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Código de Ética y de Conducta
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ÍNDICE
I. Mensaje del Presidente y Mensaje del Consejero Delegado
II. Presentación del Código de Ética y de Conducta
III. El comportamiento de los colaboradores en el Grupo ECCBC: Desarrollar un entorno de trabajo favorable y comportamientos positivos para todos
1. Uso y protección de los bienes del Grupo ECCBC 2. Propiedad industrial e intelectual 3. Confidencialidad de la información 4. Las operaciones financieras 5. Conflictos de interés 6. Prácticas corruptas 7. Condiciones laborales 8. Protección del medio ambiente
IV. Relaciones exteriores del Grupo ECCBC: Ser un ejemplo de ética en las comunidades
1. Relación con las autoridades 2. Relación con los clientes, la competencia y los proveedores 3. Participación activa en la sociedad 4. Actividades políticas
V. Aplicación e implantación del Código de Ética y de Conducta: Deber de conocer el Código y sus mecanismos de denuncia
1. Respeto del Código 2. Denuncia de situaciones 3. Comisión de Ética 4. Difusión del Código 5. Revisión periódica 6. Coordinación, vigilancia y sanciones 7. Departamento de Compliance 8. Ethics Line
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I. Mensaje del Presidente y Mensaje del Consejero del Consejero Delegado
Mensaje del Presidente.
Apreciados todos,
El Grupo ECCBC quiere conseguir que sus empleados, directivos y miembros del Consejo de Administración, así como todas sus personas asociadas, actúen al más alto nivel, conforme a la reputación adquirida por nuestro Grupo, es decir, con honradez, integridad, responsabilidad y respeto.
Este Código de Ética y de Conducta describe la totalidad de los valores y de los principios de actuación que deben guiarnos en nuestra actividad diaria. Se apoya en nuestra convicción de que no se puede disociar la consecución de buenos resultados de una ética y conducta ejemplar y rigurosa.
Dada la diversidad de los países en los que operamos, ubicados en África, y las diferencias existentes en términos de legislación y prácticas locales, es esencial que la integridad y la ética de nuestro Grupo ECCBC sean unos de nuestros principales valores.
Debemos respetar este compromiso y usarlo como bandera de nuestros principios de responsabilidad. Nuestras acciones y comportamientos influyen e influirán en la relación con nuestros clientes, proveedores, compañeros de trabajo y con la Compañía Coca-Cola.
Tened presente que la integridad del Grupo ECCBC depende de todos nosotros y por ello, os animo dediquéis el tiempo necesario a la lectura y compresión de este Código.
Gracias por vuestro apoyo.
Alfonso Líbano Daurella Presidente del Consejo de Administración
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Mensaje del Consejero Delegado.
Estimados Colaboradores, En nuestro trabajo diario nos encontramos con multitud de situaciones que pueden suscitarnos dudas con respecto a su adecuación a nuestros principios de honradez, integridad y respeto. Hemos desarrollado el presente Código de Ética y de Conducta tratando de considerar las diferencias culturales de cada uno de nuestros mercados. Todo ello con la voluntad de que este Código sirva de guía para todos los que colaboramos en el Grupo ECCBC con independencia de nuestra función, país o nivel en la organización. Aunque este Código trate de ser lo más exhaustivo posible, por razones lógicas resultaría imposible cubrir toda la diversidad de casos que puedan producirse. Por ello, contamos con una Comisión Ética y un canal de denuncia con los que podemos todos y cada uno de nosotros contactar al objeto de ayudarnos a interpretar aquellos casos que pudieran suponer una vulneración voluntaria o involuntaria de los principios aquí reseñados. Asimismo, es importante que dediquemos el tiempo necesario para leer este documento y reflexionemos en cómo las acciones y comentarios del presente Código nos implican y/o nos pueden afectar en nuestras responsabilidades profesionales y relacionales.
El éxito de este reto depende de todos nosotros.
¡Gracias por vuestra participación en este apasionante reto!
Alfonso J. Bosch Consejero Delegado
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La integridad del Grupo ECCBC depende de todos
nosotros
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II. Presentación del Código de Ética y de Conducta
El presente Código de Ética y de Conducta nace con el propósito de poner de manifiesto los principios de conducta que inspiran la actuación del Grupo Equatorial Coca-Cola Bottling Company (en adelante “el Grupo ECCBC”) y que deben regir la actividad de todos sus empleados, directivos y administradores, a los que será de aplicación. Asimismo, el Grupo ECCBC espera que las empresas con las que se relaciona apliquen valores y desarrollen conductas alineadas con las presentadas en este documento.
Este Código es una herramienta que describe el conjunto de reglas y políticas que los administradores, directivos y empleados deben respetar cuando están trabajando para el Grupo ECCBC, con independencia del lugar en el que estén desarrollando sus actividades, y aplica, tanto a los empleados del Grupo ECCBC trabajando a tiempo parcial o completo, como a los empleados trabajando para compañías subcontratadas, así como al Presidente y al resto de los miembros del Consejo de Administración del Grupo ECCBC, en sus actividades relacionadas con el Grupo ECCBC.
Este documento además, es también una guía de referencia en la cual pueden evaluar sus actividades, y como guía, contiene consejos y ejemplos para ayudarles a elegir la mejor línea de conducta. También describe el procedimiento a seguir para denunciar, de manera confidencial, toda infracción efectiva o sospechosa del Código de Ética y Conducta o de cualquier otra política del Grupo ECCBC a la Comisión de Ética, quien es responsable de la buena aplicación y de las decisiones disciplinarias en relación al presente Código.
Es muy importante que los empleados, directivos, administradores y terceros, conozcan bien el contenido del Código, así como la legislación y normativa de todos los países en los que se realizan actividades comerciales.
Los empleados, directivos, administradores del Grupo ECCBC y terceros pueden encontrarse con situaciones delicadas y a veces difíciles de gestionar a nivel ético, legislativo o de la práctica profesional, en las que será necesario utilizar sobre todo su sentido común.
