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2014

SOCIEDAD CORREDORA GRUPO SOLUCIONES INTEGRALES S.A.

[CODIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO]

CODIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO

Identificación. Título: CÓDIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO Código: GSI-0001-10 TITULO I : DISPOSICIONES GENERALES

CAPÍTULO PRIMERO: INTRODUCCION Artículo1. Objetivo del Código de Gobierno

Corporativo

El presente Código contiene los órganos de gobierno, un conjunto de políticas que están dedicadas a garantizar el trato justo para los mismos asegurados frente a la Sociedad Corredora de Seguros -Grupo Soluciones Integrales S.A.- en adelante Sociedad Corredora de Seguros, sin que se impida el adecuado desarrollo de los negocios que son objeto de esta Sociedad Agencia, así como, los mecanismos y medios de control necesarios para acreditar el cumplimiento en nuestra gestión y preservar los derechos de los asegurados. Artículo 2. Ámbito de aplicación Este Código rige para todas las actuaciones de los miembros de la Junta Directiva, Gerencia General, y demás funcionarios cuyas decisiones inciden en la Agencia Corredora de Seguros. Pretende un trato equitativo a los accionistas en el acceso de la información y participación relativa en los conflictos de interés. Artículo 3. Antecedentes

Mediante Ley Reguladora del Mercado de Seguros No 8653, de 7 de agosto de 2008, se crea la Superintendencia General de Seguros (SUGESE), Entidad responsable de la autorización, regulación y supervisión de las personas, físicas o jurídicas, que intervienen en los actos o contratos relacionados con la actividad aseguradora, reaseguradora, la oferta pública y la realización de negocios de seguros. Tiene por objeto velar por la estabilidad y el eficiente funcionamiento del mercado de seguros, así como entregar la más amplia información a los asegurados.

Asimismo, el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero, (CONASSIF) mediante los artículos 16 y 5 de las actas de las sesiones 787-2009 y 788-2009, respectivamente, celebradas el 19 de junio del 2009, aprobó el Reglamento de Gobierno Corporativo, el cual fue publicado en el Diario Oficial “ La Gaceta ” No 129 del 6 de Julio del 2009.


TITULO II : ESTRUCTURA GENERAL DE GOBIERNO CORPORATIVO

CAPÍTULO SEGUNDO: ORGANOS DE GOBIERNO CORPORATIVO Artículo 4. Estructura de la Sociedad Corredora de Seguros Grupo Soluciones Integrales S.A.

La Junta Directiva de la Agencia Corredora de Seguros, está integrada por cinco miembros propietarios que serán: Presidente, Secretaria, Tesorera, vocal uno y vocal 2.; de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio y los estatutos de la Agencia Corredora de Seguros. La función del Presidente, es ejercida por una persona diferente a quién desempeña el puesto de Gerente General. El cargo de miembros de Junta Directiva es incompatible con los puestos de Gerente o empleados de la Agencia Corredora de Seguros mientras se encuentre formando parte del órgano superior. La remuneración de los miembros de la junta directiva la aprueba la asamblea de accionistas y corresponde a una dieta por cada sesión a la que asistan. Las dietas del Presidente de la Junta Directiva, también serán definidas por la misma, pudiendo ser hasta el doble del monto fijado para los demás miembros. Artículo 5. Sesiones de la Junta Directiva Con el propósito de cumplir con las funciones y responsabilidades y asegurar el seguimiento adecuado y permanente de los asuntos de la sociedad agencia, la junta directiva u órgano equivalente realiza sesiones ordinarias lo mínimo una vez al mes, y en forma extraordinaria cuando son convocados de acuerdo a la normativa vigente. Dentro de la funciones del Presidente se encuentra confeccionar el orden del día, teniendo en cuenta, en su caso, las peticiones de los demás miembros formuladas al menos con tres días de antelación. La Secretaria de la junta redactará un acta de cada reunión, que incluirá la lista de asistentes en cualquiera de las formas legalmente previstas y contendrá un resumen de las intervenciones y la literalidad de cada uno de los acuerdos adoptados, con indicación del resultado de las votaciones. Los acuerdos se toman por la mayoría de los votos presentes. Artículo 6. Funciones de los miembros de la Junta Directiva La Junta Directiva actuará siempre con criterio de independencia frente a la administración, como parte de sus funciones, y sin perjuicio de las que prevé el Código de Comercio. Los miembros de la Junta Directiva, en adición a las funciones legales, deberán:

a) Establecer la visión, misión estratégica y valores de la entidad.


b) Supervisar a la Gerencia General de la Agencia Corredora de Seguros y exigir explicaciones claras e información suficiente y oportuna, a efecto de formarse un juicio crítico de su actuación. c) Nombrar los miembros de los Comités de Vigilancia y Cumplimiento, cuando corresponda, necesarios para el cumplimiento eficiente de los objetivos asignados a dichos comités. d) Analizar los informes que les remitan los comités de apoyo, los órganos Supervisores y la auditoría externa y tomar las decisiones que se consideren procedentes. e) Designar una firma auditora externa o el profesional independiente, cuando el caso o circunstacia lo requieran. Asimismo, conocer y evaluar los resultados de las intervenciones realizadas y tomar las medidas que correspondan. f) Aprobar el plan de continuidad de operaciones o de mercadeo. g) Dar seguimiento a los informes de las intervenciones que realicen los comités de apoyo relacionados con la atención, por parte de la administración, de las debilidades comunicadas por los órganos supervisores, auditores y demás entidades de fiscalización. h) Aprobar las políticas establecidas en el Código de gobierno corporativo, dentro de ellas las necesarias para procurar la confiabilidad de la información financiera y un adecuado ambiente de control interno de la Agencia Corredora de Seguros, así como las políticas de los comités de apoyo. En los casos en que aplique, se deben aprobar los procedimientos respectivos. i) Cumplir con sus funciones respecto a la información de los estados financieros y controles internos requeridos en el “Reglamento sobre auditores externos aplicable a los sujetos fiscalizados por la “SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE”. Evaluar periódicamente sus propias prácticas de gobierno corporativo y ejecutar los cambios a medida que se hagan necesarios, lo cual debe quedar debidamente documentado. j) Incluir o velar porque se incluya en el informe anual a la Asamblea General de Accionistas, u órgano equivalente, los aspectos relevantes de los trabajos realizados por cada uno de los comités y la cantidad de reuniones que se celebraron durante el período por cada comité. k) Mantener un registro actualizado de las políticas y decisiones acordadas en materia de gobierno corporativo. l) Promover una comunicación oportuna y transparente con los órganos supervisores, sobre situaciones, eventos o problemas que afecten o pudieran afectar significativamente a la Agencia Corredora de Seguros. ll) Velar por el cumplimiento de las normas por parte de la Agencia Corredora de Seguros y por la gestión de los riesgos de ésta. Para estos efectos se deben definir las políticas que se consideren necesarias. m) Aprobar el informe anual de Gobierno Corporativo que establece el reglamento corespondiente. n) Comunicar a la Asamblea General de Accionistas, el Código de Gobierno Corporativo adoptado, según lo dispuesto en el respectivo Reglamento. o) Analizar los estados financieros trimestrales intermedios y aprobar los estados financieros auditados que se remitan a las superintendencias correspondientes.


