CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO

El Consejo Directivo de la Caja de Compensación Familiar CAFAM

CONSIDERANDO:

Que la Ley 789 de 2002 Artículo 21, Parágrafo 2º dispuso:

“Las Cajas de Compensación Familiar deberán construir un Código de Buen Gobierno dentro de los seis (6) meses siguientes a la vigencia de la presente Ley. Este Código de Buen Gobierno deberá ser conocido por todos los empleados de la respectiva caja”

Que es función del Consejo Directivo adoptar el Código de Buen Gobierno.

RESUELVE

Adoptar el siguiente Código de Buen Gobierno para la CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR CAFAM:

Caja de Compensación Familiar

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Para los efectos de la comprensión de las diferentes normas que consagra el presente Código de Buen Gobierno, se establecen los siguientes significados de las palabras en éste empleadas:

Administradores: El Consejo Directivo, el Director Administrativo y los ejecutivos de la Caja.

Afiliados: Aquellas personas que se encuentran vinculadas a la Caja de Compensación Familiar, en los términos de sus estatutos. En este concepto general se entienden comprendidos los empleadores, los trabajadores, los afiliados facultativos, los desempleados afiliados y los pensionados afiliados.

Afiliados Facultativos: Son las personas, trabajadores independien­tes o del sector informal, que no encontrándose dentro de las categorías de trabajadores beneficiarios, trabajadores afiliados o pensionados afiliados al Régimen del Subsidio Familiar, se vinculen a la Caja, por disposición de la Ley o por convenios para lograr el acceso a los servicios sociales que ella presta.

Asamblea General de Empleadores Afiliados: Máximo órgano corporativo.

Código de Buen Gobierno: Conjunto de mecanismos e instru­men tos de que disponen los administradores de la Caja para dar transparencia a las actuaciones de los órganos directivos y los funcionarios de la Corporación en todos sus niveles, maximizar su valor como organización, reconocer y hacer posible el ejercicio de sus derechos a los grupos de referencia y de interés.

Conflicto de Interés: Situación en virtud de la cual una persona en razón de su actividad se encuentra en la posición en donde podría aprovechar para sí o para un tercero, las decisiones que tome frente a distintas alternativas de conducta.

Control Interno: Proceso administrativo por medio del cual el Consejo Directivo, el Director Administrativo, los Ejecutivos de la Corporación y en general todo el personal, proveen un aseguramiento razonable en relación con el logro de los objetivos en las siguientes categorías: Efectividad y eficiencia en las operaciones, confiabilidad en la información financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

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Ejecutivos: Personas que ejercen funciones de dirección y control dentro de la estructura de la organización. Entendiendo por estos los funcionarios que desempeñan labores en la jerarquía institucional de la Corporación como Subdirectores, Secretario General, Jefes de Departamento o Jefes de Sección.

Director Administrativo: La persona que tiene la máxima repre­sentación gerencial y legal de la Caja. Es el Ejecutivo principal.

Desempleados Afiliados: Las personas, que encontrándose sin empleo, están afiliadas a la Corporación por virtud del derecho y en los términos que les confiere la Ley.

Empleadores Afiliados: Son las personas jurídicas o naturales que cumpliendo con los requisitos establecidos en la Ley y en los estatutos de la Corporación, han sido admitidas e inscritas en ella como afiliados. Tal calidad lleva consigo derechos y obligaciones determinados en los Estatutos de la Corporación y en la Ley.

Empleadores Afiliados Hábiles: Son aquellos empleadores afilia­dos que se hallen en pleno goce de los derechos que su calidad les otorga, de conformidad con la Ley y los Estatutos de la Caja y se encuentren a paz y salvo con ésta por todo concepto, en relación con las obligaciones exigibles.

Gobernabilidad: Conjunto de políticas que propenden por el cumplimiento de principios, reglas o estándares para manejar la Organización, que permiten alcanzar los objetivos de las mismas, protegiendo a sus grupos de referencia y a los grupos de interés.

Gobierno Corporativo: Forma como se administra y controla la Corporación.

Grupos de Interés: Son aquellas personas, grupos o entidades sobre las cuales tiene influencia o puede tener la Corporación en su actividad. Se consideran Grupos de Interés los usuarios de los servicios que presta la Caja, las personas a cargo y los cónyuges o compañeros permanentes de los trabajadores afiliados, los empleadores afilia dos, los afiliados facultativos, los desempleados afiliados, los pensio nados afiliados, las demás cajas de compen­sación familiar, los consumidores, proveedores, acreedores, contratistas, concesionarios, franqui ciados, los organismos de control, los competidores, los empleados, la comunidad.

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Grupos de Referencia: Son aquellas personas que tienen un vínculo con la Caja, de manera que pueden participar en su dirección. Son los Empleadores Afiliados y Trabajadores Afiliados a la Caja.

Información confidencial de uso interno: Aquella información cuyo conocimiento por parte de terceros, contempla riesgo para la Corporación e involucra estrategias de competitividad (Invitaciones, Convocatorias, Licitaciones, Negociaciones o Convenios).

Información eventual: Cualquier noticia o hecho jurídico, económico o financiero, que pueda tener efecto para los grupos de interés de la Corporación.

Miembros de Consejo Directivo representantes de los Empleadores Afiliados: Son aquellas personas que representan a las empresas afiliadas, de acuerdo con lo establecido en la Ley y en los Estatutos.

Miembros de Consejo Directivo representantes de los Trabajadores: Son aquellas personas que representan a los Trabajadores Afiliados a la Caja, de acuerdo con lo establecido en la Ley y en los Estatutos.

Pensionados Afiliados: Son las personas que teniendo el carácter de pensionados, de acuerdo con la Ley, están vinculados a la Caja.

Subsidio Familiar: Es una prestación social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo, y su objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia, como núcleo básico de la Sociedad.

Trabajadores Afiliados: Son las personas naturales que están al servicio de los Empleadores Afiliados a la Caja, estando vinculados a ella por este hecho y mientras que subsista el mismo.

Trabajadores Beneficiarios: Son las personas naturales que están al servicio de los Empleadores Afiliados a la Caja, con carácter perma­nente, y que son Beneficiarios del Régimen del Subsidio Familiar.

Valores Corporativos: Conjunto de creencias que rigen la vida de la Organización. Son acuerdos de comportamiento que obligan a los miembros de la Institución y por ello son el soporte de su cultura.

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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNOCAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR CAFAM

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TÍTULO PRELIMINARCÓDIGO DE BUEN GOBIERNO

La Corporación ha decidido adoptar el presente Código de Buen Gobierno, con el cual se busca encausar su actividad dentro del Régimen de Transparencia pretendido por la Sociedad, en atención a los recursos que ésta ha tenido a bien darle a su cargo, en cumplimiento de la función social que nos es propia.

El objeto de este Código de Buen Gobierno es establecer y revelar el cuerpo de instrumentos, mecanismos y reglas por medio de las cuales se maneja la Corporación internamente, dentro del marco de los principios de justicia, responsabilidad, transparencia y equidad.

En la búsqueda por generar confianza de los Grupos de Referencia y de Interés, la Corporación ha decidido implementar procesos y prácticas propios del Buen Gobierno Corporativo, organizando la distribución de derechos y responsabilidades entre todo el equipo, recogiendo la Visión, Misión y Valores Corporativos que se han adoptado.

CONTEXTO DEL SISTEMA DEL SUBSIDIO FAMILIAR.

El Subsidio Familiar nació en 1954, como una prestación social con el objeto de aliviar las cargas económicas de los trabajadores y de sus familias pertenecientes a los sectores más necesitados de la población. Creado inicialmente como una prestación de carácter económico, fue ampliando sus modalidades al subsidio en especie y en servicios entre ellos salud, vivienda, recreación y capacitación.

