Curso “Formulación de Proyectos Culturales”Facultad de Artes, Diseño y Ciencias de la Cultura - UNNE

Apunte 2FORMULACIÓN DE PRESUPUESTOS DE PROYECTOS

para presentar en el marco de convocatorias o a organismos de financiamiento

Docentes: David Burin / Virginia Haurie / Beatriz Castro Chans

INTRODUCCIÓN

El tema central de este módulo del Curso es cómo hacer presupuestos cuando se formulan proyectos de distinto tipo, sean proyectos de investigación, de implementación de actividades educativas, sociales, productivas o culturales, proyectos de documentación, catalogación de producciones culturales, de elaboración de materiales educativos, de capacitación, animación sociocultural o formación, u otros tipos de proyectos. La actividad está dirigida a profesionales “no contables”. Para gente que viene de las Ciencias Sociales y de la Cultura, este es un tema arduo, pero necesario.

El primer problema a vencer son los bloqueos que genera este tema, o sea problemas que han tenido y tienen los que formulan proyectos cuando se ven con la página en blanco del presupuesto y deben completar los casilleros. Es importante al menos tener claro cuáles son las principales dificultades que aparecen, los principales fantasmas o bloqueos, para enfrentarlos y superarlos.

A continuación nos centraremos en ver cómo se organiza la información que hay que presentar en los presupuestos. Casi siempre que nos proponemos presentar un proyecto en una convocatoria debemos elaborar el presupuesto partiendo de un modelo de planilla o formulario diseñado por el organismo donde se va a paresentar, sea que convoca a un concurso o que dispone de mecanismos para presentar proyectos de forma permanente. Por lo tanto, en cada convocatoria el formato presupuestario es diferente y los números se tienen que presentar en formatos que cambian de organismo en organismo y de convocatoria en convocatoria. Para esto se seleccionaron cuatro convocatorias distintas donde se han presentado proyectos. En estos casos ya están los presupuestos hechos, y la idea es mostrarlos para comparar e identificar las diferencias entre los distintos tipos de formularios con los que se puede encontrar quien formule proyectos. Se podrá ver así los distintos criterios que usan quienes diseñan estas convocatorias para organizar la información.

El siguiente bloque estará destinado a analizar un poco más en detalle cómo es el proceso de armar un presupuesto. Empezaremos por el primer paso que consiste en pensar y calcular primero el presupuesto real del proyecto: en qué consiste el proyecto que queremos hacer, qué actividades implica y qué costos tiene realizar estas actividades específicas, sumando luego

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otros rubros menos visibles que implican costos, que también hay que considerar, ya que sin ellos no se puede realizar este ni ningún otro proyecto ya que son costos fijos de la organización (honorarios del contador, del abogado, de servicios como Internet, teléfono, luz, amortización de equipos, mantenimiento de la oficina, sueldos de asistentes, etc.).

Esto representa un problema estructural: la mayor parte de las convocatorias y programas que se canalizan a través de Organizaciones de la Sociedad Civil no contemplan los gastos fijos de las mismas dentro de los gastos que admiten realizar con los fondos que entregan. Se parte de suponer que las OSCs reciben financiamiento privado o de sus socios en forma de cuotas sociales, donaciones de fundaciones empresariales, etc. Sin embargo en muchos casos este tipo de aportes no se verifican en la práctica, sea porque los asociados a la OSC no cuentan con recursos propios, o porque deciden no buscar sponsors o donantes del sector privado para no tener que asociar su imagen con empresas con las cuales no se comulga ideológicamente.

De modo inverso, hay gastos que la organización financiadora admite cubrir y que la organización puede conseguir de manera gratuita: docentes voluntarios, equipamiento ya existente en la organización o en la comunidad, locaciones de espacios cedidos en comodato, etc.

Por lo tanto se debe tratar de hacer el presupuesto real tomando en cuenta lo que se piense invertir o gastar incluyendo TODOS los gastos que se tendrán. Y una vez realizado este cálculo, es necesario ver cómo pasar ese presupuesto real al formulario, lo que implica quizás armar otro totalmente distinto con una serie de cálculos para transmutar unos rubros en otros de forma de ajustarse a los requerimientos formales de la convocatoria, pero teniendo en cuenta aquellos costos reales y los aportes que se consigan de otro modo y anotando en un borrador todas las cuentas que se hicieron para concretar esa transmutación, de modo de acordarnos de la lógica con que hicimos esta transformación a la hora en que nos aprueben el proyecto y tengamos que asignar el dinero y gastarlo. En este sentido también importa la presentación simultánea o diferida del mismo proyecto a varias fuentes para calcular en cada caso las contrapartes que se aportarán desde la institución (o desde esas otras fuentes de financiamiento) si es que el organismo solicita dichas contrapartes.

La idea con este tema es llegar hasta allí y darles un tiempo a los participantes para que formulen el presupuesto del proyecto que han comenzado a diseñar a partir del primer módulo, de modo tal que puedan traer sus presupuestos para el encuentro de tutoría, y discutir allí los criterios y la lógica con que se han hecho.

Como idea central la propuesta es prohibirse decir frente a un presupuesto “yo no puedo hacer eso”; todos podemos hacer un presupuesto, aunque no seamos contadores. Si se hace mal el presupuesto lo que está en juego es no poder luego implementar el proyecto o volverse loco por tener que implementarlo con menos recursos de los necesarios. ¡Por eso este punto es muy importante!

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Algunas conclusiones luego de practicar cuentas y problemas de Matemáticas:

- Reducir las resistencias. Cuando hacemos presupuestos, el nivel de resistencia que se tenga frente a los números es inversamente proporcional a la posibilidad de completar la tarea. Cuanta más resistencia tengamos a hacer cuentas, obviamente va a resultar más difícil; si desde el principio creemos que no lo vamos a poder hacer, no lo podremos hacer.

- Ejercitarse en el cálculo mental y tener una mirada de conjunto usando el sentido común. Si dependemos para hacer todos los cálculos de la calculadora, el proceso es más lento que si tenemos práctica en hacer cálculos mentales. Más allá de poder usar la calculadora, la velocidad de cálculo que se tenga ayuda a vencer la resistencia… Es necesario tener aunque sea una mínima habilidad para hacer cálculos, y estar atento a la coherencia general que van tomando los números del presupuesto aunque sea muy al redondeo… No podemos errar por un 0 a una cifra. Esas cuestiones de sentido común son básicas: en un presupuesto no puede llevarse el 80% el rubro viáticos y pasajes, porque eso el evaluador lo va a evaluar negativamente… Los rubros tienen que ser coherentes con el diseño del proyecto y con las actividades planteadas, y debe haber una cierta armonía entre los distintos rubros. Cada tanto tenemos que dar una mirada general y no comenzar desde el principio en el cálculo fino que a veces hace perder la mirada de conjunto del presupuesto.

- Registrar las cuentas y sostener la atención. Durante la formulación de un presupuesto se deben hacer muchos cálculos concatenados de manera continua: ¿cuántas personas van a viajar? 2, ¿cuántos viajes van a hacer? 5 ¿cuántos días dura cada viaje? 5 los dos primeros, 7 el siguiente, 4 los dos últimos. Total = 25 días… ¿cuánto cuesta la noche de hospedaje promedio por persona? $ 150… entonces ¿cuánto calculamos para hospedaje? 2 x 25 x $ 150 = $ 7500.- y así sucesivamente con todos los rubros. Si hay dificultades para realizar los cálculos básicos, ir registrando estos cálculos y sostener la atención hasta terminar el proceso, se hace difícil el trabajo y el proceso va a ser más lento.

- No maniatizarse con el detalle, apuntar a números aproximados. En general, en los presupuestos que presentamos, no hay una exigencia o una imposición para hacer cálculos tan precisos. En pocos casos se piden presupuestos tan detallados donde se explique cómo se calcularon los montos de cada rubro. Lo máximo que se puede pedir es una factura proforma en el caso de la compra de equipos o maquinaria. Supongamos que estamos viendo el rubro viáticos de un proyecto y sabemos que se va a realizar un viaje ida y vuelta a España, porque se prevé traer a un experto español. Entonces es necesario llamar a un hotel 3 estrellas, y averiguar cuál es la tarifa de una habitación por 30 días. No es necesario consultar todas las tarifas en 4 hoteles diferentes, sino tener un número aproximado, ya que el organismo no nos pide un presupuesto con la tarifa de tal hotel; tener una idea del presupuesto para poner 1500 euros y no poner 5000, o sea definir un rango sin que haga falta el detalle fino. Tomando este mismo ejemplo, al analizar los números gruesos de un proyecto se decidió finalmente sacar esa actividad porque era muy onerosa… Si el

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presupuestador se hubiera tomado el trabajo de averiguar el detalle habría realizado trabajo inútil porque finalmente ni se utilizó el dato…

- Redondear hacia arriba. La lógica en estos casos es calcular un poco por encima del dato que se obtiene y pensar: “como máximo va a costar esto; si aprueban el presupuesto y tenemos el dinero, trataremos que salga más económico para tener más margen en el uso de los recursos con otros fines”. La idea entonces es tener ciertos topes para poder decir “A este rubro debemos calcularle tanto dinero y a este otro tanto otro dinero”.

EXPECTATIVAS Y PROBLEMAS PARA HACER PRESUPUESTOS

Los siguientes son los principales obstáculos detectados en cursos anteriores, organizados por tipo:

Problemas relacionados con los formularios

- Muchas veces los tipos de gastos que se tienen son difíciles de adaptar a la definición de Rubros que hay previstos en las convocatorias y los límites de cada rubro no se ajustan a lo que necesita el proyecto. Puede ser que necesitemos alquilar un salón para una capacitación, o alquilar una cámara de video y que no haya previsto un rubro como alquileres, infraestructura… o que en el rubro equipamiento no se pueda arrendar equipos sino solamente comprar… En estos casos hay que forzar la lógica y elegir una opción, anotándola para luego recordar cómo calculamos los números.

- Un obstáculo muy frecuente es la definición de rubros. Muchas veces las guías explicativas para completar los formularios dan la definición de rubros pero hay que leer bastante bien y ser bastante obsesivo para darse cuenta si lo que pensamos que cae en un rubro cae en ése o cae en otro, porque a su vez, como los rubros suelen tener límite, eso puede jugar a favor o en contra en el momento de ejecutar el proyecto. A veces sucede que un rubro tiene un límite muy amplio pero no nos damos cuenta y cargamos un gasto en otro rubro y después se complica la ejecución.

Problemas relacionados con el cálculo presupuestario

- Cuando no hay rubros preestablecidos, un problema es olvidarse de algunos gastos que deberemos realizar para que el proyecto sea viable. Un ejemplo de este tipo ocurrió al formular un proyecto de sistematización de Tecnologías Apropiadas para presentar ante el INTA que no iba a ser parte de una convocatoria con formularios pre diseñados. Por el tipo de actividades a realizar había rubros obvios como el de viáticos y transporte, pero también había que prever rubros fundamentales y específicos por el tipo de proyecto que se pensaba implementar, como “ensayos experimentales” ya que se trataba de sistematizar tecnologías apropiadas (por ejemplo: probar temperaturas de hornos de distinto diseño durante varios días y con distintos tipos de diseños o combustibles).

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- Es frecuente que se diseñen proyectos y se olviden rubros que son cruciales. Es bueno a veces tener una planilla base para presupuestar con todos los rubros posibles, justamente para no olvidarse de nada. Al finalizar esta cartilla adjuntamos como “Anexo I” tres modelos de presupuestos (uno para publicaciones, otro para filmar documentales, otro para actividades de capacitación) como modelos para distintos tipos de proyectos. En el presupuesto tipo para hacer un video incluímos un conjunto de rubros relacionados con la pre-producción: guiones, escritor, responsables de pre-producción, locaciones, casting, etc… Después, según en qué consista el video, quizás la mitad de los rubros no aplican. En la lista aparece “cafetería para reuniones de producción o guión”, y quizás no haya reuniones. O el casting, por ejemplo: si el film es argumental es muy probable que haya casting, pero si es documental no hay actores y no hay casting. Puede haber un especialista en cine educativo, depende de lo que se pretenda realizar. Pero es mejor tener todos los rubros listados en esta planilla, incluso con casilleros vacíos por si aparecen nuevos rubros que no se tuvieron en cuenta en la planilla. La planilla se completa con dos partes más: la filmación (con rubros como alquiler de equipo de iluminación, de filmación, de sonido, efectos especiales, ensayos, locaciones, búsqueda de material y archivo, repetición de tomas, grúas, etc.) y la post-producción. Se incluyen cosas como misceláneas, inclasificables, imprevistos… ¿Qué se incluye en este tipo de rubros? Por ejemplo en una filmación en un barrio del Conurbano se tuvo que pagar a diez pibes del barrio para que no dejen entrar en un radio de diez manzanas a las camionetas con altoparlantes publicitando la venta de verdura o botelleros que juntaban cosas usadas, porque de otro modo no se podía filmar, ¿y eso cómo se pone en el presupuesto? Pues en el rubro inclasificables… Tener entonces una planilla con todos los rubros posibles es una buena herramienta.

