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ESTUDIO TÉCNICO LOCAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL CAE SEVILLA - VALLE

INFORME FINAL

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INFORME ESTUDIO TÉCNICO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL

CIUDAD DE MONTERÍA

CIUDAD DE SEVILLA

Por Nicolás Valencia Cardona

Consultor Empresarial CAE

Enero de 2017


INFORME FINAL

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

CAPITULO I

ESQUEMA GENERAL DEL MODELO CAE Y CONTEXTO JURÍDICO NACIONAL DE CREACIÓN DE EMPRESAS

1. RELEVAMIENTO JURÍDICO DE LAS NORMAS NACIONALES EN MATERIA DE CREACIÓN DE EMPRESAS

1.1 SUSCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN

1.2 CONSULTA DE USO DE SUELO

1.3 CONSULTA DE HOMONIMIA

1.4 CONSULTA DE ANTECEDENTE MARCARIO 1.5 LIQUIDACIÓN Y PAGO DEL IMPUESTO DE REGISTRO 1.6 SOLICITUD DE CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL 1.7 SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN EN EL RUT Y OBTENCIÓN DEL NIT 1.8 FORMALIZACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN EN EL RUT 1.9 LIQUIDACIÓN Y PAGO DE DERECHOS DE REGISTRO DE LIBROS 1.10 SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN TRIBUTARIA LOCAL CAPITULO II MAPEO INSTITUCIONAL Y LEGAL DEL PROCESO DE CREACIÓN DE EMPRESAS EN LA CIUDAD DE SEVILLA.

1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO SURTIDO EN LA CIUDAD DE SEVILLA PARA CREACIÓN DE EMPRESAS.

a. Información

b. Asesoría


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c. Radicación de la solicitud

d. Seguimiento al trámite

2. RESUMEN DE ESTATUS DE LOS TRÁMITES EN LA CIUDAD DE SEVILLA

3. ANÁLISIS JURÍDICO DE LOS TRÁMITES IDENTIFICADOS. ANÁLISIS LEGAL DE SOPORTE NORMATIVO DE LOS MISMOS.

3.1 CERTIFICADO DE USO DEL SUELO

3.2 CERTIFICADO DE SANIDAD

3.3 CERTIFICADO DE BOMBEROS

3.4 CERTIFICADO DE FUMIGACIÓN

4. DESCRIPCIÓN DE LAS ENTIDADES PARTICIPANTES EN EL PROCESO. CONDICIONES TECNOLÓGICAS, DE INFRAESTRUCTURA Y DE OPERACIÓN IDENTIFICADAS.

4.1 Cámara de Comercio de Sevilla

4.2 Notaría

4.3 Secretaría de Hacienda

4.4 Secretaría de Planeación

4.5 Secretaria de Gobierno

4.6 Secretaria de Salud

4.7 Cuerpo de Bomberos voluntarios

5. DETALLE CUANTITATIVO DEL LEVANTAMIENTO REALIZADO

6. OPORTUNIDADES DE MEJORA

7. CONCLUSIONES DEL DIAGNÓSTICO

CAPITULO III

DIAGNÓSTICO DEL ESQUEMA DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL EN LA CIUDAD DE SEVILLA

1. CARACTERIZACIÓN, MAPEO INSTITUCIONAL Y DE PROCESOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL


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2. ESQUEMA DE ARTICULACIÓN EXISTENTE CON EL PROCESO DE CREACIÓN DE EMPRESAS

3. ANALISIS DE NORMAS LEGALES VS. PROTOCOLOS DE CONTROL UTILIZADOS

4. INICIATIVAS EN MARCHA IDENTIFICADAS EN LA CIUDAD PARA LA MEJORA DEL PROCESO.

5. DIAGNÓSTICO FINAL Y ELEMENTOS RELEVANTES DEL PROCESO DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE EMPRESAS A NIVEL LOCAL

a. Carencia de una plataforma común de intercambio de datos alrededor de las empresas y del proceso de control.

b. Procesos manuales para la actividad de seguimiento y alimentación de la información.

c. Necesidad de fortalecimiento de la actividad interinstitucional de inspección.

d. Autogestión de legalidad

e. Mejoramiento de procesos informativos previos


CAPITULO IV PROPUESTAS DE RACIONALIZACIÓN, ELIMINACIÓN E INTEGRACIÓN DE SEVILLA AL MODELO CAE

1. PROPUESTAS DE RACIONALIZACIÓN, ELIMINACIÓN, INTEGRACIÓN AL MODELO CAE

2. RESUMEN DE LA INTERVENCIÓN DE LOS TRÁMITES

3. REFORMAS NORMATIVAS

3.1 Fundamentación jurídica de la intervención

3.1.1 Certificado de uso de suelo

3.1.2 Certificado de Seguridad de Bomberos

3.1.3 Certificado de fumigación

3.1.4 Concepto de sanidad


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3.2 INSTRUMENTOS NORMATIVOS NECESARIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO CAE Y TEXTOS NORMATIVOS PROPUESTOS

3.3 INSTRUMENTOS CONTRACTUALES NECESARIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO CAE

4. REFORMAS LEGALES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL EN EL MUNICIPO DE SEVILLA

4.1 ASPECTOS LEGALES

4.2 INSTRUMENTOS NORMATIVOS NECESARIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA REFORMA EN MATERIA DE FUNCIONES DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

4.3 INSTRUMENTOS CONTRACTUALES NECESARIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA REFORMA EN MATERIA DE FUNCIONES DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

CAPITULO V PLAN DE ACCIÓN Y REFORMAS CLAVE PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CAE EN LA CIUDAD DE SEVILLA

1. EN MATERIA ARQUITECTÓNICA

2. DOTACIÓN DE OTROS ELEMENTOS

3. NUEVOS ROLES DE PERSONAL CAE

4. SEÑALIZACIÓN

5. OTROS ELEMENTOS DE IMPLEMENTACIÓN CAE

6. PROPUESTA E INVERSIONES TECNOLÓGICAS

7. PROPUESTA DE GESTIÓN DEL CAMBIO

8. ESQUEMA DE TRABAJO PROPUESTO

9. HOJA DE RUTA JURÍDICA

10. CRONOLOGIA DE IMPLEMENTACIÓN

11. PRESUPUESTO

12. INDICADORES


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INTRODUCCIÓN

En el contenido de este documento se presenta el informe técnico final de la consultoría para el levantamiento del mapeo institucional y legal y diseño de plan de acción para la implementación del Centro de Atención Empresarial en la ciudad de Sevilla.

Con este trabajo se ve refleja el estado actual de la ciudad en términos de trámites y regulaciones aplicables a la creación de empresa y adicionalmente, el comportamiento de los trámites y procesos de inspección, vigilancia y control para las actividades comerciales en el municipio de Sevilla, además de las recomendaciones a seguir para la implementación del CAE, bajo los lineamientos definidos por Confecámaras.

Gracias a la disposición de cada una de las entidades involucradas en el proceso de creación de empresas en la ciudad de Sevilla, se pudo realizar el mapeo con base en las visitas, trabajo de campo y fuentes de información aportados.

Este informe se ha estructurado en cinco capítulos: Con el primero se realiza un acercamiento jurídico a las normas nacionales que rigen la creación de empresas, el segundo capítulo se describe el mapeo institucional, legal y de procesos a nivel de creación de empresas, el tercero, hace énfasis en el diagnóstico de inspección, vigilancia y control, en el cuarto, se establecen los esquema de intervención de los trámites y en el capítulo quinto se define el plan de acción.

Quisiera igualmente dar un especial agradecimiento a las Directivas de la Cámara de Comercio de Sevilla, a las autoridades municipales y departamentales por su valiosa colaboración que permitieron acceder a la información y desarrollar el trabajo de campo.


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CAPITULO I

ESQUEMA GENERAL DEL MODELO CAE Y CONTEXTO JURÍDICO NACIONAL

DE CREACIÓN DE EMPRESAS

1. RELEVAMIENTO JURÍDICO DE LAS NORMAS NACIONALES EN MATERIA

DE CREACIÓN DE EMPRESAS

A efectos de iniciar el análisis jurídico, la consultoría se propone primero presentar

un relevamiento jurídico de las normas nacionales que regulan la actividad

comercial, en orden a los trámites que han sido referenciados por Confecámaras

como objeto del estudio que nos ocupa. Con esta información, se podrá tener

claridad para avanzar al momento de entrar al análisis jurídico específico de la

ciudad. Partiremos para este ejercicio, de la referencia de los trámites solicitados

expresamente en los términos de referencia del estudio.

1.1 SUSCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN

a. OTORGAMIENTO Y PROTOCOLIZACIÓN DE DOCUMENTO PÚBLICO

De acuerdo con el artículo 110 del Código de Comercio, el contrato social es de

carácter solemne, razón por la cual es requisito que el otorgamiento del mismo sea

elevado a escritura pública por quienes lo celebran, documento que es de carácter

público e implica el ejercicio de guarda de la fe pública establecida en el decreto ley

960 de 1970 como función pública en cabeza de las Notarías, siendo ellos los

únicos facultados para ejercer esta competencia.

Así mismo, el artículo 101 del mismo código, señala que el contrato de sociedad

será válido cuando los otorgantes tengan capacidad legal para contratar, emitan su

consentimiento exento de error esencial, fuerza o dolo y las obligaciones que

contraigan tengan un objeto y una causa lícitos. Ahora bien, al tenor de los artículos

21 del decreto 960 de 1970 y 35 del decreto 2163 del mismo año, el Notario no


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puede autorizar el instrumento cuando por el contenido de las declaraciones de los

otorgantes o con apoyo en prueba fehacientes o en hechos percibidos

directamente por él, llegue a la convicción de que el acto sería absolutamente nulo

por razón de lo dispuesto en el artículo 1504 del Código Civil –existencia de

incapacidad absoluta y objeto o causa ilícitos-.

Ahora bien, aun cuando no existe una norma específica en la que se contemplen

los requisitos documentales para realizar el trámite de otorgamiento y

protocolización de la escritura pública de constitución de una sociedad, lo cierto es

que el Notario, en aras de prevenir la existencia de nulidades absolutas y para el

ejercicio de las verificaciones que requiere la guarda de la fe pública, solicitan a los

otorgantes que presenten el documento de identidad respectivo en original y todos

aquellos que el Notario considere necesarios para individualizar a los otorgantes y

verificar su capacidad legal para suscribir el acto de constitución, tal como lo señala

el decreto mencionado.

Sobre este último aspecto, la Consultoría señala que por regla general y a nivel

nacional las Notarías solicitan la exhibición del documento de identidad y en caso

de que existan aportes societarios representados en inmuebles, adicionalmente se

solicita el respectivo certificado de tradición y libertad del inmueble vigente y los

respectivos comprobantes fiscales respecto del pago de impuesto predial, paz y

salvo de contribución por valorización y paz y salvo por concepto de administración

si el inmueble pertenece al régimen de propiedad horizontal.

Competencia del trámite: Notarías

Requisitos documentales: i) minuta del documento de constitución ii) documento de

identificación de los constituyentes y en caso de que existan bienes inmuebles

aportados a la empresa: iii) certificado de tradición y libertad iv) paz y salvo por


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concepto de valorización y v) recibo de pago del impuesto predial del año

correspondiente.

b. OTORGAMIENTO DE DOCUMENTO PRIVADO

Con independencia de lo mencionado hasta ahora, se tiene que en el ordenamiento

jurídico colombiano, a partir de la expedición de la ley 1014 de 2006 y del decreto

reglamentario 4463 del mismo año, estableció la posibilidad de que las sociedades

de cualquier tipo y especie, excepto las comanditarias, se constituyan también

mediante documento privado. Particularmente, los artículos 22 de la ley y 4 del

decreto antedichos, establecen la posibilidad de constituir una sociedad bajo las

reglas establecidas en el artículo 72 de la ley 222 de 1995 para las empresas

unipersonales, siempre que reúnan cualquiera de las siguientes condiciones: i)

planta de personal no superior a diez (10) trabajadores y/o ii) activos totales por

valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

A su vez, el artículo 72 de la ley 222 de 1995 señala que la creación de las

empresas unipersonales se hará por documento escrito y que las Cámaras de

Comercio se abstendrán de inscribir el documento mediante el cual se constituya,

cuando se omita alguno de los requisitos de contenido previstos en este mismo

artículo o cuando a la diligencia de registro no concurra personalmente el

constituyente o su representante o apoderado.

Esta concurrencia personal del constituyente, su representante o apoderado para

efectos del registro en las Cámaras de Comercio, se realiza mediante el

reconocimiento del documento privado que se puede surtir ante Notario, Juez de la

República o el Secretario de la Cámara de Comercio respectiva y consiste, al tenor

del artículo 68 del decreto ley 960 de 1970, concordante con los artículos 252 y 282

del Código de Procedimiento Civil, en el reconocimiento que los interesados hacen

de sus firmas y del contenido del documento de constitución, mediante la extensión


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de una diligencia en el mismo documento o en hoja adicional, en la que se

expresen el nombre y descripción del cargo de quien avala el autoriza el

reconocimiento, el nombre e identificaciones de los comparecientes y la

declaración de estos de que las firmas son suyas, de que el contenido del

documento es cierto al igual que el lugar y fecha de la diligencia.

Este reconocimiento es diferente de la autenticación, pues a diferencia del

reconocimiento personal, esta solo procede respecto de documentos de los que

no emanen directamente obligaciones y según el artículo 77 del mismo decreto ley

960 de 1970, no equivale al reconocimiento, tiene el valor de un testimonio

fidedigno y no confiere al documento mayor fuerza de la que por sí tenga.

En consecuencia, el empresario que decide constituir su empresa mediante

documento privado, deberá comparecer personalmente con el documento de

constitución y el de identificación ante Notario, Juez de la República o Secretario de

la Cámara de Comercio, a fin de realizar la diligencia de reconocimiento personal –

no la de autenticación-, como condición previa necesaria para iniciar

posteriormente el respectivo trámite registral.

Competencia del trámite de reconocimiento: Notarías, Jueces de la República y

Secretarios de las Cámaras de Comercio.

Requisitos documentales: i) documento privado de constitución debidamente

firmado por los constituyentes ii) documento de identificación de los constituyentes.

Observación: La Consultoría señala que ni el otorgamiento de la escritura pública

ante Notario o el reconocimiento personal del documento privado de constitución

implican control de homonimia o verificación de aspectos de cumplimiento como el

uso del suelo, razón por la cual si estos no han sido verificados previamente por el


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empresario, probablemente deba realizar ajustes al documento inicial por razones

de homonimia, caso en el cual estará sujeto a reprocesos y dobles pagos o podrá

estar incurso en incumplimiento de las normas de ordenamiento territorial, caso en

el cual deberá cambiar su localización física, con los consecuentes incrementos y/o

riesgos económicos que ello implica.

1.2 CONSULTA DE USO DE SUELO

De acuerdo con el literal a) del artículo 2 de la ley 232 de 1995, cualquier

establecimiento comercial debe encontrarse adecuado al ordenamiento que en

materia de uso de suelo determinen los Planes de Ordenamiento Territorial de los

distritos y/o municipios. El Gobierno Nacional reglamentó la materia a través del

decreto 1879 de 2008, el cual establece en su artículo 2, como requisito de

operación de un establecimiento comercial, la obligatoriedad del cumplimiento de

las normas del uso de suelo.

A su vez, el parágrafo del mismo artículo, en concordancia con el artículo 27 de la

ley 962 de 2005, establece que para la acreditación o prueba de esta condición –

cumplimiento con el uso del suelo autorizado- no podrán exigirse conceptos,

certificados o constancias. En razón a ello, es claro para la Consultoría que en la

actualidad no existe, en sí mismo, un trámite exigible por una determinada

autoridad respecto al cumplimiento del uso del suelo, salvo que las personas

interesadas soliciten a las autoridades, si lo desean, la expedición de conceptos

sobre la materia, los cuales no deberán tener ningún costo –artículo 3 de la ley 232

de 1995-.

En armonía con lo anterior, el artículo 3 ibídem obliga a las autoridades municipales

a la habilitación de canales institucionales y virtuales, para que emprendedores y

comerciantes puedan acceder a las normas, en este caso las de uso de suelo

contenidas en los Planes de Ordenamiento Territorial, y realizar las consultas que


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consideren necesarias, sobre las regulaciones y los requerimientos a tener en

cuenta al momento de iniciar la actividad comercial o durante su operación.

Dando cumplimiento a la norma, las autoridades municipales tienen las siguientes

obligaciones: i) disponer de mecanismos de consulta e información sobre el

ordenamiento territorial, que faciliten y aseguren que los nuevos establecimientos

de comercio cumplan con las disposiciones relativas al uso de suelo de la

jurisdicción donde funcionarán, incluyendo informar acerca de la obligación de

notificación o comunicación de la apertura del nuevo establecimiento a la autoridad

respectiva ii) realizar las verificaciones ex post del cumplimiento del ordenamiento

territorial sin que haya lugar a la exigencia hacia el empresario de contar con un

concepto de uso de suelo iii)) expedir a solicitud de parte estos conceptos o

certificaciones de uso de suelo en forma gratuita.

Competencia: Alcaldía Municipal a través de la autoridad de planeación y

ordenamiento territorial.

La competencia para gestionar esta obligación está dada en razón de la función de

control que le corresponde a las autoridades locales respecto del cumplimiento de

las normas del uso de suelo respectivas pero no constituye un trámite en sí mismo,

salvo cuando el empresario opta motu propio por solicitar el documento de

comprobación –certificado o concepto de uso de suelo- expedido por las

autoridades municipales de planeación o quien haga sus veces.

Lo mismo ocurre con la comunicación sobre apertura del establecimiento, pues no

es en sí mismo un trámite sino una obligación del empresario cuyo cumplimiento se

perfecciona en la medida en que este tenga conocimiento de ella o las autoridades

establezcan mecanismos que le faciliten su cumplimiento.

Requisitos documentales: Ninguno


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El cumplimiento de las normas de uso del suelo no tiene requisito documental

exigible dentro del proceso de creación, pero se cuenta con la opción de solicitarlo

ante la Secretaría de Planeación respectiva o quien haga sus veces. Documento

que, se repite, no puede ser exigido como requisito para realizar la inscripción en el

registro ni solicitado por la autoridad de verificación en las visitas de control.

En cuanto a la obligación de notificación o comunicación de apertura, es claro que

la norma permite su cumplimiento a través de cualquier medio –físico o virtual- , en

cualquier tiempo previo o posterior a la apertura misma del establecimiento, y que

al tenor del decreto 1879 de 2008 no constituye documento exigible por ninguna

autoridad.

1.3 CONSULTA DE HOMONIMIA

De acuerdo con el artículo 35 del Código de Comercio, las Cámaras de Comercio

se deben abstener de matricular a un comerciante o establecimiento de comercio

con el mismo nombre de otro ya inscrito, mientras éste no sea cancelado por orden

de autoridad competente o a solicitud de quién haya obtenido la matrícula.

Sobre esta función vale la pena resaltar que las Cámaras de Comercio, en su

calidad de autoridad que cumple la función de registro mercantil, verifican

oficiosamente y dentro del trámite registral, que el nombre con el que pretende

crearse la nueva persona jurídica no se encuentre ya utilizado por un matriculado.

No obstante, en aras de evitar al empresario el inicio de un proceso de creación

que puede estar viciado en cuanto a este aspecto, las Cámaras de Comercio

cuentan con el servicio de consulta de homonimia, realizada de manera previa al

inicio del proceso de creación y entre otras finalidades, para evitar re-procesos y la

inversión de recursos innecesarios de corrección o adecuación para el empresario,

más aún si se repara en que a partir de la ley 590 de 1996 se creó el Registro


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Único Empresarial –RUE-, que integra a nivel nacional las bases de datos de los

registro mercantiles locales, garantizando la imposibilidad de que exista homonimia

nacional y no local como ocurría anteriormente.

Competencia: Cámaras de Comercio


1.4 CONSULTA DE ANTECEDENTE MARCARIO

Si bien no existe ninguna norma en el ordenamiento que obligue al registro de una

marca de manera previa, durante o posterior al nacimiento de una empresa, este

es un servicio integrado al modelo de simplificación para creación de empresas

CAE, desde una visión de servicio integral y preventivo bajo un modelo de

ventanilla única, con el fin de asegurar en concurso con el Estado, que las nuevas

empresas entren al tráfico jurídico y económico en completa formalidad y bajo

condiciones que minimicen riesgos ante futuros y/o posibles conflictos.

En este sentido, la consulta señalada permite que el empresario pueda conocer de

manera previa y si así lo desea, la existencia de una marca idéntica o similar a la

que pretende utilizar, con lo cual se anticipa a posibles conflictos en caso de iniciar

el uso de una marca sin su previo registro o que a la postre ya se encuentre

registrada o pueda ser registrada por un tercero.

No es desconocido que en temas de competitividad y productividad el Estado tiene

identificado el uso de marcas propias como factor relevante en el desarrollo

económico y jurídico integral y consolidado de las empresas, razón por la cual ha

venido desarrollando estrategias que faciliten el conocimiento del tema marcario y


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su importancia y que promuevan la utilización de este recursos legal de protección

a los intereses empresariales, negociales y del consumidor.

Competencia: Superintendencia de Industria y Comercio


1.5 LIQUIDACIÓN Y PAGO DEL IMPUESTO DE REGISTRO

El impuesto de registro es un tributo que tiene antecedente de vieja data en la

legislación colombiana, encontrándose reconocida su existencia a partir de las

leyes 39 de 1890, 56 de 1904, 8 de 1909 y 52 de 1920. Este tributo pertenece a los

departamentos a partir de lo dispuesto en el artículo 1 de la ley 8 de 1909 y por

tanto, su adopción se realiza mediante la respectiva Ordenanza que dicte la

Asamblea Departamental.

El artículo 226 de la ley 223 de 1995 en concordancia con los señalado por el

decreto 650 de 1996, señala como hecho generador del impuesto de registro la

inscripción de actos, contratos o negocios jurídicos documentales en los cuales

sean parte o beneficiarios los particulares y que, de conformidad con las

disposiciones legales, deban registrarse en las oficinas de registro de instrumentos

públicos o en las cámaras de comercio. Estas últimas, además de encargarse del

registro mercantil que tiene por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de

los establecimientos de comercio, les corresponde también, efectuar la inscripción

de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esta

formalidad.

En cuanto a los sujetos pasivos el artículo 227 siguiente, determina que serán

sujetos pasivos del pago del impuesto de registro, los particulares contratantes y


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los particulares beneficiarios del acto o providencia sometida a registro,

especificando que el pago se hará en partes iguales, salvo manifestación expresa

de los mismos beneficiarios o contratantes en otro sentido.

De acuerdo con el artículo 227 ibídem, el impuesto de registro se causa en el

momento de solicitar la inscripción de documentos en el registro y según el artículo

228 del mismo cuerpo legal, la base gravable resulta del valor incorporado en el

documento, que para el caso de sociedades mercantiles estará dada en función del

valor del capital y en todo caso debe pagarse al Departamento en donde se efectúa

el registro. Esta misma disposición establece la imposibilidad de hacer un registro

si la solicitud no viene acompañada de la constancia o recibo de pago del

impuesto.

En concordancia con lo anterior, el artículo 2 del decreto 650 de 1996 especifica el

momento en el cual se genera el tributo y su recaudo, disponiendo que se causa en

el momento de la solicitud y se paga por una sola vez y por cada acto, contrato o

negocio jurídico sujeto que se pretenda registrar.

Al tenor de estas normas, las cámaras de comercio o quien haga sus veces para

efectos de los registros de actos, contratos, providencias o negocios jurídicos

ordenados por ley, son las entidades responsables de la liquidación y recaudo del

impuesto. A ellas les corresponde presentar declaración de recaudo y consignar el

impuesto ante la entidad competente del Departamento –Secretaría Departamental

de Hacienda-, sin perjuicio de que puedan asumir los mismos Departamentos

mismos la liquidación y recaudo o concederlos a las instituciones financieras.

El impuesto de registro fue adoptado en el Departamento de Córdoba por medio de

la Ordenanza Departamental 21 de 2004, que en el artículo 58 señala que la

Cámara de Comercio realizará la liquidación y recaudo del impuesto de registro


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asociados a los actos sujetos a registro mercantil. Dicho artículo también establece

que el Departamento podrá asumir dicho recaudo a través de las autoridades

fiscales del mismo o a través de entidades financieras autorizadas o por sistemas

mixtos en donde participen Tesorerías Municipales y Cámaras de Comercio

conjuntamente.

Competencia: Entidades territoriales descentralizadas del orden departamental –

Departamentos-.

La entidad titular del tributo es el departamento respectivo en donde se realiza la

inscripción y en tal calidad puede asumir directamente la liquidación y recaudo del

mismo. Sin embargo, la legislación es clara al señalar que es al momento de

presentación de la solicitud que debe realizarse el pago, razón por la cual, en caso

de que este trámite de liquidación y recaudo no sea efectuado por la respectiva

Cámara de Comercio de la jurisdicción, ellas deberán exigir el respectivo

comprobante de pago para tramitar la solicitud registral.

Requisitos documentales: Para efectuar el trámite de liquidación y pago es

necesario presentar el documento que origina el pago del impuesto y para efectos

del trámite registral es necesario pues el impuesto se calcula con base en el

artículo 228 de la ley 223 de1995.

Y para efectos de realizar el trámite de registro se requiere, de acuerdo con el

artículo 227 de la ley 223 de 1995 los siguientes: i) el comprobante de pago del

impuesto de registro –con independencia de la modalidad en que se recaude:

bancaria, directamente por los Departamentos o las Cámaras de Comercio y ii) el

documento que se pretende registrar que contiene el capital con base en el cual se

calcula el impuesto a pagar.


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1.6 SOLICITUD DE CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN

LEGAL

Este trámite es una consecuencia directa de la inscripción en el registro que llevan

las Cámaras de Comercio a cargo de la función registral mercantil. Para todos los

casos la expedición del certificado de existencia y representación legal actúa como

salida del trámite de constitución, como documento que la entidad registral emite

con el fin de que el empresario constate que la inscripción se realizó y verifique el

contenido del mismo y como documento probatorio de la existencia y

representación de la empresa, tal como lo señala el Código de Comercio.

De igual manera, la obtención del certificado de existencia y representación legal

se convierte para todas las entidades involucradas en los trámites asociados a la

creación de empresas, en un documento prerrequisito para adelantar las

inscripciones en los registros de las autoridades tributarias del orden nacional,

distrital o municipal según sea el caso.

En concordancia con estas normas, el Código de Comercio dispone en el artículo

124, Capítulo V Otros impuestos contribuciones y derechos – modificado por el

artículo 246 de la ley 1122 de 1999-, que el Gobierno Nacional fija el monto de las

tarifas que deban sufragarse en favor de las Cámaras de Comercio por concepto

de las matrículas, sus renovaciones e inscripciones de los actos, libros y

documentos que la ley determine efectuar en el registro mercantil, así como los

valores de los certificados que dichas entidades expidan en ejercicio de sus

funciones, contenidas hoy en el decreto 393 de 2002.

Competencia: Cámara de Comercio



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1.7 SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN EN EL RUT Y OBTENCIÓN DEL NIT

El artículo 555-1 del Estatuto Tributario, adicionado por los artículo 79 de la ley 788

de 2002, señala que para efectos tributarios, cuando la Dirección General de

Impuestos lo señale, los contribuyentes, responsables, agentes retenedores y

declarantes, se identificarán mediante el número de identificación tributaria NIT que

les asigne la Dirección General de Impuestos Nacionales.

