CICLO CONTABLECICLO CONTABLE

[...] El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la información. (Art. 46, D. 2649/93).

El Ciclo Contable muestra todo el proceso del sistema de información y consiste fundamentalmente en los siguientes aspectos:

Recolección de los documentos soportes externos e internos, Codificación de cada soporte en sus operaciones o transacciones, Resumen de las operaciones en el comprobante de contabilidad, Registro en los libros de contabilidad auxiliar y principal, Elaboración de los estados financieros. El ciclo es válido tanto para la contabilidad

manual o sistematizada.

Gráfica No. 3: Ciclo contable soportes y libros

1. Soportes externos 1. Soportes internos

2. Codificación de soportes internos

3. Comprobante de Contabilidad

4. Libro Diario 4. Libros Auxiliares

4. Libro Mayor y Balances 4. Control de existencias

5. Balance de comprobación

En la contabilidad sistematizada el comprobante de contabilidad lo elabora el mismo programa de contabilidad.

Operaciones, Soportes y VerificacionesOperaciones Soportes de contabilidad VerificaciónAportes sociales Recibos de caja Arqueos de cajaCuenta bancariaConsignacionesNotas bancarias

Nota de contabilidad Conciliación Bancaria

Caja menorReembolsos

Comprobante de pago Arqueo de caja menor

Compra de activosBaja de activos

Nota de contabilidad

Liquidación activos Nota de contabilidad Cédulas LiquidaciónCompra mercancía Facturas de compras

Notas de contabilidadComprobantes de pago

Inventario físico

Devolución compras Notas de contabilidadVenta mercancía Recibo de caja

Factura de ventasNotas de contabilidad

Inventario físico

Devolución ventas Notas de contabilidadCobro cartera Recibo de caja Circularización cartera

Provisión cartera Notas de contabilidad Cédula de carteraGastos administrativos Nota de contabilidad

Comprobante de pagoCausación gasto

Gastos de venta Comprobante de pagoGastos anticipados Comprobante de pago AmortizaciónLiquidación gastos Nota de contabilidadPago a empleados Nomina de empleados

Comprobante de pagoContratos de trabajo

Pago retenciones nómina de empleados

Comprobante de pago Certificados Paz y Salvo

Liquidación empleados Notas de contabilidadComprobante de pago

Pago de impuestos Declaración IVADeclaración ICADeclaración rentaComprobante de pago

Normas tributarias

Otros ingresos Recibo de cajaPréstamos Pagarés, Letras

Recibo de cajaComprobante de pago

Tabla de amortización

Intereses Notas de contabilidad Causación interesesCOMPROBANTE DE CONTABILIDAD

Soportes internos y externos: la contabilidad esta compuesta por una serie de soportes que emiten los particulares en las relaciones comerciales y los internos y externos con los cuales la empresa legaliza las operaciones.

Codificación: consiste en tomar cada documento soporte, analizar la operación y definir un código de cuenta de acuerdo al plan único de cuentas.

Comprobante de contabilidad: comprende el resumen de todos los documentos soportes expuestos anteriormente, en los siguientes pasos:

El primer paso consiste en recolectar todos los documentos soportes para ordenarlos por grupos homogéneos, con los cuales se va a preparar la contabilidad del ente económico para un período contable.

Luego, mediante el análisis de las operaciones contenidas en cada soporte se le da un código, tanto a la parte que recibe como a la que entrega en la transacción, que servirán para acumular en el Comprobante de Contabilidad toda la información de igual naturaleza. Para lograrlo debe primero sustentarse en el plan único de cuentas y segundo aplicar la regla de oro de la contabilidad.

El tercer paso, requiere hacer el resumen de todos los soportes que contienen operaciones comunes, en el Comprobante de Contabilidad en forma detallada cada cuenta que fue afectada del activo, pasivos, gastos e ingresos y las subcuentas, en un período contable de un día, una semana o un mes, de acuerdo a los requerimientos que exija la empresa.

El cuarto paso consiste, en el registro del Comprobante de Contabilidad con todos sus soportes en cada uno de los libros auxiliares el cual incluye la cuenta control. Luego el mismo comprobante de contabilidad se lleva al libro Diario cuyos registros se acumulan diaria o mensualmente hasta llegar hacer el traspaso de éste al libro Mayor para establecer el balance de comprobación o prueba del período.