- Otro método muy simple, para no olvidarse de ningún rubro consiste en ilustrar. Tomar una hoja de papel, un lápiz e ir dibujando. ¿Se necesita un coche?... se dibuja un coche. Se necesita llevar una rueda de auxilio, se dibuja una rueda de auxilio. Son seis los profesionales que viajan, dibujo seis asientos en un colectivo o seis aviones. Y así se hace una ilustración de cada cosa que se necesita costear. Y después hay que ponerse a trabajar averiguando los precios, pero haciendo de cuenta que físicamente se tuvieran las cosas y entonces uno las va tomando a medida que avanza en el costeo.

- En oposición a esta falta de formularios prediseñados, en algunas convocatorias como en Programas del Ministerio de Ciencia y Tecnología (PAV, PICT), o la Agencia Española de Cooperación Internacional (AECI), el presupuesto se debe cargar en Internet en un formulario con cuotas preestablecidas que ya está diseñado con filtros internos para no dejar cargar montos mayores a los límites por rubro que define la convocatoria, o a los montos de contraparte para que sea aceptable el presupuesto del proyecto. Si el formulador se pasa en un rubro de ese límite, o pone menos contraparte de la necesaria, el software no deja seguir cargando cifras o avisa que hay un error, entonces se tiene un control interno en el software… Eso es amigable, Cuando no existen estos controles internos, es más complicado porque podemos cometer errores de cálculo y no advertirlo.

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- Es recomendable ponderar bien los montos, pensar en todos los imprevistos y tratar de “matar lo indeterminado”. Para esto hay que pensar bien las actividades. Un problema aparece para aquellos que son excesivamente obsesivos y previsores, ya que el presupuesto implica definir datos partiendo de una realidad previsible, o sea diagramar algo que puede llegar a aplicarse a muy largo plazo. El que formula intenta contener una situación imaginaria pero después pueden surgir muchos imprevistos. De todos modos, hay que saber que lo que se está formulando es un pre-supuesto. Es decir: suponemos antes de empezar el proyecto que vamos a gastar el dinero de esa forma, pero después ese pre supuesto se transforma en una realidad, en un post supuesto, en una planilla contable de gastos. Si no podemos tomarnos esta tarea con cierta “irresponsabilidad creativa” es muy difícil de encararla. En muchos casos los organismos además son bien permisivos porque conocen esta dinámica, y admiten modificar los montos asignados a cada rubro cuando se ejecuta el proyecto. En el Programa de Áreas de Vacancia de Investigación (PAV), de la Agencia Nacional de Promoción Científica y Tecnológica (ANPCyT) se podía reasignar hasta el 10% de un rubro pasándolo a otros rubros sin autorización, pero también se podía pedir autorización y mover el total de un rubro si se justificaba… Casi al terminar el proyecto la ANPCyT amplió este margen a un 30% sin necesidad de autorización previa.

En cuanto a los problemas con los distintos rubros:

- Una dificultad que suele presentarse es la de obtener los costos de insumos que deben incluirse en el presupuesto. Es posible resolverlo apoyándose en el trabajo de asistentes, en el caso de que dispongamos de ellos. En la medida en que se desarrollen actividades de un mismo tipo, es posible contar con proveedores fijos de muchos materiales comunes que deben incluirse en los presupuestos. También se puede consultar sitios de Internet con catálogos virtuales ya colgados: mercado libre, de remate, officinet para cosas de oficina y librería, compumundo, etc. en la zona de Capital y gran Buenos Aires. En Chaco y Corrientes debe haber otros comercios que también publican en internet o a los que se puede consultar vía mail. En general lo más problemático no es el precio, sino la cantidad de insumos a calcular. Si es posible, hay que ser pesimista y pensar que vamos a gastar más de lo que en principio se nos ocurre.

- Cuando el proyecto incluye viajes para documentar o capacitar, las cuentas son complicadas. En un caso hubo que averiguar el costo del pasaje a Tucumán, ida y vuelta, pensar si se hará en colectivo o avión, y luego pensar cuántos días hay que estar recorriendo, cómo se van a hacer los recorridos locales para filmar, cuánto sale alquilar una camioneta una semana, desde Resistencia, la cantidad de kilómetros que se van a hacer para poder además prever gastos extras además del básico de alquiler, cantidad de pax en hoteles, costo de hoteles, de refrigerios, de almuerzos, etc.. Hay mucha información sobre este tipo de costos que o se tiene en la cabeza por experiencia o se tiene que buscar, llamar a agencias de alquiler de autos del sitio donde realizaremos el viaje para averiguar qué líneas de colectivos hacen los recorridos locales, llamar a una terminal de ómnibus local para ver los horarios de combinación para decidir si se tiene que hacer noche en un lugar o

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en otro, etc. En algunos programas o convocatorias está previamente estipulado el costo de viáticos diarios, incluso diferenciado por región geográfica, como es el caso de la ANPCyT.

- Otro aspecto que presenta algunos desafíos es el cálculo de los honorarios. Una posibilidad es presupuestar por tarea, o por producto; otra posibilidad es presupuestar por tiempo que insume cada actividad y una tercera es calcular la cantidad de meses de salarios por la cantidad de personas necesarias para realizar el proyecto, suponiendo que una misma persona pueda hacer varias tareas, aunque luego, al ejecutar el proyecto, esas diversas actividades se diferencien en distintos profesionales a tiempo parcial Según el tipo de proyecto se pueden disparar diversas preguntas ¿Cómo se calcula el tiempo que se demora en hacer una desgrabación? ¿cuánto se calcula necesario para el tiempo de cargado de encuestas? ¿cuántos profesionales van a ser...? ¿Todos los integrantes del equipo cobrarán lo mismo por unidad de tiempo o habrá diferenciaciones por rol?

- De ser posible, hay que calcular un 10% más después de llegar a un total de los gastos para cosas inclasificables y eventuales. Esto no siempre se admite en los formularios prediseñados como rubro. En ese caso hay que diseminar ese 10% entre los rubros admitidos.

- En algunos casos piden una grilla indicando no sólo las actividades sino también los criterios de evaluación de las actividades; o sea, resultados, indicadores y medios de verificación. Esto implica prever un presupuesto para la evaluación del proyecto, algo que en realidad siempre se debería prever. Si un resultado de un proyecto es “50 personas capacitadas en gestión cultural en cinco provincias”; hay que armar los indicadores que nos van a permitir medir si ese resultado se cumplió. Hay que pensar entonces cómo sabremos que estas personas están capacitadas… ¿solamente se tendrá en cuenta la asistencia a los cursos? ¿se implementa una prueba conceptual para saber cuánto entendieron? ¿los participantes tienen que poder exponer sobre el tema con coherencia ante un público que no lo conoce? ¿se evaluará unos meses después cómo implementaron los contenidos de la capacitación en sus comunidades? Luego hay que definir los medios de verificación, es decir, ¿cómo se van a verificar esos indicadores? Según qué alternativa se elija el medio de verificación será la lista de asistencia, la prueba escrita, la grabación en video de la ponencia o la observación, un grupo focal y algunas entrevistas en las comunidades. Cualquier medio de verificación que se deba implementar implica un costo. Hay sistemas de evaluación como el Marco de Desarrollo de Base que impulsaba hace unos años la Fundación Interamericana de Estados Unidos (IAF) que propone aplicar un criterio de indicadores tan duro que evaluar el proyecto puede tener un costo significativo, tanto como hacerlo, si bien no se podía incluir ese costo en el presupuesto y por lo tanto tenía que hacerse a costo de las organizaciones que recibían los fondos. Este sistema pedía que se evalúe el resultado de la influencia que se tuvo para cambiar las leyes nacionales, las prácticas de las organizaciones sociales, las situaciones de vida de las familias y de los individuos. Pero además proponía tomar una medición antes y después del proyecto para poder comparar y definir los resultados obtenidos. En el caso de un proyecto sobre difusión

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del gobierno por Comunas en ciudad de Buenos Aires presentado a la AECI se hizo eso. Como el proyecto incluía un componente de divulgación de información, se definió un rubro que consistía en implementar una encuesta al principio del proyecto para saber cuánto la gente sabía del tema.

Problemas relacionados con las actitudes y personalidades.

- Dolor de cabeza y rechazo a las matemáticas. Esto es imposible resolverlo desde esta cartilla. Es interesante analizar la relación con el dinero que tiene cada persona. A veces es una relación negativa, donde pensar que uno tiene el poder sobre el dinero y está decidiendo el manejo de recursos ya resulta paralizante, y en esto inciden los modelos familiares, las cargas y prejuicios que cada persona le asigna al dinero, la riqueza, etc. En este sentido, también hay que distinguir la resistencia o bloqueo con relación al cálculo aritmético, del bloqueo conceptual. Lo primero se puede facilitar con una computadora o calculadora, pero si quien presupuesta se equivoca conceptualmente y carga datos que no son, la cuenta dará cualquier resultado y el peligro es no darse cuenta. Podés estar con la calculadora firme y convencido de que está bien pero…

- Es interesante considerar cómo juega la personalidad de quien formula y arma el presupuesto al proyectar las actividades, la cobertura, la complejidad. Hay personas que son más optimistas y tienden a imaginar proyectos con una gran cobertura y gran complejidad (por ejemplo David) y otras que son mas bien pesimistas y conservadoras, y diseñan proyectos de mayor profundidad pero aplicados a comunidades más específicas y con una complejidad acotada (caso Ana Inés).

Se pone el caso del proyecto de relevamiento de tecnologías apropiadas que se presentó al INTA… Cuando David tiró la idea, pensando en trabajar en cinco provincias, Ana dijo: ¡vos estás en pedo, es un lío! Ya que se reconoce como super-conservadora y admite que a veces le cuesta mucho pensar que con la misma idea se puede, con más plata, ampliar un poco la característica del proyecto. En general ella no quiere hacer eso porque le da como vértigo. En este caso, al hacer las cuentas de los montos que se iba a invertir en viáticos, se redujo automáticamente la cobertura porque el rubro viáticos implicaba el 80% del presupuesto pero además implicaba que tres compañeros vivan viajando casi todo el año.

De todos modos, si la disyuntiva es hacer proyectos conservadores o amplios, la posibilidad de que sea bien evaluado dependerá de cuál sea el criterio del evaluador, y en este sentido una u otra perspectiva puede ser más efectiva, pero esto es muy difícil de saberlo. Si el organismo que financia es público, se supone que desde la más básica lógica electoralista, si el proyecto abarca más población y más territorio será mejor visto… pero esto puede no ser así y ser evaluado como un proyecto de mucho riesgo o inviable.

Problemas relacionados con las condiciones de trabajo

- Es importante lograr un ambiente adecuado para poder concentrarse en el momento de formular un proyecto. Una alternativa es trabajar con auriculares… Lo peor que te puede

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pasar es que por ahí te quedes en la cuenta número tres cuando tenías que hacer seis cuentas en total para ese rubro y en la mitad, por alguna distracción que aparece en el medio, poner un X número y después olvidarse de corregirlo.

- Un problema adicional es que frecuentemente hay tiempos acotados para presentar los proyectos y el presupuesto es algo que se deja para el final, con lo cual se hace a las apuradas y con cierto cansancio mental y ansiedad por terminar a tiempo. Muchas veces no se es muy conciente que falta mucho. “Ah, falta el presupuesto… después me pongo a armarlo” se dice. Pero en el momento que se comienza a armar, lleva bastante tiempo. En contrapartida es importante saber que hay que disponer un tiempo para revisar el presupuesto y que esa revisión es mejor que la hagan otros. Porque después de cinco horas ya no te da más el cerebro y si viene otro que lo ve recién, seguramente le encuentra un montón de cosas. Porque el que tiene el proyecto en la cabeza está con miles de cuentas pensando en que entre todo, y otro lo mira desde el sentido común y por ahí dice: “¿¡Veinte provincias!? ¡Es una locura, eso! Es inviable como proyecto y además el presupuesto no alcanza ni loco, lo digo así nomás, al boleo.”