Las disposiciones legales promulgadas en los últimos años han establecido para las cajas la obligación de destinar parte de sus aportes a fondos con destinación específica como el de Vivienda de Interés Social, constituido con el fin de adjudicar subsidios para la adquisición o mejoramiento de vivienda y el Régimen Subsidiado de Salud cuya finalidad es asegurar la prestación de los servicios de salud a los sectores de la sociedad más vulnerables. Simultáneamente se permitió a las cajas participar en el Régimen Contributivo de Salud y en la composición accionaria de los Fondos de Pensiones y Cesantías mediante la suscripción en estos últimos, del 20% de su capital accionario. Este significativo avance en la cobertura de los servicios de

la Corporación tuvo un impulso sin precedentes con la sanción de la Ley 789 de 2002, que extendió ampliamente el campo de acción de las cajas de compensación familiar, previamente definido por la Ley 21 de 1982.

El Sistema de Subsidio Familiar, que inicialmente se concibió para los trabajadores con vínculo laboral y para el pago de una cuota monetaria, es hoy un complejo Sistema de Seguridad y Protección Social que cubre no solamente a los trabajadores, sino a diferentes categorías de afiliados y a la comunidad en general y que presta múltiples servicios acordes con las necesidades de la población, en aplicación de sus principios rectores como lo son la solidaridad, la igualdad, la universalidad y la compensación.

NUESTRA HISTORIA

La Caja de Compensación Familiar CAFAM, constituida en el año 1957, es una de las más antiguas del país. Creada originariamente para el recaudo y el pago del subsidio monetario, pronto se habría de convertir en una de las empresas de servicios de Seguridad Social más importantes del país. Hacia el año 1965, anticipándose a la consagración legal de los servicios que vendrían con la Ley 21 de 1982, CAFAM inicia la prestación de los servicios de salud, capacitación no formal y abre al público el primer supermercado. En el año 1968 inaugura el primer Centro de Vacaciones en el país, con el cual CAFAM se convertiría en pionera de la recreación en Colombia, y en 1972 pone en servicio el Colegio CAFAM.

En la década de los 90, incursionamos activamente en el programa de Vivienda de Interés Social, en los dos regímenes de salud: Contributivo y Subsidiado y en el Régimen Privado de Pensiones. El campo de Mercadeo Social tuvo un connotado desarrollo en este período, mediante la expansión de la cadena de supermercados y la apertura de uno de los más importantes hipermercados de la ciudad de Bogotá: CAFAM Floresta Mundo Comercial. El campo de la Recreación también tuvo un importante desarrollo, especialmente en sus servicios de hotelería. Durante esta década también se abrió una serie de líneas de crédito de fomento, dirigidas a los trabajadores de las empresas afiliadas y se dieron los primeros pasos en el nuevo concepto de Desarrollo Empresarial, servicio que ha tenido mucha acogida entre las empresas afiliadas. Las disposiciones legales, nos dieron la oportunidad de atender programas dirigidos a la niñez más pobre y vulnerable del país, en asocio con las entidades públicas.

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El cumplimiento, eficiencia y calidad de los servicios y programas sociales de CAFAM han garantizado su permanencia en el escenario nacional durante su existencia. Su presencia ha sido vital en el desarrollo del país por el cubrimiento de los servicios de seguridad social que cada día perciben más beneficiarios.

NUESTROS PRINCIPIOS Y VALORES

Nuestra misión es noble, y para desarrollarla requerimos de unos postulados que dan un sentido humano a nuestra actividad laboral y se constituyen en las premisas fundamentales que deben generar compro­miso de los colaboradores con nuestros trabajadores afiliados y usuarios. Estas son guías que deben ser practicadas en la vida cotidiana y por lo tanto deben ser divulgadas, interiorizadas y respetadas por todos los colaboradores de la Corporación. Estos postulados son:

PROPÓSITO COMÚN: En CAFAM se valora y estimula el concepto de unidad para que actuemos en términos de empresa como un todo, haciendo realidad las Políticas Corporativas, de manera que con nuestro compromiso y esfuerzo combinado alcancemos la visión de CAFAM.

ADMINISTRACIÓN PARTICIPATIVA: En CAFAM, practicamos una administración que motiva a los colaboradores a participar en la toma de decisiones, con el liderazgo de jefes facilitadores que propician el clima de confianza necesario para lograr una comunicación eficaz.

APOYO Y DESARROLLO DE LA LIBERTAD INDIVIDUAL: En CAFAM es importante el trabajador como persona, a quien se respeta su dignidad y libertad, se estimula su iniciativa y creatividad y se le reconocen los méritos y aportes que contribuyan a alcanzar los objetivos de la Corporación.

TRABAJO EN EQUIPO: En CAFAM, promovemos la participación activa y franca de los funcionarios en reuniones para generar sinergias, con objetivos comunes donde se libera su iniciativa, creatividad y conocimiento para el mejoramiento continuo de los procesos y el enriquecimiento mutuo.

IMPORTANCIA MÁXIMA AL USUARIO Y AL CLIENTE: En CAFAM nos debemos a nuestros afiliados y atendemos a nuestros clientes y usuarios con amabilidad, respeto y honestidad, satisfaciendo sus necesidades y expectativas con la prestación oportuna de nuestros servicios e innovando en productos que mejoren su calidad de vida, para lograr su lealtad permanente y fortalecer nuestra imagen institucional. 7

PROYECCIÓN CON RESPONSABILIDAD ÉTICA Y SOCIAL: Por su naturaleza de entidad de la Seguridad Social, CAFAM reconoce su responsabilidad ante la Sociedad y el Estado, en pro del bienestar común y del interés público y en cumplimiento de los principios de la Seguridad Social.

Igualmente nos comprometemos a ejercer una competencia sana en los diferentes campos en los que prestamos nuestros servicios y a preservar el medio ambiente en nuestras actividades y en los proyectos que desarrollamos.

TÍTULO PRIMERO: LA CORPORACIÓN Y SU GOBIERNO

Con el fin de dar la mejor ilustración sobre la forma como está organizada y gobernada la Corporación, a continuación se describen brevemente los Órganos de Dirección y sus principales funciones y atribuciones:

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Capítulo Primero: Asamblea General de Afiliados

Composición de la Asamblea General de Afiliados

La dirección de la Corporación corresponde en primer término a la Asamblea General de Afiliados.

La Asamblea General de Afiliados, como máximo órgano social de dirección, se compone de los empleadores afiliados, personas naturales o jurídicas que se encuentran registradas en la Corporación y que están obligadas a pagar el Subsidio Familiar por conducto de ella, representados por sí mismos, o por sus apoderados, o por sus representantes legales, cuando los mismos se hallaren reunidos con el quórum y en las condiciones previstas en los Estatutos de la Corporación y la Ley.

Facultades y Atribuciones de la Asamblea General de Afiliados

Son funciones de la Asamblea General de Afiliados las siguientes:

1. Velar, como máximo órgano de dirección de la Caja, por el cumplimiento de los principios del Subsidio Familiar, así como las orientaciones y directrices que en este sentido profieran el Gobierno Nacional y la Superintendencia del Subsidio Familiar;

2. Elegir a los representantes de los Empleadores ante el Consejo Directivo;

3. Elegir al Revisor Fiscal y su Suplente;

4. Aprobar u objetar los balances, estados financieros y cuentas de fin de ejercicios y considerar los informes generales y especiales que presente el Director Administrativo;

5. Determinar anualmente el monto de los contratos que puede suscribir el Director Administrativo sin aprobación del Consejo Directivo;

6. Decretar la disolución y liquidación de la Corporación con sujeción a las normas legales y reglamentarias que se expidan sobre el particular;

7. Considerar los informes del Consejo Directivo y el Director Administrativo sobre la situación económica y financiera de la Corporación y sobre el estado de los negocios y el informe del Revisor Fiscal;

8. Adoptar, en general, todas las medidas que reclamen el cumplimiento de los Estatutos o el interés de la Caja.

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Capítulo Segundo: Consejo Directivo

Composición del Consejo Directivo

La Corporación cuenta con un Consejo Directivo compuesto por diez (10) miembros principales con sus respectivos suplentes personales, de los cuales cinco (5) serán elegidos por la Asamblea General de Afiliados, en representación de los empleadores afiliados y los cinco (5) restantes serán elegidos por el Ministerio competente para ello en representación de los trabajadores afiliados.