El quinto paso es la obtención del balance de prueba o de comprobación, tomando tanto los saldos de los libros auxiliares en sus hojas de control o de los libros auxiliares (derecha del gráfico inicial), como del libro Mayor (Los saldos de las cuentas

Reales y Nominales). El balance se plantea en la hoja de trabajo, para su posterior análisis de cuentas y razones y omisiones para determinar los ajustes contables y luego el cierre contable que se detallará más adelante.

En el sexto paso se procede a la validación de la información contable del balance de comprobación de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados y su correspondiente racionalización de operaciones y registros para darle confiabilidad a la información.

El séptimo paso detecta los errores u omisiones que se hayan podido cometer en forma voluntaria o involuntaria con el objeto de hacer los ajustes de reconocimiento de gastos e ingresos, así mismo se procede a calcular las depreciaciones y amortizaciones. El resultado de éste proceso es el balance ajustado.

En el octavo paso se hace el cierre de las cuentas operacionales tanto de ingresos como de egresos contenidas en las cuentas de resultado, así: las cuentas nominales de saldo débito se cierran al crédito y las cuentas de saldo crédito se cierran al débito y no pasan al balance general porque se resumen en la utilidad del ejercicio que va directamente al patrimonio de los asociados.

El sistema de contabilidad elabora las depreciaciones en forma automática con el respectivo comprobante; los demás ajustes de corrección o errores se ingresan como operaciones del período a la computadora.

Gráfica No. 4: Ciclo contable: hoja de trabajo

5. Balance de Comprobación

6. Hoja de trabajo del Balance y Estado de resultados

7. Notas de Contabilidad Ajustes contables

8. Notas de Contabilidad de Cierre

9. Comprobante de Contabilidad

10. Libros principales 10. Libros auxiliares y de Control

11. Balance General y Estado de Resultados

12. Libro de Inventarios

El noveno paso en el sistema manual, tanto los registros de ajustes contables como los de cierre del ejercicio se llevan en notas de contabilidad débito o crédito y éstas a su vez se resumen en el Comprobante de Contabilidad. En la contabilidad sistematizada existe un proceso de cierre de operaciones mensual o anual que facilita la elaboración del estado de resultados del mes o del acumulado. Otros paquetes más sofisticados no requieren de cierres mensuales (NOVASOFT), pues permiten en cualquier momento hacer registros en cualquier mes y en forma inmediata actualizar la información y edita balances de comprobación y generales mediante un proceso temporal cuya diferencia entre ingresos y egresos la lleva a la cuenta de utilidad o pérdida.

En el décimo paso, el ciclo contable repite el proceso con el comprobante de contabilidad de ajustes contables y cierre del período con los respectivos registros de libros auxiliares y principales para dejar la huella o historia de las operaciones de ajustes y cierre del período contable.

En el once paso con este proceso de la hoja de trabajo y sus registros en libros, culmina la elaboración del Balance General y el Estado de Resultados tomados del libro Mayor por los registros sistemáticos llevados a cabo hasta el momento del cierre contable y que se constituyen en la base para elaborar los demás estados financieros básicos, como son Estado de cambios en el patrimonio, Estado de cambios en la situación financiera, Estado de flujos de efectivo y los Estados financieros consolidados siempre y cuando se tengan inversiones en subordinadas, los cuales requieren la elaboración de hojas de trabajo especiales, sin embargo los paquetes sofisticados traen los procedimientos necesarios para este objetivo.

Por último se registra el libro de inventarios con detalla de todos los bienes, derechos que posea y las obligaciones con tercero debidamente sustentados en documentos a cargo del ente económico el cual se expone más adelante al igual que otros procedimientos particulares.

Pretender eludir el proceso del ciclo contable es correr el riesgo de cometer errores y que la contabilidad sea tachada de inconsistente por carencia de documentos soportes que prueben los registros de contabilidad. Por esta razón, ella debe exhibir unos registros que puedan ser verificables en cualquier tiempo al igual que suplir la prueba judicial ante cualquier proceso en el cual se halle involucrada.

La información que resulta del proceso del ciclo contable es la garantía para la elaboración de la declaración de renta, de timbre nacional y de Industria y Comercio, tableros y avisos, porque en cualquier momento la Administración de Impuestos Nacionales puede aplicar procedimientos de auditoria rigurosos y exigentes y encontrar omisiones por incumplimiento de normas tributarias que van en contra de la empresa, lo que hace onerosa la carga de los impuestos por las sanciones. Es de advertir que la Administración de Impuesto y de Hacienda Municipal hace inspecciones oculares a los libros de contabilidad para comprobar la veracidad de los impuestos.