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1. OBJETO

3. dEfiniciOnEs

2. AlcAncE

Establecer lineamientos que les permitan a todos los trabajadores de la organización y terceros hacer lo correcto de la manera correcta, tomar decisiones comerciales con máxima integridad y ética dentro de los re-quisitos de ley y regulaciones aplicables y enfatizando nuestra cultura corporativa y los principios orientadores.

conflicto de interés: Situación derivada de la imposibilidad de satisfacer simultáneamente dos intereses, a saber: el radicado en la cabeza del administrador y el de la sociedad, bien sea porque el interés corresponda a aquel o a un tercero con el que el administrador tenga

El Código aplica a todo el personal de Gases de Occidente S.A. E.S.P. y siguientes empresas vinculadas sobre las que posee control o control operativo o les presta soporte administrativo y/o técnico: Compañía Energética de Occidente S.A.S. E.S.P. Fundación Gases de Occidente y Fondo de Empleados de Gases de Occidente, las cuales deben adoptarlo en su totalidad si no se prohíbe contractualmente, por estatutos o condiciones comerciales, en cuyo caso deben alinear sus políticas con este Código, en la medida que sea aplicable. Estas empresas pueden complementar el contenido de este Código con material adicional siempre que ello no afecte o entre en conflicto con el mismo.

Para las empresas vinculadas en las que Gases de Occidente S.A. E.S.P. no tiene control, los representantes de esta en las juntas directivas de tales compañías deben buscar la adopción de este Código y sus principios. Las prohibiciones de adoptarlo, total o parcialmente, deben reportarse, tan pronto se conozcan, al Secretario General de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

Los contratistas no son trabajadores de Gases de Occidente S.A. E.S.P. En el desarrollo de su trabajo bajo acuerdos de servicio deben cumplir completamente con las leyes y regulaciones y las secciones aplicables de este Código.

La intención del Código no es la de cubrir la totalidad de los tópicos en detalle, pero en todo momento debe utilizarse como una guía de referencia.

El Código de Conducta está relacionado con el proceso Gestión de Riesgo.

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vínculos. Es decir, cuando se tiene interés personal o comercial que interfiere o que afecta su juicio independiente y su objetividad en relación con los mejores intereses de la compañía.

familiares: Todas aquellas personas que se encuentren hasta el cuarto grado de consanguinidad, tercero de afinidad y primero civil con los administradores.

información confidencial: Aquella de propiedad de la compañía, que no es de dominio público, o que ha sido recibida en virtud de acuerdo con terceros, y que incluye, pero no se limita a, estrategias y técnicas de comercialización, procedimientos de índole técnica, po-líticas y procedimientos organizacionales y material relacionado con el negocio de Gases de Occidente S.A. E.S.P., del que se puede hacer cualquier tipo de reproducción.

línea para Reportes confidenciales: Línea telefónica contratada con un tercero, a la que tienen acceso los trabajadores de Gases de Occidente S.A. E.S.P. y empresas vinculadas y terceros para reportar de manera anónima incidentes o posibles violaciones al Código de Conducta.

Página Web para Reportes confidenciales: Página contratada con un tercero localizada en Internet, a la que tienen acceso los traba-jadores de Gases de Occidente S.A. E.S.P. y empresas vinculadas y terceros para reportar de manera anónima incidentes o posibles vio-laciones al Código de Conducta.

Política de Relaciones con funcionarios o Entidades del Gobierno: Hace referencia a las prohibiciones relacionadas con el ofrecimiento, el pago, la promesa o la entrega de dinero o cualquier artículo de valor a un Funcionario Gubernamental con el propósito de obtener o retener negocios o lograr una ventaja incorrecta.

Reporte confidencial: Reporte presentado sobre posibles violacio-nes al Código de Conducta, vía Web o línea telefónica, sin dejar rastro del remitente.

Terceros: Hace referencia a los contratistas y proveedores de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

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4. cOndiciOnEs GEnERAlEs

Para el cumplimiento del Código de Conducta, es indispensable:

Familiarizarse con su contenido.

Participar en las sesiones de capacitación relacionadas con el mismo, si aplica.

Comprometerse a aplicarlo, diligenciando la certificación incluida en la capacitación en línea o el documento de certificación de capacitación en vivo.

Aceptar la responsabilidad de manejar y conducir nuestras actividades diarias con ética e integridad.

Actuar responsablemente reportando de buena fe cualquier preocupación o sospecha de violación del Código.

Solicitar asesoría u orientación en situaciones en las que se confronten asuntos de ética que den lugar a preguntas respecto a posibles infracciones al Código.

Las siguientes preguntas claves lo pueden ayudar a determinar cuál es el curso de acción correcto o a identificar situaciones que podrían ser inapropiadas:

¿Es esta una acción legal?

¿Se está cumpliendo con el Código?

¿Me siento cómodo(a) presentando mis reportes ante mis superiores inmediatos o mediatos?

¿Cómo se percibiría si lo que estoy reportando apareciera como un titular en el periódico?

¿A quién afecta o perjudica mi reporte?

¿Es esto lo correcto?

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5. cOnTEnidO

5.1. lA BAsE dE nUEsTRA cUlTURA cORPORATiVANuestra cultura corporativa está centrada en valores, que todos y cada uno de los integrantes de la organización vivimos a plenitud y ponemos en práctica en todas las situaciones de nuestra cotidianidad laboral y personal, con la convicción de ser más productivos, crecer individualmente y promover un ambiente de lealtad y solidaridad. Los siguientes son nuestros valores corporativos:

RespetoEn nuestras relaciones tratamos a los demás como nos gustaría ser tratados. Promovemos la equidad y la tolerancia en beneficio de todos.

En Gases de Occidente S.A. E.S.P. la práctica de este valor nos compromete a:

Ser puntuales, es decir, estar a tiempo para cumplir nuestras obligaciones.

Cumplir los compromisos que asumimos.

Aceptar que las personas podemos tener diferencias de ideas y posturas, respecto de algún tema o de la vida misma.

Escuchar con atención las ideas de las personas.

Emplear un vocabulario adecuado.

Ser amables y cordiales en el trato con los demás.

integridadSomos honestos y coherentes en nuestras actuaciones y demandamos lo mismo de las personas y entidades con quienes interactuamos.

En Gases de Occidente S.A. E.S.P. la práctica de este valor nos compromete a:

Ser sinceros en nuestros sentimientos, pensamientos, actos y en nuestros diferentes roles: como miembros de la sociedad y de la familia, en el círculo de amigos y como funcionarios de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

Hablar siempre con la verdad.

Mantener una conducta consecuente con los principios éticos y morales.

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ExcelenciaEstamos comprometidos con el mejoramiento y el crecimiento de nuestra gente y de nuestra organización.

En Gases de Occidente S.A. E.S.P. la práctica de este valor nos compromete a:

Entregar lo máximo de nuestras capacidades personales e intelectuales.

Ser innovadores y creativos en cada una de las actividades propias y en las que desarrollamos con otras personas y dependencias.

Mejorar continuamente como seres integrales: a nivel personal, profesional, social, espiritual y familiar.

Afrontar las responsabilidades con compromiso.

Fijar y cumplir metas y objetivos que nos lleven a superar y mejorar cada día.

Enfrentar los cambios que se den en nuestro entorno como una oportunidad para lograr la excelencia.

solidaridadPromovemos la cooperación y el servicio y damos lo mejor de nosotros en procura del bien común.

En Gases de Occidente S.A. E.S.P. la práctica de este valor nos compromete a:

Pensar y actuar en favor de los demás, buscando aportar un beneficio a través de nuestra intervención desinteresada.

Utilizar nuestros conocimientos, habilidades y experiencias para ayudar a los demás.

Participar activamente en los programas sociales que lidera Gases de Occidente S.A. E.S.P.

Mantener un espíritu de colaboración con nuestros compañeros, jefes y demás integrantes de nuestro equipo de trabajo y comunidad en general.

Tener especial cuidado con el manejo de los bienes económicos y materiales que nos asignan.

Aceptar serenamente los errores y fallas que hemos cometido, así como sus consecuencias.

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liderazgoImpulsamos el desarrollo de líderes integrales, capaces de transformar el presente y hacer realidad nuestra visión.

En Gases de Occidente S.A. E.S.P. la práctica de este valor nos compromete a:

Enseñar a través del ejemplo.