El mismo artículo dispone que las Cámaras de Comercio, una vez asignada la

matrícula mercantil, deberán solicitar a más tardar dentro de los dos (2) días

calendario siguientes, la expedición del Número de Identificación Tributaria NIT del

matriculado a la Administración de Impuestos Nacionales competente, pues en las

certificaciones de existencia y representación y en los certificados de matrícula

siempre debe indicarse el número de identificación tributaria, para lo cual la

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN- está facultada para celebrar

convenios con las Cámaras de Comercio, con el fin de asignar a través de medios

electrónicos el NIT.

Por otra parte, de acuerdo con los artículos 555-2 del Estatuto Tributario,

adicionado por el artículo 19 de las ley 863 de 2003, el Registro Único Tributario –

RUT- es administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN-

constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y

entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre

la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables

del Régimen Común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes

retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los

demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y

Aduanas Nacionales, respecto de los cuales esta requiera su inscripción.


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El parágrafo 1 de esta norma señala que el Número de Identificación Tributaria –

NIT-, constituye el código de identificación de los inscritos en el RUT. Y el

parágrafo 2, señala que la inscripción en el RUT deberá cumplirse en forma previa

al inicio de la actividad económica, ante las oficinas competentes de la DIAN, de las

Cámaras de Comercio o de las demás entidades que sean facultadas para el

efecto.

De esta suerte, el NIT es una codificación que se adquiere como consecuencia de

la inscripción en el RUT, razón por la cual la Consultoría considera que su

descripción y análisis es inescindible.

Por otra parte, los mecanismos y términos de implementación del RUT se

encuentran reglamentados por el Gobierno Nacional fundamentalmente a través de

los decretos 2788 de 2004 y 4714 de 2008, en lo relativo a los procedimientos de

inscripción, actualización, suspensión, cancelación, grupos de obligados, formas,

lugares, plazos, convenios, sanciones y demás condiciones de operación del

mismo. Y al tenor de la competencia dispuesta en el parágrafo 1 mencionado, la

DIAN expidió la resolución 8346 de 2004, a través de la cual se adoptó el

formulario único oficial para inscripción, actualización y cancelación del RUT.

Ahora bien, de acuerdo con el concepto del RUT y del NIT adoptado por el

ordenamiento, las personas naturales y jurídicas responsables tributarios ante la

DIAN, están en la obligación de inscribirse en el RUT previo inicio de la actividad

económica respectiva, el cumplimiento de obligaciones o la realización de

operaciones como usuario aduanero.

Este procedimiento se realiza a la luz de la resolución 1887 de 2007 de la siguiente

manera:


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- Diligenciamiento del formulario oficial, su presentación ante la Administración,

Cámaras de Comercio o puntos habilitados para el efecto y la formalización de

la inscripción.

- El diligenciamiento del formulario oficial de inscripción en el Registro Único

Tributario – RUT- se realiza a través de los servicios informáticos electrónicos,

de manera virtual o presencial. La opción presencial, implica en todo caso el

diligenciamiento de la solicitud de inscripción a través de los servicios

informáticos electrónicos en forma asistida, en las Administraciones de

Impuestos, de Aduanas, y de Impuestos y Aduanas Nacionales, Cámaras de

Comercio o puntos de atención habilitados para el efecto.

- El formulario diligenciado deberá imprimirse y presentarse en forma personal o

a través de un tercero debidamente autorizado, mediante escrito autenticado

ante Notario, en las Administraciones de Impuestos, de Aduanas, y de

Impuestos y Aduanas Nacionales, en la correspondiente Cámara de Comercio o

en los puntos habilitados para el efecto.

Competencia: Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN-.

Requisitos documentales: Según el artículo 4 de la resolución 1887 de 2007 es

necesario presentar: i) formulario oficial de inscripción en el RUT debidamente

diligenciado y suscrito ii) documento que acredite la constitución de la sociedad y/o

representación legal con información vigente cuando se trate de personas jurídicas,

o del documento de creación en el caso de entidades públicas iii) documento de

identificación del representante legal, cuando se trate de persona jurídica y el

trámite lo realice directamente el representante iv) poder debidamente otorgado,

cuando se actúe a través de apoderado o documento con autenticación de firma


INFORME FINAL

22

del interesado o de quien ejerza la representación legal, cuando se actúe a través

de terceros.

1.8 FORMALIZACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN EN EL RUT

La formalización es un proceso establecido en las mismas normas ya mencionadas

y se define como la autenticación del denominado PRE-RUT, que hace el obligado

ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y demás entidades

autorizadas para la expedición del respectivo certificado RUT, Cámaras de

Comercio.

Este paso se realiza una vez diligenciado e impreso el formulario PRE-RUT por

parte del empresario, debe presentarse ante las Administraciones de Impuestos, de

Aduanas, y de Impuestos y Aduanas Nacionales, Cámara de Comercio respectiva

en caso de que tenga convenio suscrito con la DIAN para estos efectos o demás

puntos habilitados, para que el funcionario competente de la DIAN, de la Cámara

de Comercio y de las demás entidades facultadas, revise y valide la información

grabada del sistema, confrontando los datos que figuran en el documento de

identificación con los incorporados en el formulario, con el objeto de verificar la

calidad de la información incorporada en el RUT.

Una vez verificada la información, el funcionario procederá a formalizar la

inscripción en el registro, para lo cual imprime el certificado que debe ser firmado

por el interesado, representante legal o apoderado, según el caso, y por el

funcionario facultado. Una copia del documento será entregada al interesado y otra

reposará en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Para aquellos obligados que aún no cuentan con registro mercantil ni con número

de identificación tributaria, la formalización podrá realizarse en Cámara de


INFORME FINAL

23

Comercio presentando el formulario diligenciado o el número del mismo. Para el

efecto, el funcionario competente de Cámara de Comercio procede a enviar la

información requerida a la DIAN para la asignación del NIT, que deben solicitar a

más tardar dentro los dos (2) días calendario siguientes a la asignación de la

matrícula mercantil.

Como salida del trámite se obtiene el certificado que emite la Dirección de

Impuestos y Aduanas Nacionales, los puntos habilitados, las Cámaras de Comercio

y las demás entidades autorizadas, el cual debe ser suscrito por el obligado y el

funcionario autorizado. Las copias del RUT generadas a través de los servicios

informáticos electrónicos de la DIAN también son prueba suficiente de la

inscripción.

Parte de la operación del modelo integrado con las Cámaras de Comercio supone

que las Cámaras realicen la impresión del primer certificado de RUT con la

correspondiente formalización.

Competencia: Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN-.

Requisitos documentales: i) formulario PRE-RUT diligenciado e impreso ii)

documento de identificación y en caso de que exista representación en el trámite iii)

autorización autenticada notarialmente.

1.9 LIQUIDACIÓN Y PAGO DE DERECHOS DE REGISTRO DE LIBROS

Este trámite encuentra sustento en los artículos 19 numeral 3 y 93 del Código de

Comercio –modificado por la ley 256 de 1996-. El primero de ellos señala como

obligaciones de los comerciantes inscribir en el registro mercantil: i) los actos, libros

y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad y ii) los libros de


INFORME FINAL

24

contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de

socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles. Y la segunda

norma, señala en el numeral 3 que las Cámaras de Comercio tendrán como

ingresos ordinarios, el producto de los derechos autorizados por la ley para las

inscripciones y certificados.

El artículo 28 ibídem establece que deberán inscribirse en el registro mercantil: i)

los libros de contabilidad ii) los de registro de accionistas iii) los de actas de

asambleas y juntas de socios y iv) los de juntas directivas de sociedades

mercantiles. A su vez, con base en el decreto 1878 de 2008, artículos 1 y 2, las

empresas comerciales que reúnan las condiciones previstas en el numeral 3 del

artículo 2 de la ley 590 de 2000 -modificado por el artículo 2 de la ley 905 de 2004,

están obligados a llevar el libro diario mayor, el de balances y el de actas, mientras

que las personas naturales solamente están en la obligación de llevar el libro diario

mayor.

Competencia: Cámaras de Comercio

Requisitos documentales: i) solicitud firmada por el representante legal que

contenga fecha de la solicitud, nombre de la entidad a quien pertenecen los libros,

nombre de los libros que solicita inscribir, destinación de cada libro.

A su vez los libros deben cumplir las siguientes especificaciones: i) estar en blanco

ii) presentarse debidamente rotulado, con el nombre de la entidad a que

pertenecen y su destinación iii) llevar una numeración sucesiva y continua iv) si los

libros son de hojas continuas removibles o tarjetas, cada hoja debe identificarse

con un código v) el código es un distintivo de máximo cinco caracteres, conformado

por letras o números, o números y letras. Este distintivo debe colocarse en cada

una de las hojas de los libros, junto con la numeración consecutiva.


INFORME FINAL

25

1.10 SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN TRIBUTARIA LOCAL

El análisis normativo muestra que a partir del artículo 32 de la ley 14 de 1983 existe

el Impuesto de Industria y Comercio a favor de los distritos o municipios. Este

impuesto grava toda actividad industrial, comercial o de servicios que se realice en

el distrito o municipio, directamente o indirectamente por el responsable, en forma

ocasional o permanente, con o sin establecimientos de comercio, siendo sujetos

pasivos del mismo las personas naturales, jurídicas o las sociedades de hecho.

Así como el RUT existe a nivel nacional, el Registro Tributario Local es el

mecanismo de identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del

Impuesto de Industria y Comercio, cuya inscripción debe realizarse entre los dos

meses siguientes a la fecha de iniciación de operaciones.

El impuesto de industria y comercio está contemplado en el Acuerdo Municipal 022

de 2008, a partir del cual se estableció la obligación que tienen los sujetos pasivos

del impuesto de industria y comercio, de registrarse en la Secretaría de Hacienda

del Municipio a más tardar dentro de los dos meses siguientes al inicio de la

actividad.

Competencia: Entidades territoriales descentralizadas Municipios al tenor del

artículo 32 de la ley 14 de 1983. Estas entidades territoriales deben acoger

mediante Acuerdo Distrital o Municipal el correspondiente tributo y fijar sus reglas

en el propio texto normativo o en decretos reglamentarios.

Requisitos documentales: No existe norma de carácter general que las reglamente,

de manera que cada municipio tiene facultas para reglar el trámite y variar los

requisitos y procedimientos a seguir para tal fin.


INFORME FINAL

26

CAPITULO II

MAPEO INSTITUCIONAL Y LEGAL DEL PROCESO DE CREACIÓN DE

EMPRESAS EN LA CIUDAD DE SEVILLA.

1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO SURTIDO EN LA CIUDAD DE

SEVILLA PARA CREACIÓN DE EMPRESAS.

Esta descripción se realizará en cuatro etapas a través de las cuales se pueda

hacer la relatoría de la vivencia del proceso de creación de empresas por parte de

un empresario de la ciudad en Cámara y en Alcaldía.

Estas etapas son: a.) Información b.) Asesoría c.) Radicación de la solicitud d.)

Seguimiento al proceso.

a. Información

En la ciudad de Sevilla se evidenció la existencia de dos canales para la prestación

de los servicios informativos a los emprendedores. El principal es la Cámara de

Comercio y en algunas ocasiones consultan en la Alcaldía.

Información en Alcaldía:

En la ciudad de Sevilla, cuando los emprendedores requieren información de los

requisitos para crear empresa le informan lo siguiente: A continuación se presenta

el formato que les es entregado:

1. Lo primero que debe conseguir es el certificado de usos del suelo

2. Adjuntar certificado de bomberos

3. Registro mercantil

4. Certificado de sanidad


INFORME FINAL

27

5. Certificado de fumigación

6. Y registrarse en industria y comercio

Esto se lo informan de manera verbal, no se evidencio ningún volante o impreso

que le entreguen al emprendedor.

Se verifico el sitio web de la Administración Municipal de Sevilla y cuentan con un

link de trámites y servicios, se navegó para identificar la posibilidad de realizar

trámites virtuales o información para la apertura de un establecimiento de comercio

y el link no se encuentra operando.

Información en Cámara de Comercio:

En Cámara de Comercio le brindan una información básica al empresario sobre los

requisitos que debe cumplir para registrarse en Cámara, inicialmente, en ese

momento de consulta no le informan sobre los requisitos de ley 232, complementan

datos sobre otros requisitos. A continuación los volantes que le entregan a los

interesados:


INFORME FINAL

28

Volante con requisitos para Persona Natural Volante con requisitos para Persona Jurídica

Se evidencio un link en la página web de la Cámara de Comercio donde exista

información para el trámite de registro mercantil, es de anotar que no se informa

sobre todos los requisitos para la apertura de un negocio en la ciudad.


INFORME FINAL

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b. Asesoría

En Cámara:

La Cámara de Comercio cuenta con una pequeña sala de espera con capacidad

para 7 personas esperando sentadas, no posee sistema de turno para la atención

al público, las personas llegan y van pasando a los puestos de asesoría.

Los usuarios hacen autocontrol del turno y las auxiliares controlan visualmente.

Asesoría Persona Natural:

El emprendedor es atendido de pie, una vez clara la información y la asesoría

sobre los requisitos y documentos necesarios para registrarse y el emprendedor se

encuentra interesado en hacerlo, le solicitan fotocopia cedula y copia del RUT (si lo

tienen), de no tener RUT el empresario debe diligenciar el Pre RUT con un

contador que le cobra $ 8.000 aproximadamente. En Cámara actualmente no le

prestan este servicio.

Si el emprendedor no lleva la copia de la cedula, este debe salir y buscar donde

sacar copia, en la Cámara no se presta este tipo de servicios.


INFORME FINAL

30

Con la copia de la cedula la auxiliar comienza todo el proceso de registro. Proceden

a tomar huella en lector biométrico el SIPREF, según Circular 005 de 2014 de la

superintendencia de Industria y Comercio. Puede ocurrir que no lea la huella y se

verifica con los datos de la cedula en la registraduria. Luego proceden a consulta

de nombre comercial, actividad económica, le ayudan a diligenciar el formulario

RUES, le calculan y liquidan el pago.

Módulos para información, asesoría, radicación y pago de registro mercantil

Le informan al emprendedor que puede pasar al siguiente día mientras se da el

proceso de carga el RUT para hacerle entrega de su primer certificado y su RUT.

En la Cámara de Comercio de Sevilla, los emprendedores realizan todo el

trámite en el mismo modulo, no tiene que desplazarse a otro modulo. Las

auxiliares informan, asesoran, registran, liquidan y recaudan.

Promedio de tiempo del trámite de la persona natural en Cámara: 20 minutos

aproximadamente.


INFORME FINAL

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Asesoría Persona Jurídica:

Una vez obtenido el documento de Constitución según la preferencia del

interesado, ya sea por escritura pública o por documento privado, donde según el

notario la constitución por escritura pública ha disminuido de manera abismal.

Para el caso del emprendedor que lo desea realizar a través de documento

privado, en la Cámara de Comercio le ofrecen un modelo y le dan el correo

electrónico de la directora jurídica y de registro para que el empresario lo pueda

enviar para revisión previa. Revisión que toma máximo un día.

Es de anotar que en notaria no verifican nada del documento privado relacionado

con homonimia, si en Cámara detectan estos problemas le informan al empresario

que es a nivel nacional y que debe hacer cambios en el documento, el

emprendedor debe hacer los ajustes, volver a la notaria, pagar y regresar a la

Cámara.

Gracias a este servicio previo de revisión ofrecido en Cámara, el emprendedor

llega a los puestos de asesoría con el documento debidamente autenticado, se

procede al diligenciamiento del formulario manualmente, sobre las

responsabilidades con la DIAN el emprendedor debe llevar el pre RUT, proceden a

firmar los diferentes documentos, proceden a tomar la huella, a continuación

liquidan el impuesto de registro, (la consultoría resalta que esta Cámara cuenta

con convenio vigente con la Gobernación del Valle para liquidar y recaudar

este impuesto) a continuación se liquidan los derechos de Cámara y el empresario

procede a realizar el pago respectivo.


INFORME FINAL

32

Comprobante de liquidación y pago de todos los derechos en Cámara

Al entregarle la copia de la factura, le informan al empresario que en 2 días hábiles

puede pasar por su certificado de existencia y representación legal y su respectivo

RUT.

Para finalizar le informan y le ofrecen el servicio de registro de libros, le brindan

información sobre la renovación y le recomiendan pasar a la Alcaldía. No se

evidencio consulta de marca ni asesoría sobre los otros requisitos de ley que deben

cumplir los empresarios para operar un establecimiento de comercio.

Se resalta la simplificación de trámites en registro de Cámara, como se puede

observar en la imagen anterior, se liquida todo a través de SIRP, incluido el


INFORME FINAL

33

impuesto de registro. El empresario no debe desplazarse a ninguna otra entidad

como bancos para apertura de cuenta o taquilla de Gobernación para hacer algún

otro tipo de trámite o pago.

Cabe recordar que en la Cámara de Comercio de Sevilla, los emprendedores

realizan todo el trámite en el mismo modulo, no tiene que desplazarse a otro

modulo. Las auxiliares informan, asesoran, registran, liquidan y recaudan a través

del SIRP.

Promedio de tiempo del trámite de la persona juridica en Cámara: 30 minutos

aproximadamente.

En cuanto a la intervención de tramitadores, no fue evidente durante la visita de

campo la presencia de este tipo de servicios. Sin embargo, en la ciudad existen

algunos servicios de intermediación que ofrecen algunos contadores por su

asesoría y trámites.

En Alcaldía:

En cuanto asesoría, se evidencio que el emprendedor puede llegar muchas veces

a Gobierno, Planeación o Hacienda y allí no les brindan asesoría, les indican que

debe acercarse a la Secretaria de Planeación para iniciar con el primer trámite que

es solicitar la factibilidad de usos del suelo, que una vez que cumpla con este

requisito puede continuar con el resto de trámites.

Realmente la asesoría no es muy profunda, se evidencio al hablar con las

diferentes dependencias que no hay una buena unificación de criterios y de

información para brindarle al empresario.


INFORME FINAL

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c. Proceso de consecución de documentos y radicación solicitud

En Alcaldía de Sevilla:

Recordemos entonces los documentos y requisitos que debe reunir el

emprendedor:

1. Lo primero que debe conseguir es el certificado de usos del suelo

2. Adjuntar certificado de bomberos


4. Certificado de sanidad


6. Y registrarse en industria y comercio

Documento 1. Concepto usos del suelo

El proceso inicia por lo general solicitando en la Oficina de Planeación el

certificado de usos del suelo.

El emprendedor debe dirigirse a tesorería, allí le entregan un formato de

consignación, se dirige al banco de Bogotá y paga $ 24.000, luego debe regresar a

tesorería y allí le entregan un recibo de caja.


INFORME FINAL

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Este cobro se encuentra fundamentado en el acuerdo municipal 034 de 2001, art

123, estatuto tributario municipal:

En tesorería le hacen entrega de un formulario de solicitud de concepto de usos del

suelo el cual debe diligenciar y sacar copia, adjuntar el recibo de caja y radícalo en

la ventanilla única.


INFORME FINAL

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Al día siguiente llega la correspondencia a la Oficina de Planeación y el proceso

para expedir la resolución de usos del suelo puede tardar hasta 15 días hábiles.

Una vez lista la resolución, le envían notificación para la entrega de la resolución al

emprendedor que a continuación se presenta:


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El emprendedor debe presentarse en la Oficina de Planeación según lo expresado

en la citación y a continuación procede la auxiliar de la oficina a entregarle la

resolución que a continuación se presenta:


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Al recibir la resolución, procede la auxiliar administrativa a diligenciar y entregar

para firma del emprendedor el formato de notificación personal como evidencia de

entrega:

La consultoría evidencio que la labor de consulta de usos del suelo no la realizan

de manera ocular, todo lo hacen desde la oficina con plano autocad y argis.

Durante la realización de este trámite, no se pueden realizar transversalmente los

otros trámites, el empresario debe esperar el concepto final.

Este es un promedio de usos del suelo expedidos durante 2016:

150 resoluciones x 24.000 $ 3.600.000


INFORME FINAL

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Documento 2. Concepto de seguridad

Una vez obtiene el uso de suelo favorable, el emprendedor debe solicitar la visita

de bomberos para que le expidan el concepto de seguridad, el cual le expiden en

máximo 2 días.

Documento 3. Registro mercantil

Otro paso que debe realizar el emprendedor obtener el registro mercantil el cual le

expiden en máximo 2 días.

Documento 4. Concepto de sanidad

Igualmente debe solicitar el concepto de sanidad y para esto debe hacerlo por

escrito a través de un oficio que contenga el nombre del establecimiento y la

dirección.

Esta visita no la realizan de inmediato, según la funcionaria entrevistada, tienen un

plazo de hasta 30 días hábiles.


INFORME FINAL

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La consultoría deja claro que la funcionaria encargada de estas visitas de sanidad,

tiene claro que su labor debe ser realizada durante la operación del

establecimiento, pero en la Alcaldía lo tienen como un requisito de apertura.

Documento 5. Certificado de fumigación

Como requisito para apertura, le solicitan al empresario un certificado de

fumigación, el cual expide una empresa privada y el tiempo de respuesta es no

más de 2 días.


INFORME FINAL

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Una vez tenga todos estos documentos, el emprendedor debe dirigirse nuevamente

a la oficina de tesorería y allí le hacen entrega del formulario único para establecer

una actividad comercial, debe diligenciar y firmar las casillas iniciales.


INFORME FINAL

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A continuación el emprendedor se debe dirigir a la Oficina de Planeación para que

a que le diligencien y firmen el formulario. Proceso puede tardar hasta 2 días.

Luego el empresario se debe dirigir nuevamente a tesorería para dejar el formulario

con la firma de planeación más los documentos iniciales y en tesorería envían a

Gobierno para que le diligencien y firmen el formulario en el espacio control y

precios, proceso puede tardar hasta 2 días.


INFORME FINAL

43

Luego Gobierno lo devuelve a tesorería para que sea archivado. Contactan al

empresario para que se acerque por su copia del formulario único y para iniciar el

proceso de inscripción a Industria y Comercio.

Finalmente el trámite en industria y comercio inicia con los documentos radicados

anteriormente, de allí verifican en el registro mercantil los activos reportados, ya


INFORME FINAL

44

que pos estatuto de rentas municipal se estableció el cobro de la matricula en

Industria y Comercio así:

Le hacen entregan al emprendedor de un formato de consignación en tesorería,

este debe dirigirse al banco de Bogotá, luego regresa a tesorería y le entregan

comprobante de caja de matrícula en industria y comercio.

A continuación le ayudan a diligencian el formulario de industria y comercio que

contiene la información básica y ya solicitada en otros formularios.

La persona entrevistada menciono que muchas veces a las personas les

entregan la consignación en tesorería pero no vuelven.


INFORME FINAL

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La consultoría realizo un pequeño análisis del mismo proceso de consecución de

documentos y radicación para el municipio de Caicedonia, debido a que este

municipio hace parte de la jurisdicción de la Cámara de Comercio.

Proceso de consecución de documentos y radicación solicitud

En Alcaldía de Caicedonia:

Si bien el proceso es similar en los dos municipios, la consultoría pudo evidenciar

que el proceso es un poco más simple y económico en Caicedonia.

Al indagar por los requisitos para la apertura de un establecimiento, varios

secretarios coincidieron con los siguientes:

1. Usos del suelo



4. Concepto de bomberos

5. Concepto sanitario

6. Tesorería

Requisitos que se informan de manera verbal, porque no se encuentran publicados

ni impresos.

El proceso para el empresario conseguirlos es el siguiente:

Primer requisito, usos del suelo.

En esta oficina ofrecen el servicio de verificación gratuita, si la dirección y la

actividad son factibles le informan que debe adjuntar una copia del impuesto predial

y allí en la misma oficina le diligencian el formulario de solicitud.


INFORME FINAL

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Procede a realizar el respectivo pago para obtener el concepto de usos del suelo,

el cual tiene un valor de $ 13.700

Se evidencio que la labor la realiza en la misma oficina, no realizan visitas oculares.

Usan la cartografía y el POT. Acuerdo 011 de 2015, POT actualizado.

Según el Secretario de Planeación, entregan el certificado de un día para otro.

Promedio certificados expedidos los dos últimos años:

191 certificado en 2015 a $ 13.000 $ 2.483.000

165 certificados en 2016 a $ 13.700 $ 2.260.500

Con el uso del suelo permitido, el empresario debe llevar el concepto a la

Secretaria de hacienda y adquirir el formulario único para establecer una actividad

comercial.


INFORME FINAL

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En tesorería le diligencian los campos iniciales y dependiendo de la actividad,

comienza a rotar por las dependencias que tienen competencia con la actividad

económica.

Esto puede tardar hasta 20 días rotando internamente de dependencia en

dependencia logrando las firmas de los Secretarios de despacho y la Alcaldesa.

Paralelamente el empresario puede ir consiguiendo los otros requisitos como

registro mercantil, concepto de seguridad, concepto de sanidad y certificado de

fumigación

Sobre este formulario al indagar que normatividad local fundamenta este tipo de

trámite y nadie supo mencionarlo, manifestaron que así ha sido siempre esto aplica

para los dos municipios SEVILLA Y CAICEDONIA.

Cuando el formulario único está listo con todos los vistos buenos, le informan al

empresario que se acerque a la Secretaria de Hacienda y adjunte los otros

requisitos y documentos para proceder a diligenciar el formulario de industria y

comercio el cual no tiene ningún costo.

En tesorería le solicitan presentar declaración de renta o certificado de ingresos

firmado por contador para cálculos del impuesto de industria y comercio.

En cuanto a la Secretaria de Gobierno, durante la entrevista se evidencio que esta

dependencia tiene clara que su función, que esta debe ser durante la operación

con base en la ley 232.

Sin embargo la secretaria de gobierno debe firmar el formulario único para la

inscripción o apertura de un establecimiento de comercio.


INFORME FINAL

48

d. Seguimiento del trámite

En Cámara:

La Cámara de Comercio de Sevilla, no cuenta con ninguna herramienta para el

seguimiento al trámite, el empresario puede llamar a verificar el estado del mismo.

En Alcaldía:

La administración municipal de Sevilla, no cuenta con ningún sistema de consulta

de trámites de manera virtual.

El empresario debe estar preguntando o lo contacta de cada dependencia como va

su trámite o asignación de visita para la expedición de cada uno de los conceptos o

certificados exigidos para poder adjuntarlos todos y radicar el paquete completo en

archivo.

Una vez radicado, el emprendedor podría esperar hasta 30 días para culminar sus

trámites.


