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MANUAL DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.

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TABLA DE CONTENIDO 1. PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 2. SUB PROCESO: GESTION DOCUMENTAL

3. OBJETIVO:

Proveer a la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC, herramientas que guíen la Gestión Documental de la entidad, conforme a lo establecido en la normatividad y metodologías vigente y de esta manera sirva como un instrumento archivístico el cual ejecute sus procesos dentro del marco del concepto de archivo total, abarcando todo el ciclo vital de los documentos desde que se generación hasta su disposición final.

3.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Garantizar el cumplimiento de la política de gestión documental, la cual facilite la ejecución de los procesos y actividades con el fin de orientar a la entidad para poder hacer más eficiente su implantación. 4. INTRODUCCIÓN: Con la promulgación de la Ley 594 de 2000 y la normatividad que se ha reglamentado a partir de ella, el gobierno nacional fijó reglas y principios para regular la función archivística del Estado. Así mismo, el Decreto 2609 de 20121 reglamentó el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la ley 1437 de 2011 y establece la obligatoriedad de formular el Programa de Gestión Documental –PGD- a corto, mediano y largo plazo como parte del Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual, el cual debe ser aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y debe ser publicado en la página web institucional treinta días posteriores a su aprobación. Teniendo en cuenta la importancia que tienen los documentos de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC, como parte del patrimonio documental, se ha elaborado el Programa de Gestión Documental con el propósito de que la entidad cuente con una planeación estratégica para el mejoramiento de los servicios documentales, desarrollo de actividades y procesos específicos. Esta iniciativa atiende la regulación del artículo 21 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y del Decreto Nacional 2609 de 2012. Posteriormente en este documento se establece la importancia y utilidad que el Programa de Gestión Documental (PGD), promueve para la entidad con el objetivo de apoyar su actividad de manera eficiente y efectiva y así mismo la USPEC cuente con documentación

1 Decreto 2609. (14 de Diciembre de 2012). Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de

2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las Entidades del Estado. Bogotá D.C., 2012. 16 p.


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debidamente organizada la cual facilite su actividad y sirva como evidencia de gestión, la cual está respaldada bajo parámetros de transparencia y efectividad. De esta manera, el Programa de Gestión Documental de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC articula en sus diferentes niveles de Archivo los ocho procesos de la gestión documental definidos en el Artículo 9° del Decreto Nacional 2609 de 2012 a través de lineamientos, manuales, procedimientos, instructivos, guías y formatos que permiten estandarizar la Gestión Documental2 de la entidad. 5. DEFINICIONES: Acta: Documento en que consta lo sucedido o acordado en una reunión. Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo satélite: Corresponde a documentos del archivo de gestión de una dependencia, resguardados y organizados por la misma, aunque se encuentran en un espacio físico diferente. Se sujetan a las mismas estipulaciones del archivo de gestión, siendo requisito para su funcionamiento que los espacios físicos que los alberguen cumplan con las condiciones técnicas ambientales mínimas para la conservación de documentos. Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Área: Sección de la descripción archivística que comprende datos de una categoría o un conjunto de categorías. Asunto: Es cada uno de los documentos que se encuentran relacionados con un trámite específico que debe ser evaluado o atendido por una dependencia. Biodeterioro: Cambio no deseado en las propiedades de los materiales de archivo por la acción de organismos tales como hongos y bacterias. Carga de polvo: Peso de material particulado que se deposita en una unidad de área y unidad de tiempo. Carga microbiana: Número de unidades formadoras de colonias (U.F.C.) de microorganismos (hongos y bacterias) presentes en un volumen (m3) de aire analizado. Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Comité Institucional de Gestión y Desempeño: Grupo asesor del alta Dirección, responsable de cumplir y verificar el cumplimiento las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Comunicación: Documento informativo de interés público para determinada comunidad. Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la


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definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. Condiciones medioambientales: Se refiere a los agentes ambientales directamente relacionados con la conservación de los documentos tales como la humedad, la luz, la temperatura y polución. Conservación: Comprende los planes y prácticas específicas, relativos a la protección de los materiales de archivos y bibliotecas frente al deterioro, daños y abandono, incluyendo los métodos y técnicas desarrollados por el personal técnico. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Conservación permanente: Decisión que se aplica a aquellos documentos que tienen valor histórico, científico o cultural, que conforman el patrimonio documental de una persona o entidad, una comunidad, una región o de un país y por lo tanto no son sujeto de eliminación. Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Control de autoridad: El control de términos normalizados, incluidos los nombres (personal, corporativo o geográfico) usados como puntos de acceso. Copia: Reproducción exacta de un documento. Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original. Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo. Correspondencia personal: Se considera correspondencia personal toda aquella que está dirigida a nombre de un funcionario, que tiene carácter privado o personal y que no tiene relación con los asuntos que se tramitan en la Superintendencia. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad. Una de las funciones fundamentales de un servicio de archivo consiste en asegurar la protección material de los documentos y su accesibilidad. Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo. Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. Descripción archivística: La creación de una representación precisa de una unidad de descripción y sus partes componentes, por el proceso de captura, cotejo, análisis y organización de cualquier información que sirva para identificar el material de archivo y explicar el contexto donde se producen. Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información. Deshumidificador: Aparato que sirve para disminuir la cantidad de humedad del aire y para obtener un aire más seco y más sano, aspira el aire del ambiente, lo condensa para retirar el agua que contiene y devuelve un aire seco. Desinsectación: Eliminación de insectos que afectan los soportes documentales, especialmente el papel y cartón.


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Desratización: Eliminación de ratones. Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores. Devolución: Actividad que realiza el Grupo Centro de Documentación e Información, a la dependencia emisora, en el momento en que un documento no es entregado al destinatario por parte de la empresa prestadora del servicio de correo o por la mensajería interna, contemplando entre otros motivos de devolución: Dirección errada, Dirección no existe, No reside, Dirección deficiente, otros. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información. Dispositivos de transporte: son aquellos medios o mecanismos utilizados para el movimiento horizontal de los materiales embalados, en el trayecto desde los depósitos de los archivos al vehículo de mudanza y desde éste al depósito nuevo. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Documento: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional. Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico. Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Documentos audiovisuales: Son aquellos en los cuales el mensaje está estructurado a partir de la conjugación de imágenes en movimiento y sonidos. Inicialmente se conformaba exclusivamente por documentos fílmicos, los cuales carecían de datos sonoros en sus primeros ejemplares. Posteriormente se sumaron el video y los nuevos formatos electrónicos. Al igual que en el caso anterior se han ido modificando con los avances tecnológicos y requieren de equipo adecuado para registro y consulta. Documentos especiales: Son aquellos que presentan una o ambas de las siguientes características: a) el lenguaje que emplean para transmitir la información es distinto al textual, pudiendo ser iconográfico, sonoro o audiovisual; b) el soporte en que se presentan es distinto al papel. O aun siendo de tal material, su formato


