cero papel: uniendo administración electrónica y buenas prácticas ambientales
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#SITIGE15
1Jaddy Fernández
Líder Programa Hacia un Banco Cero Papel
#SITIGE15
Cero Papel: Uniendo
Administración Electrónica y
Buenas Prácticas Ambientales
41
Sociedad de la Información y el Conocimiento
Sociedad de la Información y el Conocimiento
51
Perú sube 10 posiciones en este Ranking pasando del Puesto 82 al puesto 72 de 193 países
Puede acceder al informe completo a través del siguiente enlace: http://bit.ly/1q6op5P
Sociedad de la Información y el Conocimiento
Promover las políticas de datos abiertos gubernamentales como parte de las iniciativas de gobierno electrónico.
Promover acciones de concientización de los ciudadanos en referencia a los derechos y responsabilidades que acarrean el uso de las nuevas tecnologías.
Promover acciones que aseguren el ejercicio de derechos humanos en el entorno digital.
Promover las políticas de datos abiertos gubernamentales como parte de las iniciativas de gobierno electrónico.
Incentivar el uso de las nuevas tecnologías en ámbitos de seguridad pública.
Avanzar en la implementación transversal de la perspectiva de género en las políticas orientadas a superar la brecha digital y promover la generación de estadísticas e información sobre la brecha de género y los impactos diferenciados de las TIC.
Incentivar el uso de las TIC para contribuir a la protección del medio ambiente, la lucha contra el cambio climático, el uso sostenible de los recursos naturales y la prevención y mitigación de los desastres naturales.
Sociedad de la Información y el Conocimiento
9Política Nacional de Gobierno Electrónico
Jaddy Fernández Líder Programa
Hacia un Banco Cero Papel@jadesan1
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e- Administración 2
e-Administración
Municipalidad de Quito con grandes colas para pagar impuesto predial
Pagos con banca Móvil
e-Administración
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Oficina sin papel o cero papel es ..
Que es Cero Papel ?Cero Papel ? • Es la reducción ordenada del uso del
papel mediante la sustitución de los
flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos,
acompañado de una cultura del cambio
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSPROCESOS • Racionalización y
optimización de procesos
• Automatización
BUENAS PRÁCTICAS
• Manejo seguro de activos de información
• Gestión de documentos electrónicos
• Firma Electrónica• Firma Digital• Seguridad de la
Información• Digitalización• Uso de estándares
• Aprovechamiento de TIC en buenas prácticas
• Cambio cultura organizacional
• ISO
Ecoeficiencia Responsabilidad Social Cultura Organizacional
Compromiso e identificación
Gestión del cambio
Uso racional y eficiente
e-Administración: Cero Papel
141
1414
2000
Firma y certificados digitales
2003
Normativa sobre interoperabilidad y estándares
Normativa sobre correo electrónico
Normativa materia de archivo de documentos e información
2008 2012
Normativa puesta en marcha de la firma digital
Seguridad de la Información “NTP-ISO /IEC 27001:2008
2013
Reingeniería del sistema de Trámite Documentario
Modernización de la plataforma tecnológica.
Mejora del Sistema de Trámite Documentario
Proyectos relacionados a Trámite Documentario
Política Nacional deGobierno Electrónico
Proyectos relacionados a Firma Digital – Cero papel
ISO 30300ISO:30301Otras…
2011
….
e-Administración: Cero Papel
Canal presencial
Canal electrónico
e-registro e-notificacióne-consulta Buzón virtual
SEDE ELECTRÓNICA
Documentos ( entrada - salida)
Expedienteelectrónico(físico –
electrónico)
GESTIÓN DOCUMENTAL
Financiera RRHH
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Contratación Otros
IDENTIFICACIÓN SEGURA
CLIENTES Y CIUDADANOS
ENTIDAD FUNCIONARIO
GOBIERNO
GESTIÓN DE TRÁMITES Y PROCESOS
Preservación y Acceso
(Digitalización)
Interoperabilidad
Interoperabilidad
PLATAFORMAS Y SOLUCIONES TECNOLÓGICAS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Certificado Digital
15
Certificado Digital
PLAN DE COMUNICACIÓN Y FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES
POLITICAS, DIRECTIVAS, ESTANDARES
Firma electrónicaCertificado
Digital
IDENTIFICACIÓN SEGURA
IDENTIFICACIÓN SEGURA
0- Papel Jaddy Fernández
Líder Programa Hacia un Banco Cero Papel
#SITIGE15
3
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Cero Papel: e-administración y prácticas ambientales
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Cero Papel: e-administración y prácticas ambientales
Personas
Procesos
Tecnologías
• PERSONAS.- Capacitación, Roles definidos, Privilegios por rol• PROCESOS.- Con Marco legal y normativa establecida, Gobernados (Métricas), Optimizados & Automatizados
(en la medida de lo posible)• TECNOLOGIA.- Gestor de Contenidos, Flujo de trabajo con firma electrónica, Documentos electrónicos con firma
digital, Notificación electrónica
Identificar soluciones , estándares
Records Management (RM): Implican la administración sistemática de todos los registros y la información o datos que ellos contengan. Con el avance en las tecnologías de la información, ha sido necesario incorporar la información electrónica a este proceso, correos electrónicos, archivos adjuntos (attachments), video, voz, etc.