INFORME FINAL

49

2. RESUMEN DE ESTATUS DE LOS TRÁMITES EN LA CIUDAD DE SEVILLA

De acuerdo al relato anterior, la matriz que resume el comportamiento del trámite

tanto a nivel de trámites legales como extralegales es la siguiente:

Tabla No 1 Estatus jurídico trámites de la ciudad

TRAMITES

Se realiza en la ciudad

NORMA QUE LO SUSTENTA

ENTIDAD QUE LO RELIZA

SI No

CONSULTA DE NOMBRE PREVIO A LA CONSTITUCION DE ESCRITURAS

(PARA PERSONAS JURIDICAS)

X Código de Comercio, artículo 35. CÁMARA DE COMERCIO

SUSCRIPCION DE LA MINUTA PUBLICAS

X Código de Comercio, artículo 110 y decreto 960 de 1970

artículos 12 y 13

NOTARIA

PROTOCOLIZACION DE LAS ESCRITURAS PUBLICAS

X Decreto ley 960 de 1970, articulo 22

NOTARIA

SUSCRIPCION DE LA MINUTA PRIVADA

X Ley 1429 2010, ley 1258 de 2008, ley 1014 de 2006

CÁMARA DE COMERCIO

Notaria, autenticación

CONSULTA DE NOMBRE PARA PERSONAS NATURALES

X Código de Comercio, artículo 35. CAMARA DE COMERCIO

INSCRIPCION EN REGISTRO MERCANTIL

X Código de Comercio, artículo 26, 28, num. 1,9 y artículo 40 y 45.

Ley 6 de 1992. Artículo 124. Decreto 393 de 2002 artículo 26

CAMARA DE COMERCIO

MATRICULA MERCANTIL DEL ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

X Código de Comercio, artículo 26, 28 num. 1 y 6. Ley 6 de 1992 artículo 124. Decreto 393 de

2002 artículo 23, 26 y 27. Artículo 45.

CAMARA DE COMERCIO

PAGO DE IMPUESTO DE REGISTRO X Ley 223 del 20 de diciembre de1995

Ley 788 del 27 de diciembre de 2002

Ordenanza 268 de diciembre 17 2008

GOBERNACION DEL VALLE


INFORME FINAL

50

OBTENER EL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN

LEGAL

X Código de Comercio, artículo 30 y decreto 393 de 2002. Art. 28

CAMARA DE COMERCIO

INSCRIPCION DE LIBROS DE COMERCIO

X Código de Comercio, artículo 28 num. 7 y 39.

Decreto 393 de 2002 articulo 26.

Decreto 1868 de 2008 Art. 1 y Dec. 1878 de 2008 Art. 2

Resolución 435 de abril de 1993 de la SIC.

Decreto 019 de 2012.

CAMARA DE COMERCIO

INSCRIPCION EN EL REGISTRO UNICO DE PROPONENTES

X Ley 80 de 1993 art. 22. Ley 6 de 1992 art. 24 decreto 393 de

2002, art. 2 y 29.

Decreto 764 de 2012.

CAMARA DE COMERCIO O VIA VIRTUAL POR PAG

WEB.

EXPEDICION DEL NIT X Estatuto Tributario, artículos 555-1 y 555-2

Resolución 12383 de 2011( Dian)

CAMARA DE COMERCIO

INSCRIPCION DEL RUT X Estatuto Tributario, artículos 555-1 y 555-2

Resolución 12383 de 2011( Dian)

CAMARA DE COMERCIO

INSCRIPCION DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

X Ley 14 de 1893 art. 32

Estatuto tributario, acuerdo 034 de 2001 art. 25

SECRETARIA DE HACIENDA

CERTIFICACION DE USO DE SUELO X Acuerdo 008 de 2003 Plan de Ordenamiento Territorial.

Acuerdo Nro. 034 de 2001 art. 123.

SECRETARIA DE PLANEACION

NOTIFICACION DE APERTURA DE ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

A PLANEACION

X Ley 232 de 1995, artículo 2. SECRETARIAS DE PLANEACION Y

GOBIERNO

CONSULTA DE MARCA X - Código de Comercio

- Circular Única

- Decreto 2153 de 1992, Artículo 14

- Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad

Andina

SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y

COMERCIO


INFORME FINAL

51

Por su parte, con base en lo expuesto, el relevamiento de los trámites extralegales

se puede resumir en la siguiente matriz:

Tabla No 2 Estatus jurídico trámites adicionales en la ciudad

TRAMITES EXTRALEGALES Tiene algún fundamento en la normatividad local?

NORMA EN LA CUAL EL

MUNICIPIO FUNDAMENTA EL

SUSTENTO DEL TRÁMITE

ENTIDAD QUE LO REALIZA TIEMPO COSTO DIRECTO

SI NO Diga nacional,

departamental o local

Certificación de uso de suelo

X Acuerdo 008 de 2003 Plan de

Ordenamiento Territorial.

Acuerdo Nro. 034 de noviembre de

2001 art. 123.

Secretaria de Planeación 15 días $24.000 una sola vez, renovable

Certificado de seguridad X Ley 1575 de 2012 art. 42

Resolución 0661 de 2014

Cuerpo de Bomberos Voluntarios

2 día Tienen establecidas unas tarifas.

$ 50.000 promedio

Inscripción en el impuesto de industria y comercio

X Secretaria de Hacienda 1 día $ 400.000

Certificado de fumigación X Empresas privadas 2 día $ 57.000

Formulario único para inscribir una actividad

comercial

X Secretaria de Hacienda 1 día $ 0

Como se observa, las evidencias encontradas en la ciudad, se realiza la exigencia

de 5 trámites y-o documentos adicionales a los obligatorios definidos por la

normatividad legal que son exigidos a nivel local por normas locales, requisitos

adicionales o en interpretación de normas nacionales.

Llama la atención que estos trámites son exigidos para la apertura del

establecimiento.


INFORME FINAL

52

A continuación se presenta el comportamiento de los trámites para creación de

empresas identificados en las descripciones anteriores:

Tabla No 3 Tabla maestra resumen de trámites de creación de empresa en Sevilla

PASO ENTIDAD CONTACTOS MINIMOS

QUE GENERA

DESCRIPCION DE LOS CONTACTOS

REQUISITOS

EXIGIDOS

DOCUMENTOS

EXIGIDOS

No. DIAS ACTUALES

INFORMACIÓN Cámara de Comercio y/o

Alcaldía

2

Cámara o Alcaldia información

personalizada.

Ninguno Ninguno 1

ELABORAR MINUTA DE CONSTITUCIÓN

No aplica 0 Ninguno Ninguno 0

PAGO DE DERECHOS

NOTARIALES Y TOMA DE FIRMAS

Notaría 1 - Pagar derechos notariales y firmar

escritura

Presentación personal

Documento de identificación

1 día

OBTENCIÓN DE COPIA DE

ESCRITURA

Notaría 1 Recoger documento Pago de derechos de

copia

Recibo de pago 1 día

CONSULTA DE HOMONIMIA

Cámara de Comercio

1 Solicitud de información del RUE en Ventanilla

Ninguno Ninguno 1 día

LIQUIDACIÓN Y PAGO DE IMPUESTO

DEPARTAMENTAL DE REGISTRO Y

PAGO DE ESTAMPILLA

Cámara en convenio con

la Gobernación

1 Solicitud de liquidación en cámara

Ninguno Presentación del documento privado o público.

1 día

DILIGENCIAMIENTO DEL PRERUT

Café internert 1 Diligenciamiento de información del Prerut

Presentación personal o en

su defecto poder de

notaria para delegar

Documento de identidad

1 día

COMPRA DE FORMULARIO

PARA INSCRIPCIÓN EN REGISTRO

Cámara de Comercio

1 - Asesoría

- Pago de formulario y reclamo del formulario

Ninguno Ninguno 1 día


INFORME FINAL

53

DILIGENCIAMIENTO Y RADICACION DE

DOCUMENTOS PARA REGISTRO Y CONSTITUCION

Cámara de Comercio

1 Entrega de documentos y pago de derechos en

la misma ventanilla

Presentación personal-o apoderado

- Copia de Escritura o documento

privado

- Formularios debidamente diligenciados

- Prerut

-Comprobante de pago de impuesto

departamental de registro

2 días

Hábiles siguientes entre la fecha

de recibo de los

documentos y la expedición del mismo.

1 día para

persona natural

OBTENCIÓN Y PAGO DEL

CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y

REPRESENTACIÓN LEGAL

Cámara de Comercio

1 -Pagar los derechos de certificado y obtener el

certificado

Presentación Del

representante legal o

apoderado

Recibo de pago 1 día.

FORMALIZACIÓN DEL RUT

Cámara de Comercio

1 - Realizar presentación personal

Haber realizado el trámite en Cámara de Comercio

Ninguno

1 día

MATRICULA EN INDUSTRIA Y

COMERCIO AVISOS Y TABLEROS

Secretaría de Hacienda Municipal

3 - Presentar los documentos solicitados

en tesorería

- consignar en banco

- regresar a tesorería

Cumplir con los usos del

suelo

- Concepto usos del suelo

- Registro mercantil

- certificado de fumigacion

- Certificado de bomberos

1 día

SOLICITUD Y PAGO DEL CERTIFICADO DE USO DE SUELO

Secretaría de Planeación

5 - Informarse en oficina del trámite

- Reclamar en tesorería consignación

- Realizar consignación en banco

-entregar consignación en tesorería

- Radicar la solicitud con recibo de pago en

la ventanilla.

Cumplir las normas de uso

de suelo exigidas por las normas

locales

- Solicitud diligenciada

- Comprobante de pago del certificado

1 día


INFORME FINAL

54

OBTENER EL CERTIFICADO DE USO DE SUELO

Secretaría de Planeación

1 -Reclamar la resolución Cumplir las normas de uso

de suelo exigidas por las normas

locales

-citación 15 días

OBTENER EL FORMULARIO

UNICO DE INSCRIPCION

Tesorería municipal

3 -reclamar en tesorería y firmar

-firma en la oficina de planeación

-reclamar el formulario con los vistos buenos

Pago del certificado de usos del suelo

Concepto de usos del suelo favorable

3 días

OBTENCION DEL CONCEPTO DE

SANIDAD

Secretaría de Salud

1 - Solicitar la visita Ninguno -usos del suelo

-registro mercantil

30 días

OBTENCION DE CERTIFICADO DE

FUMIGACION

Empresa privada

1 -solicitar visita Ninguno Ninguno 2 días

OBTENCION DEL CONCEPTO DE

SEGURIDAD

Cuerpo Voluntario de

Bomberos

2 - Solicitar visita

-reclamar concepto

Ninguno Ninguno 2 días

SOLICITUD Y PAGO DE REGISTRO DE

LIBROS DE COMERCIO

Cámara de Comercio

1 - Presentar la solicitud por escrito firmada por el representante legal o el comerciante y pagar

los derechos de inscripción

Estar inscrito en Cámara de

Comercio

- Carta formal de la empresa

1 día

RECLAMO DE LIBROS DE COMERCIO

REGISTRADOS

Cámara de Comercio

1 - Reclamar los libros Estar inscrito en Cámara de

Comercio

- Recibo de pago

3 días desde la fecha de radicación de

solicitud hasta su reclamo.

SOLICITUD DE REGISTRO EN EL

REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES

Cámara de Comercio

2 - Información sobre el proceso

- Radicación de solicitud

Los que proceden

según el tipo de inscripción

y actividad

- Según la actividad de la

empresa

1 día (una vez listos los docume

ntos soporte)

OBTENCIÓN DE CERTIFICADO DE

REGISTRO DE PROPONENTES

Cámara de Comercio

1 Obtención de certificado

Los que proceden

según el tipo de inscripción

y actividad

- Según la actividad de la

empresa

5 a 10 días


INFORME FINAL

55

En cuanto a los costos asociados a los trámites referenciados anteriormente, se

puede presentar el siguiente resumen, con base en el comportamiento de los

costos en la región. Se incluye un costo de intermediación, el cual se calculó con

base en los precios del mercado para servicios de tramitación, levantados durante

el trabajo de campo de la consultoría:

Tabla No 4 Detalle de costos de creación de empresa en Sevilla

PASOS PERSONA NATURAL PERSONA JURÍDICA

INFORMACIÓN $2.000 PASAJE $2.000 PASAJE

ELABORAR MINUTA DE CONSTITUCIÓN $ 0

PAGO DE DERECHOS NOTARIALES Y TOMA DE FIRMAS

$2.000 PASAJE

$77.350

Bajo el supuesto de 2 firmas

OBTENCIÓN DE COPIA DE ESCRITURA

$ 73.800

$2.000 PASAJES

DILIGENCIAMIENTO DEL PRERUT

CAFE INTERNET

$ 0

$2.000 PASAJES

$ 0

$ 2.000 PASAJES

LIQUIDACIÓN DE IMPUESTO DE REGISTRO

$2.000 PASAJES

PAGO DE IMPUESTO DE REGISTRO

$ 0

$126.000 IMPUESTO

$4.450 ESTAMPILLAS

CONSULTA DE HOMONIMIA $ 0 PASAJES $ 0 PASAJES

COMPRA DE FORMULARIO PARA INSCRIPCIÓN EN REGISTRO

$ 0 PASAJES $ 0 PASAJES


INFORME FINAL

56

MERCANTIL $4.800 FORMULARIO $4.800 FORMULARIO

DILIGENCIAMIENTO Y RADICACION DE DOCUMENTOS PARA REGISTRO (PARA

ACTIVOS DE 20.000.000)

REGISTRO $ 231.000

$116.000 REGISTRO ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

REGISTRO $116.000

$231.000 REGISTRO ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

RESGITRO DOCUMENTO $36.000

OBTENCIÓN Y PAGO DEL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN

LEGAL

$2.000 PASAJES

$2.400 DERECHOS

$2.000 PASAJES

$4.800 DERECHOS

FORMALIZACIÓN DEL RUT $ 0 $0

SOLICITUD DE INSCRIPCION EN REGISTRO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

AVISOS Y TABLEROS

$2.000 PASAJES

$ 400.000 INSCRIPCION

$2.000 PASAJES


SOLICITUD Y PAGO DEL CERTIFICADO DE USO DE SUELO

$2.000 PASAJES

$24.000 CERTIFICADO

$2.000 PASAJES

$24.000 CERTIFICADO

OBTENCION DE CERTIFICADO DE USO DE SUELO

$2.000 PASAJES $2.000 PASAJES

SOLICITUD DE REGISTRO Y PAGO DE LIBROS DE COMERCIO

$2.000 PASAJES


RECLAMO DE LIBROS DE COMERCI O REGISTRADOS

$2.000 PASAJES

CERTIFICADO DE FUMIGACION $ 57.000 CERTIFICADO $ 57.000 CERTIFICADO

CERTIFICADO DE SEGURIDAD $ 50.000 CERTIFICADO $ 50.000 CERTIFICADO


INFORME FINAL

57

$ 2.000 PASAJES $ 2.000 PASAJES

SOLICITUD DE REGISTRO EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES

$2.000 PASAJES

REGISTRO $461.000

$2.000 PASAJES

REGISTRO $461.000

OBTENCIÓN DE CERTIFICADO DE REGISTRO DE PROPONENTES

$2.000 PASAJES

$41.000

$2.000 PASAJES

$41.000

SUBTOTAL SIN RUP $ 899.200 $ 1.240.200

SUBTOTAL CON RUP $ 1.405.200 $ 1.746.200

COSTOS DE TRAMITADORES $100.000 $100.000

Nota: los valores son calculados en la persona natural en caso de requerir el RUP.

Para la persona jurídica en caso de necesitar el RUP y con la realización de

escritura pública.


INFORME FINAL

58

3. ANÁLISIS JURÍDICO DE LOS TRÁMITES IDENTIFICADOS. ANÁLISIS LEGAL

DE SOPORTE NORMATIVO DE LOS MISMOS.

La Consultoría realizó el relevamiento jurídico de los trámites obligatorios de la

normatividad nacional en el Capítulo I del presente informe, razón por la cual a

continuación nos concentraremos únicamente en el relevamiento legal de los

trámites extralegales que hacen presencia en la ciudad de Sevilla, según los

hallazgos de la Consultoría.

Si bien, a partir de la expedición de la ley 232 de 1995 –artículo 1-, el legislador

prohibió a las autoridades de toda índole e instancia, la exigencia de licencias o

permisos para la apertura de establecimientos de comercio o para continuar con su

actividad en caso de que ya la estuvieren ejerciendo, así como la exigencia de

cualquier requisito no previsto directamente por el legislador. En consecuencia, a

partir del año 1995 no es posible condicionar la creación o el funcionamiento de los

establecimientos a la obtención de documento alguno, pues todos los aspectos de

cumplimiento de estándares o de obligaciones legales pasaron a ser competencia

de verificación in situ y ex post a la creación.

A su vez, el decreto reglamentario 1879 de 2008 –artículo 1- señaló taxativamente

los requisitos documentales que pueden exigir las autoridades municipales para

efectos de ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control que les

corresponden, es decir, aquellos que debe tramitar el empresario con el fin de

tenerlos como prueba de cumplimiento frente a cualquier autoridad de inspección,

vigilancia y control.

Este mismo decreto, en su artículo 2 especificó que sólo es viable exigir el

cumplimiento de determinadas condiciones de funcionamiento en el

establecimiento una vez este haya iniciado operaciones, y que esta función de


INFORME FINAL

59

verificación no se cumple mediante la exigencia de conceptos, certificados o

constancias distintas a las previstas por el legislador en la ley 232 de 1995.

Así mismo, el artículo 3 del mencionado decreto 1879 determina que es una

elección del empresario solicitar o no la expedición de conceptos y que ellos no

deberán tener costos alguno. Y el artículo 5 ibídem determinó que ninguna

autoridad nacional, departamental, distrital o municipal puede crear o adicionar

requisitos que condicione la apertura o el funcionamiento de establecimientos

comerciales o de los abiertos al públicos, sin perjuicio de las visitas oficiosas de

control que deban efectuar las autoridades para la inspección, vigilancia y control

de normas y estándares generales o específicos de operación.

De acuerdo con todo lo anterior, la descripción detallada del proceso de creación

de empresas en la ciudad de Sevilla, presenta la siguiente exigencia extralegal y/o

distorsión en cuanto a su aplicación práctica jurídica. Veamos:

3.1 CERTIFICADO DE USO DEL SUELO

a. Exigencia violatoria del ordenamiento jurídico y/o práctica que distorsiona

su aplicación:

En esta ciudad, la Alcaldía Municipal exige la obtención de este certificado como

condición anterior al Registro Mercantil y como primer y principal requisito o

documento antes de abrir el establecimiento de comercio. Este certificado tiene un

costo de $24.000 pesos según el acuerdo municipal 034 de 2001 art. 123, que para

el caso de Sevilla el uso del suelo lo expiden a través de una resolución.


INFORME FINAL

60

Los funcionarios a cargo del trámite identificaron como normas que sustentan la

exigencia del concepto y su respectivo pago las siguientes normas: i) Acuerdo 034

de 2001 estatuto tributario. ii) Acuerdo 008 de 2003 POT.

Sin perjuicio del relevamiento normativo reseñado por los funcionarios, la

Consultoría encontró que el Acuerdo Municipal 034 de 2001 en el capitulo X: tasa

por servicios, derechos y aprovechamientos, específicamente en su artículo 123:

expedición de certificados de compatibilidad de usos del suelo para

establecimientos comerciales, establece las tarifas autorizadas para diferentes

cobros entre ellos el cobro de los certificados de ubicación y usos del suelo,

constituyéndose en la base normativa de este cobro tarifario en Sevilla; ítem que no

se ajusta al ordenamiento nacional vigente, ya que desde la expedición del decreto

2150 de 1995 quedó prohibida la exigencia de cualquier permiso o licencia de

funcionamiento, lo cual incluye aquellos que se encuentran en la etapa de creación

u operación de una empresa o establecimiento.

No obstante lo anterior, aunque el contenido normativo municipal lo autoriza, esta

exigencia –de trámite y tarifa- contraviene lo dispuesto en la ley 232 de 1995 -

artículos 1 y 2- y en el decreto reglamentario 1879 de 2008 –artículos 1,2, 3 y 5-, en

la medida en que condiciona la creación y funcionamiento del establecimiento de

comercio a la obtención de un requisito documental no autorizado por el legislador

y exige el pago de una tarifa para la expedición de un documento que la misma ley

determina como gratuito, con independencia de la denominación que se le dé

constancia, certificación, concepto.

Así mismo, la exigencia de este documento también viola lo dispuesto en el artículo

27 de la ley 962 de 2005, en tanto que no existe autorización legal para que las

autoridades municipales, ni cualquier otra, creen requisitos o exigencias


INFORME FINAL

61

documentales no previstas por el legislador, lo cual ocurre en el caso de Sevilla con

el denominado Certificado de Uso del Suelo.

La Consultoría señala que, en la medida en que la tramitación del concepto o

certificación de uso del suelo, por orden del legislador, dejó de ser un prerrequisito

del proceso de creación y apertura de establecimientos comerciales o de

establecimientos abiertos al público y pasó a ser una condición de permanente

cumplimiento y verificación durante el funcionamiento de los mismos, la Alcaldía

Municipal debe eliminar la exigencia del Certificado de Uso de Suelo y propender

por la integración de mecanismos e instrumentos institucionales e

interinstitucionales, que permitan asegurar desde el primer momento, de manera

previa a la creación del emprendimiento, que este entrará a operar en una

localización permitida por el Plan de Ordenamiento Territorial del municipio, sin

perjuicio de que este pueda ser tramitado a solicitud de parte por el interesado y sin

costo alguno como lo ordena la ley nacional.

En esta línea, las autoridades locales de planeación municipal, así como aquellas

relacionadas con las funciones de inspección, vigilancia y control de los estándares

y condiciones de legalidad señalados por el legislador, deberán habilitar consultas

presenciales y virtuales sobre el uso de suelo, para que, tal como ocurre en el

modelo de simplificación CAE, el empresario, de forma previa a la creación del

emprendimiento comercial, cuente con plena información sobre la posibilidad de

funcionar o no en una determinada localización física a la luz de lo dispuesto en el

Plan de Ordenamiento Territorial.

En esta misma dirección debe avanzarse en cuanto al establecimiento de un

sistema de notificación automática desde la Cámara de Comercio hacia las

autoridades de inspección vigilancia y control, de forma tal que, como ocurre en las

ciudades en las que se ha implementado el modelo de servicio CAE, a partir de la


INFORME FINAL

62

inscripción en el registro y/o de la matrícula mercantil, se comunique la creación de

la nueva empresa para efectos de verificación de condiciones de funcionamiento y

para facilitar el conocimiento y cumplimiento de la obligación de notificación que le

impone a los empresarios el artículo 2 de la ley 232 de 1995.

De esta forma es posible garantizar tanto al empresario como a las autoridades, la

facilitación de herramientas que disminuyen el riesgo de informalidad e

incumplimiento de los aspectos esencial del ordenamiento territorial, evitando re-

procesos, desgastes administrativos y perjuicios económicos para todos los actores

involucrados.

b. Acciones jurídicas requeridas:

Expedición de una instrucción interna por parte de la Alcaldía Municipal, para la

eliminación inmediata de la exigencia de la Certificación de Uso de Suelo para la

apertura y operación de la empresa, establecimientos comerciales o

establecimientos abiertos al público.

Aplicación condicionada de la tarifa creada y autorizada en el artículo 123

denominado expedición de certificados de compatibilidad de usos del suelo para

establecimientos comerciales del Acuerdo Municipal 034 de 2001. En el sentido de

que entre los servicios técnicos de planeación del municipio se cuenta el de

expedición de certificado de ubicación y usos del suelo pero éste no puede ser

cobrado sino para los casos en que expresamente solicitados, así lo haya

autorizado el legislador, lo cual no ocurre para el caso de la apertura y

funcionamiento de establecimientos comerciales y establecimientos abiertos al

público.


INFORME FINAL

63

Suscripción de un convenio interadministrativo entre la Alcaldía Municipal y la

Cámara de Comercio, con el fin de crear o adecuar una herramienta informática de

interoperabilidad, que permita esencialmente: i) realizar, presencial y remotamente,

consultas sobre el uso del suelo en una localización determinada -por coordenadas

o por dirección específica-, con base en el Plan de Ordenamiento Territorial del

Municipio, como requerimiento de información previa al empresario que pretende

crear un nuevo emprendimiento, integrado a los servicios de orientación y asesoría

de la Cámara de Comercio ii) enviar notificaciones por parte de la Cámara de

Comercio hacia las autoridades de inspección, vigilancia y control, sobre

novedades en la creación de nuevos establecimientos comerciales o

establecimientos abiertos al público.

3.2 CERTIFICADO DE SANIDAD


su aplicación:


exigencia del concepto las siguientes normas: i) ley 9ª de 1.979 ii) Decreto 3075 de

1.997.

Si bien le están dando correcta aplicación a la norma y este tipo de certificado o

concepto no tiene ningún costo, la consultoría advierte que este tipo de requisito o

documento no debe ser obligatorio para la apertura del establecimiento de

comercio.

Este tipo de actividades, son necesarias de manera expost tal y como se menciona

en el decreto 1879 de 2008 en Inspección, Vigilancia y Control como lo veremos en

el capítulo respectivo más adelante.


INFORME FINAL

64

b. Acciones jurídicas y/o administrativas requeridas:


eliminación inmediata de la exigencia de la Certificación de sanidad para la

apertura de la empresa, establecimientos comerciales o establecimientos abiertos

al público.

3.3 CERTIFICADO DE BOMBEROS


su aplicación:

La Administración Municipal exige la obtención de este certificado como condición

antes de abrir el establecimiento de comercio. Este certificado tiene un costo que

oscila entre $16.000 y $82.400.


exigencia del concepto y su respectivo pago las siguientes normas: i) ley 1575 de

2012 en su artículo 42. ii) resolución 0661 de 2014.



eliminación inmediata de la exigencia de la Certificación de Bomberos para la

apertura de la empresa, establecimientos comerciales o establecimientos abiertos

al público como lo indica el Art 7 de la Ley 1796 de julio de 2016.


INFORME FINAL

65

3.4 CERTIFICADO DE FUMIGACION


su aplicación:

La Administración Municipal exige la obtención de este certificado como condición

antes de abrir el establecimiento de comercio. Este certificado lo expide una

empresa privada el cual tiene un costo que oscila entre $57.000.

Al indagar sobre la normatividad local sustenta la exigencia de este certificado,

ningún funcionario público supo brindar información al respecto.



eliminación inmediata de la exigencia de la Certificación de Fumigación para la

apertura y operación de la empresa, establecimientos comerciales o

establecimientos abiertos al público, ya que esta exigencia –de trámite y

certificado- contraviene lo dispuesto en la ley 232 de 1995 -artículos 1 y 2- y en el

decreto reglamentario 1879 de 2008 –artículo 5°. Prohibición de creación y

exigencia de licencias, permisos y certificaciones para registro y apertura de

establecimiento. En cumplimiento de lo establecido por las leyes que rigen la

materia, ninguna autoridad del nivel nacional, departamental, municipal o distrital

podrá crear o adicionar requisitos para apertura y funcionamiento de

establecimientos comerciales o abiertos al público salvo lo que expresamente sea

autorizado por el Legislador y reglamentado por el presente decreto.

Lo anterior no obsta para que las autoridades de vigilancia y control realicen –de

oficio– visitas de inspección permanentes, para constatar el cumplimiento de las

normas y regulaciones de la actividad comercial.


INFORME FINAL

66

4. DESCRIPCIÓN DE LAS ENTIDADES PARTICIPANTES EN EL PROCESO. CONDICIONES TECNOLÓGICAS, DE INFRAESTRUCTURA Y DE OPERACIÓN IDENTIFICADAS.

A continuación se presentan los hallazgos en materia de infraestructura, operación

y tecnología de las 7 dependencias que debe visitar el emprendedor para adjuntar

los documentos y requisitos exigidos.