Promover el compromiso, la productividad y la interacción del equipo de trabajo.

Buscar sinergias en pos de un mismo objetivo.

Potencializar y desarrollar lo mejor de cada uno de los miembros del grupo de colaboradores.

Estos principios deben orientar nuestras prácticas éticas y son la piedra angular de nuestro Código de Conducta (el “Código”) El Código resume las prácticas legales, reglamentarias y comerciales que guían nuestras decisiones y acciones.

5.2. nUEsTRO cOMPROMisO: AcTUAR cORREcTAMEnTE

5.2.1. cómo utilizar el código

El Código es un recurso que nos ayuda a actuar ética y responsable-mente en nuestra actividad cotidiana. Consulte la Política Corporativa de Gases de Occidente S.A. E.S.P. junto con sus compromisos, las normas, los procedimientos y manuales para obtener información adicional sobre los temas abarcados en el Código.

5.2.2. cómo reportar una posible violación al código

Si usted se entera de que existe la posibilidad de una violación al Código, o de que se han preparado informes financieros o contables incorrec-tamente, o si tiene dudas respecto a alguna situación que podría estar violando el Código o que ocasione la presentación de informes contables o financieros incorrectos, comuníquese con cualquiera de las siguientes personas o medios:

Su jefe inmediato.

Oficial de Cumplimiento de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

Gerente de Control Corporativo.

General Financiero.

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Secretario General.

Sistema de Reportes Confidenciales, a través de la línea 018009120534 o ingresando a la página webhttps://www.reportesconfidencialesdistribuidoras.com.

5.2.3. investigación de una posible violación al código

Todos los reportes serán investigados; sin embargo, cuando la persona que hace el reporte decida permanecer en el anonimato, el alcance y el resultado de la investigación podrían verse afectados. Es importante que los informantes no lleven a cabo sus propias investigaciones. Las investigaciones sobre supuestas infracciones podrían involucrar asuntos legales complejos y si usted actúa por cuenta propia podría comprometer la integridad de las mismas.

5.2.4. Orientación sobre el código

Si necesita detalles adicionales sobre políticas específicas, debe comunicarse con:

El Gerente de Cumplimiento de Promigas en ana.buitrago@promigas.com.

El Director de Auditoría en fabianc@gasesdeoccidente.com

El Secretario General de Gases de Occidente S.A. E.S.P. en juancn@gasesdeoccidente.com

Si tiene preguntas sobre el Código o sobre los asuntos que se tratan en el mismo, o si necesita orientación o dirección sobre una práctica comercial u otra política de la compañía, comuníquese con cualquiera de los siguientes funcionarios:

Su jefe inmediato.

Gerente de Cumplimiento de Promigas.

Director de Auditoría.

Secretario General u otro Profesional (Abogado) de la Secretaría General de Gases de Occidente S. A. E.S.P.

Dirección de Gestión Humana.

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5.2.5. Prohibición de represalias

Ninguna persona será objeto de represalias por reportar, de buena fe, su sospecha sobre un hecho violatorio del Código. Gases de Occidente S.A. E.S.P. no tolerará ningún tipo de acoso o intimidación a cualquier persona que haga un reporte de buena fe.

5.2.6. consecuencias de infracciones al código

Tan pronto como sea razonable, luego de detectarse una conducta violatoria del Código, Gases de Occidente S.A. E.S.P. dedicará todos los recursos y esfuerzos necesarios para prevenir y eliminar dicha conducta. Las infracciones al Código darán lugar a que el trabajador sea objeto de las acciones disciplinarias a las que haya lugar.

5.2.7. Marco para acciones disciplinarias

El marco para las acciones disciplinarias (Anexo 1) identifica las acciones que se deben seguir, a menos que la ley laboral local lo prohíba, para asegurar que las decisiones relacionadas con la aplicación de medidas disciplinarias sean correctas, justas, consistentes y equilibradas en toda la compañía.

Las acciones potenciales de seguimiento son:

Administración del desempeño; Ej: coaching, entrenamiento, monitoreo.

Advertencia verbal (documentada e incluida en el archivo personal del trabajador).

Advertencia escrita (firmada por el trabajador e incluida en el archivo personal del mismo).

Acción interna adicional. Ej: cambio de función, nivel, plan salarial, suspensión con o sin pago).

Renuncia o retiro voluntario.

Terminación del empleo.

Acción legal adicional a la terminación del empleo. Ej: acusación criminal o civil.

Se debe involucrar a la Dirección de Gestión Humana en decisiones relacionadas con el seguimiento o en las acciones disciplinarias para manejar consistentemente la administración de las mismas en toda la organización, teniendo en cuenta las características únicas de cada

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5.2.8. Excepciones al código

Gases de Occidente S.A. E.S.P. excusará la aplicación del contenido de este Código solo en situaciones extremas, o cuando las circunstancias justifiquen una excepción.

Las excepciones al Código para el nivel directivo o contratistas deberán ser presentadas oportunamente al Secretario General y al Gerente General, y aprobadas por estos, quienes periódicamente rendirán un informe sobre las excepciones que hayan concedido ante el Comité de Auditoría y de Buen Gobierno Corporativo de la Junta Directiva de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

En el caso de la alta dirección, únicamente podrán concederse excepcio-nes a la aplicación del Código, previa autorización de la Junta Directiva de Gases de Occidente S.A. E.S.P. Estas excepciones otorgadas deberán ser reportadas oportunamente de acuerdo con lo requerido por la ley o las regulaciones aplicables.

5.2.9. El código no crea derechos

El Código es una declaración de la Política Corporativa, la cual establece los lineamientos generales para el desempeño de la organización y contiene los compromisos de esta con los clientes, gestión humana, gestión de calidad, principios éticos, entre otros.

El Código de Conducta es una guía o marco de referencia en relación con las prácticas que deben seguirse y los comportamientos que se deben adoptar para actuar correctamente y, de esta forma, cumplir con el compromiso de principios éticos de la Política Corporativa.

5.3. nUEsTRO cOMPROMisO cOn lOs AcciOnisTAs

5.3.1. integridad financiera y cumplimiento de leyes aplicables

Para el éxito y la reputación de Gases de Occidente S.A. E.S.P. es indispensable que los registros escritos y declaraciones verbales durante el proceso de preparación de informes financieros sean hechos con transparencia y exactitud, y que su contenido sea claro y comprensible.

investigación. Acciones de seguimiento relacionadas con el caso son determinadas por Gases de Occidente S.A. E.S.P. con el apoyo y el seguimiento del Secretario General.

Involucrar a la Dirección de Gestión Humana en la determinación de la acción disciplinaria apropiada conlleva a mayor credibilidad, objetividad, justicia y consistencia en el proceso de toma de decisiones.

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En el Código de Conducta Contable y Financiero PL-40 se establecen los lineamientos para la elaboración de los estados financieros, a fin de garantizar que la información refleje en forma justa la situación financiera de la compañía, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo.

El mantener y preparar registros exactos y declaraciones financieras transparentes no es solo imprescindible para la toma de decisiones de Gases de Occidente S.A. E.S.P. y de todos aquellos que tienen interés en las mismas, sino también un requerimiento bajo las leyes de la República de Colombia. Mantener la integridad financiera de estas empresas no es responsabilidad exclusiva de nuestros profesionales que se encargan de registrar las transacciones; también lo es de todos y cada uno de los trabajadores que contribuyen a apoyar y a elaborar los registros, informes y declaraciones de Gases de Occidente S.A. E.S.P. Los trabajadores juegan un papel importante en este proceso, asesorando y expresando sus opiniones, lo que será la base para la aceptación y la medición de las actividades financieras en los libros y registros contables de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

Es absolutamente indispensable que todos los informes y documentos de Gases de Occidente S.A. E.S.P. para las autoridades competentes de Colombia, así como para sus accionistas y clientes, y cualquier documento público relacionado con Gases de Occidente S.A. E.S.P., sean presentados en forma completa, justa, exacta, oportuna y transparente.