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Desarrollar un entorno de trabajo favorable y comportamientos
positivos para todos
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III. El comportamiento de los colaboradores en el Grupo ECCBC
1. Uso y protección de los bienes del Grupo ECCBC
Cada empleado, directivo, administrador o tercero, debe asegurarse de la protección y buen uso de los bienes que el Grupo ECCBC pone a su disposición y utilizarlos de forma responsable con el fin de evitar su daño, pérdida o robo.
El Grupo ECCBC rechaza cualquier acción intencionada o deliberada realizada por los empleados, directivos, administradores o terceros, para lograr un beneficio para sí mismo o para el Grupo ECCBC, directo o indirecto, haciendo uso para tal fin, y de un modo inapropiado, de los activos o recursos del Grupo ECCBC.
Los bienes del Grupo ECCBC, incluyendo los recursos informáticos y de comunicación, son destinados a un uso profesional. Se puede aceptar un uso razonable por motivos privados, siempre que se respete la legislación aplicable.
El Grupo ECCBC no tolera el hurto, independientemente de su cuantía, bajo ninguna circunstancia.
Se debe informar, para su investigación, de cualquier sospecha de robo o de malversación de un bien del Grupo ECCBC.
Asimismo, se prohíbe participar en actividades personales durante el horario laboral que interfieran o impidan cumplir con las responsabilidades laborales, así como utilizar los equipos de la empresa para negocios externos o actividades ilegales o poco éticas.
¿Utilizo correctamente los bienes de la Compañía? Lean y piensen: ¿Me parece que abuso de los bienes de la Compañía para fines personales?
Ejemplos de bienes del Grupo:
Dinero del Grupo ECCBC
Productos del Grupo ECCBC
Tiempo en el trabajo y producto del trabajo de los empleados
Sistemas y programas informáticos
Teléfonos
Dispositivos de comunicación inalámbrica
Fotocopiadoras
Entradas a conciertos o eventos deportivos
Vehículos del Grupo ECCBC
Información confidencial/patentada
Marcas comerciales del Grupo ECCBC
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EL CÓDIGO EN LA PRÁCTICA
La Pregunta La Respuesta
¿Se puede utilizar el teléfono del Grupo ECCBC para hacer llamadas personales?
Se debe respetar un uso normal para el Grupo ECCBC. Un número de llamadas excesivo puede provocar una pérdida de tiempo de trabajo y generar gastos. Se podrían aplicar medidas disciplinarias.
Un conocido, ajeno al Grupo ECCBC, envía un correo personal a la dirección de correo del Grupo ECCBC. ¿Se le puede contestar desde el trabajo?
Sí, se puede enviar una respuesta breve, mientras eso no afecte al trabajo.
Un empleado observa que el inventario de productos de limpieza, químicos y otros materiales que se utilizan en la fábrica no cuadra con las existencias en el almacén. ¿Qué debe hacer?
Deberá ponerse dicho hecho en conocimiento del responsable de la planta y, si la situación persiste, comunicarlo a través de los canales de denuncia establecidos.
Un empleado utiliza de manera regular su ordenador en el trabajo para hacer invitaciones a eventos personales o enviar invitaciones para otros empleados. ¿Su comportamiento puede llevar a medidas disciplinarias?
El uso de ordenadores del Grupo ECCBC para proyectos personales de este tamaño constituye una infracción al Código y, por lo tanto, el empleado podrá ser sancionado.
Un responsable tiene un amigo que desea utilizar la lista de los correos electrónicos del Grupo ECCBC para comercializar los productos de su propia empresa. ¿Cuál es la actitud correcta?
El responsable sabe que se trata de un uso abusivo de los bienes que pertenecen al Grupo ECCBC. Se lo explica a su amigo y se niega a darle la lista. Esa es la actitud correcta.
2. Propiedad industrial e intelectual
En el Grupo ECCBC, respetamos la propiedad industrial, los derechos de autor y los derechos de propiedad intelectual. En este sentido, los empleados, directivos, administradores del Grupo ECCBC y terceros, no podrán utilizar materiales o bienes protegidos por los derechos de propiedad industrial que sean propiedad de otros, incluyendo trabajos, programas, publicaciones, fotografías, canciones, imágenes, software, etc., con derechos de autor, sin la autorización explícita de su titular, tal como lo establece la Ley de Propiedad Intelectual. Del mismo modo, tampoco podrán utilizar dichos materiales y bienes cuando éstos sean propiedad del Grupo ECCBC, para usos con fines distintos a los que tienen destinados en el marco del desarrollo de la actividad del Grupo ECCBC.
Así, los empleados, directivos y administradores no podrán instalar en sus equipos programas informáticos de los cuales el Grupo ECCBC no tenga licencia de uso o la titularidad, ni copiar programas de software cuya licencia de utilización sea propiedad del Grupo ECCBC, ni utilizar programas de software cuya licencia de uso no sea propiedad del Grupo ECCBC.
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EL CÓDIGO EN LA PRÁCTICA
La Pregunta La Respuesta
En el trabajo, el ordenador de un empleado está dotado de un programa que le gustaría copiar para ponerlo en su ordenador personal para utilizarlo con fines personales. ¿Tiene derecho a hacerlo?
No tiene derecho a copiar software protegido por ley, o por derechos de autor, o por convenciones de derecho de uso, salvo que el titular de los derechos y el Grupo ECCBC den la autorización expresa y la licencia de uso.
Una empleada del departamento de marketing está preparando unos folletos para su posterior publicación, impresión y distribución entre la población y se está planteando incluir unas imágenes que ha encontrado en Internet. ¿Es correcta esta acción?
No lo es, puesto que el titular de los derechos de autor de dichas imágenes no ha autorizado al Grupo ECCBC para que pueda publicarlas y distribuirlas. En caso de duda, la empleada debería consultarlo con la Dirección de Compliance del Grupo ECCBC o, en su defecto, con la Comisión de Ética mediante los canales de denuncia establecidos.
3. Confidencialidad de la información
Cada empleado, directivo, administrador del Grupo ECCBC y tercero, debe tomar las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información a la cual tiene acceso en el desempeño de su actividad profesional y se compromete a mantener la confidencialidad y a hacer uso discreto y acorde con la normativa interna en la materia, así como a cumplir con la legislación vigente en materia de protección de datos. Se entiende por información confidencial cualquier hecho, dato o conocimiento, adquirido o en posesión del Grupo ECCBC, que le proporciona una ventaja competitiva.
