clasificaciÓn de documentaciÓn interna y externa

7/18/2019 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN INTERNA Y EXTERNA

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CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN INTERNA Y EXTERNA

DOCUMENTOS QUE SE MANEJAN EN UNA EMPRESA

Documentos internos, y documentos externos,

entre los internos se encuentran memoranduns, oficios, y correo electronico por

intranet.

Entre los documentes externos encontraras, cartas, notificaciones, avisos, , fax y

correo electrónico

LA INTRANET

Consiste en implantar las tecnologías de Internet (páginas web, trasnferencia de

ficheros, etc.) pero de forma que puedan acceder únicamente los empleados de la

organización. Por tanto los empleados acceden a las páginas web, documentos

internos de la empresa y resto de recursos mediante nombres de usuario y

passwords.

Al igual que en Internet, la pieza clave de la Intranet es el World Wide Web

(WWW), pero de forma que las páginas web y los documentos de uso interno de la

empresa estén accesible sólo a los miembros de la organización, quienes, en

consecuencia utilizan los navegadores para acceder a los datos y documentos

internos de la empresa.

En las Intranet también se utilizan el resto de herramientas de Internet: listas de

distribución, boletines de noticias, correo electrónico transferencia de ficheros,

acceso remoto, charlas interactivas, videoconferencia... igualmente accediendo

mediante un nombre de usuario y un password.

MEMORANDO

Un memorando o memorándum es un documento o de otro tipo de comunicación

que ayuda a la memoria mediante el registro de eventos u observaciones sobre un

tema, como se puede utilizar en un negocio de oficina . The plural form is either

memoranda or memorandums . La forma plural es cualquiera memorandos o

memorandos.



A memorandum may have any format, or it may have a format specific to an office

or institution. Un memorando puede tener cualquier formato, o puede tener un

formato específico de una oficina o institución. In law specifically, a memorandum

is a record of the terms of a transaction or contract, such as a policy memo,

memorandum of understanding , memorandum of agreement , or memorandum of

association . En el derecho en concreto, un memorándum es una copia de las

cláusulas de una transacción o contrato, tales como un memorándum de políticas,

memorando de entendimiento , protocolo de acuerdo o memorando de asociación

. Alternative formats include memos, briefing notes, reports, letters or binders.

formatos alternativos incluyen memorandos, notas informativas, informes, cartas o

carpetas. They could be one page long or many. Pueden ser de una página o

muchas. If the user is a cabinet minister or a senior executive, the format might be

rigidly defined and limited to one or two pages. Si el usuario es un ministro del

gabinete o un alto ejecutivo, el formato puede ser rígidamente definidas y limitadas

a una o dos páginas. If the user is a colleague, the format is usually much more

flexible. Si el usuario es un colega, el formato es generalmente mucho más

flexible. At its most basic level, a memorandum can be a handwritten note to one's

supervisor. En su nivel más básico, un memorando puede ser una nota manuscrita

a su supervisor.

OFICIO

Se designa con el término de oficio a aquel documento, generalmente utilizado por

embajadas, ministerios, municipios, colegios y oficinas de gobierno entre otros y

que tiene como finalidad la comunicación de disposiciones, órdenes, informes,

consultas y por otro lado, para llevar a cabo gestiones vinculadas con acuerdos,

invitaciones, de felicitación, colaboración y agradecimiento, entre las más

recurrentes. Es decir, como se desprende de la definición, un oficio resulta ser uno

de los medios más formales de comunicación a instancias del sector público.

Existen dos tipos de oficio, el oficio múltiple y el de transcripción.



