Min isterio de Sa lud y Protección Social República de Colombia

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Bogolá. oc: O 6 MAR 2012

CIRCULAR 000010

Prosperidad par~0.dos

PARA: DIRECCIONES DE EPIDEMIOLOGiA y DEMOGRAFiA y DE PROMOCiÓN Y PREVENCiÓN DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL, INSTITUTO NAC IONAL DE SALUD Y DIRECCIONES DEPARTAMENTALES Y DISTRITALES DE SALUD.

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA EL MANEJO DE DI SPONIBILIDAD DE LA RED NACIONAL DE INTERCOMUNICACiÓN PARA LA VIGILANCIA EN SALUD PÚBLICA Y POLlTlCAS DE BUEN USO DE LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACiÓN Y COMUNICACiÓN - TIC.

Colombia, como Estado Parte de la Organización Mundial de la Salud (OMS), adoptó el Reglamento Sanitario Internacional (RSI 2005) y de acuerdo a los establecido en el articulo 4 de este reglamento, conformó mediante el articulo 34 del Decreto 3518 de 2006, el ·Centro Nacional de Enlace - CNE", como unidad de inteligencia epidemiológica y sanitaria para el intercambio de información con la OMS y demas Organismos Sanitarios Internacionales. De igual forma, por medio del articulo 8 de la Circular 04 de 2008, se estableció la conformación de la Red Nacional de Puntos Focales Territoriales, con el fin de responder a la necesidad de comunicación permanente con las Entidades Territoriales y las Instituciones Sanitarias Nacionales.

Posteriormente, y con el objeto de dar alcance a estas disposiciones normativas, en su momento el Ministerio de la Protección Social emitió las Circulares W 031 y 054 de 2011 , mediante las cuales se reglamentó el proceso de disponibilidad de los funcionarios de Vigilancia en Salud Pública y la distribución de las herramientas de comunicación en los Puntos Focales, con el fin de garantizar la comunicación y operación articulada de la Red Nacional de Vigilancia en Salud Publica con el Centro Nacional de Enlace, que permita el cumplimiento oportuno de las funciones de detección, monitoreo, evaluación y notificación a la OMS sobre los eventos que ocurren en el territorio nacional y que pueden convertirse en una Emergencia en Salud Pública de Importancia Internacional (ESPlll , si tuaciones cuyo manejo están a cargo del CNE.

Con fundamento en lo anterior, y siendo necesario definir los lineamientos para el buen uso de las Tecnologias de Información y Comunicación (TIC) que hacen parte de la Red Nacional de Intercomunicación para la Vigilancia en Salud Publica y fortalecer la capacidad de respuesta y operación del CNE, en relación con las actividades de detección temprana, verificación, notificación oportuna de eventos de interés sanitario, como de la gestión integral y respuesta a eventos Que puedan progresar a emergencias en salud publica del orden nacional e internacional, se delinen los siguientes lineamientos de obligatorio cumplimiento, tanto para el Punto de Contacto como para el personal disponible de cada Entidad del orden nacional y subnacional:

1. Todas aquellas Entidades a las cuales se les ha asignado por parte del Ministerio de Salud y Protección Social dispositivos de telefonia móvil, en el marco de la Circular 054 del 2011 , deben garantizar la disponibilidad permanente de los equipos. Por tal razón, es necesario mantenerlos encendidos y en modo disponible, ya que podrán ser contactados en cualquier momento para solicitud de información de Interés en Salud Publica y seguimiento al reporte de disponibilidad y novedades de la Red Nacional de Vigilancia en Salud publica.

I .? , J1 '" Carrera 13 No. 32· 76 Bogota O.C , Colllmbia r ? 3305000 FAX: 3305050· wM/l fI :!.!1<l' lId COI'CO

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Prosperidad pa~0.dos

2. El personal asignado como disponible en los diferentes grupos de trabajo, deberá garantizar el cumplimiento de [as funciones dispuestas en la Circular 031 de 2011 del Ministerio de la Protección Social.