La obligación del Grupo ECCBC de preservar esta información confidencial es continua, incluso con posterioridad a la conclusión de la relación comercial, y la obligación de cada empleado, directivo, administrador y tercero, sigue existiendo incluso cuando su vinculación profesional con el Grupo ECCBC haya finalizado.
¿Respeto el carácter confidencial de la información? Lean y piensen: ¿La información contenida en un correo de un proveedor se considera confidencial para ECCBC?
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EL CÓDIGO EN LA PRÁCTICA
La Pregunta La Respuesta
Una directora de marketing está preparando la presentación de una nueva promoción y lo comenta con un amigo que no trabaja para el Grupo ECCBC. ¿Se trata de una infracción al Código?
Facilitar información no pública constituye una infracción al Código, incluso si el destinatario no trabaja para la competencia, un cliente o un proveedor.
Un empleado oye un rumor en el trabajo acerca de la intención del Grupo ECCBC de adquirir una pequeña empresa de bebidas cotizada en bolsa. Se pregunta si puede adquirir acciones de esa compañía. ¿Sería una infracción al Código?
Sería una infracción al Código y a la legislación existente en la materia, pudiendo ser incluso, constitutivo de delito. La adquisición de este tipo de acciones está prohibida, puesto que se arriesga a consecuencias graves que se verían sancionadas tanto por el Grupo ECCBC como por los organismos competentes.
Un manager busca un proveedor para efectuar obras de construcción para el Grupo ECCBC y recibe tres ofertas. La persona encargada de la decisión facilita información sobre las ofertas de la competencia a una de las compañías para permitirle ganar el contrato. ¿Es lícito?
No, se trata de una conducta prohibida por el presente Código, y por la legislación existente.
Dos empleado del Grupo ECCBC repasan juntos un asunto de trabajo en un avión cuando uno de ellos ve un hombre que les está escuchando atentamente, tomando notas. ¿Qué deben hacer?
No resulta buena idea hablar de aspectos del Grupo ECCBC en público, las personas alrededor pueden oír las información y aprovecharse de ésta. Los empleados, directivos y administradores deben tener una especial cautela sobre el uso de la información del Grupo ECCBC y su discusión en público.
Después de que un importante competidor haya tenido una reunión en un hotel, un agente de seguridad del hotel ofrece, a un empleado del Grupo ECCBC, una cinta con la grabación de la reunión. El empleado no sabe qué hacer y remite la cinta a su superior. ¿Es la decisión correcta?
No, el empleado del Grupo ECCBC nunca hubiese debido coger la cinta. Nadie debería escuchar la cinta y el superior debería protegerla de forma diligente, entregarla a la Comisión de Ética y comunicar el hecho debidamente, a través de los canales de denuncia establecidos.
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4. Las operaciones financieras
Cada administrador, directivo y empleado del Grupo ECCBC debe actuar conforme los aspectos contemplados en la legislación y la normativa aplicable en lo que se refiere a la contabilidad y los informes financieros.
Se deben autorizar y contabilizar todas las operaciones financieras en los registros contables y se deben respaldar los procesos contables con los controles internos necesarios. Garantizar los registros comerciales y financieros exactos y completos es responsabilidad de todos, no sólo una función del personal de contabilidad y finanzas, y éstos deben reflejar con claridad la totalidad de las transacciones, hechos y eventos del Grupo ECCBC. De este modo, cada uno debe asegurarse de que todos los documentos de los cuales es responsable son exactos y completos, conforme a las obligaciones legales y a los principios contables generalmente admitidos.
Cualquier acto de falsificación, manipulación o utilización deliberada de información falsa constituye un fraude. A este respecto, el Grupo ECCBC asume como principio de comportamiento la transparencia y fiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de la normativa aplicable en la materia.
Todos los empleados, directivos y administradores deben transmitir dicha información de forma veraz, completa y comprensible y en ningún caso deben proporcionar conscientemente información incorrecta, inexacta o imprecisa. Aquéllos que tienen notas de gastos profesionales deben asegurarse que éstas estén bien documentadas y contabilizadas. Si no están seguros de la legitimidad de un gasto, deben hablarlo con su superior jerárquico.
Asimismo, quedan prohibidos todo tipo de actuaciones en contra de la hacienda pública o cualquier irregularidad en materia tributaria y de seguridad social y no deben participar en actividades cuyo fin sea la evasión de impuestos. Por este motivo, los pagos deben efectuarse sólo a la persona o empresa que efectivamente proporciona los bienes o servicios, y en el país de origen del proveedor, donde opera o donde se vendieron los bienes o prestaron los servicios, a menos que el proveedor haya modificado legítimamente y por los cauces establecidos en el Grupo ECCBC la forma o el lugar de pago.
Quien tenga conocimiento de un error, omisión, inexactitud o falsificación en los libros societarios, registros, estados financieros
Lean y piensen: ¿Respeto nuestra integridad financiera?
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u otros documentos del Grupo ECCBC debe ponerlo en conocimiento de la Comisión de Ética a través de los canales de denuncia establecidos.
EL CÓDIGO EN LA PRÁCTICA
La Pregunta La Respuesta
Se acerca el fin de año y un director se da cuenta que ya ha conseguido los objetivos de beneficio previstos en su plan de actividad anual. Pregunta al servicio financiero de su división si puede guardar los ingresos suplementarios para tener un poco de antelación al principio del próximo año.
No se pueden guardar estos ingresos suplementarios; se deben registrar todos los productos y cargos en el ejercicio durante el cual han ocurrido.
Dos empleados cenan en un restaurante fuera de la oficina por negocios. Uno paga la cena y el Grupo ECCBC le devuelve el dinero. El otro empleado ha tomado un duplicado de la factura y la incluye en su nota de gastos.
Este tipo de actuación queda prohibida por el presente Código; si algún empleado, directivo o administrador es conocedor de este tipo de actuaciones deberá comunicarlo a la Comisión de Ética a través de los canales descritos en este mismo Código.