El múltiple es aquel documento que se usa cuando un mismo tema o asunto va

dirigido a más de un destinatario y es por esto que las instituciones o

dependencias que lo envían dejan en blanco un espacio para que se incluya el

número del mismo y el destinatario al cual va dirigido. Asimismo, estos datos

servirán a la hora de agilizar el proceso de documentación. Generalmente, en el

oficio múltiple se comunican órdenes, instrucciones, recomendaciones,

sugerencias y otras informaciones a diferentes oficinas y despachos de manera

simultánea, siendo dirigido a subordinados o entre jefes que mantienen mismos

niveles de jerarquías. Dos cosas a tener en cuenta en este tipo de oficio es que el

número de oficio será el mismo para todos los ejemplares que se distribuirán y

debe figurar si o si en el mismo la palabra distribución.

Y el de transcripción tal como nos lo anticipa su denominación, es el oficio que se

ocupa de transcribir tal cual el contenido del oficio original. Todo los párrafos

deben ir transcriptos tal cual en el original y utilizando el entrecomillado. A través

de este tipo de documento, generalmente, se difunden resoluciones, circulares,

directivas u otras informaciones relativas al oficio original. Al igual que en el caso

anterior, los destinatarios de este tipo de oficios son los subordinados o

autoridades que se encuentran en un mismo nivel jerárquico.

Entre las partes que componen un oficio se cuentan: el membrete, nombre de año,

lugar y fecha desde donde se lo escribe, numeración correspondiente,

destinatario, el asunto, escribiéndose la palabra asunto en mayúsculas e indicando

un pequeño resumen del contenido del mismo, la referencia, el cuerpo del texto en

el cual se dará a conocer el motivo de la comunicación, una despedida cordial, la

firma y posfirma, iniciales, anexo y distribución.

Por otra parte y en un contexto religioso, se denomina popularmente como oficio al

conjunto de oraciones oficiales del rito latino de la iglesia Católica fuera de la misa

y articuladas en torno a las horas canónicas.

UN ACTA es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo



sucedido, tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo

amerite como ser la reunión de un consorcio, la elección de una persona para un

cargo que puede ser público o privado, la reunión del directorio de una empresa u

organización, la constancia de un nacimiento o cualquier otro hecho que requiera

o exija de la correspondiente certificación legal de algo como ocurrido por la

mportancia y porque en el futuro, de mediar la necesidad, puede servir como

prueba en un juicio.

Así y tal como sucede con otros documentos públicos, el acta deberá contar con

una serie de datos que serán determinantes a la hora de evaluar su validez, en

tanto y generalmente, la misma está labrada por un profesional que se conoce

como escribano y que como tal está facultado para proceder en la confección de la

misma.

EXTERNOS

CARTAS

Se denomina carta a un medio escrito de comunicación. Generalmente este

escrito circula en un sobre cerrado. Las características del texto contenido en la

carta pueden variar según las intenciones del emisor. Así, es posible encontrarse

con estilos distintos. Así, el estilo puede ser informal, para relacionarse con los

afectos, o formal, para el tratamiento de asuntos comerciales, públicos u oficiales.

Los distintos componentes de las cartas son: el encabezamiento, que establece el

nombre y la dirección del lugar de destino; el saludo, que es una fórmula que abre

el discurso; la exposición, que trata los temas que motivaron la misiva; el saludo

final, que cierra el discurso con una formalidad; y finalmente, la firma del emisor.

UN FAX

es un sistema de transmisión de datos, escritos o gráficos por vía telefónica.



Se llama fax o facsímil a un dispositivo tecnológico muy popular en las últimas

décadas del siglo XX que permitía transmitir documentos, textos y otros datos a

través de una línea telefónica generando una telecopia.

El fax funciona de manera sencilla. Se trata de tres piezas integradas y

combinadas en un solo aparato: un escáner, que se encarga de registrar los datos,

textos e imágenes presentes en el documento original; un módem, que permite la

conexión vía telefónica con otro aparato de similares características; y la

impresora, que al recibir un nuevo documento lo imprime de forma rápida y

económica en un papel, produciendo una copia de los datos transmitidos.