4.1 Cámara de Comercio de Sevilla:

Esta Cámara cuenta con 2 módulos donde se brinda la información, asesoría,

liquidación y recaudo de manera integrada. El sistema de información que apoya el

proceso de registro es el SIRP y el SII de Confecámaras, con el cual se genera el

soporte tecnológico con el proceso de registro. La Cámara de Comercio ha logrado

un proceso de digitalización hasta un 100% en el cargue de expedientes.

En cuanto a la sede de la Cámara de Comercio es apropiada, cuenta con unas

instalaciones pequeñas pero modernas, no existe sistema de asignación de turno y

cuenta con 6 sillas de espera.

La entidad cuenta con una terminal de autoconsulta.

Su estructura en el área de registro se compone así: 1 directora jurídica y de

registros, 2 auxiliares de registro y 1 auxiliar de archivo.

Sede Cámara de Comercio


INFORME FINAL

67

Es de anotar que esta Cámara cuenta con una sola abogada y es su directora

Jurídica y de Registro.

En cuanto a su base empresarial en su jurisdicción que es de dos municipios es la

siguiente:

Sevilla 1.218

Caicedonia 941

Para un total de 2.159 establecimientos de comercio.

4.2 Notaría

En el municipio de Sevilla existen dos Notarías, pero solo una demostró interes en

el proyecto.

Esta Notaria cuenta con una infraestructura adecuada, con excelentes condiciones

tecnológicas.

Las instalaciones de la Notaría en términos generales son adecuadas, tienen un

acondicionamiento físico apropiado para la prestación de un servicio acorde al

modelo CAE.


INFORME FINAL

68

El relevamiento del estatus tecnológico de la Notaría se puede resumir a continuación:

Tabla No 5 Estatus tecnológico de la Notaría

NOTARIA TIENE PAGINA WEB TIENE INTERNET TIENE FIRMA DIGITAL

TIENE ESCANER

NOTARIA PRIMERA SI SI SI SI

4.3 Secretaría de Hacienda

Específicamente para la actividad de industria y comercio, se cuenta con un

módulo de asesoría al contribuyente de Industria y Comercio, proceso que es

apoyado internamente con 2 auxiliares administrativas que brinda información al

empresario en diferentes temas que pueden surtir en la operación de la actividad.

Sede Secretaría de Hacienda Municipal

Para el registro en Industria y Comercio se dispone de una ventanilla para la

entrega de documentos donde el empresario queda registrado de manera

inmediata.

Las instalaciones tienen un nivel de calidad intermedio, sistema de atención sin

turno y sin sillas de espera, con un espacio adecuado para la circulación del

ciudadano.


INFORME FINAL

69

4.4 Secretaría de Planeación

Se encuentra ubicada en el segundo piso de la Alcaldía. Esta dependencia cuenta

con una auxiliar administrativa quien es la encarga de recepcionar la solicitud de

los certificados de usos del suelo, también cuenta con una asistente, contratista, de

apoyo para la ingeniera profesional universitaria encargada de verificar en el POT

la viabilidad del uso del suelo y expedir la respectiva resolución.

Cuentan con buena dotación tecnológica, aunque la consulta del uso del suelo se

realiza manualmente.

Los espacios de atención son relativamente cómodos, allí pueden brindar

información y asesoría al interesado de pie.

Atención Oficina de Planeación

4.5 Secretaria de Gobierno

Igualmente que la oficina de Planeación, está ubicada en el segundo piso de la

Alcaldía. Esta dependencia cuenta con una auxiliar administrativa quien es la

encargada de suministrar información al emprendedor sobre los requisitos que

debe cumplir antes de abrir su establecimiento de comercio.


INFORME FINAL

70

Cuenta con los elementos tecnológicos básicos y la atención la recibe el

empresario de pie.

Atención Secretaria de Gobierno

4.6 Secretaria de Salud

Si bien este municipio no realiza la expedición del concepto de sanidad, los

empresarios deben hacer la solicitud en esta oficina, dependencia que se

encuentra ubicada en el tercer piso de la Alcaldía, cuenta con los elementos

básicos de tecnología y brindan atención al empresario sentado.

Atención Secretaria de Salud


INFORME FINAL

71

4.7 Cuerpo Voluntario de Bomberos

La estación se encuentra ubicada a unas 3 cuadras del parque principal, cuenta

con unas instalaciones básicas, la atención que le brindan al empresario es en una

pequeña oficina y cuentan con los medios tecnológicos básicos.

Estación de Bomberos Voluntarios

El resumen general de las condiciones tecnológicas y locativas de las entidades

analizadas se presenta a continuación:

Tabla No 6 Relación de condiciones operativas de las entidades participantes

RELACIÓN DE ENTIDADES

TECNOLOGIA APLICADA AL

TRAMITE

Manual, sistema, en línea.

INFRAESTRUCTURA. ATENCIÓN EN SEDE.

PERSONAL ASIGNADO A LA ACTIVIDAD. Roles

y número de funcionarios.

Cámara de Comercio Sistema de información

ADECUADA

Sillas de espera

No posee sistema de turno, llamado por voz.

Atención en una misma ventanilla

Se entrega material impreso básico

4 funcionarios en el registro mercantil: 1

directora jurídica y de registros, 2 auxiliares de

registro y auxiliar de archivo

Notaría En línea ADECUADA Sillas de espera

No posee sistema de turno

1 Notario

2 protocolistas


INFORME FINAL

72

Secretaría de Hacienda Municipal

Sistema de información

Desactualizado

BASICA

No posee sillas de espera

No posee sistema de turno

Llamado por voz.

2 auxiliares administrativa

Secretaría de Planeación Municipal

Manual ADECUADA Atención de pie 1 auxiliar administrativa, 1 Ingeniera, 1 asistente

Secretaría de Gobierno Municipal

Manual BASICA Atención de pie 1 auxiliar administrativa

Secretaría de Salud Municipal

Manual BASICA Atención de pie 1 tecnico sanidad, 1

contratista

Cuerpo Voluntario de Bomberos

Manual BASICA Sillas básicas en oficina 1 secretaria y 1 inspector


INFORME FINAL

73

5. DETALLE CUANTITATIVO DEL LEVANTAMIENTO REALIZADO.

Con base en la información extractada en la relatoría levantada hasta el momento, el resumen final del comportamiento del trámite en Sevilla para persona natural o persona jurídica es como sigue. El detalle de estas salidas cuantitativas se puede observar en el siguiente cuadro:

VARIABLE

FIGURA RESULTADO MAPEO

TIEMPO

Entendido como número de días invertidos para las gestiones de creación y constitución de una empresa

PERSONA NATURAL

70 días hábiles

PERSONA JURIDICA

71 días hábiles

INSTANCIAS

Entendido como el número de entidades con las que debe relacionarse el empresario al momento de formalizar las

solicitudes de trámites de creación y constitución de empresa

PERSONA NATURAL

7 entidades

PERSONA JURIDICA

8 entidades

TRAMITES

Entendido como el número de gestiones y formalidades que debe realizar el empresario al momento de crear y constituir su

actividad productiva.

PERSONA NATURAL

8 Trámites

PERSONA JURIDICA

9 trámites

COSTO

Entendido como los costos directos asumidos por el empresario para acceder a los trámites de creación y constitución de

empresa -es decir- costo de los trámites mismos, de formularios, conceptos, tasas, expedientes, copias y anexión de

requisitos del caso. (Para 20.000.000 de activos y actividad restaurante en el centro de la ciudad).

SIN RUP

PERSONA NATURAL

$ 899.200

PERSONA JURIDICA

$ 1.240.200

REQUISITOS

Entendido como las condiciones o prerrequisitos previos a cumplir al momento de la solicitud del trámite.

PERSONA NATURAL

11 requisitos

PERSONA JURIDICA

14 requisitos

DOCUMENTOS

Entendido como los documentos físicos, formularios, copias, certificaciones y demás formalidades físicas exigidas en el

expediente

PERSONA NATURAL

20 documentos

PERSONA JURIDICA

22 documentos

CONTACTOS

Entendido como el número de veces que el Empresario concurre a las ventanillas de atención de las diferentes

entidades involucradas.

PERSONA NATURAL

29 contactos

PERSONA JURIDICA

32 contactos


INFORME FINAL

74


Como se observa del análisis realizado en los puntos referentes al proceso que

debe surtir el emprendedor para crear empresa en la ciudad de Sevilla, existen

muchas oportunidades de mejora, en la medida que:

a. Sin duda los trámites legalmente existentes no se desenvuelven por canales

expeditos y en general, esto termina en la desarticulación del proceso. En esta

medida se está rompiendo el proceso de formalización.

b. Existen trámites que exige la Ley pero que la evidencia indica que no se está

dando cumplimiento a los mismos a nivel local. Por ejemplo, no se encontró

evidencia de que se realicen consulta de marca y notificación de apertura de

establecimiento de comercio.

c. Contradictoriamente a lo anterior, sí se están imponiendo trámites que no tienen

fundamento legal pero que a pesar de ello están siendo obligatoriamente realizados

por el emprendedor, aspecto sobre el cual ya se hizo la correspondiente

explicación en el capítulo anterior.

En este sentido, se considera que existen múltiples posibilidades de mejoramiento

del trámite, a partir de la implementación del Centro de Atención Empresarial CAE

y sus instrumentos tales como la adopción del Portal Nacional de Creación de

Empresas, la vinculación de los trámites al modelo de Ventanilla Única de la

Cámara de Comercio, la articulación de los mismos a través de un proceso único,

la eliminación de trámites no legales y a cambio, su paso a un modelo de control ex

post a partir de la implementación del modelo de vigilancia, inspección y control de

empresas.

El modelo CAE ofrece múltiples posibilidades relativas a los trámites analizados, de

manera que se hace eficiente el proceso de información, asesoría, radicación del

trámite y seguimiento al mismo hasta su culminación.


INFORME FINAL

75

Por un lado, es posible mejorar el proceso informativo a partir de la integración del

proceso al Portal de Cámara y al Portal CAE. Adicionalmente, con la puesta en

operación del modelo informativo CAE en la sede de la Cámara de Comercio, se

logra compactar y hacer consistente el proceso informativo.

Del lado de asesoría, igualmente se logra incorporar tanto una atención

personalizada específicamente para los emprendedores como un sistema de

atención en línea que permite la interacción permanente.

Ya para los trámites específicos, es posible mejorar con base en los siguientes

valores agregados del modelo CAE:

a. Minuta de escrituras: Se podrá realizar de manera virtual entre Notarías y

ciudadanos gracias a la plataforma CAE. Se podrán evitar presencialidades en el

proceso de corrección de las escrituras.

b. Consulta de homonimia: Se puede asegurar un proceso de consulta en línea

que habilite esta información del proceso notarial.

c. Consultas de uso de suelo, CIIU y tarifas, además de seguimiento al trámite,

todo ello a través de un proceso en línea.

d. Acceso a la consulta de marca de la Superintendencia de Industria y

Comercio.

e. Aprovechamiento de la capacidad instalada para realizar el trámite integral

del NIT que en el modelo simplificado supone: i) Asistencia al empresario para

el diligenciamiento del Prerut en la sede ii) Solicitud del NIT a través de Cámara de

Comercio y iii) Formalización del RUT con el NIT ya asignado en Cámara de

Comercio, esto es, la impresión del documento definitivo con la correspondiente

firma de refrendación de validez del mismo.


INFORME FINAL

76

f. Realización del trámite simultáneo en Cámara de Comercio de los siguientes

temas de creación de empresa:

* Consulta de homonimia, marca, uso de suelo, CIIU

* Registro de la empresa

* Registro de su establecimiento de comercio

* Obtención de NIT

* Liquidación y pago del impuesto de registro

* Inscripción en el Registro Tributario Municipal

* Notificación de apertura de establecimiento a Planeación y Gobierno Municipal

* Compra y registro de libros de comercio

* Registro Único de Proponentes

* Certificado de existencia y representación legal

* Libros de comercio debidamente inscritos

g. Alerta de registro de nuevas empresas: con la implementación del CAE las

autoridades sanitarias, de bomberos, Planeación y Gobierno podrán sustituir los

conceptos previos, se podrán vincular a un proceso de inspección, vigilancia y

control ex post debidamente.

Como se observa, se logra regularizar el tema de notificación de apertura de

establecimientos y consulta de marca, aspectos hoy desprotegidos en la Ciudad de

Sevilla, pese a su obligatoriedad legal.

Por último, se eliminan de tajo los trámites extralegales referenciados, generando

un alivio sustancial a los empresarios, pero de paso logrando que las autoridades

responsables del control puedan realizar una actividad más eficiente con base en


INFORME FINAL

77

una retroalimentación directa del proceso de registro de nuevas empresas hacia las

entidades responsables de ese control.

Obviamente existe una mejora sustancial para el emprendedor en términos de

tiempo, reducción de costos directos e indirectos y trámites.

8. CONCLUSIONES DEL DIAGNÓSTICO.

A continuación se presenta el balance final del comportamiento de la ciudad de

Sevilla y el análisis de distorsión respecto al proceso CAE a nivel nacional. Para

ello, se presenta la matriz de comportamiento de la ciudad vs. La meta de

implementación CAE.

Expectativa de mejora con la implementación del modelo CAE en Sevilla

VARIABLE FIGURA RESULTADO MAPEO META CON

IMPLEMENTACIÓN DEL CAE

TIEMPO

Entendido como número de días invertidos para las gestiones de creación y constitución de una empresa

PERSONA NATURAL

70 días hábiles 1 día

PERSONA JURIDICA

71 días hábiles 2 días

INSTANCIAS

Entendido como el número de entidades con las que debe relacionarse el empresario al momento de

formalizar las solicitudes de trámites de creación y constitución de empresa

PERSONA NATURAL

7 entidades 1 entidad

PERSONA JURIDICA


TRAMITES

Entendido como el número de gestiones y formalidades que debe realizar el empresario al

momento de crear y constituir su actividad productiva.

PERSONA NATURAL

8 Trámites 1 tramite

PERSONA JURIDICA

9 trámites 1 tramite


INFORME FINAL

78

COSTO

Entendido como los costos directos asumidos por el empresario para acceder a los trámites de creación y

constitución de empresa -es decir- costo de los trámites mismos, de formularios, conceptos, tasas,

expedientes, copias y anexión de requisitos del caso. (Para 20.000.000 de activos y actividad restaurante en

el centro de la ciudad).

SIN RUP

PERSONA NATURAL

$ 899.200 $358.200

PERSONA JURIDICA

$ 1.240.200 $ 699.200

REQUISITOS

Entendido como las condiciones o prerrequisitos previos a cumplir al momento de la solicitud del

trámite.

PERSONA NATURAL

11 requisitos 1 requisito

PERSONA JURIDICA


DOCUMENTOS

Entendido como los documentos físicos, formularios, copias, certificaciones y demás formalidades físicas

exigidas en el expediente

PERSONA NATURAL

20 documentos 1 documento

PERSONA JURIDICA

22 documentos 2 documentos

CONTACTOS

Entendido como el número de veces que el Empresario concurre a las ventanillas de atención de las diferentes entidades involucradas en el proceso

desde el inicio hasta la terminación del trámite

PERSONA NATURAL

29 contactos 1 contacto

PERSONA JURIDICA


La forma de lograr este resultado será a partir de la intervención de los trámites de

la siguiente manera:

Intervención de los trámites mapeados para implementación del CAE en Sevilla

PASOS INTERVENCION

INFORMACIÓN VIRTUALIZACION Y CENTRALIZACION DEL PROCESO EN EL CAE

ELABORAR MINUTA DE CONSTITUCIÓN

VIRTUALIZACION DE LOS CONTENIDOS EN EL PORTAL CAE

PAGO DE DERECHOS NOTARIALES Y TOMA DE FIRMAS

OPTIMIZACION DEL PROCESO REDUCIENDO PRESENCIALIDADES. ACCESO A CONSULTAS PREVIAS VIRTUALES.

OBTENCIÓN DE COPIA DE ESCRITURA

OPTIMIZACIÓN A PARTIR DE LA REMISION DE ESCRITURA CON FIRMA DIGITAL A LA CAMARA DE COMERCIO


INFORME FINAL

79

DILIGENCIAMIENTO DEL PRERUT INTEGRACION A PROCESO ASESOR EN CAMARA DE COMERCIO

CONSULTA DE HOMONIMIA VIRTUALIZACION E INTEGRACION A PROCESO INFORMATIVO UNICO

COMPRA DE FORMULARIO PARA INSCRIPCIÓN EN REGISTRO

ACCESO VIRTUAL AL FORMULARIO A TRAVES DEL PORTAL CAE

DILIGENCIAMIENTO Y RADICACION DE DOCUMENTOS

PARA REGISTRO OPTIMIZACION CON LA REDUCCIÓN DE PRESENCIALIDADES

OBTENCIÓN Y PAGO DEL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y

REPRESENTACIÓN LEGAL OPTIMIZACION A TRAVES DEL ENVIO A DOMICILIO

FORMALIZACIÓN DEL RUT INTEGRACION AL PROCESO DE REGISTRO EN CAMARA DE COMERCIO

SOLICITUD Y OBTENCION DE REGISTRO DE INDUSTRIA Y

COMERCIO LOCAL INTEGRACION AL PROCESO DE REGISTRO EN CAMARA DE COMERCIO

SOLICITUD, PAGO Y OBTENCION DEL CERTIFICADO DE USO DE

SUELO

ELIMINACIÓN DEL CERTIFICADO Y SUSTITUCION POR PROCESO DE CONTROL EX POST

COMPRA DE LIBROS DE COMERCIO (PARA DOS LIBROS)

OPTIMIZACION A TRAVES DEL OFRECIMIENTO DE LIBROS EN LA MISMA CAMARA DE COMERCIO

SOLICITUD DE REGISTRO Y PAGO DE LIBROS DE COMERCIO

INTEGRACION AL PROCESO CAE, CON SOLICITUD SIMULTANEA AL MOMENTO DE REGISTRO

RECLAMO DE LIBROS DE COMERCIO REGISTRADOS

OPTIMIZACIÓN A TRAVES DEL ENVIO A DOMICILIO

SOLICITUD DE REGISTRO EN EL REGISTRO ÚNICO DE

PROPONENTES

INTEGRACIÓN AL PROCESO CAE, CON SOLICITUD SIMULTANEA EL REGISTRO

OBTENCIÓN DE CERTIFICADO DE REGISTRO DE PROPONENTES

OPTIMIZACION CON LA REMISIÓN DEL CERTIFICADO SIMULTANEO AL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL

CONSULTA DE MARCA SE LOGRARIA SU INCORPORACION A TRAVES DE UN MECANISMO VIRTUAL

DE CONSULTA CON LA BASE DE DATOS DE SIC.

NOTIFICACION DE APERTURA DE ESTABLECIMIENTO

SE LOGRARIA SU IMPLANTACION COMO TRAMITE LEGAL Y SU VIRTUALIZACIÓN A TRAVES DE UNA COMUNICACIÓN EN LINEA E

INTEGRADA AL MODELO IVC PARA TODAS LAS ENTIDADES INTERESADAS.


INFORME FINAL

80

VARIABLE FIGURA

Resultado mapeo

SEVILLA

Resultado mapeo

CAICEDONIA

META CON IMPLEMENTACIÓN

DEL CAE

TIEMPO

Entendido como número de días invertidos para las gestiones de creación y

constitución de una empresa

PERSONA NATURAL

70 días hábiles 69 días hábiles 1 día

PERSONA JURIDICA

71 días hábiles 70 días hábiles 2 días

INSTANCIAS

Entendido como el número de entidades con las que debe relacionarse el

empresario al momento de formalizar las solicitudes de trámites de creación y

constitución de empresa

PERSONA NATURAL

7 entidades 7 entidades 1 entidad

PERSONA JURIDICA

8 entidades 8 entidades 1 entidad

TRAMITES

Entendido como el número de gestiones y formalidades que debe realizar el empresario al momento de crear y constituir su actividad productiva.

PERSONA NATURAL

8 Trámites 7 Trámites 1 tramite

PERSONA JURIDICA

9 trámites 8 trámites 1 tramite

COSTO

Entendido como los costos directos asumidos por el empresario para acceder a los trámites de creación y constitución

de empresa -es decir- costo de los trámites mismos, de formularios,

conceptos, tasas, expedientes, copias y anexión de requisitos del caso. (Para

20.000.000 de activos y actividad restaurante en el centro de la ciudad).

SIN RUP

PERSONA NATURAL

$ 899.200 $ 488.700 $358.200

PERSONA JURIDICA

$ 1.240.200 $ 829.700 $ 699.200

REQUISITOS

Entendido como las condiciones o prerrequisitos previos a cumplir al

momento de la solicitud del trámite.

PERSONA NATURAL

11 requisitos 10 requisitos 1 requisito

PERSONA JURIDICA

13 requisitos 12 requisitos 1 requisito

DOCUMENTOS

Entendido como los documentos físicos, formularios, copias, certificaciones y

demás formalidades físicas exigidas en el expediente

PERSONA NATURAL

20 documentos 19 documentos 1 documento

PERSONA JURIDICA

22 documentos 21 documentos 2 documentos

CONTACTOS

Entendido como el número de veces que el Empresario concurre a las ventanillas de atención de las diferentes entidades

involucradas en el proceso desde el inicio hasta la terminación del trámite

PERSONA NATURAL

29 contactos 27 contactos 1 contacto

PERSONA JURIDICA

32 contactos 28 contactos 1 contacto

Comparativo Sevilla Vs Caicedonia


INFORME FINAL

81

CONCLUSIONES DEL COMPARATIVO ENTRE LAS DOS CIUDADES

Es importante recordar que la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Sevilla es

muy pequeña, es de solo dos municipios con la siguiente composición empresarial:

Sevilla 1.218 - Caicedonia 941 Para un total de: 2.159 establecimientos

En términos generales los hallazgos de la consultoría después de indagar sobre el

proceso de creación de empresas en las dos ciudades, encontró que los dos

municipios exigen requisitos y manejan formatos muy similares, pero con costos

muy diferentes como se vio en el comparativo. Finalmente se concluye así:

Sevilla:

Es más complejo y costoso hacer empresa, los tramites son demasiados, hay un

costo demasiado alto para los empresarios y es el de registrarse en Industria y

Comercio, costo que desmotiva la creación de empresa y fomenta la evasión e

incumplimiento de la norma. En materia tecnológica desde la secretaria de

hacienda se encuentra muy desactualizado el software y por ende sus bases de

datos. Sobre el POT, se encuentra desactualizado. En cuanto a IVC es poco lo que

se realiza, solo existe una labor permanente por parte de Sanidad departamental.

Caicedonia:

Es un poco más fácil y con costos razonables para crear empresa, los trámites son

menos complejos. En este municipio no se cobra el registro a Industria y Comercio.

Se percibió un clima de negocios favorable para la creación de empresa donde el

emprendedor le da cumplimiento a la norma. En materia tecnológica desde la

secretaria de hacienda se encuentra actualizada con bases de datos bien

gestionadas. Sobre el POT, se encuentra totalmente actualizado. En cuanto a IVC

realizan la labor con la capacidad instalada que cuentan actualmente.


INFORME FINAL

82

CAPITULO III DIAGNÓSTICO DEL ESQUEMA DE INSPECCIÓN,

VIGILANCIA Y CONTROL EN LA CIUDAD DE SEVILLA

1. CARACTERIZACIÓN, MAPEO INSTITUCIONAL Y DE PROCESOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

A continuación se presenta un diagnóstico del componente de inspección,

vigilancia y control de empresas en la ciudad de Sevilla, como uno de los aspectos

estratégicos a tener en cuenta para el futuro desarrollo del modelo ideal, que

permita la articulación del proceso de creación de empresas con el proceso

inspectivo posterior.

Todo ello parte de la premisa de establecer un mecanismo expedito de integración

de los trámites de la fase de registro inicial con la fase de inspección posterior, a

partir de plataformas informáticas y esquemas de operación que hagan posible la

interoperabilidad entre entidades de registro vs. Entidades de control.

Para poder proponer el modelo de IVC ideal, se propone por lo pronto presentar el

estado actual del proceso, tomando en cuenta que, tal y como se expuso en el

Capítulo anterior, hoy por hoy existen una serie de trámites que se solicitan en la

fase inicial de las empresas pero que en estricto rigor jurídico, deberían

desenvolverse posteriores al registro.

En este sentido, el análisis jurídico de los trámites de este componente ya se

presentó en los capítulos anteriores. Por lo tanto, el énfasis en este capítulo será

desde la perspectiva de proceso interno entre las entidades y capacidad instalada.

Las áreas que se identifican a nivel municipal que participan en la secuencia del

proceso relativo a inspecciones, vigilancia y control son las Secretarías de: Salud,

Planeación, Gobierno y Hacienda, el Cuerpo de Bomberos Voluntario.


INFORME FINAL

83

Dado que no existe un proceso de notificación de empresas ya creadas a nivel de

entidades de registro vs. las demás autoridades, el proceso se desarrolla bajo un

esquema intuitivo, por quejas de la comunidad y enfocado a la certificación formal.

Se percibió poca labor de IVC, prevención y capacitación a los emprendedores. La

entidad que cumple con su labor es la Secretaria de Salud Departamental con el

control en materia de sanidad. La Secretaria de Gobierno tuvo un pequeño intento

de realizar requerimientos de ley 232, pero más que por vigilancia y control por

cumplimiento a un hallazgo de la contraloría.

DESCRIPCIÓN DE LAS ENTIDADES PARTICIPANTES EN EL DIAGNOSTICO:

Como preámbulo a estos hallazgos, es importante resaltar la poca ejecución de

vigilancia y control de la ley 232 de 1995 y a su decreto reglamentario 1879 de

2008 para verificar el cumplimiento de los requisitos ex post a los establecimientos

de comercio.

A continuación se presenta de manera descriptiva la manera como cada una de las

entidades realiza la labor de Inspección, Vigilancia y Control en la ciudad de

Sevilla:

SECRETARÍA DE GOBIERNO

La labor que esta dependencia realiza, según información entregada por los

mismos funcionarios, ha sido muy poca porque no cuentan con los recursos

necesarios. Durante la visita de la consultoría, se pudo evidenciar que para esta

labor se habían contratado 2 personas que alcanzaron a realizar 63 visitas.

Proceso de la visita

Las visitas las realizan dos contratistas, que entregan a los comerciantes el

siguiente documento:


INFORME FINAL

84

Le informan al empresario que dispone de 30 días para que se acerque a las

diferentes dependencias a obtener los documentos necesarios, de acuerdo a los

plazos y el procedimiento establecido en la ley 232.

Al indagar a los funcionarios de esta dependencia sobre el seguimiento,

reconocieron que no lo realizaban a los 30 días exactos y que posiblemente estas

visitas quedan allí en el papel.

Todo se lleva muy manual, las actas no son transcritas a un sistema en Word o

Excel para hacerles seguimiento. El seguimiento es totalmente manual, toman


INFORME FINAL

85

semanalmente la carpeta con las actas u oficios y van verificando que tiempos se

están venciendo.

Por esta misma razón, no hay claridad sobre indicadores de visitas, procesos,

sanciones, etc.

Atención al empresario Inspección de Policía

Se pudo evidenciar finalmente, que la Secretaria de Gobierno no realiza de manera

continua la labor de IVC.

SECRETARÍA DE PLANEACIÓN

Esta dependencia manifestó que en ningún momento, realizan visitas de

Inspección, Vigilancia y Control a establecimientos abiertos al público.