Artículo 7. Estructura formal de la Sociedad Agencia Corredora de Seguros Grupo Soluciones Integrales S.A.

La organización formal de la Sociedad agencia está compuesta por la Asamblea General de

accionistas legalmente convocadas en la forma establecida en la escritura social, en una Junta

Directiva, seguida por la Gerencia General de las cuales dependen las áreas: la de Ventas y la

Administrativa y de Cobranza.

El área de Ventas está compuesta por agentes de venta en seguros, los cuales están autorizados y acreditados por las autoridades correspondientes para la venta o colocación de seguros en uno o varios ramos. El área Administrativa y de Cobranza, se compone de un asistente administrativo, un cajero y una tramitador. Estos colaboradores se encargan de todo el apoyo administrativo de esta empresa. El Gerente General, es el encargado de la administración de conformidad con lo establecido en los estatutos sociales o en las disposiciones que adopte la Junta Directiva. Es designado por la misma Junta para el plazo que dispongan los estatutos y podrá ser reelecto de forma indefinida y removido libremente en cualquier tiempo.

Como se refleja en el cuadro que figura como Anexo 1, el Gerente General tiene el carácter de jefe superior de todo el personal de la Agencia Corredora de Seguros y desarrolla sus funciones acorde con los lineamientos establecidos. Artículo 8. Responsabilidades y Deberes del Gerente General. En adición a las funciones a su cargo, sus principales responsabilidades y deberes son las siguientes:

8.1- Ser el responsable del adecuado desarrollo y ejecución de las estrategias y metas de la Agencia Corredora de Seguros. 8.2- Brindar el más completo apoyo a la gestión de la Presidente de la Junta Directiva. 8.3-Establecer e implementar los controles internos y tomar las decisiones para que en la organización se acate todo lo dispuesto en el presente Código. 8.4-Responsable de que la información financiera de la Agencia Corredora de Seguros sea razonable, para lo cual debe establecer los sistemas de control interno necesarios para obtener información financiera confiable y procurar un adecuado ambiente de control interno. 8.5-Mantener a la Junta Directiva permanente y detalladamente enterada de la marcha de los negocios y suministrarle todos los datos e informes que esta le solicite.


8.6- Cumplir y hacer cumplir las decisiones de la Junta Directiva y de los comités asesores que ésta haya creado. 8.7- Tomar todas las medidas y celebrar todos los actos y contratos necesarios o convenientes para el debido cumplimiento del negocio. 8.8- Ejercer todas las funciones que le delegue la Junta Directiva y las demás que le confieren los estatutos, las leyes y aquellas que por naturaleza de su cargo le competen. 8.9- Debe rendir una declaración jurada a la Superintendencia respectiva, de su responsabilidad sobre los estados financieros y el control interno, para lo cual utilizará la fórmula adjunta en el anexo 3, conjuntamente con los estados financieros auditados. 8.10- Mantener actualizado el Código de Gobierno Corporativo, para lo cual podrá solicitar las modificaciones que considere necesarias y presentarlas a conocimiento de la Junta Directiva para su correspondiente aprobación.

CAPÍTULO TERCERO: IDONEIDAD DE LOS MIEMBROS DEL ORGANO DIRECTIVO.

Artículo 9. Requisitos especiales y personales que deben reunir los miembros de Junta Directiva

9.1- Conocimientos Empresariales.

- Experiencia de al menos dos años en la gestión o dirección de empresas, con un nivel suficiente para comprender las tendencias y las mejores prácticas de gestión, así como su aplicación en entornos empresariales complejos y de rápida evolución.

- Conocimientos del sector específico en que opere la Agencia Corredora de Seguros.

- Para evaluar el cumplimiento de los requisitos anteriores, por lo menos tres de los miembros de Junta Diretiva deben tener experiencia en dirección de empresas y dos en conocimientos del sector en seguros.

9.2- Honorabilidad personal, profesional y prohibición consistente en:

- Tener reconocida solvencia moral, y sentido de la responsabilidad, acreditados por una trayectoria de actuación ética.


- No estar incursos en causas de incompatibilidad, incapacidad o prohibición, de acuerdo con a las leyes vigentes.

- No haber incurrido en circunstancias que puedan dar lugar a que su participación en la Junta Directiva pueda poner en riesgo los intereses de la Agencia Corredora de Seguros.

- Trayectoria personal de respeto a las leyes mercantiles y a las demás que regulan la actividad económica y la vida de los negocios, así como a las buenas prácticas comerciales, financieras y de seguros.

- Carencia de antecedentes penales por delitos de falsedad, violación de secretos, descubrimiento y revelación de secretos, contra la Hacienda Pública y contra la Seguridad Social, malversación de caudales públicos, y en general delitos contra la propiedad.

- No estar inhabilitados para ejercer cargos públicos o de administración o dirección de entidades aseguradoras. Incompatibilidad

- No estar incursos en una situación que generen conflicto de interés conforme con lo previsto por el artículo 20, inciso c) de la Ley Reguladora del Mercado de Seguros :

Integrar el Órgano de Dirección, ser gerente, administrador o

apoderado general o generalísimo, o llevar bajo cualquier título la dirección o administración de una sociedad intermediaria de seguros y desarrollar simultáneamente la actividad de agente de seguros o de corredor de seguros, para otro intermediario de igual o diferente naturaleza.


apoderado general o generalísimo, o llevar bajo cualquier título la dirección o administración de una entidad aseguradora o reaseguradora y desarrollar simultáneamente la actividad de agente de seguros o de corredor de seguros.

Desarrollar la actividad de agente de seguros en forma

independiente y simultáneamente integrar el Órgano de Dirección, ser gerente, administrador o apoderado general o generalísimo, o llevar bajo cualquier título la dirección o administración de una sociedad intermediaria de seguros, de una entidad aseguradora o reaseguradora.



apoderado general o generalísimo, o llevar bajo cualquier título la dirección o administración de una sociedad operadora de seguros autoexpedibles, o ser accionista o empleado de ella y desarrollar simultáneamente la actividad de agente de seguros o de corredor de seguros.

Los miembros de la Junta Directiva no podrán formar parte de

Juntas Directivas de empresas competidoras o de empresas cuya actividad o vínculos económicos, familiares o contractuales, que pueda generar conflicto de interés.

- Asumir el presente Código de Gobierno Corporativo, y comprometerse a cumplir sus normas en el desempeño de su cargo.

9.3- Cualidades personales.

- Madurez, autoconfianza y buen juicio, que le doten de la necesaria capacidad de asesoramiento, apoyada en un alto nivel de inteligencia.