Todos los libros, registros y cuentas financieras de las empresas deben reflejar las operaciones en forma clara y exacta, dando cumplimiento al espíritu y la letra de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Los procesos para la elaboración de libros, registros y cuentas deben acogerse a los sistemas de control interno de Gases de Occidente S.A. E.S.P. Las personas involucradas en el proceso Gestión de Auditorías Internas y Externas deben cooperar plenamente con el personal de la Gerencia General de Gases de Occidente S.A. E.S.P. y los accionistas, de ser el caso, y responder claramente y a tiempo todas las preguntas que les formulen. Coaccionar o engañar a los auditores independientes o miembros del personal de la Gerencia de Control Corporativo es ilegal y contraviene las políticas de la compañía.

Debemos:

Elaborar todos los documentos, reportes y revelaciones de Gases de Occidente S.A. E.S.P. con exactitud, veracidad, de manera oportuna y con el detalle razonable.

Registrar las transacciones en las cuentas adecuadas y en el período contable apropiado.

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Verificar la autorización y la aprobación por parte de la Vicepresidencia Financiera para la ejecución de todas las transacciones financieras.

Cumplir los principios de transparencia, fluidez e integridad de la información establecidos en el Código de Buen Gobierno de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

Cumplir todas las leyes aplicables, prácticas contables y el sistema de control contable.

Revelar oportunamente a Gases de Occidente S.A. E.S.P. cualquier riesgo y exposición de importancia relevante.Revelar adecuadamente todos los activos, pasivos, ingresos y gastos de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

Mantener completa transparencia con los auditores internos e independientes.

Informar al Gerente de Cumplimiento o a la alta dirección de Gases de Occidente S.A. E.S.P. o reportar de inmediato los estados financieros o transacciones financieras que en nuestra opinión contienen errores significativos o han sido ilícitamente modificados. (Ver ítem 5.2.2 “Cómo Reportar una Posible Violación al Código”).

5.3.2. Protección y uso adecuado de los recursos de Gases de Occidente s.A. E.s.P.

El éxito de Gases de Occidente S.A. E.S.P. exige nuestro compromiso respecto a la asignación y el uso adecuado de los recursos tangibles o intangibles.

Los bienes de Gases de Occidente S.A. E.S.P. deben ser administrados con criterio, mesura y ponderación, y utilizados en todo momento de manera responsable y profesional. La alta dirección de Gases de Occidente S.A. E.S.P. debe aprobar todo uso relevante de sus activos o de los servicios que no son exclusivamente para beneficio de las mismas. El uso adecuado de los recursos de estas empresas es indispensable para la rentabilidad. Estos recursos incluyen, pero no se limitan a, equipos, suministros, bienes raíces, vehículos, herramientas, inventarios, dineros en cualquier modalidad, sistemas de computación y software, propiedad intelectual, derechos de autor, marcas, información confidencial patentada o sensible, comunicaciones de voz y correo electrónico. Ellos están a disposición para facilitar las actividades comerciales de Gases de Occidente S.A. E.S.P. Tenemos la obligación de protegerlos contra pérdidas, desperdicio, daños, utilización para fines no apropiados, robo o sabotaje, y asegurar que sean utilizados eficientemente.

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5.3.3. Recursos de computación y comunicación

El acceso a estos recursos es un privilegio y no un derecho, y a los usuarios se les permite hacer uso de los servicios y equipos de computación y comunicación de Gases de Occidente S.A. E.S.P. únicamente conforme a la voluntad y bajo la discreción de la compañía.

Estos recursos (incluidos, entre otros, teléfonos, computadores, redes electrónicas, correo electrónico, servicios de larga distancia, teléfonos celulares, servicios de apoyo técnico, PDAs) son propiedad de Gases de Occidente S.A. E.S.P., están destinados para uso comercial y deben ser utilizados de buena fe y cumpliendo completamente con la ley. El uso personal de estos recursos no debe ser considerado como confidencial o privado, por lo que los que obtengan la certificación en línea admiten conocer lo anterior y reconocen que los datos y/o la voz que se transmitan y/o reciban a través de los referidos recursos, cualquiera que sea su forma, no gozan de los privilegios de la inviolabilidad de la correspondencia o del derecho de intimidad, a lo cual renuncian previa y expresamente.

Todos debemos tener en cuenta lo establecido en la Política de Seguridad de la Información PL-56, y en todo caso lo siguiente:

La totalidad de los datos creados, recibidos o enviados a través de los sistemas de Gases de Occidente S.A. E.S.P. son propiedad de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

Gases de Occidente S.A. E.S.P. se reserva el derecho de destruir todos los archivos sin previo aviso. Los usuarios deben estar conscientes de que todo archivo que no sea relevante para los negocios de Gases de Occidente S.A. E.S.P. podrá ser eliminado sin oportunidad de recuperación. Las decisiones relacionadas con la retención y la destrucción de documentos deben estar soportadas en la Política Centro de Información y Documentación PL-34.

Los usuarios no deben tener expectativa alguna de privacidad cuando hagan uso de los sistemas de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

Gases de Occidente S.A. E.S.P. se reserva el derecho de acceder a todos los mensajes de correo electrónico, correo de voz, datos y otra información.

No está permitido el acceso a ninguna clase de material ilegal, ofensivo o inapropiado en los computadores de la compañía.

Todos tenemos la obligación de proteger la confidencialidad de la información de Gases de Occidente S.A. E.S.P. Está prohibido donar computadores, laptops o cualquier otra clase de equipos electrónicos

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que contengan información de la compañía. Si Gases de Occidente S.A. E.S.P. dona alguno de estos, toda la información debe ser removida con anterioridad por la Coordinación de Informática, lo que debe ser documentado en los archivos de la compañía.

Está expresamente prohibido entregar cualquier computador, laptop u otra clase de equipos electrónicos a trabajadores o consultores en caso de una terminación de su empleo ya sea voluntaria o involuntaria.

Todos debemos abstenernos de realizar cualquier actividad que pueda dañar o perjudicar los recursos de computación y comunicación de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

El software no puede ser copiado para otro tipo de negocios o para uso personal, ni tampoco puede ser compartido sin que primero se suscriba la licencia requerida.

Las contraseñas de los usuarios deben cumplir con los requerimientos y directrices divulgados por Gases de Occidente S.A. E.S.P. Es importante salvaguardar las y seguir todas las normas relacionadas con servicios y sistemas de seguridad, siendo los usuarios los únicos responsables de la protección de sus contraseñas. Estas no deben ser compartidas por dos o más personas. La seguridad es responsabilidad de todos aquellos que hagan uso de los recursos de computación y comunicación de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

Debemos respetar la confidencialidad de las comunicaciones y los datos electrónicos de otras personas. No debemos intentar “infiltrarnos” “hack” en sistemas de terceras personas, ni leer el registro (login) de otras personas o “descifrar” “crack” las contraseñas de otros, o infringir las medidas de seguridad de los computadores o de la red.

Los trabajadores y contratistas de Gases de Occidente S.A. E.S.P. no pueden conectar equipos incompatibles a los servicios y equipos de comunicación de Gases de Occidente S.A. E.S.P. Los usuarios no deben utilizar ningún archivo o software que esté infectado con un virus. Si usted cree haber recibido un virus debe notificarlo de inmediato a la Jefatura de Informática de Gases de Occidente S.A. E.S.P. para que lo elimine y poner sobre alerta a todos aquellos que puedan haber recibido copias y corran el riesgo de infectarse.

Todo aquel que omita el cumplimiento de estas restricciones puede ser objeto de procesos civiles y/o penales, de conformidad con lo dispuesto en la legislación vigente de la República de Colombia.

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El uso de Internet ofrecido por Gases de Occidente S.A. E.S.P. está destinado primordialmente para fines comerciales de la compañía. Sin embargo, dentro de límites razonables, los recursos de computación y comunicación pueden ser utilizados para fines personales, siempre y cuando:

El usuario ejerza prudencia y buen juicio.

No se afecte la productividad del usuario o interfiera con otras obligaciones laborales.

No se refleje negativamente sobre Gases de Occidente S.A. E.S.P.

No involucre temas ilegales, ofensivos o inapropiados de naturaleza alguna; yLa correspondencia o comunicación personal no tenga la apariencia de ser una comunicación oficial de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

Gases de Occidente S.A. E.S.P. se reserva el derecho de examinar y/o monitorear el uso de los recursos de computación y comunicación, incluidas comunicaciones y demás información que pueda ser transmitida o almacenada o que esté contenida en los recursos de computación y comunicación. Por ende, usted no deberá hacer uso de los recursos de computación y comunicación de Gases de Occidente S.A. E.S.P. para fines personales con expectativas de que la información sea confidencial. Si desea guardar información personal con carácter privado, la misma no deberá ser creada, transmitida ni almacenada en los sistemas de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

Gases de Occidente S.A. E.S.P. tiene derecho de prohibirle a cualquier persona hacer uso de los recursos de computación y comunicación en cualquier momento y por cualquier razón.