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varia a los que usualmente se encuentran en los archivos, exigiendo condiciones particulares para su instalación. Documentos iconográficos: Se valen fundamentalmente de un lenguaje visual basado en imágenes, formas, líneas, colores y signos no textuales para transmitir el mensaje. Estos rasgos permiten incluir en esta categoría los documentos de naturaleza fotográfica y cartográfica, así como los planos y dibujos. Los datos se plasman por medios mecánicos, electrónicos o químicos, en el caso de la fotografía tradicional. Se puede o no requerir de algún equipo para su consulta, dependiendo del formato que presenten. Documentos sonoros: Transmiten la información por medio de un lenguaje verbal o mediante sonidos. Requiere determinado equipo tecnológico tanto el registro de los datos en el soporte, como su consulta. Son diversos los formatos y soportes, mismos que reflejan la evolución de la tecnología. Documentos textuales: Presentan los datos por medio de una escritura alfabética (por lo menos en el caso de la cultura occidental), quedando plasmados en el soporte en forma de texto escrito. La fijación de la escritura puede ser por medios mecánicos (manuscritos, mecanografiados o impresos por cualquier medio), o electrónicos en el caso de documentos generados en un ámbito informático. Se puede o no requerir de algún equipo para su consulta, dependiendo del formato que presenten. Durabilidad: Resistencia de los materiales al uso, la manipulación y al deterioro cuando son sometidos a esfuerzos físico mecánicos. Elemento de descripción: Palabra o frase, o grupo de caracteres que representa una unidad de información archivística diferenciada y que forma parte de un área de la descripción archivística. Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Embalaje: son todos los materiales, procedimientos y métodos que sirven para acondicionar, presentar, manipular, almacenar, conservar y transportar material documental. El embalaje debe satisfacer tres requisitos: ser resistente, proteger y conservar el producto (impermeabilidad e higiene). Adicionalmente debe informar sobre sus condiciones de manejo y composición básicamente. Estabilidad: Propiedad de los materiales de conservar sus propiedades físicas y químicas en condiciones ambientales estables. Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación. Evento: Es una etapa de un asunto o trámite compuesto por varias actuaciones que puede presentarse a lo largo de un trámite. Se utiliza generalmente en aquellos trámites en los que se requiere identificar etapas dentro de un asunto y en los que poseen sus propias actuaciones. Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Expediente electrónico: Conjunto de documentos electrónicos de archivo relacionados entre sí. Factores de deterioro: Sistemas con capacidad de inducir cambios en las características propias a la naturaleza de los materiales, son denominados también causas de deterioro y pueden ser internos o externos a los materiales. Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos. Firma electrónica: Cualquier método que permita identificar una persona siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente. Firmante: Persona que posee los datos de creación de la firma y que actúa en nombre propio o por cuenta de la persona a la que representa. Foliar: Acción de numerar hojas. Folio: Hoja.


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Fondo: Conjunto de documentos, cualquiera sea su formato o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor. Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística. Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban. Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Fondo documental acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística. Formato: Documento preestablecido para desarrollar determinado proceso. Esquema establecido para consignar el desarrollo de una actividad específica. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Humedad relativa: Es la relación porcentual entre la cantidad de vapor de agua real que contiene el aire en un volumen determinado y la que necesitaría contener para saturarse a una misma temperatura. Indicadores de deterioro: Todas aquellas manifestaciones mediante las cuales se puede determinar o deducir los procesos deteriorantes. Indicadores de deterioro biológico por hongos: - Micelio: Conjunto de hifas que forman la colonia de hongos y puede verse microscópicamente de textura algodonosa o aterciopelada y de manera superficial sobre los soportes documentales. Pigmentación: Producto del metabolismo de los microorganismos sobre el soporte, pueden ser ácidos orgánicos, inorgánicos o mico toxinas que varían de color desde violeta, marrón, amarillo, ocre hasta gris. Indicadores de deterioro biológico por insectos: - Abrasión: Degradación mecánica superficial del soporte, causada principalmente por el insecto Lepisma saccarina (pescadito de plata). Inicialmente el deterioro es superficial, pero su avance puede ocasionar faltantes y pérdida total del documento. Galerías: Perforaciones de tamaño irregular, que pueden involucrar las encuadernaciones o el cuerpo de la unidad, realizadas por los insectos durante su proceso de alimentación del material. Instrumentos archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación. Limpieza documental: Eliminación mecánica de todo material particulado (polvo, hollín, entre otros.) que se deposita sobre la superficie de la unidad documental. Limpieza mecánica: Método por el cual se remueve con aspiradora, brocha o bisturí, los restos de micelio de hongos y suciedad consistente, con el fin de que el proceso de saneamiento sea eficiente. Limpieza superficial: Acción de conservación preventiva de unidades de almacenamiento y mobiliario de archivo, la cual no implica una alteración en la estructura física de los documentos, unidades de almacenamiento y del mobiliario. Mancha: Área con tonalidad y características diferentes a la del soporte, como consecuencia de la acción de microorganismos, humedad, entre otros. Mantenimiento correctivo: Acción tomada para eliminar la causa de un problema detectado u otra situación no deseable. Mantenimiento preventivo: Conjunto de medidas para mitigar las causas de un problema potencial u otra situación no deseable.


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Material particulado: son micro partículas de polvo y metales que se encuentran en el ambiente, las cuales se acumulan en la superficie de los documentos, unidades de almacenamiento y mobiliario de archivo. Memorando: Comunicación interna que puede ser sustantiva o facilitativa. Escrito utilizado para establecer comunicaciones internas que se emplea para transmitir información, orientación, pautas y recordatorios que agilicen la gestión institucional. Metadatos: Información estructurada o semi estructurada que permite la creación, la gestión y la utilización de documentos de archivo a lo largo del tiempo, tanto dentro de los ámbitos en que se crearon como entre ellos. Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución. Monitoreo Ambiental: Realizar mediciones periódicas de parámetros físicos y microbiológicos en un área determinada. Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos. Nivel de descripción: Situación de la unidad de descripción en la jerarquía del fondo. Nivel freático: Agua procedente del suelo que por acción capilar asciende por los muros. Cantidad de agua retenida en éstos. Oficio: Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. Perfil del trámite: Es un conjunto de datos que se encuentran relacionados con un trámite en particular, los cuales definen el comportamiento de dicho trámite. Está compuesto por eventos, actuaciones y dependencias, entre otros, que pueden presentarse dentro de un trámite. Adicionalmente identifica información como dependencia responsable y el tiempo estimado para resolverlo (interno y de ley), entre otros. Pieza documental: unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. Véase unidad documental. Plan de transferencias: Es la programación preparada por el Archivo Central, para realizar los traslados de documentos de los archivos de gestión al archivo central y que debe ser difundida y acatada por los responsables del proceso para la correcta aplicación de las Tablas de Retención Documental, TRD. Preservación: Comprende todas las actividades económicas y administrativas, que incluyen el depósito y la instalación de los materiales, la formación del personal, los planes de acción, los métodos y técnicas referentes a la preservación de los materiales de archivos y bibliotecas y a la información contenida en los mismos. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.


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Productor: Entidad, familia o persona que ha producido, acumulado y conservado los documentos en el desarrollo de su propia actividad. Punto de acceso: Nombre, término, palabra clave, grupo de palabras o código que se utiliza para buscar, identificar y localizar una descripción archivística. Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las dependencias de la Superintendencia de Industria y Comercio, asignan un número único consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Razón social: Nombre que identifica a una empresa. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. Resolución: Acto administrativo por el cual ejerce su voluntad creando, modificando o extinguiendo situaciones jurídicas de interés particular o general. Restauración: Comprende las técnicas y conocimientos utilizados por el personal técnico responsable de reparar los daños causados por el uso, el tiempo y otros factores en los materiales de archivos y bibliotecas. Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo. Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias de conservación preventiva, tiene como principal objetivo garantizar la conservación y permanencia de los acervos documentales, producidos y custodiados por las entidades del Distrito, en las diferentes fases del ciclo vital del documento. Soporte documental: Material en el cual se contiene la información. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Suciedad: Se refiere a la acumulación sobre el soporte de polvo, hollín, huellas de pisadas y demás partículas sólidas que se depositan sobre la superficie y que por lo regular está asociado a la falta de mantenimiento o descuido. Tablas de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tablas de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Termohigrómetro: Equipo que mide la temperatura y la humedad relativa del aire y del medio ambiente, es un instrumento muy útil y práctico, los datos que se obtienen por medio de él son fáciles de interpretar. Testigo: véase Afuera Testigo documental: Formato en el cual se registran las características básicas y la ubicación de un documento especial dentro de un expediente o unidad documental cuando se retira para su almacenamiento, conservación, reproducción o reubicación y contiene notas de referencias cruzadas. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión.