- Actitud proactiva y participativa, con adecuada capacidad de análisis y síntesis, para exponer sus puntos de vista y opiniones de manera persuasiva y convincente, si bien con la flexibilidad y tolerancia necesarias para escuchar y respetar otras opiniones.

- Capacidad de respuesta ante situaciones extraordinarias o que requieran una actuación especialmente ágil o intensa.

Artículo 10: Incompatibilidades, sucesiones y prohibiciones Por posibles conflictos de intereses.

10.1- Los miembros de la Junta Directiva tendrán la obligación de

dimitir cuando sus actuaciones, a título institucional o personal, puedan afectar negativamente el funcionamiento de la Junta, su reputación y credibilidad, en particular, se entenderá justificada la propuesta de cese, cuando:

-Haya incumplido los deberes inherentes al cargo, Dejado de cumplir alguno de los requisitos establecidos en este Código

- Haber incidido en una situación insalvable de conflicto de interés conforme a lo establecido en este Código.


- Cuando por dimisión o por otro motivo, cese su cargo antes del término de su mandato, deberá explicar las causas de su cese, en una carta dirigida al Presidente de la Junta Directiva.

10.2- Los miembros de la Junta Directiva tendrán la obligación de

excusarse del conocimiento de asuntos en que tengan interés directo. En el evento de que por consideraciones técnicas se acuerde la permanencia del Director en la reunión, deberá abstenerse de votar.

10.3 La Asamblea General de Accionistas es la encargada de la designación y reelección de los miembros de la Junta Directiva de la sociedad agencia deberá estar precedida de un informe emitido por el Presidente, en el que se evaluarán la calidad del trabajo realizado y la dedicación al cargo que han tenido durante su mandato para que los otros directores puedan pronunciarse respecto a su continuidad en el mismo.

Artículo 11. Auditoría interna Esta entidad contará con un órgano de control que será un funcionario encargado de revisar y analizar en forma objetiva la ejecución de las operaciones de la organización. Esto permite a la entidad contar con un enfoque sistemático para evaluar y mejorar la eficiencia de los sistemas de administración de riesgos, control y procesos de gobernabilidad. Dicho funcionario será nombrado por la Junta Directiva y gozará de independencia funcional y de criterio. Contará con los recursos y autoridad necesaria para el cumplimiento de sus funciones y deberá actuar observando los principios de diligencia, lealtad y reserva. 11.1. Funciones del Auditor Interno En el desempeño de sus funciones, sin perjuicio de las obligaciones que se deriven de otra normativa, la Auditoría Interna, debe al menos considerar lo siguiente:

a) Desarrollar y ejecutar un plan anual de trabajo con base en los objetivos y riesgos de la entidad y de acuerdo con las políticas implementadas por la Junta Directiva.

b) Establecer políticas y procedimientos para guiar la actividad de la auditoría interna. c) Informar periódicamente a la Junta Directiva sobre el cumplimiento del plan anual de

auditoría. d) Actuar de inmediato cuando en los actos y operaciones de la empresa presenten indicios

razonables de omisión o de incumplimiento, informando a la Junta Directiva para que adopte las medidas correctivas pertinentes.


e) Informar a la Junta Directiva sobre el estado de los hallazgos comunicados a la administración.

f) Refrendar la información financiera trimestral que la entidad supervisada remita al órgano

supervisor correspondiente.

g) Evaluar la suficiencia y validez de los sistemas de control interno implementados que involucran las transacciones relevantes de la entidad, acatando las normas y procedimientos de aceptación general y regulaciones específicas que rigen a esta área.

h) Evaluar el cumplimiento del marco legal y normativo vigente aplicable a la entidad.

i) Mantener a disposición del órgano supervisor correspondiente, los informes y papeles de trabajo preparados sobre todos los estudios realizados.

j) Evaluar el cumplimiento de los procedimientos y políticas para la identificación de, al menos los riesgos de crédito, legal, liquidez, mercado, operativo y reputación.

k) Evaluar la idoneidad, suficiencia y cumplimiento de los procedimientos y políticas de las principales operaciones en función de los riesgos indicados en el literal anterior, incluyendo las transacciones que por su naturaleza se presentan fuera de balance, así como presentar las recomendaciones de mejora, cuando corresponda.

l) Contar con programas permanentes de auditoría tendientes a verificar la efectividad y el cumplimiento de las políticas, procedimientos y controles para la prevención y detección de la legitimación de capitales.

m) Evaluar el eficiente funcionamiento de los sistemas de control interno relacionados al manejo y administración de las carteras de clientes del Instituto Nacional de Seguros, con base a sus lineamientos y requerimientos de control.

n) Efectuar el control preventivo con el propósito de contribuir al mejoramiento de sus sistemas administrativos, de gestión y de control interno, sin que en ningún caso conlleve a interferencia con el control posterior que corresponda.

o) Garantizar la revisión de los procedimientos administrativos, operativos, financieros y las actividades que realizan las diferentes unidades de la empresa, a través de auditorías.

p) Realizar el seguimiento de la implementación de las medidas correctivas que adopte la empresa como resultado de las acciones y actividades de control realizadas por la Auditoría Interna.

q) Verificar la adecuada administración de las tecnologías de información y políticas de seguridad de la información.

r) Efectuar arqueos generales de caja y valores, de cuyo resultado dejará constancia en los registros correspondientes.


s) Evaluar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en los reglamentos, directivas o

normas que le sean aplicables a la empresa.

CAPITULO CUARTO: ESTRUCTURA DE SUPERVISIÓN Y COORDINACIÓN A nivel de la Junta Directiva se encuentran establecidos dos comités, de acuerdo a las disposiciones establecidas en el Reglamento de gobierno corporativo.

Artículo 12. Comité de Vigilancia. Dicho comité desempeña las funciones de elaboración, de seguimiento de las políticas, procedimientos y controles establecidos. Está integrado por el dos directores de la Junta Directiva y por el fiscal de la Junta Directiva, responsables de cumplir a cabalidad las funciones encomendadas por la Junta Directiva. El comité de vigilancia tiene entre otras actividades, las siguientes:

- Apoyo en la elaboración, el control y seguimiento de las políticas, procedimientos y controles en general de la Sociedad agencia, de acuerdo a la normativa vigente del control interno.

- Conocer y analizar los resultados de las evaluaciones de la efectividad y confiabilidad de los sistemas de información y procedimientos de control interno.

- Dar seguimiento a la implementación de las acciones correctivas que formule la entidad aseguradora y la superintendencia correspondiente.

- Al menos un director que conforme este Comité deberá contar con conocimientos del sector seguros.

- Los miembros directores del Cómite serán nombrados por periodos de cinco años, a partir de los cuales deberán ser sustituídos por otros miembros de la Junta Directiva de la Correduría.

Artículo 13: Comité de Cumplimiento. Está integrado por dos miembros de la Junta Directiva, el Gerente General y el Oficial de Cumplimiento. Como órgano de apoyo y vigilancia en la ejecución de las operaciones, la observancia de las normativas aplicables y el ejercicio de las normas de gobierno corporativo.