CORREO ELECTRONICO

Correo electrónico, o en inglés e-mail (electronic mail), es un servicio de red que

permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también

denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de

comunicación electrónicos. Principalmente se usa este nombre para denominar al

sistema que provee este servicio en Internet, mediante el protocolo SMTP, aunque

por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras

tecnologías. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no

solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales. Su eficiencia,

conveniencia y bajo coste (con frecuencia nulo) están logrando que el correo

electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales.

Una dirección de correo electrónico es un conjunto de palabras que identifican a

una persona que puede enviar y recibir correo. Cada dirección es única y

pertenece siempre a la misma persona.

Un ejemplo es [email protected], que se lee persona arroba servicio punto

com. El signo @ (llamado arroba) siempre está en cada dirección de correo, y la

divide en dos partes: el nombre de usuario (a la izquierda de la arroba; en este

caso, persona), y el dominio en el que está (lo de la derecha de la arroba; en este



caso, servicio.com). La arroba también se puede leer "en", ya que

[email protected] identifica al usuario persona que está en el servidor

servicio.com (indica una relación de pertenencia).

Una dirección de correo se reconoce fácilmente porque siempre tiene la @, donde

la @ significa "pertenece a..."; en cambio, una dirección de página web no. Por

ejemplo, mientras que http://www.servicio.com/ puede ser una página web en

donde hay información (como en un libro), [email protected] es la dirección

de un correo: un buzón a donde se puede escribir.

Lo que hay a la derecha de la arroba es precisamente el nombre del proveedor

que da el correo, y por tanto es algo que el usuario no puede cambiar. Por otro

lado, lo que hay a la izquierda depende normalmente de la elección del usuario, y

es un identificador cualquiera, que puede tener letras, números, y algunos signos.

Es aconsejable elegir en lo posible una dirección fácil de memorizar para así

facilitar la transmisión correcta de ésta a quien desee escribir un correo al

propietario, puesto que es necesario transmitirla de forma exacta, letra por letra.

Un solo error hará que no lleguen los mensajes al destino.

Es indiferente que las letras que integran la dirección estén escritas en mayúscula

o minúscula. Por ejemplo, [email protected] es igual a

[email protected].

CLASIFICACION DE DOCUMENTOS INTERNOS :

SON AQUÉLLOS QUE SE IMPRIMEN PARA UN DEPARTAMENTO.v CIRCULAR

v MEMORÁNDUMv CONVOCATORIAv ACTA DE JUNTA (MINUTA)v INFORMESCIRCULAR:Es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a variaspersonas o a numerosas personas a quienes interesa por igual. Y también obedeciendo a



las instrucciones, procedimientos, órdenes o información sobre algún tema o asunto quese envía a los empleados, etc.. La circular es documento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntosoficiales y mercantiles. Debe por lo tanto, adecuar su estilo a las normas ya establecidaspara la redacción del oficio y de la carta respectivamente, ya que de estos escritos solo

difieren las circulares en ser comunicaciones colectivas.LOS ELEMENTOS QUE COMPONEN A LA CIRCULAR SON:· MEMBRETE· LA PALABRA CIRCULAR CENTRADA EN LA PARTE SUPERIOR DEL PAPEL· NÚMERO O CLASIFICACIÓN; ESTE ELEMENTO SE ANOTA INMEDIATAMENTE DESPUÉSDE LA PALABRA CIRCULAR.· ASUNTO; QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO· FECHA· DIRECCIÓN; NOMBRE O DESIGNACIÓN DE LOS DESTINATARIOS.· TEXTO· DESPEDIDA· ANTEFIRMA· FIRMA· REFERENCIAS FINALES

EJEMPLO DE CIRCULAR

LA COSTEÑA S.A.CIRCULAR NUM. 28

ASUNTO: Horas extraordinarias de trabajo.

20 de marzo de 1997.

