Gráficos

Los gráficos en Microsoft Excel 2007 son una poderosa herramienta que se puede aprovechar para enriquecer trabajos, proporcionando una perspectiva mucho más amplia e intuitiva de las tendencias y evoluciones de cualquier tipo de información.Dado que las características de representación de los datos son muy diversas, Excel dispone de un extenso catálogo de modelos de gráficos diferentes y totalmente personalizables.

Insertar Gráficos

Microsoft Excel 2007 le permite representar los resultados de las planillas a través de gráficos, ya que utilizándolos puede demostrar diferencias, comparaciones, aumentos, etc., en forma visual.Los datos representados en el gráfico están vinculados a los datos de origen, de modo que si éstos son modificados, el cambio queda reflejado automáticamente en el gráfico.

Para crear gráficos debe realizar los siguientes pasos:

-Seleccione los datos de la planilla que desea graficar.

Nota: Si desea realizar un gráfico con datos de celdas no consecutivas recuerde utilizar la tecla Ctrl.

-Haga un clic en la Cinta de Opciones Insertar, dentro de ella encontrará el sector de Gráficos en que visualizará diferentes tipos, tales como Columna, Línea, Área, entre otras, en las cuales se desplegará una lista con diferentes subtipos de gráficos en 2D, 3D, etc, tal como se visualiza en la siguiente imagen:

Nota: Otra forma de insertar de insertar un gráfico, es utilizando el Cuadro de diálogo Insertar Gráfico una vez que se encuentran seleccionas las celdas representar, para activar este cuadro debe realizar un clic sobre el Botón Crear Gráfico de la Cinta de Opciones Insertar. En el cuadro que se presenta deberá seleccionar el Tipo y Subtipo de Gráfico que desea utilizar.

-Una vez que realice un clic sobre el subtipo correspondiente, se presentará el gráfico automáticamente y observará que en la Cinta de Opciones se presentan tres solapas nuevas (Diseño, Presentación y Formato) como muestra la imagen:

Las nuevas Cintas que se presentaron solo se visualizaran cuando el gráfico insertado se encuentre seleccionado, y tendrán la siguiente utilidad:

Cinta de Opciones Diseño

Dentro de esta Cinta encontraremos varias herramientas que tal como su nombre lo indica nos permitirán perfeccionar el diseño o estructura del gráfico seleccionado a saber:

Cambiar Tipo de Gráfico: esta herramienta se utiliza para elegir un nuevo Tipo o subtipo de Gráfico desde el Cuadro de diálogo Cambiar Tipo de Gráfico.

Nota: También puede combinar un gráfico utilizando dos tipos de gráficos en uno solo. Para ello deberá tener un gráfico que represente varias series de datos y luego realizar los siguientes pasos:-Seleccione una de las series del gráfico (cualquiera de las columnas).-Haga un clic sobre el icono Cambiar tipo de Gráfico y seleccione un tipo de líneas.-Luego acepte. De esta manera podrá realizar una comparación con dos gráficos de diferentes tipos, como muestra la siguiente figura.

Guardar como Plantilla: Este Icono permite guardar como plantilla el formato actual del gráfico seleccionado, para poder utilizarlo en futuros gráficos, al presionar este icono se presentará el cuadro de diálogo Guardar Plantilla de Gráficos tal como se observa en la imagen:

Cambiar entre Filas y columnas: esta herramienta sirve para invertir la estructura del gráfico, es decir que los datos que se encuentran en el eje X se moverán al eje Y y viceversa.

Seleccionar Datos: permite cambiar el rango de datos que representa el gráfico seleccionado, al presionarlo se presentará el cuadro de diálogo Seleccionar Origen de Datos, en el cual deberá seleccionar la información correcta, desde este cuadro también podrá invertir los valores de los ejes X e Y desde el botón Cambiar fila/columna tal como se observa en la siguiente imagen:

Diseños de Gráfico: desde este sector de la cinta podrá seleccionar los diferentes diseños preestablecidos que presenta Excel 2007, para aplicarlo sobre el gráfico seleccionado. Cada Diseño posee una estructura diferente con respectos a las diferentes partes de un gráfico, por ejemplo, los Títulos, Leyenda, Rótulos, Ejes, Tablas de datos o Líneas de división.