Funciones y Atribuciones del Consejo Directivo:

Son funciones del Consejo Directivo las siguientes:

1. Aprobar el presupuesto anual de Ingresos y Egresos;

2. Definir la política relativa a los servicios que prestará la Corporación;

3. Aprobar los contratos que suscriba el Director Administrativo cuando su cuantía fuere superior a la suma que anualmente determine la Asamblea General de Afiliados;

4. Aprobar el presupuesto anual de ingresos y egresos y los planes y programas a que deban ceñirse las inversiones y la organización de los servicios sociales;

5. Convocar a la Asamblea General de Afiliados a reuniones ordinarias y extraordinarias cuando lo exijan las necesidades;

6. Designar y remover libremente al Director Administrativo y evaluar su gestión;

7. Delegar en el Director Administrativo, cuando lo juzgue oportuno, para casos especiales o por tiempo limitado, alguna o algunas de las funciones, siempre que por naturaleza sean delegables y no esté prohibida la delegación;

8. Velar por el efectivo cumplimiento de las normas de Buen Gobierno de la Corporación;

9. Delegar en el Director Administrativo la función de verificar que las políticas de Buen Gobierno adoptadas por la Corporación, sean aplicadas y que la difusión y capacitación sobre el mismo se cumplan;

10. Determinar el uso que se dará a los rendimientos líquidos o remanentes que arrojen en el respectivo ejercicio las operaciones de la Caja;

11. Evaluar los informes trimestrales de gestión y los resultados que debe presentar el Director Administrativo;

12. Fijar las políticas de la Corporación en los diferentes órdenes de su actividad, especialmente en materia de afiliación y desafiliación de empleadores;

13. Presentar anualmente en la Asamblea General de Afiliados los informes de gestión que ordene la Ley y los Estatutos;

14. Solicitar al Director Administrativo la presentación de informes de gestión sobre el estado de los negocios de la Caja y el cumplimiento de los planes de desarrollo.

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Perfil de los Miembros del Consejo Directivo

Los miembros del Consejo Directivo deberán reunir, cuando menos, las siguientes características:

· Tener reconocidas calidades morales y éticas.

· Tener un nivel educativo por lo menos de educación secundaria o técnica.

· Acreditar conocimientos o experiencia en alguna de las actividades que desarrolla la Caja.

· No pertenecer a otro Consejo Directivo de Caja de Compensación Familiar.

· Ningún empleado de la Corporación podrá ser miembro del Consejo Directivo.

Responsabilidades de los miembros del Consejo Directivo

Los miembros del Consejo Directivo tienen las siguientes responsa­bilidades:

· El Consejo Directivo actuará con la información suficiente para ejercer sus derechos y obligaciones. Sus miembros se abstendrán de actuar como miembros en forma individual, evitarán incurrir en situaciones que causen conflictos de interés y se comprometerán a manejar en forma confidencial la información de uso interno a la que tengan acceso en ejercicio de su cargo.

· Abstenerse de actuar individualmente, o de manifestar comentario alguno a los empleados de la entidad, debiendo para tales efectos actuar sólo a través del Consejo Directivo o del Director Administrativo.

· Abstenerse de manipular, comunicar o usar la información confi­dencial de uso interno, a la que tengan acceso, en beneficio propio o ajeno.

· Actualizar a los nuevos miembros del Consejo Directivo, sobre las normas de Gobierno Corporativo, la situación financiera de la Corporación y las decisiones adoptadas a la fecha.

· Asegurar que los sistemas de comunicación de la información sean efectivos.

· Conducirse con juicio independiente, garantizando el derecho y trato equitativo de los afiliados, obrando de buena fe, con lealtad y la diligencia del buen hombre de negocios.

· Dejar constancia de las decisiones adoptadas.

Capítulo Tercero: El Director Administrativo

El Director Administrativo es el responsable de ejecutar las estrategias corporativas y las directrices aprobadas por la Asamblea General de Afiliados y el Consejo Directivo, y quien representa legalmente a la Caja, según los Estatutos.

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Elección y remuneración del Director Administrativo

El nombramiento y remoción del Director Administrativo está a cargo del Consejo Directivo, quien establecerá su remuneración.

El Director Administrativo tendrá un (1) suplente que lo reemplazará en sus ausencias accidentales, temporales y absolutas.

Funciones y Atribuciones del Director Administrativo

El Director Administrativo ejerce todas las funciones propias de la naturaleza de su cargo, las indicadas en los Estatutos de la Corporación y en especial las siguientes:

1. Representar a la Corporación ante los Grupos de Referencia y de Interés, terceros y ante toda clase de autoridades de orden administrativo y jurisdiccional.

2. Ejecutar todos los actos u operaciones correspondientes al cumpli­miento del objeto social, de conformidad con lo previsto en las leyes, los estatutos, los reglamentos y este Código de Buen Gobierno.

3. Presentar a la Asamblea General de Afiliados en sus reuniones ordinarias, los estados financieros de fin de ejercicio, una vez estos hayan sido aprobados por el Consejo Directivo, junto con un informe de gestión sobre la situación de la Corporación, la rendición de cuentas comprobadas al final de cada ejercicio, el balance social y la efectividad y cumplimiento de las prácticas de Buen Gobierno.

4. Presentar al Consejo Directivo informes trimestrales de gestión y resultados.

5. Presentar a la Superintendencia de Subsidio Familiar los informes generales o periódicos, que le soliciten sobre las actividades desarrolladas, el estado de ejecución de los planes y programas, la situación general de la entidad y los tópicos que se relacionan con la política de seguridad social del Estado.

6. Verificar que las políticas de buen gobierno adoptadas por la Corporación sean aplicadas y que la difusión y capacitación sobre el mismo se cumpla. Para tal efecto creará el Comité de Buen Gobierno, el cual le servirá de apoyo para realizar esta función y estará integrado por las personas designadas por el Director.

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Prohibiciones para el Director Administrativo

El Director Administrativo no puede ser miembro del Consejo Directivo, no obstante, estará presente en las sesiones para mantener la relación legal e institucional con dicho órgano administrativo.

Responsabilidades del Director Administrativo y prácticasde Buen Gobierno:

El Director Administrativo está comprometido con la organización a cumplir todas las responsabilidades y deberes en materia social, administrativa, legal, laboral, tributaria, aduanera, contable, penal, financiera y de control interno que su cargo lleve implícitas en relación con los Estatutos, este Código de Buen Gobierno y la Ley, y especialmente:

· Deberá velar porque los afiliados reciban similar información con igual contenido, periodicidad y en la misma época y que dicha información sea veraz.

· Garantizar por parte de la organización que se dé un trato equitativo a los afiliados.

· Apoyar y dar la colaboración necesaria a la Revisoría Fiscal en relación con el cumplimiento de sus funciones.

Todos los empleados de la Corporación, con excepción del Revisor Fiscal y sus dependientes, estarán supervisados por el Director Administrativo en el desempeño de sus cargos.

Atribuciones de Control de Gestión del Director Administrativo

El Director Administrativo tendrá atribuciones de control de gestión, debiendo adoptar los mecanismos de verificación de la entidad, basados en indicadores de gestión de la Corporación, y verificar que éstos se cumplan.

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Capítulo Cuarto: Los Ejecutivos de la Caja

Ejecutivos de la Caja

La Corporación cuenta con un grupo de ejecutivos, establecido de acuerdo con la estructura y el organigrama de la entidad. Se consideran ejecutivos de la Caja quienes desempeñen los siguientes cargos: Subdirectores, Secretario General, Jefes de Departamento y Jefes de Sección.

Facultades y Atribuciones de los Ejecutivos de la Caja

Los ejecutivos deberán actuar en interés de la Caja y sus afiliados, conforme a las directrices impartidas por el Director Administrativo.

Los Ejecutivos de la Corporación, sin omitir el trabajo en equipo con las demás áreas, ejercen todas las funciones propias de la naturaleza de su cargo y de su área y en especial las siguientes:

1. Ejecutar todos los actos u operaciones correspondientes al cumplimiento del objeto social en su área, en coordinación con los ejecutivos de las demás áreas, de conformidad con lo previsto en las leyes, los estatutos, guías ocupacionales, manual de operaciones y este Código de Buen Gobierno.