Al personal de este departamento:Acuerda el C. oficial Mayor que, a contar el 15 de los corrientes, se implante un

sistema de trabajo extraordinario para que, en un plazo improrrogable de treinta días, sedespachen todos los asuntos que están pendientes en las secciones del departamento.

Por lo tanto, sírvanse ustedes tomar nota, firmando e la relación adjunta de que dichotrabajo extraordinario se desarrollará todos los días hábiles, de lunes a viernes, de las18:30 a las 22:00 horas.

ATENTAMENTEEL JEFE DEL DEPARTAMENTO

Manuel Ruiz Flores

c.c.p. C. Oficial Mayor, EdificioMFL/ eg



MEMORÁNDUM:Es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicacionessimples. el nombre cEs la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones

simples. El nombre común de este escrito es memorándum, pero se acepta el términomemorando. En plural el término es memorándumes, memoranda o memorandos. Esinformal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.

La mayoría de las oficinas oficiales, ordenan la impresión de su formato en tamaño mediacarta. En él aparecen el membrete y la palabra memorandum ubicada en la parte centralsuperior del papel. Su redacción es sencilla y breve, sólo se anota el asunto cuando eltexto es extenso, la fecha ese puede escribir abreviada; no lleva vocativo, se usa ladespedida “atentamente”. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el

memorándum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado, nota de

asuntos a tratarse en reuniones de trabajo, anotación de compromisos, recordatorios delas actividades a realizarse durante el día, etc.

Los elementos de memorándum son los siguientes:

· MEMBRETE· LA PALABRA MEMORÁNDUM CENTRADA· ASUNTO; QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO· FECHA· DIRECCIÓN

· TEXTO· DESPEDIDA· ANTEFIRMA· FIRMA· REFERENCIAS FINALES.

Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorándum consignacasos de poca trascendencia. El asunto, por ejemplo, puede excluirse en exposiciones muycortas; la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha establecido confianzaentre los corresponsales y rutina en los tramites; la dirección se reduce en muchos casosal nombre del destinatario, etc.

EJEMPLO DEL MEMORANDUM

CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLOGICOIndustrial y de servicios No. 107

MEMORANDUM



Marzo 25 /96.AL C. JOAQUIN JIMENEZ LARAC O N T R O L A D O R.Sírvase usted expedir cheque bancario a favor de la imprenta LA LETRA de Oaxaca por lacantidad de $ 3 000. 00

A t e n t a m e n t e,Ing. Felipe PérezDirector.

CONVOCATORIA:Es un documento pro el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar enun lugar determinado los temas figuran en la propia convocatoria, y en una segunda, es lapublicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas.Se pueden dar en la propia empresa o tener proyección hacia el exterior.

En la estructura de una convocatoria se pueden distinguir los siguientes apartados:· el título, en el que debe constar el tipo de reunión (consejo, asamblea, junta...) Y elnombre del organismo, asociación o grupo que se reúne.· La convocatoria propiamente dicha, en la que se pide a los destinatarios que acudana la reunión, se comunica el motivo de la misma y se precisa la fecha, la hora y el lugardonde se celebrará.· el orden del día, que es la relación detallada de los asuntos que han motivado laconvocatoria de la reunión. Lo habitual es que el primer punto a tratar sea la «lectura yaprobación del acta de la sesión anterior» y que el último sea «ruegos y preguntas».· el cierre, que suele comprender estos elementos:O la fecha y el lugar desde donde se escribe el comunicado.

O antefirma del presidente.O firma del presidente.O pie donde figura el nombre completo del destinatario de la convocatoria.En ocasiones, este dato puede aparecer en el lugar habitual de la dirección interior.



