colaboracción - implantación asana
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ColaboracciónServicios de implantación de
colaboración basados en Asana
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INTRODUCCIÓN.
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Una forma integral de entender la excelencia.
Gestión para la excelencia:
Más allá del lean.
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Tres áreas de impacto hacia la excelencia.ADAPTACIÓN.Manejar el conocimiento y la información, tomando decisiones que nos ayuden a ser más efectivos en la atención a nuestros mercados.
COHESIÓN.Conseguir el máximo nivel de alineación y de implicación de las personas con los objetivos de las compañías.
EFICIENCIA.Atender las necesidades del mercado elegido como objetivo con el máximo nivel de eficiencia.
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3 puntos de vista
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La organización como organismo.
• El hombre, como organismo, busca perpetuarse frente a un entorno cambiante.
• El aprendizaje es el mecanismo básico de adaptación y supervivencia.
• Cuanto más ágil es la organización, más rápido aprende.
• En las organizaciones horizontales la información fluye con mayor facilidad.
• El empleado se siente motivado en la medida que aprende.
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La organización como institución.
• Las organizaciones son por y para el hombre.
• El hombre busca darle sentido a su actuación.
• Las instituciones buscan darle un sentido a la acción humana.
• Las organizaciones tienen una misión que les da sentido que debe confluir con los de aquellos que la forman.
• El empleado se siente motivado porque cree en lo que hace más allá de sus intereses individuales.
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La organización como mecanismo.
• Una organización es simplemente una secuencia de acciones humanas para conseguir un resultado.
• Basta con que los procesos estén bien definidos y se cumplan.
• Los directivos tienen indicadores que permiten controlar que los procesos se ejecutan correctamente
• El trabajador, por ello, recibe su salario; esa es su motivación.
• Toda pauta de actuación debe terminar en el sistema formal: procedimientos y normas.
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En improva tenemos nuestra forma de interpretar la realidad, pero
¿qué pasa ahí fuera?
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Por primera vez en la historia, la humanidad ha sido capaz de crear más información de la que nadie puede absorber, fomentar más interdependencia de la que nadie puede gestionar y acelerar los cambios a un ritmo que difícilmente podemos seguir.
Peter Senge
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Más información.
Cada día se envían más de 140.000 millones de e-mails.Este dato en frío no dice mucho. Veamos el volumen de información en tiempo real.
In one second on the Internet there are…
http://onesecond.designly.com/
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Más interdependencia.• Mayor presión competitiva unido a los
niveles elevados de eficiencia ya alcanzados.
• Cambiar y mejorar es cada vez más complejo.
• La mejora requiere de multiplicidad de capacidades. Ello nos obliga a trabajar en red y globalmente para mezclar en la justa medida las competencias necesarias para competir con éxito.
Se trabaja cada vez más en red y hay que saber hacerlo.
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Cambios
acelerados
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DIFÍCILMENTE PODEMOS SEGUIR
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Si el entorno cambia rápido, las organizaciones deben cambiar
adaptándose al entorno con agilidad.
Manejar la información y aprender más rápido.
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Procesar eficientemente el conocimiento pasa a ser una prioridad.
FORMAR
INCORPORAR
INNOVAR
RESOLVER PROBLEMAS
COLABORAR
CAPTAR ACTUAR
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En resumidas cuentas:• El entorno cambia rápidamente y debemos adaptarnos.
• Para adaptarnos debemos aprender (desarrollo org).
• Las organizaciones aprenden:
Captando conocimiento.
Compartiendo conocimiento (Colaborando).
Aplicando ese conocimiento.
Sin embargo, en la gestión de la colaboración y resolución de problemas existe un enorme margen de mejora en las organizaciones.
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Los 4 pilares de la colaboración:
• Tareas y proyectos compartidos.
• Documentos compartidos.
• Conversaciones colaborativas.
• Reuniones efectivas.
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Email:• Cada día se envían más de 140.000 millones de e-mails.
• El 68,8 % de todo el tráfico de correo electrónico es correo basura .
• El uso del email es un síntoma de los problemas de comunicación en la organización.
• Archivos duplicados y triplicados en cada buzón de correo consumiendo ancho de banda y espacio en disco.