Preguntas acerca de la interpretación de este Código respecto a los recursos de computación y comunicación deben dirigirse a la Jefatura de Informática o consultar la Política de Seguridad de la Información PL-56.

5.3.4. información confidencial y de su propiedad.

Gases de Occidente S.A. E.S.P. se propone adquirir y retener información para operar efectivamente sus negocios y para cumplir con requerimientos legales.

La adquisición y el acceso a información exacta y actualizada, conseguida correctamente de fuentes externas, son de suma importancia para Gases de Occidente S.A. E.S.P. Por otro lado, el uso de medios inapropiados para obtener secretos comerciales, información confidencial o patentada de otras personas, o utilizar dicha información, podría exponer a

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Gases de Occidente S.A. E.S.P. o a sus trabajadores a penalizaciones u obligaciones civiles, o incluso a sanciones de tipo penal. Se prohíbe el uso de mecanismos inapropiados para conocer secretos comerciales, información confidencial o patentada que pertenezca a otras personas, y el uso no autorizado de dicha información.

Gases de Occidente S.A. E.S.P. es y continuará siendo la propietaria de toda la información creada por sus trabajadores en el curso de su relación laboral con la compañía, concerniente a los negocios, bienes o servicios de Gases de Occidente S.A. E.S.P., sin importar en dónde se encuentre almacenada o mantenida dicha información; por ejemplo, en formato electrónico en computadores de Gases de Occidente S.A. E.S.P. o de los trabajadores, en formato de papel o en CDs, disquetes u otros medios transportables.

Los trabajadores, directivos y contratistas de Gases de Occidente S.A. E.S.P. deben estar conscientes de su obligación de proteger los secretos comerciales de esta, así como la información confidencial y patentada, y cualquier información de terceros que nos hayan confiado nuestros proveedores, trabajadores, clientes y accionistas. Los secretos comerciales e información confidencial o patentada no deben discutirse jamás en lugares públicos, ni ser divulgados a trabajadores (u a otras personas) que no necesiten conocerlos, ni utilizarlos de manera ilegal o no autorizada. Esta información es un activo valioso de Gases de Occidente S.A. E.S.P., el no protegerla puede dar lugar a acciones legales, afectar la reputación y perjudicar la posición competitiva de nuestra compañía.

En general, la información confidencial y patentada hace referencia a aquella que no ha sido revelada al público, que brinda a Gases de Occidente S.A. E.S.P. una ventaja sobre sus competidores y que podría dar lugar a perjuicios en caso de que llegare a ser inadecuadamente revelada.

Puede incluir:

Información técnica, comercial, financiera o de otra naturaleza de Gases de Occidente S.A. E.S.P. o de sus accionistas, que en caso de ser revelada podría ser útil para los competidores, de interés para la prensa, o perjudicial para las empresas, sus accionistas o sus clientes o proveedores;

Información sobre la condición financiera de Gases de Occidente S.A. E.S.P. o accionistas, incluidos prospectos o planes, programas de mercadeo y ventas; investigaciones y desarrollos, fusiones y adquisiciones, división de acciones (split de acciones) y ventas de activos;

Información sobre operaciones potenciales con otras compañías y sobre nuestros proveedores, clientes o socios en “joint ventures”,

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que Gases de Occidente S.A. E.S.P. tiene la obligación de mantener como confidencial.

Discusiones y deliberaciones relacionadas con temas y decisiones comerciales entre trabajadores y directivos o Información y registros de clientes o trabajadores.

Si usted no está seguro respecto a información que debe ser considerada confidencial, patentada o propiedad de Gases de Occidente S.A. E.S.P., debe consultar al Secretario General o al Gerente de Cumplimiento de la compañía.

Su obligación de tratar la información confidencialmente no termina cuando se retira de la organización. A la finalización de su relación con esta, usted debe devolver únicamente a Gases de Occidente S.A. E.S.P. todo lo que pertenezca a esta, a sus accionistas, o a sus proveedores, clientes, socios comerciales o trabajadores, incluyendo todos los documentos y demás material que contengan información confidencial, o de sus accionistas. No debe revelar dicha información a un nuevo patrono ni a otras personas una vez que deje de ser trabajador de la compañía.

De igual manera, usted no puede revelar la información confidencial de un empleador anterior a Gases de Occidente S.A. E.S.P., aunque puede, por supuesto, hacer uso de las destrezas y los conocimientos generales que haya adquirido en su trabajo anterior.

Todos los trabajadores que manejen información confidencial deben firmar el Acuerdo de Confidencialidad.

5.3.5. conflictos de interés

En Gases de Occidente S.A. E.S.P. tomamos nuestras decisiones comerciales con base en los mejores intereses para la compañía y sus empresas vinculadas, y no en consideraciones o relaciones de índole personal.

Debemos evitar conflictos de interés, tanto percibidos como reales, en el desarrollo de nuestras actividades comerciales diarias, así como en cualquier actividad externa. Se reitera que un conflicto de interés surge cuando se tiene un interés personal o comercial que interfiere o que afecta su juicio independiente y objetividad en relación con los mejores intereses de Gases de Occidente S.A. E.S.P. y sus empresas vinculadas. Usted debe evitar situaciones que coloquen o que aparenten colocar sus intereses personales o comerciales en contra de los mejores intereses de Gases de Occidente S.A. E.S.P. y sus empresas vinculadas.

No siempre es fácil determinar si existe o no un conflicto, y no todo conflicto puede evitarse. Sin embargo, todos los trabajadores o contratistas

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tienen la obligación estricta de reportar ante el jefe inmediato, el Secretario General, o en caso de que se trate de un directivo, a la Junta Directiva y al Comité de Auditoría y de Buen Gobierno Corporativo, cualquier conflicto de interés que tenga lugar. En caso de duda respecto a una situación que pudiese ser o que aparentare ser un conflicto, lo aconsejable es reportarla y buscar orientación. Aquí se presentan algunos lineamientos que pueden ayudarnos a identificar y evitar situaciones de conflicto:

Trabajo externoCualquier empleo, actividad o servicio externo que lleve a cabo no debe perjudicar o interferir con el desempeño de su trabajo en Gases de Occidente S.A. E.S.P. Por consiguiente, ninguno de los trabajadores debe involucrarse en intereses comerciales externos que desvíen tiempo y energía de las obligaciones con la compañía o que exijan que se trabaje durante la jornada laboral de la organización.

Gases de Occidente S.A. E.S.P. es consciente de que sus miembros de Junta Directiva deben cumplir con otras obligaciones que demandan tiempo y atención. Estos deben asegurarse de que su vinculación a otras juntas directivas y el ejercicio de otros cargos, hayan sido revelados a la Junta Directiva y al Comité de Auditoría y de Buen Gobierno Corporativo de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

inversionesUsted no debe hacer inversión alguna que pueda afectar sus decisiones comerciales en Gases de Occidente S.A. E.S.P. Esto incluye poseer intereses o participar en cualquier compañía que tenga negocios con Gases de Occidente S.A. E.S.P. o sus empresas vinculadas o que sea un competidor de estas. No constituyen conflictos de interés, inversiones que representen propiedad de menos del uno por ciento (1%) en cuotas o acciones en circulación de una empresa que cotiza sus acciones pública o privadamente, y propiedad de cualquier interés de una empresa en propiedad pública o privada en un fideicomiso. Si usted es propietario del uno por ciento (1%) o más de una empresa pública o privada adicional al fideicomiso, o si tiene una inversión que pueda dar lugar a un conflicto y que fue realizada antes de comenzar a prestar servicios en Gases de Occidente S.A. E.S.P., debe revelarlo al Secretario General. Cualquier pregunta o duda relacionada con medios particulares de inversión que pudiesen calificarse como fideicomisos, deben ser dirigidas al Secretario General.