Un director de fábrica pide a sus proveedores que aplacen el envío de sus facturas hasta el próximo año por mercancía que ya ha recibido. Eso le permitiría respetar su presupuesto anual.
Un empleado de la fábrica se percata de esta solicitud y sabe que constituye una infracción al Código. Avisa a la Comisión de Ética mediante los canales de denuncia establecidos. Es la actitud correcta.
Un cliente pide a un comercial que indique en una factura que el precio fue superior al que pagó en realidad y que la entrega se realizó en otro país, amenaza con no pedir más al Grupo ECCBC si ésta no acepta modificar la factura.
El comercial sabe que esa solicitud constituye una infracción al Código y a la ley, se niega e informa a la Comisión de Ética de la situación mediante los canales de denuncia establecidos. Es la actitud correcta.
En el ejercicio pasado, noté algunas facturas nuevas a pagar, ya aprobadas por un encargado del departamento, que me parecieron raras y cuyo proveedor desconocía. ¿Qué tendría que hacer?
Debería poner en conocimiento de la Comisión de Ética este hecho por el canal establecido y aportar la documentación que se considere pueda ser de utilidad para esclarecer los hechos.
Acabo de incorporarme en el Grupo ECCBC y me entero de que algunos gastos no están grabados en la categoría correcta, aunque el importe es correcto. Si al final los importes cuadran, ¿es relevante?
En primer lugar deberá consultar si se trata de un error con el departamento de contabilidad y, en caso de no tenerlo claro, comunicarlo a la Comisión de Ética mediante los canales de denuncia establecidos.
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5. Conflictos de interés
Debe evitarse cualquier situación que se pueda interpretar como “conflicto de interés”.
Existe un conflicto de interés en el momento en que los intereses privados de los empleados, directivos o administradores no están alineados con los del Grupo ECCBC, interfieren con sus obligaciones o les llevan a actuar por motivaciones distintas al cumplimiento de las responsabilidades que tienen asignadas. El Grupo ECCBC espera que las decisiones empresariales se realicen en el mejor interés del Grupo ECCBC, evitando cualquier situación que parezca crear un conflicto entre intereses personales y los de ésta.
Los administradores, directivos o empleados, así como los clientes y proveedores del Grupo ECCBC, deben hacer todo lo posible para evitar situaciones susceptibles de generar un conflicto entre sus responsabilidades con el Grupo ECCBC y sus intereses personales. Si, a pesar del esfuerzo de todas las personas involucradas, se produjese un conflicto de interés – o fuera susceptible de producirse – es imprescindible que las personas involucradas se lo comuniquen a la Comisión de Ética. Se debe hacer todo lo posible para que el conflicto sea expuesto abiertamente y para que sea resuelto de buena fe y en el espíritu de este Código de Ética y de Conducta.
Los conflictos de interés pueden provenir de diversas situaciones; por ello, es vital que los empleados, directivos y administradores informen acerca de la existencia de posibles conflictos de intereses que puedan interferir en las operaciones que realiza el Grupo ECCBC; incluso los mismos proveedores y clientes están obligados a informar al Grupo ECCBC si conocen de la existencia de empleados, directivos o administradores con conflicto de interés, incluso de las situaciones en las que existen dudas, para que la Comisión de Ética tome la decisión correspondiente.
En cualquier momento el Grupo ECCBC puede pedirle a un empleado, directivo o administrador que suministre una declaración escrita o un certificado confirmando el tipo y el alcance de tales conflictos, o la ausencia de cualquier conflicto. Es más, el Grupo ECCBC puede tomar las medidas apropiadas, en particular, exigir que un empleado, directivo o administrador cese toda actividad que pueda conllevar el conflicto de interés en cuestión.
¿Existe un conflicto de interés? Lean y piensen: ¿Puede que mi conducta personal perjudique al Grupo ECCBC?
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EL CÓDIGO EN LA PRÁCTICA
La Pregunta La Respuesta
El marido de una empleada tiene una compañía de material de oficina que propone los precios más bajos. Unas de las tareas de dicha empleada son los pedidos de material de oficina y pasa el pedido a la compañía de su marido. Sin embargo, no ha sometido la transacción, una transacción con un miembro de su familia, a la autorización previa de su superior.
La empleada ha infringido el Código de Ética y de Conducta. Se trata de una situación en la que existe un posible conflicto de interés y por ello se debe comunicar a la Comisión de Ética, a través de los canales de denuncia establecidos.
Un comercial itinerante tiene como cliente una empresa que pertenece a su primo. Se pregunta si esta relación necesita medidas especiales.
Igual que en los casos anteriores, ante la posible existencia de un conflicto de interés, esta persona deberá poner en conocimiento de la Comisión de Ética esta situación a los efectos oportunos, a través de los canales de denuncia establecidos.
6. Prácticas corruptas
ECCBC acata estrictamente todas las leyes locales aplicables allí donde realiza sus operaciones; así, los empleados, directivos, administradores y terceros, no deben pagar ni aceptar sobornos ni adoptar prácticas corruptas, a fin de favorecer sus intereses personales, aún cuando ello suponga un interés comercial para el Grupo ECCBC.
En muchas industrias y países, se utilizan los regalos y las actividades de entretenimiento para fortalecer las relaciones comerciales. Existe un principio común y claro: ningún regalo, favor o entretenimiento se debe ofrecer o aceptar si ello obliga o parece que obligue al receptor del mismo.
Los regalos o las actividades de entretenimiento se pueden facilitar si son complementos razonables a las relaciones empresariales o si son de valor modesto y, en cualquier caso, no deben ser contrarios a la ley o a las normas de actuación del Grupo ECCBC.
Son siempre situaciones inapropiadas, que están prohibidas de forma expresa, las siguientes:
La solicitud u ofrecimiento de regalos, favores, entretenimientos o servicios personales.
Lean y piensen: ¿De qué manera tengo que actuar ante ofertas o solicitudes de ventajas y/o regalos? ¿Cómo debo actuar ?
