catalogo de clasificacion de series · pdf filecomité tecnico interno de ......

COMITÉ TECNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÒN DE DOCUMENTOS

Medellín No. 202, 1º. Piso, Colonia Roma Sur, Delegación Cuauhtémoc, C.P. 06700 Tel. 5265-0780 Ext. 1530

Catálogo de Series Documentales

Página 1

CATALOGO DE CLASIFICACION DE SERIES DOCUMENTALES DE LA PROCURADURÍA

AMBIENTAL Y DEL ORDENAMIENTO TERRITORIAL DEL DISTRITO FEDERAL.




Página 2

Contenido I. Presentación 3 II. Objetivos del Sistema 3 III. Componentes del Sistema de Clasificación de Expedientes 4 IV. Políticas e instrucciones para la Clasificación de expedientes 5

en la Procuraduría ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal

IV.1.- Políticas IV.2.- Instrucciones para la clasificación de expedientes V. Ejemplos de Clasificación 10 VI. Ordenación de expedientes 12 Anexos: 1.- Tabla de Determinantes de Oficina 2. - Cuadro General de Clasificación de Asuntos por Series Documentales 3. - Formato para la carátula de expedientes




Página 3

I. Presentación. La Clasificación de Asuntos para los expedientes que se producen dentro de la

Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal, constituye uno de

los aspectos de carácter técnico de mayor relevancia que se requiere como parte de su

sistema de administración de documentos y para modernizar los servicios archivísticos de la

institución.

En el presente documento se describen los componentes que integran la

Clasificación de Asuntos por Series Documentales, y las instrucciones para su aplicación a

nivel de todas las Unidades Administrativas de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento

Territorial del Distrito Federal

II. Objetivos del Sistema • Sistematizar la integración, codificación, ordenación, localización, acceso y control de los

expedientes de la PAOT, de acuerdo con su origen estructural dentro de la entidad y las

funciones de las que deriva su creación.

• Unificar los criterios de clasificación en la PAOT estableciendo un código de clasificación

estructural-funcional por series documentales.

• Incorporar para cada una de las series documentales, un código clasificador que permita

un tratamiento sistemático y homogéneo del conjunto de los acervos que se generen en

la PAOT, dentro de cada una de sus Unidades Administrativas, así como de los

expedientes individuales que integran a cada una de las series.

• Facilitar el acceso a los expedientes tanto por parte de sus usuarios directos, esto es, los

responsables de las áreas documentales, así como de los funcionarios o usuarios en




Página 4

general que deseen consultar los acervos de conformidad con la legislación vigente en la

materia.

• Facilitar la ubicación topográfica de los acervos producidos por todas las Unidades

Administrativas dentro de sus Archivos de Trámite, así como su transferencia al Archivo

de Concentración e Histórico de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento

Territorial del Distrito Federal, cuando se trate de documentación administrativa, bajo la

responsabilidad de la Coordinación Administrativa y de los Archivos Sustantivos,

cuando se trate de denuncias o actuaciones de oficio concluidas y su utilidad inmediata

haya prescrito de conformidad con el catálogo de disposición documental de la

institución, bajo la responsabilidad de la Subprocuraduría de Asuntos Jurídicos.

III. Componentes del Sistema de Clasificación La Clasificación de Asuntos por Series Documentales de la PAOT, se integrará con los

siguientes componentes:

Cuadro General de Clasificación de asuntos El cuadro general de clasificación de asuntos de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento

Territorial del Distrito Federal es un instrumento sistemático de la información documental

asociada a las diversas Unidades Administrativas de la institución, de conformidad con las

funciones o atribuciones que le corresponden a cada una de ellas y está compuesto por los

elementos siguientes:

Una Tabla de Determinantes de Oficina

Un Cuadro General de Clasificación de Series Documentales

Seguidamente se describe cada uno de los componentes arriba citados.




Página 5

Tabla de Determinantes de Oficina La Tabla de determinantes de Oficina es sólo un listado de la estructura administrativa de la

institución, a las que les corresponde una clave de identificación, que forma parte del código

clasificador general.

Catálogo de Series Documentales El Catálogo de Series Documentales solo es, en rigor, un listado de series que corresponden a

las funciones o atribuciones de las Unidades Administrativas de la institución, a las que se les

asigna una clave o código de identificación. Con este instrumento y el código de determinante

de oficina que corresponda a cada área se forma el Cuadro General de Asuntos, mismo que

auxiliará al personal encargado de la apertura, integración y ordenación de expedientes, en la

Clasificación de los diversos asuntos bajo su responsabilidad, en cada Unidad Administrativa

de la PAOT.

IV. Políticas e instrucciones para la Clasificación de expedientes en la Procuraduría

Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal

Con el objeto de que en todas las Unidades Administrativas de la PAOT se instrumente el

Sistema de Clasificación de Asuntos por Series Documentales, se describen las políticas e

instrucciones para la apertura de expedientes, la asignación de sus códigos clasificadores de

acuerdo con la Serie Documental a la que pertenezcan, la generación de carátulas de

identificación de los expedientes y la ordenación de los mismos en los archivos de trámite de la

institución.




