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Col·legi Mare de Déudel Carme (Terrassa)Caso de éxito, Octubre 2012
Caso de estudio: Col·legi Mare de Déu del CarmeInternet solutions
IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CA-LIDAD A TRAVÉS DE LAS HERRAMIENTA CLICKEDU QUE INCORPORA EL MEJOR SOFTWARE DE CALIDAD QUALI-TEASY CON EL ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORAMIENTO DE INTERFASE SL
Breve descripción del centroEl Col·legi Mare de Déu del Carme pertenece a los Padres Carmelitas de Cataluña, la entidad titular. La Orden de los Carmelitas tiene sus orígenes en el Monte Carmelo, de Palestina, en el siglo XII y actualmente están extendidos por los 5 continentes, con tareas tan variadas como lugares donde están donde la iglesia o la sociedad se lo ha pedido. Tienen parroquias, escuelas, centros de formación, centros de espiritualidad... En Cata-luña, 2 parroquias (Santa Joaquima de Vedruna de Barcelona y Mare de Déu del Carme en Terrassa), 2 centros de culto (en Olot, Girona, Tàrrega y Lleida) y 1 colegio (Col·legi Mare de Déu del Carme, Terrassa).
A Terrassa llegaron a principios del siglo XX, pero la guerra civil española, hizo fracasar este primer intento de tener un convento en esta ciudad, y no fue hasta el año 1942 que a demanda de los empresarios de la ciudad, para dar formación a los hijos de sus trabajadores, que llegaron para fundar el actual Colegio. Desde entonces que están en esta ciudad, con el objetivo de promover la formación integral de sus alumnos de acuerdo con una concepción cristiana del hombre, de la vida y del mundo, favoreciendo el crecimiento y maduración de los alumnos en todas sus dimensiones.
Hasta el año 1996 estaba ubicado en un único edificio, pero a raíz de las reformas edu-cativas y para mejorar los espacios inaugura unas nuevas instalaciones de 3.100 metros, que albergarán los estudios de ESO y Bachillerato. Desde el año 2004 el Col·legi Mare de Déu del Carme ha reactivado el programa de inversiones, cubriendo parte del patio de infantil - primaria, construyendo un nuevo edificio de servicios (Sala de actos, porche, cocina, comedor y pista polideportiva) de 1.625 metros, renovando ventanas, persianas y fachadas, rehabilitando WC’s y actualizando todo el equipamiento informático del cen-tro, dotando a todas las aulas de proyector y ordenador. Como última inversión el centro a habilitado un campo de fútbol-7 de césped artificial en el edificio de secundaria.
Actualmente se ofrece el servicio educativo en las etapas de enseñanza desde los 3 años hasta los 18, con 3 líneas: segundo ciclo de infantil, primaria, secundaria obligatoria y
bachillerato, en las modalidades de Social-Humanístico y Científico-Tecnológico, con todas las unidades concertadas con el De-partament d’Ensenyament.
El Centro cuenta con un total de 1.273 alumnos.
En cuanto al personal en el Col·legi Mare de Déu del Carme trabajan un total de 151 personas entre monitores de extraescola-res, personal de administración y servicios subcontratados, de los cuales 83 son do-centes del Centro.
Como proyecto destacado, la escuela Mare de Déu del carme, y dentro de la tarea de ofrecer a sus alumnos una formación inte-gral de la persona, tiene como gran reto el proyecto de internacionalización del cen-tro. Actualmente el Centro cuenta con pro-gramas de estancias de verano en el Reino Unido, jornadas de trabajo con alumnos del Reino Unido y Hong Kong y 5 inter-cambios de alumnos: Suecia para alumnos de 2 º de Bachillerato, Suecia para alum-nos de 2 º y 3 º de ESO, Francia, Polonia y New York.
Caso de estudio: Col·legi Mare de Déu del CarmeInternet solutions
Algunas de las principales funcionalidades de Clickedu
• Programaciones,tutorías,atenciónaladiversidad,tra-bajo en el aula.
• Recibos,ygestionaactividadesextracurriculares,co-medor, transporte escolar, guardería.
• Envíodenóminasporemail,traspasodelosasientoscontables de la generación de recibos a programas de contabilidad más habituales del mercado.
• Herramientasdetrabajoconelalumnadoyelprofe-sorado, acceso a los contenidos digitales y educativos de las principales editoriales, acceso a contenidos del centro y entre escuelas Clickedu.