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El ofrecimiento o recepción de un trato preferente a proveedores por parte de empleados, directivos o administradores que se aprovechan de su cargo
El ofrecimiento o recepción de sobornos o comisiones, efectivo o equivalentes en efectivo o los regalos y actividades de entretenimiento lujoso o excesivo.
En caso de cualquier duda al respecto, pueden consultar a la Comisión de Ética a través del canal existente descrito en este Código.
EL CÓDIGO EN LA PRÁCTICA
La Pregunta La Respuesta
Mi proveedor me invita a un restaurante y durante la comida me ofrece un reloj de gran valor para darme las gracias por el contrato que hemos firmado. ¿Puedo aceptar el regalo?
Se debe rechazar educadamente cualquier tipo de regalo que pueda entenderse como una vulneración de las políticas recogidas en este Código sobre prácticas corruptas.
Queremos implantarnos o desarrollar la presencia en un nuevo país. Un representante del gobierno local dice que si pagamos un cierto importe, facilitará las autorizaciones y los permisos necesarios de manera mucho más rápida. ¿Qué se debe hacer?
Se debe trasladar el asunto a la Comisión de Ética, antes de realizar cualquier acción mediante los canales de de denuncia establecidos. Siempre se actuará de conformidad a la legislación vigente de cada país.
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7. Condiciones laborales
En el Grupo ECCBC, la gestión de los recursos humanos y las relaciones entre los empleados parten siempre del respeto a la dignidad y los derechos de las personas. El Grupo ECCBC basa dicha gestión en el compromiso con el principio de tratar a los empleados con justicia, dignidad y respeto, para generar un ambiente de trabajo agradable, gratificante y seguro que anime a las personas a dar lo mejor de sí mismas y con el objetivo de contribuir a un adecuado clima social y a una convivencia respetuosa. Del mismo modo, las relaciones entre los empleados del Grupo ECCBC y sus proveedores, contratistas y empresas colaboradoras están basadas en el respeto y la colaboración. El Grupo ECCBC evita y rechaza de manera expresa el abuso de autoridad y cualquier tipo de acoso, físico, psicológico o moral, así como cualquier otra conducta que pueda generar un entorno de trabajo intimidatorio, ofensivo u hostil para las personas. Así, el Grupo ECCBC respeta el derecho de sus empleados, directivos o administradores a ejercer su derecho legal de libre asociación, y rechaza la discriminación en la contratación, remuneración, en el acceso a la capacitación, promoción, despido o jubilación, así como la utilización de trabajo infantil o forzoso. Igualmente, el Grupo ECCBC proporciona un entorno de trabajo seguro y saludable y toma medidas efectivas de coordinación y prevención de accidentes o daños potenciales para la salud de los empleados o de los contratistas que puedan aparecer por causa de su actividad, estén asociados a su puesto de trabajo o sucedan durante el curso del trabajo, minimizando, en la medida de lo posible, las causas de riesgo inherentes al entorno de trabajo y facilitando formación en salud y seguridad.
ECCBC vela por el cumplimiento de las disposiciones laborales contenidas en los convenios básicos de la OIT y no admite prácticas contrarias a estos principios.
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EL CÓDIGO EN LA PRÁCTICA
La Pregunta La Respuesta
Un contratista encargado de la limpieza utiliza productos altamente tóxicos, sin llevar la protección adecuada para evitar riesgos a su salud. ¿Cuál es el proceso a seguir?
Se debe avisar al responsable de coordinación de actividades para que ponga en conocimiento de la empresa contratada este hecho y se asegure que todos sus empleados siguen la normativa existente en prevención de riesgos y seguridad y salud. En caso de que el responsable no modifique su actuación, el asunto deberá ponerse en conocimiento de la Comisión de Ética a través de los canales de denuncia establecidos.
Un empleado toma substancias ilegales en el trabajo, poniendo en peligro a sus compañeros durante la utilización de máquinas peligrosas. ¿Cómo manejar la situación?
Se debe comunicar el hecho a la Comisión de Ética a través de los canales existentes, quien tomará las medidas necesarias para asegurarse de la seguridad de los empleados en el trabajo.
Un superior jerárquico se aprovecha de su posición para solicitar repetidamente, a un miembro de su equipo que le ayude con diferentes cuestiones de tipo personal. ¿Cómo gestionarlo?
Se trata de una situación en la que el superior jerárquico está ejerciendo un abuso de autoridad y, como tal, debe ser denunciada, mediante el canal establecido en este Código.
Un empleado del Grupo ECCBC tiene conocimiento que una empresa subcontratada no cumple con los principios recogidos en este Código en materia de condiciones laborales. ¿Qué debe hacer?
Debe comunicarlo a la Comisión de Ética mediante los canales de notificación existentes, descritos en este mismo Código.
8. Protección del medio ambiente
Cada empleado, directivo y administrador tiene la responsabilidad de asegurar que las actividades que tienen a su cargo están desempeñadas conforme a la legislación, la normativa y reglamentos, y los estándares del sector aplicables en el Grupo ECCBC en términos de protección del medio ambiente, y de promover las prácticas adecuadas.
El Grupo ECCBC cree en el establecimiento de relaciones comerciales con agentes que compartan el compromiso del Grupo ECCBC por proteger la calidad del medio ambiente.
El Grupo ECCBC desarrolla sus actividades con el mayor respeto al medio ambiente, minimizando los efectos negativos que, eventualmente, pudiera ocasionar. A tal efecto, establece las mejores prácticas y promueve entre sus empleados, directivos y administradores la formación necesaria para preservar el medio ambiente. De este modo, el Grupo ECCBC realiza un esfuerzo
¿Tiene un problema relacionado con el medio ambiente? Lean esto y piensen: ¿Me han informado correctamente sobre las reglas de ECCBC? ¿He respetado todas las políticas, normas y procesos?
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continuo para identificar, caracterizar y minimizar el impacto ambiental de sus actividades y apuesta por la eficiencia, el consumo responsable y la protección del medio natural.
EL CÓDIGO EN LA PRÁCTICA
La Pregunta La Respuesta
Un empleado observa que se están depositando residuos fuera de los almacenes adecuados. ¿Cómo manejar esta situación?
