CIRCULAR EXTERNA No. DE 1994

CIRCULAR EXTERNA No. 042 DE 1994

( Agosto 8 )

SeoresREPRESENTANTES LEGALES, JUNTAS DIRECTIVAS, REVISORES FISCALES Y CONTADORES DE PROGRAMAS O EMPRESAS PROMOTORAS DE SALUD

Asunto: Instrucciones contables en materia de Ingresos, Cargos y Gastos Diferidos

Este Despacho en uso de sus facultades y con el propsito de garantizar la mayor uniformidad y transparencia del mercado, se permite impartir algunas instrucciones especiales en materia de ingresos, cargos y gastos diferidos y reafirmar otras en punto a la adecuada aplicacin de los decretos 2649 y 2650 de 1993 y el suministro de informacin que revele la realidad econmica y financiera de las empresas promotoras de salud.

1.INGRESOS

1.1 Emisin de contratos para planes complementarios al plan obligatorio de salud.

Sin perjuicio del cumplimiento de las formalidades legales y las propias de control interno adoptadas por cada entidad, previo el pago por parte del afiliado y el recaudo por parte de la entidad promotora de salud, proceder a la emisin del contrato por plan complementario.

1.2Registro contable del contrato por plan complementario

El contrato constituye el soporte contable principal, para por va de la contabilidad, evidenciar las pautas que regulan los derechos y las obligaciones que se derivarn de la prestacin de servicios de salud, relacionados con la cobertura del plan obligatorio y las condiciones en que stos se prestan. Dichos contratos debern ser registrados en cuentas de orden, dadas las caractersticas y parmetros definidos en el Plan Unico de Cuentas -PUC- (Decreto 2650 de 1993).

En la medida que se acuerden pagos por anticipado y estos se reciban, por dicho importe se deber descargar la cuenta de orden y registrar al pasivo diferido, con su correspondiente contrapartida

Las renovaciones, previo el cumplimiento de las formalidades legales, se registrarn igualmente en cuentas de orden por la totalidad del importe del contrato ajustado a la tatifa que rija para el perodo de renovacin.

El saldo de la cuenta de orden debe revelar siempre el importe pendiente de causar y recaudar hasta la fecha de terminacin o cancelacin del contrato, salvo por la diferencia que se pueda derivar de la aplicacin de lo regulado en el numeral 1.5 de la presente circular.

1.3Causacin de ingresos

El importe del ingreso realizado debe estar en funcin del tiempo expirado, entre la fecha que inicia la prestacin del servicio o cubrimiento y la fecha de corte del mes o meses completos que se registra contablemente.

La Superintendencia estar atenta para evitar que se incluyan en estos registros importes que correspondan a cubrimientos o protecciones de perodos o porcin de stos, posteriores a la fecha de corte, en prevencin de los anticipos de ingresos y utilidades.

Igual tratamiento debern tener los ingresos recibidos por anticipado por concepto de plan obligatorio de salud.

Los descuentos que se otorguen contractualmente con ocasin de pagos anticipados, se tratar como un menor valor del ingreso realizado.

1.4 Condiciones Especiales para el registro de los ingresos recibidos por anticipado.

El rubro de los ingresos recibidos por anticipado debe contar con las cuentas auxiliares que le permita registrar en forma separada los valores recibidos por anticipado por concepto del plan obligatorio de salud y plan complementario y de cada uno de estos conceptos separadamente la porcin correspondiente a los dos (2) primeros meses de anticipo y la porcin de los restantes meses de ste. Esta ordenacin permite reclasificar de manera mensual los ingresos recibidos por anticipado, en la medida que se registre la causacin perodica de los ingresos realizados. A su vez permite cuantificar la base para efectos de la determinacin y control del margen de solvencia sobre pagos recibidos por anticipado en cumplimiento de lo establecido en el decreto 1485 de 1994.

1.5Suspensin de causacin de ingresos por concepto de plan complementario de salud y constitucin de provisiones.

La causacin de ingresos por plan complementario se suspender para aquellos casos que la empresa promotora de salud admita pagos peridicos y el afiliado registre 60 o ms das de mora en su pago.

Las cuentas por cobrar originadas por estas causaciones debern ser trasladadas a cuentas de difcil cobro y si dentro de los 30 das siguientes a la fecha de registro antes indicado, no se lograre regularizar el pago de las cuotas atrasadas, debern proceder a constituir una provisin por el 100%. del importe de las cuentas de difcil cobro.