ACTA DE JUNTA (MINUTA):

La minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta,

solo que con una redacción muy breve y escueta que servirá de base para elaborar,cuando sea indispensable, el acta forma. Consigna el desarrollo de la reunión, el nombrede los participantes y la síntesis de sus proposiciones, así como la relación de acuerdosque tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. Contiene también larelación de asistentes, la hora y lugar de la celebración y el objetivo de la reunión.EL FORMATO DEL ENCABEZADO DE UN TEXTO PUEDE APEGARSE AL SIGUIENTE MODELO:

· MINUTA DE LA SESIÓN DE TRABAJO.· LUGAR DE LA REUNIÓN (DESPACHO DEL DIRECTOR X).· FECHA DE LA SESIÓN (DÍA, MES Y AÑO).· RELACIÓN DE ASISTENTES (NOMBRE Y PUESTO DE LOS PARTICIPANTES).· OBJETIVO DE LA REUNIÓN: CONCLUIR SOBRE LAS VENTAJAS Y DESVENTAJAS PARACERRAR LA OPERACIÓN DE COMPRAVENTA CON X PROVEEDOR QUE OFRECE X EQUIPO.(SE NUMERAN LAS INTERVENCIONES, SEÑALANDO EN CADA UNA EL NOMBRE DELPARTICIPANTE Y LAS CONCLUSIONES A LAS QUE SE VAN LLEGANDO).



INFORMES:



Los informes son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta aquel quecubra requisitos más formales, ambos tienen como propósito el ayudar a las personas acomprender el ambiente de la institución a la cual pertenecen o tienen algún vínculo, deigual manera son el material que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones.



Antes de redactar cualquier informe se debe tener en cuenta primeramente: ¿quién lo vaa hacer? Y ¿qué uso va a tener?

El informe administrativo es el instrumento típico de comunicación ascendente,

descendente y/o horizontal, que se emplea en el sector interno de las organizaciones lhacia fuera de estas.

estos informes pueden ser emitidos en forma periódica (cada mes, cada años, etc.) O deforma esporádica, respondiendo a la necesidad de información de un superior. Estecomunicado no es muy extenso, por lo general es concreto y objetivo, prevaleciendo laclaridad y veracidad, informando los acontecimientos ocurridos y llegando a unaconclusión por parte del que emite el informe y posiblemente se emita también unasugerencia de solución al problema, si es que existe.

v CLASIFICACION DE DOCUMENTOS EXTERNOS :Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa.V oficiosV carta comercialV otrosOficios:Se entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinasdel gobierno y en ciertas instituciones como. Sociedades, sindicatos, clubes y otras.

Elementos del oficio.

· el membrete, impreso o escrito en máquina, como en la carta, en el punto 15.· las referencias iniciales o cuadro clasificador, contiene el nombre de la dependenciaque gira el oficio, departamento y sección que lo tramitan, número del escrito en ordenprogresivo y clasificación del expediente. Se escriben generalmente en el punto 40 de laescala.· el asunto, que sintetiza el contenido del oficio, para facilitar a las personas queexpiden o reciben este documento, enterarse rápidamente del contenido del mismo. Seescribe también en el 40, separado de las referencias por cuatro interlíneas· la fecha, que comprende: ciudad, estado, día, mes y año. Se inicia en el punto 40 yseparada por dos o cuatro interlíneas del asunto.

· el destinatario, que comprende tres partes: el nombre de la persona a quien sedirige, el cargo, el domicilio y el lugar de su residencia, anteponiendo a éste el códigopostal. Separado de la fecha por cuatro interlíneas.· los antecedentes del oficio que se contesta, escritos en el 40 separados por dosinterlíneas del destinatario.· el texto o cuerpo del oficio, entre los márgenes 50 y 75.· la despedida, escrita en los puntos 25 ó 40.· el lema, escrito en el punto 40.



· la antefirma, en el punto 40.· el nombre del firmante, en el punto 40.· los datos finales: anexo, c.c.p. y referencias, como en la carta; pero escritos en elmargen 20.

Ejemplo de oficio

Dependencia. Dirección gral. De telégrafos nacionales.Seccion. Depto. Mantenimiento.