2. Presentar a las jefaturas correspondientes los informes sobre la situación del área que dirigen.

3. Nombrar y remover los empleados de la Corporación cuyo nombra­miento y remoción le delegue el Director Administrativo.

4. Tomar todas las medidas que reclame la conservación de los bienes sociales; vigilar la actividad de los empleados de la administración de la Corporación e impartirles las órdenes e instrucciones que exija la buena marcha de la Caja.

5. Cumplir las órdenes e instrucciones que le imparta el Director Administrativo, según lo dispongan las normas correspondientes, los Estatutos, el Reglamento o este Código de Buen Gobierno.

6. Cumplir o hacer que se cumplan oportunamente todos los requisitos o exigencias legales que se relacionan con el funcionamiento y actividad de la Caja.

7. Informar al Director Administrativo sobre la existencia de eventuales conflictos de interés en que esté incurso el ejecutivo o cualquiera de sus subalternos.

8. Garantizar el cumplimiento de las políticas de control interno adoptadas por la Corporación.

9. Garantizar el cumplimiento de las normas del Código de Buen Gobierno adoptadas por el Consejo Directivo.

10. Las demás que le señalen los Estatutos, el Reglamento Interno, el Manual de Funciones, el Consejo Directivo, el Director Administrativo o la Ley.

La designación, remuneración y evaluación de los ejecutivos de la Caja corresponden al Director Administrativo.

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Responsabilidades de los ejecutivos y Prácticas de Buen Gobierno

Los ejecutivos deberán dar un trato equitativo a los afiliados, garantizando el cumplimiento de este Código de Buen Gobierno, así como apoyar y brindar la colaboración necesaria a la Revisoría Fiscal y a la Auditoría en relación con el cumplimiento de sus funciones.

Atribuciones de Control de Gestión de los Ejecutivos de la Caja

Como Ejecutivos de la Corporación, tendrán atribuciones de control de gestión y deberán adoptar los mecanismos de verificación de su área, basados en indicadores de gestión de la entidad, y monitorear que éstos se cumplan.

Programas de Capacitación del Personal

Todo el personal vinculado directa o indirectamente con la Corporación debe conocer el contenido del Código de Buen Gobierno.

Los funcionarios de la Institución deben ser capacitados en los temas relacionados con la Gobernabilidad de la Corporación y del Código Ético.

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TÍTULO SEGUNDO: ÓRGANOS DE CONTROL

Capítulo Primero: Revisoría Fiscal

El Revisor Fiscal es el ente encargado de velar por la protección de los recursos que maneja la Corporación y de los derechos de los afiliados. En este sentido obrará en interés de la comunidad, con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas, correspondiéndole dictaminar los estados financieros y revisar y evaluar sistemáticamente los componentes y elementos que integran el control interno de forma oportuna e independiente en los términos que señala la Ley, los Estatutos y este Código.

El Revisor Fiscal está comprometido en desarrollar su cargo, actuando de buena fe y con criterio independiente de los grupos de referencia.

Elección del Revisor Fiscal

El Revisor Fiscal y su suplente son designados por la Asamblea General de Afiliados en la forma establecida en los Estatutos.

El Revisor Fiscal elegido deberá ser autorizado para el ejercicio de su cargo por la entidad estatal de control y vigilancia competente.

El Suplente reemplazará al principal en todos los casos de falta absoluta o temporal.

El Revisor Fiscal y su Suplente deberán ser Contadores Públicos, contar con las calidades que establece la Ley y los Estatutos, y estarán sujetos a las inhabilidades, prohibiciones, incompatibilidades y responsabilidades que establecen las Leyes y los Estatutos.

Será incompatible la prestación simultánea de servicios de Revisoría Fiscal con los de auditoría Externa o Interna y de estos entre sí.

La Corporación establecerá en los Estatutos las condiciones relativas al período de gestión y reelección del Revisor Fiscal, favoreciendo la independencia y transparencia en el ejercicio de sus funciones.

Funciones y Atribuciones del Revisor Fiscal

El Revisor Fiscal tiene las siguientes funciones:

1. Asegurar que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la Corporación se ajustan a las prescripciones de la Ley, los Estatutos, las decisiones de la Asamblea General y del Consejo Directivo.

2. Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Asamblea de Afiliados, al Consejo Directivo, al Director Administrativo y/o la Superintendencia de Subsidio Familiar según el caso, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la Corporación y en desarrollo de sus actividades.

3. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejercen la inspección y vigilancia de la Corporación, y rendirles los informes generales periódicos y especiales a que haya lugar o le sean solicitados.

4. Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la Corporación y las actas de las reuniones de la Asamblea de Afiliados y del Consejo Directivo, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la Corporación y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.

5. Autorizar con su firma cualquier balance y demás estados finan­cieros que se hagan, con su dictamen o informe correspondiente. Inspeccionar asiduamente los bienes de la Corporación y exigir que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad

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de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título, además de la cabal prestación de los servicios sociales a que están destinados.

6. Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores corporativos.

7. Convocar a la Asamblea General de Afiliados a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario.

8. Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que siendo compatibles con las anteriores, le encomienda la Asamblea General de Afiliados.

Remuneración del Revisor Fiscal

La Asamblea General de Afiliados determinará la remuneración al Revisor Fiscal para el período por el cual es elegido, al momento de la elección.

Atribuciones de Control del Revisor Fiscal

A través del Revisor Fiscal se ejerce una continua evaluación y control de los órganos de dirección de la Corporación.

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Capítulo Segundo: Control Interno de la Caja

El control interno de la Corporación es responsabilidad de todos y cada uno de sus integrantes.

La función de que éste control se verifique estará en cabeza del Director Administrativo quien la delega en el Auditor Interno, quien depende directamente de aquel.

El Auditor Interno efectúa una evaluación permanente de la Corporación, se encarga de identificar los riesgos, y evaluar los controles a los procesos y procedimientos de la organización, dentro de las políticas definidas por el Consejo Directivo.

Las responsabilidades del Auditor Interno incluyen asegurar la adecuación del sistema de control interno, la confiabilidad de los datos y el uso eficiente de los recursos de la organización. También le concierne la prevención y detección de fraudes, y la coordinación de actividades con el Revisor Fiscal.

Capítulo Tercero: Entidades de Vigilancia de la Caja

La organización se someterá al control, vigilancia e inspección según sea el caso de las entidades estatales que por Ley tengan estas atribuciones, según la naturaleza de la actividad vigilada, y es su deber colaborar con estas entidades para el buen desempeño de sus funciones.

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TÍTULO TERCERO: RÉGIMEN DE TRANSPARENCIA

Tiene como finalidad propiciar una competencia sana de la Corporación, frente a sus competidores, en donde la calidad de los servicios que prestamos sea la única razón por la cual las empresas, clientes y usuarios nos prefieran y garanticemos así, su permanencia y fidelidad con la corporación.

En este orden de ideas, el Régimen de Transparencia sienta reglas para garantizar que el proceso de afiliación a las cajas de compensación, como el otorgamiento de los servicios de las mismas, no esté determinado por la capacidad económica de las empresas afiliadas. Prohíbe también la realización de prácticas indebidas conducentes a sostener la afiliación de empresas, como prebendas diferentes a los servicios propios de las cajas o el favorecimiento con servicios que no se otorguen a todas las empresas afiliadas en igualdad de condiciones.

Por otro lado, se tiene en cuenta que uno de los propósitos del Gobierno Nacional ha sido el de fortalecer la participación de las cajas de compensación familiar, como instituciones de apoyo al sector asalariado y de grupos específicos de la población más vulnerable, ampliando la reglamentación sobre los campos de acción de estas Corporaciones, definiendo otros nuevos y en especial, estableciendo procedimientos, programas, beneficiarios y requisitos, para garantizar el acceso a los servicios.

De acuerdo con esto, la Ley 789 de 2002 se ocupó expresamente del régimen de organización y funcionamiento de las cajas de compen­sación familiar, suministrando un grupo de normas sobre las cuales debe fundamentarse su intervención ética, transparente y efectiva, sobreponiendo el interés de los trabajadores afiliados, sus familias y la comunidad en general, a los propósitos estrictamente competitivos.