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Trámite: Conjunto de pasos o acciones que se deben llevar a cabo para la atención de los temas a cargo de la Superintendencia y para el cumplimiento de sus funciones, los cuales sirven para resolver los asuntos que son de su competencia. Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Unidad de descripción: Documento o conjunto de documentos, cualquiera que sea su forma física, tratado como un todo y que como tal constituye la base de la única descripción. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. Volumen: División de un expediente. Se establece para facilitar la gestión del contenido, mediante la creación de unidades que no resulten demasiado grandes o difíciles de manejar. Se realizan en función de criterios más prácticos que intelectuales (ej. Cantidad de documentos de archivo que lo componen, series de números o lapsos de tiempo).

CONTENIDO: 1.1 PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO

El Programa de Gestión Documental está dirigido a todos los servidores públicos y contratistas de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC, y en general a las partes interesadas (entes de control y ciudadanía), facilitando de esta manera los mecanismos de participación ciudadana.


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1.2 EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL COMO PARTE DE LA POLÍTICA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El Programa de Gestión Documental hace parte de la Política Institucional de Gestión Documental de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC, aprobada bajo la resolución No. 1253 del 29 de Diciembre de 2014. La Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC, como Política Institucional de Gestión Documental consiste en establecer estrategias para la adopción de políticas, procedimientos y prácticas, en el diseño y ejecución de un modelo conceptual que sirva de base a las orientaciones de carácter administrativo, tecnológico, económico, corporativo y normativo para lograr que los procesos de la gestión documental cumpla las expectativas de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC, señalando la relación que media entre los documentos y las actividades de la entidad. Permitiendo que se desarrollen acorde con la legislación colombiana y, en particular con los 15 principios establecidos en el Decreto 2609 de 2012, garantizando la transparencia, eficiencia celeridad e imparcialidad de sus actos. El compromiso de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC, es implementar las mejores prácticas, para poder garantizar la transparencia y eficiencia administrativa, con el propósito de preservar la memoria institucional de la entidad. Por consiguiente la documentación e información son de gran importancia y un elemento fundamental para el cumplimiento de sus directrices institucionales, el Programa de Gestión Documental servirá como insumo para la toma de decisiones encaminadas al cumplimiento de los procesos institucionales, garantizara la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información bajo parámetros técnicos de organización, seguridad, trámite, gestión, conservación y disposición, por medio de las nuevas herramientas tecnológicas, que permiten suplir las necesidades de información y satisfacer de manera eficiente y transparente. La Política de Gestión Documental se ejecutará bajo el liderazgo de la Dirección Administrativa y Financiera quien será la encargada de proponer y promover políticas necesarias para desarrollar el programa de gestión documental y establecer estrategias, planes y proyectos que garanticen un eficiente servicio del archivo en todas sus fases: gestión, central e histórico, para la conservación de los aspectos relevantes de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC. 1.3 NIVELES DE RESPONSABILIDAD Para un adecuado avance y sostenibilidad del Programa de Gestión Documental – PGD, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios – USPEC, definió los siguientes niveles de responsabilidad: 1.3.1 Dirección Es responsabilidad del Director de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC, expedir las normas y reglamentos vitales para el desarrollo de una óptima


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Gestión Documental en la entidad, garantizando la prestación de los servicios archivísticos y la formulación de proyectos, programas y estrategias. 1.3.2 Asesoría Por medio del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios – USPEC, creado mediante la resolución 223 del 06 Mayo 2013, es el responsable de definir las políticas, planes y programas de trabajo; será el encargado de la toma de decisiones en aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos de la entidad. 1.3.3 Ejecución, apoyo en la Coordinación y seguimiento. Es responsabilidad de la Subdirección Administrativa, proyectar, adaptar, diseñar, aplicar, direccionar y realizar el seguimiento pertinente de la gestión documental, apoyo de las actividades misionales y administrativas, teniendo en cuenta lo anterior en las disposiciones legales, manuales de funciones, procedimientos y demás normas relacionadas; así mismo administrara el Archivo Central de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC. Mediante la Resolución número 111 del 2012 “Por el cual se conforman Grupos Internos de Trabajo y se les asigna funciones” y según el artículo 9 especifica las funciones del grupo de gestión documental. 1.3.4 Responsabilidad de los jefes de las oficinas Con base en el artículo 3° del Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, los jefes de las dependencias son responsables por la organización del Archivo de Gestión de su oficina, y de la restricción de acceso a los documentos que tengan reserva legal, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002 para todos los Servidores Públicos y la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos. 1.3.5 Responsabilidad de los servidores públicos y contratistas que desarrollan

actividades de archivo Todos los servidores públicos que desarrollan actividades de archivo. Los servidores públicos que laboran en el Grupo de Gestión Documental de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC, y en general todas las personas que desarrollen actividades archivísticas, independiente del tipo de vinculación que tengan con la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC son responsables de:

a) Organizar y administrar el proceso de Gestión Documental de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC, de acuerdo a la política archivística establecida por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación y la normatividad vigente.

b) Realizar el seguimiento al cumplimiento de los proyectos y ejecución de las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Unidad, desde su


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origen (recepción o producción, clasificación , radicación y distribución), hasta su destino final (organización en una archivo de gestión, custodia y disposición final de acuerdo con la Tabla de Retención Documental) con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

c) Participar en los comités y reuniones interinstitucionales que se convoquen en

materia de gestión documental y realizar seguimiento sobre los compromisos adquiridos sobre el manejo, administración y conservación de los archivos.

d) Capacitar a los funcionarios de la Unidad sobre el manejo, administración y

conservación de los archivos y documentos que posee la Unidad, de conformidad con la normatividad vigente y los procedimientos que se determinen para tal fin, en especial los parámetros fijados por el Archivo General de la Nación.

e) Administrar el servicio de correspondencia de la Unidad de Servicios

Penitenciarios y Carcelarios USPEC.

f) Determinar las herramientas demás elementos que le permitan a toda la Unidad llevar un adecuado proceso de Gestión Documental, solicitar su adquisición y organizar su distribución en coordinación con las dependencias respectivas.

g) Realizar la Gestión Documental de acuerdo a las disposiciones archivísticas.

h) Realizar la descripción técnica de los bienes y servicios que deban ser adquiridos

para el funcionamiento del Programa de Gestión Documental, de conformidad con el Plan de Adquisiciones de la entidad.

i) Administrar y emplear los bienes, servicios y recursos asignados al grupo.

j) Ejecutar y realizar el seguimiento de las estrategias, planes, programa y proyectos

institucionales que le correspondan, bajo la coordinación de su superior jerárquico.

k) Presentar los informes acerca de los resultados obtenidos de su gestión, las novedades de su personal y demás situaciones que se presenten en el desarrollo de sus funciones.

1.3.6 Responsabilidad de los servidores públicos y contratistas Todos los servidores públicos y contratistas de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC, son responsables de:

a) Cumplir con la organización, custodia y cuidado de los documentos que generen y reciban en actividades propias de su cargo o de sus obligaciones contractuales, aplicando las políticas definidas en el Programa de Gestión Documental y de más instrumentos que adopte la entidad.

b) Utilizar la información generada o a la que tuvo acceso durante la ejecución de sus funciones, estricta y exclusivamente para los fines determinados en las mismas.