Atención al empresario Secretaría de Planeación


INFORME FINAL

86

Proceso de solicitud y revisión usos del suelo

Este proceso es relativamente simple:

Esta labor la realizan por solicitud del empresario o por requerimiento de ley 232 de

la Inspección de Policía. El empresario se debe dirigir a la oficina de la tesorería y

debe llenar un formato que le entregan allí:

El empresario debe dirigirse a las taquillas del municipio y cancelar $ 24.000 para

obtener el certificado.

La manera como realizan la consulta en esta dependencia es muy manual.

Cuentan con un estatuto urbano a través de acuerdo municipal 020 de 2014, el cual

es su herramienta de verificación y consulta de usos del suelo. La consulta la

realizan a través de ARGIS, autocad y el estatuto urbano.


INFORME FINAL

87

Verifican con la normatividad del POT (norma que esta desde el año 2003 y se

encuentra desactualizada) y procede a expedir la resolución de usos del suelo. Se

reitera, no hacen ningún tipo de verificación en campo.

Según información de las personas entrevistadas, el municipio de Sevilla pretende

realizar la actualización de su POT gracias a la consecución de algunos recursos

por parte de su Alcalde:

SECRETARIA DE SALUD DEPARTAMENTAL DEL VALLE

Sevilla es un municipio de categoría 6ta, debido a esto, la vigilancia y control en

materia de sanidad lo asume la Gobernación del Valle a través de la Unidad

Ejecutora de Saneamiento del Valle del Cauca, quien actualmente asignó 1 técnico

del área de salud y 2 contratistas para realizar las labores de IVC en este

municipio, las cuales tienen una oficina en la Secretaria de Salud Municipal.


INFORME FINAL

88


Esta dependencia cuenta con una base de datos para realizar una programación

anual y mensual de visitas. Estas visitas la realizan por actividades económicas

haciendo énfasis en las actividades de alto riesgo.

Es de anotar que estas visitas y la expedición del concepto no tienen ningún costo

y no exigen ningún requisito, papel o documento.

Las opción para programar la visita es cuando el emprendedor se dirige a la

Secretaria de Salud a solicitar la visita por escrito.


INFORME FINAL

89

Al momento de realizar la visita de IVC, proceden a diligenciar una de las más de

10 actas que manejan, ya que expresaron que dependiendo de la actividad, esta

debe ceñirse a su normatividad, por esto la gran cantidad de formatos.

Luego de diligenciar el acta, el funcionario procede a dejarle una copia al

emprendedor con la evaluación de las condiciones encontradas en el

establecimiento con las siguientes calificaciones: favorable, favorable condicionado,

no cumple. Estas calificaciones van acompañadas de la descripción y

recomendaciones que debe seguir el empresario.

Cuando la evaluación es favorable condicionado, le dan al empresario un plazo de

30 días hábiles para cumplir con las recomendaciones,

La técnica entrevistada manifestó que toda su labor es manual, todo lo envían a la

ciudad de Tuluá para que sea procesada la información que allí recolectan.

Atención al empresario Secretaría de Salud


INFORME FINAL

90

SECRETARÍA DE HACIENDA

Esta dependencia, realizo unas pequeñas labores de vigilancia y control durante el

año 2016.

Según información brindada, se contrataron 1 persona que alcanzo a realizar 200

visitas para identificar si los empresarios se encontraban pagando industria y

comercio, una vez conocida esta información, la intención de la Secretaria de

Hacienda es la de comenzar labores de registro.

CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS

Si bien en el capítulo anterior hablamos sobre el papel que cumple este cuerpo en

el proceso de creación de empresas en la ciudad de Sevilla, esta entidad cuenta

con unas instalaciones cómodas para la atención al ciudadano.


El empresario puede solicitar la visita de manera presencial, telefónica o por

escrito.

Le anuncian al empresario cuando le realizan la visita en no más de dos días

después de solicitarla. Una vez realizada la visita, que puede tardar un promedio de

una hora, le informa al empresario que puede pasar a la oficina de bomberos en un

promedio de 2 días a reclamar su concepto y cancelar el pago respectivo.


INFORME FINAL

91

Tarifas servicios Bomberos Sevilla

En esta dependencia, el seguimiento y control es manual, revisan carpetas,

cuadernos y lo que tengan en su computadora.

Es atípico como en este cuerpo de bomberos el concepto que le expiden al

empresario tiene vigencia hasta los 31 de diciembre de cada año.


INFORME FINAL

92

VID - VENTANILLA ÚNICA DE RECAUDO DE DERECHOS DE AUTOR Y

CONEXOS

La consultoría pudo evidenciar, que esta entidad no hace presencia institucional en

este municipio de ninguna índole.

El interesado debe desplazarse hasta la ciudad de Tuluá o Armenia.

El comportamiento del proceso para las seis entidades mapeadas es el

siguiente:

Estatus de cumplimiento de visitas de inspección Sevilla

RELACIÓN DE ENTIDADES MAPEADAS

REALIZAN VISITAS

SI NO

SECRETARIA DE SALUD DEL VALLE

X

Por solicitud del interesado o por cumplimiento oficioso de sus funciones

de vigilancia y control.

SECRETARIA DE GOBIERNO

X

Por quejas de la ciudadanía, por cumplimiento del ley 232 o por solicitud

de Planeación

SECRETARIA DE PLANEACIÓN X

CUERPO VOLUNTARIO DE BOMBEROS

X

Por solicitud del interesado o por cumplimiento oficioso de sus funciones

de vigilancia y control.

HACIENDA X

VID X

Como se observa, el comportamiento es disímil en la Secretaria de Planeación y

Bomberos y obedece en su gran mayoría a criterios subjetivos que en uno u otro

sentido, riñen con el ordenamiento legal y caen en inconsistencias técnicas que


INFORME FINAL

93

afectan la confiabilidad del proceso y la posibilidad de garantizar la formalidad y el

respeto de las normas por parte de las actividades comerciales.

Ahora bien, analizado el desempeño de las entidades de acuerdo a su nivel de

interoperabilidad y desarrollo de procesos de manejo de información asociada a

cumplimiento de actividades de IVC se puede resumir en el siguiente cuadro:

Nivel de intercambio de información entre entidades de IVC Sevilla

ITEM SECRETARÍA DE GOBIERNO

SECRETARIA DE SALUD

SECRETARIA DE

PLANEACION

HACIENDA BOMBEROS VID

¿Las entidades conocen de las empresas creadas en Cámara de Comercio?

SI NO NO SI NO NO

¿Las entidades comparten o cruzan información? SI

CON PLANEACION

NO

SI

CON GOBIERNO Y

HACIENDA

SI

CON GOBIERNO

NO NO

¿Las entidades realizan censos o actividades de detección de ilegales?

SI SI NO SI NO NO

Las entidades realizan actividades conjuntas de visitas?

SI NO SI NO NO NO

Las entidades tienen algún tipo de retroalimentación con los procesos de registro?

NO NO NO SI NO NO

Como se observa, existe un avance preliminar en actividades de interacción y

unificación de esfuerzos en torno al componente de inspección, vigilancia y control,

pero no se trata de un ejercicio sistemático que integre a todas las entidades y que

se soporte en una plataforma informática eficiente. Esto sería un aspecto a

capitalizar con la integración del proceso al modelo de IVC desarrollado a nivel

nacional por Confecámaras.


INFORME FINAL

94

A continuación vamos a analizar el comportamiento del proceso de frente a su

aplicabilidad frente al proceso formal de registro, las conclusiones son las

siguientes:

Caracterización de las visitas de inspección en Sevilla ENTIDAD NOMBRE DEL

TRAMITE O INSPECCIÓN

PREVIA AL REGISTRO

POSTERIOR AL REGISTRO EN CAMARA DE COMERCIO

TIPO DE ACREDITACION

NORMATIVIDAD Nro. DE VISITAS

SECRETARIA DE SALUD

DEPARTAMENTAL

IVC de los factores de riesgo a los

establecimientos de comercio

X CONCEPTO SANITARIO

a través de un acta de visita

Ley 9ª. De 1979

Dec. 3075/97

1.000

SECRETARIA DE GOBIERNO

Inspecciones de verificación de desarrollo

de actividades y cumplimiento de ley 232

X REQUERIMIENTO Ley 232/95

63

PLANEACIÓN

Verificación usos del suelo

X RESOLUCION USOS DEL SUELO

Ley 232/95

Acuerdo 008/2003 POT

0

HACIENDA

Fiscalización

X ACTA DE INSPECCION

Ley 14 de 1983

Estatuto tributario, acuerdo 034 de

2001

200

BOMBEROS

Inspección de seguridad

X CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES DE

SEGURIDAD

Ley 1575 de 2012 art. 42

410

VID

Pago de derechos de autor

X Comprobante de pago de derechos de

autor

Ley 232/95, Ley 44/93

Decisión 351 del 93 acuerdo de

Cartagena

Ley 23/82

0

Como se observa, se da cumplimiento parcial a la normatividad en cuanto a la

revisión ex post. Igualmente se nota un avance preliminar en actividades de

interacción y unificación de esfuerzos en torno al componente de inspección,

vigilancia y control, pero no se trata de un ejercicio sistemático que integre a todas

las entidades y que se soporte en una plataforma informática eficiente.


INFORME FINAL

95

Ahora bien, desde el punto de vista del desarrollo integral del proceso de vigilancia

y control a establecimientos de comercio por parte de las entidades referenciadas,

los hallazgos de la consultoría se resumen en los siguientes tópicos:

Expectativa de mejora con la implementación del modelo CAE en Sevilla

TRÁMITE O INSPECCIÓN EXISTE SISTEMA DE INFORMACIÓN

HAY SEGUIMIENTO A LAS VISITAS

SE TRABAJA CON VISITAS PROGRAMADAS

IVC de los factores de riesgo a los establecimientos de

comercio NO. SI SI

Inspecciones de verificación de desarrollo de actividades y

cumplimiento de ley 232 NO NO SI

Inspección de seguridad NO NO SI

Verificación usos del suelo NO NO NO

Industria y Comercio NO NO SI

Pago de derechos de autor NO NO NO

En lo que tiene que ver con las condiciones reportadas por estas entidades en materia de servicio, infraestructura y tecnología el resultado es como sigue:

Condiciones operativas en las entidades de IVC Sevilla

RELACIÓN DE ENTIDADES

TECNOLOGIA APLICADA AL

TRAMITE

INFRAESTRUCTURA. ATENCIÓN EN

SEDE.

PERSONAL ASIGNADO A LA

ACTIVIDAD.

Secretaria de Salud MANUAL BASICA POR DEMANDA

1 Técnico

2 contratistas

Secretaria de Gobierno

MANUAL BASICA POR DEMANDA 2 contratistas

Planeación MANUAL ADECUADA POR DEMANDA 1 ingeniero

Hacienda MANUAL BASICA POR DEMANDA 1 contratista

Cuerpo Voluntario de Bomberos

MANUAL ADECUADA POR DEMANDA 1 Inspector


INFORME FINAL

96

2. ESQUEMA DE ARTICULACIÓN EXISTENTE CON EL PROCESO DE CREACIÓN DE EMPRESAS

La evidencia encontrada en Sevilla, es que no existe un proceso articulado de

inspección, vigilancia y control con el proceso de creación y formalización de

empresas. En la práctica, como se evidenció de los hallazgos anteriores, se puede

establecer que cada una de las entidades realizan un proceso por regla general

basado en la obligatoriedad de presentación del certificado de uso de suelo, lo cual

es claramente violatorio de las normas nacionales pero que se constituye en el

mecanismo que se ha diseñado el Municipio para garantizar un control permanente

a las actividades comerciales, con los correspondientes efectos en trámites y

cargas probatorias para el ciudadano.

La carencia de esta articulación en definitiva, crea un ambiente propicio para el

incumplimiento y para impedir un esquema eficaz de control ex post. Ninguno de

los entes de control cuenta así con una información inmediata de empresas

creadas que le puedan ayudar a la generación de procesos de vigilancia

adecuados y enfocados en factores de riesgo.

En esta medida, la implementación de un modelo de IVC en la ciudad sería una

excelente contribución a la consistencia del proceso y a la formalidad de las

empresas y los establecimientos de comercio.

3. ANALISIS DE NORMAS LEGALES VS. PROTOCOLOS DE CONTROL

UTILIZADOS

En Sevilla se observa que a nivel de los protocolos de control utilizados a nivel de

salud y bomberos, están realizando una verificación de ítems pertinentes de

acuerdo a las competencias y a los riesgos que cada una de las entidades tiene

bajo su responsabilidad. En este sentido y en orden a las normas vigentes, en sí


INFORME FINAL

97

mismos los protocolos cumplen en su contenido formal, con los parámetros del

control.

Para la Consultoría, la inconsistencia legal en Sevilla se presenta en un nivel más

macro, al hacer exigibles los certificados, lo cual ya está suficientemente analizado

en los ítems anteriores.

Para una mejora en este sentido, además de la eliminación en sí de los trámites

asociados a estas certificaciones, debe considerarse la posibilidad de especializar

protocolos en función de las actividades económicas y los riesgos, pudiendo con

ello aterrizar durante la visita ítems específicos asociados a la realidad del tipo de

establecimiento visitado.

Igualmente se resalta el avance de esta entidad en materia tecnológica con su

sistema de información.

4. INICIATIVAS EN MARCHA IDENTIFICADAS EN LA CIUDAD PARA LA

MEJORA DEL PROCESO.

No se identificaron iniciativas, por el contrario, se resalta la desarticulación

existente entre las diferentes entidades encargadas de la vigilancia y control del

municipio de Sevilla.


INFORME FINAL

98

5. DIAGNÓSTICO FINAL Y ELEMENTOS RELEVANTES DEL PROCESO DE

INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE EMPRESAS A NIVEL LOCAL

a. Carencia de una plataforma común de intercambio de datos alrededor de

las empresas y del proceso de control.

En la ciudad de Sevilla no existe una plataforma común de intercambio de datos

entre las entidades que tienen a cargo actividades de registro, inspección,

vigilancia y control de empresas, por lo que salvo algunas actividades periódicas de

cruces de bases de datos, las entidades por regla general no tienen forma de

conocer de manera oportuna la apertura de nuevos establecimientos.

b. Procesos manuales para la actividad de seguimiento y alimentación de la

información.

Tal y como se pudo evidenciar en las proformas de control documentadas, el

proceso de recolección de información de las visitas es de manera totalmente

manual en actas y proformas de control, lo que hace engorroso su seguimiento y

demorado su procesamiento de frente a la actividad de control posterior a los

establecimientos que no cumplen con las obligaciones.

En ocasiones, el procesamiento de esta información tarda días e incluso semanas

en el cargue de la información que da lugar a la expedición del documento de

acreditación del caso, sea certificado o concepto, práctica que insiste la Consultoría

debe ser eliminada.

La idea del proceso de IVC es lograr una ficha única por cada uno de los

establecimiento, en un formato magnético que pueda ser de consulta permanente

por cualquiera de las entidades interesadas en actividades de vigilancia y control,

adicionalmente, que esté en condiciones de cargar la información del caso en el

sistema que sea producto de la visita realizada, para futuro acceso a la misma por

parte de las demás entidades.


INFORME FINAL

99

c. Necesidad de fortalecimiento de la actividad interinstitucional de

inspección.

Aunque hay algunas actividades aisladas de trabajo interinstitucional en torno al

control, la práctica generalizada es que cada una de las entidades responsables

hace sus propios procesos de control, con la capacidad instalada disponible.

Con la actuación articulada de las autoridades, basado en mecanismos de control

ex post al registro, sería mucho más eficiente y menos dispendioso para el

interesado.

d. Autogestión de legalidad

La evidencia muestra que es poco lo que las entidades realizan actualmente para

garantizar un esquema de control basado en la promoción de la legalidad y el

cumplimiento de las normas. La tendencia general es que se visita a los

establecimientos por queja o por solicitud y pago (cuando procede) del certificado,

más no por un proceso oficioso de visitas de frente a verificar de manera

permanente las condiciones y transmitir conocimiento y prácticas de autocontrol

que induzcan a un mayor acatamiento de las normas.

Un esquema de IVC debidamente articulado, permitiría descargar a las entidades

de la obligatoriedad de expedición de certificados y visitas formales y a cambio,

transferir esta capacidad instalada en la realización de visitas y jornadas

permanentes de trabajo y transferencia de conocimiento a los establecimientos de

comercio, acompañamiento en la introducción de mejoras al ejercicio de la

actividad.

Esto funcionaría siempre que la consistencia de información de las empresas

creadas se garantice y se pueda contar con una programación inteligente de los

procesos de trabajo en campo y mantenimiento de los datos y hoja de ruta de cada

establecimiento.


INFORME FINAL

100

e. Mejoramiento de procesos informativos previos

Por último, se pudo evidenciar que los procesos informativos previos a la

constitución de la empresa o a la realización de la visita son muy deficientes, pues

el proceso se concentra básicamente en la solicitud del trámite y el cumplimiento

de las formalidades de ésta, más no en el suministro de la información que debe

ser de conocimiento del comerciante sobre los aspectos que debe cumplir durante

la operación del negocio.

Por supuesto, esta situación lleva a reprocesos innecesarios, por cuanto de manera

intuitiva el comerciante realiza los preparativos de su actividad, lo cual será una

inconformidad u observación durante el proceso de visita, alargando el proceso de

aval al ejercicio de la actividad comercial y generando por ende, reprocesos de

visitas y actas que desgastan a las organizaciones.

La idea de un modelo de IVC articulado al Modelo CAE es que permita, desde el

mismo momento de la constitución, el suministro de toda la información pertinente

desde las perspectivas de salud, bomberos, uso de suelo, espacio público, etc.,

con base en el tipo de actividad que va a ejercer, lo cual significará de hecho un

punto de partida para que el comerciante realice las previsiones durante la apertura

de su establecimiento para dar pleno cumplimiento a las obligaciones que le serán

exigidas durante la visita ex post al proceso de registro, que a su vez permitirá el

aval de continuidad del ejercicio de la actividad comercial, novedad de la cual sabrá

el sistema de información IVC para efectos de publicidad de la información hacia

las entidades y hacia el mismo comerciante.

El espíritu del modelo de IVC es lograr que esta información haga parte del

contenido del certificado de existencia y representación legal, sustituyendo así los

certificados específicos por entidad con fecha de caducidad. Esto por supuesto

deriva en una tarea de parametrización de actividades vs. Normatividad para lograr

que el Asesor CAE esté en capacidad de impartir esta información o referenciar los


INFORME FINAL

101

contenidos para consulta directa por parte del interesado a través de los diferentes

canales virtuales.


Tal y como se comporta hoy por hoy el proceso en la ciudad, se observa que

existen posibilidades importantes de mejora que permitirían un proceso inspectivo

local más eficiente, que además de garantizar mayor simplificación al usuario

revierta en mayor legalidad y fortalecimiento del control por parte de las entidades

participantes.

Lo anterior incluye como mínimo las siguientes posibilidades de reforma:

a. Interacción proceso CAE con proceso de IVC: tal y como se prevé en el

modelo liderado por Confecámaras en esta materia, la reforma apuntaría a que a

cambio de la eliminación de conceptos previos o concomitantes al registro, se

pueda generar un proceso de retroalimentación directo desde el mismo momento

de registro, que permita alertar la creación de nuevas empresas y con ello, enfocar

acciones de control ex post sobre las mismas.

b. Programación de visitas: se podrá materializar en la ciudad el esquema de

programación de visitas con base en una plataforma interactiva que a partir de una

codificación de riesgo, enfoque los esfuerzos de control en aquellas actividades con

mayor probabilidad de generar impactos negativos.

c. Administración de las visitas: a cambio de un proceso individual de

programación de visitas por parte de cada entidad con base en fuentes variadas de

información, se podrán integrar las entidades a un módulo de administración que

facilita el ingreso de las mismas por las diversas fuentes de información (quejas,

nuevas empresas, visitas de seguimiento, etc.).


INFORME FINAL

102

d. Cargue de información de novedades en el sistema e integración al

certificado de existencia y representación legal: con la información disponible a

partir de las visitas, se podrán generar expedientes adecuados que faciliten los

seguimientos, reprogramaciones de visitas para verificar cumplimiento de las

recomendaciones y a nivel de acreditación, la disponibilidad de la información de

este tipo en el mismo texto del certificado de existencia y representación legal.

Estas alternativas de mejora deben incluir además el fortalecimiento del equipo

humano destinado a actividades de inspección, su cualificación vía capacitación y

la generación de estándares en materia inspectiva a través de instrumentos,

formatos y proformas de trabajo simplificadas y en lo posible unificadas.


INFORME FINAL

103

CAPITULO IV

PROPUESTAS DE RACIONALIZACIÓN, ELIMINACIÓN E INTEGRACIÓN DE SEVILLA AL

MODELO CAE

1. PROPUESTAS DE RACIONALIZACIÓN, ELIMINACIÓN, INTEGRACIÓN AL

MODELO CAE

La implementación de la reforma CAE en la ciudad de Sevilla demanda acciones

específicas de integración de los trámites notariales, registrales, nacionales y

municipales al modelo previsto a nivel CAE y en paralelo, gestiones de eliminación

de trámites que hoy por hoy tal y como se expuso ha expuesto, están violando la

normatividad nacional en la materia.

A continuación se presenta el detalle de la intervención de los trámites, en orden a

las demandas del modelo de simplificación CAE.

a. Consulta de nombre previo a la constitución de escrituras:

En este caso, a fin de asegurar que el interesado no tenga reprocesos por

consignar en una escritura pública de constitución, un nombre de una empresa ya

existente. Para estos efectos, lo que se propone el modelo CAE es que el

interesado tanto a nivel del Portal CAE como de los servicios ofrecidos por la

Notaría vinculada al modelo en la ciudad, pueda tener información previa que

determine si el nombre postulado puede ser utilizado sin preocupación alguna de

homonimia.

Para estos efectos, el Portal CAE y la base de datos del RUE estarán habilitadas a

nivel local para su integración tanto a nivel de la página web de la Alcaldía como a

los canales informativos y terminales de autoconsulta dispuestos. Esta consulta

mantendrá las características de gratuidad que se previeron desde el diseño

técnico de estos dos servicios (RUE y CAE).


INFORME FINAL

104

Por su parte, la Notaría deberán incorporar dentro de los acuerdos o convenios que

se desarrolle, su disposición a habilitar este servicio de apoyo informativo, en sus

diferentes canales de atención.

Requerimientos de equipos e infraestructura

Disposición de un equipo de cómputo para la asesoría CAE.

Software

Se daría como una habilitación automática tan pronto se integre la ciudad al Portal CAE

Conectividad

No hay requerimientos.

Capacitación

Se deberá realizar un ejercicio de capacitación al Asesor CAE y del personal de la Notaría para articular el proceso informativo.

b. Suscripción de la minuta:

Este proceso se integraría al modelo CAE a través de un proceso de virtualización

de la relación del interesado con el Notario a efectos de configurar el texto de

minuta de su escritura, en caso que opte por esta figura por voluntad propia o

porque no cumple los criterios definidos en la Ley 1014 de 2005. Para estos

efectos, dada la existencia de la plataforma común del Portal CAE, la acción se

concentra en la vinculación de la ciudad al mismo, de manera tal que tanto la

Notaría de la ciudad como los ciudadanos interesados, tengan la opción de

ingresar al sistema central y acceder a los textos de minutas sugeridos con el

modelo de interactividad previsto.

Esto permite que el texto se coloque a consideración de la Notaría en Convenio, se

realice una retroalimentación inteligente vía la plataforma, realizando los ajustes y

solicitudes de corrección del caso y notificando de parte del Notario al interesado,

cuando el documento se encuentra en plenas condiciones para realizar la

presentación personal.


INFORME FINAL

105

En este sentido, dado que la plataforma ya existe, las acciones locales se

concentran en la vinculación de la ciudad al Portal CAE y en la generación de los

acuerdos o convenios con las Notaría de la ciudad interesada para la puesta en

operación del Modelo.

Avanzar en este propósito requiere que a nivel local se asegure por un lado, el

acceso a internet y las condiciones apropiadas a nivel de equipos de cómputo,

además de la asignación de un responsable interno en la Notaría con la

responsabilidad de dar respuesta a las solicitudes que lleguen vía la plataforma con

los estándares de tiempo previstos.

El modelo CAE indica que una vez el interesado radique el documento se debe

respetar un estándar de tiempo de respuesta a la solicitud en máximo 1 día para

revisión de minutas.


La Notaría debe asignar un equipo de cómputo disponible para las actividades CAE.

Software

Es una activación automática del módulo de minutas del Portal, por lo que no son necesarios desarrollos adicionales.

Conectividad

Acceso a internet de banda ancha.

Capacitación

Se deberá realizar actividad de capacitación a funcionarios de la Notaría y de Cámara de Comercio sobre el uso de la aplicación de minutas y sobre los contenidos sugeridos de las mismas.

c. Protocolización de las escrituras públicas

Este trámite se interviene en el modelo CAE, con la integración de la Notaría a un

modelo que permite por un lado, un tiempo de respuesta no mayor a un día entre la


INFORME FINAL

106

aprobación de las minutas y la presentación personal, firma y obtención de copias

de la escritura. Adicionalmente, con el compromiso de la Notaria de la ciudad para

digitalizar las copias de la escritura, remitir tal copia con firma digital a la Cámara

de Comercio, asegurando que este proceso se dé en el mismo lapso de día de la

presentación personal.

Para hacer efectiva esta reforma, es preciso asegurar además de los temas de

conectividad y de equipos de cómputo previstos en el ítem anterior, se pueda

garantizar la existencia de escáner de condiciones adecuadas y firma digital

vigente de alguna firma certificadora acreditada, para poder realizar la remisión

digital con la debida seguridad.

Parte del modelo de integración, prevé que la Notaría para efectos de la

conformación del documento público, haga uso de la información incorporada

desde el momento del diligenciamiento de la minuta, a partir de lo cual la

información queda cerrada a cualquier modificación, garantizando la confiabilidad

de la misma.

A su vez, al momento de la remisión de la escritura pública de constitución con

firma digital, se garantiza que a través de la plataforma del Portal CAE, Cámara de

Comercio pueda consumir la información originalmente introducida por el

interesado al diligenciar las minutas virtuales y luego, protocolizada a nivel del

Notario. Con ello, como se explicará más adelante, se garantiza el consumo de

esta información-fuente y con ello, la generación de ahorros en el proceso de

digitación en el back office del proceso registral.

De otro lado, se genera la demanda específica de ajustar los procesos al interior de

la Notaría para que el proceso de digitalización pueda ser realizado en el estándar

de tiempo ya descrito y por obvias razones, la mejora del proceso informativo para

que el interesado no demande esta copia física. En todo caso se advierte que la

copia digital tendría el mismo costo que la copia física de la escritura y que tendría


INFORME FINAL

107

la misma validez para efectos del registro mercantil. Este proceso debe surtirse por

plataforma del CAE para mayor consistencia del proceso.

Por su parte, la Cámara de Comercio deberá introducir los ajustes al interior de la

entidad para manejar el expediente electrónico que se remitirán desde la Notaría y

su esquema de articulación con el proceso de registro, de manera que la imagen

pueda ser identificada y consumida del sistema central al momento en que el

abogado de Cámara de Comercio proceda con la calificación del documento.

Como obvia consecuencia de lo anterior, se deberá eliminar la obligatoriedad de la

presentación de la copia física de la escritura en Cámara, por cuanto sería

consumida de la fuente original y tendría plena validez para efectos del registro.