Mesa. Tercera.Num. De oficio. 31/84expediente. Mt- 05/84Asunto: se comunica fecha de mantenimiento de la red telegráfica de la región detuxtetec, oax.México, d.f. 21 de junio de 1996

c. Eduardo martinez gomezadministrador de la oficinade telegrafos nacionalesav. 5 de mayo 34tuxtepec, oax.

comunico a usted que por acuerdo del c. Director general de telégrafos nacionales, eldía 9 de julio del presente año, se iniciará el mantenimiento general de la red telegráficaque cubre la región de tuxtepec, oax., principiando es esa oficina a su cargo. Por lo tantopedimos a usted, brinde las facilidades necesarias al sr. Fidel pérez manzano, responsabledel trabajo a realizarse.

a t e n t a m e n t e,“sufragio efectivo, no reeleccion” Jefe de mantenimientoIng. Adolfo gutiérrez domínguezagd/mi

Carta comercial:La carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento comercial, se

dirige a similares para tratar asuntos de negocios. Se distingue por el membrete comercialdiseñado por la negociación, los colores y en ocasiones los diseños que en el papel cartase imprimen. Generalmente se escribe a máquina y con tono amable y respetuoso.

Partes que componen el esquema de la carta comercial:



· membrete. Inscripción impresa en la parte superior del papel de escribir que indicael nombre, domicilio y ciudad en donde se encuentra la persona, negocio o sociedad queremite la carta.· lugar y fecha. Se forma del nombre de la ciudad y estado donde se remite la carta,del día, mes y año en que se escribe.

· destinatario. Nombre, domicilio y lugar de la persona a quien se remite la carta. Se leubica abajo del lugar y fecha, en el margen izquierdo superior como lo muestra elesquema respectivo.· vocativo. Saludo anterior al texto. Su colocación es abajo y en dirección vertical delmargen del destinatario. Al finalizar su escritura se escriben dos puntos.· texto. Llamado también cuerpo de la carta. Consiste en el desarrollo del asunto atratar en la masiva. Se sugiere iniciarlo con una introducción y finalizar con unaconclusión.· despedida. Frase final de la carta. Se utiliza la adecuada de acuerdo al tipo decomunicado.Antefirma. Contiene el lema comercial, la denominación del negocio o la razón social.· firma. Elemento que se forma de dos partes: nombre y apellidos de la persona queescribe y la rúbrica correspondiente.· cargo. Se refiere al puesto que desempeña la persona que suscribe la carta y seubica debajo de la firma.· anexos. Si al documento se adjunta otro, es conveniente especificarlo en la parteinferior; abajo del cargo.· otros datos. No siempre se utiliza esta parte, sólo cuando se requiera que elcontenido de la carta llegue a otras personas por medio de copias. Se ordena por

jerarquías y se utiliza la abreviatura c.c.p. (con copia para...).· referencias finales. Como medida de control de la correspondencia, en la esquina

inferior izquierda, deberán anotarse con letras mayúsculas las iniciales del nombre del quesuscribe, separarlas por una diagonal, como u otro signo; de las persona que escribe lacarta.

Ejemplo de la carta comercial

Ferretera del golfo s.a.allende 536 tel 5 82 66 57

veracruz, ver.

Abril 25 de 1996Ferretería nacional.Hidalgo 1340córdoba ver.Distinguidos señores:

Enviamos a ustedes por separado, las cotizaciones de los artículos solicitados en suamable carta de fecha 20 de abril de 1996. Estos precios estarán garantizados hasta el



último día del mes del presente años, en vista que próximamente aumentará el costo delos mismos.

estamos seguros que los bajos precios de nuestros artículos, serán muy favorablespara ustedes. Confiamos en su preferencia y esperamos su amable pedido.

a t e n t a m e n t eFerreteria del golfo, s.a.

miguel escobar martínez.Gerente

c/anexos. Relación de precios de artículos.Mem/rbh

clasificaciÓn de documentaciÓn interna y externa

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