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c) Cuando se requiera realizar la entrega de un archivo, bien sea por su

desvinculación de la entidad, o por cualquier otra razón, deberán entregar los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos establecidos y en los formatos indicados en el listado maestro de documentos, consignados en el Sistema de Gestión de Calidad de la USPEC.

d) Velar por el cumplimiento establecido en la Ley 734 de 2002 “Código Disciplinario

Único” en lo relacionado con los deberes, prohibiciones, incompatibilidades, impedimentos, inhabilidades y conflictos de interés del servidor público; esto en relación al tratamiento archivístico que se le dé a la documentación que en virtud de sus funciones o actividades contractuales tenga a su cargo.

1.4 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 1.4.1 Normativos Circular No. 02 de 1997 - Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos Ley 527 de 1999 - Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2000 – “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Acuerdo 042 de 2002 – “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley 594 de 2000”, General de Archivos. Ley 962 de 2005 - Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Ley 1341 de 2009 - “Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones –TIC-, se crea la agencia nacional de espectro y se dictan otras disposiciones”. Circular Externa No. 002 de 2012 - Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental Circular Externa No. 005 de 2012 - Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la política cero papel.


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Decreto 2609 de 2012 – “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”. Decreto 2578 de 2012 - “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”. Directiva Presidencial 04 de 2012 - “Eficiencia administrativa y lineamientos de la política Cero Papel en la administración pública.” Decreto 1515 de 2013 – “Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones”. Acuerdo 003 de 2013 – “Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”. Acuerdo 004 de 2013 – “Por el cual se Reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”. Acuerdo 005 de 2013 – “Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”. Acuerdo 002 de 2014 - Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”. Ley 1712 de 2014 – “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones” Acuerdo 008 de 2014 - "Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos1° y 3° de la ley 594 de 2000". Acuerdo 006 de 2014 - “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000. Acuerdo 003 de 2015 - "Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo


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IV de la ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012" La Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios – USPEC, adoptara el programa de gestión documental para una previa resion y aprobación por parte del comité mediante un acto administrativo. 1.4.2 Económicos Para la ejecución de las actividades del Programa de Gestión Documental, se cuenta con recursos presupuestales tanto de funcionamiento, como de Inversión, para la vigencia 2017, 2018, 2019, 2020 y 2021 se tiene proyectado el siguiente presupuesto:

PRODUCTO PRODUCTO ACTIVIDADES COSTO DE ACTIVIDADES

2017 2018 2019 2020 2021

Archivo integral

conformado.

Archivo integral

conformado.

1. Aplicar los criterios archivísticos de: organización, clasificación, descripción, foliación, y preparación a los documentos de gestión de la Entidad.

95.000.000 417000000

- -

2. Realizar programa de capacitación en conformación de archivos. - - - - -

3. Digitalización del archivo. 47.963.221 50.738.238 363.614.911 60.208.616 -

4. Realizar la restauración preventiva de planos. - 100.000.000 300.000.000

5. Adquirir y mantener el servicio de custodia y almacenamiento de los documentos en formato físico y magnético para el archivo central.

3.889.012 16.786.748 - - -

Sistema para la

administración y gestión de

los documentos

Sistema para la

administración y gestión de

los documentos

1. Implementar y mantener el sistema de gestión documental de la entidad (SGDE-ECM).

- - 397653674 -

2. Adquirir y poner en funcionamiento los servidores para el almacenamiento de información del (SGDE-ECM).

103.147.767 93.071.887 -

3. Realizar programa de capacitación del sistema de gestión electrónica de documentos.

- -

-

COSTO TOTAL DE

ACTIVIDADES COSTO TOTAL DE ACTIVIDADES 250.000.000 484.524.986 456.686.798 557.862.290 300.000.000


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Los anteriores costos están estimados teniendo en cuenta estudio de mercado realizado con anterioridad y un

incremento a partir de la vigencia 2017 correspondiente de un IPC del 3.6%.

1.4.3 Administrativos La Subdirección Administrativa es la oficina que a nivel directivo que tiene a su cargo la función archivística en la entidad. El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios – USPEC, es regulado mediante Resolución 223 del 06 Mayo 2013. La instancia coordinadora, ejecutora y responsable del seguimiento a la implementación del Programa de Gestión Documental en la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC es la Subdirección Administrativa, igualmente tiene la responsabilidad del avance y desarrollo de la gestión documental en la entidad, a través de la aplicación de las actividades técnicas y administrativas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la entidad desde su origen hasta su disposición final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Cada oficina productora de documentos cuenta con su archivo de gestión, tiene la responsabilidad de clasificar y organizar los documentos, aplicando el instructivo de organización de archivos y las Tablas de retención documental. El Grupo de Gestión Documental depende de la Subdirección Administrativa, el cual se encuentra conformado, así:

Profesional (P): 2 Técnico (T): 3 Asistencial (A): 9 p P T A CAPACITACIÓN Nombrado Asignado Tiempo Vinculación Dedicación (tiempo)

Contrat. Planta Compl. Medio Parcial

X Ciencias de la Información y Documentación -Bibliotecóloga

X X x

X Administrador de Empresas

X X x

X Técnico Operativo

X X x

X Técnico Administrativo

X X x

X Técnico Administrativo

X X x

X Auxiliares Administrativos

X X x

Son los encargados de organizar y administrar el proceso de gestión Documental de la unidad, de acuerdo a la política archivística establecida por el Consejo Directivo del Archivo general de la Nación, la normatividad vigente, documentando políticas, procesos y procedimientos para la recepción, organización, conservación y preservación de la


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información; y de esta manera garantizar la transparencia y eficiencia administrativa, que sirva como medio de consulta y prueba de sus actuaciones, así como preservar la memoria institucional. Actualmente la unidad de servicios penitenciarios y carcelarios USPEC, no cuenta con una bodega de almacenamiento, por lo tanto el almacenamiento y custodia de los fondos se encuentra en las instalaciones de la entidad ubicada en la Calle 97 A No. 9 A-34 en la ciudad de Bogotá. 1.4.4 Tecnológicos La Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC, cuenta con un sistema de información para la gestión de correspondencia de la entidad. (Software INFODOC) La entidad se encargara de implementar las acciones necesarias para contar con un sistema de gestión documental de acuerdo a las necesidades de información, de tal manera que cumpla con todas las especificaciones técnicas y normativas requeridas, para la gestión adecuada de la documentación de forma integral.

1. 2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

2. 2.1 ASPECTOS GENERALES La gestión documental y administración de archivos de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC, se ejecutara bajo parámetros, los cuales estarán dirigidos a la política de Gestión Documental:

Transparencia: Los documentos de la Unidad, son prueba y evidencia de las actuaciones que se generan en la administración y por lo tanto deben estar disponibles para los ciudadanos.

Eficiencia: Dentro del marco de las diferentes actividades diarias que se presentan en la Unidad, se producirá exclusivamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus funciones y objetivos.

Modernización: La Unidad se apoyara en las tecnologías de información y comunicaciones para el avance continuo de los proceso de gestión documental.

Protección del medio ambiente: La Unidad propiciara buenas prácticas para la racionalización del papel, y por lo tanto se producirán documentos en soporte papel siempre y cuando por aspectos legales y de conservación histórica sean permitidos.


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Cultura archivística: La Unidad sensibilizara mediante capacitaciones al personal de la entidad sobre la importancia de los documentos y el valor de la información, sin tener en cuenta el medio en el que se produzca.