Para tal efecto, existe un Reglamento de trabajo que contiene las políticas y procedimientos para el cumplimiento de las funciones, selección de miembros del mismo comité, periocidad de las reuniones, etc. Uno de los miembros de este cómite debe contar con experiencia y conocimiento del sector seguros. El comité de apoyo se reúne una vez cada tres meses.Los acuerdos tomados constan en un Libro de actas electrónico.

- El director designado del Cómite será nombrado por periodos de cinco años, a partir de los cuales deberá ser sustituído por otro director de la Junta Directiva de la Correduría. Artículo 14: Responsabilidad del control interno. La Junta directiva y el Gerente General, son responsables de la información financiera razonable y de establecer sistemas de control interno, necesarios para obtener información financiera contable y procurar adecuado ambiente de control interno. Para tal efecto, la Sociedad agencia cuenta con el apoyo de la Entidad aseguradora en donde se coordinan esfuerzos para lograr un buen manejo del negocio, la identificación de actividades relacionadas con el narcotráfico, el lavado de dinero, el financiamiento del terrorismo, etc. TITULO III. POLITICAS DE GOBIERNO Y CONFLICTO DE INTERES

CAPITULO QUINTO: POLITICA GENERAL DE SELECCIÓN, RETRIBUCION, CALIFICACION Y CAPACITACION

Artículo 15: Para que una persona física venda o coloque productos y servicios de seguros en uno o varios ramos, el candidato debe tener la licencia respectiva y la acreditación correspondiente, además de cumplir con todos los requisitos y con el proceso de inscripción establecidos. Artículo 16: Todo servidor de la Sociedad agencia debe actuar de forma profesional, evitando privilegiar sus intereses en detrimento de sus obligaciones. Deberá abstenerse, entre otras cosas, de:

- Participar en forma directa o indirecta, en negociaciones, acuerdos o actividades que perjudiquen o resulten contrarias al interés de la Sociedad agencia.

- Omitir el suministro de información con el propósito de favorecer o perjudicar a una persona.


- Recomendar, participar o sugerir la decisión de un servicio a favor de clientes con quienes posea vínculos de consaguinidad, contractuales o económicos.

Artículo 17: La Asamblea General de accionistas es el órgano superior que da continuidad o reemplazo a los miembros de la Junta Directiva. Relativo al Gerente General que ocupa el cargo, debe tener como requisito de promoción; el descubrimiento y formación de la persona que lo reemplace y la Junta Directiva autoriza. Artículo 18: Dentro de los compromisos de la administración es dotar de personal idóneo a la Sociedad agencia, luego del análisis a las necesidades presentes y futuras del potencial humano y de tener personal calificado para cubrir éstas necesidades. Para disponer de información precisa y contínua respecto a las cantidades y las calificaciones de los individuos, se utiliza un reclutamiento efectivo, necesario para desempeñar y crear los diversos puestos administrativos. Al determinar entre los solicitantes de empleo cuales son los que mejor llenan los requisitos, son evaluados para puestos vacantes o que pueden estar en el futuro, así, estamos en mejor posición para localizar y emplear el tipo de talento que mejor cubra estos requisitos.

Artículo 19: La información de los solicitantes se obtiene mediante la fórmula “Solicitud de empleo”-anexo No 4 -, utilizando un método objetivo para evaluar los datos suministrados, tales como: antecedentes educacionales, historias de trabajo y referencias. Corresponde reunir y ponderar toda la información disponible para tomar una decisión y tener precaución en reconocer de los solicitantes que sean esenciales para el puesto, sobre las siguientes cualidades:

- Edad

- Estado de salud

- Aspectos y modales

- Educación

- Estado Civil

- Experiencia.

- Aptitudes y capacidades

- Intereses

- Personalidad


Artículo 20: Acatar lo dispuesto en el Código de Etica de la Sociedad agencia, en lo relativo a la obligación de abstenerse de recibir obsequios, regalos, entretenimientos, préstamos o incentivos, directos e indirectos, cuyo propósito sea influenciar sus decisiones, comprometer su actuación profesional u obtener concesiones especiales. Artículo 21: La sociedad agencia brinda la capacitación necesaria a los funcionarios administrativos en las distintas líneas de seguros y en otros aspectos involucrados con ésta materia, incluyendo los aspectos básicos, evitando por consiguiente, omisiones o confusiones por desconocimiento en la tramitación de los diferentes seguros y por igual, que los clientes sientan el respaldo y el adecuado asesoramiento del producto ofrecido. Artículo 22: La remuneración e incentivos del Gerente General es determinada por la Junta Directiva, de acuerdo con criterios relacionados con el nivel de responsabilidad, gestión y salarios de mercado para este tipo de sociedades. Artículo 23: La sociedad agencia cuenta con las siguientes normas de comportamiento y sin perjuicio de las demás obligaciones estipuladas en la Ley 8653; 23. a. Se encuentra vigente y de acatamiento obligatorio para todos los servidores de la Sociedad agencia, el Código de Etica que tiene como fin propiciar la confianza y credibilidad de los clientes, Es obligación de los funcionarios conocerlo y cumplirlo.

23. b. Cerciorarse de la autenticidad de las firmas de las personas físicas y en su

caso, de la existencia de un poder suficiente para actuar en representación de una persona jurídica.

22. c. Respetar las gestiones de venta de seguros de otros intermediarios de

seguros en beneficio de la sana competencia y libre escogencia del consumidor

23. d. Ser disciplinado, respetuoso y cortés con los clientes actuales o potenciales,

así como observar buena conducta y costumbres correctas. 23 e. Conducir su gestión con lealtad, claridad, precisión y abstenerse de artificios,

prácticas manipuladoras o engañosas que, en cualquier forma, puedan


inducir a error a los asegurados, debiendo brindar en todo momento al cliente la información necesaria y veraz.

23. f. Reportar cualquier cambio de su domicilio, número de teléfono, número de fax

o correo electrónico. 23. g. Trasladar los dineros y valores recaudados dentro de los plazos y las

condiciones fijadas, a efecto de no causar perjuicio a los asegurados y/o a terceros.

23. h. Para todos los casos, se tiene la obligación de no revelar ni utilizar, de manera

injustificada la información relacionada con los clientes, que se haya obtenido en virtud de la actividad.

23. i. Cumplir con los programas de capacitación y actualización.

CAPITULO SEXTO: POLITICA GENERAL SOBRE LA RELACION CON LOS CONSUMIDORES DE SEGUROS.

Artículo 24: Normas de proceder al servicio de los Asegurados.

A efectos de cumplir con lo estipulado en la Ley No. 8204, en prevenir las operaciones de ocultación y movilización de capitales de procedencia dudosa y otras transacciones encaminadas a legitimar capitales provenientes de delitos graves, se dispone lo siguiente:

24.1-Se solicita a los clientes llenar el formulario denominado "Información del Cliente" –Anexo 5- y se ingresa a la base unificada de clientes (BUC) los datos necesarios.