En este contexto, CAFAM para la construcción de este Código de Buen Gobierno, ha mantenido una permanente referencia a la Ley 21 de 1982, la Ley 789 de 2002, al Decreto Reglamentario 827 de 2003 y demás normas relacionadas, con el propósito de autorregularse a través de los siguientes preceptos:

1. CAFAM frente a los beneficiarios y usuarios de los programas y servicios de la Corporación: Con respecto a las personas susceptibles de vincularse como afiliados o de hacer uso de cualquiera de los servicios que la Corporación presta a grupos específicos de la comunidad, los directivos y funcionarios de CAFAM nos comprometemos a:

1.1 Apoyar permanentemente al Gobierno Nacional en los campos y programas sociales en que se autoriza la participación de las cajas de compensación familiar, explorando nuevas alternativas de acción y sugiriendo ajustes para maximizar el beneficio percibido por los usuarios y beneficiarios de los servicios.

1.2 Asignar recursos y otorgar beneficios en estricto cumplimiento de las prioridades, procedimientos, sectores geográficos y condiciones para ser beneficiarios, definidas por la normatividad que regula el subsidio familiar y los restantes campos de acción en que interviene la Caja.

1.3 Disponer y aplicar tarifas diferenciales para el acceso a los servicios sociales, directamente proporcionales al ingreso de los afiliados y usuarios.

1.4 Verificar el cumplimiento de las condiciones fijadas para el acceso a cada servicio, con el propósito de focalizar la aplicación de los recursos en los grupos poblacionales previstos por las normas y los objetivos de la Corporación.

2. Afiliación y desafiliación de empresas: Frente al sector empresarial, en cumplimiento de la obligatoriedad de afiliar a sus trabajadores a una caja de compensación familiar, en CAFAM nos comprometemos a cumplir y velar por el estricto acatamiento de las normas que regulan la materia y en particular:

2.1 En ningún caso realizar selección adversa de las empresas que solicitan su afiliación a CAFAM, en razón de su tamaño, sector económico al que pertenecen, características financieras o antecedentes de desafiliación del sistema de subsidio, exigiendo en este proceso los documentos estrictamente contemplados por la normatividad.

2.2 No otorgar dádivas o prebendas ni realizar ningún tipo de actividades orientadas a obtener la afiliación de una empresa en particular, como no sea la presentación de los servicios

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e instalaciones o el mercadeo y publicidad del portafolio de servicios, directamente o a través de medios masivos, de acuerdo con las directrices de sana competencia establecidas por la Superintendencia del Subsidio Familiar y demás instituciones de regulación y control.

2.3 No ejercer ningún tipo de presión o acción para obstaculizar a las empresas que manifiesten su intención de desafiliarse, como no sea la franca exploración de sus motivos con propósitos de mejoramiento de los servicios. En estos casos se agotará el procedimiento definido por la Ley y se entregará el respectivo paz y salvo dentro de los términos previstos por ella.

2.4 Proceder frente a las empresas que presenten atrasos, inconsis­tencias o inexactitud en sus aportes, de acuerdo con las normas, en especial la Ley 789 de 2002, sin ejercer medidas y exigir plazos diferentes a los contemplados en ella, aplicando lo dispuesto en cuanto a la suspensión de servicios, desafiliación por mora y nueva afiliación.

2.5 No ejercer ningún tipo de discriminación de nuestras redes de comercialización, relacionadas con el carácter compensado o descompensado de las empresas.

2.6 Acatar lo dispuesto en los mecanismos de afiliación definidos por el Gobierno Nacional o quien haga sus veces, con respecto a empresas que no hayan sido objeto de promoción por parte de las cajas de compensación familiar.

2.7 Dar trámite normal a las solicitudes de desafiliación de empresas que se produzcan por decisión de los trabajadores, en los términos previstos por la Ley 789 de 2002 y la reglamentación que se produzca al respecto, habiendo agotado la correspondiente defensa de la idoneidad de los servicios de la Caja.

3. Prestación de servicios a los afiliados: En el desarrollo de las actividades de suministro de bienes y servicios a las empresas, trabajadores afiliados y sus familias, en CAFAM acatamos las siguientes reglas:

3.1 No entregar dádivas o prebendas a ninguna empresa o persona, con el fin de obtener algún tipo de preferencia en procesos de venta de nuestros servicios.

3.2 En ningún caso contemplar el reintegro o compensación de aportes patronales, ni ofrecer remuneraciones o regalos a las

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empresas o a sus funcionarios, diferentes a los que se programen para todos los afiliados a la Caja.

3.3 No establecer convenios, preferencias o prestar servicios en condiciones especiales que no se ofrezcan en igualdad de condiciones a todas las empresas.

3.4 Establecer contratos, alianzas, convenios o franquicias, con instituciones públicas o privadas, que contribuyan a brindar mayor cobertura en los servicios, con estricto cumplimiento de estándares, precios o tarifas, contemplados específicamente en los contratos, que apunten siempre a suministrar bienes y servicios de óptima calidad al alcance de nuestros afiliados y usuarios, con beneficios reales y representativos para ellos.

3.5 Intervenir activamente en licitaciones o procesos de contratación con entidades públicas, orientados a la administración de programas, recursos o infraestruc tura en beneficio de la comunidad y en especial a los grupos vulnerables, resaltando en su utilización el carácter de bien público.

3.6 Diseñar, publicitar y manejar portafolios de servicios con cono­cimiento y acceso para todas las empresas, afiliados y usuarios, absteniéndose de ofrecer beneficios no concretos o productos que no han superado la etapa de planeación.

3.7 Adoptar una gama de tarifas para los servicios, subsidiando la demanda a los trabajadores de menores ingresos, en mayor proporción cuanto menor sea el ingreso.

3.8 No otorgar tarifas a los no afiliados, por debajo de la más baja fijada para afiliados y en ningún caso, subsidiar servicios para los no afiliados.

4. Administración de recursos con destinación específica: La participación cada vez más activa de las cajas de compensación familiar en la ejecución de los programas de desarrollo de los diferentes gobiernos, ha hecho que se especialicen como instituciones idóneas para la administración de recursos de origen público y de porciones de los aportes patronales, para ser aplicados en programas y sectores específicos. Por esto en CAFAM precisamos los lineamientos de nuestra intervención en la administración de estos recursos:

4.1 Ceñirnos estrictamente a lo contemplado por la Ley en cuanto a los porcentajes de apropiación sobre los aportes y la

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de estos recursos, en los programas de Salud, Vivienda de Interés Social, Educación, Jornada Escolar Complementaria, Atención Integral a la Niñez y Protección al Desempleado.

4.2 Cumplir a cabalidad lo estipulado por la Ley y la Superintendencia del Subsidio Familiar para el pago de la cuota monetaria a los trabajadores beneficiarios.

4.3 Evaluar continuamente la evolución de los gastos de adminis­tración, instalación y funcionamiento, con el propósito de no exceder el porcentaje máximo fijado por la Ley.

5. Actividades de negocios: En las relaciones con otras cajas de compensación familiar y empresas vinculadas a los diferentes campos de acción propios de la Misión de CAFAM, nos comprometemos a cumplir las siguientes normas:

5.1 No realizar acuerdos para la distribución del mercado o mani­pular de cualquier manera la oferta de bienes o servicios, en atención expresa de las normas sobre competencia desleal contempladas en la Ley o adoptadas por los organismos de vigilancia y control.

5.2 No condicionar de manera alguna la elección o permanencia de una empresa a su condición de afiliado, en los procesos de selección de contratistas, inscripción de proveedores, otorga­miento de concesiones, contratos de franquicias y en general, de compras o contratación de servicios.

5.3 No pactar condiciones desventajosas para CAFAM, en compa­ración con los términos de negociación del mercado, en operaciones con entidades vinculadas según se encuentran contempladas por el código de comercio.

5.4 Propender porque las relaciones entre todas las cajas de compensación familiar se desenvuelvan en un medio armónico y cooperativo, evitando el abuso de la posición dominante y las prácticas comerciales restrictivas y en general, cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias en cuanto a la competencia desleal.