Por su trayectoria profesional y las relaciones comerciales adquiridas con otras entidades, los miembros de la Junta Directiva tienen mayor oportunidad de ser propietarios del uno por ciento (1%) o más de una empresa pública o privada que realice negocios con Gases de Occidente S.A. E.S.P., y, en caso de que esto suceda, deben comunicar sobre esta participación a la Junta Directiva y al Comité de Auditoría y de

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Buen Gobierno Corporativo. Gases de Occidente S.A. E.S.P. o la Junta Directiva podrá solicitar a ese miembro que se abstenga de participar en cualquier decisión relacionada con transacciones con compañías donde tiene un interés propietario.

Usted no debe participar en ofertas públicas iniciales de deuda o de capital, ni aceptar oportunidades de inversión de proveedores, vendedores o clientes, si el público en general no tiene acceso a la misma información, sin antes revelarlo y buscar orientación del Gerente General, el Secretario General y el Director de Auditoría.

familiares y allegadosCon frecuencia surgen conflictos de interés cuando se realizan negocios o se compite con una empresa en la que nuestros familiares, hasta cuarto grado de consanguinidad y tercero de afinidad, o persona allegada, tienen inversiones o intereses de trabajo. No puede influenciar a Gases de Occidente S.A. E.S.P. o sus empresas vinculadas para que lleve a cabo negocios con una compañía en la que usted o algún miembro de su familia o amigos tienen intereses. Debe revelar estas relaciones al Gerente de Cumplimiento, y no participar en las decisiones de estas empresas respecto a negocios con dicha entidad o relacionadas con los términos y condiciones de dicha transacción.

Empleo de personas allegadasLos candidatos para empleos en Gases de Occidente S.A. E.S.P. deben informar a la Dirección de Gestión Humana respecto a parientes o familiares que trabajan para la misma o para alguna de sus empresas vinculadas, teniendo en cuenta la restricción de vinculación a la organización de parientes de trabajadores hasta cuarto grado de consanguinidad o tercero de afinidad. De igual manera, es deber de los trabajadores de Gases de Occidente S.A. E.S.P. informar a la Dirección de Gestión Humana si saben que sus parientes o familiares están en proceso de selección para ingresar a Gases de Occidente S.A. E.S.P. o alguna de sus empresas vinculadas. Los principales aspectos de preocupación que serán evaluados para evitar conflictos de interés son:

Favoritismo: La realidad o imagen de favoritismos concedidos en relación con las condiciones de trabajo, beneficios u oportunidades de empleo;

Confidencialidad: Inadecuada transferencia de cualquier clase de información confidencial; y

Malversación de fondos: Capacidad para malversar fondos o bienes de Gases de Occidente S.A. E.S.P., incluidos contratos.

El Director de Gestión Humana, el Secretario General y el Director de Auditoría evaluarán las probabilidades de conflictos de interés, tomarán

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una decisión al respecto y la comunicarán al interesado. En los casos que amerite, se solicitará el concepto del Gerente General para la respectiva toma de decisiones.

Relaciones de trabajoLos trabajadores que ocupan una posición directiva o de jefatura no pueden supervisar ni tener control sobre sus parientes. Además, los trabajadores relacionados por vínculos familiares no compartirán responsabilidades de control o auditoría de los mismos bienes o supervisarán el trabajo de uno y otro.

Relaciones de carácter personalGases de Occidente S.A. E.S.P. entiende que la permanente interacción de los trabajadores en la empresa puede propiciar relaciones de carácter personal e íntimo entre los mismos. Si bien Gases de Occidente S.A. E.S.P. no regula estas relaciones, en caso de que existan entre dos compañeros de trabajo se debe notificar al jefe inmediato y al Director de Gestión Humana. Gases de Occidente S.A. E.S.P. disuade la relación íntima entre jefe y colaborador, y en el evento en que esto suceda, ambos trabajadores deberán revelar la naturaleza de su relación al Director de Gestión Humana o al Secretario General.

Acuerdos comerciales con Gases de Occidente s.A. E.s.P.Todos los directivos y trabajadores de Gases de Occidente S.A. E.S.P., y de ser aplicable contratistas, no pueden participar en un “joint venture”, sociedad u otro negocio comercial con Gases de Occidente S.A. E.S.P., sin autorización previa escrita, así: Para los directivos por parte de la Junta Directiva y para el resto de personal por parte del Secretario General.

Beneficios personales inapropiados obtenidos de Gases de Occidente s.A. E.s.P.Ni nosotros ni nuestros familiares podemos aceptar beneficio alguno de Gases de Occidente S.A. E.S.P. que no haya sido debidamente autorizado y aprobado conforme a las políticas de la compañía. Esto incluye préstamos o garantías sobre obligaciones personales.

Empleo externo o posiciones directivas en empresas de la competenciaLos trabajadores, directivos y, de ser aplicable, los contratistas no pueden ser trabajadores, servir como directivos o representar a un competidor de Gases de Occidente S.A. E.S.P. sin la previa aprobación por escrito del Secretario General. No podemos ser trabajadores, servir como directivos o representar a un proveedor, prestador de servicios o cliente de Gases de Occidente S.A. E.S.P. o de sus empresas vinculadas.

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Cualquier duda sobre situaciones que involucren a competidores, clientes y proveedores, que puedan ser o que aparenten dar lugar a la existencia de un conflicto de interés, debe ser consultada con el Secretario General.

En ocasiones, los miembros de la Junta Directiva de Gases de Occidente S.A. E.S.P. pueden realizar negociaciones con empresas de la competencia. En estas situaciones, ellos deben actuar con extrema cautela para asegurar que sus obligaciones con Gases de Occidente S.A. E.S.P. no se vean afectadas. Cualquier relación de este tipo debe comunicarse a la Junta misma y al Comité de Auditoría y de Buen Gobierno Corporativo.

Obsequios, comidas, servicios y atencionesLa entrega o recepción de obsequios, comidas, servicios o atenciones es un medio importante para desarrollar y mantener alianzas comerciales legítimas. Es indispensable tener cautela cuando se acepten obsequios, comidas o atenciones para mantener relaciones de confianza e integridad con nuestros asociados comerciales. Los trabajadores de Gases de Occidente S.A. E.S.P. jamás deben aceptar un obsequio, una invitación a comer, servicios o atenciones que tengan por objeto afectar o comprometer sus decisiones comerciales.

Usted no debe en ningún momento dar o aceptar obsequios en dinero en efectivo. No se debe aceptar ningún obsequio, invitación a comer, servicios ni atenciones, cuyo valor equivalente en pesos colombianos sea superior a 3 SMMLV, a menos que se cuente con la aprobación del Gerente General de Gases de Occidente S.A. E.S.P. Cuando por alguna razón no se pueda obtener la autorización previa (ejemplo: un obsequio enviado por correo o presentado en un foro público), se debe solicitar autorización para retener el bien, tan pronto como sea posible después de haberlo recibido.

Los obsequios, comidas, servicios y atenciones cuyos valores en pesos colombianos oscilen entre 1 y 3 SMMLV ofrecidos a trabajadores deberán ser reportados al Secretario General. En cuanto a los obsequios, comidas, servicios o atenciones ofrecidos por o a funcionarios del gobierno, se debe seguir lo descrito en el ítem 5.4.12 Relaciones con funcionarios y entidades del gobierno.

Las limitaciones establecidas en este ítem aplicarán a los miembros de Junta Directiva únicamente cuando los obsequios, invitaciones a comer, servicios y atenciones recibidos tengan algún tipo de relación

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con el compromiso que los miembros de la Junta tengan con Gases de Occidente S.A. E.S.P.

sobornos y comisionesEstá absolutamente prohibido dar o recibir cualquier pago u obsequio a manera de soborno o comisión ilegal.

solicitud de contribuciones y distribución de informaciónEs indispensable que usted tenga mucha cautela antes de solicitar contribuciones o ayuda de otra naturaleza entre sus compañeros de trabajo, proveedores o prestadores de servicios, a fin de asegurarse de que no está presionando inadecuada o injustamente a estas personas.

5.3.6. Oportunidades corporativas

Cuando se presente la oportunidad, usted tiene la obligación con Gases de Occidente S.A. E.S.P. de apoyar el progreso de sus intereses comerciales legítimos.