Problemas relacionados con las condiciones económicas del contexto.

- Se presenta como problema el de la inflación. En el caso de que se sepa que van a pasar seis meses o más entre la presentación del presupuesto y el comienzo de su ejecución, o mucho más tiempo hasta la finalización del proyecto, pareciera necesitarse prever la inflación, sea haciendo un cálculo tomando las previsiones inflacionarias del gobierno y entonces incrementando los precios de los distintos rubros, o agregando al presupuesto una cláusula de ajuste.

En la Argentina, desde el año 1992 en que comenzó a aplicarse el 1 a 1 de Cavallo y se redujo el proceso inflacionario y hasta el 2006, si el proveedor de fondos es un organismo gubernamental, se supone que el aumento de la inflación fue menor a un dígito. En 2007 la inflación se dispara pero según el gobierno sigue sin haber inflación. Por lo tanto no se reconoce un ajuste por inflación. No se puede incluir en los concursos una cláusula de ajuste o una estimación de la inflación.

En la época de hiperinflación, se tenía que negociar en el momento: se planteaba “podemos realizar la mitad de las actividades”. Esto también es importante. En un proyecto grande, con más o menos un 2 a un 4% de inflación mensual, en seis meses este aumento puede implicar mucho dinero.

- Otra variable de contexto es la modificación del tipo de cambio. Al presentar un proyecto a la Cooperazione Italiana, se calculó a 4,40 el euro pero al momento de aportar los fondos el euro había subido de precio. Como pagan en euros el cálculo es inverso: es posible comprar un 5 o un 10% más de lo previsto cuando hacen el desembolso del financiamiento. En el caso de un proyecto financiado en dólares por FIDAMERICA ocurrió algo similar. Al promediar el proyecto el dólar había subido de cotización de $ 3 a $ 3,30 y eso implicó un 10% más de dinero para el proyecto. Es difícil que el tipo de cambio se modifique

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revaluando la moneda argentina en relación al dólar o al euro, pero no es imposible dado el contexto de crisis europea y norteamericana.

- Una tercera variable de contexto es el recorte presupuestario que puede hacer el organismo que provee los fondos al aprobar el proyecto. Muchas veces se solicita una equis cantidad de dinero pero luego nos dan otra. En un Proyecto presentado al Programa de Áreas de Vacancia de la ANPCyT se tuvo que hacer una revisión presupuestaria que llevó tres meses para definir los presupuestos y finalmente, cuando se aprobó el proyecto, el organismo planteó que lo aprobaba pero de los cuatro años previstos, financiaría solamente dos. Entonces, se planteó la necesidad de recortar el presupuesto por la mitad, revisar rubro por rubro, institución por institución (consistía en una red de 9 instituciones y cada una tenía su propio presupuesto), ¿qué se deja y qué se saca?, porque con el nuevo presupuesto ya no es el mismo proyecto. En ese caso, hubo cosas que se pensaban hacer en cuatro años que directamente se eliminaron como actividad, y otras actividades que se extendieron. Pero para eso hubo que llegar a consensos entre las 9 instituciones involucradas.

Como conclusión: los presupuestos son, como su nombre lo indica, pre-supuestos.

El que formula el presupuesto supone antes que va a gastar tanto y después, en la etapa de implementación, el presupuesto puede modificarse mucho. A esa altura ya no es un pre-supuesto, sino un post-supuesto. Es algo real y concreto y puede variar en relación a lo previsto.

Un ejemplo de esta perspectiva es lo ocurrido en un proyecto financiado por la Secretaría de Cultura en el marco del Programa Cultural de Desarrollo Comunitario implementado en la Villa 31. El organismo solicita hacer un informe trimestral respondiendo un par de preguntas acerca de qué inconvenientes no previstos enfrentó el proyecto, qué efectos logró el proyecto que no se habían previsto, y una serie de cuestiones similares en donde es posible justificar ante el organismo financiador: “esto no salió, aquello no lo tuvimos en cuenta, cambió el contexto de tal forma, etc.…”. Y los imprevistos ocurren realmente. En este caso la sede prevista se incendió en la mitad del proyecto y se tuvo que pagar el alquiler de otro lugar, en lugar de utilizar un salón cedido gratuitamente. En general es posible renegociar, dentro de lo lógico. Si hay inflación y falta concretar la mitad de las actividades pero el dinero se licuó, se puede justificar que no se hicieron por esta misma razón. Por otra parte siempre existe la posibilidad de interrumpir el proyecto y devolver los fondos todavía no utilizados si se torna inviable. Esto también puede operar como elemento de presión para que el organismo cambie las condiciones o acepte nuevas condiciones desde las organizaciones ya que para los funcionarios es un engorro tener que aceptar la devolución de fondos, además de que son mal evaluados. Una ONG que administraba fondos del Plan Manos a la Obra en la zona de la Comarca Andina (Lago Puelo y El Bolsón), se dio cuenta a poco de avanzar en la operatoria de un proyecto de $ 500.000.- que los costos administrativos, bancarios, contables, fiscales llegaban a cerca del 15% del total de los fondos, aunque el organismo no aceptaba que se

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paguen con el desembolso realizado, supuestamente destinado a apoyar emprendimientos productivos. Habiendo ejecutado unos $ 40.000, la ONG planteó al Ministerio de Desarrollo Social que no podía seguir con la operatoria de ese modo y el Ministerio aceptó modificar esta cláusula del contrato.

Problemas relacionados con las posibles demoras entre la presentación del presupuesto a la aprobación y la transferencia de los fondos

Un tema importante al calcular el presupuesto es cuánto se puede demorar el organismo entre que se presenta la propuesta hasta que la aprueban o rechazan y entre que la aprueban y transfieren los fondos. En contextos inflacionarios esto puede complicar la ejecución del proyecto, porque el tiempo va comiendo parte del poder adquisitivo de los fondos.

Hay convocatorias u organismos en los que la evaluación es muy rápida. El PROINDER aprueba concursos de proyectos en un mes. Otros tienen tiempos larguísimos de aprobación o de transferencia de los fondos. Al presentar un proyecto en el Programa de Mejoramiento de la Educación Media del Ministerio de Educación la respuesta de evaluación positiva fue dada a la semana de entregar el proyecto, pero luego hubo una demora de dos años para transferir los fondos. En general están estipulados los términos, pero por lo general no se cumplen y muchas veces esto incide en la viabilidad del proyecto por distintas razones. Es posible que el proyecto atienda una necesidad coyuntural que no pueda postergarse dada la urgencia o gravedad del problema. Otra situación conflictiva se puede presentar si se trabaja con contrapartes institucionales que a su vez tienen actividades programadas o calendarios estipulados que no se pueden modificar. Por ejemplo es lo que ocurre con el sistema educativo (precisamente el caso del ejemplo nombrado): no se puede comenzar a trabajar en octubre porque ya termina el año lectivo y los docentes están evaluando, organizando las fiestas de fin de año, etc. En este caso, tardaron dos años pero encima nos la dieron en noviembre. Entonces, se reciben los fondos pero no se pueden utilizar hasta marzo del año siguiente con lo cual hay cinco meses del cronograma perdidos. En algunos casos esto no tiene incidencia, sobre todo si se realiza todo el desembolso al comienzo del proyecto, pero en otros casos hay plazos muy estrictos para gastar el dinero, hay que informar periódicamente sobre la marcha del proyecto y de los gastos y de esto depende que se concreten los siguientes desembolsos.

Otro ejemplo del mismo tipo se presentó en el caso de un proyecto presentado en conjunto entre una ONG y la Universidad del Comahue en una convocatoria realizada por la Secretaría de Políticas Universitarias para realizar proyectos de extensión en comunidades mapuches. La convocatoria vencía un 30 de agosto. En la misma se planteaba que el 15 de septiembre ya se conocerían los resultados y por lo tanto que había que empezar a armar el presupuesto desde octubre porque el primero de octubre ya harían la transferencia. Finalmente ampliaron el plazo de presentación de propuestas un mes y las evaluaciones se conocieron a fines de octubre, pero entonces informaron que para hacer las transferencias las universidades debían tener al día todas las rendiciones de subsidios otorgados con anterioridad. La Universidad del Comahue, que era la que debía administrar los fondos, fue objetada porque según el Ministerio

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debía varias rendiciones anteriores. Según la gente de la Universidad no era así, y parecía que la SPU había perdido la documentación… el desembolso se concretó en mayo, cuando comienza la temporada invernal y las comunidades mapuches donde se pensaba trabajar quedan aisladas en la cordillera. El proyecto se comenzó entonces un año después de lo previsto.

Muchas empresas y organismos internacionales que otorgan subsidios a ONGs arman presupuestos anuales, entonces ya en noviembre tienen la agenda de todo el próximo año. Y si no se aprobaron proyectos para el fin del año anterior ya no se pueden presentar durante el año. Pero en estos casos es posible detectar otro tipo de perversidades. Por ejemplo en una época la responsable de la administración en un organismo internacional que se dedica a la atención de la infancia era la única funcionaria del plantel argentino que era de planta permanente. De este modo permanecía en el cargo hacía veinte años, y nadie podía desplazarla. Este organismo tiene presupuestos anuales, pero esta funcionaria empezaba a revisar los presupuestos en enero, los aprobaba en junio, daba el dinero en septiembre y en diciembre ya se tenía que rendir el dinero. Por lo tanto, si bien se formulan y presentan proyectos de un año, se los tiene que ejecutar en dos meses, o si no se tiene que devolver el dinero que no se gastó. Es necesario hacer pases de magia para gastar todos los fondos en dos meses. Se requiere entonces pedir facturas a los futuros proveedores aunque no estén hechos los trabajos, y después rogar que los proveedores que cobraron hagan el trabajo comprometido. Esto implica armar una ingeniería de gestión para poder adaptarse a la lógica del organismo que da el dinero (o mejor dicho a la lógica de una funcionaria del organismo).

No con todos los organismos pasa lo mismo. Con la Secretaría de Cultura, el PRODERNOA y PRODERNEA, FIDAMERICA u otros por ejemplo, no fue así. Se han presentado proyectos en agosto, en octubre fueron aprobados y el 20 de enero estaba el dinero depositado en una cuenta corriente institucional. Son razonables, piden que incluyamos en los informes qué obstáculos tuvimos… y aceptan los argumentos solicitando y justificando modificaciones.

Cuando se presentan demoras como las que se han nombrado, la realidad que presenta la inflación daría para discutir el desembolso, pero es de suponer que si uno se detuviera en discutir una actualización probablemente no se consiga nada y solamente se logre retardar el desembolso, por lo cual, desde una perspectiva práctica, la decisión suele ser aceptar los fondos, ver hasta donde se puede llegar con el proyecto y luego justificar que no se llegó a hacer todo lo que se pensaba. En algunos casos también se puede decidir rechazar los fondos, si es que el nivel de control y exigencia por mostrar resultados hace peligrar la posibilidad de rendir cuentas frente al organismo y pone en juego la credibilidad de la organización.

Una lección aprendida es que al formular un proyecto con una comunidad o con una contraparte institucional hay que dejar bien claro que pueden ocurrir estos retrasos y que no se va a comenzar la ejecución del proyecto hasta que no se concrete el desembolso. En el caso del Proyecto del Ministerio de Educación para escuelas medias el equipo técnico confió en la promesa de fechas para el desembolso de los fondos y, al pensr que ya iban a depositar, se inició el proyecto con un taller en San Pedro de Jujuy, convocando a 50 maestros. Después de

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eso el equipo desapareció por dos años al no contar con fondos para los viajes y al volver a las escuelas se percibía una gran desconfianza, ya que los docentes pensaban que todo había sido un engaño y el dinero se había destinado a otra cosa y que el proyecto los había dejado a un lado. Esto implica un esfuerzo para volver a motivar a los participantes locales, cosa que nunca se logró del todo.