Lo anterior, sin perjuicio del procedimiento definido para estos casos, el cual en ningn momento puede conllevar la suspensin en la prestacin de los servicios de salud, dado que como mnimo se debern prestar los relacionados con el plan obligatorio de salud a travs de la red de prestadores disponibles para la prestacin de ste. Una vez constituda la provisin antes indicada, la entidad debe proceder a reclasificar dentro de las cuentas de orden deudoras de control, el equivalente a las cuotas proviosionadas y registrarla como contratos en mora.

Cumplidas las formalidades legales del caso, para poder dar por terminado el contrato respectivo por parte de la entidades, sta proceder a castigar las cuentas de difcil cobro y a reversar las cuentas de orden correspondientes, sin perjuicio de generar los registros contables que considere apropiados, para el control de cuentas por cobrar castigadas.

2.ACTIVOS DIFERIDOS Y GASTOS

En procura de prevenir las situaciones presentadas en el pasado, con manejos no adecuados de los cargos diferidos y gastos anticipados, este Despacho considera conveniente resaltar algunos criterios y normas en esta materia, e instruir sobre ciertos hechos particulares, de acuerdo a la actividad de las promotoras de salud y los resultados obtenidos en procesos similares. 2.1Principales objetivos especiales

Adems de las normas bsicas que se definen en el Decreto 2649 de 1993 relativas a la Continuidad, valuacin o medicin, esencia sobre la forma, y realizacin de hechos econmicos, entre otros, las entidades promotoras de salud deben propender a:

2.1.1 Fundamentar la determinacin y actualizacin de la Unidad de Pago por Capitacin -UPC- , evaluacin, manejo y control de los activos diferidos, costos y gastos propios de la actividad.

2.1.2 Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica en las clases de servicios prestados, por va de reportes sustentados en informacin contable-financiera comprensible y til.

2.1.3 Poder preparar y emitir oportunamente la informacin sobre activos diferidos, costos y gastos que requiera la Superintendencia Nacional de Salud. Por regla general, esta informacin debe estar disponible en perodos que no excedan de un (1) mes, sin perjuicio de los cortes respectivos que deban definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideracin al ciclo de las operaciones de su actividad.

2.1.4 Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificable un hecho econmico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.

2.2Definiciones bsicas relativas a activos diferidos

Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la prestacin de los servicios, de los cuales un ente econmico obtiene sus ingresos. En armona con esta definicin, para efectos de la presente circular, los activos diferidos representan:

a) Gastos anticipados, tales como intereses, seguros, arrendamientos, honorarios, comisiones, mantenimiento equipos y otros gastos pagados por anticipado de los cuales se espera obtener un beneficio econmico o servicios futuros y,

b) Cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios econmicos en otros perodos.

Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinacin de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administracin, comercializacin, investigacin y financiacin, realizadas durante un perodo, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes.

2.3 Reconocimiento y revelacin de los activos diferidos, los costos y gastos

El reconocimiento y revelacin de los activos diferidos, los costos y los gastos de las entidades promotoras de salud en desarrollo de las normas bsicas y las normas tcnicas generales propias de su actividad deben ser atendidos en funcin de su ciclo contable, para ello debe atender las siguientes definiciones generales, as:

a) El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos econmicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la informacin.

b) El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos econmicos realizados.

c) Para que un hecho econmico realizado pueda ser reconocido se requiere que corresponda con la definicin de un elemento de los estados financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable.

d) La administracin debe reconocer las transacciones en la misma forma cada perodo, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la informacin.

La presente circular externa, a juicio de cada entidad promotora de salud, permitira que para la preparacin y presentacin de estados financieros de perodos intermedios, el reconocimiento se efecte con fundamento en bases estadsticas, sin perjuicio que para el cierre de un ejercicio contable se deban hacer los ajustes correspondientes, de suerte que no se contravengan disposiciones legales, tales como en materia contable, comercial y fiscal, bajo el entendido que tal autorizacin es sin perjuicio de la contabilidad de causacin o por acumulacin en la que los hechos econmicos se reconocen en el perodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.