Estilos de Diseño: desde este sector de la cinta podrá seleccionar los diferentes estilos preestablecidos que presenta Excel 2007, para aplicarlo sobre el gráfico seleccionado. Cada Estilo de diseño posee diferentes formatos de relleno para cada sector del gráfico seleccionado.

Mover Gráfico: Al realizar un clic sobre esta herramienta se presentará el Cuadro de diálogo Mover Gráfico, que le permitirá mover el gráfico a una hoja exclusiva para el gráfico seleccionado, si activa la opción Hoja Nueva, o bien colocar el gráfico como Objeto en alguna determinada hoja del libro.

Ejercicio:

1-Abra el archivo “Ejemplo 5” que se encuentra en la carpeta C:\Ejemplos\Excel.

2-Seleccione el rango A2:B14, de la hoja 1 y realice un gráfico.

3-Para ello presente la Cinta de Opciones Insertar, elija el tipo de Gráfico Columnas y subtipo Columna Agrupada.

Nota: para saber el nombre del subtipo de gráfico, solo debe colocar el puntero sobre cada subtipo y se le presentará un cuadro indicando el nombre y una breve descripción de la utilidad del subtipo seleccionado.

4-Presione el Icono Cambiar entre filas y columnas, para visualizar el gráfico desde otro punto de vista.

5-Desde el sector Diseños de Gráfico, seleccione el Diseño 7.

Nota: para saber el Número del diseño, solo debe colocar el puntero sobre cada diseño y se le presentará un cuadro indicando el nombre del mismo.

6-Desde el sector Estilos de diseño, seleccione el Estilo 42.

Nota: para saber el Nombre del estilo, solo debe colocar el puntero sobre cada estilo y se le presentará un cuadro indicando el nombre del mismo.

7-Seleccione el Icono Mover Gráfico, elija la opción Hoja Nueva y Acepte. De esta manera observará que el gráfico se adaptará a una hoja exclusiva logrando una presentación más amplia.

8-Vualva a seleccionar el Icono Mover Gráfico, pero seleccione la opción Objeto en:, y seleccione Hoja 1. Observará como el gráfico vuelve a presentarse junto a la planilla.

9-Seleccione el gráfico, elija el icono Cambiar tipo de Gráfico, elija el tipo de Barras y el subtipo Barra agrupada.

10- Cierre el libro sin guardar los cambios.

Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje33.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación,o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual.

Modificar el Tamaño de los Gráficos

Una vez que insertó el gráfico puede tratarlo como cualquier objeto o imagen, es decir que para modificarle el tamaño debe seleccionarlo con un clic, luego ubicarse sobre los manejadores y con el botón izquierdo presionado arrastrar hasta que logre el tamaño deseado.

En caso de desee cambiarle la posición al gráfico, debe seleccionarlo, colocar el puntero sobre el gráfico y con el botón izquierdo presionado arrastrar hasta la posición deseada.

Partes de un gráfico.

Los gráficos están formados por varias partes, entre ellas encontrará el Titulo del gráfico, Área del grafico, Área de trazado, Leyenda, Eje de valores, Eje de categorías, Líneas de división, Series de datos, Etiquetas de datos, Tabla de datos y manejadores como puede apreciar en la siguiente imagen.

Nota: Es muy importante considerar que dependiendo del tipo de gráfico utilizado, algunas de las partes mencionadas no se presentan. Por ejemplo, los gráficos circulares no utilizan los ejes.

Ejercicio:

1-Abra el archivo “Ejemplo 5” que se encuentra en la carpeta C:\Ejemplos\Excel.

2-Seleccione el rango A2:B14, y realice un grafico en Columnas.

3-Seleccione el gráfico en caso de que no lo esté (con un clic).

4-Modifique el tamaño del gráfico arrastrando desde uno de los manejadores de las esquinas.

5-Mueva el gráfico, y ubíquelo debajo de la planilla.

6-Cierre el archivo sin guardar los cambios.

Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje34.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación,o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual.

Nota: Recuerde que como el gráfico está basado en los datos de la planilla de cálculo, siempre que realice modificaciones en ésta, observará la actualización automática en el gráfico.

Cinta de Opciones Formato

Dentro de esta Cinta encontraremos varias herramientas que tal como su nombre lo indica nos permitirán modificar el formato de cada una de las partes del gráfico seleccionado, logrando obtener una mejor presentación. A saber:

Elemento de un gráfico: esta herramienta presenta una lista con todas las partes que posee el gráfico seleccionado, desde la cual podemos elegir al elemento del gráfico que se le aplicará el formato.

Nota: otra forma de seleccionar las partes del gráfico es realizando un clic sobre elemento del gráfico que desea modificar.

Aplicar Formato a la Selección: permite iniciar el cuadro de diálogo Formato, para ajustar con precisión el formato del elemento del gráfico seleccionado.

Al presionarlo se presenta el siguiente cuadro, desde el cual podrá realizar las modificaciones de acuerdo al elemento seleccionado:

Desde el sector izquierdo debe seleccionar que tipo de formato desea aplicar y desde el derecho establecer los detalles necesarios para elemento seleccionado.

Nota: Si desea cambiar la fuente de alguna de las partes del gráfico o bien acceder al cuadro de Formato de otra manera, también puede utilizar el menú contextual, pulsando el botón secundario del Mouse sobre elemento seleccionado, y elegir las opciones de Fuente o Formato de la parte del gráfico seleccionado.

Restablecer para hacer coincidir el estilo: permite borrar el formato personalizado que posee el elemento del gráfico seleccionado. También puede aplicar esta herramienta desde el menú contextual.

Estilos de formas: desde este sector podrá elegir algunos de los estilos preestablecidos, o bien utilizar los 3 iconos que observará a la derecha para aplicar un Relleno de Forma, Un Contorno de Forma o bien aplicarle Efectos de Formas al elemento seleccionado. También recuerde que desde el botón Estilos de Forma podrá presentar el cuadro de diálogo Formato del elemento seleccionado.

Estilos de WordArt: desde este sector podrá elegir algunos de los Estilos rápidos preestablecidos, o bien utilizar los 3 iconos que observará a la derecha para aplicar un Relleno de Texto, un Contorno de Texto o bien aplicarle Efectos de Texto al elemento seleccionado. También recuerde que desde el botón Estilos de WordArt podrá presentar el cuadro de diálogo para realizar todas estas modificaciones de otra manera.

Ejercicio:

1-Abra el archivo “Ejemplo 5” que se encuentra en la carpeta C:\Ejemplos\Excel.

2-Seleccione la Hoja 2, para observar el gráfico.

3-Cámbiele el formato, con las siguientes modificaciones:

a. En todos los textos y números del gráfico, establezca un tamaño 8 y una letra Arial.B .Los títulos del gráfico, del eje “X” y el eje “Y” deben tener el siguiente formato de texto: Negrita, letra Arial y tamaño 12.c. Las columnas de las series deben tener efectos de y un color de relleno.d. El área del gráfico debe tener un degradado entre dos colores.e. Cambiar el relleno de la Leyenda y de cada uno de los Títulos de los ejes.

4-Cierre el archivo sin guardar los cambios.

Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje35.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación,o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual.

Cinta de Opciones Presentación

Dentro de esta Cinta encontraremos varias herramientas que permitirán completar el gráfico con cada una de las partes que deseemos aplicarle al mismo, logrando obtener un resultado claro de la presentación. A saber:

Selección Actual: desde este sector podrá utilizar las mismas herramientas explicadas en la cinta de opciones Formato.

Etiquetas: desde este sector podrá agregar y especificar la ubicación de los Títulos del gráfico, Rótulos del Eje, Leyenda, Etiquetas de datos y colocar la tabla de datos dentro del gráfico utilizando el icono correspondiente.