24.2-El Formulario denominado “Información del Cliente” debe ser llenado por el cliente para la apertura de pólizas nuevas. Si el cliente es atendido en la sociedad agencia no es necesario llenar el formulario, pero se deben ingresar los datos del cliente a la BUC (Base Unificada de Clientes) e imprimirlos. El cliente debe firmar el formulario indicado o la impresión de la BUC, según corresponda.

En el caso de las variaciones NO es requisito indispensable actualizar los datos, pero si es importante informar sobre los requisitos para que en el próximo trámite que realice el cliente los aporte. Es claro, que si el cliente se presenta a realizar una variación y trae todos los requisitos se realiza inmediatamente la actualización.

24.3-Los clientes que sean personas físicas, deben aportar:

- Copia del documento de identidad (cédula de identidad, de residencia, o, pasaporte, según corresponda).


- Copia de recibo de algún servicio público u otro donde se indique la dirección (por ejemplo de compañías de televisión por cable o de seguridad, RACSA).

- Se aceptarán recibos a nombre de terceras personas (algún familiar o en caso de alquiler del dueño de la casa) siempre y cuando la dirección de dichos recibos, sea la aportada por el cliente en el Formulario “Información del Cliente”.

- En aquellos casos donde el agente de seguros se presenta directamente en la casa de habitación del cliente que toma una póliza, y el cliente no posee algún recibo, se podrá sustituir por la formula “Constancia de Domicilio” Anexo No 6.

- Tanto en el caso de personas físicas como jurídicas es importante ser preactivos con el cliente ante la carencia de información o datos como: copias (escanear y/o fotocopiar los documentos), datos que se puedan consultar en bases como el registro civil, riesgos del trabajo.

- Respecto a la constancia de domicilio es para los seguros suscritos directamente en el domicilio de la persona física o jurídica que funge como asegurado, en sustitución del recibo. Por lo que si el cliente presenta el recibo NO es necesario llenar esta fórmula.

24.4-Los clientes que sean personas jurídicas, deben aportar:

- Original y copia de la personería jurídica (la copia debe ser confrontada para poder devolver el original al cliente), o, Certificación de Personería jurídica emitida por el Registro Nacional de la propiedad, en ambos casos con NO más de un mes de emitida.

- Copia del documento de identidad de la persona física que se registra como apoderado de la compañía según personería jurídica.

- En aquellos casos donde el agente de seguros se presenta directamente en la dirección de la empresa tomadora del seguro, y el cliente no posee algún recibo, se podrá sustituir por la fórmula “Constancia de Domicilio”.

24.5-Se deben solicitar documentos que respalden los ingresos de los clientes (físicos o jurídicos), en los siguientes casos excepcionales:


Pólizas de vida con inversión: Vida Global (colones y dólares), Vida Universal (colones y dólares).

Bienes inmuebles cuyo valor a asegurar sea superior a $100.000,00 (cien mil dólares) o su equivalente en moneda nacional.

Bienes muebles y demás seguros cuyo valor a asegurar sea superior a los $20.000,00 (veinte mil dólares).

Para todos los demás tipos de pólizas o coberturas NO se solicitara el requisito “documento de respaldo de ingresos”. Por ejemplo: Responsabilidad Civil, Gastos Médicos, Fidelidad, etc.

24.6-Se aceptará como documento probatorio de ingresos, al menos uno de los siguientes:

Constancia salarial, orden patronal, Declaración de Renta, constancia de pensión, o, Certificación de Contador Publico Autorizado (CPA) (Deben traer el original y una copia para proceder a confrontarlo).

NOTA: según lo indicado y atendiendo el parámetro

establecido, NO se requiere documentar los ingresos para aquellas pólizas cuyo valor asegurado de bienes inmuebles sea inferior a los $100.000,00 (cien mil dólares o equivalente en colones) o en bienes muebles inferior a los $20.000.00 (veinte mil dólares o su equivalente en colones).

Sí se requiere documentar ingresos para pólizas de vida con inversiones, indistintamente del valor o suma de la inversión.

Si el cliente aparece como trabajador en los sistemas de “Riesgos de Trabajo”, se imprime pantalla donde se indica el salario y se adjunta al expediente.

24.7-Para extranjeros: A los extranjeros que no radican en el país, se les solicitara una “Declaración Jurada” protocolizada por notario nacional que contenga el origen y el monto de los ingresos, así como su domicilio internacional permanente y el ocasional de Costa Rica.

24.8-En aquellos casos donde se indique que la empresa no tiene actividad económica y por lo tanto no genera ingresos, o bien, que es de recién constitución, y a la fecha de tomar la póliza no pueden demostrar sus ingresos, se debe requerir además de la certificación de persona jurídica y copia de la cédula del apoderado, la aportación de los requisitos como si se tratara de persona física (del apoderado), y adicionalmente deberán llenar el formulario diseñado para tal efecto denominado “Justificación de NO ingreso económico


para persona jurídica” Anexo 7. No será suministrado como documento oficial, toda vez que es únicamente utilizado en casos de excepción.

24.9- En el caso que el tomador del seguro sea una persona física que no tiene ingresos como por ejemplo por ser estudiante o administradora del hogar, deberá llenar el formulario- Anexo 8- denominado “Justificación de NO ingreso económico para persona física” , no será suministrado como documento oficial, toda vez que es únicamente utilizado en casos de excepción. 24.10-Para facilitar la ubicación de los expedientes éstos se deben identificar o rotular con el nombre tal y como aparece en la BUC y ordenarlos alfabéticamente.

24.11-En los seguros que existan beneficiarios, únicamente se solicitará del beneficiario, el nombre y número de identificación. 24.12- En las pólizas colectivas donde se abran pólizas hijas y los datos de cada una de ellas se deba de ingresar a la BUC, necesariamente se debe llenar el formulario para cada una de las pólizas hijas (datos completos y requisitos).

24.13- En las pólizas colectivas tipo VIC-ACC se aplicará el formulario “Información del Cliente” al tomador principal (póliza madre).

Artículo 25: Todos los negocios se transfieren con lealtad, Honestidad, claridad, precisión. Nos conducimos sin artificios, prácticas manipuladoras o engañosas que, en cualquier forma, puedan inducir en error a las partes contratantes o al mercado de seguros. Artículo 26: Dentro de los plazos establecidos, se le entrega al Asegurado la póliza o los documentos exigidos en la normativa. Artículo 27: Se cobra al cliente la prima inicial del seguro, los abonos, las renovaciones y otros, y se le entrega tanto los recibos comprobantes correspondientes como la póliza respectiva. Artículo 28: Se Mantiene a disposición del público “muestras” actualizadas de las distintas pólizas.