• Gestiónacadémica,administraciónporpartede losdocentes de notas y gestión de clase, documentacio-nes y actas oficiales.
• Controldeasistencia,comunicacionesa las familiasvía SMS, email. Mensajería interna para los alumnos y entre alumnos y docentes.
• Controldelosordenadoresfijosyportátilesdelcentro• Calendarioscompartidosygestióndesalas,inventario
con posibilidad de combinarse a la gestión de inciden-cias.
• Incluyeaccesoalaplataformaporpartedealumnosyfamilias.
• Sistemadegestióndeincidencias,logísticasytécnicas,y acciones correctivas
• Encuestasygestióndelacalidadentrepadres,profe-sores y alumnos.
• DocumentacióndelSistemadeGestióndeCalidad:Publicar los principios, la política y los objetivos de ca-lidad de la Organización (y ligarlos con los indicadores establecidos para cada proceso); Establecer la pirámi-de documental (manual, mapa de procesos, diagra-mas de flujo, formularios, registros, instrucciones de trabajo, …); validación electrónica de documentos.
• PlanesFormaciónInterna:Ponerenmarcha,aprobar,comunicar y dar seguimiento al Plan Anual de Forma-ción (correspondiente a los profesionales de la organi-zación y a los usuarios relacionados con la misma).
• PlanesdeAuditorías:Permiteponeradisposicióndelpersonal el Plan anual de Auditorías (con el objetivo de que se conozca cómo, cuándo y qué procesos o departamentos van a ser auditados).
•ExtraerEstadísticasdecualquierdatoqueseincorporaa la plataforma: alumnos, familias, programaciones, cuestionarios, indicadores, incidencias,...
•MóduloIndicadores:PermitequeunCentroEducativopueda establecer los indicadores de calidad, gestión y académicos por los cuales va a medir a su organi-zación.
•Permitehacertodalacomunicaciónentreelpersonaly que quede registro. Por ejemplo:convocatorias de reuniones, circulares internas, comunicados para un responsable o a toda la comunidad educativa,…
Proceso de implantación de un siste-ma de calidadCuándo y por qué se plantea el Colegio la certificación en la norma ISO?
El año 2011 la Dirección del Col·legi Mare de Déu del Carme incorpora como sistema de gestión del programa Clickedu, una herramienta informática que per-mite gestionar toda la información y documentación desde la misma plataforma.
Paralelamente la Dirección del Centro, con un compromiso firme con la calidad, ve la necesidad de crear una estructura y un marco de referencia que integrara la mejora continua y la satisfacción de los alumnos, familias, profesorado y so-ciedad: la Norma ISO 9001/2008 .
Fuimos aconsejados por la Consultora Interfase SL, con experiencia y conocedo-res del sector: “la clave del su éxito, es ordenar la mejora continua”. Esto nos hizo decidir por el proyecto.
La combinación de estos elementos concluye en la decisión de iniciar un proceso de acreditación ISO 9001:2008 con el fin de disponer de una certificación reco-nocida a nivel internacional, que apoye el proyecto de internacionalización y en todas las actividades del centro, que nos ayuda a ordenar documentos y proce-dimientos, y a optimizar los recursos disponibles, estableciendo mecanismos y herramientas de seguimiento y control.
Así pues y como objetivo de partida, se plantea conseguir la certificación en un curso académico, integrada dentro del Clickedu, y con el apoyo de la consultoría Interfase SL.
Caso de estudio: Col·legi Mare de Déu del CarmeInternet solutions
Qué aspectos ofrecidos por la plataforma valora más positivamente?
• IntegracióndetodaslasnecesidadesdelCentro(desdepasarlista, a la documentación, pasando por la facturación y la co-municación con las familias)
•Procesodeconfiguracióndelaaplicaciónamedida,ensesio-nes presenciales con un implementador de Clickedu
•Migracióndedatosdelanteriorsoftwarealactual
•Usabilidadmuyelevada,sistemaintuitivoydinámico
• IntegracióndeQualiteasy,comoherramientadegestióndeca-lidad, a la plataforma Clickedu en la gestión de documentos, gestión de las incidencias, las acciones de mejora, las encues-tas de satisfacción, ...
Qué prestaciones o funcionalidades de Clickedu son más utilizadas?
En el momento de la migración a Clickedu el Centro planteó la gestión de forma integral, unificando todas las informaciones y gestiones en la plataforma.
En este momento la gestión del Centro se lleva integralmente desde el Clickedu, no hay ninguna actividad académica que no se gestione desde la aplicación:
Acompañamiento externo consultoría. Interfase SL. ¿Qué aspectos ofrecidos por Interfase SL valora más po-sitivamente?