No puede hacer uso de los bienes, información o posición de Gases de Occidente S.A. E.S.P. o sus empresas vinculadas para beneficio personal. Ningún trabajador de Gases de Occidente S.A. E.S.P. o de sus empresas vinculadas puede participar en un negocio u oportunidad de inversión que se identifique a través del uso de bienes o información de estas empresas, o en virtud de la posición que ocupa en Gases de Occidente S.A. E.S.P., a menos que cuente con previa autorización escrita del Secretario General, del Gerente General o de cualquier miembro de la Junta Directiva.

5.3.7. Prohibición de comercializar y revelar información confidencial de Gases de Occidente s.A. E.s.P.

Usted no podrá realizar operaciones con acciones o valores que estén en su posesión, durante el período dentro del cual posea información relevante de Gases de Occidente S.A. E.S.P. o de sus accionistas, que no sea del conocimiento público, y que haya obtenido durante el curso de sus obligaciones con la compañía (Comercialización de Información Interna). Por otra parte, no podrá revelar dicha información a terceras personas que podrían utilizarla para realizar operaciones con acciones o valores (Revelar Información Interna).

¿Qué significa información que no es del conocimiento público (es decir, del manejo exclusivo interno de Gases de Occidente S.A. E.S.P.)

Se refiere a información sobre una compañía que no ha sido divulgada al público en general.

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Es cualquier información positiva o negativa respecto a una compañía, que pueda influenciar a un inversionista para que compre, venda o retenga acciones o valores.

Esta información podría incluir:

• Información financiera que difiera de las expectativas del mercado.• Información sobre adquisiciones o disposiciones de activos.• Cambios en la alta dirección.• Información sobre litigios importantes.• Información sobre dividendos que aún no ha sido divulgada.• Información sobre productos en proceso de creación.• Información sobre contratos.• Resultados de ventas.• Futuros planes para la emisión de acciones o valores.

Se espera que usted actúe con responsabilidad cuando realice operaciones con acciones o valores, asegurándose de no hacerlas durante el período en el cual está en conocimiento de información que no debe ser del conocimiento público. Puede ser difícil determinar si se está en una situación segura para realizar operaciones con acciones o valores sin infringir las leyes que prohíben Comercializar Información Interna y Revelar Información Interna.

Para mayor información acerca de cuándo es legal negociar con acciones y valores de la compañía y ejecutar opciones o conocer más acerca de planes de negocios, consulte la Política Manejo de Información Privilegiada PL-62 Para obtener más información sobre operaciones de acciones o valores consulte con el Gerente General, el Secretario General o el Gerente de Cumplimiento.

5.3.8. Retención de documentos y registros

El Comité de Administración y Gestión Documental, conformado por los siguientes funcionarios: Secretario General, Director de Auditoría, Gerente Administrativo, Coordinador del Centro de Información y Documentación), es el órgano responsable de estudiar y aprobar las políticas, las normas y los procedimientos de retención de documentos, de acuerdo con los requerimientos legales y regulatorios aplicables para la preservación de los documentos oficiales de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

Bajo ninguna circunstancia, las dependencias de Gases de Occidente S.A. E.S.P. ni de las entidades a las que se les presta soporte administrativo y/o técnico, pueden archivar, retener ni destruir unilateralmente la información relacionada con el negocio, por ser estas actividades responsabilidad exclusiva del Centro de Información y Documentación..

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En la Política Centro de Información y Documentación PL-34, se encuentran las políticas, las normas y los procedimientos para la administración y retención de los documentos de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

Si usted conoce sobre una citación, un litigio o una investigación guberna-mental debe inmediatamente contactar al Gerente General y al Secretario General. Usted debe retener y preservar todo registro relevante, incluidos aquellos que, sin intervención, deberían automáticamente ser destruidos o borrados (tales como e-mails y mensajes de correo de voz) hasta que usted sea informado por la Secretaría General sobre la forma de proceder. Destruir o alterar un documento con la intención de dañar la integridad del mismo o la disponibilidad para su uso en cualquier proceso potencial oficial es un crimen. Cualquier sospecha de que registros de Gases de Occidente S.A. E.S.P. están siendo alterados o destruidos inapropiadamen-te debe ser reportada inmediatamente al Gerente General y el Secretario General. La destrucción de tales registros, en forma inadvertida, podría perjudicarlo seriamente a usted o a nuestra compañía. Si tiene preguntas relacionadas sobre si un archivo particular pertenece a una investigación o litigio, o sea una respuesta a una citación, usted debe preservar el archivo en cuestión y solicitar recomendación a la Secretaría General.

5.4. cOMPROMisO dE REsPOnsABilidAd cORPORATiVA Y sOciAl

5.4.1. Respeto mutuo

Fomentamos un ambiente de trabajo ameno, cooperativo y productivo.

Con nuestro Reglamento Interno de Trabajo, al igual que con los principios éticos plasmados en nuestro Código de Buen Gobierno, buscamos que en las relaciones con nuestros compañeros de trabajo nos esforcemos por actuar con transparencia, honestidad y responsabilidad, tanto compartiendo nuestras ideas, como recibiéndolas. Tenemos la especial responsabilidad de promover un lugar de trabajo que apoye la honestidad, la integridad, el respeto y la confianza.

5.4.2. Privacidad

Respetamos la privacidad y la dignidad de todas las personas.

Todos los trabajadores o contratistas responsables de mantener información de índole personal o privada o quienes tengan acceso a dicha información, no deben revelarla en violación de las leyes aplicables o de las reglamentaciones de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

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Gases de Occidente S.A. E.S.P. recopila y mantiene información personal relacionada con el reclutamiento de candidatos, incluyendo la concerniente a condiciones médicas y beneficios.

Se tiene especial cuidado de limitar el acceso de la información personal a los trabajadores de Gases de Occidente S.A. E.S.P. que necesitan conocerla por razones legítimamente comerciales.

Los trabajadores no deben buscar o extraer artículos del espacio de trabajo de otro trabajador, sin la previa autorización de este o de los directivos.

Los artículos, mensajes o información personal que en su opinión son privados, no deben ser copiados, comunicados ni almacenados en equipo alguno, o en instalaciones, computadores o recursos de comunicación de la compañía.

Gases de Occidente S.A. E.S.P. se reserva todos los derechos para inspeccionar las instalaciones y los recursos de computación y comunicación de la compañía, cuando esto se considere necesario a juicio de la Presidencia.

5.4.3. declaraciones y comunicaciones públicas

Tanto durante como después de prestar servicios a Gases de Occidente S.A. E.S.P., usted debe evitar hacer declaraciones públicas, verbales o escritas, respecto a Gases de Occidente S.A. E.S.P., sus empresas vinculadas o cualquiera de sus trabajadores, que:

Sea difamatoria, injuriosa o calumniosa.

Invada aspectos privados o dé lugar a una irrazonable publicidad respecto a Gases de Occidente S.A. E.S.P., sus accionistas, empresas vinculadas o cualquier persona.

Proyecte una imagen desfavorable de Gases de Occidente S.A. E.S.P. ante el público, sus accionistas, empresas vinculadas o cualquier persona;

Utilice en forma indebida el nombre de Gases de Occidente S.A. E.S.P. o de un nombre similar.

Revele información confidencial o de propiedad de Gases de Occidente S.A. E.S.P., de sus accionistas o de sus empresas vinculadas.

Si usted llegare a recibir solicitudes externas de información, las mismas deberán ser dirigidas al Gerente General o Jefe de Comunicaciones. Para

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mayor información, recurra a al Manual de Comunicaciones internas MN-13 y políticas de Comunicaciones Internas P-287, Revelación Imparcial de Información Relevante al Mercado PL-60 y Manejo de Información Privilegiada PL-62 o cualquier otra política aplicable.

5.4.4. igualdad de oportunidad de empleo y no discriminación

Tenemos el compromiso de fomentar un ambiente de trabajo cooperativo y productivo que apoye la diversidad cultural, étnica, de género o cualquier otra diferencia no relacionada con el desempeño de los integrantes de nuestro equipo de trabajo.

Ofrecemos igualdad de oportunidades de trabajo para todo trabajador y solicitante que esté debidamente calificado.

En nuestras prácticas de administración y desarrollo del talento humano, incluidas, entre otras, reclutamiento, selección externa, contratación, capacitación y promociones, no existe discriminación alguna.

Recibimos seriamente cualquier denuncia de discriminación, aplicamos las medidas pertinentes y fortalecemos nuestras políticas. Toda denuncia levantada con fundamento en este principio será considerada e investigada por la Dirección de Gestión Humana.