Esta acción infringe la normativa y los reglamentos en materia medioambiental y por lo tanto, el empleado debería denunciarlo a la Comisión de Ética, a través de los canales de denuncia establecidos.
Se está vertiendo agua, aún a sabiendas de que las instalaciones de depuración no funcionan, con la finalidad de no parar la producción y cumplir con los objetivos y plazos establecidos. ¿Qué debe hacer el empleado que lo observa?
Esta situación debe ser puesta de manifiesto a la mayor brevedad al responsable de la planta y, si la situación persiste, poner en conocimiento de la Comisión de Ética, a través de los canales de denuncia establecidos, aunque ello comporte tener que parar la producción y no cumplir con los objetivos establecidos.
Un trabajador del Grupo ECCBC advierte que algunos empleados no siguen la política de reciclaje de ECCBC. ¿Qué se debe hacer?
Se debe avisar al responsable de planta de cualquier acción, incluso menor, o cualquier incidente que pueda tener impacto sobre el medio ambiente. En caso de persistir esta actividad, deberá trasladarse el asunto a la Comisión de Ética a través de los canales de denuncia establecidos.
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Ser un ejemplo de ética en las comunidades
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IV. Relaciones exteriores del Grupo ECCBC
1. Relación con las autoridades
El Grupo ECCBC, sus empleados, directivos, administradores y terceros deben respetar la ley en el país donde ejercen su actividad y conocer la legislación que rige las relaciones con las autoridades públicas; asimismo, tienen que evitar cualquier acción que se podría percibir como una tentativa de influir en un representante público en el ejercicio de sus funciones oficiales.
En el marco de sus relaciones con las autoridades públicas, los empleados, directivos y administradores tienen que evitar cualquier actividad que sea ilegal o contraria a la ética o que pueda dar la impresión de serlo. Así, queda prohibido cualquier tipo de soborno, entendido éste como el hecho de dar u ofrecer algo de valor a un funcionario gubernamental para influir en una decisión discrecional. Los empleados, directivos y administradores deben obtener la autorización previa de la Dirección General antes de remitir algo de valor a una autoridad o a un empleado de cualquier gobierno.
EL CÓDIGO EN LA PRÁCTICA
La Pregunta La Respuesta
Un empleado está de viaje en un país donde hay una guerra civil. Un soldado le detiene y le pide dinero.
Si teme por su seguridad personal, es obvio que el empleado tenga que dar el dinero pedido. Sin embargo, se debe avisar del pago al departamento de Compliance del Grupo ECCBC y se debe grabar de manera adecuada.
Un responsable de planta recibe a un funcionario encargado de entregar autorizaciones especiales que puedan permitir a los camiones del Grupo ECCBC entrar en una zona reglamentada. Durante la reunión, el responsable se plantea ofrecer un televisor y un lector DVD al funcionario como “señal de respeto al ministro”.
El simple hecho de ofrecer el televisor podría entenderse como un soborno, y por lo tanto supone una infracción al Código y a la legislación vigente. Este tipo de actividades son contrarias a los principios del Grupo ECCBC: cualquier empleado, directivo, administrador o tercero que tenga conocimiento de estas acciones deberá ponerlo en conocimiento de la Comisión de Ética, a través de los canales de denuncia establecidos.
“Algo de valor” Esta frase se refiere a cualquier cosa que pueda tener valor para un funcionario gubernamental, incluido efectivo, regalos, formas de entretenimiento, oportunidades comerciales, productos del Grupo, ofertas de empleo y mucho más. No existe límite monetario, cualquier cantidad podría interpretarse como un soborno.
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2. Relación con los clientes, la competencia y los proveedores
Este Código regula la obligación de los empleados, directivos y administradores de tratar honestamente y de manera equitativa, ética y profesional a todos sus clientes, proveedores, y demás socios comerciales, independientemente del tamaño de su compañía, teniendo prohibido alterar total o parcialmente las condiciones del acuerdo para la provisión o contratación que se haya podido firmar salvo que ambas partes lo acuerden por escrito, así como ofrecer o recibir regalos, comisiones o favores que pudieran facilitar la relación comercial.
El Grupo ECCBC debe ofrecer a todos sus clientes un estándar excelente en todos sus productos además de garantizar que no impliquen ningún tipo de riesgo para la salud o la seguridad.
Además, todos los empleados, directivos y administradores del Grupo ECCBC también deben esforzarse en mantener relaciones cordiales y profesionales con sus proveedores.
En relación a los competidores, cabe destacar que el Grupo ECCBC compite lealmente y cumple con todas las leyes de competencia aplicables en los países donde realiza su actividad.
El Grupo ECCBC debe suministrar a los clientes una imagen justa, exacta e imparcial de la competencia y de los socios del Grupo ECCBC. No se debe nunca describir un competidor o un socio de manera inexacta, engañosa o injusta y, en caso que un cliente desee consultar otra organización, el empleado, directivo o administrador no debe intentar discriminarla.
El Grupo ECCBC hace públicos sus compromisos y principios de actuación en este Código entre proveedores, clientes y otros socios comerciales, animándoles a comunicar al Grupo ECCBC las prácticas irregulares que pudieran observar e impulsando entre éstos la adopción de prácticas similares.
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EL CÓDIGO EN LA PRÁCTICA
La Pregunta La Respuesta
Un proveedor que trabaja regularmente con el Grupo ECCBC ofrece a una empleada del área de compras un regalo de valor. Ambos son amigos. La empleada devuelve el regalo, explicando que el Grupo ECCBC no permite aceptar obsequios lujosos y avisa del incidente a su superior jerárquico.
La empleada ha actuado de manera correcta. Sabe que el regalo puede influir en sus decisiones de compra, o que los demás podrán pensarlo.
Un empleado responsable de un cliente participa en un torneo de golf entre compañías organizado por uno de sus clientes. Él gana el torneo y acepta el premio, un crucero en el Caribe. Se asegura de tener la autorización de su superior.
Lleva razón en aprovechar su premio. Era una prueba legítima de habilidad y había muchos participantes en el torneo.
Una directora de instalaciones supervisa un contratista quien hace obras de renovación para el Grupo ECCBC. El contratista le propone hacer unas obras en su casa por un precio muy razonable. La directora se niega en aceptar y señala el incidente a su superior.