Problemas relacionados con los procesos administrativos que habrá que cumplir

Muchas veces la normativa burocrática para rendir los gastos de los proyectos puede incidir en la definición de los montos por Rubro. A veces quien formula se pone muy purista en hacer el presupuesto con los rubros preestablecidos, sin darte cuenta de las complicaciones administrativas para rendir el dinero que complican mucho la ejecución. Por ejemplo, en los proyectos de la ANPCyT es muy sencillo rendir viáticos: sólo hace falta el pasaje de ida y vuelta, e incluso si las jornadas de trabajo de campo son a menos de 50 kms ni siquiera hay que acompañar el boleto de transporte y también se pueden rendir facturas de nafta o GNC luego de afectar un vehículo al proyecto. Controlan si el investigador realizó el viaje, pero no hay modo de controlar si viajó para realizar actividades para el proyecto, más allá de la confección de una planilla de viáticos donde se informa la finalidad del viaje y el tipo de actividades enmarcadas en estos proyectos puede ser muy amplio (reuniones de trabajo con otros investigadores, trabajo de campo, presentaciones en congresos, conferencias, etc.). En contrapartida, en el rubro “Servicios Técnicos Profesionales” había que presentar tres presupuestos, y acompañar la factura del proveedor contratado con una nota del proveedor describiendo qué tareas realizó y una nota de la Investigadora Responsable aclarando que ese fue el más barato de tres presupuestos, con un sello también firmado por la misma en la factura. En este caso es más sencillo para la operatoria posterior cargar el presupuesto de viáticos y reducir el de Servicios Técnicos Especializados al mínimo. También el rubro Equipamiento puede implicar complicaciones ya que se deben inventariar los equipos que se compran y muchas veces se consiguen precios mejores en equipos usados –que la operatoria no permite adquirir– o importados sin factura o de particulares que tampoco pueden emitir factura B porque son monotributistas (y los monotributistas no pueden facturar más de $ 2.480 por la venta de productos en una sola factura según la AFIP). Si uno se atiene a la realidad y calcula un presupuesto abultado en servicios técnicos o equipamiento, seguramente encontrará complicaciones. Eso solamente se supo después de pasar por la experiencia. A partir de esta experiencia es importante fijarse cómo es el Manual de procedimientos (en este caso el Manual de Administración de Operaciones o MAO) de cada convocatoria antes de hacer el presupuesto, para poder analizar si hay alguna normativa que complique la forma de rendir algunos gastos y pensar de qué modo esto puede incidir en el armado del presupuesto. O en todo caso, verificar cuál es el límite de traspasos que se pueden hacer de un rubro a otro, de forma tal que la presentación del proyecto quede más prolija, pero que luego uno pueda modificar los montos de cada rubro en la ejecución.

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Problemas relacionados con la forma en que van a controlar los gastos de contraparte que se declaran.

¿Cuál es el nivel de auditoría? ¿Qué pedirán? ¿Las facturas de lo que se propuso comprar o contratar con fondos de contraparte o solamente los comprobantes de los gastos que se van a hacer con los fondos que dará el organismo de cooperación?

Es controvertido hacer esta pregunta a los técnicos de los organismos de cooperación antes de presentar el proyecto porque puede generar sospechas acerca del grado de veracidad de la información que se incluya como gastos de contraparte… Estos técnicos pueden pensar: “¿Para qué preguntan esto? Seguramente porque no piensan gastar realmente lo que declaren…”

En el PAV de la ANPCyT se generó toda una discusión con los funcionarios que tenían a cargo el seguimiento de los proyectos alrededor de este punto. Al comenzar la ejecución del proyecto dijeron: -“¡Noooo!, con los gastos de la contraparte no se preocupen, nosotros no nos dedicamos a auditar esos gastos…”. Sin embargo, al año siguiente se pusieron exigentes y dijeron que querían ver todas las facturas de gastos de contraparte que se habían realizado. Es más, exigían que se muestren los recibos de sueldos de los investigadores… Por ejemplo, los investigadores que trabajan en Universidades Nacionales tenían que hacer una fotocopia del recibo firmada por un contador y por el rector y mandarla a la Unidad Administradora… Esto implicaba una operatoria delirante, de ingeniería administrativa, que no se había calculado en los costos, por ejemplo y que se tuvo que instrumentar. Como colmo de males, este organismo exigía que en las facturas de contraparte figurase, además del nombre de la institución o del investigador responsable, la sigla del Programa y de la operatoria: “UNNE – Programa BID PAV 103/03”, por ejemplo. Con lo cual muchas facturas que se habían pedido no servían a los fines de sumar contraparte.

En este caso la ONG que coordinaba el proyecto había realizado gastos reales y se contaba con comprobantes de esos gastos. Esos fondos de contraparte surgían de otros proyectos que se implementaban de manera simultánea con la particularidad de que los organismos que habían adjudicado dichos fondos no los auditaban y no se pedía ninguna factura porque eran proyectos por consultorías o servicios. Entonces al realizar los gastos para esos otros proyectos se pedían facturas con la leyenda del Proyecto de la ANPCyT para poder justificar la contraparte.

En conclusión: hay que tener en cuenta los procedimientos formales de rendición de cuentas al formular el presupuesto, especialmente para calcular la contraparte,

Si al formular el proyecto se “dibuja” una contraparte suponiendo que no se van a pedir comprobantes pero luego esos fondos no están disponibles y no se pueden gastar y después piden los comprobantes de gastos y no se tiene un mísero papelito para mostrar, estaremos en problemas.

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Pensemos como ejemplo que se decide incluir como gasto de contraparte el alquiler de las oficinas... pero nuestra ONG no alquila una oficina, sino que utilizamos un espacio cedido en comodato. Si incluimos el costo de esta oficina como contraparte como si la alquiláramos y después debemos mostrar el recibo de alquiler no vamos a poder justificar ese gasto de contraparte porque ese gasto no se realiza realmente y no hay tal recibo.

Ahora bien, puede suceder como ya se comentó que se presupueste un proyecto y no se tenga la seguridad de contar con los fondos de contraparte porque si bien hay otros proyectos presentados, ninguno todavía ha sido efectivamente aprobado al momento de estar formulando este nuevo proyecto. Aparece como problema la necesidad de evaluar si ponemos o no una contraparte posible pero que aún no concretamos. En el caso de un proyecto presentado a la AECI se incluyeron aportes públicos locales porque se preveía presentar proyectos en CONICET o en la ANPCYT que aportasen los fondos necesarios. Ahora bien, puede suceder que no se aprueben esos proyectos y no se cuente luego con esos fondos… en ese caso después podremos justificar que al presentar el proyecto estábamos formulando esas otras presentaciones pero que no las aprobaron y que esa plata no está, ya que tendremos los dictámenes negativos para mostrar como prueba documental. O sea, nuevamente es necesario pensar siempre que se está hablando de un pre-supuesto.

En algunos casos se pueden incluir también aportes de contraparte de la población beneficiaria. En el caso del proyecto sobre Comunas que se presentó a la AECI, la gente que está trabajando voluntariamente en el Consejo Consultivo de la Comuna está haciendo un trabajo de difusión, y ya se planteó en las reuniones hacer un cuestionario con algunas preguntas para hacer a la gente que asiste al Centro de Gestión y Participación Comunal acerca de qué conoce, qué dudas tiene… Como se proponía hacer un video sobre el funcionamiento de las Comunas entonces se planteó como actividad una encuesta para saber qué es lo que la gente se pregunta y lo que no sabe. Se definió hacer primero unos 500 cuestionarios muy cortitos con cuatro preguntas, con una pregunta abierta, qué sabe, qué no sabe y qué le gustaría saber. Esto teóricamente se iba a hacer, lo iban a implementar diez voluntarios… Entonces se incluyó en el presupuesto una actividad que era hacer una encuesta, como un aporte de la población beneficiaria dimensionando el tiempo que demandaría hacerla y el costo que tendría ese tiempo si se contratase.

LAS PLANILLAS DE PRESUPUESTOS QUE DISEÑAN LOS ORGANISMOS DE FINANCIAMIENTO EN LAS CONVOCATORIAS PARA PRESENTAR PROYECTOS

Distintos formatos para organizar la información

En esta tercera parte la intención es mostrar modelos distintos de presentar la información presupuestaria. Cada organismo, al diseñar los formularios para presentar proyectos, elije otros criterios para evaluar la información que se debe presentar y es necesario ajustarse a esos

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criterios. Para analizar este punto, se partirá de casos reales, es decir, se tomarán presupuestos de convocatorias a las que realmente se hicieron presentaciones para poder demostrar como en cada convocatoria el armado del presupuesto es bien diferente.

El caso del Programa Cultural de Desarrollo Comunitario de la Secretaría de Cultura de la Nación

Este primer caso presenta un esquema muy sencillo, para ir de lo simple a lo complejo:

RubroAporte de la Secretaría

de CulturaContrapartida

LocalTotal

Materiales/insumos $ Equipos $ Herramientas $Capacitación $Difusión e Información $Administración $ Total $

En este caso la estructura del presupuesto es algo confusa porque algunos rubros implican cosas específicas (materiales / insumos, equipos, herramientas) mientras que otros rubros implican actividades (capacitación, difusión, información, administración). Ocurre que dentro de una actividad de capacitación se puede tener que comprar insumos, equipos o herramientas. El proyecto que se presentó a esta operatoria implicaba actividades para capacitar a jóvenes en el uso del video, por lo que era necesario comprar casetes miniDV, CDs, DVDs, baterías para micrófonos…. Y podemos tener que comprar cámaras o computadoras… ¿dónde se ponen ese tipo de costos? ¿en insumos y equipos? ¿o en capacitación? Sería diferente si el rubro hubiese sido denominado “honorarios de capacitación”.

En este formato de presupuesto tampoco incluyeron rubros como viáticos, pasajes o transporte, etc. Pueden ser que para dar la capacitación haya que viajar y entonces dentro del rubro capacitación habrá que incluir tanto los honorarios del capacitador como los viáticos y el transporte del capacitador para ir a dar la capacitación.

Por lo tanto, en casos como estos, la cuestión es usar algún criterio y anotarlo en un documento paralelo que se debe salvar junto con el formal para recordarlo luego a la hora de ejecutar el proyecto y rendir los gastos.

Una pregunta que ha surgido es ¿qué diferencia hay entre equipos y herramientas? El límite entre una denominación y otra es difuso. Puede ser el tamaño, la complejidad tecnológica y el costo de lo que se deba comprar. Herramientas serán martillos, pinzas, destornilladores,

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serruchos, palas, cosas de ese tipo. Y equipos serán cosas como las que se requerían comprar para el proyecto en cuestión: un micrófono de U$S 600, una cámara de U$S 4000. Cosas más caras, más complejas. Sin embargo esto no está definido en ningún instructivo. Podrían haber puesto equipos y herramientas en el mismo rubro y desglosar más otros rubros como los tres últimos.

Para hacer bien el costeo, un formato de este tipo obliga a preparar el presupuesto real de acuerdo a otros parámetros, con más rubros y más detallado, y después ver cómo adaptar los números a este tipo de planilla, eligiendo en qué rubro conviene poner cada cosa, sabiendo que será hecho con un criterio arbitrario, elegido por nosotros mismos y no por los que diseñaron la convocatoria.

El caso de la Fundación SES / BID / Microsoft

Veamos que ocurre con los formularios en otra convocatoria, en este caso de la Fundación SES, con fondos del BID y de Microsoft, que es para un tipo de proyectos similar al presentado en la Secretaría de Cultura, orientado a la capacitación de jóvenes. En este caso el presupuesto está más desagregado. En la página siguiente es posible ver el ejemplo concreto.

En este caso, nuevamente, definieron rubros que incluyen distintos tipos de gastos en el mismo rubro, como “bienes y servicios”. En este rubro uno debería poner tanto la compra de equipos, insumos o servicios que no son de consultoría o que no implican honorarios profesionales, sino que son servicios técnicos. Pero resulta confuso definir cuándo un servicio es o no es profesional ¿dónde incluir el trabajo de un camarógrafo que tiene que filmar para producir material didáctico? ¿se incluye como “honorarios profesionales”, como “bienes y servicios”, como “capacitación”, como “diseminación” o como “otros”?

En realidad no importa mucho dónde, si quien presupuesta lo tiene claro (insistimos, es fundamental armar un archivo de Word paralelo con la narrativa de cómo fue pensado el presupuesto real para no volverse locos cuando finalmente se otorguen los fondos un año después).