3. 2.1.1 Estructura de archivos Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios- USPEC, ha adoptado las siguientes fases de archivo:

4. 2.1.2 Procesos de Gestión Documental El Programa de Gestión Documental de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC, establece unas directrices para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos, el cual se centraliza dentro del concepto de archivo total, de acuerdo al Decreto Nacional 2609 de 2012, el cual posee los siguientes procesos.


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5. 2.1.3 Tablas de Retención Documental Las Tablas de Retención Documental de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC, son un instrumento archivístico de vital importancia para la entidad, puesto que son las que permiten ejercer control de la organización de la documentación en cada una de las fases de su ciclo vital (Archivo de Gestión, Central e Histórico). Son aquellas las que determinan los tiempos de retención de la documentación y si disposición final. Por lo tanto es indispensable que se realice su debida aplicación en cada una de las dependencias y se capacite tanto a funcionarios como a contratistas para el debido funcionamiento en la gestión administrativa de la entidad. 2.2 PLANEACIÓN La planeación de la Unidad de Servicios penitenciarios y Carcelarios USPEC, en cuanto a la gestión documental, se encuentra establecida y normalizada por medio de los siguientes documentos:

Política Institucional de Gestión Documental.

Programa de Gestión Documental – PGD

Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR. Las directrices establecidas en estos documentos, permiten el avance de las diferentes actividades proyectadas a la planeación, producción y valoración de la información, encaminadas al cumplimiento y desarrollo administrativo, legal y técnico. La planeación hace referencia a todas aquellas labores direccionadas al cumplimiento de la normatividad vigente de archivo en el corto, mediano y largo plazo, con base en el desarrollo y ejecución de las actividades planteadas en las estrategias, políticas y objetivos generales de la entidad, por esta razón es indispensable la aprobación del Programa de Gestión Documental por parte del comité institucional de desarrollo administrativo y por ende llevar acabo la implementación del mismo. Aplicando las normas


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NTC ISO-90013. También resultan fundamentales las normas ISO-15489-14, ISO 303005 e ISO 303016, entre otras. 2.3 PRODUCCIÓN El proceso de la producción documental se encuentra regulado en el procedimiento de Control de documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional detallado de la siguiente manera: ENCABEZADO DE LOS DOCUMENTOS

El encabezado de las caracterizaciones del Sistema Integrado de Gestión Institucional (SIGI), contiene la siguiente información:

El encabezado de los manuales, procedimientos, instructivos y guías del Sistema

Integrado de Gestión Institucional (SIGI), contiene la siguiente información:

El encabezado de los formatos del Sistema Integrado de Gestión Institucional,

contiene la siguiente información:

El encabezado de los formatos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, que

sean establecidos de manera compartida con otra organización, contiene la siguiente información:

3 ICONTEC. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Bogotá D.C. 2008. 4 Norma International ISO 15489-1 y 15489-2 Información y Documentación: Gestión de Registros. 5 Norma Internacional 30300:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. 6 Norma Internacional 30301:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos.


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En el caso de los oficios, memorandos y circulares el encabezado solo contiene el logo de la Entidad.

Las resoluciones en el encabezado contienen el logo y la numeración del acto administrativo

CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los códigos de la documentación del Sistema Integrado de Gestión Institucional se establecen mediante 4 campos separados por guiones, de la siguiente forma:

PRIMER CAMPO. Identificación de los procesos: G1: Proceso de Planeación Estratégica y Gestión Organizacional G2: Proceso de Investigación y Desarrollo de la Gestión Penitenciaria y Carcelaria M1: Proceso de Gestión de Recursos M2: Proceso de Gestión de la Infraestructura M3: Proceso de Gestión Contractual M4: Proceso de Gestión de Suministro de Bienes y Prestación de Servicios A1: Proceso de Gestión Administrativa y Financiera A2: Proceso de Gestión Jurídica A3: Proceso de Gestión de la información y las Comunicaciones E1: Proceso de Gestión de Evaluación y Mejora Continua SEGUNDO CAMPO. Identificación de los subprocesos:


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En los documentos de los procesos que no cuenten con subprocesos identificados o definidos, no se emplea el segundo campo del código. Para los procesos que cuenten con subprocesos identificados el segundo campo se diligenciará de la siguiente forma: Códigos de los subprocesos del proceso de Planeación Estratégica y Gestión Organizacional: S1: Subproceso de Direccionamiento Estratégico Institucional S2: Subproceso de Planeación Institucional S3: Subproceso de Gestión del Sistema Integrado Códigos de los subprocesos del proceso de Suministro de Bienes y Prestación de Servicios: S1: Subproceso de Suministro de Bienes S2: Subproceso de Suministro de Servicios Códigos de los subprocesos del proceso Gestión Administrativa y Financiera: S1: Subproceso de Gestión de Atención al Ciudadano S2: Subproceso de Enlace con Establecimientos de Reclusión S3: Subproceso de Gestión del Talento Humano S4: Subproceso de Gestión Financiera S5: Subproceso de Gestión de Recursos Físicos y Suministros S6: Subproceso de Gestión Documental Códigos de los subprocesos del proceso Gestión de la información y las Comunicaciones: S1: Subproceso de Gestión de las Tecnologías de la Información S2: Subproceso de Gestión de las Comunicaciones TERCER CAMPO. Tipos de documentos: CA: Caracterización de Proceso MC: Manual de Calidad MA: Manual PR: Procedimiento IN: Instructivo GU: Guía FO: Formato Ejemplo de codificación: Procedimiento de Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional código G1-S3-PR-01.


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VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS En el encabezado de las caracterizaciones, manuales, procedimientos, instructivos y guías, se encuentra identificada la versión del documento, inicia con la versión 01 y se actualiza de acuerdo a los cambios que se presenten en los mismos. En el caso de los formatos la versión de los mismos se encuentra identificada en el pie de página, inicia con la versión 01 y se actualiza de acuerdo a los cambios que se presenten en los mismos. CONTROL DE CAMBIOS Las versiones de los documentos se controlan mediante el Listado Maestro de Documentos del SIGI, en el cual se establece el tipo de documento, código, versión, vigencia y la documentación en la cual se referencia el mismo. De igual forma, todos los documentos, salvo los formatos, tendrán dentro de su estructura el siguiente cuadro de resumen de cambios:

Las versiones vigentes y pertinentes de los documentos aplicables del SIGI, se encuentran disponibles en el Página Web Institucional en la sección del SIGI. Las caracterizaciones, manuales, procedimientos, instructivos y guías que sean descargados o impresos, se consideran “Copias No Controladas”. RESPONSABILIDAD DE ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI Los formatos del Sistema Integral de Gestión Institucional, serán elaborados y actualizados por cada una de las dependencias responsables. La solicitud de creación, actualización o eliminación junto con los formatos se remitirán al correo [email protected] para su revisión.


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Para las caracterizaciones, manuales, procedimientos, instructivos y guías la elaboración, actualización, revisión y aprobación se realizara por los siguientes niveles de responsabilidad: ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI La elaboración y actualización de documentos del SIGI será realizada por cada una de las dependencias con el acompañamiento de los líderes designados del Equipo Operativo CALIDAD–MECI. Nota: Los documentos del SIGI, con excepción de los formatos, deben ser revisados y actualizados mínimo una vez cada dos (2) años después de su aprobación. REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI La revisión de los documentos que sean elaborados o actualizados, es responsabilidad del funcionario del Equipo Directivo CALIDAD-MECI o su delegado, el Representante de la Dirección, los Subdirectores, Coordinadores o funcionarios del Equipo Operativo CALIDAD-MECI de acuerdo al proceso o subproceso. APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI La aprobación de los documentos es responsabilidad del funcionario del Equipo Directivo CALIDAD-MECI, los Subdirectores, Coordinadores y/o el Representante de la Dirección, de acuerdo al proceso o subproceso. Todos los documentos controlados por el Sistema Integrado de Gestión Institucional, con excepción de los formatos, serán firmados por los funcionarios que participaron en cada etapa del proceso de la siguiente forma:

PIE DE PÁGINA DE LOS DOCUMENTOS El pie de página de las caracterizaciones, manuales, procedimientos, instructivos y guías del Sistema Integrado de Gestión Institucional, se estructura de la siguiente forma:


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Sección central: Se establece la leyenda “SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI. Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.”