5.5 Establecer mecanismos transparentes con relación a los docu­mentos y procedimientos que deben cumplir los proveedores para ser incluidos en el registro correspondiente.

5.6 No realizar actividades o adoptar conductas calificadas por la Superintendencia de Subsidio Familiar como prácticas no autorizadas o inseguras.

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5.7 Acatar las disposiciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, en materia de competencia y protección al consumidor, conforme lo previsto en las Leyes 155 de 1959, 256 de 1996 y el Decreto­Ley 2153 de 1992 y demás normas relacionadas.

TÍTULO CUARTO: MANUAL DE CONDUCTA

Capítulo Primero: Régimen Aplicable al Consejo Directivo, Director Administrativo, Ejecutivos y Empleados

Las decisiones y acciones de los miembros del Consejo Directivo, Director Administrativo, Ejecutivos y Empleados de CAFAM, deben estar encaminadas a la satisfacción de nuestros afiliados y usuarios y deben ser ajenas a consideraciones de índole personal. Las relaciones de parentesco, amistad o expectativas frente a proveedores actuales o potenciales, contratistas, afiliados, competidores o reguladores no deben afectar la independencia de éstos y su mejor juicio en defensa de los intereses de la Corporación.

Las normas y principios que deben servir de guía a nuestra conducta son las siguientes:

· Proteger los intereses de los afiliados.

· Abstenerse de facilitar, ceder, dar en préstamo o entregar a título gratuito o a precios subsidiados, bienes o servicios de la Corporación a cualquier persona jurídica o natural, salvo cuando se haga el pago de Subsidio Familiar o en virtud expresa de la Ley.

· No intervenir en asuntos en los cuales el interés personal se encuentre en conflicto con el interés de la Corporación.

· No deben existir relaciones comerciales entre la Corporación y sus miembros de Gobierno, trabajadores y entes de fiscalización y control.

· Guardar confidencialidad con respecto a las negociaciones que celebre la Corporación o de las oportunidades de negocio que esta pretenda implementar.

· Abstenerse de brindar asesoría a la competencia sin la autorización correspondiente.

· No podrán recibir regalos o propinas de las personas naturales o jurídicas con las cuales se tenga relaciones comerciales o de afiliación.

· Realizar proselitismo político aprovechando cargo, posición o relaciones con la Caja.

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Capítulo Segundo: Régimen de Inhabilidades e Incompatibilidades.

El Régimen de Inhabilidades e Incompatibilidades busca evitar que en ejercicio de las funciones de dirección, administración y fiscalización concurran circunstancias en las que pueda prevalecer el interés particular sobre el interés de las cajas, y a éste régimen están sometidos los funcionarios de las cajas de compensación familiar como las asociaciones constituidas por éstas y los miembros principales y suplentes que integran los correspondientes organismos de dirección, administración y fiscalización.

Entre los miembros de los consejos o juntas directivas, directores adminis­trativos o gerentes y los revisores fiscales de las cajas o asociaciones de cajas no podrán existir vínculos matrimoniales, de parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, ni de asociación profesional, comunidad de oficina o sociedad comercial, excepción hecha de las sociedades anónimas y de las comanditarias por acciones.

Extiéndese esta prohibición a los funcionarios de las asociaciones de cajas en relación con los de las cajas asociadas.

No podrán ser elegidos miembros de los consejos o juntas directivas, ni directores administrativos o gerentes, quienes hayan ejercido funciones de control fiscal en la respectiva entidad durante el año anterior a la fecha de su elección o desempeñado cargos de nivel directivo, asesor, ejecutivo, técnico o administrativo en la Superintendencia del Subsidio Familiar.

No podrá ser designado como Revisor Fiscal Principal o Suplente, quien haya desempeñado cualquier cargo, contratado o gestionado negocio, por sí o por interpuesta persona, dentro del año inmediatamente anterior, en o ante la Corporación o asociación de cajas de que se trate.

El Revisor Fiscal, en todo caso, debe ser contador público y no podrá prestar sus servicios como tal, simultáneamente a más de dos entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Los miembros de los consejos o juntas directivas, revisores fiscales y funcionarios de las cajas y asociaciones de cajas no podrán, durante el ejercicio de sus funciones ni dentro del año siguiente a su cesación en las mismas, en relación con las entidades respectivas:

a. Celebrar o ejecutar por sí o por interpuesta persona, contrato o acto alguno;

b. Gestionar negocios propios o ajenos, salvo cuando contra ellos se entablen acciones por la entidad a la cual sirven o han servido o se trate del cobro de prestaciones y salarios propios;

c. Prestar servicios profesionales;

Tampoco podrán intervenir por ningún motivo y en ningún tiempo en negocios que hubieren conocido o adelantado durante su vinculación.

Los afiliados a las cajas de compensación y a las asociaciones de cajas están inhabilitados para representar, en las asambleas generales de las mismas, incluidos los que por derecho propio les corresponde, más del 10% del total de los votos presentes o representados en la sesión.

Los miembros de las Juntas o Consejos Directivos, los Revisores Fiscales de las cajas y asociaciones de cajas y demás funcionarios, están inhabilitados para llevar la representación de afiliados en las asambleas generales.

Las Juntas o Consejos Directivos y los Gerentes o Directores Adminis­trativos no podrán designar para empleos, en las respectivas cajas o asociaciones de cajas, a sus cónyuges o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

Los directores y subdirectores de las cajas de compensación familiar, no podrán ser elegidos a ninguna corporación ni cargo de elección popular, hasta un año después de haber hecho dejación del cargo en la respectiva caja.

Así mismo no podrá ser Revisor Fiscal:

· Quien sea afiliado o represente legalmente a un afiliado de la Corporación o de alguna de sus aliadas, o que esté ligado por matrimonio o parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, primero civil o segundo de afinidad con ellos.

· Quien haya desempeñado cualquier cargo, contratado o gestionado negocio, por sí o por interpuesta persona, dentro del año inmediata­mente anterior, en o ante la caja.

· Quien preste servicios de consultoría o cualquier servicio profesional a la caja.

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· Quien desempeñe cualquier cargo en la Corporación o en sus empresas aliadas.

· Quien preste servicios de auditoría interna o externa.

El Revisor Fiscal no podrá celebrar contratos con la caja, distintos al de la función de Revisor Fiscal, directa o indirectamente, ni encontrarse en alguna de las incompatibilidades previstas por la Ley.

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Capítulo Tercero: Planteamiento de Problemas de Ética

Si el funcionario no está seguro de lo que deba hacer en cualquier situación, por parecerle indebido o falto de ética, o por considerar que no existe claridad en la organización frente a un punto en concreto de donde pueda desprenderse responsabilidad suya o de otro funcionario, deberá manifestarlo como se establece más adelante y abstenerse de actuar hasta obtener la información y orientación necesaria.

En estos caso deberá comunicarse de inmediato con cualquiera de las siguientes instancias:

· Su superior inmediato.

· Cualquiera de los miembros del Comité de Buen Gobierno, a saber:

­ Director Administrativo.

­ Secretario General y Jurídico.

­ Auditor General.

­ Jefe Departamento de Recursos Humanos.

· Revisor Fiscal.

CAFAM exhorta a sus empleados a manifestar cualquier inquietud o posible problema de ética y prohíbe tomar medidas de represalia contra cualquier persona que las plantee o por informar cualquier sospecha de infracción.

TÍTULO QUINTO: CONFLICTOS DE INTERÉS

Capítulo Primero: Definición

Se entiende por Conflicto de Interés toda situación en que los intereses personales, directos e indirectos del empleado, cualquiera que sea su nivel, se encuentren o puedan llegar a encontrarse en oposición con los de la Corporación, interfieran o puedan interferir con los deberes que le competen a ella o lo lleven o pueda llevar a actuar en su desempeño por motivaciones diferentes al recto y leal cumplimiento de sus responsabilidades.

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Capítulo Segundo: Prevención de Conflictos de Interés

El Representante Legal deberá informar al Consejo Directivo aquellos casos en que él o un ejecutivo, miembro del Consejo Directivo, Revisor Fiscal tenga parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad; primero de afinidad o único civil, con las personas que se relacionan a continuación:

1. Los socios, asociados o personas jurídicas que hagan parte de la red de servicios contratados directa o indirectamente por la Corporación, de las entidades vinculadas a ella por razón de inversiones de capital.