El criterio que se debe tener para ubicar cada gasto en los distintos rubros es el sentido común. El objetivo será tratar que las cuentas del presupuesto sean equilibradas, es decir, que no haya ningún rubro que acumule más del 30% de los gastos. Si ya el presupuesto de honorarios de consultoría es abultado, entonces convendrá incluir el costo del camarógrafo en el rubro “bienes y servicios”. Si este también está muy cargado porque se piensa comprar equipamiento, entonces podemos ponerlo en “otros” y explicar con una llamada al pie de qué se trata.

CATEGORIA Fondo Contrapartida Total

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deJuventud

Local

Servicios de Consultoría/Honorarios profesionales US$ Bienes y servicios US$ Capacitación (si hubiera, diferenciar entre capacitador y joven por capacitar)

US$

Auditoría US$Evaluación US$Diseminación US$Viajes/Viáticos (si hubieran) US$Imprevistos (máximo el 10% del presupuesto total del proyecto)

US$

Otro: (especifique) US$TOTAL: US$ US$ US$

En esta convocatoria, si el proyecto preve organizar actividades de Capacitación, se solicitaba diferenciar entre los honorarios del capacitador y el estipendio que recibirá el joven a capacitar (beca, viático o lo que fuere), si es que se piensan ofrecer este tipo de beneficios.

“Auditoría” es un rubro que algunas convocatorias incluyen pero otras no. En general se refiere a una auditoría contable. Por ejemplo, un trabajo de supervisión. Como ejemplo, conocemos una consultora que debe ir tres días una vez cada dos semanas a auditar las cuentas de un proyecto de la cooperación italiana con el Movimiento Campesino de Santiago del Estero… y eso tiene un costo. Depende el monto que se pida, el auditor puede ser que lo ponga la organización que solicita el financiamiento –y en ese caso puede ser el contador de la misma organización que deberá hacer un informe contable cada tanto para entregar al organismo- o puede ser un auditor externo que designe y pague el organismo de financiamiento pero con cargo al proyecto, y entonces hay que incluirlo en la planilla.

Con el rubro “Evaluación” ocurre algo similar. En algunas convocatorias se incluye, en otras no. Algunos organismos, como la GTZ, la Cooperación Canadiense, la IAF, tienen un sistema de evaluación de proyectos muy preciso, pero para poder aplicar instrumentos de evaluación, es decir medios que permitan verificar que los indicadores de éxito definidos han dado positivos o negativos, es necesario invertir tiempo y recursos (puede ser la aplicación y procesamiento de una encuesta, por ejemplo, o una serie de entrevistas al equipo técnico y a los beneficiarios del proyecto). En estos casos, hay que incluir el costo de la evaluación en el presupuesto.

El rubro “Diseminación” implica pensar y costear actividades de difusión. Es decir, cómo hacer para que el proyecto tenga visibilidad y la gente se entere de los logros… Esto puede incluir folletería, videos, organización de eventos, viajes para participar de congresos o simposios, etc.

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Para el rubro “Imprevistos” en general se define un máximo posible desde el mismo organismo de financiamiento, por ejemplo el 10% del presupuesto total.

En el caso de esta convocatoria, también se incluye la posibilidad de agregar otro rubro no previsto, en cuyo caso hay que especificar de qué se trata. Esto no es algo común, pero muchas veces es necesario y útil.

Incluir en la planilla rubros como la auditoría, la evaluación, la diseminación y la administración es algo alentador y debería incluirse en todos los proyectos, porque son costos reales que solemos tener y en general no los podemos cargar en los proyectos porque no se contemplan. En el modelo de la Secretaría de Cultura se incluyen los rubros de administración y difusión. En el de la Fundación SES, además se incluyen los rubros de auditoría, evaluación y diseminación… pero la administración se puede incluir como servicio o como honorarios profesionales.

El caso de la AECI

Ahora proponemos avanzar un paso más y ver un formato de presupuesto “de tercera generación”, mucho más complejo y preciso. En las páginas siguientes podemos ver el formato de las planillas.

Las líneas amarillas fueron puestas para diferenciar y agrupar distintos tipos de costos:- Costos directos corrientes, - Costos directos de inversión, o sea, equipos y muebles no consumibles que quedan en la

institución o en la comunidad: inmuebles, equipos de computación o de otro tipo, maquinaria agrícola, automóviles, etc.

- Costos indirectos: son una parte proporcional de los gastos fijos del solicitante y del socio local que se requieren para sostener a la institución para poder desarrollar el proyecto. En general este tipo de costos no se pueden incluir en los proyectos. En este caso no puede superar el 12% del total de la subvención concedida por el organismo.

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Contribuciones del solicitante y no locales Contribuciones locales y valorización (1)

Partidas AECIOtros

aportes públicos

no locales

SolicitanteOtros

aportes Privados

no locales

TOTAL Socio Local

Aportes Públicos

Población Benef./ Aportes Privados

TOTAL Costo Total

A.I. COSTES DIRECTOS CORRIENTESA.I.1. Identificación anterior a la solicitud de la ayudaA.I.2. Evaluación externa final (solo para subvenciones AECI superiores a 350.000 €)A.I.3. AuditoriasA.I.4. Otros servicios técnicos (Asistencias técnicas, capacitación, formación, difusión...)A.I.5. ArrendamientosA.I.6. Materiales y suministros no inventariables gastos de materiales consumibles en plazos inferiores a un año (papelería, combustible, agua, luz, telefonía, Internet, etc.)A.I.7. Viajes, alojamientos y dietasA.I.8. Personal    A.I.8.1. Personal local    A.I.8.2. Personal expatriado    A.I.8.3. Personal en sede A.I.9. Gastos financieros y bancarios producidos de la cuenta del proyecto A.I.10. Sensibilización en España vinculada al proyectoTOTAL A.I COSTES CORRIENTES

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Contribuciones del solicitante y no locales Contribuciones locales y valorización

Partidas AECIOtros

aportes públicos

no locales

SolicitanteOtros

aportes Privados

no locales

TOTAL Socio Local

Aportes Públicos

Población Benef./ Aportes Privados

TOTAL Costo Total

A.II. COSTES DIRECTOS DE INVERSIÓN  A.II.1. Adquisición de terrenos y/o inmuebles  A.II.2. Construcción y/o reforma de inmuebles (Materiales, mano de obra, o empresas para la construcción).  A.II.3. Otras infraestructuras (construcción de pozos, sistemas de riego, puentes, rutas, etc. que no sean inmuebles).  A.II.4 Equipos y materiales inventariables (compra de computadoras, impresoras, muebles, equipos, maquinaria técnica, coches, etc. que duren más de 1 año)  A.II.5. Trabajos y estudios técnicos inherentes a la inversión (Proyectos de construcción o reforma en arquitectura e ingeniería, etc...)TOTAL A. II COSTOS DE INVERSIÓNTOTAL COSTOS A.I + A.IIB. COSTOS INDIRECTOS  B.I. GASTOS SOLICITANTE  B.II. GASTOS SOCIO LOCALTOTAL COSTOS INDIRECTOSTOTAL GENERAL

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Esto es un modelo muy complejo, pero en este tipo de formularios complejos algo importante que hay que saber es que seguramente varios rubros incluidos en la planilla no deben completarse porque el proyecto que se pretende formular no incluirá gastos en los mismos. Es probable que no se requiera comprar inmuebles, o que no se vayan a construir infraestructuras, no se requiera contratar una auditoría externa final, no se tenga personal expatriado, etc. Entonces si bien a veces vemos una planilla larguísima, quizás sólo corresponda completar diez líneas.

Ahora bien, esto no quiere decir que el trabajo sea sencillo. Como se puede apreciar, se debe diferenciar quién pone cuánta plata en cada rubro: qué pone la AECI, qué van a poner otros organismos públicos internacionales (por ejemplo si hay además de la AECI otro organismo de financiamiento internacional que también va a hacer aportes al proyecto), que va a poner nuestra organización, que van a poner empresas privadas o donantes particulares no locales y locales (de Argentina), que van a poner el o los socios locales, qué van a poner los organismos públicos de nuestro país, y luego se obtienen los totales...

Este formulario está en Internet y hay que cargarlo de manera virtual. Además tiene filtros, o sea, a medida que se carga la información va limitando los montos y no deja cargar montos de dinero más altos que los límites preasignados de cada rubro. Al mismo tiempo, si quien está calculando el presupuesto se olvida de cargar algunas cosas no deja avanzar y cargar otras, con lo cual obliga a hacer el proceso progresivamente. Tampoco el sistema deja poner puntos sino comas y hay que calcular los valores en euros con lo cual el cálculo tiene una complicación más.

Una complicación adicional en este caso es que el tiempo disponible para trabajar en la interfase virtual expira a los treinta minutos desde que se empieza a trabajar y si no se guardó la información se pierden los datos cargados, con lo cual es conveniente realizar los cálculos antes y solamente usar la interfase para cargar la información ya procesada en Excel o en Word…

Por último, en este caso la operación se complica ya que sí o sí se debe llenar la información del presupuesto para que la página habilite a pasar a otros campos del proyecto. Esto es interesante ya que quienes diseñaron la página seguramente conocen esta tendencia a postergar el costeo y la contrarrestan de esta manera. Una vez que cargamos esto y seguimos adelante pudimos ver que el formulario nos planteaba otros problemas en relación con el proyecto que estábamos formulando y que tuvimos que modificar, y entonces tuvimos que volver al presupuesto para poder aplicar las modificaciones que hicimos –eliminando algunas de las actividades del proyecto– a los costos del proyecto. Ese es el típico caso en que hay que ser muy obsesivo y controlador y sostener la atención para que todo sea coherente: hay que anotar qué se cambió, cuándo, cómo incide en el presupuesto, etc. Y es muy posible que en este proceso se produzcan equivocaciones…

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Con todos los presupuestos, pero con estos que son muy complejos en particular, es muy importante que haya momentos de trabajo con otra persona que haga de control porque la complejidad a tener en cuenta, el hecho de ir y venir de los números al proyecto, y luego de modificar el proyecto, aplicar esos cambios a los costos, es una tarea muy difícil de hacer individualmente. Es necesario contar con tiempo para sentarnos varias horas con otro para chequearlo todo.

La contraparte y su justificación

Más allá de estas dificultades, en este modelo de presupuesto está mucho más especificado todo, incluso hay rubros que en general no se consideran y que desde el mismo formulario se acepta incluir desde el principio, como por ejemplo el alquiler de una oficina (o al menos la parte proporcional que se va a utilizar para el proyecto). A veces este tipo de costos sirve solamente para justificar la contraparte, pero aún así es útil que se permita incluir estos costos. Es difícil que un organismo de cooperación acepte pagar el alquiler de la oficina de una ONG, pero como exigen que la ONG ponga un 30% o más aún de contraparte, que consideren ese tipo de rubro sirve justamente para llegar a ese 30% sobre todo si no se cuenta con recursos para aportar plata en efectivo…

El Programa INICIATIVAS

Hasta aquí vimos dos formatos sencillos de presupuesto, como el de la Secretaría de Cultura y el de la Fundación SES, y uno con cierta complejidad como el de la AECI. Para avanzar vamos a incluir un presupuesto realizado en el marco de la convocatoria del Programa INICIATIVAS que organizaba el CELS con fondos de la IAF, la Fundación Ford y otros organismos internacionales, en la época de la crisis del 2001.

En ese caso se presentó una adaptación de un proyecto de desarrollo socioproductivo para las diez provincias del norte argentino. La idea era promover emprendimientos asociativos rurales y en ámbitos semi-urbanos. El proyecto tenía un componente de crédito, otro de capacitación, otro de asistencia técnica y un cuarto componente de producción de material didáctico.

En las páginas siguientes podemos ver el desarrollo del presupuesto. En primer lugar encontrarán una planilla general, que es la “Síntesis del presupuesto”. Y luego hay un detalle de cada uno de los rubros que aparece en esa síntesis. Lean las planillas antes de seguir…

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INICIATIVAS

Presupuesto

14.1. Síntesis del presupuestoEsta planilla reúne y consolida la información que deberá detallar en las planillas 14.2 a 14.6, de modo que debe completarla una vez resueltas las planillas de detalle de gastos.