Sección derecha: Se establece el paginado del documento.

El pie de página de los formatos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, se estructura de la siguiente forma:

Sección izquierda: Se establece el código y la versión del formato.

Sección central: Se establece la fecha de vigencia del formato (día / mes / año).

Sección derecha: Se establece el paginado del documento.

Para las resoluciones, actas, oficios, memorandos y circulares el pie de página contendrá información de contacto de la Entidad y el logo del Ministerio de Justicia y del Derecho, de la siguiente forma:

DISPOSICIONES GENERALES PARA LA ESTRUCTURACIÓN DEL CUERPO DEL MANUAL DE CALIDAD El Manual de Calidad de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios, contiene en su estructura el alcance del sistema, la política y objetivos de calidad, referencia de los procedimientos documentados y la interacción entre los procesos, así como la justificación de las exclusiones.


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DISPOSICIONES GENERALES PARA LA ESTRUCTURACIÓN DEL CUERPO DE LAS CARACTERIZACIONES DE LOS PROCESOS TIPO DE PROCESO: Identifica el tipo de proceso al cual pertenece (Estratégico, Misional, Apoyo o Evaluación) CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Código: G1-S3-PR-01 Versión: 03 Vigencia: 27/11/2014 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.

OBJETIVO: Enuncia el objetivo principal del proceso o los objetivos de los subprocesos.

ALCANCE: Establece el campo de aplicación del proceso o el alcance de cada uno de los subprocesos, inicio y fin.

RESPONSABLE DEL PROCESO: Identifica el(los) responsable(s) del proceso en la Entidad.

DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS: Identifica las dependencias que están involucradas con las diferentes actividades del proceso.

RECURSOS DEL PROCESO: Físicos: Software, hardware, papelería, equipo de

oficina Humanos: Personal competente asignado para el proceso

REQUISITOS LEGALES: Se referencia el normograma, en el cual se identifica la normatividad del proceso o subprocesos.

RIESGOS (SAR): Se referencia el Mapa de Riesgos del Proceso y Mapa de Riesgos de Corrupción, en donde se identifican los riesgos asociados a cada uno de los procesos o subprocesos.

INDICADORES DE GESTIÓN: Se referencia la Matriz de Indicadores, en la cual se registra y presenta la información necesaria para medir el avance o retroceso en el logro del objetivo del proceso o subproceso.

DOCUMENTOS DEL PROCESO: Se referencia el Listado Maestro de Documentos, en el cual se realiza el control de los documentos vigentes del SIGI.

INTERRELACIÓN DE PROCESO: Se referencia la Matriz de Interacción en la que se muestra la interrelación de los procesos y subprocesos establecidos en el SIGI.

CICLO PHVA: Establece las actividades de Planear, Hacer, Verificar y Actuar para el proceso o subprocesos. DISPOSICIONES GENERALES PARA LA ESTRUCTURACIÓN DEL CUERPO DE LOS PROCEDIMIENTOS PROCESO: Identifica el proceso del cual hace parte el procedimiento.


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SUB PROCESO: Identifica en los casos que aplique el subproceso del cual hace parte el procedimiento.

OBJETIVO: Enuncia el propósito central del procedimiento.

ALCANCE: Identifica la actividad que da inicio y fin al procedimiento.

DISPOSICIONES GENERALES: Identifica los aspectos claves que se deben tener en cuenta para el desarrollo del procedimiento.

DEFINICIONES: Identifica los términos claves a tener en cuenta para el desarrollo del procedimiento.

FLUJOGRAMA: Es la representación gráfica de las actividades del procedimiento.

DESCRIPTIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establece de forma secuencial las actividades para el desarrollo del procedimiento e identifica los responsables, registros y puntos de control.

PUNTOS DE CONTROL: Describe los puntos de control enunciados en el descriptivo del procedimiento e identifica los responsables y registros.

DISPOSICIONES GENERALES PARA LA ESTRUCTURACIÓN DEL CUERPO DE LOS MANUALES


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PROCESO: Identifica el proceso del cual hace parte el manual.

SUB PROCESO: Identifica en los casos que aplique el subproceso del cual hace parte este manual.

OBJETIVO: Enuncia el propósito del manual.

INTRODUCCIÓN: Realiza una presentación general del contenido del manual.

DEFINICIONES: Identifica los términos claves y su significado a tener en cuenta para el desarrollo del manual.

CAPÍTULOS DEL MANUAL: Describe el desarrollo de manual por medio de capítulos, los cuales contienen los lineamientos y directrices que conforman el mismo. En el contenido del manual, si se requiere relacionar otros documentos del SIGI, esta referencia se debe realizar estableciendo el nombre del documento y el código del mismo. DISPOSICIONES GENERALES PARA LA ESTRUCTURACIÓN DEL CUERPO DE LOS INSTRUCTIVOS

PROCESO: Identifica el proceso del cual hace parte el instructivo.

SUB PROCESO: Identifica, en los casos que aplique, el subproceso del cual hace parte el instructivo.

OBJETIVO: Enuncia el propósito del instructivo

ALCANCE: Identifica la actividad que da inicio y fin al instructivo.

CONTENIDO: El contenido de los instructivos son pasos detallados de tareas, las cuales son establecidas en un orden secuencial y pueden incluir imágenes, graficas, tablas o cualquier ayuda visual. DISPOSICIONES GENERALES PARA LA ESTRUCTURACIÓN DEL CUERPO DE GUÍAS

PROCESO: Identifica el proceso del cual hace parte la guía.

SUB PROCESO: Identifica en los casos que aplique el subproceso del cual hace parte la guía.

OBJETIVO: Enuncia el propósito de la guía.

CONTENIDO: El contenido de las guías es libre ya que las mismas dan orientaciones básicas sobre el desarrollo de un tema en específico.


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DISPOSICIONES GENERALES PARA LA ESTRUCTURACIÓN DEL CUERPO DE LOS FORMATOS El cuerpo de los formatos que sean establecidos en el SIGI, es libre y responde a las necesidades de cada uno de los procesos. DISPOSICIONES GENERALES PARA LA ESTRUCTURACIÓN DE LAS PLANTILLAS Las plantillas son un tipo especial de formato, en los cuales se presenta un modelo para la elaboración de documentos de texto, tales como las caracterizaciones, manuales, procedimientos, instructivos, guías y presentaciones en PowerPoint. DOCUMENTOS EXTERNOS Son aquellos documentos de origen externo necesarios para la planificación y la operación del Sistema Integrado de Gestión Institucional, se identifican en el Listado Maestro de Documentos del SIGI, en el cual se relaciona la Entidad generadora, año del documento y ubicación. NORMATIVIDAD Son el conjunto de normas aplicables a la operación de los procesos y subprocesos institucionales, los cuales se identifican en el normograma. DEFINICIONES: Alta dirección: Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad. CARACTERIZACIÓN: Documento que describe cada uno de los procesos que conforman el Sistema Integrado de Gestión Institucional. DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. GUÍA: Documento que conduce u orienta el desarrollo de una temática especifica. INSTRUCTIVO: Documento que describe en forma detallada, cómo se realiza una actividad. También se utiliza para indicar, cómo se diligencian los formatos. MANUAL: Documento que describe las directrices y lineamientos para llevar a cabo una actividad o un proceso. MANUAL DE LA CALIDAD: Documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad.