Esto sucederá para aquel emprendedor que opte por utilizar los servicios CAE.

Para aquellos que renuncien a ello, deberán mantener la entrega de copia física de

la escritura.


La Notaría cuenta con scaner.

Software

A su vez, es necesaria la adquisición de certificados digitales la Notaría, que permitan la remisión de escrituras con firma digital, dentro de los protocolos del servicio CAE.

Conectividad

Acceso a internet de banda ancha.

Capacitación

Se deberá garantizar el desarrollo de actividades de capacitación para funcionarios de Notaría y Cámara de Comercio sobre el uso de tecnología de firma digital y envío de escrituras.

d. Consulta de nombre para personas naturales:

Dado que para estos casos la instancia natural no es la Notaría, la reforma

consistirá en la habilitación de canales virtuales y presenciales para la prestación


INFORME FINAL

108

del servicio informativo previo de homonimia para la empresa a constituir, de

manera que el interesado tenga plena certeza de ello para la configuración de su

documento privado de constitución o el registro del establecimiento de comercio.

En este caso, la Cámara de Comercio de Sevilla deberá habilitar en sus canales de

atención telefónica, en sede y en terminales de autoconsulta de existir o en sus

medios virtuales, la consulta directa al RUE bien a través de la plataforma de este

Registro o bien intermediado por la página del Portal Nacional de Creación de

Empresa que direcciona a esta misma fuente de información.

Esto deberá estar precedido por acciones de ajuste interno del servicio de Cámara

de Comercio, de manera que se realice un desmonte gradual de la presencialidad

para efectos de la consulta de homonimia y se sustituya por un ingreso virtual a los

diferentes canales para conocer el estatus de homonimia de la razón social elegida.

Esta consulta debe mantener la premisa de gratuidad que desde el diseño del

modelo CAE se previó para estos efectos.

A su vez, exige la integración de este link de consulta a los diferentes canales web

existentes tales como la página de la Cámara de Comercio, la Alcaldía de la ciudad

o cualquier otro canal virtual relevante en la región.


Disposición de mínimo dos terminales de autoconsulta en sede Cámara para facilitar la realización de las consultas.

Software

Integración de la ciudad al Portal CAE

Conectividad

Acceso a internet de banda ancha

Capacitación

Desarrollar actividad de capacitación en el proceso informativo y en el uso de la aplicación.


INFORME FINAL

109

e. Inscripción en Registro Mercantil

Las reformas previstas en el modelo CAE para efectos del registro mercantil

involucra fundamentalmente la integración de este trámite a la transaccionalidad

única, de manera que se constituye en el trámite “pivote” del alta de la empresa en

los sistemas de registro, al ser el que aglutine los demás temas de creación de

empresas simultáneos al mismo.

A su vez, implica el compromiso de Cámara de Comercio de resolver la solicitud de

registro mercantil en un plazo máximo inmediato para personas naturales de 1 día

y para personas jurídicas 2 días y de desplegar unas acciones paralelas o

posteriores de registro y notificación que se explicarán en los numerales siguientes.

Para la operatividad de lo anterior, es preciso que la Cámara de Comercio de

Sevilla realice ajustes internos a la operación, de manera que los trámites

exclusivamente referentes a creación de nuevas empresas se tramiten en el plazo

establecido. Adicionalmente, en caso que las solicitudes vengan como documento

público tramitado a través de la plataforma CAE, se tendrá la posibilidad de

consumir la información-fuente para efectos del registro, logrando así que los

abogados de registro al momento de iniciar la revisión del expediente objeto de la

solicitud, puedan ingresar al sistema y con ello, analizar la información en imagen y

proceder a un proceso de alimentación de la base de datos de registro mercantil

con base en la información fuente incorporada desde el inicio del proceso a nivel

del diligenciamiento de la minuta.

Adicionalmente, la configuración del formulario único para trámite ante otras

entidades, formulario que ya no deberá versar exclusivamente sobre los temas

asociados a DIAN sino que deberá incorporar aquellos campos de información que

sean necesarios para los trámites que se han de realizar de manera simultánea al

registro.


INFORME FINAL

110

Este formulario deberá ser negociado y formulado en conjunto con las demás

entidades participantes en el proceso CAE, garantizando que aporte la información

necesaria para los trámites complementarios y la sustitución de los formularios

respectivos como trámite propio en las entidades que ahora sean vinculadas al

CAE.

Para los casos en que el proceso haya iniciado en Notaría, debe garantizarse que

Cámara de Comercio utilice la imagen digital de la escritura para efectos de su

revisión y aprobación.

Uno de los efectos importantes de la vinculación al CAE será la eliminación de la

obligatoriedad del formulario de Cámara de Comercio en físico, pues se podrá

acceder a una impresión del mismo para llenar manualmente o al diligenciamiento

directo de los campos de información en la plataforma y su remisión ya diligenciado

de manera virtual a Cámara de Comercio para el inicio posterior del proceso. En

este caso, el formulario podrá ser cobrado al momento de la formalización de la

solicitud en Cámara de Comercio.

Por último, se entiende que gracias a la mejora del proceso informativo, el

interesado tendrá plena certeza de su homonimia nacional, del uso de suelo de su

actividad comercial, de la clasificación CIIU de la actividad a ejercer, de los valores

a pagar durante su proceso de formalización y de la marca comercial.

Se debe garantizar en todo caso que el flujo del proceso cuando los interesados

hagan presencia directa en el CAE, permitan el direccionamiento del emprendedor

con sus documentos al Asesor CAE definido por la Cámara para atender, revisar y

recepcionar los documentos que soportarán el registro de la nueva actividad

comercial. Esto será una previsión a nivel del punto de información y en el diseño

de la operatividad del sistema electrónico de administración de turno.


INFORME FINAL

111


Un servidor para manejo de imágenes digitales

Software

- Activación de la ciudad en los servicios del Portal CAE - Desarrollo de web services de consumo de la información virtual de la minuta desde el Portal CAE hacia el sistema SIRP de la Cámara de Comercio de Sevilla.

Conectividad

Acceso al Portal CAE por todos los funcionarios de recepción y de abogados de registro.

Capacitación

Entrenamiento en el uso de la aplicación y de manejo de imágenes.

f. Matrícula mercantil del establecimiento de comercio

Específicamente para este trámite, la acción de integración será el ajuste y mejora

del proceso informativo de todos los canales virtuales y presenciales del CAE y de

la Cámara de Comercio de Sevilla, a efectos de asegurar que si el interesado va a

crear un establecimiento de comercio puede hacerlo en paralelo con su registro

mercantil de persona natural o de persona jurídica, si este fuera el interés del

emprendedor.

Este trámite tendrá una asociación directa con los procesos de notificación de

apertura de establecimiento a las autoridades locales, de manera que se podrá dar

a conocer qué establecimientos comerciales inician operaciones en la ciudad y por

tanto, pueden ser objeto del proceso de inspección, vigilancia y control a su

operación, ex post al registro inicial. Este trámite en caso de ser radicado a la vez

con el registro mercantil, deberá tener garantía por parte de Cámara de Comercio

de resolverse dentro de los mismos plazos establecidos a nivel estándar para el

CAE a nivel del proceso de constitución.


INFORME FINAL

112


Ninguno

Software

Activación de la ciudad en los servicios del Portal CAE

Conectividad

Ninguna adicional

Capacitación

Ninguna

g. Pago de impuesto departamental de registro.

Se propone que se acoja el modelo de pago del impuesto directamente en Cámara

de Comercio para todas las transacciones de registro mercantil con o sin bienes

inmuebles, para lo cual sería necesaria la firma de un convenio con la Gobernación

de Antioquia para desarrollar o ajustar la aplicación a efectos de realizar la

liquidación de actos y pago directo en Cámara de Comercio. Este convenio debe

prever el caso de constituciones que involucren bienes, permitiendo que bien sea

directamente o a través de una liquidación remota, también se pueda realizar el

pago en Cámara.

Esto supondrá un nivel de negociación entre las dos entidades para establecer la

manera en que la Cámara absorberá esta operatividad y la oficialidad de

eliminación de este proceso.

Bajo esta premisa, la obtención del documento de soporte para acreditar el pago

del impuesto departamental de registro será una actividad del Back Office del

proceso sea que se realice por Cámara, desapareciendo por defecto la

obligatoriedad de adjuntar la Boleta Fiscal al funcionario de Cámara de Comercio.

Así, la Cámara de Comercio tendría plena certeza del mismo y la posibilidad de

realizar la convalidación directa en sus propios sistemas de información, además

que sería un pago concomitante y obligatorio al pago de los derechos de registro.


INFORME FINAL

113


Ninguno, debido a que ya se tienen unos avances al respecto.

Software

Integración y ajuste de la aplicación de liquidación de impuesto de registro asociado al registro mercantil por funcionarios de Cámara de Comercio.

Conectividad

Acceso a la aplicación de liquidación y pago.

Capacitación

- Entrenamiento a los funcionarios de Cámara de Comercio para uso de herramienta de liquidación y conocimiento jurídico de los impuestos de registro para actos con y sin bienes inmuebles. - Entrenamiento al Asesor CAE para apoyo al emprendedor en temas de impuesto departamental de registro para actos con bienes inmuebles.

h. Obtener el certificado de existencia y representación legal:

La propuesta de intervención de este trámite en el marco de la implementación del

CAE es por un lado, la mejora en el contenido de información en este documento,

ya que integraría por un lado la información del NIT de la DIAN ya asignado y

adicionalmente, la información del registro de industria y comercio local y de

notificación a otras entidades municipales para efectos del control posterior a la

actividad comercial.

La otra reforma tiene que ver con la mejora de los tiempos del proceso, pues se

espera que una vez realizado el registro la Cámara de Comercio pueda garantizar

que en el transcurso del siguiente día se remite la información a todas las

entidades que participan en el proceso y se obtiene a cambio, la información de

retroalimentación por estas, integrando tal confirmación a nivel de un texto final del

certificado de existencia y representación legal posterior a la firma del mismo.


INFORME FINAL

114

Por último, la intervención prevé que el certificado de existencia y representación

legal pueda ser remitido de manera gratuita al interesado en caso de estar ubicado

en el casco urbano o con un mínimo costo de correo, caso en el cual esta solicitud

es voluntaria por parte del interesado, quien podrá elegir entre pedirlo en sede u

obtenerlo a domicilio.

El plazo establecido a nivel estándar para la remisión de este certificado es de 1

día posterior al trámite de registro y obtención del NIT. Es importante relevar este

último punto, por cuanto al ser trámite CAE no basta con la disposición del

certificado con información exclusiva de la Cámara de Comercio sino del resto de

entidades, particularmente del NIT que es un tema obligatorio de la normatividad

vigente.

Suele suceder que se entrega el certificado sin el NIT integrado al mismo, lo cual

genera un reproceso innecesario al interesado, en la medida que debe ir a la DIAN

a la obtención del mismo y luego solicitar a Cámara de Comercio su integración o

gestionar ante Cámara la expedición de un segundo certificado para cuando

Cámara haya culminado el trámite ante la DIAN. De ahí la importancia de asegurar

la simultaneidad y máxima automatización del proceso, que gracias a los esfuerzos

de Confecámaras, han podido garantizar una plataforma más eficiente para

desarrollar el proceso de asignación e integración del NIT al certificado.

Para implementar este prototipo de trámite se requiere:

- Establecer el modelo de entrega a domicilio, modalidad y esquema de tarifas en

caso que esta sea la decisión de Cámara de Comercio. Se sugiere en todo caso

que para empresas ubicadas en el casco urbano esto sea gratuito.

- Realizar ajustes en el proceso informativo y asesor del Front Office del proceso,

de manera tal que realice una adecuada difusión de este servicio en sede y por los

canales virtuales.


INFORME FINAL

115


Ninguno

Software

- Desarrollar los webservices con Alcaldía para efectos de la notificación y la retroalimentación de información para su inclusión en el certificado. - Realizar los ajustes locales para hacer uso de los webservices con DIAN desarrollados por Confecámaras a nivel nacional, para efectos de la remisión de información para asignación de NIT y/o integración del mismo a nivel del certificado de existencia y representación legal. - Desarrollo de web services para lograr la incorporación de los temas locales al certificado de existencia y representación legal.

Conectividad

Garantía de acceso en línea a información entre Cámara de Comercio, DIAN y entidades municipales para la transaccionalidad de notificación.

Capacitación

Entrenamiento a todos los funcionarios del Front Office para un adecuado proceso informativo y de soporte.

i. Inscripción de libros de comercio

Este trámite se integrará al modelo CAE a través de acciones que permitan por un

lado, la posibilidad de realizar el trámite de manera simultánea al registro mercantil

y del establecimiento de comercio, generando ahorro en tiempos y trámites

posteriores.

Por otro lado, se prevé la posibilidad que la Cámara de Comercio venda libros de

comercio, de manera tal que el interesado que se encuentre en sede no tenga la


INFORME FINAL

116

necesidad de generar un desplazamiento adicional para adquirir los mismos sino

que opcionalmente, podrá obtenerlos en la misma sede.

Para ello, la Cámara deberá definir qué tipos de libros desea comercializar de

acuerdo a la demanda de los interesados, pudiendo ser desde libros

convencionales, hasta en hojas continuas o en resmas de papel suelto. Lo anterior

supone la definición de una tarifa por cada hoja comercializada.

Dado que el interesado lo podrá adquirir en la misma sede, la Cámara de Comercio

como parte de su servicio de registro, deberá garantizar que se realice la marca y

numeración de las hojas comercializadas en el Back Office del proceso. A su vez,

deberá contar con una impresora especializada para imprimir las hojas y realizar

las refrendaciones de seguridad que estimen conveniente para cumplir con las

exigencias legales en la materia. Será una decisión de la Cámara si introduce algún

distintivo o sello de seguridad a las hojas comercializadas en sede.

Por último, se prevé que el proceso interno de impresión y registro propiamente

dicho de los libros, se realice como un proceso posterior al registro pero activado

inmediatamente después de este, hasta asegurar que los libros estén disponibles

en el mismo tiempo estándar establecido a nivel del certificado de existencia y

representación legal.

Si el interesado optó por la entrega a domicilio del certificado, deberá tener la

posibilidad de elegir que también los libros sean entregados en esta misma

remisión a la dirección definida. En su defecto, tanto el certificado como los libros

deben estar disponibles en sede en el transcurso del estándar de tiempo de 1 día

previsto para ello, garantizando así la simultaneidad del proceso y la reducción de

trámites innecesarios.

Los requerimientos a tener en cuenta para la implementación del modelo de libros

de comercio son:


INFORME FINAL

117

- Definición de la tarifa aplicable a cada modalidad de libro de comercio que la

Cámara desee implementar.

- Ajustes en el Back Office del proceso para garantizar que se puedan surtir y

responder de manera simultánea los procesos de registro mercantil y registro de

libros de comercio.

- Diseñar y establecer la tarifa de remisión de libros de comercio a domicilio, junto

con el estándar de tiempo del caso.

- Diseñar el procedimiento en el Back Office de Cámara para procesos de

impresión, embalaje, rotulación, registro y envío de los libros que hayan sido objeto

de solicitud de entrega a domicilio.

- Ajustes en el proceso informativo y asesor para que tanto a través de canales

virtuales como canales presenciales, se brinde la información y se posicione el

nuevo servicio ante los emprendedores.

- Definición de tipo de papel y estándares a manejar con los libros a comercializar.

- Acondicionamiento de una estación de trabajo específica o ajustes en la estación

existente para poner en operación el modelo (instalación impresora, manejo de

stock de libros, disposición de estantes para albergar los libros en trámite).


Impresora de especificaciones adecuadas para impresión de hojas de libros de comercio

Software

- Ajustes en la aplicación de libros de comercio. - Ajustes a nivel de módulo liquidador - Ajustes en los sistemas contables y de liquidación de pagos para integrar los nuevos conceptos.


INFORME FINAL

118

Conectividad

Ninguna

Capacitación

- Entrenamiento en el nuevo proceso y en las aplicaciones desarrolladas.

j. Inscripción en el registro único de proponentes

Si bien la recientemente expedida normatividad en materia de Registro Único de

Proponentes cambió sustancialmente tanto los procedimientos como los tiempos,

ello no significa que quede al margen del proceso CAE.

Bajo la nueva realidad, el proceso de integración debería girar por un lado, la

posibilidad de realizar la solicitud del RUP simultáneo al registro en caso que el

emprendedor esté interesado en ello y por otro lado, la posibilidad que para el caso

que sea solicitado en simultáneo al registro, su tiempo de tramitación sea de

máximo el mismo que tome la Cámara para su proceso de registro mercantil.

Para que esto pueda ser materializado en la práctica, se requiere:

- Ajuste en los procesos de información y asesoría en canales virtuales y

presenciales de la Cámara de Comercio.

- Diseño de un proceso de Back Office específico para trámites de RUP

simultáneos al registro mercantil, para que tales expedientes puedan ser

evacuados en paralelo con este.


Ninguno

Software

Ajustes en las aplicaciones internas de Cámara de Comercio, de manera tal que se pueda establecer la ruta de la solicitud e integrar el tema de RUP simultáneamente al registro mercantil.

Conectividad

Ninguna


INFORME FINAL

119

Capacitación

Entrenamiento en el nuevo proceso y en las aplicaciones desarrolladas.

k. Inscripción del RUT

El compromiso de implementación de una Cámara de Comercio integrada al CAE

será en este caso, en dos sentidos:

- Por un lado, la posibilidad de generar un proceso informativo más específico que

le permita al interesado realizar de manera previa este trámite virtual, con las

definiciones y soportes necesarios en términos de clasificación de actividad

económica.

- Por otro lado, en caso de existir imposibilidad de hacerlo directamente o ante la

presencia directa en Cámara de Comercio, será necesario que el Asesor CAE

asista al empresario en el diligenciamiento del Prerut, realizando el ingreso al

sistema. Para la implementación de este trámite integrado al CAE, deberán tenerse

en cuenta los siguientes aspectos:

- Asignación del rol de asistencia al Prerut en cabeza de uno o varios funcionarios.

- Capacitación a los funcionarios de Cámara de Comercio en materia de

clasificación de actividad económica con base en clasificación CIIU.


Asesor CAE disponga de un PC en la estación de trabajo y los demás funcionarios con roles de atención al emprendedor.

Software

Activación del usuario autorizado dentro del módulo de MUISCA

Conectividad

Acceso a internet para conexión a página de la DIAN

Capacitación

Refuerzo a los funcionarios de Cámara de Comercio sobre codificación CIIU,


INFORME FINAL

120

uso del módulo de DIAN Muisca y obligaciones tributarias.

l. Expedición del NIT

Para este caso, la integración del proceso supone mejoras sustanciales al

esquema, comprendiendo fundamentalmente, la posibilidad de surtir las

formalidades de presentación personal para la formalización del RUT directamente

en Cámara de Comercio, aprovechando la presencialidad que se surte para efectos

del registro mercantil.

En este momento y aprovechando las acreditaciones del caso, la Cámara de

Comercio ofrecerá la posibilidad de surtir la formalidad del caso y en

complementación a esta, expedir el NIT debidamente asignado por la DIAN y su

integración directa a la información del certificado de existencia y representación

legal.

Esta actividad se surte de manera concomitante a las actividades de Front Office

del registro mercantil, por lo que el impacto es mínimo en términos operativos para

la Cámara.

Debe preverse en todo caso, la posibilidad de que todos los cajeros de la Cámara

de Comercio estén habilitados y capacitados para hacer válida la presentación

personal y adicionalmente, la habilitación de cada uno de ellos en el sistema de la

DIAN para que puedan emitir de manera válida el RUT debidamente formalizado.

A la finalización del proceso, se espera que la Cámara de Comercio entregue al

interesado al momento de la impresión del certificado de existencia y

representación legal, el RUT debidamente formalizado y el certificado mismo con

esta información incorporada, a fin de evitar una nueva presencialidad futura para

que le sea reconocida la validez del certificado de existencia y representación legal.


INFORME FINAL

121


Ninguno

Software

- Integración de la ciudad a módulo de Confecámaras de asignación de NIT y vinculación al Portal CAE. - Habilitación de usuarios en el sistema

Conectividad

Ninguna adicional

Capacitación

Entrenamiento en uso de la aplicación y en manejo de errores e inconsistencias del proceso.

m. Inscripción de industria y comercio

Este trámite se intervendrá en diferentes frentes. Por un lado, se propone la

eliminación de los requisitos y documentos asociados a este trámite, dado que al

integrarse al proceso en Cámara de Comercio no serán necesarios.

Adicionalmente, se eliminarán aquellos requisitos que resulten improcedentes de

acuerdo a la normatividad nacional. En resumen se realizaría el siguiente cambio

en tales documentos:

* Certificado de existencia y representación legal, se elimina como documento, toda

vez que al ser realizada la solicitud desde Cámara sería redundante e innecesario.

A su vez, a manera de acreditación, ya no será necesaria la entrega del documento

físico de prueba de la inscripción como copia del formulario, sino que sería

incorporada a la información del certificado de existencia y representación legal.

Así las cosas, la información sobre las nuevas empresas en la jurisdicción del

municipio se remitirán a través de un mecanismo electrónico que permita la

interacción vía web services entre el sistema de información de la Alcaldía y el

registro mercantil, efectuando una remisión de la información de nuevas empresas


INFORME FINAL

122

desde el momento en que están culminadas tanto las actividades de registro

mercantil como de asignación e inclusión de información del NIT en el certificado.


1 Equipo de cómputo

Software

- Desarrollo o integración de servicios web para la recepción de la información remitida por parte de Cámara de Comercio. - Integración de módulo de notificación.

Conectividad

- Acceso a internet para el equipo de cómputo asignado temas CAE

Capacitación

Entrenamiento a funcionarios de Cámara de Comercio sobre temas generales y específicos de industria y comercio. Obligaciones tributarias locales, sanciones, etc.

n. Consulta y certificado de uso de suelo

Dado que este trámite no se comporta como tal a nivel local, se hace necesario en

primer término, la eliminación de la obligatoriedad del concepto de uso de suelo,

que como se recordará implica unos desplazamientos para liquidación, obtención

de recibo, pago y obtención del certificado.

Por lo mismo, se eliminan también el oficio de solicitud y el recibo de pago del

certificado que se solicita al momento de la petición de concepto de uso de suelo.

Para compensar la eliminación del concepto de uso de suelo ordenado por la

normatividad local, se propone la habilitación de la consulta de uso de suelo tanto a

nivel presencial como a través de servicios en línea.

Para estos efectos, se propone la integración de la ciudad al modelo de IUS

Informativo de Uso de Suelo desarrollado por Confecámaras al interior del Portal

CAE, de manera tal que se introduzca la información de la regulación urbana en la


INFORME FINAL

123

materia dentro de los parámetros de dirección, actividad económica para la

determinación de usos permitidos, restringidos o prohibidos.

Esta actividad supone el cargue de información al sistema IUS bajo los protocolos y

modelos definidos por Confecámaras, con base en la información existente y

utilizada hoy por hoy por la Oficina de Planeación para estos efectos. Se trata de

unos elementos fundamentales del modelo de implementación CAE por cuanto

esto permite la habilitación de los servicios virtuales de consulta de uso de suelo.

La adopción de este modelo no supone la eliminación de los funcionarios ni de las

ventanillas de atención para efectos de certificados de uso de suelo, pero sí la

eliminación de este certificado para efectos de registro de nuevas empresas o

establecimientos de comercio. En este caso, el efecto en las ventanillas de

atención es nulo, pues se mantendría la misma capacidad instalada actual para

atender la demanda de los certificados que continuará demandando la ciudadanía

para conceptos distintos a los de creación de empresas.

Es fundamental que una vez se termine el proceso de integración de información a

IUS se pueda realizar una capacitación e integración definitiva del acceso a la

información a través del Portal y la habilitación de equipos de consulta en la sede

de Planeación y en la Cámara de Comercio las terminales de autoconsulta, para

facilitar las consultas por la ciudadanía a esta información.


1 equipo de cómputo

Software

-Cargue de tablas y de información necesaria para la vinculación de información al IUS. -Desarrollo de web services de consumo y actualización.

Conectividad Acceso a internet

Capacitación

Entrenamiento a funcionarios de Cámara sobre proceso informativo de consulta de uso de suelo en CAE.


INFORME FINAL

124

ñ. Notificación de apertura de establecimiento de comercio a Planeación.

Este trámite como se presentó en el diagnóstico, no se realiza en la ciudad de

Sevilla, pues en estricto sentido no se genera un aviso de apertura por parte del

interesado a la autoridad de planeación o quien haga sus veces. Eso significa que

en la práctica se omite esta formalidad y en consecuencia, es posible que se estén

creando establecimientos sobre los cuales no se tiene información de tal novedad a

nivel de la administración local, fracturando todo el proceso de inspección,

vigilancia y control posterior.

Para integrar este trámite al CAE, se propone que el proceso de notificación se

surta bajo la plataforma tecnológica de Cámara de Comercio, de manera tal que

una vez se ha realizado el registro en Cámara de Comercio y tan pronto se obtenga

la respuesta del NIT asignado debidamente alimentado en el sistema de registro,

se proceda a utilizar la plataforma Web Services desarrollada por Confecámaras

para ciudades usuarias de SIRP, que permite disparar la información

correspondiente a todas las entidades interesadas, entre otras, Oficina de

Planeación, que a partir de ello se entenderá notificada de la novedad de creación

de empresa para efectuar la correspondiente validación de uso de suelo pero

dentro de un esquema de control ex post, oficioso y eminentemente desarrollado

en el Back Office.

Bajo la premisa de integralidad del proceso, se espera que la Oficina de Planeación

revise y evalúe los cumplimientos de la normatividad y en caso de incumplimiento,

vía sistema de inspección, vigilancia y control, se de alerta a la Oficina de Gobierno

para realizar las correspondientes actividades policivas de control.


Ninguno, se utilizaría la misma plataforma entregada a Oficina de Planeación

Software

-Vinculación a módulo web de notificación de empresas creadas.


INFORME FINAL

125

- Integración a sistema IVC

Conectividad

- Acceso a internet de banda ancha

Capacitación

Capacitación a los funcionarios en el uso de la herramienta y en el desarrollo de la actividad de seguimiento ex post

o. Consulta de marca

Este trámite como se observó anteriormente, no se realiza en la ciudad, razón por

la cual se induce a la generación de inconsistencias y problemas de usurpación de

marca por el desconocimiento y la poca accesibilidad a esta información. Como se

recordará para casos de empresas fuera de Bogotá, obtener esta información

supone desplazarse hasta la capital.

Para subsanar esta falencia, se propone la vinculación de la ciudad al Portal CAE,

a partir de lo cual se podrá tener acceso a la opción de consulta nacional, ya

desarrollada por Confecámaras, a través de un aplicativo interactivo que permite

sobre la clasificación internacional de Niza, conocer si existe una marca dentro de

la clasificación elegida o si por el contrario, es una marca disponible que no causa

conflictos y que puede dar lugar a un proceso de registro de marca.

Para la habilitación de la consulta de marca, basta con la habilitación de la ciudad

dentro del Portal CAE, logrando con ello acceder a la funcionalidad de consulta de

marca ya perfeccionada por Confecámaras.


Ninguna

Software

Activación de la ciudad en el Portal CAE.

Conectividad

Ninguna

Capacitación

Entrenamiento en normatividad y procesos de registro marcario y marca con la Superintendencia de Industria y Comercio.