3. Todo personal disponible deberá ingresar su información de contacto laboral y personal en el aplicativo web "Red de Profesionales Disponibles" del Ministerio de Salud y Protección Social, y actualizarla cada vez que se realice un cambio en la persona designada para asumir la disponibilidad. El ingreso a este aplicativo web, se realiza mediante la clave asignada al respectivo punto de contacto, y será responsabilidad del Area de Salud Pública la información Que se consigne en él. Para tal efecto, el funcionario al cual se le asignó la clave de ingreso para el aplicativo web, debe difundir la misma y de manera exclusiva. a todos aquellos funcionarios Que se configuran como dispon ibles. Se podrá acceder utilizando la siguiente dirección electrónica :

IlltpJ /W'l/w.l1llllproteccionsocial 90 ... co/salud/lisls/D1sponibi lidad%20C NEI Ali l tems.aspx

4. Asimismo, deberán realizar comunicación diaria con el Centro Nacional de Enlace para reportar la disponibilidad del funcionario y a su vez notificar la presencia o ausencia de alertas y/o emergencias de interés en salud pública que ocurran en el territorio de su jurisdicción. Este reporte se recibirá en las lineas telefónicas dispuestas en el Gontact Genter del GNE. con la siguiente información: "Nombre del funcionario, grupo de trabajo, DepartamentolDistri lo del cual reporta y si se han presentado o no Eventos de Interés en Salud Pública que puedan trascender a una ESPII.

En tal sentido, se han dispuesto las siguientes directrices:

al Si el reporte diario de novedad es "NEGA TlVO~, debe real izar comunicación telefónica exclusivamente con las lineas telefónicas dispuestas en el Contact Genter del GNE. Este reporte se recibirá en el horario de 2:00 pm - 5:00 pm, de Lunes a Domingo y Festivos; aquellos reportes Que se realicen por fuera de este horario no serán clasificados como oportunos.

b) En caso que el reporte sea ''POSITIVO", es decir que, se esté presentando o se encuentre en curso una alerta y/o emergencia de salud pública, la comunicación debe realizarse de manera inmediata con el Centro Nacional de Enlace a través de los siguientes canales de comunicación:

h '" Carrera 13 No. 32· 76 Booolá D.C. Colombia PBX~5000 FAX: 3305050 · ','iWW mlnsaluiLil()~ eú j,J-1'''' -- --

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Prosperidad pa~0.dos

S. Cumplir a caba!idad con los lineamientos de uso de las TIC asignadas al punto de contacto. Estos lineamientos se encuentran anexos a la presente Circular (Ver anexo N"1 ).

COMUNioUESE y CÚMPLASE.

Bogola, OC, a los - 6 MAR 2012

CARLOS MARIO RAMiREZ MiREZ Vicemi(listro de Salud Pública y Prestación de Servicios

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Anexo (s) : Cuatro Folios

Transcnptor Krrslel H - Momea M. ElabolO: Knslel H. - MOmea t.1 AprobolRewso: Maria Selcn J !tE Urlluijo Velasquez

Carrera 13 No. 32- 76 60901<'1 De. Colombia P8X: 3305000 FAX: 3305050· y~nS.:1 l lJd Co:'IV co

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ANEXO W 1

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LINEAMIENTOS DE BUEN USO DE LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACiÓN Y COMUNICACiÓN "TIC" RED NACIONAL DE INTERCOMUNICACiÓN PARA LA VIGILANCIA EN SALUD PUBLICA

l.. OBJETIVO

Establecer los lineamientos básicos que permitan mantener en óptimas condiciones, de funcionamiento las lecnologias de la información y comunicación (TIC) asignadas a los punlos focales del Cenlro Nacional de Enlace y la Red Nacional de Vigilancia en Salud Pública, mediante la Circular 054 del 30 de Septiembre de 2011 del Minislerio de la Prolección Social.

11. ALCANCE

Los presentes lineamientos son aplicables a todos aquellos funcionarios ylo contratistas que hacen parte de las instituciones que conforman la Red Nacional de Vigilancia en Salud Pública, a los cuales se les asignó uno o más recursos TIC (Equipo de Compulo Portálil , módem USB de inlernel móvil y/o lelefonia celular).

111. LINEAMI ENTOS GENERALES

• Los recursos TIC suministrados a la Entidad Territorial deben estar debidamente registrados y/o inventariados, bajo la modalidad administrativa que acuerde la Entidad Territorial, siempre y cuando se garantice la existencia y Irazabilidad de los recursos TIC.

• La Entidad Territorial debe enviar al Ministerio de Salud y Protección Social y mantener actualizado el listado detallado de la distribución física realizada de los recursos TIC suministrados mediante la Circular 054 de 2011 ; el cual debe conlener el Nombre Complelo, Numero de Idenlificación y Dependencia a la que pertenece el funcionario al que fue asignado cada uno de los equipos.

• El funcionario y/o contratista debe hacer buen uso y velar por el cuidado del equipo a su cargo, destinándolo exclusivamente al servicio institucional para la operación de la Red Nacional de Vigilancia en Salud Pública.