La colaboración de la consultora Interfase nos ha permitido agili-zar todo el proceso de análisis y generación de la documentación, aportando una visión externa, desvinculada del día a día de la organización y con experiencia en procesos de acreditación “ex-prés” en otros centros educativos y organizaciones.
Ha sido un trabajo continuo del día a día, semana a semana y con una implicación permanente del consultor.
La metodología diná-mica de gestión por procesos que Inter-fase SL ha aplicado, nos ha permitido sis-tematizar y coordinar las personas y las ac-
tividades para lograr la mejora continua, y sobre todo identifican-do y apoyando las buenas prácticas internas y externas, para que se manifiesten con más fuerza ya todos los ámbitos del centro.
Respecto al uso de herramien-tas informáticas de gestión Acompañamiento de software. Cuáles han sido las razo-nes por Clickedu?
El aspecto más destacado es la integración de todas las necesi-dades en una única herramienta, con una única gestión de base de datos y que es capaz de dar respuesta a familias, alumnos, profesorado, administración, secretaría y al sistema de calidad, con un único criterio de funcionamiento.
Un aspecto muy importante a la hora de elegir la plataforma Clic-kedu fue la arquitectura de la misma: está centrada en el alumno y no en los procesos.
Otro aspecto a destacar sería la facilidad de contacto y resolución de incidencias, por consultores conocedores de la gestión acadé-mica y de la gestión de calidad.
Integración de todas las necesidades en una única herramienta
Caso de estudio: Col·legi Mare de Déu del CarmeInternet solutions
La Visión del Consultor
En nuestra empresa de consultoría, Interfase S.L. creada en 2004, so-mos expertos en la gestión, la innovación y en implementar la gestión por procesos en las organizaciones. Somos especialistas en aplicar esta metodología al sector educativo (escuelas, fundaciones, ...) aplicando la mejora continua en el funcionamiento del día a día, y así convertir la calidad en un factor estratégico fundamental.
En marzo de 2011 iniciamos el proyecto de mejora en el Col·legi Mare de Déu del Carme, con el objetivo final de certificar con la norma ISO 9001/2008 en el plazo de un año escolar, y como primer paso en el camino de la excelencia. Interfase recomendó hacerlo “sin papeles” con la tecnología del programa Qualiteasy.
Paralelamente, el colegio iniciaba la implantación de una herramienta de gestión global especializada del ámbito educativo, Clickedu, y que justamente acababa de integrar la aplicación del Qualiteasy.
Se trataba pues, de un triple reto, acompañar al colegio en la implan-tación de un Sistema de Calidad mediante la metodología de análisis para procesos, utilizar la herramienta Qualteasy integrada en la Pla-taforma Global Clickedu, y realizarlo en el plazo de un curso escolar.
El proyecto de asesoramiento fue desarrollado en varias fases ( análisis de las actividades y de los flujos de cada proceso que se realiza en la escuela, documentar la información, gestionar las incidencias y la mejora continua en la plataforma Clickedu, y preparar la certificación ) y se ha estructurado en un calendario de reuniones con una colabora-ción e implicación intensiva por parte del colegio y de Interfase.
También ha sido fundamental la utilización de Clickedu como herra-mienta de gestión del sistema de calidad que nos permitía gestionar los documentos, la gestión de las incidencias, las encuestas de satis-facción, las auditorías internas,... con un único gestor tecnológico, de fácil acceso a todo el personal implicado en la calidad y que además gestiona las programaciones, las evaluaciones, etc.
La escuela ha obtenido la Certificación ISO 9001/2008 en julio de 2012. En nuestra opinión se han logrado los objetivos: el colegio se ha certificado y ha integrado la calidad en su funcionamiento diario, lo hace con herramientas tecnológicas de gestión y calidad integradas y se ha conseguido con dinamismo y naturalidad.
Josep M. TusellÀrea Manager Educació.Interfase S.L.
•Gestiónacadémica:programaciones,evaluaciones,apoyoenelaula.
•Gestióndocumentalydeincidencias.
•Comunicaciónconfamilias,alumnosypersonaldelcentro.
Beneficios ¿Qué beneficios y ventajas ha representado por el cole-gio la implantación del sistema de calidad?
Beneficios a los alumnos, a las familias, los profesores y PAS.