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POLÍTICA DE LA CALIDAD DE UNA ENTIDAD: Intención(es) global(es) y orientación(es) de una entidad, relativa(s) a la calidad, tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad. PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. RESPONSABILIDAD: Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión; para alcanzar unos objetivos establecidos. SIGI: Sistema Integrado de Gestión Institucional. 2.4 GESTIÓN Y TRÁMITE En la unidad de Unidad de Servicios penitenciarios y Carcelarios USPEC el proceso de gestión y trámite se desarrolla y normaliza a través de los procedimientos relacionados a continuación:

Procedimiento Administración de las comunicaciones oficiales.

Instructivo Criterios de organización de archivos de gestión.

Procedimiento de Inventarios Documentales de Archivos de Gestión.

Procedimiento transferencias.

Procedimiento aplicación Tablas de Retención Documental.

Procedimiento de eliminación.

Procedimiento de consulta.

Procedimiento para la Contratación de Servicios Archivísticos. Las normas, actividades y controles relacionados en los documentos permiten tramitar y dar respuesta oportuna a los usuarios tanto externos como internos en función del cumplimiento de la misión y objetivos estratégicos de la entidad. Una vez se ejecutan los lineamientos relacionados con la producción, todos los documentos deberán seguir las rutas establecidas dentro de los procesos, identificando en su ciclo de gestión la recepción, el registro y vinculación a un trámite de la documentación; así como el direccionamiento a los responsables de su gestión y tramite de los niveles de acceso para su consulta, siguiendo los lineamientos establecidos en la Ley 1712 de 2014. Así mismo se garantizara la absoluta trazabilidad de los trámites que surten los documentos, desde su recepción hasta la expedición de la respuesta final y resolución del asunto, todo esto articulado con el ciclo vital de los documentos como expedientes de archivo que testimonian el desarrollo de la gestión documental de la entidad.


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2.5 ORGANIZACIÓN Para la Organización de archivos de gestión en la Unidad, se adoptaran los procedimientos y/o documentos asociados, así: Tablas de Retención Documental y el Instructivo Criterios de organización de archivos de gestión, igualmente se debe tener en cuenta el Acuerdo 42 de octubre 31 de 2002 “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000” y el Acuerdo 002 de 2014 “Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”.

2.6 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

2.6.1 Transferencias Primarias

Anualmente el grupo de gestión documental debe elaborar un cronograma de entrega de transferencias documentales, en el cual indique en que fechas las oficinas deben realizar la entrega de series documentales de la documentación que se produce, de acuerdo a la Tabla de Retención Documental.

Cada una de las dependencias deben están encargadas de seleccionar las series documentales, que de acuerdo a la tabla de retención documental hayan cumplido su vigencia en el archivo de gestión, realizando un inventario documental, mediante el formato único de inventario documental.

Las unidades de conservación que recomienda el Archivo general de la nación no se utiliza únicamente para las transferencias documentales, sino también para almacenar la documentación de los archivos centrales e históricos (cajas y carpetas de archivo); por lo tanto cada carpeta debe estar debidamente foliada de manera consecutiva y se debe almacenar en las cajas de archivo correspondientes; tanto las cajas como las carpetas deben ir rotuladas de forma visible de acuerdo a su contenido.

El Grupo de Gestión Documental de acuerdo a la documentación transferida al archivo central, debe establecer un cronograma de transferencias documentales y cumplir con los parámetros de entrega dados; el formato único de inventario documental debe estar firmado por el jefe de área o dependencia quien remite la documentación y por un funcionario del grupo de gestión documental que es el encargado de recibir a satisfacción después de la debida revisión de la documentación transferida.

Para realizar las transferencias documentales lo primero que se debe tener en cuenta es revisar la Tabla de Retención Documental, siempre teniendo en cuenta la normatividad vigente del Archivo General de la Nación, revisar el tiempo de retención, si ya se cumplió el tiempo en el Archivo de Gestión se debe transferir al Archivo Central. Para poder


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efectuar las transferencias documentales, se diligencia el Formato único de Inventario Documental - FUID, y se describe de manera exacta y precisa las series, sub-series o asuntos del fondo documental a transferir. Ilustración. Formato único de Inventario Documental

Para realizar el proceso de diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental A1-S6-FO-03, se debe ingresar al formato así: 1. Ingresar a la página de la USPEC http://www.uspec.gov.co/ 2. Posicionarse en la sección ‘Información de interés y escoger la opción ‘SIGI’. 3. Ubicar el proceso de Gestión Administrativa y Financiera y dar clic sobre él. 4. Ubicar el proceso S6 Subproceso de Gestión Documental. 5. Dar clic en formatos. 6. Descargar el Formato Único de Inventario Documental A1-S6-FO-03

2.6.2 Transferencias Secundarias La Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios es una entidad relativamente nueva la cual fue creada mediante del decreto 4150 del 3 de noviembre de 2011, una entidad especializada que en consonancia con las funciones del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, se concentra en la gestión y operación para el suministro de bienes y la prestación de servicios para esta población. Por ende no es posible realizar por ahora transferencias secundarias, ya que es una entidad muy reciente y no cuenta con documentos que por su valor deban ser transferidos al Archivo General de la Nación.

http://www.uspec.gov.co/


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2.7 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

2.7.1 Eliminación La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos deberá estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental, y deberá ser aprobada por el correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Se podrá elevar consulta al Archivo General de la Nación cuando no existan normas legales que regulen los plazos de retención de ciertos documentos: a su vez este podrá solicitar concepto al organismo cabeza de sector al que corresponda la documentación objeto de consulta.

Adicionalmente se deberá cumplir con el siguiente procedimiento:

i) Previamente y por un periodo de treinta (30) días se deberá publicar en la

página web de la respectiva entidad, el inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre este proceso a los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos o al Archivo General de la Nación;

ii) Las observaciones deberán ser revisadas por el respectivo Consejo Departamental y Distrital de Archivos o el Archivo General de la Nación, para lo cual contarán con sesenta (60) días, instancia que con base en el fundamento presentado por el o los peticionarios, podrá solicitar a la entidad suspender el proceso de eliminación y ampliar el plazo de retención de los documentos. Todo lo anterior se hará público en los sitios web de la entidad;

iii) La aprobación de la eliminación de documentos de archivo, tanto en

soporte físico como electrónico, deberá constar en un Acta de Eliminación de Documentos, la cual suscribirán el Presidente y Secretario Técnico del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso, de la respectiva entidad;

iv) Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido

eliminados, se conservarán permanentemente y la entidad deberá mantenerlos publicados en su página web para su consulta;

v) El Archivo General de la Nación será la última instancia en cuanto a las

solicitudes de suspensión de los procesos de eliminación, de acuerdo con la naturaleza de los documentos y su valor legal, testimonial, informativo, cultural, histórico o científico, cuando a su juicio se pueda afectar el patrimonio documental del país;

vi) La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries

documentales y no por tipos documentales. Por ningún motivo se pueden eliminar documentos individuales de un expediente o una serie, excepto que se trate de copias idénticas, o duplicados.


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2.8 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO La unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios – USPEC, promoverá los insumos necesarios para garantizar que la documentación pueda ser preservada a largo tiempo, y por lo tanto deberá contar con las condiciones ambientales pertinentes, manejo de temperatura, ventilación, humedad relativa e iluminación adecuada.