• Los recursos TIC solo pueden ser asignados a funcionarios y/o contratistas que se encuentren laborando actualmente con la Entidad Territorial, con fines Institucionales y para la operación de la Red Nacional de Vigilancia en Salud Pública. En este sentido; se debe propender porque dichos recursos estén disponibles en la Entidad Territorial; por lo tanto, si el profesional al cual se le asignó alguna de las TIC requiere realizar desplazamientos fuera de la jurisdicción de Entidad Territorial sea por motivos laborales y/o personales, éste debe delegar a un profesional que responda por el recurso y las funciones relacionadas con la disponibilidad del mismo.

Callera 13 No. 32· 76 8ogola D.C., Colombia PBX. 3305000 FAX' 3305050 - '11M! 1l'lnSdllld q':J~ cq

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• En caso de terminación del vinculo laboral con la Entidad Territorial , El funcionario yfo contratista debe hacer devolución del equipo asignado en el mismo estado en que lo recibió o en un estado de deterioro razonable conforme con el tiempo de utitización, garantizando el historial y la trazabilidad de [os recursos TIC.

• En caso de robo, hurto o extravio de alguna de las TIC asignadas, el funcionario y/o contratista responsable del equipo, deberá comunicarse de inmediato con el Ministerio de Salud y Protección Social, y solicitar la desconexión inmediata del aparato. Paso siguiente deberá acudir dentro de los dos días hábiles siguientes al hecho, a la oficina de la fiscalía o a la URI respectiva, con el objeto de interponer la denuncia, a su vez debera presentar y/o enviar copia de la respectiva ante e[ Ministerio de Salud y Protección Social.

• En caso de fallas técnicas o daño de alguno de los equipos de las TIC suministradas, la Entidad Territorial debe realizar contacto directo con [a mesa de servicio a través de alguno de los medios de comunicación constituidos para tal fin; con el objeto de realizar el respectivo requerimiento y obtener el soporte técnico correspondiente.

tv. LINEAMIENTOS ESPECiFICOS

a. Uso de equipos de cómputo portátiles:

,/ Las Entidades Territoriales no pueden cambiar la contraseña de los equipos portátiles, debido a que éstos son monitoreados por el administrador desde el Ministerio de Salud y Protección Social.

./ Los Equipos pueden ser relirados de las instalaciones de la Dirección Territorial por los funcionarios y/o contratistas del área a la cual fue asignado el equipo de acuerdo él la Circular 054 de 2011 , con el único objeto de realizar investigaciones epidemiológicas de campo y/o para la operación de la Red Nacional de Vigilancia en Salud Pública. En este sen tido deben devolverse en óptimas condiciones a la OTS una vez finalizadas las labores extramurales.

,/ Se establece para todas las Entidades Territoriales que es de obligatorio cumplimiento conectarse a las videoconferencias convocadas por el Ministerio de Salud y Protección Social, razón por la cual les fueron entregados los módems de internet móvil.

,/ En caso de fallas técnicas o dano del equipo de cómputo, la Entidad Territorial debe realizar contacto directo con la mesa de servicio a traves de alguno de los medios de comunicación constitu idos para tal fin ; con et objeto de realizar el respectivo requerimiento y obtener el soporte técnico correspondiente (Ver tabla en el inciso "da de los presentes lineamientos).

b. Uso de módems USB de internet móvil:

Teniendo en cuenta la importancia del uso del inlernet para las actividades de difusión, interacción y obtención de información, se ha suministrado a cada ente territorial dos Módems de Internet Móvil, para lo cual se dictan los siguientes lineamientos y recomendaciones:

Carrera 13 No. 32- 76 Bogola O.C. Colombia P8X: 3305000 FAX: 3305050 - Yl.WI,v mlrl~,l!ud cQY.q'

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Prosperidad parW,dos

,¡' Los Módems deben estar únicamente a disposición institucional y para la operación de la Red Nacional de Vigilancia en Salud Pública. Por lo anterior, no pueden estar a cargo de personas o intereses parlicu lares.

" Toda la información que sea oblenida por esle medio (Uso y Conlenido), sera responsabilidad directa del usuario, por lo tanto los funcionarios ylo contratistas deben abstenerse de descargar información con fines de lucro, contenidos obscenos u ofensivos. De igual forma, el usuario sera responsable de toda aquella información que sea enviada por este medio.

,¡ El sistema de acceso a inlernel estará bajo constan te moniloreo para verificar el buen uso y optimización del recu rso.

,/ Los usuarios no deben modificar los parámetros de configuración del navegador de internet de los equipos de cómputo enlregados a la inslilución en el marco de la Circular 054 de 2011 .

./ La Entidad Territorial tiene la obligación de responder efectivamente y en tiempo real a través de este disposilivo al llamado de coneclarse a las video-conferencias, enlre los profesionales y/o actores convocados desde el Nivel Central. Ej. Ministerio de Salud y Protección Social-Centro Nacional de Enlace CNE.