INFORME FINAL

126

p. Certificado de Seguridad

El planteamiento técnico de la consultoría, es que este trámite opera como una

solicitud bajo responsabilidad del interesado y continúa siendo un tema de control

ex post, bajo la premisa de cumplimiento de las condiciones de seguridad exigidas.

Este análisis sujeto a la reglamentación de la ley bomberil 1575 de 2012, quien

determinara cómo será la operatividad para los establecimientos de comercio.

A cambio, una vez realizado el registro mercantil, el modelo preverá la notificación

en línea bajo un mismo modelo de notificación webservices, de las empresas

recién creadas, de manera tal que el Cuerpo de Bomberos puede realizar la

programación de sus visitas de constatación directa e in situ de las condiciones del

establecimiento.


1 computador

Software

-Desarrollo de web services de notificación - Acceso a aplicación de IVC

Conectividad - Acceso a internet de banda ancha

Capacitación

Capacitación en materia de normatividad de seguridad al Asesor CAE. Capacitación a funcionarios de Bomberos sobre uso de la plataforma.

q. Concepto sanitario

Este concepto no tiene costo en la ciudad de Sevilla y solo se expide el concepto a

través de acta de visita.


1 computador

Software

- Desarrollo de web services de notificación - Acceso a aplicación de IVC


INFORME FINAL

127

Conectividad - Acceso a internet de banda ancha

Capacitación

Capacitación en materia de normatividad de salubridad al Asesor CAE. Capacitación a funcionarios de Salud sobre uso de la plataforma.

2. RESUMEN DE LA INTERVENCIÓN DE LOS TRÁMITES

De acuerdo a todo el planteamiento anterior, el resumen de la intervención de los

trámites se puede observar en la siguiente tabla:

Propuesta de Intervención de los trámites

TRAMITE FUSIONAR ELIMINAR OPTIMIZAR VIRTUALIZAR

CONSULTA DE NOMBRE PREVIO A LA CONSTITUCION DE ESCRITURAS

(PARA PERSONAS JURIDICAS)

X

SUSCRIPCION DE LA MINUTA

X

PROTOCOLIZACION DE LAS

ESCRITURAS PUBLICAS

X

CONSULTA DE NOMBRE PARA

PERSONAS NATURALES

X

INSCRIPCION EN REGISTRO MERCANTIL

X

MATRICULA MERCANTIL DEL

ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

X

PAGO DE IMPUESTO DE

REGISTRO

X


INFORME FINAL

128

OBTENER EL CERTIFICADO DE

EXISTENCIA Y REPRESENTACION

LEGAL

X

INSCRIPCION DE LIBROS DE COMERCIO

X

INSCRIPCION EN EL REGISTRO

UNICO DE PROPONENTES

X

INSCRIPCION DEL RUT

X

EXPEDICION DEL NIT

X

INSCRIPCION DE REGISTRO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

X

CONSULTA DE USO DE SUELO

X

NOTIFICACIÓN DE APERTURA DE

ESTABLECIMIENTO

X

CONSULTA DE MARCA

X

CONCEPTO DE USO DE SUELO

X

3. REFORMAS NORMATIVAS

Como se estableció a lo largo del diagnóstico realizado por la Consultoría en la

ciudad, el proceso de creación de empresas se comporta de manera irregular en

cuanto que son exigidos trámites que se encuentran eliminados por orden del

legislador y por ello mismo aún no se han habilitado mecanismos que faciliten al


INFORME FINAL

129

empresario el cumplimiento pleno de las obligaciones legales que comporta la

creación de empresas.

En este sentido, la Consultoría resalta que aun cuando se cumplen los dictados

normativos en lo relativo a los trámites de otorgamiento de escrituras públicas de

constitución a cargo de las Notarías, de registro y/o matrícula mercantil que le

compete a la Cámara de Comercio y a la obtención del RUT ante la DIAN, lo cierto

es que estos trámites aún no se encuentran adecuadamente articulados e

integrados bajo una visión macro de proceso, razón por la cual aunque no se

requiere reforma normativa si es necesario intervenir su comportamiento en aras de

lograr que dichos trámites y el proceso se resuelvan dentro del modelo de

ventanilla única, tanto a nivel conceptual como operativo, lo cual requiere

esencialmente de la habilitación y uso de una plataforma común como la

proporcionado por el modelo de servicios simplificados CAE.

Lo mismo ocurre respecto de aquellos aspectos que siendo de obligatorio

cumplimiento para el empresario no disponen todavía en la ciudad de instrumentos

que faciliten su integración a nivel de información y asesoría, cumplimiento

adecuado y control de las autoridades competentes, tales como la consulta de

nombre, la consulta de uso de suelo, la consulta de marca, la notificación de

apertura de establecimientos y la inscripción en el registro tributario local de

industria y comercio.

Sobre estas herramientas la Consultoría reitera que aun cuando no necesitan una

intervención de carácter normativo si es necesario su desarrollo e integración

tecnológica, de manera que a partir del uso de herramientas informáticas

enmarcadas en un único proceso integrado en la ventanilla CAE, el empresario

pueda dar estricto cumplimiento a sus obligaciones legales y de formalización. En

consecuencia, la habilitación de las consultas y notificaciones de apertura e

inscripción en el registro de industria y comercio requieren de una intervención

enfocada a la adopción de estándares de funcionamiento y de adecuada


INFORME FINAL

130

coordinación interinstitucional y no a la adopción de un ordenamiento particular en

el municipio, pues se repite, tales ordenes ya se han impartido y reforzado por el

legislador desde el año 1995 hasta hoy.

Finalmente, la Consultoría resalta que no ocurre lo mismo con el trámites de

certificación de uso de suelo y certificación de condiciones de seguridad que si

requieren de una reforma normativa local que de manera contundente y clara

refuerce la prohibición de su exigencia como trámites y documentos de acreditación

ante las autoridades municipales, en la medida en que desde las normas

nacionales ya se proscribió tal necesidad y alcance.

Con base en esta última premisa, la Consultoría procederá a señalar las reformas

legales que a nivel municipal son esenciales para lograr la integración y asimilación

por parte de todas las entidades municipales intervinientes en la cadena del trámite

del proceso único de creación de empresas y de la ventanilla única de servicios

simplificados CAE, como herramienta que facilita no sólo el proceso constitutivo

sino que a la vez salvaguarda las obligaciones de formalización asociadas a el.

Es importante resaltar que el 30 de enero de 2017, comienza a regir la ley 1801 de

2016, el nuevo código de policía que derogara la ley 232 de 1995. Al momento de

la implementación, se deberá tener en cuenta esta norma para la fundamentación

jurídica de las reformas normativas.

Para este ejercicio, en primer lugar se reseñará uno a uno los trámites que

requieren reforma normativa, los argumentos que soportan dichas modificaciones,

el objetivo y alcance de las mismas y por último se presentará el texto legal que

corresponde. Veamos. (Anexo 1)

3.1 Fundamentación jurídica de la intervención


INFORME FINAL

131

3.1.1 Certificado de uso de suelo

El modelo de servicio simplificado CAE implica el estricto cumplimiento del

ordenamiento jurídico nacional para la ciudades que se incorporan a el, por lo tanto

y para que la ciudad de Sevilla esté a tono con la legislación y las prácticas CAE,

es necesario que habilite la consulta de uso del suelo como requerimiento de

información integrado al modelo de creación de empresas, de tal manera que el

empresario pueda contar con la certeza de que le es permitido, por los aspectos de

ordenamiento territorial local referentes a uso de suelos, operar en la localización

física elegida por él, en forma previa a cualquier trámite registral.

A su vez esta consulta, hoy por hoy funciona mediante un único sistema

denominado Informativo de Uso de Suelo, en el cual cada ciudad integra la

información de uso de suelos local, de forma que el empresario, bien sea virtual o

presencialmente en las Cámaras de Comercio, pueda acceder a dicha información

mediante la incorporación de la dirección y el código de actividad económica

principal CIIU.

Todo lo anterior implica que en Sevilla, debe de manera inmediata inaplicarse la

tarifa creada y autorizada en acuerdo municipal 034 de 2003 art. 123 certificados

de Uso del Suelo, básicamente porque se encuentra derogada tácitamente. En este

sentido, basta con la expedición de una resolución municipal expedida por el

Alcalde, a través de la cual ordene imperativamente la eliminación del trámite y su

cobro, con base en los siguientes tres aspectos esenciales:

i) ya no existen permisos de uso de suelo ii) el legislador prohibió el cobro de este

concepto o certificado en la ley 232 de 1995 iii) el legislador no autorizó este cobro

taxativamente en materia de urbanismo y construcción tratado en la ley 388 de

1997.

No obstante, dicho decreto debe dar claridad a que el trámite se elimina como

requisito exigible para todos los temas relacionados con la aplicación de la ley 232


INFORME FINAL

132

de 1995 y la ley 388 de 1997 –de ordenamiento territorial- y que específicamente,

en la ciudad de Sevilla se elimina la práctica de exigirlo como prerrequisito para la

inscripción en el Registro de Industria y Comercio, pues esta exigencia está

directamente asociada a la cadena de creación de empresas, establecimientos

comerciales o establecimientos abiertos al público.

3.1.2 Concepto de Seguridad de Bomberos


eliminación inmediata de la exigencia de la Certificación Bomberil para la apertura

de la empresa, establecimientos comerciales o establecimientos abiertos al público

como lo indica el Art 7 de la Ley 1796 de julio de 2016.

3.1.3 Certificado de fumigación


eliminación inmediata de la exigencia de la Certificación de extintores y fumigación,

ya que estos requisitos no se encuentran fundamentados en ninguna norma y

están con contra vía de lo expresado en el artículo 5 del decreto 1879 de 2008:

prohibición de creación y exigencia de licencias, permisos y certificaciones

para registro y apertura de un establecimiento.

3.1.4 Concepto de sanidad


eliminación inmediata de la exigencia del Concepto de sanidad como requisito

para la apertura del negocio, ya que este requisito no está contemplado en la

norma como obligatorio para la apertura, este es un requisito que se debe cumplir

durante la operación del establecimiento.


INFORME FINAL

133

3.2 INSTRUMENTOS NORMATIVOS NECESARIOS PARA LA

IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO CAE Y TEXTOS NORMATIVOS

PROPUESTOS

La Consultoría considera que la orden municipal dictada por el Alcalde de Sevilla

en cuanto a la adecuada y cabal aplicación de las normas de carácter nacional

debe darse en un único cuerpo normativo que cobije la eliminación del trámite de

usos del suelo y los documentos asociados a la salida del mismo, pues todos ellos

deben desmontarse de manera clara y perentoria por estar en contravía de las

disposiciones contempladas en el decreto ley 2150 de 1995, ley 232 de 1995, ley

962 de 2005 y decreto reglamentario 1879 de 2008.

Propuesta jurídica NORMA LOCAL TIPO DE

MODIFICACIÓN ARGUMENTOS DE

MODIFICACIÓN DESCRIPCION TEXTO LEGAL

PROPUESTO

Acuerdo 034 de 2001 art. 123

- Derogatoria de tarifas autorizadas para el

cobro por los certificados de usos del

suelo

- Prohibición de mantener prácticas relacionadas con la

exigencia de documentos que

acrediten condiciones de uso suelo, seguridad, sanidad, resoluciones y

licencias de funcionamiento

Aplicación del ordenamiento jurídico nacional, particularmente de los dispuesto en los artículos 1 y 2 de la ley 232 de 1995 y en los artículos 1, 2, 3 y 5 del decreto reglamentario 1879 de 2008 y de manera general con el contenido del decreto ley 2150 de 1995 y la ley 962 de 2005. Ley 1801 de 2016.

Prohibición de exigencia administrativa o de policía de documentos que acrediten cumplimiento de normas de uso de suelo, condiciones de seguridad, sanitarias de funcionamiento, resoluciones, licencias de funcionamiento y de cualquier cobro asociado al trámite de los mismos

3.3 INSTRUMENTOS CONTRACTUALES NECESARIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO CAE

A partir de los hallazgos encontrados por la Consultoría en la ciudad de Sevilla, se

proponen los instrumentos de carácter contractual que viabilizan la adecuada y

oportuna implementación de los procesos, procedimientos y en general de los

todos requerimientos necesarios para el funcionamiento del modelo de servicios

simplificados CAE.


INFORME FINAL

134

Ahora bien, teniendo en cuenta que el programa cuenta con un modelo de

convenio marco para ello, la Consultoría acoge su respectivo contenido para

aquellos aspectos generales que CONFECÁMARAS ha preestablecido como

esenciales para la implementación del modelo, proponiendo mejoras puntuales al

texto del mismo en lo relacionado con la necesidad de establecer la obligación para

las partes de acoger aquellos instrumentos contractuales ya desarrollados y que

operan a nivel del programa nacional, así como la necesidad de contar con una

cláusula compromisoria adecuada a la naturaleza público privada del Convenio.

Así pues, en cursiva se formulan los ajustes al texto del Convenio Modelo adoptado

por el Programa (ver anexo 2). Luego, bajo la premisa de que el Convenio

Interinstitucional que antecede, adoptado como modelo por el Programa, conforma

la estructura principal de la que se derivan otros instrumentos jurídicos, la

Consultoría formula los textos de aquellos que requieren mayor especificidad en

función del comportamiento específico del proceso de creación de empresas en la

ciudad de Sevilla y que pueden tener la forma de Acuerdos de Servicio ( ver anexo

3) como desarrollo del Convenio Marco adoptado por el Programa. Lo previsto en

estos textos propuestos se presenta a continuación:

Resumen contenidos jurídicos INSTRUMENTO PARTES FIRMANTES OBJETO DURACIÓN

Convenio Marco

ALCALDÍA MUNICIPAL DE SEVILLA CÁMARA DE COMERCIO DE SEVILLA

Adopción del modelo nacional de simplificación de trámites de creación de empresas e implementación del CAE en Sevilla

3 años

Acuerdo de Servicio

ALCALDÍA MUNICIPAL DE SEVILLA/SECRETARÍA DE PLANEACIÓN, SECRETARÍA MUNICIPAL DE HACIENDA Y SECRETARÍA DE GOBIERNO CÁMARA DE COMERCIO DE SEVILLA

Adopción de los siguientes servicios CAE: -Consulta de uso del suelo -Notificación de apertura de establecimientos mercantiles -inscripción oficiosa en el Registro Tributario Municipal

3 años


INFORME FINAL

135

Igualmente se contemplar la firma de un convenio con la Notaria Primera del

municipio (ver anexo 4), con el propósito de garantizar el proceso de creación de

empresas en la ciudad de Sevilla como complemento del Convenio Marco

adoptado por el Programa.

4. REFORMAS LEGALES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL EN EL MUNICIPO DE SEVILLA

4.1 ASPECTOS LEGALES

Como quedó establecido en la fase diagnóstica que llevó a cabo la Consultoría en

la ciudad de Sevilla, la administración local si bien conoce el ordenamiento

nacional, aún no ha interiorizado en su totalidad el espíritu de la ley 232 de 1995 y

del decreto reglamentario 1879 de 2008, en el sentido de eliminar la tramitación de

documentos que acrediten las condiciones de operación de los establecimientos

mercantiles y la imposibilidad de su exigencia como condición de acreditación ante

las autoridades de inspección, vigilancia y control.

En este sentido, como se dejó propuesto, la Consultoría considera conveniente y

viable que, sumada a la reforma normativa formulada en los trámites y documentos

asociados al proceso de creación de empresas y a través de la cual se asegura la

eliminación de tales trámites y su correspondiente exigencia, el municipio adopte

los lineamientos normativos a través de un decreto municipal que permita

desarrollar un único sistema de inspección, vigilancia y control que debidamente

instrumentalizado, le permita garantizar las funciones de inspección, vigilancia y

control de las autoridades en estricto cumplimiento de lo señalado por el

ordenamiento nacional, bajo un esquema coordinado, debidamente articulado,

armonizado y que se fundamente en la utilidad común de la información resultante

de labores de supervisión.


INFORME FINAL

136

La expedición de este decreto debe darse en función de que el modelo único de

inspección, vigilancia y control propenda, de manera general, por el establecimiento

de visitas de campo conjuntas, la elaboración de una acta única de inspección

suscrita por todas las autoridades, la adopción de una plataforma tecnológica de

información alimentada con información relevante para ser utilizada por todas las

entidades a efectos del seguimiento y monitoreo permanente.

Lo anterior debido a que el comportamiento de las autoridades de inspección,

vigilancia y control es disímil y obedece en su gran mayoría a criterios subjetivos

que incluso llegan a reñir con el ordenamiento legal y caen en inconsistencias

técnicas que afectan la confiabilidad del proceso y la posibilidad de garantizar la

formalidad y el respeto de las normas por parte de las actividades comerciales.

Y aunque existe un avance preliminar capitalizable en actividades de interacción y

unificación de esfuerzos en torno al componente de inspección, vigilancia y control,

este ejercicio no se observa como sistemático ni integral y tampoco se han

desarrollado herramientas tecnológicas de soporte y aprovechamiento de la

información como si se ha logrado en la ciudades en donde se ha implementado el

modelo nacional de inspección, vigilancia y control liderado por Confecámaras.

4.2 INSTRUMENTOS NORMATIVOS NECESARIOS PARA LA

IMPLEMENTACIÓN DE LA REFORMA EN MATERIA DE FUNCIONES DE

INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

De acuerdo con lo mencionado hasta ahora, la Consultoría releva nuevamente la

necesidad de adoptar en la ciudad, desde el ámbito legal, un modelo único de

inspección, vigilancia y control como el desarrollado por Confecámaras, que se

encuentre a tono con las disposiciones del decreto ley 2150 de 1995, la ley 232 de

1995, la ley 962 de 2005 y el decreto reglamentario 1879 de 2008, y que

particularmente contemple aspectos clave para el éxito de un modelo como el

propuesto:


INFORME FINAL

137

i) generación del proceso de retroalimentación directo desde el mismo momento de

registro, que permita alertar la creación de nuevas empresas y con ello, enfocar

acciones de control ex post sobre las mismas ii) establecer un esquema de

programación de visitas con base en una plataforma interactiva que a partir de una

codificación de riesgo, enfoque los esfuerzos de control en aquellas actividades con

mayor probabilidad de generar impactos negativos iii) integración de las entidades

a un módulo de administración del proceso de inspección, vigilancia y control, que

facilite su ejecución con base en las diversas fuentes de información hoy utilizadas

de manera aislada y desarticulada, tales como quejas, nuevas empresas

registradas, visitas de seguimiento iv) generar expedientes adecuados y

electrónicos que faciliten los seguimientos y las reprogramaciones de visitas para

verificar cumplimiento de recomendaciones y a nivel de acreditación, la

disponibilidad de la información de este tipo en el mismo texto del certificado de

existencia y representación legal v) fortalecimiento del talento humano destinado a

actividades de inspección, su cualificación vía capacitación y la generación de

estándares en materia inspectiva a través de instrumentos, formatos y proformas

de trabajo simplificadas y en lo posible unificadas.

La Consultoría presenta a continuación el texto legal propuesto con sus

correspondientes motivaciones.

NORMAS DESARROLLADAS

TIPO DE EXPEDICIÓN NORMATIVA

ARGUMENTOS DE LA EXPEDICIÓN

DESCRIPCIÓN TEXTO LEGAL PROPUESTO

Artículo 16 del decreto ley 2150 de

1995

Artículo 27 de la ley 962 de 2005

Ley 232 de 1995

Decreto

reglamentario 1879 de 2008

Ley 1801 de 2016

- Decreto municipal para adopción del Sistema

Unificado de Inspección, Vigilancia y Control en el marco del programa de

simplificación del proceso de creación de empresas

e implementación del Centro de Atención

Empresarial de CONFECÁMARAS

Aplicación del ordenamiento jurídico nacional vigente en materia de creación de empresas y verificación de cumplimiento de condiciones de funcionamiento y adopción de mecanismos tecnológicos que faciliten el cumplimiento de los principios y fines de la administración pública

- Adopción del Sistema Unificado de Inspección, Vigilancia y Control -Adopción de mecanismos de interoperabilidad entre entidades que ejercen funciones de IVC -Adopción de parámetros que aseguren las funciones de IVC en directa relación con el riesgo del establecimiento -Adopción de mecanismos de visita conjunta y programación de visitas con base en diversas fuentes de información -Adopción de un programa de capacitación constante a funcionarios que realizan IVC


INFORME FINAL

138

De esta suerte, la Consultoría presenta en el Anexo No 6 se presenta el texto legal

propuesto para IVC con sus correspondientes motivaciones.

4.3 INSTRUMENTOS CONTRACTUALES NECESARIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA REFORMA EN MATERIA DE FUNCIONES DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

A partir de los hallazgos encontrados por la Consultoría en la ciudad de Sevilla, se

propone un instrumento de carácter contractual que viabiliza la adecuada y

oportuna implementación del Sistema Unificado de Inspección, Vigilancia y Control

de establecimientos comerciales y establecimientos abiertos al público, junto con

los procesos, procedimientos y en general de los todos requerimientos necesarios

para el funcionamiento del mismo en concordancia con el modelo nacional ya

existente y operativo en otras ciudades del país.

De esta manera y bajo la premisa de suscripción del Convenio Marco

Interinstitucional, adoptado como modelo por el Programa, conforma la estructura

principal de la que se derivan otros instrumentos jurídicos no sólo en materia de

funcionamiento del Centro de Atención Empresarial sino también para poner en

funcionamiento el sistema unificado, la Consultoría formula el texto de un acuerdo

de servicio que requiere mayor especificidad en función del comportamiento

específico del proceso de las funciones de inspección, vigilancia y controla partir

del proceso de creación de empresas en la ciudad de Sevilla, como desarrollo del

Convenio Marco adoptado por el Programa. Este texto se adjunta como ver Anexo

No 7.

INSTRUMENTO PARTES FIRMANTES OBJETO DURACIÓN

Convenio Marco(*)

ALCALDÍA MUNICIPAL DE SEVILLA CÁMARA DE COMERCIO DE SEVILLA

Adopción del modelo nacional de simplificación de trámites de creación de empresas e implementación del CAE en Sevilla, que incluye la adopción y desarrollo del Sistema Unificado de Inspección, Vigilancia y Control

1 año


INFORME FINAL

139

Acuerdo de Servicio

ALCALDÍA MUNICIPAL DE SEVILLA/SECRETARÍA DE PLANEACIÓN, SECRETARÍA MUNICIPAL DE HACIENDA Y SECRETARÍA DE GOBIERNO/SECRETARIO DE SALUD/CUERPO OFICIAL DE BOMBEROS CÁMARA DE COMERCIO DE SEVILLA

Puesta en operación del Sistema Unificado de Inspección, Vigilancia y Control, a partir de los servicios CAE y que incluye en esencia: -Desarrollo de plataforma tecnológica y de gestión documental de uso compartido -Visitas inspectivas conjuntas, in situ y ex post -Adopción de formatos y proformas únicas y/o compartidas -Uso de la plataforma para temas de seguimiento en materia de IVC -Propuesta de operación del sistema y articulación interinstitucional

2 años

Total de instrumentos contractuales a negociar y suscribir: Un (1), pues el Convenio Marco de Implementación se suscribe por una vez y es el fundamento para desarrollar el Sistema Unificado de IVC en el municipio.


INFORME FINAL

140

CAPITULO V

PLAN DE ACCIÓN Y REFORMAS CLAVE PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CAE EN LA CIUDAD DE

SEVILLA

A continuación se presenta por parte de la consultoría, el resumen de acciones y

reformas distintas a las jurídicas, que es necesario considerar para la viabilidad del

Modelo CAE en la ciudad de Sevilla.

1. EN MATERIA ARQUITECTÓNICA

La Cámara de Comercio de Sevilla cuenta con una sede moderna, con espacios un

poco reducidos, pero con todo el potencial para desarrollar el modelo CAE en sus

diferentes aspectos:

a. Información: Este punto no existe en la Cámara de Comercio de Sevilla por el

flujo de personas que actualmente presenta la Cámara manifiestan que nos es

necesario, sin embargo se recomienda un pedestal que permita administrar el turno

de las personas que ingresan a solicitar servicios de la Cámara.

b. Sistema electrónico de turno: Se debe adquirir e implementar un sistema de

turno que cumpla con los parámetros del modelo CAE.

c. Estación de Trabajo Asesor CAE: actualmente se brinda la asesoría en la

estación con el empresario de pie. Se deben implementar los módulos donde le

empresario sea atendido sentado. Estas estaciones deberán contar con dos sillas

para los usuarios, equipo de cómputo y acceso a internet, además de impresora de

alto rendimiento para facilitar los procesos de apoyo al interesado.

Estos puestos de trabajo debe contar con señalización CAE de acuerdo a la

distribución de los espacios.


INFORME FINAL

141

Igualmente, la habilitación de línea telefónica o extensión exclusiva para clientes

CAE, además de mínimo un tándem de sillas exclusivo para la espera en Asesoría

Especializada.

d. Tándemes de sillas: Se propone definir la cantidad de tándemes de sillas de

acuerdo a la propuesta técnica que realice el arquitecto con respecto a los espacios

diseñados.

e. Fachada: Se debe considerar la inclusión de señalización CAE al ingreso a la

sede y el tablero de resumen de los servicios CAE en un punto estratégico al

ingreso de la Cámara.

f. Taquillas: Es preciso la señalización de las taquillas con la señalización CAE

que indique que se trata de puntos de recepción del trámite. Adicionalmente, es

importante que el proceso de recaudo sea integrado a todas las ventanillas, de

manera que la liquidación y el pago se realicen de manera simultánea a la

presentación de los documentos sin necesidad de generar contactos adicionales.

Igualmente es necesario, siguiendo las recomendaciones del Modelo CAE, que

todas las Ventanillas estén habilitadas para prestar todos los servicios previstos

dentro de la transaccionalidad, es decir, que puedan realizar liquidaciones,

recaudos y ofrecimiento de los servicios de todos los trámites integrados al Modelo

(registro, RUP, libros, NIT, etc.).

Especializar una sola Ventanilla suele presentar problemas de operación en la

práctica, por lo que se recomienda tener la misma versatilidad en taquillas y que la

distribución de usuarios sea un tema del cual se ocupe el sistema electrónico de

turno.


INFORME FINAL

142

2. DOTACIÓN DE OTROS ELEMENTOS

a. Terminales de Autoconsulta: Se propone la integración de dos terminales de

autoconsulta debidamente señalizados para facilitar a los interesados los procesos

de autoconsulta. Estos puntos deben contar con la habilitación de los

correspondientes puntos de red. Para ganar espacio se propone que sean

pantallas planas para estos terminales. Es importante que estos dispositivos estén

en un mueble que garantice el confort para el usuario y que le permita diligenciar

información manual con base en los datos que obtiene de la página web. De la

misma forma, no se debe perder de vista la necesidad de bloquear el acceso de

estas terminales a internet abierto, para impedir usos inadecuados por parte de la

ciudadanía.

3. NUEVOS ROLES DE PERSONAL CAE

a. Informador

Debido a que la Cámara de Comercio de Sevilla podría generar una cultura de

autogestión a través del pedestal que suministra el turno al usuario, la consultoría

propone tener en cuenta la posibilidad de este rol, ya que esta persona

debidamente capacitada puede servir de filtro para descongestionar la zona de

atención en temporadas de mucho flujo.

b. Asesor Especializado

Si bien la Cámara ya cuenta con el personal para desarrollar esta función, cabe

recordar que para ello contará con una estación de trabajo habilitada bajo las

especificaciones y detalles expuestos en el punto anterior.