Document Management (DC): Document management o Document Imaging es digitalización de documentos. La captura y transformación de documentos físicos a documentos en forma digital (imagen) con el propósito de archivarlos con inteligencia
Enterprise Content Management (ECM): Conceptualmente se refiere a Integrar, optimizar y distribuir contenido. Las herramientas de ECM permiten: Integrar y controlar los procesos de creación, almacenamiento, reutilización y distribución de la información.
Workflow (WF): Se trata de la automatización de los procesos de negocio en los que “documentos”, “información” y “tareas o actividades” (manuales o automáticas) van pasando de un participante a otro (con roles diferentes) según un conjunto de reglas o procedimientos que establece la definición del proceso.
Archival Management (AM): Es el sistema responsable del manejo de los archivos adquiridos para su preservación en el tiempo.
Identificar e implementar aquellas soluciones, estándares, modelos, buenas prácticas, hardware / software en gestión documental mas acordes a la implantación de un Gobierno Abierto, así como identificando las tendencias tecnológicas y de investigación futuras.
Gestión de Procesos de Negocio – Enfoque Metodológico
Áreas de Conocimiento
Tecnologias de Gestión de Procesos de Negocio
Gestión de Procesos Corporativos
Gestión de Procesos de Negocio
Organización de Gestión de Procesos
1.-Modelamien
to de Procesos
2.-Análisis
de Procesos
3.-Diseño
de Procesos
4.-Gestión
DesempeñoDe Procesos
5.-Transformació
n deProcesos
Fuente: BPM CBOK®
Gestión de Procesos de Negocio – Enfoque Metodológico
Fuente: BPM CBOK®
Gestión de Procesos de Negocio – Calidad del Modelamiento
1
2
3
4
5Modelo de Integración / Sistemas Dinámicos
Modelo para Planeamiento / Análisis
Modelo Operacional / Control
Documentación / Entrenamiento
Diagrama básico
BAJO
BAJO
ALTO
Valor
Nivel de Detalle
Identificar soluciones , estándares según Gartner
En 2016, la gestión de contenidos será personalizada, con necesidades en carpetas y procesos adaptados a cada usuario individual.
Para el 2017, casi el 50% de todo el contenido de negocios será no textual, lo que exigirá a las organizaciones a invertir más ampliamente en el análisis como parte de la gestión de contenidos.
Identificar e implementar aquellas soluciones, estándares, modelos, buenas practicas, hardware / software en gestión documental mas acordes a la implantación de un Gobierno Abierto, así como identificando las tendencias tecnológicas y de investigación futuras.
ECM & BPM para Gestión de documentos electrónicos
Fortalecer las capacidades de los funcionarios
Definir modelos educacionales que capaciten a los funcionarios públicos en la estándares, lineamientos relacionados con la Gestión Documental.
Identificar soluciones , estándares
28Fuente: • Newsweek lista de las 500 compañías más “verdes” a Nivel Global y de Estados Unidos 2012/ www.thedailybeast.com
Beneficios Cero Papel
29Fuente: • Newsweek lista de las 500 compañías más “verdes” a Nivel Global y de Estados Unidos 2012/ www.thedailybeast.com
Factores Críticos de Éxito
3030
Compromiso y apoyo de la Dirección Ejecutiva y la Alta Gerencia respecto del desarrollo del proyecto, así como del personal que participará en las entrevistas y reuniones.
Capacidad de respuesta a los requerimientos de información de documentación.
Coordinación / comunicación fluida entre nuestro equipo y el personal clave de la Organización. Transparencia en las comunicaciones.
Adecuada asignación de recursos del personal clave.
La comunicación formal se realizará mediante correo electrónico.
Lecciones Aprendidas en proyectos de Gestión Documental:
Enfoque Personas, Procesos, Tecnología Antes de iniciar un proyecto en Gestión Documental debe revisarse el marco legal
Internacional , Nacional para mitigar riesgos y duplicar esfuerzos. No es la Tecnología antes que los procesos No es Tecnología es Solución La gestión del cambio es un factor importante a tomar en cuenta y debe ser vista de manera
transversal El plan de comunicación debe ser claro y saber comunicar a todo el personal de la
organización de manera clara, oportuna Lo que no se mide no se mejora , debe definirse una línea base y sobre ella plasmar la visión
lo que queremos reducir, minimizar, mejora con indicadores El involucramiento de la Alta Dirección es clave para el éxito del proyecto Comunicar permanentemente el avance del proyecto y los riesgos identificados El fortalecimiento de capacidades del personal es clave en todas las fases del proyecto Se debe establecer un equipo trabajo con las áreas involucradas y asignarles roles de
participación esto servirá para las modificatorias de Directivas, procesos , procedimientos.
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¡Muchas Gracias!Jaddy Fernández