  CONCEPTO DE GASTO1er

trimestre 2do

trimestre3er

trimestre4to

trimestre5to

trimestre TOTALPESOS PESOS PESOS PESOS PESOS PESOS

1 Personal 6480 12.380 12.980 11.940 11.340 55.120               

4 Funcionamiento del proyecto      4a Insumos/ materias primas1   38.000  38.000      76.0004b Comunicación social2 20.500 12.865        33.3654c Otros gastos de funcionamiento 900 1.650 1.650 1.520 1.520 7.240

               5 Evaluación y sistematización 2.000   500  500 1.100  575  4.675

  SUB TOTAL GENERAL            6 Imprevistos  720  720  720  720  720 3.600

  TOTAL GENERAL 30.600 66.115 53.850 15.280 14.155 180.000

Nota al presente presupuesto: La formulación del presente proyecto fue realizada partiendo de la existencia de aportes de contraparte de organismos provinciales, municipales y de las OSC que presentan el proyecto para financiar:- los costos de honorarios de los 40 promotores (al menos un mínimo de $ 150.- mensuales) por doce meses hasta que la puesta en

marcha del fondo rotativo permita soportar dichos gastos. Esto implica un total de $ 72.000.-- los costos de movilidad de los coordinadores provinciales, por un total calculado de $ 21.120.-- los costos de alojamiento y comidas de entre 35 y 38 personas durante las reuniones de capacitación, por un total calculado de $

20.000 aproximadamente- la recopilación de estudios previos y el informe de determinación de líneas estratégicas será aportado por el Consejo de la

Microempresa

1 Como insumo consideramos el dinero (insumo financiero) para la puesta en marcha de los fondos rotativos.2 En este rubro incluimos los costos de producción de los kits de material didáctico multimedial (videos y material gráfico).

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14.2. Detalle de gastos de Personal

Actividad3 Función/perfil Cantidad Costo unitario

Período TOTALcant. meses o días PESOS

Supervisión de todas las actividades, menos 1.2

Coordinador del proyecto. Part time 1 $ 800 15 meses 12.000

3.1/3.4/4.1/4.2 Especialista en microfinanzas. Diseño de las líneas de financiamiento

    3.000

1.3 Capacitadores para capacitación de promotores

2  $ 250 16 jornadas 8.000

1.3 Viáticos para los promotores (para capacitaciones)

40  $ 8 16 jornadas 5.120

1.3/1.4/supervisión de 2.1/ 2.2/ 2.3/ 3.2/ 3.3/ 4.3/ 6.3/ 6.4colaboración con 6.1 y 6.2

Coordinadores provinciales. Part time. Deben supervisar a los promotores

4 $ 400 12 meses 19.200

Todas las actividades Secretaría / administración contable part time

1  $ 360 15 meses  5.400

6.2/6.3 y 6.4 4 especialistas en rubros definidos 4 $ 300 2 jornadas  2.400 TOTAL  55.120

3 Indique a que actividad corresponde según número asignado en la matriz de planificación del proyecto25

14.5. Detalle de gastos de funcionamiento del proyecto (Incluye insumos/materias primas, comunicación social y otros gastos de funcionamiento)

Descripción de recursos Cantidad Costo unitario TOTALPESOS

Fondo rotativo de créditos y microcréditos para productores  4  19.000 76.000Costos fijos (telefonía, oficina, amortización de equipamiento, papel de fax, fotocopias, conexión a internet, etc. 15  300 4.500Transporte de equipos y personal de filmación  10 jornadas 80 800Guiones y redacción de manuales  global    4.000Desgrabaciones  Un mes full time 400 400Diseño gráfico e ilustraciones de cartillas y manuales global 1.800Servicios de filmación incluyendo iluminación, sonido, equipamiento  20 jornadas  330 6.600Servicios de edición incluyendo isla, operación, doblaje y mezcla de sonido, gráfica 400 horas  20 8.000Material de video virgen 50 casetes DV  28 1.4006 actores y 5 extras x 10 jornadas (incluyendo refrigerios y viáticos)  global 5.000Locaciones  10 50 500copias de videos  20 copias  7  140Impresión de ejemplares de un manual (o varias cartillas) para los beneficiarios de un total de 250 páginas en A4 a un color  2.500 ejemplares  1,80 4.500Impresión de guías para el docente de unas 50 pag.  50 ejemplares  3   150Impresión de conjuntos de materiales para el trabajo grupal de unas 20 páginas  50 ejemplares  1,50   75Transporte de promotores a talleres de capacitación 4 viajes 400  1.600Alquiler de sala de capacitación para capacitaciones de promotores 16 jornadas  40  640Materiales varios de capacitación (alquiler de equipos de proyección, filminas, fotocopias, afiches, materiales de libreria, etc.)  global    500Gastos eventuales (2%)  global   3.600

TOTAL  120.205

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14.6. Detalle de gastos de sistematización y auto-evaluación

Descripción de recursos Cantidad Costo unitario

TOTALPESOS

Diseño de instrumentos de evaluación: entrevistas de selección de promotores, planillas de asistencia, planillas de evaluación de las capacitaciones, modelos de informes de capacitaciones, modelos de informes de asistencia técnica. global   800Reuniones de validación de material didáctico con beneficiarios y técnicos e informes global   600Reuniones de validación de la operatoria de créditos e informes 6 100 600Encuestas a beneficiarios y sistematización global   2.000Informe de evaluación del funcionamiento del fondo rotativo (está incluido en los honorarios del especialista)    6 reuniones realizadas para evaluar alternativas de inclusión de los beneficiarios en la gestión y administración del fondo rotativo e informes 6 100 600Informe final de evaluación (es función del coordinador general del proyecto, se consideran solo los costos de copiado del informe para las organizaciones intervinientes)   75

TOTAL  4.675

Nota: parte del trabajo de los promotores consiste en realizar evaluaciones: de los planes de negocio que presentan los emprendedores, de los niveles de devolución de los créditos, realización de informes de asistencia técnica y realización de informes de capacitación.A su vez parte del trabajo de los coordinadores provinciales consiste también en realizar actividades de evaluación: del desempeño de los promotores, de la composición de la cartera de préstamos, etc.El coordinador general del proyecto junto con el especialista en microfinanzas deberá generar como parte de su trabajo el informe de evaluación del funcionamiento del fondo rotativo tomando en cuenta la factibilidad de autosostenimiento de los costos de administración y seguimiento.La sistematización de las encuestas y de los informes de capacitación y asistencia técnica serán parte del trabajo de la secretaria administrativa.

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El formato de la primera planilla de la serie -es decir, la planilla de síntesis- es diabólico porque aparece un “condimento” que no aparecía en las demás planillas: cómo se desarrolla la ejecución del presupuesto a lo largo del tiempo que dura el proyecto. En este caso, al calcular el presupuesto había que definir los gastos a realizar en cada rubro por trimestre y esto es complicado porque se tiene que tener en cuenta la coherencia entre las actividades, el gasto del dinero y los objetivos. En la mayor parte de los casos, los concursos de proyectos solicitan solamente un cronograma de actividades, pero no un cronograma de inversiones como en este caso.

Para llegar a completar estos datos, es conveniente realizar notas por fuera del formulario que piden, como veremos en la última sección de este cuadernillo. Es necesario tomar un cuaderno u otro archivo de Word y comenzar a escribir todos los cálculos, la narrativa de nuestro pensamiento, es decir, cómo llegamos a las cifras, para poder luego recordarlo. Incluso es posible agregar algunas de estas notas aunque no las pidan, para aclarar. En este caso el formulario no incluía columnas para consignar aportes de contraparte, y se creía importante aclarar que habría aportes de organismos provinciales y que esto era solamente el presupuesto de lo que se solicitaba al Programa Iniciativas y no el total.

Como es posible ver, en este proyecto Iniciativas las planillas son más precisas. Por una lado hay una planilla para el personal en la que hay que hacer referencia a las actividades que fueron numeradas en el cuerpo del proyecto. Allí se incluyen entonces referencias a números como 1.3, 4.1, cada uno de los cuales es una actividad ya descripta. En esta planilla de personal se describe el rol, la cantidad de personas, el costo unitario, el período de tiempo en que se va a contratar un profesional para cada rol en meses y el total de presupuesto previsto para cada rol.

Este nivel de detalle raramente aparece en los formularios. Es muy maniático, si bien esto es lo que se debería hacer siempre como trastienda para llegar a definir los números del presupuesto. En este caso lo pedían explícitamente.

La siguiente planilla de “Gastos de funcionamiento del proyecto”, incluye insumos, materias primas, comunicación social, fondo recaudatorio de crédito, costos fijos, telefonía, transporte de equipos y personal de filmación, guiones y redacción de manuales, desgrabación.

Resulta significativo observar que las unidades de medida varían de rubro en rubro. Algunos rubros como los servicios técnicos están calculados usando como unidad de medida la jornada o la hora, lo mismo que el alquiler de equipos de filmación. En muchos otros casos la unidad de medida es la cantidad ya que son insumos. En algunos casos se utiliza un cálculo global. Esto es importante ya que pensar en unidades de medida diferente para cada rubro suele ser un obstáculo si la persona que calcula el presupuesto no tiene experiencia.

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La convocatoria del Instituto de la Mujer del gobierno español

El último ejemplo que se presentará en esta tercera parte es un proyecto para trabajar con un grupo de mujeres meretrices que venían siendo asistidas por una institución religiosa, la Orden de las hermanas Oblatas, con el objetivo de ayudarlas a organizar emprendimientos productivos de forma tal que pudiesen optar por dejar el trabajo de calle.

Como en el caso anterior, aquí también solicitan primero un cuadro de síntesis del presupuesto global. Este cuadro es el primero que incluimos en la serie. Como se puede ver hay dos partes:

- La primera informa el monto total del proyecto, el monto total que se solicita a la fuente de financiamiento que organiza la convocatoria y luego el detalle de los aportes de las distintas contrapartes (en nuestro ejemplo hay aportes de contraparte de una ONG y de los socios locales que eran las hermanas Oblatas).

- La segunda parte es un cuadro con los montos totales que se piensan gastar en cada rubro, incluyendo tanto los aportes del organismo de cooperación como los propios y los de los socios locales.

Este último cuadro solamente se puede completar si primero se han completado las planillas desglosadas de cada rubro que podrán ver a posteriori. Como se puede observar, en este caso pedían tres tipos de planilleo:

- una planilla con el desglose presupuestario de todo el proyecto (incluyendo todos los gastos a realizar tanto los que se hagan con fondos de la institución de cooperación como aquellos que se realicen con fondos propios o locales): qué se compra o se contrata, cuánto, cuál es el precio unitario, en el caso de los roles profesionales cuántos profesionales se piensa contratar en cada rol y cuál es el total a gastar de ese rubro;

- una con la información organizada por rubros, discriminando cuánto de ese rubro se paga con fondos solicitados y cuánto con fondos propios, de socios locales, de organismos públicos, etc.

- la tercera, que es casi igual a la primera, pero solamente con la información detallada de lo que se pagará con fondos del organismo de cooperación.

Obviamente todas las cuentas deben coincidir en las tres tablas.

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7. RECURSOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTARIOSLas cuantías deben expresarse en Dólares USA. El presupuesto hay que desglosarlo por año si es plurianual

Costo total del proyecto para toda su duración U$D 74.180

Financiación solicitada al Instituto de la Mujer para un año de ejecución del proyecto U$D 39.200

TOTALSolicitado al Instituto de la Mujer U$D 39.200Aportación de Organismos Oficiales del país receptor -Aportación de socios locales U$D 3.500Aportación de Organismos Internacionales -Fondos Propios (ONG local) U$D 31.480Otras fuentes de Financiación (especificar) -TOTAL INGRESOS U$D 74.180

TOTALPersonal (gastos de Dirección, Coordinación, Secretaría, Contabilidad… ) U$D 9.600Equipamiento (ordenador, impresora… etc.). U$D 24.200Gastos derivados de la realización de cada una de las actividades del proyecto (Taller de género; Taller de liderazgo; Encuentro … etc.) U$D 25.360

Publicaciones U$D 3.700Viajes y dietas (transporte, alojamiento y manutención de cada una de las personas que participan en la ejecución de las actividades concretas del proyecto) U$D 2.000

Otros Gastos (especificar) U$D 6.250Gastos Administrativos (fax, teléfono, material de escritorio…. Etc.), U$D 1.920Imprevistos (10%) U$D 1.150TOTAL GASTOS U$S 74.180

30

7.5 DESGLOSE PRESUPUESTARIO (especificar por costes unitarios los gastos que se tiene previsto imputar al COSTE TOTAL del proyecto, incluyendo el desglose por años si procede). Este cuadro es indicativo y susceptible de ser modificado para adaptar las partidas al desglose presupuestario por costes unitarios del proyecto.