2.4 Reexpresin de activos diferidos, costos y gastos

Los hechos econmicos relativos a activos diferidos, costos y gastos se reconocen inicialmente por su valor histrico, aplicando cuando fuere necesario la norma bsica de la prudencia. Adems, cuando sea pertinente se debe efectuar el ajuste que deba corresponder con relacin a las partidas no monetarias, utilizando para ello el PAAG mensual, en razn a que por su actividad deben difundir o emitir estados financieros de perodos intermedios. Se entiende por PAAG mensual, el porcentaje de ajuste del mes, el cual es equivalente a la variacin porcentual del ndice de precios al consumidor para ingresos medios, establecido por el Departamento Administrativo Nacional de Estadstica -DANE-, registrado en el mes inmediatamente anterior al mes objeto de ajuste.

2.5Consideraciones para el registro de provisiones y contingencias para atender costos y gastos de las entidades promotoras de salud.

Las entidades promotoras de salud contabilizarn las provisiones que cubran, entre otras, los pasivos estimados, las contingencias de prdidas probables, as como para reconocer los costos y gastos propios de su actividad social, reexpresados si fuere el caso, cuando sea necesario de acuerdo con las normas tcnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables.

Una contingencia es una condicin, situacin o conjunto de circunstancias existentes, que implican duda respecto a una posible ganancia o prdida por parte de un ente econmico, duda que se resolver en ltimo trmino cuando uno o ms eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir.

2.6Registro y asignacin de los activos diferidos, los costos y gastos.

2.6.1Los activos diferidos, los costos y los gastos, reexpresados como consecuencia de la inflacin cuando sea el caso, deben ser asignados o distribuidos en las cuentas de resultados, de manera sistemtica, en cumplimiento de la norma bsica de asociacin, los cuales deben atender los siguientes parmetros:

a. La asignacin del costo de los diferidos se denomina amortizacin.

b. Las bases utilizadas para calcular la alcuota respectiva de amortizacin debe estar tcnicamente soportada.

c. Los cambios en las estimaciones iniciales se deben reconocer mediante la modificacin de la alcuota correspondiente en forma prospectiva, de acuerdo con las nuevas estimaciones.

d. Los activos diferidos deben contabilizarse como tales, siempre y cuando obedezcan a la naturaleza de gastos diferidos hasta que el correspondiente beneficio econmico est total o parcialmente consumido o perdido.

e. El asiento de los activos diferidos, los costos y los gastos debe hacerse con fundamento en los comprobantes de contabilidad debidamente soportados.

f. La verificacin de las afirmaciones que dice contener los estados financieros en materia de activos diferidos, costos y gastos de las entidades promotoras de salud y antes de su emisin le corresponde a la administracin del ente econmico, cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explcitas e implcitas.

Las afirmaciones, que se derivan de las normas bsicas y de las normas tcnicas, son las siguientes:

Existencia - Los activos diferidos del ente econmico existen en la fecha de corte y los costos y gastos de las transacciones registradas se han realizado durante el perodo.

Integridad - Todos los costos y gastos realizados han sido reconocidos.

Derechos - Los activos diferidos representan probables beneficios econmicos futuros en la fecha de corte.

Valuacin - Todos los activos diferidos, los costos y los gastos han sido reconocidos por los importes apropiados.

Presentacin y revelacin - Los activos diferidos, los costos y los gastos han sido correctamente clasificados, descritos y revelados.

2.6.2 Se deben registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las etapas de organizacin, construccin, instalacin, montaje y puesta en marcha. Tambin, se pueden tratar como activos diferidos de la naturaleza de los cargos, las remodelaciones; los estudios, investigaciones y proyectos; los programas para computador (software); los tiles y papelera; las mejoras a propiedades ajenas; los descuentos en colocacin de ttulos de inversin; el impuesto diferido "dbito"; la publicidad y propaganda y las contribuciones y afiliaciones.

Las sumas incurridas en investigacin y desarrollo pueden registrarse como cargos diferidos nicamente cuando el producto o proceso objeto del proyecto cumple los siguientes requisitos:

a) Los costos y gastos atribuibles se pueden identificar separadamente.

b) Su factibilidad tcnica est demostrada.

c) Existen planes definidos para su produccin y venta y,

d) Su mercado futuro est razonablemente definido.

Tales sumas pueden diferirse con relacin a los varios productos o procesos en que tengan uso alternativo, siempre que cada uno de ellos cumpla dichas condiciones:

Se debe contabilizar como impuesto diferido dbito el efecto de las diferencias temporales que impliquen el pago de un mayor impuesto en el ao corriente, calculado a tasas actuales, siempre que exista una expectativa razonable de que se generar suficiente renta gravable en los perodos en los cuales tales diferencias se revertirn.