Artículo 29: Se depositan los dineros, documentos y valores recibidos, en los lugares o cuentas y dentro de los plazos y condiciones fijadas, previamente anunciadas. Artículo 30: Brindamos los servicios sin recibir, de parte del asegurado, remuneración alguna. Artículo 31: Nos ajustamos a las tarifas y condiciones definidas, no ofrecemos a los clientes otras distintas ni cobramos a los asegurados por nuestros servicios cualquier tipo de remuneración no autorizada. Artículo 32: Se le brinda asistencia y asesoramiento al asegurado o potencial asegurado, proporcionándole información veraz y oportuna en relación con las pólizas, en particular sobre las condiciones de los riesgos asegurados, el monto cubierto, la vigencia del contrato y las normas, así como los procedimientos aplicables en caso de siniestro. Si en el caso de algún siniestro, la Sociedad agencia después de brindar al asegurado todos los recursos a su disposición y existe discrepancia en los criterios, se procede a elevar el caso al Ente Asegurador o Superintendencia General en Seguros. CAPITULO SETIMO: POLITICA GENERAL SOBRE LA RELACION CON PROVEEDORES. Artículo 33:

La Gerencia General será responsable de autorizar todas las compras o servicios, cuyos montos estén por debajo de los valores incluidos en la escala establecida para las compras ó servicios.

Artículo 34:

Antes de autorizar la compra o servicios debe asegurarse de que existan las apropiaciones correspondientes en el presupuesto y si la compra es al contado, velar porque estén disponibles los fondos en las cuentas correspondientes.

Si el caso lo amerita, se elabora una lista con los candidatos posibles según su calificación y especialidad.


CAPITULO OCTAVO: POLITICA GENERAL SOBRE EL TRATO CON LOS ACCIONISTAS, ASOCIADOS O SIMILARES.

Artículo 35: A través de Junta Directiva se median los cauces adecuados para conocer las propuestas que formulen los accionistas en relación con la gestión de la sociedad agencia. Artículo 36: Todos los accionistas tienen el derecho a un tratamiento equitativo. La administración mantiene un amplio canal de comunicación con los accionistas. Los mismos poseen el derecho a ser proveídos con toda la información necesaria para la adecuada toma de decisiones. Artículo 37: La sociedad agencia en todo momento respeta y vela por la aplicación de los derechos de los accionistas establecidos en el Código de Comercio: Derecho de Convocatoria, Derecho de Información, Acceso a los libros de contabilidad y Derecho de Separación. Artículo 38: A los accionistas se les convoca con la debida antelación, la agenda señala la fecha y lugar, así como, la información detallada de los puntos a tratar. Los accionistas cuentan con un plazo de cinco días hábiles posterior a la convocatoria, para solicitar aclaraciones sobre la agenda. Artículo 39: El socio o accionista notifica a la Junta Directiva, cualquier situación o circunstancia personal, familiar, profesional o empresarial sobrevenida después de su nombramiento que pueda implicar un conflicto potencial de intereses con la sociedad agencia. Asimismo, mantiene actualizada dicha información, comunicando cualquier modificación relevante en cuanto se produzca.

Artículo 40: En el supuesto de que la Junta directiva, tras estudiar el caso, dedujese que tal circunstancia no genera tal conflicto de intereses, así se lo comunicará al interesado. CAPITULO NOVENO: POLITICA GENERAL DE REVELACION Y ACCESO A LA NFORMACION. Artículo 41: Se mantienen de manera independiente, debidamente actualizados y de conformidad con las normas establecidas, los registros contables, registros auxiliares, balances, control de operaciones y


estados financieros, relativos a la actividad de comercialización de seguros en concordancia con el período fiscal. En el caso de la información de índole contable, ésta es documentada y auditada. Los medios o sistemas de control de la actividad de seguros han sido implementados y se les da seguimiento, de acuerdo con la Ley Reguladora del Mercado de Seguros No. 8653, con el fin de lograr la transparencia y seguridad en las transacciones. Se detallan de seguido algunos de ellos; 41.1. Se cuenta con adecuados archivos de toda la documentación de tipo contable , a saber: talonarios de recibos, facturas, contratos, hojas de liquidación, estados de cuenta, recibos de dinero, asientos de diario, cheques entre otros, y son conservados el tiempo que dicta la Ley. 41.2 Un registro auxiliar para el control eficiente de los recibos de depósitos sobre primas recibido. 41.3. Uso de Caja Fuerte para depositar los Ingresos recibidos. 41.4. Contamos con un manual de procedimiento administrativos para cada uno de los puestos. 41.5. Se prepara un informe de ingresos, el cual es archivado cronológicamente. 41.6. Diariamente se deposita la totalidad de los ingresos recibidos, incluyendo lo concerniente a depósitos sobre primas. 41.7. Diariamente un funcionario Independiente del que realiza el reporte de Ingresos, revisa y cuadra toda La información de los Ingresos, verificando las firmas y sellos de recibido. 41.8. Cuando se reciben cheques se anotan en el recibo que se entrega al cliente y en sus respectivas coplas: fecha, número cheque, monto, banco girado y número de cuenta corriente. 41.9. Todos los documentos oficiales y recibos de dinero, órdenes de pago y cheques, se custodian bajo llave y estan a cargo de una sola persona. 41.10. Se practica revisiones sobre la documentación señalada anteriormente al menos en forma mensual, quedando evidencia escrita de la prueba, tanto de lo que hay en existencia como de lo que se encuentra en uso de los funcionarios administrativos o corredores de seguros.


41.11. Las solicitudes de seguros y los recibos de depósitos sobre primas, son firmados por los corredores de seguros autorizados y por ninguna razón los agentes autorizados deben firmar estos documentos en blanco. 41.12. Mensualmente se preparan los siguientes estados financieros: Balance de Situación, Estados de Resultados y Estado de Cambios en la Posición Financiera, para la toma de decisiones de la Administración y Junta Directlva. Su aprobación se hace al cierre de cada periodo fiscal. 41.13. Se cuenta con el equipo de cómputo y software necesarios para controlar nuestras carteras que contenga para efectos de uso e interrelación con el área contable y de ventas. 41.14. El reporte de lo pagado se concilia mensualmente con el reporte de comisiones pagadas. Lo que no haya sido pagado se registra en una cuenta por cobrar que debe tener su respectivo auxiliar.

41.15. Los Estados Financieros que presenta la situación financiera de la Correduría serán enviados trimestralmente a la Superintendencia General de Seguros para su conocimiento.

41.16. Los Estados Financieros que presenta la situación financiera de la Correduría serán publicados en la página web de la sociedad corredora para el conocimiento de los clientes y público en general.

41.17 La Correduría tendrá una página web en donde los clientes y público

en general podrán obtener información sobre los productos de las diferentes compañías aseguradoras del mercado nacional, así como también los servicios que presta la correduría.

41.18 Los corredores de seguros, previo a la formalización del contrato de

seguros de las diferentes compañías de seguros deberán remitir a cada cliente la información previa al perfeccionamiento del contrato de seguros, de acuerdo con lo normado al respecto en la normativa vigente.


