CIRCULAR Nº 008 del 27 de abril de 2010

PARA: Subsecretaria, Directora(es) y Jefes(as) de Oficina DE: Secretaria ASUNTO: Documentos del Sistema Integrado de Gestión

En el marco del Sistema Integrado de Gestión, los siguientes documentos han sido aprobados por las instancias correspondientes, encontrándose conformes en su metodología por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, por lo cual a partir de la fecha deben ser conocidos, implementados y controlados por sus equipos de trabajo, en todas las acciones que involucren a su dependencia:

Documento nuevo o actualizado Aprobó

Del mapa de procesos:

1. Direccionamiento de los Servicios Sociales (proceso actualizado)

Subsecretaria

Del Proceso de Direccionamiento Estratégico:

2. Diagnóstico, análisis y planeación de TIC (nuevo procedimiento)

3. Atención consultas verbales y presenciales (instructivo actualizado)

4. Visitas, atención y consultas a las Subdirecciones Locales para la Integración Social, para todo lo relacionado con el desarrollo misional de la entidad (instructivo actualizado; antiguo nombre: Visitas, atención y consultas COL, para todo lo relacionado con el desarrollo misional del DABS y la atención a los proyectos)

5. Respuesta a solicitudes sobre la forma en que las

Director de Análisis y Diseño Estratégico

Documento nuevo o actualizado Aprobó Dependencias de la Secretaría deben desarrollar su actividad, de manera que se ajuste a derecho (instructivo actualizado; antiguo nombre: Respuesta a solicitudes sobre la forma en que las Dependencias del Departamento deben desarrollar su actividad, de manera que se ajuste a derecho)

6. Entrega de la autenticación del documento por parte del jefe (a) de la OAJ, que cumple funciones de Secretario(a) General de la entidad (instructivo actualizado)

7. Investigación sobre diferentes sentencias, para establecer las posiciones de la Corte Constitucional sobre derechos fundamentales y sociales (instructivo actualizado)

8. Respuesta a acciones de tutela (instructivo actualizado)

9. Representación judicial, cuando la Entidad es demandada (instructivo actualizado)

10. Representación judicial, cuando la Entidad es demandante (instructivo actualizado)

11. Representación extrajudicial (instructivo actualizado)

12. Segunda instancia disciplinaria (instructivo actualizado)

13. Incorporación del concepto (instructivo actualizado) 14. Incorporación de la tutela (instructivo actualizado) 15. Incorporación de los estados de los procesos

judiciales y tutelas (instructivo actualizado) 16. Elaboración de base / repartos (instructivo

actualizado) 17. Programación presupuestal (procedimiento

actualizado)

Del Proceso de Prestación de los Servicios Sociales:

18. Certificación de población especial (procedimiento actualizado)

19. Apertura de la investigación (instructivo actualizado)

20. Estudio de caso (instructivo actualizado) 21. Egreso y seguimiento del servicio (instructivo

actualizado; antiguo nombre: egreso del servicio de protección)

22. Vinculación a redes (instructivo actualizado; antiguo nombre: vinculación a redes de protección)

23. Visita domiciliaria y caracterización de la familia

Director Territorial

Documento nuevo o actualizado Aprobó (antiguo nombre: visita domiciliaria)

24. Permanencia en Renacer (instructivo actualizado) 25. Permanencia en la María (instructivo actualizado) 26. Apoyo a iniciativas juveniles (instructivo

actualizado) 27. Formación en derechos sexuales y reproductivos y

prevención del consumo de SPA (instructivo actualizado)

28. Promoción y divulgación (instructivo actualizado) 29. Solicitud del servicio (instructivo actualizado) 30. Ingreso (instructivo actualizado) 31. Prestación del servicio (instructivo actualizado) 32. Egreso (instructivo actualizado) 33. Préstamo de espacios (instructivo actualizado;

antiguo nombre: préstamo de instalaciones) Del Proceso de Mantenimiento y Soporte de TIC

34. Identificación y definición de acuerdos de niveles de servicio (nuevo procedimiento)

35. Gestión y atención de soporte (nuevo procedimiento)

36. Gestión y atención de requerimientos (nuevo procedimiento)

37. Aplicación de mecanismos de seguridad informática (nuevo procedimiento)

38. Viabilidad y evaluación en TIC (nuevo procedimiento)

39. Implementación de tecnologías de información y comunicación (nuevo procedimiento)

Director de Análisis y Diseño Estratégico

Del Proceso de Mejora Continua

40. Seguimiento al cumplimiento de políticas y lineamientos en TIC (nuevo procedimiento)

41. Seguimiento y monitoreo a la infraestructura tecnológica (nuevo procedimiento)

42. Gestión de acciones predictivas y preventivas (nuevo procedimiento)

43. Seguimiento y monitoreo a soporte y gestión de requerimientos (nuevo procedimiento)

Director de Análisis y Diseño Estratégico

Asimismo se informa que los siguientes documentos deben dejarse de aplicar, y retirarse de todos los puestos de trabajo de sus dependencias, por haber sido declarados obsoletos por parte de las instancias respectivas:

Documento obsoleto* Derogó Del Proceso de Direccionamiento Estratégico i) Atención consultas telefónicas ii) Respuesta a solicitudes de personas naturales o jurídicas de

naturaleza pública o privada, sobre la actividad del Departamento

iii) Respuesta a solicitudes de organismos de control, sobre la actividad del Departamento

iv) Respuesta a solicitudes de las dependencias del DABS, para proyectar o revisar la respuesta a los organismos de control.

v) Respuesta a derechos de petición vi) Visitas COL

Director de Análisis y Diseño Estratégico

Del Proceso de Prestación de los Servicios Sociales vii) Evaluación técnica y financiera de oferentes viii) Activación de contingencias ix) Apertura de comedor x) Recaudo y control de aportes voluntarios xi) Seguimiento por el comité local xii) Identificación, orientación y referenciación de casos de

violencia sexual xiii) Identificación, orientación y referenciación de casos de

violencia intrafamiliar xiv) Imposición de sanciones a las prohibiciones especiales xv) Atención en refugio para niños, niñas y adolescentes víctimas

de explotación sexual xvi) Atención en refugio para mujeres víctimas de violencia

intrafamiliar xvii) Solicitud de servicio xviii) Ingreso o recepción xix) Acogida xx) Apertura de la historia integral xxi) Trabajo con familia

Director Territorial

xxii) Finalización de la atención del niño-a en el CURN por reintegro familiar

xxiii) Finalización de la atención del niño-a en el CURN por traslado institucional

xxiv) Finalización de la atención del niño-a en el CURN por adopción

xxv) Finalización de la atención del niño-a en el CURN por evasión

xxvi) Egreso por fallecimiento xxvii) Ingreso a la maría xxviii) Egreso de la maría xxix) Ingreso al centro juvenil xxx) Egreso del centro juvenil xxxi) Coordinación del equipo del centro juvenil con la

defensoría de familia xxxii) Ingreso al CABI renacer xxxiii) Egreso de renacer xxxiv) Recepción en centro de adopción xxxv) Bienvenida al centro de adopción xxxvi) Apertura de la carpeta de historia clínica xxxvii) Valoración nutricional xxxviii) Seguimiento medico, nutricional, psicológico,

pedagógico, fonoaudiológico y terapia ocupacional xxxix) Reunión del grupo interdisciplinario xl) Diligenciamiento de ficha SIRBE y meta física xli) Reunión del equipo técnico xlii) Preparación para la adopción o reintegro a su familia xliii) Cierre de historia xliv) Atención a contraventores xlv) Acceso al servicio xlvi) Apertura de historia socio- familiar xlvii) Remisión xlviii) Seguimiento al egreso xlix) Definición de la situación legal l) Acompañamiento social li) Registro de información lii) Seguimiento al proyecto liii) Acercamiento a localidades liv) Identificación lv) Reunion informativa lvi) Entrevista individual lvii) Selección a una oportunidad lviii) Oportunidad de formación lix) Oportunidad de generación de ingresos

Director Territorial

lx) Seguimiento de la alianza lxi) Estudio de caso de protección

Del Proceso de Gestión de Talento Humano: lxii) Liquidación de devengados para prepensionados lxiii) Reclamaciones laborales lxiv) Generación de la nomina lxv) Autoliquidaciones lxvi) Incapacidades y licencias lxvii) Reconocimiento de Primas técnicas lxviii) Trabajo suplementario lxix) Solicitud de vacaciones lxx) Retiro parcial Cesantías Foncep lxxi) Retiro definitivo Cesantías Foncep lxxii) Retiro parcial Cesantías fondo nacional del ahorro –

FNA lxxiii) Retiro definitivo Cesantías fondo nacional del ahorro –

FNA lxxiv) Retiro parcial cesantías fondos privados lxxv) Retiro definitivo cesantías fondos privados lxxvi) Dotación de personal lxxvii) Embargos judiciales lxxviii) Vinculación de personal lxxix) Registro y control de personal lxxx) Reubicación de personal lxxxi) Encargos de personal lxxxii) Acciones de voluntariado, prácticas universitarias y

pasantías lxxxiii) Modificación de planta de personal lxxxiv) Retiro de personal

Directora de Gestión Corporativa

*Mediante la aprobación de los documentos actualizados queda obsoleta y derogada su versión anterior

Lo anterior da cumplimiento al decreto 607 de 2007 en sus artículos 4 (literal L) y 14 (literales c y e).

ORIGINAL FIRMADO DISPONIBLE EN EL DESPACHO DE LA

SECRETARIA

MERCEDES DEL CARMEN RÍOS HERNÁNDEZ

Anexo: Lo enunciado (146 folios)