,/ En caso de fallas técnicas o daño del Modem USB de Internet Móvil, la Entidad Territorial debe realizar contacto directo con la mesa de servicio a través de alguno de los medios de comunicación constituidos para tal fin; con el objeto de realizar el respectivo requerimiento y obtener el soporte técnico correspondiente.

C. Uso de telefonia ce lular (blackberry)

Llamadas BlackBerry:

,/ Los funcionarios y/o contratistas de las Entidades del orden nacional y subnacional, a los que les fu e asignado un teléfono móvil , podrán ser contactados en cualquier momento con el objeto de realizar seguimiento a una situación en particular en salud pública, razón por la cual se debe garantizar la operatividad de los mismos en un 11Orario de 24 horas, los 7 días a la semana.

,/ Es responsabilidad del usuario y/o profesional al cual se le asignó el recurso de telefonía celular, hacer uso exclusivo de la misma para realizar tareas relacionadas con su trabajo y para la operación de la Red Nacional de Vigilancia en Salud Pública.

,/ El usuario y/o profesional al cual se le asigna el recurso de telefonía celular, debe conservar la integridad del dispositivo telefónico asignado para garantizar el óptimo funcionamíento del mismo.

PIN BlackBerry Messenger:

,/ Cada uno de los funcionarios y/o con tratistas que hacen parte de la Red Nacional de Vigilancia en Salud Pública debera escribir en el Mensaje personal del BlackBerry Messenger la siguiente información en el orden aqui establecido:

Carrera 13 No. 32· 76 Bogotá D.C., Colombia PBX: 3305000 FAX: 3305050 - \'I\WI flllnsaluJ!...gQ.llQ

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Ministerio de Salud y Protecc ión Socia l República de Colombia

NOMBRE PARA MOSTRAR: Nombre y Apellido / Entidad MENSAJE PERSONAL: Grupo / Dependencia

Ej: NOMBRE PARA MOSTRAR: Carlos Ballesleros / MSPS MENSAJE PERSONAL: Disponible CNE

Prosperidad par~o_dos

,/ Con respeclo a la imagen y/o display en el BlackBerry Messenger, la Entidad Terrilorial debe propender porque el profesional que se encuentra a cargo del equipo a nivel territorial y por ende es el punto de enlace con el nivel central debe tener en su display, la imagen institucional o en su defecto una falo exclusiva del profesional y/o usuario al cua l se le realizó la asignación del equipo de lelefonia celular

./ Los funcionarios yfo contratistas a los cuales se les asignó el recurso de telefonía celular BlackBerry con su correspondienle PIN aClivado, no podr;m realizar envio de mensajes que contengan cadenas que no estén relacionadas con las actividades de vigilancia en salud pública, debido a que cada uno de los lelefonos BlackBerry liene incorporado el direclorio de lodos los contactos que integran la Red Nacional de Intercomunicación para la Vigilancia en Salud Publica; en caso de no acatar esta instrucción podria incurrir en faltas disciplinarias por el indebido uso de los recursos asignados, los cuales sólo podran ser utilizados para el desarrollo de las funciones laborales.

,/ En caso de fallas leenieas o daño del equipo BlaekBerry, la enlidad del orden nacional o terrilorial , debe realizar contacto directo con la mesa de servicio a través de alguno de los medios de comunicación constituidos para tal fin ; con el objeto de realizar el respectivo requerimiento y obtener el soporte técnico correspondiente.

d. Medios de comunicación con la mesa de servicio

Las lineas de Atención dispuestas para

-_.-MEDIO DE COMUNICACION DESCRIPCION

CORREOS ELECTRÓNICOS mesadese [vicio. m I2S. cneíalun e .com. co mesadeservicio.rnos.cne(cilamail .com

TELEFONOS FIJOS 321 33 lOen Bogolá (Con un Horario de aleneión de 7:00 AM a 5:00 PM; 321 33 12 en Bogotá Lunes a Viernes). - 3213315 en Bogotá

l -- ._--, TELEFONOS MOVILES 321 394 40 53 - Comeel (Con un Horario de atención de 7:00 AM a 5:00 PM; 301 4587584 - Tigo lunes a Viernes). TELEFONO MOVIL (Con un Horario de atención las 24 Horas; Lunes a 321 394 40 58 - Comeel Domingo (7,24,365)),

Camera 13 No. 32· 76 Bogotá D.C., Colornbia PBX: 3305000 FAX: 3305050 - ViWW lIlu ' s :t~~1..sl.g)"Sl!