CAPITULO DECIMO: PROCESO DE SEGUIMIENTO A LAS POLITICAS DE GOBIERNO CORPORATIVO.

Artículo 42: La Sociedad Corredora Grupo Soluciones Integrales S.A., adoptará las medidas disciplinarias que existen al respecto, ante las acciones u omisiones en que incurra el personal de esta Sociedad agencia y generen incumplimientos al presente Código y a la Normativa reguladora del mercado de seguros.

TÍTULO IV. DISPOSICION FINAL Artículo 43: Revisión del Código La Junta Directiva u órgano equivalente debe mantener actualizado el presente Código y revisarlo por lo menos una vez al año.


ANEXOS: No 1: Estructura Organizativa.

o Organigrama Estructural. o Organigrama por ocupación o

No 2: Declaración jurada del Presidente de Junta Directiva. No 3: Declaración jurada del Gerente General. No 4: Fórmula “Solicitud de Empleo”. No 5: Fórmula “Información del Cliente”. No 6: Fórmula “Constancia de domicilio” No 7: Fórmula de “Justificación de no ingreso económico para personas jurídicas” No 8: Fórmula de “Justificación de no ingreso económico para personas físicas”.


ANEXO No 1

Estructura Organizativa.

o Organigrama Estructural.


ANEXO No 2

Declaración jurada del Presidente de Junta Directiva. (PERSONA RESPONSABLE), a partir de un proceso de debida diligencia en relación con la información financiera de la Sociedad Agencia Corredora de Seguros Grupo Soluciones Integrales S.A. y sus sistemas de control interno para el periodo que termina el (FECHA) declaro bajo fe de juramento que:

a. Hasta donde tengo conocimiento los estados financieros de la Sociedad Agencia Corredora de Seguros Grupo Soluciones Integrales S.A no contienen ninguna aseveración falsa de un hecho material ni omiten incorporar un hecho material necesario para que las declaraciones realizadas no resulten engañosas.

b. Hasta donde tengo conocimiento los estados financieros y cualquier otra información

financiera complementaria adjunta a esta declaración presentan razonablemente en todos los aspectos materiales la situación financiera de la Sociedad Agencia Corredora de Seguros Grupo Soluciones Integrales S.A así como el resultado de sus operaciones para el periodo que termina el (FECHA).

c. La Sociedad Agencia Corredora de Seguros Grupo Soluciones Integrales S.A ha establecido y mantenido los controles y procedimientos efectivos y eficientes que aseguren que la información material relacionada con la entidad y sus subsidiarias consolidadas. Asimismo ha procurado contar con el personal idóneo y capacitado para manejar el control interno.

d. Se ha instruído para que el Comité de Vigilancia se reúna periódicamente, se lleven minutas de las reuniones y reporte con prontitud a la Junta Directiva. Asimismo han revisado y aprobado los estados financieros mensuales de la entidad.

e. Se ha procurado la existencia de una auditoría interna con independencia de criterio. f. He recibido y entendido toda la información significativa que me ha suministrado el Gerente

General respecto a:

i. Todas las deficiencias significativas en el diseño u operación de los controles internos, los cuales pueden tener un efecto adverso para la habilidad de la entidad de recopilar, procesar, seleccionar y reportar la información financiera.

ii. La existencia de cualquier tipo de fraude que envuelva a ejecutivos u otros empleados que desempeñen un rol significativo en el control interno de la entidad.

iii. Los cambios significativos en el control interno o en otros factores que afectaron materialmente el control interno con posterioridad a la fecha de corte de la información financiera, incluyendo cualquier acción correctiva en este mismo sentido.

Es todo. Al ser las (HORA) horas del (DÍA) de (MES) de (AÑO).

FIRMA


ANEXO No 3

Declaración jurada del Gerente General.

(PERSONA RESPONSABLE), a partir de un proceso de debida diligencia en relación con la información financiera de la Sociedad Agencia Corredora de Seguros Grupo Soluciones Integrales S.A y sus sistemas de control interno para el periodo que termina el (FECHA) declaro bajo fe de juramento que:

a. Los estados financieros de la Sociedad Agencia Corredora de Seguros Grupo Soluciones Integrales S.A no contienen ninguna aseveración falsa de un hecho material ni omiten incorporar un hecho material necesario para que las declaraciones realizadas no resulten engañosas.

b. Los estados financieros y cualquier otra información financiera complementaria adjunta a esta declaración presentan razonablemente en todos los aspectos materiales la situación financiera de la Sociedad Agencia Corredora de Seguros Grupo Soluciones Integrales S.A así como el resultado de sus operaciones para el periodo que termina el (FECHA).

c. la Sociedad Agencia Corredora de Seguros Grupo Soluciones Integrales S.A ha establecido y mantenido los controles y procedimientosefectivos y eficientes que aseguren que la información material relacionada con la entidad y sus subsidiarias consolidadas. Asimismo ha procurado contar con el personal idóneo y capacitado para manejar el control interno.

d. Se ha verificado el cumplimiento de los requisitos de independencia, experiencia e idoneidad establecidos en el Capítulo II del “Reglamento de Auditores Externos aplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE”.

e. Se ha revelado a la Junta Directiva u órgano equivalente y a los auditores externos lo siguiente:

i. Todas las deficiencias significativas en el diseño u operación de los controles

internos, los cuales pueden tener un efecto adverso para la habilidad de la entidad de recopilar, procesar, seleccionar y reportar la información financiera.

ii. La existencia de cualquier tipo de fraude que envuelva a ejecutivos u otros

empleados que tienen un rol significativo en el control interno de la entidad. iii. Los cambios significativos en el control interno o en otros factores que afectaron

materialmente el control interno con posterioridad a la fecha de corte de la información financiera, incluyendo cualquier acción correctiva en este mismo sentido.

Es todo. Al ser las (HORA) horas del (DÍA) de (MES) de (AÑO).

FIRMA


ANEXO No 4 SOLICITUD DE EMPLEO DATOS PERSONALES: Apellidos: Nombre completo: Domicilio: Fecha de nacimiento: Lugar de nacimiento: Nacionalidad: Estado civil: Cédula de identidad: Número de teléfono: Número de celular: Número de fax: Otros Datos: Vehículo propio: si: --- no: ---- Licencia de conducir al día: si: ------ no:---- DATOS FAMILIARES:

Parentesco Apellidos y Nombre Ocupación Fecha de nacimiento

¿A cargo?