2. Los contratistas, personas naturales y los socios o asociados de personas jurídicas con quienes la entidad o sus entidades vinculadas celebren cualquier tipo de contrato o convenio dentro del marco de la operación del régimen.

3. Los socios, asociados o de personas jurídicas receptoras de recursos de capital de la entidad o entidades vinculadas, conforme su objeto social lo permita.

En estos casos el representante legal o la persona que tenga uno de los vínculos anteriores deberá abstenerse de participar en los procesos de selección, contratación o auditoría y la Corporación deberá celebrarlos siempre y cuando éstos proponentes se encuentren en condiciones de igualdad con las demás ofertas o ser la mejor opción del mercado. Será causal de remoción del Consejo Directivo u órgano administrativo la violación a ésta disposición, incluyendo una inhabilidad para desem­peñar ésta clase de cargos por un término de diez (10) años.

Es deber del representante legal de CAFAM informar a los trabajadores de la entidad o entidades vinculadas sobre el contenido de ésta disposición, así como incluirla en los textos contractuales de la entidad a fin de garantizar por parte de terceros el suministro de la información.

Es deber de la Corporación establecer mecanismos caracterizados por una total transparencia en cuanto a los procedimientos a que deben acudir los proveedores para ser incluidos en el registro correspondiente.

Sin perjuicio del establecimiento de otros, los deberes de los trabajadores, cuyo incumplimiento constituirá una falta grave, son los siguientes:

1. Todo empleado deberá revelar por escrito a la Corporación cualquier posible conflicto de interés que tenga, o las situaciones de competidores con la Corporación en que puedan estar incursos directa o indirectamente.

2. Todo empleado deberá contribuir a que se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a los órganos de control interno y externo de la caja.

3. Todos los trabajadores deben guardar y proteger la reserva industrial, comercial, financiera, tecnológica y la información de la caja.

4. Todos los Ejecutivos deben contribuir a que se les dé a todos los Afiliados un trato equitativo, y a que se les garanticen sus derechos.

5. Todos los Empleados de la Corporación deben revelar a tiempo los eventos en que se encuentren incursos en alguna de las situaciones enunciadas en el acápite sobre prevención de conflictos.

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Capítulo Tercero: Deberes de los Trabajadores de la Corporación - Conflictos de Interés

Capítulo Cuarto: Prohibiciones para los Trabajadores de la Corporación - Conflictos de Interés

Sin perjuicio de la ampliación de los mismos, se consagran las siguientes:

1. Abstenerse de utilizar indebidamente la información privilegiada y confidencial en contra de los intereses de la Corporación.

2. Abstenerse de participar, directa o indirectamente, en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la Corporación o en actos respecto de los cuales existan conflictos de interés, salvo autorización del Consejo Directivo.

3. Abstenerse de realizar actividades que atenten contra los intereses de la caja.

4. Abstenerse de gestionar, por sí o por interpuesta persona, negocios que le originen ventajas que conforme a la Ley, los Estatutos, el Código de Ética o las buenas costumbres, se puedan considerar que infringen los intereses de la caja.

5. Abstenerse de utilizar su posición en la Corporación o su nombre para obtener para sí, o para un tercero, tratamientos especiales en negocios particulares, con cualquier persona natural o jurídica que tenga alguna relación con la Corporación.

6. Abstenerse de utilizar los activos, servicios, y en general los recursos de la Corporación para actividades distintas de las relacionadas con ella, por lo tanto no podrán encausarlos en provecho personal o de terceros.

7. Abstenerse de aceptar para sí o para terceros relacionados, donaciones en dinero o especie por parte de proveedores o clientes de la caja, o de personas o entidades con las que la Corporación sostenga relaciones comerciales o de servicios.

8. Abstenerse de participar en procesos de selección, contratación y auditoría cuando estén incursos en alguna de las situaciones enunciadas en el acápite sobre prevención de conflictos.

La inobservancia de estas prohibiciones por parte de los trabajadores de la corporación constituirán falta grave.

Los Grupos de Referencia y los Grupos de Interés revelarán los conflictos de interés en los cuales pudieran estar involucrados y se abstendrán de votar favorable o desfavorablemente sobre dichos asuntos.

De presentarse la eventualidad de que alguna persona perteneciente a los grupos de referencia o a los grupos de interés se encuentre incursa en cualquiera de los presupuestos de conflicto de interés contemplados en este Código de Buen Gobierno o en el Código Ético, se obrará de acuerdo con el procedimiento propuesto por el Comité de Buen Gobierno y Ética, y aprobado por el Consejo Directivo.

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Capítulo Quinto: Procedimiento de Resolución y Divulgación de Conflictos de Interés

Los grupos de referencia y los grupos de interés deberán consultar con el Director o el Comité de Buen Gobierno y Ética, aquellos eventos que puedan ofrecer dudas en relación con un posible conflicto de interés o manejo de información privilegiada.

Los afiliados de la Caja, están protegidos por las normas de Gobierno Corporativo de la Corporación, las cuales velan por el respeto de sus derechos y la protección de los recursos que maneja el sistema.

La Corporación garantiza un trato equitativo para todos los Afiliados. En este sentido, adoptará sistemas que permitan la transparencia en todos los procesos, incluyendo los de afiliación y desafiliación.

Los sistemas de votación que adopte la Corporación teniendo en cuenta el número de trabajadores afiliados vinculados laboralmente al respectivo empleador afiliado, garantizarán especialmente el trato equitativo de los afiliados.

Los afiliados de la Corporación tienen garantizada la participación y votación en las Asambleas Generales de Afiliados, con la posibilidad de asociarse para ejercer sus derechos y proponer asuntos para debatir, en la Asamblea o ante el Consejo Directivo.

Los afiliados tienen derecho de acudir a las entidades estatales de control para solicitar investigaciones especiales.

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Capítulo Sexto: Conflictos de Interés Respecto de los Miembros del Consejo Directivo y Respecto de los Afiliados

Si se presenta un evento de conflicto de interés respecto de un miembro del Consejo Directivo o respecto de los empleadores afiliados de la Caja, éstos como cualquier persona tienen la obligación de dar conocimiento del hecho inmediatamente al Consejo Directivo.

Será competencia del Director Administrativo decidir sobre la manera de resolver el conflicto en cuestión, de acuerdo con los parámetros establecidos en éste Código.

TÍTULO SEXTO: DE LOS AFILIADOS

Capítulo Primero: Derechos y Obligaciones de los Afiliados

Capítulo Segundo: Información a Empleadores Afiliados

Los informes presentados por el Revisor Fiscal y cualquier otra información sustancial, deben ser conocidos y deben estar disponibles para los Empleadores Afiliados.

Los mismos tienen derecho a informarse permanentemente de todos los hechos que ocurran dentro de la Corporación que de una u otra forma afecten sus intereses.

Los medios de información que se podrán utilizar son, entre otros, los siguientes:

· Boletines, folletos, circulares expedidas por la Oficina de Atención a Empleadores Afiliados y Usuarios.

· Informes presentados por la Corporación a la entidad estatal de control y vigilancia competente.

· Informes periódicos del Director Administrativo al Consejo Directivo o del Revisor Fiscal con toda la información financiera de la Corporación.

La Corporación tendrá una Oficina de Atención a los Afiliados y Beneficiarios.

Esta oficina contará con el apoyo de todos los Ejecutivos de la Corporación, especialmente por el Director Administrativo, y estará ubicada en las oficinas de su domicilio principal, donde los afiliados y beneficiarios podrán presentar todas las solicitudes, reclamaciones y consultas referentes a la Caja.

En esta dependencia reposará un ejemplar del presente Código de Buen Gobierno y de los Estatutos de CAFAM para su consulta permanente por parte de los empleadores afiliados y trabajadores beneficiarios interesados.

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Capítulo Tercero: Oficina de Atención a los Afiliados y los Usuarios

TÍTULO SÉPTIMO: GRUPOS DE INTERÉS

La Corporación reconocerá los derechos de los grupos de interés social estipulados por la Ley, los Estatutos y este Código de Buen Gobierno.