• Dificultad para localizar correos electrónicos, archivos que no se han descargado, etc.
(Datos publicados por Royal-Pingdom).
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Patologías del email:• Retrasos a la hora de contestar.
• Correos que no son contestados.
• Destinatarios arbitrarios del correo electrónico. Recibimos correos electrónicos que no nos interesan.
• Tendencia a los malentendidos por faltar el lenguaje no verbal.
• Los emails no deben tener prioridades, lo único que debe tener prioridades son las tareas. Y esas prioridades deben ser compartidas por todos los que comparten una tarea.
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Email:• Acabamos procesando el email por lotes y con retardo y
en el mismo lote convive el spam con correos que nos cabrean y nos predisponen inadecuadamente para los siguientes.
• En el buzón de correo conviven lo confidencial con lo que no lo es. En el correo nada es especialmente confidencial ni está identificado como tal.
• En el correo se leen cosas fuera de contexto. Los asuntos son poco significativos.
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Gestión de tareas:• No hay un inventario de proyectos.
• GTD: las tareas siempre se asocian a proyectos.
• Acabamos haciendo “cosas” olvidando a qué proyecto pertenecen.
• Es muy difícil saber quién tenía que hacer qué, aunque en algún sitio consta…
• Las tareas se pierden, de repente descubrimos una tarea sin padre ni madre.
• “Everything is a project”. http://scottberkun.com/2009/everything-is-a-project
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Gestión de tareas:• Prioridades poco claras.
• Responsabilidades poco claras.
• Temas y proyectos encallados sin visibilidad sobre ellos.
• Tareas no claramente identificadas y en diferentes soportes:• Actas de reunión en Excel adjuntas a emails.
• Actas de Excel en las carpetas del ordenador.
• Actas en papel en carpetas.
• Notas en libretas.
• En la cabeza…
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Compartir archivos:
• Nunca sabemos dónde los tenemos.
• Lo que se ha dicho, comentado o decidido sobre un archivo puede estar en múltiples soportes.
• Tardamos en encontrarlos porque tienden a quedarse en la bandeja de correo electrónico mezclados con toda la basura.
• Y cuando los encontramos nunca estamos seguros de tener la última versión.
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Reuniones:
• La agenda siempre se prepara en el último momento.
• Difícil que todos los participantes contribuyan a la agenda.
• Durante la reunión… esto da para una tesis…
• Los acuerdos quedan registrados ¿En un papel? ¿Excel que se distribuye? Nada los agrupa.
• No se hace seguimiento de los acuerdos, ni se habla de ellos.
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¿Qué es Asana?• Una plataforma colaborativa enfocada en lo esencial para mejorar la
eficiencia organizativa.
• Permite gestionar las tareas asociadas a proyectos.
• Permite conversar sin perder de vista ni la tarea ni el proyecto sobre el que conversamos.
• Proporciona el contexto adecuado para cada tarea que deba ser tratada.
• Permite compartir archivos garantizando que todos compartimos la misma versión y permitiendo las conversaciones sobre ellos y las tareas.
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¿Para qué Asana?• Para ser más eficientes con nuestra gestión de proyectos.
• Para mejorar la comunicación.
• Para colaborar de manera más efectiva y mejorar en el cumplimiento de compromisos.
• Para acelerar el ritmo al que se introducen mejoras.
• Para garantizar el máximo aprovechamiento del conocimiento de la organización.
• Para mejorar la cohesión organizativa y la identificación de las personas con los objetivos de los proyectos corporativos.
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IMPLANTACIÓN.
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Sobre el impacto.
• LA IMPLANTACIÓN DE UNA HERRAMIENTA COLABORATIVA ES UNA OPORTUNIDAD DE ORO PARA REALIZAR UN CAMBIO RADICAL EN LOS HÁBITOS DE TRABAJO.
• LA IMPLANTACIÓN DE UNA HERRAMIENTA COLABORATIVA COMO ASANA DEBE CONLLEVAR UNA INTENCIONALIDAD DE IMPACTO MEDIBLE.
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IMPACTO.
• Eficiencia directiva.
• Reducción uso email.
• Reducción plazo resolución problemas.
• Mejorar tiempos reacción.
HÁBITOS DE TRABAJO.