Ha tomado la buena decisión. Sabe que este favor supera el marco de la cortesía normal y se lo hace solamente porque ha contratado al contratista para un proyecto del Grupo ECCBC.
3. Participación activa en la sociedad
Consciente de la importancia de su papel en el seno de la comunidad, el Grupo ECCBC apoya proyectos que contribuyen a mejorar el bienestar de la población.
El Grupo ECCBC anima a todos sus empleados, directivos y administradores, así como a sus socios, a contribuir y colaborar en el desarrollo de las sociedades donde opera, tanto a título personal, como en nombre del Grupo ECCBC.
La decisión de implicarse personalmente en una obra de caridad constituye una elección individual. Sin embargo, cuando los empleados, directivos o administradores estén involucrados en dichas actividades, no se debe, en ninguna circunstancia, mencionar, insinuar o dar la impresión que se están representando los intereses del Grupo ECCBC o que hablan en su nombre sin el consentimiento del Grupo ECCBC.
La autorización para realizar tales contribuciones recae únicamente en la Dirección del Grupo ECCBC y respeta la selección adecuada, los criterios de donación y las reglas de contabilidad y tasación.
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EL CÓDIGO EN LA PRÁCTICA
La Pregunta La Respuesta
Una comunidad religiosa le pide a un empleado carteles del Grupo ECCBC para decorar la sala para la próxima fiesta anual. ¿Puede dar esos carteles?
No, el Grupo ECCBC no debe estar involucrada en actividades religiosas sin estar al corriente y que las correspondientes autorizaciones hayan sido debidamente solicitadas y validadas.
4. Actividades políticas
Las contribuciones a partidos políticos están sometidas a una legislación que varía según el país. Incluso cuando éstas son legales, pueden ser fuente de abuso o interpretadas como práctica dudosa, en particular cuando no están correctamente contabilizadas.
La política general del Grupo ECCBC es la de no efectuar contribuciones a organizaciones, partidos o comités políticos y tampoco a políticos con el fin de fomentar intereses políticos particulares.
Cuando se pueda considerar como representante del Grupo ECCBC a un empleado, directivo o administrador, éste no puede de ninguna manera intervenir en la vida política de los países donde esté implantado el Grupo ECCBC, más allá de sus derechos como ciudadano. Además deberán respetarse en todo momento las tradiciones, y culturas de estos países.
EL CÓDIGO EN LA PRÁCTICA
La Pregunta La Respuesta
Un empleado decide presentarse como candidato a unas elecciones municipales.
El empleado puede presentarse individualmente como candidato, pero en ningún momento como representante del Grupo ECCBC; si se pudiera pensar que se está presentando en representación del Grupo ECCBC debería retirar su candidatura.
Un empleado hace de voluntario para unas elecciones municipales y le gustaría utilizar la fotocopiadora de la oficina para enviar documentos relacionados con la campaña electoral. ¿Puede hacerlo?
No. Está prohibido utilizar las instalaciones del Grupo ECCBC para cualquier tipo de actividad con fines políticos.
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Deber de conocer el Código y sus mecanismos de denuncia
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V. Aplicación e implantación del Código de Ética y de Conducta
1. Respeto del Código
Cada empleado, directivo y administrador debe conocer y respetar el Código, y defender activamente sus valores y principios, del mismo modo que deben hacerlo los socios comerciales del Grupo ECCBC.
Una infracción a los principios enunciados es grave y será tratada como tal por el Grupo ECCBC. Así, cuando lo justifiquen las circunstancias, el Grupo ECCBC podrá llevar a cabo persecuciones civiles o penales o despedir a la/s persona/s involucrada/s.
En caso de incumplimiento, el Grupo ECCBC impondrá las medidas disciplinarias que se adapten a la naturaleza y circunstancias de cada violación del Código. Un empleado en fase de investigación puede llegar a ser suspendido, con o sin sueldo, o verse dado a otras funciones que deberá cumplir hasta la conclusión de la investigación, según las particularidades del asunto o los intereses del Grupo ECCBC y el derecho laboral aplicable.
2. Denuncia de situaciones
Aspirando a una cultura basada en la integridad, la confianza y la responsabilidad individual, el Grupo ECCBC ofrece a sus empleados, directivos, administradores y terceros, la posibilidad de señalar todo comportamiento contrario al presente Código con total confidencialidad. También es posible señalar sospechas de infracciones a las leyes, reglas y reglamentación vigente.
En algunos casos puede resultar complicado determinar si se trata de una violación o no del presente Código. Deberá utilizarse el sentido común. Si algo parece poco ético o inadecuado, es probable que lo sea. En definitiva, hay que confiar en el sentido común de cada uno en juzgar la conducta a seguir y saber, si fuera necesario, pedir consejo.
¿Cuál es el procedimiento en seguir cuando se observa una infracción al Código?
1. Asegurarse de conocer los hechos.
2. Notificar la infracción a la Comisión de Ética a través de los canales de denuncia establecidos.
Antes de actuar, evalúen la situación y el contexto.
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3. El Grupo ECCBC ofrece la posibilidad de comunicar las quejas, dudas y sugerencias de manera confidencial a través del canal de denuncia establecido. Se mantendrá la máxima confidencialidad en todo momento.
4. No se tomará ninguna represalia contra un empleado, directivo o
administrador que haya señalado con buena fe una infracción.
5. Las dudas, sugerencias y notificaciones se transmitirán directamente a la Comisión de Ética que se reunirá para resolver las eventuales infracciones y decidir acerca de las medidas disciplinarias a implantar.
3. Comisión de Ética
El Grupo ECCBC ha creado una Comisión de Ética para asegurarse que se respete la legalidad vigente, así como las los principios y valores que rigen la actividad del Grupo ECCBC, recogidos en el presente Código.
La Comisión de Ética estará compuesta por miembros del Grupo ECCBC que a tal efecto designe el Consejo de Administración del Grupo ECCBC.
Asimismo, a la Comisión pueden incorporarse Miembros No Permanentes, hasta un número de cuatro en función de la materia a tratar en cada una de las reuniones, siempre que los miembros adicionales, firmen el acuerdo de confidencialidad previamente a su asistencia.