Se denomina grupo de interés la comunidad de influencia de la caja. Hacen parte de ésta comunidad los siguientes:

Los usuarios del Sistema de Subsidio Familiar: La Corporación en cumplimiento de su función social garantizará al grupo de usuarios del Sistema de Subsidio Familiar adscrito a ella, incluyendo las personas a cargo del trabajador beneficiario, la distribución y pago de los beneficios que por Ley les corresponden, la prestación de los servicios que la Corporación ofrece, además de la obtención de información oportuna, clara, veraz y transparente.

Los Consumidores: La Corporación buscará satisfacer las necesidades de los consumidores y establecerá mecanismos que permitan a los consumidores hacer reclamaciones de calidad y de precio, para obtener información transparente, clara y veraz, encaminada a que éstos realicen su elección.

Los Proveedores: La Corporación adoptará un procedimiento para la contratación objetiva de bienes y servicios, donde los principios generales sean: calidad, transparencia, precio y cumplimiento.

Los Acreedores: La Corporación responderá frente a sus acreedores, cumpliendo sus obligaciones con estos en la forma convenida en los acuerdos específicos.

Los Organismos de Control: La Corporación responderá frente a los organismos reguladores, de control y vigilancia del Estado, que tengan competencia sobre la actividad social y económica de ella.

Los Competidores: La Corporación adoptará mecanismos para evitar incurrir en prácticas restrictivas de la libre competencia o prácticas de competencia desleal, y tomará medidas para acentuar la reciprocidad de las relaciones entre competidores, cumplir con sus compromisos y cooperar con las diversas políticas gremiales.

Los Empleados: La Corporación adoptará mecanismos para garantizar el trato justo a sus empleados, ampliar espacios para el dialogo bilateral, evitar la fuga de talento humano, promover una sana conducta de los empleados, implementar políticas de capacitación y establecer políticas de incentivos.

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La Comunidad: La Corporación propenderá porque la comunidad en donde desarrolla su actividad se beneficie de sus actividades, evitando trasladarle cualquier efecto negativo que éstas pudieran producir y apoyando los proyectos que sean considerados como convenientes.

La Sociedad: La Corporación garantizará a la Sociedad que ha adoptado mecanismos que le permitan cumplir con su función social de una manera eficiente y transparente, según los recursos que le sean aportados.

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TÍTULO OCTAVO: DE LOS RIESGOS

La Corporación reconoce que por el desarrollo de sus actividades conlleva la ocurrencia de riesgos por lo cual se compromete a adoptar mecanismos para crear una cultura y una gestión integral de riesgos que minimice el impacto de las decisiones que toma la Corporación frente a su responsabilidad respecto de los Grupos de Referencia e Interés.

Estas políticas incluirán, entre otros, los siguientes riesgos:

· Legales y Regulatorios

· Ambiental

· Operacional

· Control Interno

· Financiero

· Tributario, Cambiario y Aduanero

· Orden Público

· País

· Crédito

· Mercado

· Inversiones

TÍTULO NOVENO: DE LA INFORMACIÓN

Capítulo Primero: Principios de Información

La Corporación adoptará mecanismos para que la información revelada llegue a los grupos de referencia y a los grupos de interés de manera oportuna, clara, integra y veraz.

Se adoptarán todos los mecanismos de información a los cuales haya acceso, con el fin de cumplir con este objetivo de transmitirla de manera oportuna, clara, integra y veraz.

Al momento de adoptar un mecanismo de información se propenderá por implementar medios de divulgación en línea.

Capítulo Segundo: Medios Electrónicos

La Corporación establecerá mecanismos para garantizar que la información transmitida por medios electrónicos responda a los más altos estándares de confidencialidad e integridad.

Se organizarán manuales internos o normas administrativas que regulen la utilización de medios electrónicos y se establecerán medios de control para el cumplimiento de los mismos.

Se asegurará el uso de una política de privacidad y manejo de información reservada de los afiliados, beneficiarios, empleados y consumidores, para así garantizar el respeto al derecho de intimidad y la protección de los datos íntimos de todas las personas.

Se establecerán sistemas que le permitan a la Corporación cumplir con sus obligaciones de registro y archivo de información, considerando que la utilización de bases de datos debe cumplir con los mismos requerimientos que la información que tiene un soporte físico.

Capítulo Tercero: Destinatarios de la Información

Los destinatarios de la información serán todos aquellos que pertenezcan a los Grupos de Referencia o a los Grupos de Interés de la Caja.

Ninguno de los Grupos de Referencia o Grupos de Interés podrá, directa o indirectamente, utilizar información privilegiada y confidencial de la Corporación para sus propios intereses.

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Capítulo Cuarto: Uso de Información Privilegiada por los Grupos de Referencia y los Grupos de Interés

TÍTULO DÉCIMO: ADMINISTRACIÓN Y RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

Capítulo Segundo: Controversias al Interior de la Caja

La Corporación adoptará mecanismos de prevención, atención y resolución de controversias surgidas entre los trabajadores de la Corporación. Estos mecanismos velarán por la sana convivencia entre los trabajadores, los Ejecutivos, los miembros de los Comités Especiales y los del Consejo Directivo.

Para evitar cualquier conflicto interno, todo Ejecutivo deberá firmar un documento en el que se haga constar que conoce este Código de Buen Gobierno y se compromete a cumplirlo. En este sentido todo Ejecutivo que incumpla su obligación de seguir las normas de este Código de Buen Gobierno responderá solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa grave se ocasionen a la Caja, a los Grupos de Referencia, a los Grupos de interés o a terceros.

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La Corporación adoptará sistemas para la negociación y resolución de controversias como un mecanismo de transparencia y protección de los recursos que la nación y terceros le han dado a su cargo y para facilitar la convivencia entre los Grupos de Referencia, los Grupos de Interés y la Caja.

Se adoptará un sistema de negociación y resolución de controversias para los siguientes casos:

Capítulo Primero: Controversias frente a los Grupos de Interés

La Corporación adoptará mecanismos para resolver de manera ágil, económica y especializada las controversias derivadas de las relaciones entre la Corporación y sus Grupos de Interés, no reguladas en otras normas.

Para ello y de conformidad con las necesidades y características de la Caja, se adaptarán áreas, designarán empleados o establecerán oficinas de servicio al cliente, programas de negociación directa, mecanismos de conciliación y la estipulación de cláusulas de arbitra­mento especializadas.

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Capítulo Tercero: Solución de Controversias Derivadas del Gobierno Corporativo

Cuando un Afiliado o un usuario considere que se ha violado o desconocido una norma de este Código de Buen Gobierno, podrá dirigirse a la Dirección Administrativa o a la oficina que para tal efecto se cree. Dicha oficina responderá la reclamación o la remitirá al Comité de Buen Gobierno para que la estudie y formule las recomen­daciones pertinentes.

TÍTULO UNDÉCIMO: VIGENCIA, DIVULGACIÓN Y REFORMA

Capítulo Primero: Vigencia del Código de Buen Gobierno

El presente Código de Buen Gobierno fue aprobado en la sesión del Consejo Directivo de la Corporación mediante sesión del 23 del mes de septiembre de 2003. Fecha a partir de la cual entra en vigencia el presente código.

Capítulo Segundo: Divulgación del Código de Buen Gobierno

Este Código de Buen Gobierno, en cumplimiento de lo expuesto en la Ley 789 de 2002, se divulgará a los miembros de la organización y a los grupos de interés.

Capítulo Tercero: Reforma del Código de Buen Gobierno

El Código de Buen Gobierno podrá ser reformado por decisión del Consejo Directivo adoptada con voto favorable de seis (6) de sus miembros con derecho a voto, debiendo informar a la Asamblea General de Afiliados, durante las reuniones ordinarias, los cambios introducidos, los cuales sólo regirán con efectos a futuro, después de su adopción.

Se expide en Bogotá, D.C., a los 23 días del mes de septiembre de 2003.

Álvaro Bolaños Bolaños Luis Fernando Villamarín Ramírez PRESIDENTE SECRETARIO