2.9 VALORACIÓN La valoración documental requiere de un análisis intelectual, por medio de la actualización de las tablas de retención documental cuando se requiera, el cual permite determinar los valores primarios y secundarios de las series misionales, transversales y comunes de la entidad El objetivo principal de la valoración es identificar la conservación de aquellos documentos que tengan valores secundarios, puesto que son aquellos que serán preservados para la historia y brindaran testimonio de sus valores científicos, culturales, sociales y tecnológicos.

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Las fases para implementar el PGD de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios se realizará bajo el ciclo PHVA, lo cual se alineara con el Plan Institucional de Archivos.


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4. PROGRAMAS ESPECIFICOS

La Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios deberá implementar los siguientes programas específicos de Gestión Documental.

4.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS Para la generación de formatos se deberá tener en cuenta lo dispuesto en el procedimiento de Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional

4.2 PROGRAMA DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

El Sistema Integrado de Conservación es el Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación documental; el cual hace parte del Programa de Gestión Documental y a política de Gestión Documental establecida por la unidad de servicios penitenciarios y carcelarios USPEC. Su alcance debe contemplar todos los procesos administrativos donde se crean y/o recepcionan documentos, pasando por su trámite hasta llegar a su disposición final, bien sea que se consideren como documentos de conservación total o cualquier otro proceso de disposición final. Este programa aplica para todo tipo de soportes tanto físicos como digitales.

El sistema integrado de conservación va dirigido a todos los funcionarios y contratistas de la unidad de servicios penitenciarios y carcelarios USPEC, que reciban, elaboren, tramiten y manipulen documentación, tanto en las oficinas como en los espacios destinados para custodia, en la entidad.

4.3 PLAN DE CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL

La unidad de servicios penitenciarios y carcelarios USPEC implementara para el año 2017 -2018 el plan de capacitación de gestión documental a todos los niveles de la entidad; con el fin de brindar las herramientas metodológicas y conceptuales, que permitan el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la gestión archivística de la entidad, en los siguientes temas:

1. Organización de Archivos de Gestión

2. Tablas de Retención Documental

3. Módulo de Gestión de Documentos de Software Infodoc.

4. Formato Único de Inventario Documental - FUID y Transferencias.

5. Cero Papel.


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4.4 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

La Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC pretende formular el Programa de Documentos Vitales o esenciales, el cual tiene como objeto; ejecutar todas las acciones correspondientes a garantizar la protección de los documentos de vital importancia para la continuidad del negocio y del funcionamiento de la entidad en un evento fortuito; para que sean conservados y preservados en condiciones óptimas de almacenamiento y disponibles para su consulta cuando se requiera.

4.5 PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO SGDEA. El SGDEA es un sistema de información o un grupo de sistemas de información destinados a gestionar documentos electrónicos para ser archivados y también documentos de archivo tradicionales (en soportes de papel y otros análogos). Esta especificación se centra expresamente en la gestión de los documentos electrónicos de archivo. Para que los documentos puedan tener valor probatorio, se necesitan herramientas para conservarlos y hacer que estén disponibles para su utilización. Los sistemas de archivo garantizan el mantenimiento y la conservación de la autenticidad, fiabilidad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo7. La Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC proyecta implementar el SGDEA como un proyecto a mediano plazo ya que como primera medida debe contar con los elementos establecidos en el modelo de requisitos para la administración de documentos de archivo8; además las recomendaciones establecidas para SGDEA enmarcadas en el guía No. 6 cero papel en la administración pública.

5. ARMONIZACION CON LOS PLANES Y SISTEMAS DE GESTION DE LA ENTIDAD

Con el fin de lograr el mejoramiento continuo de la entidad, para llegar al nivel óptimo de satisfacción tanto institucional como a nivel de la comunidad, el programa de gestión documental de la unidad de servicios penitenciarios y carcelarios USPEC se articula en la ejecución de sus programas y proyectos con los sistemas y modelos de gestión que se relacionan a continuación:

Modelo Estándar de Control Interno (MECI)

Estrategia de Gobierno en línea

Sistema de gestión de la calidad

Sistema Integrado de Gestión Institucional (SIGI)

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)

7 ISO 15489-1:2001. Information and documentation. Records management. Part 1: General. 6. Política y responsabilidades, 6.1.Aspectos generales. 8 Modelo de Requisitos para los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo MoReq2). Versión en castellano.


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6. BIBLIOGRAFÍA

Camacho Vargas, Ángela Marcela. “Uso de cloud compunting en el Sistema Nacional de archivos de Colombia: implementación del Plan de Gestión de Documentos Vitales”. Códices. Revista de la facultad de ciencias económicas y sociales, programa de sistemas de información y documentación. Vol. 8, no. 1 enero – junio de 2012. ISSN 1794-9815 p. 133 – 151. Colombia, Archivo General de la Nación. Acuerdo 5 de 2013. Criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos. Capítulo IV: Descripción Documental. Artículo 11. Obligatoriedad de la descripción documental. Colombia. Archivo General de la Nación. Acuerdo 004 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Colombia. Archivo General de la Nación. Decreto 2578 de 2012.Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Colombia. Archivo General de la Nación. Manual: implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD. Bogotá: El AGN, 2014. 60 p. Colombia. Archivo General de la Nación. Mini-Manual: Archivamiento web: conceptos básicos, estrategias y mejores prácticas. Bogotá: El AGN, 2014. 36 p. Colombia. Congreso de la República. Ley estatutaria 1712 de 2014. Ley de transparencia y del derecho del acceso a la información pública nacional. Artículo 15: Programa de Gestión Documental y articulo 17. Sistemas de información. Colombia. Congreso de la República. Ley General de Archivos 594 de 2000. Por el cual se crea la Ley General de Archivos. Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012. Reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 589 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado. Colombia. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Decreto 2573 de 2014. Por la cual se establecen los lineamientos generales de la estratega de gobierno en línea, reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2019. Colombia. Presidencia de la República. Decreto 2482 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión. “Políticas de eficiencia administrativa”.


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Colombia. Presidencia de la República. Decreto 2623 de 2009. Por el cual se crea el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano. Colombia. Presidencia de la República. Decreto 2641 de 2012. Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley1474 de 2011”Adopta una metodología y "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. CONPES 3785 de diciembre 2013. Política nacional de eficiencia administrativa al servicio del ciudadano y adopta el modelo de Gestión Pública Eficiente, dirigido a mejorar la calidad de la gestión, como la prestación de los servicios provistos por las entidades de la Administración Pública. García Lobo, Vicente. De re diplomática: relación entre diplomática y archivística. León: Universidad, 2002. 575 p. Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones - MINTIC. Guía para la apertura de datos en Colombia. Bogotá: MINTIC, 2014. 66 p. NTC-ISO 2859-5. Procedimientos de muestreo para inspección por atributos. Parte 5: sistema de planes de muestreo secuencial determinados por nivel aceptable de calidad (NAC) para inspección lote por lote. RESUMEN DE CAMBIOS

Versión Fecha Numerales Descripción de la modificación

1 9/10/2018 Todos modificación

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Elaboró / Actualizó: Revisó: Aprobó:

Firma: Original Firmado Firma: Original Firmado Firma: Original Firmado

Nombre: Claudia Marcela Neira Vega

Nombre: Marcela Maria Guerrero Villota

Nombre: Sonia Stella Romero Torres

Cargo: Coordinadora de Gestión Documental

Cargo: Subdirectora Administrativa

Cargo: Directora Administrativa y Financiera

Dependencia: Dependencia: Dependencia:

código: manual versión: del programa de gestion …...deshumidificador: aparato que sirve para...

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