La implementación del ISO9001: 2008 ha permitido al Centro:
• Integrartodalagestiónacadémicaydegestión.•Ordenarnuestrosprocesosyactividades.•Garantizarlaprestacióndelservicio•Ganareneficienciayefectividadeneldíaadía.•Crearlosmecanismosparaquelamejoracontinuasepueda
consolidar de una manera sistemática y más efectiva.
Sería posible la implantación de un sistema de gestión de calidad sin herramientas TIC?
Sería posible, pero la inversión en tiempo y recursos sería muy elevada. Con el sistema que el Col·legi Mare de Déu del Car-me ha usado,: “ISO sin papeles” y con el apoyo de consultores expertos, Interfase SL, hemos conseguido llevar a cabo todo el proceso en un curso escolar.
Las herramientas TIC en la actualidad permiten a nuestra es-cuela conseguir unos niveles educativos que la sociedad nos reclama, con todas las aulas dotadas con equipamientos mul-timedia, por lo tanto también la calidad forma parte de esta metodología de trabajo.
¿Qué otras acciones complementarias se realizan y que las familias confirman su apuesta por la calidad?
El Col·legi Mare de Déu del Carme está inmerso en un proceso de mejora continua, las diferentes acciones que se llevan a cabo se pueden resumir en:
•Transparencia,predisposiciónyespíritudemejoradelaorgani-zación.
•Objetivosdemejoraacadémicaydeenseñanzaenidiomas
Caso de estudio: Col·legi Mare de Déu del CarmeInternet solutions
•Formacióncontinuadadelprofesoradodirigidaamejorar lascompetencias docentes.
•Optimizacióndelosrecursos
•Mejoracontinuadelosserviciosprestados.Elcentrodisponede un servicio de cocina propia, con registro de cocina central, un servicio con una valoración excelente por parte de alumnos, familias y personal
• Intercambios de experiencias y buenas prácticas con otroscentros, tanto nacionales como internacionales, con el fin de integrar las mejores prácticas docentes.
•Renovacióndelalicenciamedioambientaldeledificiodepri-maria y adecuación a las normativas vigentes en relación a seguridad y prevención.
Resumen de los aspectos mas interesantes y positivos del proceso deimplantación en el Col·legi Mare de Déu del Carme.
Quisiera remarcar, antes de finalizar, que este proceso ha sido impulsado desde la dirección, apoyado por el Consejo Escolar y que se ha conseguido gracias a la implicación y participación de todo el personal del Col·legi Mare de Déu del Carme. Si miramos el trabajo realizado, vemos que efectivamente, se ha logrado la certificación como consecuencia del compromiso de la dirección con la calidad como parámetro de excelencia en una organización que aprende y mejora, y que quiere conseguir la satisfacción de los alumnos, de las familias y los profesores, en definitiva, de todos los integrantes de la comunidad educa-tiva del Col·legi Mare de Déu del Carme.
Esta certificación externa nos posiciona y nos ayuda a que todo el personal se alinee con este proyecto hacia la mejora conti-nua. Se ha previsto la renovación del certificado ISO 9001/2008 durante los próximos años, realizando tanto auditorías internas como externas y con el objetivo de que participe todo el perso-nal del Col·legi Mare de Déu del Carme. Quisiéramos destacar que la plataforma Clickedu ha sido de-terminante en el desarrollo y consecución de todos los obje-tivos de implementación propuestos, ya que nos ha facilitado integrar en una misma herramienta toda la gestión académica y de calidad (registro documental, gestión de incidencias, indi-cadores , etc.). Queremos también destacar la importancia de haber hecho todo este proceso con la ayuda el apoyo de la consultora Inter-fase SL., Con un asesoramiento comprometido y que ha conse-guido, con su metodología, transformar la realidad del Col·legi Mare de Déu del Carme en procesos de calidad de una forma muy dinámica. Así pues, hemos alcanzado los objetivos en cuanto a la mejora continua del Col·legi Mare de Déu del Carme con un reconoci-miento externo ISO 9001/2008, con el apoyo de la plataforma Clickedu, integrando toda la gestión del centro, tanto académi-ca como de calidad. Todo este proceso se ha llevado a cabo en el curso escolar 2011-2012. Conseguir esta certificación no quiere decir que nuestro objeti-vo de calidad, de mejora y de consecución de buenas prácticas esté alcanzado, todo lo contrario, quiere decir que es un primer paso para lograr la excelencia educativa del Col·legi Mare de Déu del Carme.
Francesc Rubio. Director GeneralJose Juan Franco. Coordinador de Calidad