Todo incidente de discriminación debe ser reportado de inmediato al Director de Gestión Humana o al Secretario General. Gases de Occidente S.A. E.S.P. adoptará medidas adecuadas y oportunas para evitar y, cuando sea necesario, aplicar sanciones disciplinarias a conductas que infrinjan estas prácticas. Si se descubre que un trabajador es responsable de acciones o conducta discriminatoria o de represalias contra cualquier persona por haber reportado un evento de discriminación, estará sujeto a acciones disciplinarias que podrían llegar hasta su despido, de conformidad con lo dispuesto en la legislación vigente de la República de Colombia, las regulaciones en materia laboral y cualquier otra disposición legal que resulte aplicable.

5.4.5. seguridad y salud en el lugar de trabajo

Gases de Occidente S.A. E.S.P. tiene el compromiso de ofrecer un ambiente laboral seguro y limpio para el bienestar de todos sus trabajadores.

Es responsabilidad de todos los trabajadores de Gases de Occidente S.A. E.S.P. realizar el trabajo y efectuar de manera segura las operaciones, y cumplir todas las leyes y regulaciones aplicables relacionadas con el

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diseño seguro, la construcción, la operación y el mantenimiento de la infraestructura de gas de la compañía.

5.4.6. Armas

Por ninguna razón se permite el ingreso de armas a las instalaciones de la compañía. Toda solicitud de excepción específica, en aras de la seguridad del lugar de trabajo, deberá dirigirse al Secretario General. Gases de Occidente S.A. E.S.P. no tolerará nivel de violencia alguno en el lugar de trabajo ni en otro lugar que tenga relación con el trabajo.

Amenazas, secuestros o asaltos que requieran de atención inmediata deberán ser reportados a los números de atención de emergencia de las autoridades policiales correspondientes ya la Jefatura de Seguridad Física.

5.4.7. drogas y bebidas alcohólicas

Gases de Occidente S.A. E.S.P. es enfática en la prohibición del consumo de drogas y bebidas alcohólicas durante el desarrollo de las actividades laborales.

Usted no podrá poseer, usar, vender, comprar o intentar poseer drogas ilegales en las instalaciones de la compañía o fuera de las mismas, mientras labora en Gases de Occidente S.A. E.S.P. o participa en la realización de negocios de esta.

Excepto en funciones autorizadas por Gases de Occidente S.A. E.S.P., no se permite usar, poseer o estar bajo la influencia de alcohol en las instalaciones de la compañía.

Gases de Occidente S.A. E.S.P. se reserva el derecho de hacer pruebas aleatorias de alcohol y drogas a trabajadores, especialmente a la luz de la naturaleza de las operaciones de la compañía.

5.4.8. Acoso

De acuerdo con el Reglamento Interno de Trabajo y las normas legales pertinentes, se prohíbe estrictamente toda forma de acoso en el lugar de trabajo.

El acoso incluye, pero no se limita a: epítetos, estereotipos negativos, amenazas, intimidación o acciones hostiles, o conducta que degrade o demuestre hostilidad u odio hacia alguna persona por razón de su raza,

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sexo, color, origen, nacionalidad, religión, inclinación sexual, estado civil, edad o discapacidad.

Ejemplos de acoso son:

Verbal: Comentarios inoportunos, bromas o calumnias de naturaleza racial o sexual.

Físico: Contacto físico innecesario, impedimento o bloqueo de movimiento, golpes, etc.

Visual: Afiches, tarjetas, caricaturas, grafitis, dibujos o gestos derogatorios u ofensivos.

Cómo reportar el acosoLos incidentes de acoso podrán ser reportados ante el Director de Gestión Humana o ante el Secretario General. Gases de Occidente S.A. E.S.P. emprenderá acciones apropiadas para evitar y, cuando sea necesario, disciplinar toda conducta que infrinja esta norma. Cualquier persona que se encuentre responsable de acoso o de represalias en contra de otra por haber reportado una queja de acoso o por cooperar en alguna investigación, estará sujeta a medidas disciplinarias, incluyendo su posible despido.

5.4.9. Protección ambiental

Gases de Occidente S.A. E.S.P. tiene el compromiso de realizar sus negocios en el mundo de manera responsable, protegiendo la salud humana y el medio ambiente, observando todas las leyes y regulaciones aplicables. Prueba de este compromiso en Gases de Occidente S.A. E.S.P. es haber obtenido las certificaciones de sus sistemas de Gestión Ambiental, bajo la norma ISO 14001, y de Seguridad y Salud Ocupacional, bajo la norma NTC - OHSAS 18001. Para el cumplimiento de este compromiso en Gases de Occidente S.A. E.S.P. debemos:

Reportar con exactitud, a cabalidad y a tiempo los resultados del monitoreo, la evaluación y el cumplimiento de las leyes, regulaciones, certificaciones y de los compromisos de seguridad industrial, salud ocupacional y ambiente incluidos en la Política Corporativa, al jefe inmediato y al responsable de Salud Ocupacional, Seguridad y Asuntos Ambientales.

Reportar al jefe inmediato y/o a la Dirección de Seguridad y Medio Ambiente las condiciones laborales inseguras o insalubres; o cualquier situación real o potencial que infrinja o pueda infringir los estándares de seguridad, salud o ambiente.

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Actuar para resolver situaciones inseguras, insalubres y de posible incumplimiento, de manera razonable y oportuna.

No iniciar trabajos que requieran permisos de seguridad, de salud o ambientales, sin haberlos obtenido previamente, como: trabajos en altura, trabajos en caliente, aptitud médica para conducción, licencias ambientales, ocupación de cauces, entre otros.

Reportar inmediatamente cualquier generación o manejo de residuos no controlado, que pueda perjudicar el medio ambiente o la salud pública.

Establecer y mantener registros oficiales que reflejen y demuestren adecuadamente el cumplimiento de la empresa con sus obligaciones de seguridad, salud y ambiente.

Realizar la debida diligencia cuando se ejerzan actividades de índole ambiental y de seguridad.

Evaluar los impactos ambientales y realizar los análisis de los riesgos que podrían surgir en los nuevos proyectos y ampliaciones de los procesos o infraestructuras existentes.

Utilizar los elementos de protección personal y demás recursos de seguridad responsablemente.

Minimizar la generación de desechos y reciclar los materiales cuando sea apropiado o estén disponibles.

5.4.10. leyes, reglamentos y regulaciones

Gases de Occidente S.A. E.S.P. está sujeta a gran cantidad de leyes, reglamentos, regulaciones y obligaciones legales de la República de Colombia, de orden nacional, departamental y municipal, y el éxito de nuestras compañías depende de que cada uno de nosotros se responsabilice de su cumplimiento. Es indispensable tener la iniciativa de conocer la normatividad que afecta nuestros negocios y a nosotros mismos, y existen varios mecanismos disponibles para familiarizarse con la que aplica en el alcance de la responsabilidad para con la compañía.

Por tanto, la alta dirección y los trabajadores deben:

Conocer y familiarizarse con las leyes, los reglamentos, las regulaciones y las obligaciones aplicables a las actividades y responsabilidades del día a día.

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Participar en eventos de capacitación relacionados con dichas leyes, reglamentos y regulaciones.

Consultar con la Secretaría General respecto a dudas relacionadas con la existencia, aplicación o interpretación de cualquier ley, reglamento o regulación.

5.4.11. interacción con el gobierno

Contribuciones políticas y asuntos políticos.

Todas las comunicaciones sobre la posición de Gases de Occidente S.A. E.S.P. o sus empresas vinculadas respecto a un asunto en particular con funcionarios u organismos públicos, deben ser realizadas de acuerdo con lo establecido Manual de Comunicaciones internas MN-13 y políticas de Comunicaciones Internas P-287 y Revelación Imparcial de Información Relevante al Mercado PL-60. No se permite el uso de fondos, bienes o servicios de Gases de Occidente S.A. E.S.P. o sus empresas vinculadas, para contribuciones políticas, directa o indirectamente, o para apoyar o no referendos públicos o votaciones, a menos que lo admitan las leyes locales, y que ello sea aprobado anticipadamente por la Junta Directiva de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

Los trabajadores, si son elegibles bajo leyes aplicables locales, pueden hacer contribuciones políticas a través de los fondos establecidos legalmente por Gases de Occidente S.A. E.S.P. y patrocinados por la Junta Directiva.

