedor debe diligenciar la información de la factura.

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F. Información general de la factura

(i) Número de factura.(ii) Fecha de la factura.(iii) Imagen escaneada: en este campo el Proveedor debe cargar la copia de la factura de venta

escaneada. Para que la factura sea considerada válida, es indispensable adjuntar el archivo escaneado donde consten los requisitos de ley de una factura de venta.

(iv) Notas del Proveedor: es este campo el Proveedor puede especificar información adicional relacionada con la factura.

(v) Datos Adjunto: el proveedor debe adjuntar copia del pago de parafiscales y puede adjuntar otros archivos si lo requiere.

G. Líneas de la factura

Al generar una factura, el sistema automáticamente genera todos los artículos que están en la Orden de Compra y en el campo de cantidad por artículo aparece el valor pendiente por facturar para esa Orden de Compra. El Proveedor debe ingresar la cantidad y el precio a factura por artículo, al final la factura en la Tienda Virtual del estado colombiano debe sumar el mismo valor que aparece en la factura original generada por el Proveedor. Para verificar el valor final de la factura el Proveedor debe hacer clic en el botón “Calcular”.

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Para enviar la factura por el sistema a la Entidad, el Proveedor debe hacer clic  en  el  botón  “Enviar”. Una vez hace clic en el botón enviar, el sistema genera un mensaje indicado que la factura está suspendida lo cual indica que la factura quedará en estado de aprobación pendiente.

Puede consultar la totalidad de las facturas enviadas a las entidades y sus estados en la sección “Invoices”.

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