Entre los miembros permanentes, quedarán identificadas las figuras principales de la Comisión como son las de Presidente, Secretario y Vocal Permanente. El resto de miembros no permanentes permanecerán en la Comisión en calidad de Vocales No Permanentes.
Las funciones y responsabilidades de esta Comisión de Ética se encuentran recogidas en el Reglamento de la Comisión de Ética. Entre éstas, se encuentran:
Asegurar la existencia de un sistema de prevención y respuesta frente a posibles ilícitos penales aplicables a las personas jurídicas, a través de las actuaciones y controles en el seno del Grupo ECCBC de forma que se reduzca el riesgo de su comisión.
Garantizar la existencia de mecanismos de control y formación acerca de los principios de conducta y el sistema de prevención de ilícitos penales del Grupo ECCBC.
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Investigar y dar respuesta ante indicios o sospechas de comisión de un delito, de aquellos recogidos a través del canal de denuncias, así como de aquellos identificados fruto del trabajo realizado por Auditoría Interna o la Dirección de Compliance del Grupo ECCBC.
Actualizar el Catálogo de priorización de delitos y comportamiento de
riesgos penales, con una periodicidad mínima de un año. Cualquier persona sujeta a este Código puede comunicar sus dudas, sugerencias o posibles incumplimientos relacionados con este Código a la Comisión de Ética o la Dirección de Compliance a través de la dirección de correo electrónico [email protected].
Las notificaciones recibidas a través de este canal serán estrictamente confidenciales y se tratarán de manera rápida, con discreción y profesionalidad. Los miembros de la Comisión de Ética examinarán atentamente la solicitud antes de emitir una respuesta por escrito, informando de las resoluciones adoptadas y de sus conclusiones.
En caso de recibir una duda o sugerencia, la Comisión de Ética o la Dirección de Compliance actuarán conforme a lo previsto en el Procedimiento de Gestión de Incidencias y Comunicación de Denuncias.
La Comisión de Ética puede decidir investigar una denuncia o determinar que no se trata de un tema que compete al Código de Ética y de Conducta o bien, que ese tema se solventará eficientemente en el marco de las prácticas corrientes y que no es necesario revisar el desarrollo del asunto en cuestión. Suponiendo que un problema exija una investigación, cada parte implicada tendrá la oportunidad de exponer su punto de vista antes de que el Órgano competente tome su decisión. Estas investigaciones se realizarán de manera totalmente discreta, con el fin de respetar los derechos y la confidencialidad de cada uno.
4. Difusión del Código
Los responsables de las filiales del Grupo ECCBC deben informar a sus empleados, directivos y administradores del contenido del presente Código de Ética y de Conducta. Una copia de este Código, escrito en el idioma local, debe ser accesible para todos los empleados, que se completará, si se considera necesario, con instrucciones generales y particulares para cada zona geográfica y/o país.
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Igualmente, el presente Código se difundirá entre los socios comerciales del Grupo ECCBC, especialmente clientes y proveedores, fomentando la adopción por su parte, de principios de conducta similares.
5. Revisión periódica
El presente documento no constituye ningún tipo de contrato de trabajo. Se podrá proceder a su modificación o actualización en cualquier momento y por cualquier razón cuando el Grupo ECCBC lo considere conveniente.
El Código de Conducta del Grupo ECCBC entra en vigor desde su aprobación por parte del Presidente del Consejo de Administración del Grupo ECCBC y es aplicable mientras no se apruebe su actualización, revisión o derogación.
La Comisión de Ética también es la responsable de la mejora continua de este Código, haciendo una revisión periódica del mismo y proponiendo las modificaciones para su aprobación por parte del Presidente del Consejo de Administración. A tales efectos, este Código se revisará regularmente y se introducirán modificaciones cuando se crea oportuno. El Grupo ECCBC notificará los cambios significativos debidamente a los empleados, directivos y administradores, así como a sus socios comerciales.
6. Coordinación, vigilancia y sanciones
La Comisión de Ética del Grupo ECCBC es la responsable de administrar el presente Código, de inquirir sobre las infracciones y de proponer las medidas correctivas y disciplinarias.
En el caso de que se haya producido una infracción del Código, la Comisión de Ética propondrá las medidas disciplinarias adaptadas a la naturaleza y las características de cada infracción, según tiene establecido en su Reglamento. En general, se enviará una amonestación por escrito o verbal para las infracciones leves y cometidas por primera vez, mientras que las infracciones graves o muy graves podrán tener efectos en el salario del infractor o conllevar otro tipo de sanciones, incluyendo el despido.
La decisión de la sanción corresponderá al Órgano decisor competente en cada caso.
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7. Departamento de Compliance
Adicionalmente, el Grupo ECCBC dispone del Departamento de Compliance, que da apoyo a la implantación del presente Código, a través del ejercicio de sus funciones, entre las que destacan el asesoramiento en materia legal, o la definición y la implantación de procedimientos internos para asegurar el cumplimiento legal y minimizar así los riesgos que del incumplimiento puedan derivarse.
De este modo, el Departamento se encarga de evaluar, monitorizar y reportar en materia de riesgo de incumplimientos y de gestionar aquellos aspectos relacionados con la integridad y la ética.
Asimismo, debe asegurar un marco de cumplimiento que apoye a la organización en la prevención y detección de conductas inapropiadas y en el cumplimiento de sus responsabilidades con los clientes, los socios de negocio, los accionistas y las comunidades.
En definitiva, debe contribuir a la promoción de una cultura organizacional en la que el modo de hacer negocios que impere sea el hacer las cosas bien, en un marco de cumplimiento con la legislación existente, y con el respeto y la integridad como pilares básicos.
8. Ethics Line
La Comisión de Ética y el Departamento de Compliance están disponibles para responder cualquier consulta sobre el Código o políticas de cumplimiento del grupo ECCBC o para analizar cualquier inquietud que pueda tener sobre posibles violaciones al Código. Para comunicarse con la Comisión de Ética y la Dirección de Compliance contactar vía correo electrónico a [email protected].