• Reuniones efectivas.
• Cumplimiento de compromisos .
• Desarrollar el sentido de la responsabilidad.
• Mejorar la comunicación más allá de la herramienta.
• Transparencia.
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Áreas de actuación para la colaboración eficiente.
Conocimientos y habilidades necesarios para la colaboración.
Responsabilidades en la colaboración.
Soporte colaborativo a los procesos de trabajo.
Gestión de proyectos. Gestión para el cambio.
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Implantación: capacitación.• Formación en metodologías GTD.
• Formación en gestión de proyectos, para todos.
• Formación en interdependencia organizativa.
• Formación en trabajo en equipo.
• Formación en reuniones efectivas y colaborativas.
• Formación en comunicación.
• Formación en gestión de procesos de cambio.
• Formación en la propia plataforma colaborativa.
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Implantación: procesos operativos.• Soporte colaborativo a procesos no soportados en el ERP o fases
de procesos no soportadas.
• Definición de políticas de uso de la herramienta colaborativa.
• Identificación y estandarización de tipologías de proyectos.
• Identificación y estandarización de tipologías de problemas.
• Metodología para reuniones en Asana.
![Page 35: Colaboracción - Implantación Asana](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062316/589daa7c1a28ab21728b5355/html5/thumbnails/35.jpg)
Implantación: sistema de gestión.• Diseño y puesta en marcha de un sistema de gestión para la
implantación de Asana:
• Objetivos de proyecto.
• Establecimiento de controles.
• Auditorías de cultura colaborativa.
• Informes de seguimiento.
• Procesos de gestión a soportar colaborativamente con Asana. Definición de objetivos y planes de acción, análisis de informes y preparación de reuniones.
• Seguimiento y coordinación de equipos mediante Asana.
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Implantación: organización.
• Responsabilidades en el mantenimiento y uso de la herramienta.
• Criterios para la configuración de equipos.
• El organigrama en Asana.
• La potenciación de la transversalidad con Asana.
• Configuración de equipos, tareas, subtareas, etc.
• Creación de la “oficina para la colaboración”.
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IMPLANTACIÓN: Asana.• Definir equipos y proyectos iniciales.
• Identificar procesos a soportar en Asana.
• La integración de Asana con otras herramientas corporativas: Google Calendar, Gmail, CRM, etc.
• Desarrollar manuales de la herramienta.
• Desarrollar manuales de uso corporativo.
• Procesos de mantenimiento de usuarios: altas, bajas, licencias, etc.
• Procesos de auditoría y limpieza del sistema.
![Page 38: Colaboracción - Implantación Asana](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062316/589daa7c1a28ab21728b5355/html5/thumbnails/38.jpg)
¿Por qué Asana?
• Porque está enfocada en aquello que es esencial para la colaboración.
• Porque es simple y se acelera al máximo lo realmente importante, el cambio cultural en los hábitos de colaboración, frente a otras herramientas mucho más complejas.
• Porque es abierta (bajo nivel de parametrización) y en la nube y por lo tanto rápida de implantar en cualquier organización.
![Page 39: Colaboracción - Implantación Asana](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062316/589daa7c1a28ab21728b5355/html5/thumbnails/39.jpg)
Clave del éxito.• Implicación del 100% de la organización.
• Eliminar al máximo las vías alternativas a la plataforma: email, papel, Excel, teléfono, etc.
• Cultura compartida GTD de gestión de tareas personales en el marco de proyectos.
• Responsabilidades en la limpieza del sistema: 5S’s colaborativas.
• Implicación a clientes y proveedores en las fases de interacción no contemplados por ERP corporativo.
• Medir si el impacto que se buscaba en el negocio se ha producido.
• Seguimiento.
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Por dónde empezar.• Las empresas están implantando procesos colaborativos como si de una
moda se tratase.
• Los procesos de implantación giran en exceso alrededor de la herramienta a utilizar y son impulsados por áreas tecnológicas.
• El peso de la herramienta en el cambio hacia la colaboración debe ser mínimo.
• Se debe partir de identificar el potencial de mejora existente y en las necesidades formativas y de apoyo para una verdadera transformación.
• Es prioritario empezar por un profundo análisis para la colaboración.
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