Un aspecto fundamental es que sea una estación amplia, que permita la atención

de dos personas en modelo de interacción sentado para mejor servicio por parte

del Asesor y para que pueda interactuar con la pantalla del computador del Asesor

CAE que le asistirá a lo largo de todo el proceso.


INFORME FINAL

143

Es de anotar que gracias al sistema de turno, se podrá lograr que se distribuyan los

turnos de clientes Cámara de otros servicios, de clientes Cámara para creación de

nuevas empresas, pudiendo el Asesor CAE atender el tráfico de estas dos

necesidades pero garantizando que en caso de ser un turno CAE se ocupará de

manera preferencial y exclusiva de su atención.

En cuanto al nuevo rol del asesor especializado, es importante resaltar que estos

deberán asesorar al emprendedor no solo sobre temas registrales, igualmente

complementaran su asesoría con los requisitos que deben cumplir ante las otras

entidades para operar su establecimiento.

c. Funcionario de apoyo (auxiliar administrativo) para soporte a trámites CAE

en el Back Office del proceso:

Dados los servicios que se ofrecerán en el marco del tema CAE, se generan unas

variaciones a los procesos internos que ameritan revisión. Para la Consultoría es

fundamental que alguno de los auxiliares administrativos se destine al apoyo de

actividades operativas tales como la venta, bodegaje de libros de comercio, la

preparación de los mismos cuando sean solicitados, la rotulación y envío a

domicilio, la disposición de certificados y libros de comercio para entrega a los

servicios de mensajería del caso, etc.

Estas actividades serán de soporte, porque las actividades centrales se

mantendrán a cargo de las personas que tradicionalmente han estado a cargo de

estos procesos (cargue de información, registro de libros, NIT, etc.).

4. SEÑALIZACIÓN

La implementación del CAE requiere la disposición de unos mínimos elementos de

señalización en sede, que deben contemplar la imagen visual y características

clave del estándar acogido por Confecámaras. Estos son:


INFORME FINAL

144

a. Señalización en fachada:

Se propone incorporar de ser posible la señalización CAE a través de una plantilla

adhesiva de contraste de transparencias, moderna que haga evidente el logo de la

Cámara de Comercio y el logo CAE.

b. Señalización del circuito CAE:

Se debe instalar en la zona de atención contigua al punto de información o

pedestal, una señalización de pared que involucre la identidad de los cuatro puntos

del circuito CAE: Información, asesoría especializada, terminales de autoconsulta y

taquillas de atención. Esta pieza debe ser de fácil lectura, informando al interesado

un detalle básico de los servicios en cada uno de los cuatro puntos de atención y

haciendo referencia clara a las convenciones de color. Algunas ciudades han

realizado señalizaciones complementarias en piso a través de adhesivos

resistentes al tráfico, lo cual puede ser considerado como un elemento adicional.

Es ideal que tenga el logo CAE en uno de los extremos de esta pieza. Usualmente

para dar una imagen de modernidad, se utiliza una placa de vidrio templado

empotrado a la pared.

c. Señalización de las estaciones:

Cada una de las estaciones a saber, información, asesoría especializada,

terminales de autoconsulta y ventanillas de atención, deben contar con una

señalización que identifique el punto del caso. Esta señalización debe tener la

franja de convención de color pertinente para cada una de ellas de acuerdo al

estándar Confecámaras (Blanco para punto de información, amarillo para asesoría

especializada, azul para terminales de autoconsulta y rojo para ventanillas únicas),

utilizando de preferencia estas denominaciones. La señalización además de

garantizar el logo CAE y opcionalmente el de Cámara de Comercio si la entidad lo

desea y la convención de color, debe situarse de manera colgante al techo de cada


INFORME FINAL

145

una de las estaciones señalizadas y debe incorporar el display del sistema de

turno, permitiendo la proyección del número de llamado en este.

5. OTROS ELEMENTOS DE IMPLEMENTACIÓN CAE

a. Material informativo

De acuerdo a los requerimientos del modelo CAE de Confecámaras, se debe

considerar el diseño de mínimo dos piezas informativas, a saber: Volante CAE y

Plegable CAE. El volante CAE debe ser un material de distribución masiva,

normalmente impreso en material de bajo costo para dar una información básica

del proceso CAE. Este volante debe estar disponible en los mesones y en el punto

de información de la sede, haciendo referencia a la información de servicios CAE,

ruta del Portal, número telefónico específico del Asesor CAE y demás datos de

referencia.

El papel del rol informador en la distribución de esta pieza es fundamental, previa la

filtración de si se trata de persona natural o persona jurídica. Por esa razón,

debería ser un plegable especializado para cada una de estas dos modalidades o

en caso contrario, una impresión doble faz.

Por otro lado, estará el plegable CAE, como un material impreso de más altas

especificaciones, que incorpore toda la información detallada del proceso de

creación de empresa especializado según se trate de persona natural o persona

jurídica. Tratándose de material de mayor calidad de papel y policromía, su

distribución no debe ser masiva y libre sino controlada a través de la entrega del

mismo a nivel del punto de asesoría, una vez el interesado haya establecido su

primer contacto con la sede.


INFORME FINAL

146

Es de advertir que tanto una como otra pieza deben tener la identidad corporativa

de CAE y de la Cámara de Comercio y la referencia de todos los canales de

atención al interesado (portal, línea de atención, etc.)

b. Contacto telefónico

El estándar CAE exige la existencia de una línea telefónica para atención de los

clientes CAE. Podría contemplarse la introducción en el saludo de un texto que

haga alusión al CAE y luego crear una instrucción en el primer nivel de

precedencia, sobre el servicio CAE, que direccione en caso de ser su interés, de

manera automática al Asesor CAE. En el saludo previo a la apertura de las

opciones telefónicas, el saludo debe incorporar una alusión al servicio CAE.

En caso de ser un tema de creación de empresa, debe direccionar al Asesor CAE

para su atención directa, razón por la cual es fundamental contar con este terminal

telefónico y extensión exclusiva. Si es posible asignar un número directo al Asesor

CAE sería aún más funcional y se debe incorporar en las piezas informativas.

c. Estructuración del Formulario Anexo con otras entidades

Se hace necesario que durante la fase de implementación se realicen las mesas

técnicas con las correspondientes entidades locales, a efectos de establecer cuál

será el contenido específico del formulario anexo para trámites ante otras

entidades, realizando por supuesto la debida depuración y ajuste de campos de

información de acuerdo a la propuesta de simplificación, a la eliminación de

redundancias y a la inclusión de lo estrictamente necesario para el proceso de

registro inicial de las empresas. Una vez estructurado debe ser revisado y avalado

por las demás entidades que serán receptoras de la información de este vía el

proceso único de creación de empresas agenciado desde Cámara de Comercio.


INFORME FINAL

147

d. Unificación del canal de entrada

Como consecuencia de todo lo anterior, es una necesidad obligatoria que cada una

de las entidades desmonte sus esquemas de atención de los trámites que se

integren al trámite para aquellos temas transaccionales de ley, esto es, que

Secretaría de Gobierno deje de recibir trámites asociados a los temas integrados a

CAE en sus sedes y mantenga como canal único de entrada la Cámara de

Comercio. Para el caso de Planeación, Salud y Bomberos estos puntos de atención

se mantendrán por cuanto continuarán llegando solicitudes (voluntarias) de

ciudadanos o empresarios para otro tipo de necesidades distintas a la de cumplir

con formalidades de creación de empresas.

e. Negociación con la Notaría

Se requiere el inicio de la negociación con la Notaría de la ciudad para su

vinculación al modelo CAE en las tres actividades clave del proceso CAE que se

activan en Notaría:

- Consulta de nombre para personas jurídicas

- Minutas en línea

- Remisión de escrituras digitales con firma digital a Cámara de Comercio

Todos estos aspectos deberán ser objeto de negociación específica para la

vinculación de la Notaría, su compromiso de contar con los medios tecnológicos

establecidos más adelante, la vinculación efectiva a cambios en el modelo de

servicio previsto para empresas a través de documento público, entre otros.

Se podrá iniciar el proceso de implementación y puesta en operación con esta

Notaría Única. En todo caso se advierte que si no hay Notarías activas no es

posible el lanzamiento del servicio CAE en la ciudad.


INFORME FINAL

148

6. PROPUESTA E INVERSIONES TECNOLÓGICAS

En materia tecnológica, las necesidades fueron trazadas en el capítulo cuarto de

este documento de manera específica por cada uno de los trámites estudiados. A

continuación se presenta un resumen de las necesidades e inversiones

tecnológicas requeridas para la integración del modelo CAE a nivel local.

Conviene señalar que gracias a los avances del Portal CAE y las aplicaciones

desarrolladas en el marco de este por Confecámaras para ciudades SIRP, las

inversiones son marginales y pueden ser de fácil absorción por parte de las

contrapartes locales. Estas son:

a. A nivel de software

Elementos de software ITEM DESCRIPCION VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

Integración de la ciudad a módulo de consumo de información de minutas en sistema de registro

Suministrado por Confecámaras

Global, costo marginal porque ya existe la aplicación.

$ 1.000.000 para viáticos

VERIFICAR Desarrollo de ajustes del sistema de Cámara

Para inclusión de información en el certificado de Cámara de Comercio.

Con personal propio de Cámara y de Confecámaras.

Desarrollo de servicios web entre Cámara y Alcaldía

Para notificación al proceso de industria y comercio

Global $ 5.000.000

Desarrollo de aplicaciones y ajustes para cargue de información en IUS desde el sistema DIGIDOT

Para permitir la consulta en línea y gratuita.

Por definir $ 15.000.000

Desarrollos para integración de la ciudad al sistema de IVC Nacional.

Para permitir los ajustes y articulación del modelo local al modelo nacional de IVC

Por definir

b. A nivel de hardware

Elementos de hardware ITEM DESCRIPCION VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

2 Terminales de Autoconsulta

2 para Cámara de Comercio $ 2.000.000 $ 4.000.000

Impresora láser de alto rendimiento para el Asesor CAE

Para imprimir formularios e información al interesado

$3.000.000 $ 3.000.000

Impresora para libros de comercio

Para rotulación y firma de libros de comercio

Dependiendo de tecnología $1.500.000

1 Equipo de cómputo para Secretaría de Hacienda

Para transaccionalidad CAE $2.000.000 $ 2.000.000


INFORME FINAL

149

1 Servidor Para Oficina de Planeación como depositorio de información de uso de suelo.

$2.000.000 $ 2.000.000

1 Equipo de cómputo para Oficina de Planeación

Para el funcionario de Planeación responsable de recepcionar y verificar la información de empresas creadas

$2.000.000 $ 2.000.000

Periféricos, puntos de red, ajustes en redes y demás aspectos de infraestructura tecnológica

Para operatividad de los equipos adquiridos

Por definir $ 5.000.000

En cuanto a la integración de la ciudad al Nodo Central, se deben considerar las

actividades estándar de integración de la ciudad al Portal CAE, que supone:

- Integración de información específica de la ciudad en el componente informativo

del Portal.

- Integración de imagen institucional de la Cámara de Comercio de Sevilla al Portal

CAE.

- Activación de la ciudad como ciudad CAE para habilitación automática de los

servicios de consultas en línea y trámites, además de seguimiento al proceso.

- Realización de los desarrollos ya descritos en los cuadros anteriores para la

funcionalidad del Nodo Local vs. El Nodo Nacional.

- Integración de datos de la ciudad al módulo liquidador del Portal.

- Vinculación de la información de uso de suelo al Portal CAE a manera de consulta

informativa, procedente de SIGIDOT.

- Integración de información de la ciudad para activación de la Intranet del Portal

CAE.

Todas estas actividades deberán ser coordinadas con la Gerencia CAE, el Jefe de

Sistemas de Confecámaras y el Gerente RUE como responsable del Portal CAE.


INFORME FINAL

150

7. PROPUESTA DE GESTIÓN DEL CAMBIO

La implementación del CAE a nivel local demanda acciones fundamentalmente de

socialización interna en Cámara y a nivel regional y adicionalmente, de

capacitación. La capacitación se establece en dos líneas: Por un lado la

capacitación en servicio, calidad y procesos y por otro lado, la capacitación

instrumental en el uso de las herramientas informáticas del Portal y de operación

de los nuevos procesos.

Para lo primero, se recomienda que la Consultoría de Implementación que se

contrate con acompañamiento de la Gerencia CAE y la Gerencia Local CAE,

realicen las actividades de sensibilización a todos los actores involucrados, no

solamente para presentar el modelo sino para evidenciar los beneficios de las

reformas para todas las entidades. Se propone que este sea un ciclo que se realice

desde las primeras etapas de implementación.

Para la capacitación instrumental, se considera que la experiencia ganada en la

implementación CAE en otras ciudades es vital, por lo cual debe ser aprovechada.

En este sentido, se propone un contenido semejante en los módulos de servicio al

cliente, calidad, procesos e indicadores ya desarrollados, para que se realice con

los funcionarios involucrados en la cadena del proceso de creación de empresas a

nivel local.

No debe dejarse de lado la programación de capacitación específica en los trámites

integrados a CAE para todos los funcionarios que participarán en la cadena de

servicio (Informador, Asesor CAE, Abogados, Cajeros, personal de apoyo) donde

se podrá transferir el conocimiento que se requiere para que la etapa informativa y

asesora en CAE se realice de manera adecuada y en orden a la regulación local.

Por último, se debe considerar una etapa de entrenamiento in situ y paralelo a la

implementación en el uso de las nuevas aplicaciones entregadas vía el Portal o

desarrolladas para la integración del CAE. Esta capacitación debe estar bajo la


INFORME FINAL

151

coordinación de la Gerencia Nacional CAE y el responsable del RUE encargado del

Portal CAE, además de un técnico de la Oficina de Sistemas de Confecámaras.

Así las cosas, el plan de capacitación debe involucrar como mínimo los siguientes

componentes:

Contenidos de capacitación CAPACITACIÓN TEMA TIEMPO

ESTIMADO RESPONSABLE VALOR

HORA/CATEDRA

Para funcionarios de sede Cámara de Comercio

Servicio al cliente 8 horas Capacitador contratado por la Cámara de Comercio

$120.000 h/cátedra

Para funcionarios de Cámara de Comercio

Cambio 8 horas Capacitador contratado por la Cámara de Comercio

$120.000 h/cátedra

Para funcionarios Cámara y funcionarios participantes de los procesos en las demás entidades

Cadena de valor, procesos y manejo de indicadores. Trabajo en equipo.

8 horas Capacitador contratado por la Cámara de Comercio

$120.000 h/cátedra

Funcionarios de Cámara de Comercio que participan en la cadena de servicio

Circuito CAE y servicios CAE. Trabajo en equipo

8 horas Gerente de Implementación

Ninguno

Funcionarios de Cámara de Comercio que participan en proceso CAE

Capacitación específica en trámites, regulaciones y normas de los trámites municipales o departamentales integrados a CAE

20 horas Funcionarios delegados de cada entidad. Coordina: Gerente de Implementación

Ninguno

Funcionarios de Cámara y de entidades que participan en la cadena del trámite

Capacitación en uso de herramientas tecnológicas

Variable, de acuerdo a perfil y actividad en la aplicación

Jefe de Sistemas de la entidad Gerente de Implementación Responsable CAE de la ciudad

Ninguno

Se asume que los eventos se podrán realizar en instalaciones propias de la

Cámara de Comercio o de las entidades, por lo que se propone dejar un

presupuesto de $ 2.000.000 para refrigerios y material de apoyo.

8. ESQUEMA DE TRABAJO PROPUESTO

Se propone recoger la experiencia de Confecámaras en el esquema de ejecución

del Plan de Acción. Lo anterior significa fundamentalmente:


INFORME FINAL

152

a. La definición del funcionario que será responsable de actuar como Gerencia

CAE y que tendrá a cargo la ejecución integral de la estrategia.

b. La definición del funcionario que actuará como Coordinador CAE, que será

responsable de las actividades operativas.

c. La contratación de una consultoría de implementación, como un experto externo

que apoye de manera técnica y directa todas las actividades de implementación. La

propuesta es que esta persona apoye a la Coordinación CAE en todas las

actividades de implementación, por el término de ocho meses, que es lo planteado

a nivel del cronograma de implementación, si la Cámara de Comercio lo acoge. La

propuesta es que sea un contrato con honorarios estimados adecuados para una

persona con el perfil, experiencia y conocimiento del tema.

La idea es que la Etapa I esté bajo la responsabilidad de la Gerencia y la

Coordinación CAE y de allí en adelante, a partir del mes 2, se entregue la carga

técnica y operativa en la consultoría de implementación, que se guiará por la hoja

de ruta de implementación establecida en el presente estudio.

Parte fundamental de la implementación y futuro seguimiento de la estrategia CAE

es la existencia del Comité Local Antitrámites, por lo que se recomienda que

durante la implementación se realice su convocatoria, institucionalización y puesta

en operación, lo que se deja dentro del cronograma de trabajo de implementación.

9. HOJA DE RUTA JURÍDICA

A continuación la Consultoría presenta la hoja de ruta recomendada para la

realización de las acciones jurídicas propuestas, tanto a nivel legal como

contractual, partiendo de la base de que esta carta de navegación garantiza la

adecuada y oportuna implementación del modelo de servicios simplificados CAE

para la ciudad de Sevilla. Así pues, la cronología propuesta es la siguiente:


INFORME FINAL

153

a. Suscripción del Convenio Marco para la integración del municipio de Sevilla en el

programa de nacionalización de los servicios simplificados para creación de

empresas a través del modelo CAE. La suscripción de este Convenio asegurará la

voluntad de la Administración Municipal en la adopción del modelo y sus

estándares, el cumplimiento de los procesos y procedimientos necesarios para su

operación y sostenibilidad, así como la inversión de los recursos que sean

requerido para tal efecto.

b. Expedición del Decreto Municipal, a través del cual se establece el estricto

cumplimiento de lo dispuesto en el ordenamiento nacional respecto a los requisitos

y cobros exigibles para la apertura y funcionamiento de establecimientos

mercantiles y nuevas empresas. Con la adopción de este decreto se garantiza que

en el municipio se eliminen todos aquellos requerimientos y prácticas

distorsionadas respecto del ordenamiento jurídico nacional.

c. Firma del Acuerdo de Servicio que en desarrollo del Convenio Marco, deben

suscribir las Secretaría de Planeación, Hacienda y Gobierno del municipio con la

Cámara de Comercio de Sevilla, a fin de establecer los compromisos específicos

para la implementación de los servicios de consulta, notificaciones e inscripción

tributaria local, sin que ello signifique que, si en desarrollo de tales compromisos se

hace necesario dar mayor especificidad a las características u estándares del

mismo, las partes así puedan complementarlo mediante modificación del acuerdo o

suscripción de los complementarios a que haya lugar.

No obstante la cronología presentada, la Consultoría recomienda que los

acercamientos y negociaciones con las Secretarías, se realicen desde el mismo

momento en que se suscriba el Convenio Marco, en aras de ganar el mayor tiempo

posible en pro del cumplimiento de los tiempos establecidos por el programa para

la implementación del modelo.


INFORME FINAL

154

10. CRONOLOGIA DE IMPLEMENTACIÓN

La cronología de implementación que se propone, se establece en tres etapas:

Etapa I: Negociación y aprobación de la reforma.

Se deberá asegurar la presentación de la reforma ante las instancias involucradas

tanto a nivel de registro como a nivel de IVC, la consecución de los recursos para

financiar la implementación y la firma del Convenio específico Cámara de

Comercio-Alcaldía bajo el modelo establecido.

Tiempo: 2 meses.

Etapa II: Implementación

Debe asegurar que a partir de la firma del Convenio anterior, se apropien los

recursos y se inicien las actividades de implementación en cada uno de los

componentes de reforma a saber:

- Jurídico

- Arquitectónico

- De procesos

- Tecnológicos

- Otros temas de apoyo

Se propone que se avance simultáneamente en el componente IVC, de existir los

recursos disponibles para ello.

Tiempo: 6 meses

Etapa III. Capacitación, pruebas y salida al aire. Lanzamiento del CAE.


INFORME FINAL

155

Se propone que con las herramientas tecnológicas y los procesos aprobados, se

inicie la capacitación bajo el esquema propuesto en el numeral anterior, de manera

que los funcionarios queden habilitados en el nuevo conocimiento y con capacidad

para usar de manera efectiva las herramientas tecnológicas entregadas así como

los instrumentos de soporte a la operación del CAE entregados.

Con el personal entrenado se realizarán pruebas y demostraciones de uso de la

aplicación hasta verificar la plena funcionalidad. Una vez superadas las mismas,

se podrá dar paso al acto oficial de lanzamiento, previa notificación del mismo y

solicitud de visita de verificación de condiciones previas a Confecámaras.

Las actividades que se desprenden de estas etapas se especifican en el

cronograma que es Anexo No 5 del presente informe.

11. PRESUPUESTO

La estrategia de implementación del CAE en la ciudad de Sevilla, además de los

costos tecnológicos y de capacitación ya definidos, involucra un presupuesto

mínimo de inversión, representado particularmente en los siguientes rubros

sugeridos:

a. Arquitectura

Dada la reciente remodelación de la sede y la existencia de una buena distribución

de espacios que facilitan la incorporación del modelo CAE, la inversión es

relativamente económica para acondicionar e incorporar los elementos CAE al

esquema de atención de Cámara de Comercio.

Elementos de infraestructura RUBRO DESCRIPCION VALOR UNITARIO VALOR GLOBAL

2 estación de trabajo Personalizada con dos sillas de atención para Asesor CAE

$2.000.000 $4.000.000

Señalización de estaciones de trabajo del circuito CAE

Mínimo 1 Informador, 1 taquillas, 2 asesores.

$1.000.000 $1.000.000


INFORME FINAL

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Señalización empotrada Logo Cámara de Comercio y Logo CAE

$3.000.000 $3.000.000

Señalización circuito CAE En vidrio templado $1.500.000 $1.500.000

Tándemes de sillas Dos tándemes de cuatro sillas cada uno

$2.500.000 $2.500.000

Mesones Mínimo uno $500.000 $500.000

Sistema de turno Sistema de digiturno $ 10.000.000 $ 10.000.000

b. Otros costos

Otros costos de infraestructura RUBRO DESCRIPCION VALOR UNITARIO VALOR GLOBAL

1 Consultor de implementación

Para ocho meses $20.000.000 $20.000.000

Promoción y difusión Un presupuesto para lanzamiento básico de los servicios a nivel regional

$4.000.000 $4.000.000

Lanzamiento CAE Para evento regional $5.000.000 $5.000.000

Impresos y publicaciones Para volantes, plegables y otros

$3.000.000 iniciales $3.000.000 iniciales

13. INDICADORES

Para la medición del éxito de la implementación del Plan de Acción, la Consultoría

propone un esquema simple que se concentre en la medición de la efectividad en

la reducción de los indicadores como producto de la puesta en operación del

modelo CAE.

En este caso, se trata de un tablero de seguimiento que con fundamento en las

tablas de salidas cuantitativas del diagnóstico, permita el monitoreo permanente del

avance en las negociaciones hasta consolidar el proceso ideal CAE que hace parte

del estándar vigilado por Confecámaras. Esta matriz se debe especializar en

persona natural y persona jurídica.

El monitoreo se concentraría en llenar mensualmente la última columna con base

en los avances en las negociaciones con las diferentes entidades que hacen parte

del proceso de implementación. Este seguimiento permitirá identificar los logros de

simplificación, las distorsiones y los retrasos en la definición de mejoras, lo cual

permitirá introducir ajustes en la ejecución por parte de quienes lideran el proceso.


INFORME FINAL

157

VARIABLE FIGURA

RESULTADO MAPEO

META CON IMPLEMENTACIÓN

DEL CAE AVANCE

(Gradual a lo largo de los seis meses de

implementación y posterior al lanzamiento)

TIEMPO

Entendido como número de días invertidos para las gestiones de

creación y constitución de una empresa

PERSONA NATURAL

70 días hábiles 1 día

PERSONA JURIDICA

71 días hábiles 2 días

INSTANCIAS

Entendido como el número de entidades con las que debe

relacionarse el empresario al momento de formalizar las solicitudes de trámites de creación y constitución de empresa

PERSONA NATURAL


PERSONA JURIDICA


TRAMITES

Entendido como el número de gestiones y formalidades que debe

realizar el empresario al momento de crear y constituir su actividad

productiva.

PERSONA NATURAL

6 Trámites 1 tramite

PERSONA JURIDICA

7 trámites 1 tramite

COSTO

Entendido como los costos directos asumidos por el empresario para

acceder a los trámites de creación y constitución de empresa -es decir- costo de los trámites mismos, de

formularios, conceptos, tasas, expedientes, copias y anexión de

requisitos del caso. (Para 20.000.000 de activos y actividad restaurante en el

centro de la ciudad).

SIN RUP

PERSONA NATURAL

$ 899.200 $358.200

PERSONA JURIDICA

$ 1.240.200 $ 699.200

REQUISITOS

Entendido como las condiciones o prerrequisitos previos a cumplir al

momento de la solicitud del trámite.

PERSONA NATURAL


PERSONA JURIDICA


DOCUMENTOS

Entendido como los documentos físicos, formularios, copias,

certificaciones y demás formalidades físicas exigidas en el expediente

PERSONA NATURAL

18 documentos 1 documento

PERSONA JURIDICA

21 documentos 2 documentos

CONTACTOS

Entendido como el número de veces que el Empresario concurre a las

ventanillas de atención de las diferentes entidades involucradas en el

proceso desde el inicio hasta la terminación del trámite

PERSONA NATURAL


PERSONA JURIDICA



INFORME FINAL

158

Adicionalmente es posible incluir una variable de medición de tiempo, que permita

analizar el cumplimiento de las etapas de acuerdo al tiempo pactado, dividido en

sus correspondientes componentes. Esto con base en el cronograma propuesto por

la Consultoría, que por supuesto deberá ser objeto de validación y de ser el caso,

ajuste de acuerdo a las expectativas de implementación y a la consecución de los

recursos necesarios para financiar la implementación.

Por último, se sugiere que se incorpore desde el inicio de la implementación una

verificación permanente con base en la lista de verificación de cumplimiento de

condiciones previas, de manera que el Consultor de Implementación y el Gerente

CAE puedan realizar verificaciones permanentes al acatamiento de las exigencias

de implementación de Confecámaras.

PROPUESTA DE IMPLEMENTACION IVC

Para la implementación del modelo de inspección, vigilancia y control a empresas,

se propone un trabajo de profundización y de articulación con el trabajo que de

manera nacional viene trabajando Confecámaras, en asocio con el Banco Mundial.

En este sentido, se propone considerar:

- La realización de una consultoría específica de levantamiento de perfiles de

riesgo, nuevos procesos y esquema de integración de la ciudad al modelo nacional

de IVC liderado por Confecámaras.

- Levantamiento de necesidades de integración tecnológica a la plataforma central

desarrollada por Confecámaras.

- Definición de un plan de acción específico que permita la implementación del

modelo de IVC en la ciudad, lo cual demandará su propio presupuesto y que

deberá integrar rubros de inversión específicos para:


INFORME FINAL

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* Aporte a cuota de administración y mantenimiento central de la plataforma de IVC

* Consultoría de implementación

* Compra de hardware para las entidades participantes

* Capacitación

* Divulgación

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