2.6.3La amortizacin de los gastos pagados por anticipados se debe efectuar durante el perodo en el cual se reciban los servicios, que por regla general debe corresponder a un perodo definido de prepago.

2.6.4 La amortizacin de los cargos diferidos se debe reconocer desde la fecha en que originen ingresos o se reciban los servicios correspondientes, atendiendo las siguientes reglas:

a. Los correspondientes a organizacin, preoperativos y puesta en marcha se deben amortizar en el menor tiempo entre el estimado en el estudio de factibilidad para su recuperacin y la duracin del proyecto especfico que los origin, que en ningn caso podr exceder de cinco (5) aos.

b. Las remodelaciones se amortizarn en la vida til estimada por perito avaluador, sin que en ningn caso exceda la vida til del activo, conforme a las reglas que sobre el particular regule la autoridad competente.

c. Los estudios, investigacin y desarrollo de proyectos en forma anloga a lo previsto para los de organizacin, preoperativos y puesta en marcha, debidamente sustentado el perodo de amortizacin por va de estudios tcnicos, que en ningn caso podr exceder de tres (3) aos, salvo que se demuestre lo contrario.

d. Los programas de computador en un plazo estimado de vida til, trmino ste que no podr exceder de tres (3) aos.

e. Los tiles de escritorio y papelera en funcin de su consumo, pero en todo caso no podr exceder de dos (2) aos contados a partir de la fecha de compra.

f. Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, cuando su costo no sea reembolsable, se deben amortizar en el perodo menor entre la duracin del respectivo contrato y su vida til.

g. El descuento en ttulos de inversin durante el plazo de conversin de los ttulos o a la fecha de vencimiento o redencin de los mismos, lo que fuere primero.

h. El impuesto diferido se debe amortizar en los perodos en los cuales se reviertan las diferencias temporales que lo originaron.

i. La publicidad y propaganda se amortizar dentro del respectivo ejercicio contable de la entidad - trimestre, semestre, ao- o en el trmino de vida til que estime la entidad correspondiente, pero en todo caso dicho perodo de amortizacin no debe superar el siguiente ejercicio contable.

j. Las contribuciones y afiliaciones durante el perodo prepagado concerniente.

k. Otros cargos diferidos durante el plazo estimado de obtencin de los beneficios esperados o de vida til, previa autorizacin de la Superintendencia Nacional de Salud, la cual debe surtirse dentro de los treinta (30) das comunes siguientes a su radicacin, en su defecto el perodo de amortizacin ser fijado por la entidad promotora de salud, sin que en ningn caso exceda de tres (3) aos, contados a partir del primer pago que se efecte en relacin con el cargo diferido correspondiente.

2.7Reexpresin de activos diferidos no monetarios

Los cargos diferidos no monetarios, se deben reexpresar teniendo en cuenta las normas generales de los ajustes sobre activos; no obstante, el valor correspondiente a la contrapartida del ajuste se debe llevar como un ingreso por correccin monetaria diferida a la cuenta "crdito por correccin monetaria diferida", el cual se debe ir reconociendo como correccin monetaria en las cuentas de resultados en la misma proporcin en que se asigne el costo de tales activos.

Durante los aos en que se mantenga diferido el ajuste por inflacin, la parte proporcional del ajuste sobre el patrimonio correspondiente a dichos activos tendr similar tratamiento, registrando el respectivo valor en la cuenta "cargo por correccin monetaria diferida".

2.8Reconocimiento de los costos y gastos.

2.8.1Regla General.

En cumplimiento de las normas de realizacin, asociacin y asignacin, los costos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el perodo correspondiente, para obtener el justo cmputo del resultado neto del perodo.

2.8.2 Reconocimiento de la extincin o prdida de utilidad futura.

Cuando sea evidente que se ha extinguido o perdido el beneficio futuro que se haba esperado de un activo, el costo de ste debe ser reconocido como un gasto o como una prdida.

2.8.3 Reconocimiento de errores de ejercicios anteriores.

Las partidas que correspondan a la correccin de errores contables de perodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cmputos matemticos, de desviaciones en la aplicacin de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existan a la fecha en que se difundi la informacin financiera, se deben incluir en los resultados del perodo en que se identifiquen.

Las correcciones, en funcin de su materialidad o importancia relativa, debern ser reveladas en notas a los estados financieros.