Al desplegar la lista desplegable de cualquiera de estos iconos, encontrará varias opciones preestablecidas, en caso de querer personalizar el formato de algunos de

estos elementos, deberá elegir la opción Más opciones del elemento correspondiente, y se le presentará el siguiente cuadro de diálogo:

Nota: Tenga en cuenta que tanto el Título del gráfico, como los Rótulos del eje son muy necesarios para poder leer el gráfico sin la necesidad de una explicación. También es importante la Leyenda, que es el cuadro que permite la interpretación del gráfico puesto que indica qué se está representando con cada color. Las Etiquetas de datos, le permiten colocar el valor exacto que representa cada una de las columnas, filas o porciones dependiendo del tipo de gráfico. En Cambio la Tabla de Datos, agrega una tabla debajo del gráfico con los datos que se representan en el mismo.

Ejes: este sector le permite cambiar el formato y diseño de cada eje desde el icono Ejes y colocar líneas principales y secundarias en cada uno de los ejes, para observar con mayor exactitud el valor que representa cada columna o fila, desde el icono Líneas de la Cuadricula.

Cinta de Opciones Presentación

Dentro de esta Cinta encontraremos varias herramientas que permitirán completar el

gráfico con cada una de las partes que deseemos aplicarle al mismo, logrando obtener un resultado claro de la presentación. A saber:

Selección Actual: desde este sector podrá utilizar las mismas herramientas explicadas en la cinta de opciones Formato.

Etiquetas: desde este sector podrá agregar y especificar la ubicación de los Títulos del gráfico, Rótulos del Eje, Leyenda, Etiquetas de datos y colocar la tabla de datos dentro del gráfico utilizando el icono correspondiente.

Al desplegar la lista desplegable de cualquiera de estos iconos, encontrará varias opciones preestablecidas, en caso de querer personalizar el formato de algunos de estos elementos, deberá elegir la opción Más opciones del elemento correspondiente, y se le presentará el siguiente cuadro de diálogo:

Nota: Tenga en cuenta que tanto el Título del gráfico, como los Rótulos del eje son muy necesarios para poder leer el gráfico sin la necesidad de una explicación. También es importante la Leyenda, que es el cuadro que permite la interpretación del gráfico puesto que indica qué se está representando con cada color. Las Etiquetas de datos, le permiten colocar el valor exacto que representa cada una de las columnas, filas o porciones dependiendo del tipo de gráfico. En Cambio la Tabla de Datos, agrega una tabla debajo del gráfico con los datos que se representan en el mismo.

Ejes: este sector le permite cambiar el formato y diseño de cada eje desde el icono Ejes y colocar líneas principales y secundarias en cada uno de los ejes, para observar con mayor exactitud el valor que representa cada columna o fila, desde el icono Líneas de la Cuadricula.

Repaso General

Práctica Laboral

En esta práctica encontrará diferentes ejercicios referentes a la creación de gráficos. La empresa "FEAL SRL" quiere ingresar al mercado petrolero instalando una cadena de estaciones de servicios, para ello realizó un estudio de mercado que arrojó los

siguientes datos:

1-Realice la siguiente planilla en un libro nuevo.

2-Realice un gráfico en columnas que muestre las ganancias de Y.P.F y ESSO, del primer semestre. Recuerde que el gráfico debe contener Títulos en cada uno de los ejes, Etiquetas de datos, Leyenda ubicada a la derecha y líneas de división. Coloque el gráfico en la hoja 1 del mismo libro.

3-Modifique el formato del gráfico.

4-Seleccione la serie de columnas de YPF, y elija el Tipo de gráfico de Líneas. De esta manera obtendrá un gráfico combinado.

5-Realice un gráfico de 3D que muestre las ganancias de SHELL y EG3, del Primer semestre.

6-Modifique el formato de los gráficos.

7-Al segundo gráfico agréguele los datos del primer semestre de YPF y ESSO, utilizando el icono Seleccionar datos de la cinta de opciones Diseño.

8-Coloque títulos, líneas de división, etiquetas de datos y leyendas.

9-Guarde el archivo con el nombre "Empresas Petroleras" en la Unidad A:

10-Cierre Excel.

Fin de Tema "Repaso General"

Ingrese ahora al Tema "Base de Datos", que encontrará en el Capítulo VI.