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Ciclo vitalASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 2012

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil. Los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creación), vida productiva (trámite y vigencia), tercera edad y destino final.

CICLO VITALMomento de Gestión

(prearchivo)

Momento de Intermedio

Momento:PermanenteHistórico-InstitucionalHistórico

1Edad

2Edad

3Edad

Momento de Planeación. Momento de la Elaboración. Momento de la Tramitación.Momento de Vigencia. Momento del Plazo Precaucional. Momento de la Tramitación.

Fase Permanente o Histórica.

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En general, las edades de los documentos de archivo se miden o por la cantidad de uso o por el progresivo decrecimiento del valor de los documentos para la tramitación.

La teoría archivística del ciclo vital del documento establece tres edades o momentos que están directamente relacionados con la actividad del documento, estos son:

Momento de Gestión:

Denominado también prearchivo, en este momento el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo originó. Este momento comprende:

● Planeación: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido.

● Elaboración: Es la edición del documento, mediante la aplicación de la Normatización y la Normalización, que se requieren según el tipo documental.

Normatización: Es el conjunto de normas creadas por un gobierno o estado de derecho para regular el comportamiento de las personas dentro de la sociedad.

La Normatividad Archivística jurídica es el conjunto de normas que regulan la gestión y todo el ciclo de los archivos.

Normalización: Abarca la Normatividad Administrativa y la Normatividad Técnica.

Normatividad Administrativa: Puede definirse como el conjunto de normas de tipo administrativo o institucional que regulan el proceso comunicativo, informativo y archivístico. Normatividad Técnica: Es el conjunto de normas que regulan el QUÉ, el CÓMO, el CUÂNDO y el CON QUÉ en los procesos, actividades y tareas dentro de las empresas o instituciones.

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Tramitación: Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento. El término de la tramitación da paso a la vigencia. Para documentos en papel, el acto administrativo concreto que marca el principio de la vigencia es la firma. Momento Intermedio: Llamado también archivístico, es aquel donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo. En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado. Puede decirse que el documento: informa, testimonia o dispone. Es el momento de la vigencia y del plazo precaucional. ● Vigencia: Es aquel momento durante el cual el documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo documental. La vigencia es el momento central en la vida de un documento. ¿Por qué concluye la vigencia? � Porque se vence el plazo establecido en el mismo documento.� Por disposición legal.� Porque se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero.� Porque desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento.� Por enterarse del documento, como en el caso de los documentos de carácter informativo. En los casos en que ninguna de las alternativas dadas determine el fin de la vigencia, se establece convencionalmente tal fecha. ● Plazo Precaucional:

Una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es menester retener el documento (por precaución) antes de decidir su destino final.

El Plazo Precaucional persigue:

� Responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurídicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto, a defectos en la tramitación o a errores en el cumplimiento de la vigencia.

� Servir de antecedente directo o soporte jurídico a un documento que lo requiere para estar vigente.

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¿Cuándo termina el Plazo Precaucional?

� Cuando hay prescripción legal o de derecho.� Cuando lo establece la tabla de retención documental, o sea, cuando se vence el tiempo establecido por la entidad productora para su conservación o destino final. Momento Permanente:

Es el momento de la conservación permanente de los documentos con fines históricos de carácter administrativo, político, económico, investigativo o cultural que impiden su destrucción.

Los documentos que atraviesan este momento definen la memoria institucional de la entidad productora y deben conservarse para siempre en un sitio privilegiado, independiente de otras series documentales de la misma institución. Se habla así mismo de un cuarto momento que corresponde a la fase en la que los documentos, por su trascendencia histórica más allá del ámbito institucional, son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservación del patrimonio cultural.

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