2.9Registro de los costos y gastos

En el registro de los costos y de los gastos se debe observar las siguientes normas:

2.9.1 Soportes.

Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables segn el tipo de acto de que se trate, los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

2.9.2 Comprobantes de contabilidad.

Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aqul donde se asienten en orden cronolgico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

2.9.3 Se deben registrar los costos y los gastos que se surtan de compromisos o contratos de los cuales se puedan derivar obligaciones a cargo de la entidad promotora de salud y derechos a favor de terceros, en funcin de las relaciones contractuales que procedan de su actividad y su enlace con el usuario, la entidad o profesional adscrito y el contratante, por virtud del cumplimiento de los contratos. Bajo esta nocin se deben reconocer, an los costos y gastos contingentes, tales como los que puedan resultar de servicios autorizados por parte de las entidades promotoras de salud en favor de sus afiliados.

2.9.4 Se deben registrar los costos y los gastos en cuentas especficas segn la naturaleza de la transaccin o evento y utilizar como contrapartida la cuenta contable respectiva.

2.9.5 Al finalizar cada mes, para reconocer el efecto de la inflacin, se deben ajustar las cuentas de costos y gastos, afectando la respectiva cuenta de correccin monetaria, conforme a las reglas generales de contabilidad de que tratan las normas pertinentes.

2.9.6 Mediante notas a los estados financieros, las entidades promotoras de salud deben difundir las prcticas contables y revelaciones concernientes.

2.9.7 Costos y gastos

se codificarn por va de subauxiliares a partir del CODIGO BASE DEL PUC No. 616505) y como mnimo se deber controlar costos por los siguientes conceptos:

FOMENTO Y PREVENCIN Chequeos salud integralSalud OcupacionalEducacinVacunacinPrevencin odontolgicaOtrosCONSULTA MDICAMedicina General (programada)Medicina EspecializadaUrgencias(Consultorio)Visita Mdica DomiciliariaATENCIN ODONTOLGICAConsultaTratamientos URGENCIAS PAQUETE OBSTETRICOParto normalCesreasAbortosAtencin neonatalEstanciasOtras actividadesHOSPITALIZACIN NO QUIRURGICAHonorarios mdicosEstanciaLaboratorios clnicosAnatomia patolgicaImgenes diagnsticasOtros exmenes diagnsticosApoyo teraputicoMedicamentosOtros servicios hospitalarios

HOSPITALIZACION QUIRURGICA E INTERVENCIONES Honorarios mdicosEstanciasLaboratorio clnicoAnatoma patolgicaImgenes diagnsticasOtros exmenes diagnsticosApoyo teraputicoMedicamentos NeurocirugaOftalmologaOtorrinolaringologaOp.glandulas tiroides, paratiroides, suprarenales, timo.CardiovascularTorcicaAbdominalProctolgicaUrolgicoDe la mamaGineco-bsttricaOrtopdica y traumatologaPlsticaManoOral y maxilofacialOtros servicios hospitalariosCIRUGA AMBULATORIAAPOYO DIAGNSTICO AMBULATORIOAnatoma patolgicaLaboratorio clnicoImagenologa diagnsticaElectrodiagnsticoEndoscopias Otros exmenes o procedimientos diagnsticosAPOYO TERAPUTICO-AMBULATORIODilisisPsicoterapiaTerapia fsicaTerapia del lenguajeTerapia respiratoriaTerapia ocupacionalTratamiento oncolgico NutricinPequea ciruga Otros Procedimientos

En nota a los estados financieros de propsito general las entidades de medicina prepagada reportarn en forma comparativa, por lo menos, la siguiente informacin:

2.9.8 En forma comparativa, cuando sea el caso, los estados financieros deben revelar por separado como mnimo la naturaleza y cuanta de gastos que contempla el PUC del sector real de la economa conforme a lo descrito para los cdigos base de las series 51XXXX, 52XXXX, 53XXXX y 54XXXX., siguiendo para el efecto la misma presentacin de la informacin como se indic para los costos.

2.10Vigencia y derogatorias

La presente circular externa regir a partir de su publicacin y su incumplimiento dar lugar a las sanciones previstas en el decreto 1259 de 1994 y estatuto orgnico del sistema general de seguridad social en salud.

Cordialmente,

OSCAR EMILIO GUERRA MORALESSuperintendente Nacional de Salud