Padre

Madre

Hermanos

Conjugue

Hijos


PREPARACION ACADEMICA:

Nivel Establecimiento Título Año

Primario

Secundario

Para-Universitario

Universitario

Comercial

CURSOS O SEMINARIOS:

Nombre Lugar Fecha

OCUPACION ACTUAL Y ANTERIORES: (Empleo actual o último)

Calidades Empleo actual Empleos últimos

Nombre de la Empresa

A que se dedica(ó)

Puesto que ocupa(ba)

Dirección

Número de teléfono(s)

Nombre-Jefe inmediato

Ultima remuneración

Motivo de su egreso

Nombre de la Empresa

A que se dedica(ó)

Puesto que ocupa(ba)

Dirección

Número de teléfono(s)


Nombre-Jefe inmediato

Ultima remuneración

Motivo de su egreso

REFERENCIAS PERSONALES:

Apellido y Nombre Actividad Teléfonos/Celular/Fax

INFORMACION GENERAL: En caso de emergencia notificar a:

¿Tiene o tuvo familiares y/o amigos en la empresa?

¿Quiénes? Parentesco?

¿A qué asociaciones profesionales, culturales, deportivas y/o sociales pertenece?

Empleo que solicita:

Remuneración deseada:

¿Cuándo podría comenzar a trabajar?

Declaro que los datos que he suministrado son verídicos y correctos, responsabilizándome por ellos. --------------------------------------------- ----------------------------- Firma y número de cédula Fecha


Criterio del Evaluador: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


ANEXO No 5

“Información del Cliente”.


LEY SOBRE ESTUPEFACIENTES, SUSTANCIAS PSICOTRÓPICAS, DROGAS DE USO NO AUTORIZADO, LEGITIMACIÓN DE CAPITALES Y ACTIVIDADES CONEXAS NORMATIVA DEL CONASSIF • Artículo 4. Política Conozca a su cliente LEY SOBRE ESTUPEFACIENTES, SUSTANCIAS PSICOTRÓPICAS, DROGAS DE USO NO AUTORIZADO, LEGITIMACIÓN DE CAPITALES Y ACTIVIDADES CONEXAS NORMATIVA DEL CONASSIF • Artículo 4. Política Conozca a su cliente


Las entidades deben adoptar la política “Conozca a su Cliente” como un instrumento que permita identificar y administrar los riesgos relacionados con la legitimación de capitales tipificados en la Ley 8204, y con ello minimizar la presencia de clientes que podrían utilizarlas para propósitos ilícitos. La identificación debe realizarse sobre todos los clientes. Para efectos de esta normativa, se entenderá como cliente lo siguiente: a) Una persona o entidad que mantiene una cuenta. b) Una persona o entidad en cuyo nombre se mantiene una cuenta (beneficiarios). c) Beneficiarios de transacciones realizadas por intermediarios profesionales (por ejemplo: contadores y abogados). d) Una persona o entidad vinculada con una transacción financiera que puede representar un riesgo importante para la entidad. Se debe disponer como mínimo de la información que se indica a continuación: 1. Para personas físicas dentificación satisfactoria del cliente mediante cédula de identidad para nacionales, pasaporte para extranjeros no residentes y cédula de residencia para extranjeros residentes en el país. En el expediente respectivo debe adjuntarse una copia de dicho documento de identificación. Asimismo, requerir como mínimo: Nombre completo. Fecha y lugar de nacimiento, estado civil y profesión. Nacionalidad. Sexo (M) o (F). Dirección exacta de la residencia permanente (indicada con puntos cardinales, incluyendo provincia, cantón, distrito y otras señas específicas). Dirección electrónica si aplica. Número de teléfono y de fax (si aplica). Ocupación y nombre del patrono, o la naturaleza de sus negocios si trabaja en lo propio, así como el monto de los ingresos que percibe, información que siempre deberá estar respaldada documentalmente. Fuente u origen de los fondos: En los casos que la entidad lo considere necesario, se efectuará una verificación fehaciente de la actividad que genera los recursos. 2. Para personas jurídicas En el caso de cuentas o transacciones financieras realizadas por personas jurídicas, debe verificarse la identidad de las personas ya sean socios o representantes legales) que actúan como responsable (s) de la cuenta o transacción financiera, información que debe ser actualizada. La información puede verificarse mediante certificaciones de la personería, emitida por el Registro Público o con vista en el Libro de Accionistas extendida por un notario público, según corresponda. Para ello se debe disponer como mínimo de nformación de los siguientes aspectos: a) Situación legal de la entidad cuando se da la apertura de una cuenta (por ejemplo: tipo de persona jurídica, nombre de los accionistas y porcentaje de participación para aquellos que posean más del 10% de las acciones o en su defecto, el accionista mayoritario, vigencia, cédula jurídica, o cualquier otro documento que la entidad considere pertinente). b) Dirección exacta del domicilio social, con identificación del teléfono, fax, correo electrónico y cualquier otro medio para comunicarse.


c) Representación judicial y extrajudicial de la persona jurídica, así como fotocopia de la cédula de identidad y dirección exacta del lugar de habitación permanente, con indicación del teléfono, fax, y cualquier otro medio de localización del representante (s) legal es) y del agente residente. De este último, únicamente cuando los representantes legales de la compañía no tengan su domicilio en el país. d) Fuente u origen de los fondos: En los casos en que la entidad lo considere necesario, hará una verificación fehaciente de la actividad que genera los recursos. e) Información financiera o contable, o de otro tipo que permita evaluar razonablemente el nivel estimado de las operaciones del cliente.


ANEXO No 6

“Constancia de domicilio”

CONSTANCIA DE DOMICILIO Por este medio y para los efectos de verificación de domicilio del cliente físico o jurídico, manifiesto haberme apersonado a la dirección indicada en el formulario “Conozca a su cliente” Nombre del Cliente____________________________________ Identificación N° _____________________________________ Firma del cliente: _____________________________________ Fecha:_______________ Nombre y firma del Corredor ___________________________________


ANEXO No 7

“Justificación de no ingreso económico para personas jurídicas”

PERSONA JURIDICA Documento respaldo Justificación de NO ingresos económicos para persona jurídica Por este medio Yo, ___________________________________________, Documento de identidad N° _______________________________En mí Condición de apoderado de la empresa denominada:

Cedula jurídica N° ____________________________________________ Declaro que mi representada al día de hoy, no tiene actividad económica comercial, o, que por la recién constitución, a la fecha no ha generado ingresos. Por tal motivo aporté los documentos correspondientes como apoderado de la compañía según personería jurídica, para el trámite de la apertura de la póliza a nombre de ésta. Fecha: ______________________________ Firma del Cliente:______________________________________ Corredor de Seguros:__________________________________


ANEXO No 8

“Justificación de no ingreso económico para personas físicas”.

PERSONA FISICA Documento respaldo Justificación de NO ingresos económicos para persona física Por este medio YO, _________________________________________ documento de Identidad N°

________________________, manifiesto que al día de hoy por mi condición de

______________________, NO percibo ingresos, por lo que solicito se me exonere del requisito de

justificar los mismos para la apertura de una póliza a mi nombre.

Fecha: ______________________________ Firma del Cliente:______________________________________ Corredor:__________________________________

[codigo de gobierno corporativo] - gsi-seguros · 2018. 6. 3. · codigo de gobierno corporativo...

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