PARTIDAS COSTOS

Unidad Cantidad Precio unitario Personas TOTAL

Personal (gastos de Dirección, Coordinación, Secretaría, Contabilidad)

Coordinador de proyecto

Secretaria administrativa

12 meses

12 meses

U$D 600

U$D 200

1

1

U$D 7.200

U$D 2.400

Equipamiento (ordenador, impresora,… etc.).

Retroproyector

Ordenadores con impresora

Máquinas de costura industriales

Máquinas de tejido industriales

1

14

10

5

U$D 1.000

U$D 800

U$D 700

U$D 1.000

U$D 1.000

U$D 11.200

U$D 7.000

U$D 5.000

Gastos de la etapa de capacitación (20 talleres para cada uno de 5 grupos).

Gastos de la etapa de asistencia técnica (20 jornadas para cada uno de 6 proyectos)

Docentes

Cuidadoras de niños

Alquiler mensual de salón de clases x 6 hs. semanales

Material didáctico por taller (filminas, marcadores, papel afiche, insumos para simulaciones, etc.)

Asesores técnicos

100 jornadas

100 jornadas

10 meses

100 talleres

120 jornadas

U$D 65

U$D 20

U$D 96

U$D 10

U$D 70

2

5 (alternan)

3 (alternan)

U$D 13.000

U$D 2.000

U$D 960

U$D 1.000

U$D 8.400

31

Publicaciones (gastos de edición y distribución de boletines, revistas, folletos… etc.)

Redacción (adaptación) y diseño de material didáctico

Material didáctico para las participantes

Informe final

2 meses

100 ejemplares

500 ejemplares

U$D 500

U$D 12

U$D 3

1

U$D 1.000

U$D 1.200

U$D 1.500

Viajes y dietas (transporte, alojamiento y manutención de cada una de las personas que participan en la ejecución de las actividades concretas del proyecto)

Refrigerio para las participantes, por taller

Viáticos para docentes (promedio

100 talleres

100 talleres

U$D 10

U$D 10

(promedio)

U$D 1.000

U$D 1.000

Otros Gastos (especificar)

jornadas de filmación en video

jornadas de edición en video

Movilidad, viáticos, luces, utilería, sonido, actores, escenografía, etc.

Casetes vírgenes

Copias de video

20

20

80

50

U$D 70

U$D 75

U$D 15

U$D 3

U$D 1.400

U$D 1.500

U$D 2.000

U$D 1.200

U$D 150

SUBTOTAL U$D 71.110

Gastos Administrativos (fax, teléfono, material de escritorio…. Etc.),

Uso de oficina instalada

Teléfono

Material de escritorio

12 meses

12 meses

12 meses

U$D 80

U$D 30

U$D 50

U$D 960

U$D 360

U$D 600

Imprevistos U$D 1.390

TOTAL U$D 74.180

32

Partidas Solicitado Inst. Mujer Fondos Propios (ONG local) Socios locales TOTAL

Personal 6.000 2.400 1.200 U$D 9.600

Equipamiento 1.000 23.200 U$D 24.200

Gastos de las actividades del proyecto 21.900 3.460 U$D 25.360

Publicaciones 3.000 700 U$D 3.700

Viajes y dietas 1.000 1.000 U$D 2.000

Otros 5.500 750 U$D 6.250

SUBTOTAL 38.400 30.060 2.650 U$D 71.110

Gastos administrativos 1420 500 U$D 1.920

Imprevistos 800 350 U$D 1.150

TOTAL 39.200 31.480 3.500 U$S 74.180

7.7 DESGLOSE PRESUPUESTARIO DE LOS FONDOS SOLICITADOS AL INSTITUTO DE LA MUJER

(Desglosar por partidas, subpartidas y conceptos)

PARTIDASCOSTOS

Unidad de cuenta Precio unitario Cantidad Personas TOTAL

Personal (gastos de Dirección, Coordinación, Secretaría, Contabilidad)

Coordinador de proyecto 12 meses U$D 500 1 6.000

Equipamiento Retroproyector 1 U$D 1.000 1.000

33

Gastos para la etapa de capacitación

Gastos para la etapa de asistencia técnica

Docentes

Asesores técnicos

100 jornadas

120 jornadas

U$D 65

U$D 70

2

3 (alternan)

13.000

8.400

Publicaciones (gastos de edición y distribución de boletines, revistas, folletos… etc.)

Redacción (adaptación) y diseño de material didáctico

Material didáctico para las participantes

Informe final

2 meses

100 ejemplares

500 ejemplares

U$D 500

U$D 12

U$D 3

1

300

1.200

1.500

Viajes y dietas (transporte, alojamiento y manutención de cada una de las personas que participan en la ejecución de las actividades concretas del proyecto)

Viáticos para docentes (promedio 100 talleres

U$D 10

(promedio)1.000

Otros (especificar)

Jornadas de filmación en video

Jornadas de edición en video

Movilidad, viáticos, luces, utilería, sonido, actores, escenografía, etc.

Casetes vírgenes

Copias de video

20

20

80

50

U$D 70

U$D 75

U$D 15

U$D 3

1.400

1.500

1.250

1.200

150

SUBTOTAL 38.400

Imprevistos 800

TOTAL 39.200

34

EL PROCESO DE ARMAR EL PRESUPUESTO

Como hemos visto hasta aquí, los formatos de planillas de cada convocatoria ya vienen determinados por los organismos que financian proyectos. En muy pocas convocatorias (por ejemplo, la embajada de Finlandia) el formato para presentar el presupuesto puede ser definido por la organización que presenta el proyecto. Distinto es si se pretende presentar un proyecto sin que haya una convocatoria abierta. Hay Fundaciones como la Friedrich Ebert o la Konrad Adenauer, que no tienen convocatorias abiertas, sino que reciben proyectos y los evalúan y en este caso cada organización presenta la información como mejor le parece.

Otra situación en la que también se deben armar presupuestos sin formato preestablecido es cuando se realizan presentaciones a licitaciones o concursos de precios para realizar trabajos de consultoría. Pero en estos casos no hay que describir los costos por rubro, sino informar la cifra global del trabajo que se propone realizar, aunque para llegar a esa cifra sí conviene internamente realizar un presupuesto detallado, ya que luego es posible que se establezca alguna negociación sobre el monto total o el plan de trabajo y es necesario poder contar con la información para poder argumentar.

Ahora bien, sea que se deba completar un formulario prediseñado o que se tenga que presentar un presupuesto en el marco de una licitación o que se presenten proyectos de manera directa y fuera de convocatorias, siempre es conveniente calcular el presupuesto con la mayor precisión posible, y registrar de algún modo la lógica y las decisiones que fuimos tomando al hacer las cuentas. Para eso, en la mayoría de los casos es conveniente escribir un archivo de Word (o tomar notas en un cuaderno) de forma paralela que funciona como la trastienda del presupuesto formal… Para completar cada casillerito correspondiente a un rubro hay una serie de cálculos previos, que deben quedar registrados para reconstruir la secuencia en el momento en que nos dan el financiamiento.

Veremos entonces estos apuntes, esta trastienda, en dos de los casos que presentamos en el apartado anterior: el proyecto presentado a la AECI y el proyecto presentado al Programa Iniciativas. Sugerimos como ejercicio fotocopiar las planillas vacías finales que incluimos más arriba y completarlas con los números que surgen de las siguientes planillas….

35

Notas para armar el presupuesto del proyecto presentado a la AECI:

Costos directos corrientesA.I.1. Identificación anterior a la solicitud de la ayuda

Tipo de gasto INCLUIR

CONICET

SECYT

Totales

Honorarios de observación participante y no participante, notas, redacción de artículos (Ana, David, Luciana, María Eva, Miguel Murúa)

6000 6000 6000

Honorarios para camarógrafo 500Honorarios para subir material a you tube 500Equipo 400Insumos 500TOTAL 7000 6000 7000 20000TOTAL en Euros 1600 1400 1600 4600

A.I.3. Auditorias

Rubro Cantidad Costo unitario AECI INCLUIR TotalHonorarios de auditor externo 18 meses 800 10800 3600 1440

0TOTAL 800 10800 3600 1440

0TOTAL en € 2500 850 3350

A.I.4. Otros servicios técnicos (Asistencias técnicas, capacitación, formación, difusión...)Para el diseño del material educativo

Tipo de asesoramiento /capacitación

Cantidad

de RR HH

Total de tiempo

contratado

Costo unitario AECI INCLUI

RCONICE

T Total

Honorarios para realizador de video / sonidista

1 30 medias jornadas 150 3500 1000 4500

Honorarios para camarógrafo

1 30 medias jornadas 150 3500 1000 4500

Honorarios para contenidista / urbanista (para jornadas de filmación) Cira

1 30 medias jornadas 150 2500 2000 4500

Honorarios para editor 1 80 horas 30 2400 2400

Honorarios para diseñador editorial

1 14 jornadas 300 4200 4200

36

Honorarios para contenidistas (para materiales gráficos) Cira

2 15 jornadas 200 3000 1500 1500 6000

Honorarios para ilustrador 1 40 ilustraciones 50 1500 500 2000

Honorarios para procesamiento didáctico

2 10 jornadas 300 1500 1500 3000

TOTAL 22100

7500 1500 31100

TOTAL en Euros 5050 1710 340 7100

Para el talleres de capacitación y asistencia técnica (acompañamiento en el mapeo y plan de gobierno)

Tipo de asesoramiento /capacitación

Cantidad

de RR HH

Total de tiempo

contratado

Costo unitari

oAECI INCLUI

RCONICE

T SECYT Total

Honorarios para coordinadores de actividades de asistencia técnica y capacitación

4 20 medias jornadas 200 1000

0 2000 2000 2000 16000

TOTAL en Euros 2300

460 460 460 3680

Para la difusión con métodos de comunicación alternativa

Tipo de asesoramiento /capacitación

Cantidad

de RR HH

Total de tiempo

contratado

Costo unitari

oAECI INCLUI

RCONICE

TSECY

T Total

Honorarios para cuadrilla de guerrilla televisión (incluyo a Amalia, David, Fer)

3 4 meses 1600 13800 2400 3000 19200

Honorarios para agente de prensa (Betas mismo u otro)

1 6 meses 1600 9600 9600

Honorarios para dos creativos (Betas / David / Ana Inés / Corral / Julio, etc.)

26 meses

30% dedicación

1000 6000 3000 3000 12000

Honorarios para diseñador de folletos y afiches de vía pública (Damiani)

1 6 meses 1500 5000 2000 2000 9000

37

Honorarios para animador de blogs y listas de correo (Betas)

1 6 meses 1600 7600 2000 9600

TOTAL 42000

5000 5400 7000 59400

9600 1150 1250 1600 13600

A.I.5. Arrendamientos

Alquiler de un 40% de la oficina por 18 meses a un cálculo aprox. de 1500 por mes el 100% de la oficina (600 x mes x 18) = $ 10800 = € 2500

A.I.6. Materiales y suministros no inventariables gastos de materiales consumibles en plazos inferiores a un año (material oficina, gasolinas, agua, luz, conexiones telefónicas y de red, etc...)Para el diseño del material educativo, talleres de capacitación y asistencia técnica

Rubro Cantidad Costo unitario AECI INCLUIR SECYT Total

Casetes mini DV 60 12 480 240 720

CD para bajadas en MPEG1 40 2 80 80

Baterías para equipos 20 7,50 150 150

Multiplicación de materiales en soporte papel para la capacitación de voluntarios

1000 10 5000 5000 10000

Multiplicación de materiales en soporte CD o DVD para la capacitación de voluntarios

1000 8 4000 4000 8000

Material de librería para el proceso de capacitación y la administración del proyecto

600 600

Logística y organización de la convocatoria y la capacitación de voluntarios (afiches, micros radiales, fotocopias de planillas de asistencia, etc.)