Fuera del lugar de trabajo, los trabajadores y en especial la alta dirección están en plena libertad para expresar, a través de los medios de su elección, sus opiniones sobre asuntos públicos, así como para involucrarse en actividades políticas, incluyendo la realización de contribuciones personales a partidos políticos de conformidad con las leyes aplicables. Los trabajadores deben expresar claramente que sus opiniones son propias y no de Gases de Occidente S.A. E.S.P. o sus empresas vinculadas. La compañía no le pagará a ningún trabajador el tiempo que dedique para postularse a puestos públicos, para servir como funcionario electo o para hacer campaña para un candidato político. Tampoco compensará ni reembolsará, de forma alguna, las contribuciones políticas que usted tenga la intención de hacer o que haya realizado. Está terminantemente prohibido infringir leyes electorales aplicables.

Si un Funcionario Gubernamental se comunica con usted en lo relacionado con una campaña política, transfiera la llamada a la Secretaria General.

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5.4.12. Relaciones con funcionarios o entidades del gobierno

Se prohíbe la oferta, el pago o la donación de dinero o cualquier objeto de valor a funcionarios o empleados del gobierno, a candidatos o partidos políticos, con el propósito de ejercer influencia sobre cualquier acción o decisión de un organismo gubernamental, para obtener o retener negocios, dirigir estos a cualquier persona o lograr ventaja inapropiada. También se prohíbe ofrecer, pagar o donar dinero o cualquier objeto de valor, a terceras personas con el conocimiento de que dicho dinero u objeto de valor será trasladado a algún funcionario o empleado gubernamental o candidato político para fines prohibidos.

Se permite que Gases de Occidente S.A. E.S.P. o sus empresas vinculadas paguen gastos razonables y de buena fe o concedan ciertos beneficios a funcionarios del gobierno en conexión con la promoción, la demostración o la explicación de los productos o servicios de estas empresas, o ejecución de un contrato especial de las mismas con el gobierno o empresa de propiedad estatal. Esto incluye actividades normales y usuales de atenciones comerciales, souvenirs u obsequios comerciales de valor nominal y reembolso de gastos de viaje, hospedaje y alimentación que sean razonables y de buena fe y que estén relacionados con fines comerciales y legítimos de Gases de Occidente S.A. E.S.P. o sus empresas vinculadas. Este tipo de pagos deben ser razonables, completamente documentados, respaldados con recibos originales adecuadamente aprobados y presentados conforme a los procedimientos aplicables.

Se puede incurrir en gastos de atenciones (incluidas comidas) y viajes para Funcionarios Gubernamentales, siempre y cuando estén debidamente autorizados por el gerente de la dependencia respectiva, no violen las leyes aplicables, sean legítimos y acordes con las costumbres locales generalmente aceptadas para empresarios privados, que tengan relación con reuniones de negocios, ocurran en el mismo lugar de tales reuniones y a ellas asistan los funcionarios autorizados en representación de la empresa.

Los obsequios a Funcionarios Gubernamentales deben ser previamente revisados y aprobados por escrito, por el Secretario General, salvo cuando el obsequio o el artículo sea de valor nominal (10 SMDLV), con el logotipo de la compañía o de otra manera generalmente distribuido por esta a sus clientes y proveedores como muestra de buena voluntad.

Para conocer los lineamientos específicos respecto a actividades de atención, obsequios y viajes cuando se interactúe con Funcionarios Gubernamentales, o cuando surja alguna duda respecto a su aplicación, se deberá consultar al Gerente de Cumplimiento de Gases de Occidente S.A. E.S.P. o el Procedimiento Entrega Atenciones Funcionarios Gubernamentales P-230.

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5.4.13. derechos humanos y asuntos corporativos

Gases de Occidente S.A. E.S.P. considera que todo ser humano es libre y debe recibir un trato igualitario en cuanto a su dignidad y sus derechos.

Nos esforzamos en tratar justamente a todos los trabajadores, clientes, contratistas, proveedores, socios, miembros de la comunidad y representantes de todo nivel del gobierno, sin importar su género, raza, sexo, color, idioma, religión, origen étnico, opinión política o de otra naturaleza, nacionalidad, inclinación sexual o limitación física. No toleraremos abusos de ninguna clase contra los derechos humanos por parte de nuestros trabajadores o contratistas. Los abusos contra los derechos humanos incluyen, pero no se limitan a, trabajo forzado, discriminación, acoso, uso de la fuerza y revocatoria de libertad de asociación y pertenencia.

Usted debe reportar cualquier sospecha de abuso a su jefe inmediato o al Gerente de Cumplimiento de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

5.5. cOMPROMisO cOn nUEsTROs cliEnTEs Y El MERcAdO

5.5.1. negociaciones justas

Todo trabajador o contratista deberá tratar en forma justa a los proveedores, clientes, competidores y trabajadores de Gases de Occidente S.A. E.S.P.

Ningún trabajador o contratista debe aprovecharse injustamente a través de manipulación, encubrimiento, abuso de información privilegiada, tergiversación de hechos importantes o cualquier otra práctica injusta de negocios.

5.5.2. Antimonopolio

Apoyamos la competencia plena y justa cumpliendo con las regulaciones antimonopolio, prohibiendo actividades que reduzcan la competencia o que restrinjan el comercio.

Todas las personas a las que aplica el Código deben tratar justamente a todos los clientes, proveedores y competidores de Gases de Occidente S.A. E.S.P. Se espera que nuestros trabajadores actúen con integridad, manteniendo la independencia de opinión en cuanto al establecimiento de precios, mercadeo, compra y venta de todos los productos y servicios.

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Debemos:

Entender cómo se aplican las leyes relacionadas con prácticas comerciales justas a nuestro negocio y aprender cómo evitar involucrarnos en conductas potencialmente ilegales.

Comunicarnos de inmediato con la Secretaría General, si nos enteramos o participamos en discusiones formales o informales con competidores, que podrían ser consideradas anticompetitivas.

Este ítem sobre Antimonopolio pretende asegurar que la competencia permanezca vigorosa y libre de confabulaciones. Los aspectos relacionados con antimonopolio pueden ser muy complejos. La determinación de acciones que son inapropiadas con frecuencia depende de la estructura del mercado y de muchos otros factores.

Para evitar la percepción de una conducta ilegal, los trabajadores no deben:

Discutir con un competidor precios, costos, producción, productos y servicios, prácticas de licitación, otros asuntos de negocios no públicos, territorios de ventas, canales de distribución o clientes.

Restringir el derecho de un cliente a vender o arrendar productos o servicios a cierto precio, a un precio mayor o a un precio inferior.

Adicionalmente, no debemos involucrarnos en las prácticas que se mencionan a continuación, a menos que hayan sido examinadas previamente por la Secretaría General de Gases de Occidente S.A. E.S.P.:

Condicionar o “amarrar” la venta o el arrendamiento de un producto a la venta o el arrendamiento de otro producto o servicio.

Condicionar la compra, la venta o el arrendamiento de un producto o servicio a un convenio recíproco con un cliente o proveedor.

Celebrar arreglos de negociaciones exclusivas con un cliente o proveedor.

Limitar un cliente en cuanto a los territorios o clientes a los cuales se puede revender o arrendar un producto o servicio.

Discriminar en cuanto a precio o descuentos ofrecidos a clientes en competencia.

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5.5.3. cumplimiento, administración y capacitación

Es obligatorio que todo trabajador, así como algunos contratistas, cumplan con lo dispuesto en este Código.

Anualmente, estamos obligados a realizar en su totalidad la capacitación del Código de Conducta en línea o en vivo y documentar la respectiva certificación.

Gases de Occidente S.A. E.S.P. se reserva el derecho para cambiar el contenido del Código de Conducta o solicitar que cualquier trabajador, directivo o contratista realice en cualquier momento o con la frecuencia que considere necesaria la capacitación en línea y obtenga la certificación.

5.6. AdMinisTRAciÓn dEl cÓdiGO dE cOndUcTA

El Código de Conducta es administrado por el Gerente de Cumplimiento, quien debe revisarlo anualmente y actualizarlo cada que sea necesario. Todo cambio en este documento debe contar con el visto bueno del Gerente General y la aprobación de la Junta Directiva.

6. AnEXOs

No Aplica.