1000 1000 2000

TOTAL 10480

2070 9000 19550

Total en euros 2400 500 2100 5000

38

Para la difusión local con métodos de comunicación alternativa

Rubro Cantidad Costo unitario AECI INCLUIR

Empresas locales e Imprenta municipal

Total

Casetes mini DV 60 12 720 720

CD para bajadas en MPEG1 40 2 80 80

Baterías para equipos 20 7,50 200 200

Multiplicación de materiales gráficos (folletos, afiches)

Monto aproximad

o10000 10000 20000

TOTAL 10800 200 10000 21000Total en euros 2500 50 2300 4850

39

Para la documentación de las reuniones

Rubro Cantidad Costo unitario AECI INCLUIR Total

Casetes mini DV 300 12 3600 3600

CD para bajadas en MPEG1 150 2 300 300

Baterías para equipos 60 7,50 450 450

Material de librería para la documentación (cuadernos, lapiceras, toner, etc.)

1000 1000

TOTAL 3600 1750 5350TOTAL en € 820 400 1220

A.I.7. Viajes, alojamientos y dietas

Rubro CantidadCosto unitari

oAECI INCLUIR SECY

T Total

Viáticos y transporte de equipos de filmación

250 viáticos (jornadas de

filmación y eventos de capacitación)

50 8000 1500 3000 12500

TOTAL 8000 1500 3000 44500TOTAL en euros 1850 350 700 2900

A.I.8.1. Personal localPara la documentación de los espacios autoconvocados

Rol

Cantidad

de RR HH

Total de tiempo

contratado

Costo unitari

oAECI INCLUI

RCONICE

T Total

Honorarios para camarógrafo 1

150 ½

jornadas (8 x mes x 18 meses)

150 22500

22500

Honorarios para observador no participante

1 150 ½ jornadas 50 2500 2500 2500 7500

Honorarios para asistente de edición que suba material a you tube

1 18 meses ½ jornada 1000 9000 9000 1800

0

Honorarios para asistente de investigación

1 18 jornadas 1000 9000 9000 4200

TOTAL 43000

11500 11500 66000

40

TOTAL en Euros 9780 2620 2620 15020

Rubro Cantidad Costo unitario AECI INCLUIR CONICE

T Total

Honorarios de coordinadores del proyecto y equipo técnico

2 x 18 meses

2500 22000 22000 44000 88.000

TOTAL 5000 5000 10000 20000

A.I.9. Gastos financieros (gastos bancarios producidos de la cuenta del proyecto)

Rubro Cantidad Costo unitario AECI INCLUIR Totales

2% de comisión bancaria por transferencia internacional

400 400

0,25% de impuesto al cheque 6600 6600Mantenimiento de cuenta bancaria y emisión de chequeras

18 50 1000 1000

TOTAL 7000 1000 8000Total en euros 1600 250 1850

A.I.10. Sensibilización en España vinculada al proyecto

Rubro Cantidad Costo unitario SECYT TotalViáticos de los dos coordinadores en España por 7 días para presentar el proyecto

2 x 7 días 460 6440 6440

transporte aéreo por dos personas

2 Pasaje aéreo BUE - Madrid –

BUE en temporada baja

5000 10000 10000

TOTAL 16440 16440Total en euros 3800 3800

A.II.4 Equipos y materiales inventariables (gastos de compra de ordenadores, impresoras, mobiliario, equipos técnicos, maquinaria técnica, coches, etc. Con duración superior a un año.)

Rubro Cantidad AECI INCLUIR SECYT TotalesProyector de video 3000 3000Alquiler y/o amortización de equipos de filmación de video. Incluye equipos de iluminación y sonido

2 15000 12000 27000

Alquiler y/o amortización de equipos de edición de video 2 5000 8000 13000

Memoria externa de 500 gigas y server 3 3000 3000Impresora láser color 8320 8320TOTAL 31320 23000 54320

41

Total en euros 7200 5300 12500

B.I. GASTOS SOLICITANTE

Rubro Cantidad Costo unitario AECI INCLUIR Total

Utilización de las instalaciones y oficinas de la Institución (incluyendo servicios: Internet, luz, gas, teléfono, asistente administrativo, seguros, etc.). Se calcula un 40% de los costos totales de la institución

18 meses 2000 18000 18000 36000

Total 18000 18000 36000

Total en euros 4100 4100Cuadro final

Rubro AECI INCLUIR

CONICET SECYT

Empresas

locales e

Imprenta

municipal

Total

A.I.1. Identificación anterior a la solicitud de la ayuda 1600 1400 1600 4600

A.I.3. Auditorias 2500 850 3350

A.I.4. Otros servicios técnicos 16950 3320 2050 2060 24380

Para el material de capacitación 5050 1710 340 7100Para el acompañamiento en el mapeo y plan de gobierno (talleres de capacitación)

2300 460 460 460 3680

Para la difusión con métodos de comunicación alternativa 9600 1150 1250 1600 1360

0

A.I.5. Arrendamientos 2500 2500A.I.6. Materiales y suministros no inventariables gastos de materiales consumibles en plazos inferiores a un año

5720 950 2100 8770

Para el material de capacitación y para el acompañamiento en el mapeo y plan de gobierno (talleres de capacitación)

2400 500 2100 5000

Para la difusión con métodos de comunicación alternativa 2500 50 2300 4850

42

Para la documentación de los espacios autoconvocados 820 400 1220

40% costos fijos de Incluir por 18 mesesA.I.7. Viajes, alojamientos y dietas 1850 350 700 2900

A.I.8.1. Personal local 14780 7620 12620 35020

A.I.9. Gastos financieros (gastos bancarios producidos de la cuenta del proyecto)

1600 250 1850

A.I.10. Sensibilización en España vinculada al proyecto 3800 3800

A.II.4 Equipos y materiales inventariables 7200 5300 12500

B.I. GASTOS SOLICITANTE 5200 3000 8200

Totales 54000 32630 23540 14420 2300

43

Rubro AECIINCLUI

RCONICE

TSECY

T

Empresas

locales e

Imprenta

municipal

Total

A.I.1. Identificación anterior a la solicitud de la ayuda

1600 1400 1600 4600

A.I.3. Auditorias 2500 850 3350

A.I.4. Otros servicios técnicos 16950

3320 2050 20602438

0

A.I.5. Arrendamientos 2500 2500

A.I.6. Materiales y suministros no inventariables gastos de materiales consumibles en plazos inferiores a un año

5720 950 2100 23001107

0

A.I.7. Viajes, alojamientos y dietas 1850 350 700 2900

A.I.8.1. Personal local 14780

7620 126203502

0A.I.9. Gastos financieros (gastos bancarios producidos de la cuenta del proyecto)

1600 250 1850

A.I.10. Sensibilización en España vinculada al proyecto

3800 3800

A.II.4 Equipos y materiales inventariables 7200 5300

12500

B.I. GASTOS SOLICITANTE 5200 3000 8200

Totales 54000

32630 235401442

02300

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Notas para elaborar el presupuesto del Programa INICIATIVAS

Componente financiamiento de proyectosSe requieren $ 4.000 para el diseño de la línea de financiamiento (Fundación Indep.) y $ 20.000 por provincia para microcréditos que después se completará con plata del FONCAP. Estos fondos serán administrados por la Fundación en conjunto con Microsol Crédito Jujeño y por el CIET.

Total componente financiamiento de proyectos: $ 84.000

Componente material didáctico12 copias de videos $ 120Impresión de 2.500 ejemplares de un manual (o varias cartillas) para los beneficiarios de un total de 250 páginas en A4 a un color $ 4.000Impresión de 20 guías para el docente de unas 50 pag. $ 70Impresión de 20 conjuntos de materiales para el trabajo grupal de unas 20 páginas $ 50Total reproducción $ 4.240

Video sobre microcréditoVideo sobre ideas de negocio y creatividadVideo sobre factores básicos de éxitoVideo sobre comercializaciónVideo sobre costosVideo sobre gerenciamientoVideo sobre administraciónA $ 4.000 por video son $ 28.000Viáticos para dos personas a Jujuy, Chaco y Corrientes $ 3.000Total producción de video $ 31.000Producción de originales para material gráfico $ 4.760

Total producción de material didáctico: 40.000 (a cargo de Incluir)

Componente capacitación de promotoresSe van a hacer tres capacitaciones: - una al principio de la etapa piloto (en Jujuy), cinco días- otra al final de la etapa piloto (en Corrientes), cinco días- una tercera a los seis meses de haber comenzado la implementación de la segunda etapa del

Programa, tres días- una reunión final de evaluación, tres días.Las últimas dos reuniones, en lugares a definir.Transporte de los participantes hasta el lugar de realización de la capacitación $ 1.000.

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Costos de las reuniones de 5 días:Estadía durante 4 noches 40 tipos más 2 capacitadores.40 $ por día por persona = $ 160 por persona x 42 = aprox 6.640. Esto lo van a poner las provincias.

Honorarios de 2 capacitadores x 5 días a $ 400 = $ 4.000Materiales varios, alquiler de equipos de proyección = $ 400.Viáticos para cada participante $ 40 (x 40) = $ 1.600Total por una capacitación $ 13.800Total que aporta el Programa por capacitación de 5 días: $ 7.000

Costos de las reuniones de 3 díasEstadía durante 2 noches 40 tipos más 2 capacitadores.40 $ por día por persona = $ 80 por persona x 42 = aprox $ 3.360. Esto lo van a poner las provincias.Honorarios de 2 capacitadores x 3 días a $ 400 = $ 2.400Materiales varios, alquiler de equipos de proyección = $ 300.Viáticos para cada participante $ 30 (x 40) = $ 1.200Total por una capacitación $ 7.260Total que aporta el Programa por capacitación de 3 días: $ 3.900

Total por tres capacitaciones (la primera y segunda de cinco días, la tercera y la reunión final de tres días: $ 21.800 Total de aporte de las provincias: $ 20.000Los capacitadores serán aportados por las tres instituciones

$ 21.800 para las capacitaciones de los promotores

Componente asistencia técnica Recorridos semanales de un asesor técnico (coordinador local) por las localidades. H. G. en Jujuy, A. o T. en Corrientes, H. M. en el Chaco, alguien en Formosa.Por día: $ 100 de honorarios. Cada asesor trabajaría un día por semana, coordinando el trabajo de los 10 promotores a cargo.Un coordinador por provincia. $ 400 por semana de honorarios = $ 1.600 por mes.Viáticos = $ 80 por semana, $ 320 por mes, $ 1.280 por las 4 provincias$ 2.560 por mes. Esto lo tendría que garantizar la provincia. En el caso de Formosa, al limitarse el trabajo a la Capital, no habría mucho gasto de viático.x 15 meses = $ 21.120Se distribuirá de modo proporcional entre Fundación Independencia y el CIET28.800 para asistencia técnica.

Costo de administración del Proyecto (CIET) 3% del monto total del proyecto. $ 5.400

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Resumen: Fondo de microcrédito $ 84.000Materiales de capacitación $ 40.000Capacitación de promotores $ 21.800Supervisión y asistencia técnica de promotores $ 28.800Administración $ 5.400

Total $ 180.000

Falta considerar el trabajo de los promotores (animadores comunitarios financiados por municipios, profesionales beneficiarios del Plan Jefes y Jefas como contraprestación, técnicos de agencias de desarrollo local, etc.). Calculamos un honorario mensual de $ 150 para que cada uno de los 40 promotores dé asistencia técnica a entre 3 y 4 empresas cada uno. Son $ 6000 x 12 meses = $ 72.000.-

Estaría faltando plata para la coordinación general del proyecto, para los gastos fijos de las instituciones y para algunas cuestiones relacionadas con el manejo de los fondos de microcrédito. Estamos muy muy justos y es imprescindible ampliar este financiamiento con otros aportes…

En estos dos ejemplos es posible ver dos formas distintas de llevar las notas de la trastienda. En el primer caso se optó por repetir las tablas de la convocatoria formal, agregando detalle de qué se incluye en cada uno de los rubros. En el segundo caso las notas son más informales, y no se realizaron tablas, sino que se fueron escribiendo detalles e ideas, incluyendo ya los nombres de los futuros responsables de las actividades y otros comentarios relacionados con los gastos a realizarse.

Cada convocatoria y cada contexto es diferente y no hay un único modo de hacer este tipo de notas.

La idea, como dijimos al comienzo, es darles un tiempo para que vayan formulando el presupuesto del proyecto que presentarán como trabajo final y puedan traer sus presupuestos para la consulta en el espacio de tutoría. Allí ver los presupuestos y discutir los criterios y la lógica con que se han hecho.

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