Página 6

IV.1. Políticas

1. Todos los expedientes que se abran en la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento

Territorial del Distrito Federal, como parte de sus gestiones regulares, deberán tener

asignado un numero clasificador, en todos los casos los expedientes deberán estar

integrados por un tema, materia o un asunto en particular, bajo la responsabilidad del

área o unidad administrativa productora o usuaria de los mismos.

2. El código clasificador que se le asigne a los expedientes, deberá coincidir plenamente

con la serie documental a la que pertenezcan los distintos asuntos objeto de

clasificación. Para identificar plenamente la serie a la que pertenece el asunto bajo

clasificación, el personal encargado de abrir y clasificar expedientes deberá consultar el

catálogo de series documentales del sistema.

3. El Sistema de clasificación de asuntos por series documentales tiene un código

específico para cada área, mismo que deberá registrarse como parte del código

clasificador de cada expediente y con el objeto de conocer cuál fue la unidad

administrativa productora del expediente en cuestión.

4. Para que el personal responsable de la apertura de expedientes efectué con eficiencia el

proceso de clasificación, contará con el apoyo del Catálogo de Series Documentales, en

el que se señalan los nombres, descripción y claves de las series documentales que

produce o maneja cada área , así como una determinante de oficina, que constituye una

clave que dentro del sistema de clasificación identifica e individualiza a todas y cada una

de las Unidades Administrativas de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento





Página 7

5. Todas las áreas de la PAOT deberán usar el mismo tipo de fólder y carpetas para

homogeneizar la clasificación de los expedientes, por lo que éstos deberán tener el

mismo color, tamaño y tipo de rotulación que se hará con una carátula estandarizada

para toda la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal,

con el objeto de unificar la ordenación de los expedientes en los diversos archivos de

trámite de la institución.

6. Así, se recomienda que los expedientes técnicos o sustantivos de la gestión institucional

de las Subprocuradurías de Ordenamiento Territorial, Subprocuraduría de Protección

Ambiental y Subprocuraduría de Asuntos Jurídicos y sus áreas de adscripción se

manejen en fólder, a los que se les adherirá una carátula estandarizada en la que se

registrarán los datos y clave clasificatoria de los expedientes, éstos deberán registrar los

datos clasificatorios del expediente tanto en la pestaña del fólder, como en la carátula de

los mismos. Los expedientes que contengan la información adjetiva o de apoyo a la

gestión, asociados a las funciones de carácter administrativo de la PAOT, tales como

recursos humanos, materiales, financieros, capacitación, asesoría, sistemas o

participación ciudadana y difusión, podrán resguardarse en carpetas de las llamadas

Letfort, mismas que deberán también tener su carátula identificadora, los cuales al hacer

la transferencia primaria, se hará el cambio a folder debidamente identificada.

7. Los expedientes, en cualquier guarda, no deberán tener un grosor mayor a los 10 cm,

con el objeto de conservarlos adecuadamente. Si un asunto rebasa los diez cm. de

grosor, deberá abrirse un segundo volumen del mismo expediente, y así sucesivamente

identificándolo como: Tomo, Anexo y/o legajo.

8. También se evitará, colocar elementos que lastimen al papel. (grapas, clips, etc)

9. La Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal, cuando

proceda a la organización de Archivos que emitan las instancias normativas

competentes, deberá actualizar anualmente el registro de las series documentales,




Página 8

incorporando o eliminando las que procedan de acuerdo con los cambios de estructura y

funcionamiento que sufra en el tiempo la Institución.

10. Tanto los expedientes del acervo técnico, como los del acervo administrativo, deberán

integrarse en una forma lógica, esto es, por asunto, tema o materia y en forma

cronológica, esto es, por fechas, ordenando internamente la documentación del

expediente con el criterio de organización siguiente: el documento de fecha más antigua

en la parte final de la carpeta o fólder que lo contenga y el documento más reciente en la

parte inicial. para el control de los documentos, el expediente deberá foliarse en todas

sus fojas, como un elemento de seguridad e integridad de la información que contenga,

iniciando la numeración del documento más antiguo ubicado en la última foja al

documento más reciente ubicado en la primera foja del fólder, incluyendo la bitácora o

índice, si existiera algún error en la numeración de los folios, deberá testarse y

rubricarse por el responsable del expediente, corrigiendo el error.

11. Todas las fojas de los expedientes de denuncias e investigaciones de oficio deben ir

foliadas, entreselladas con el sello de la PAOTDF y contar con el sello de “sin texto” en

la parte posterior de las fojas que no tengan información.

12. Dentro de cada expediente el personal encargado de la clasificación de los mismos,

podrá incorporar los separadores que se consideren necesarios a efecto de identificar,

agrupar y sistematizar más adecuadamente la información contenida dentro de los

expedientes. opcionalmente podrá colocarse un índice o bitácora del contenido del

expediente al inicio del mismo

13. Los documentos de los expedientes de denuncia e investigación de oficio que contengan

información confidencial, como por ejemplo, los datos personales del denunciante,

deberán separarse en un apartado que contenga la leyenda “información confidencial”,

en la parte posterior del expediente.




Página 9

Si las unidades administrativas de la PAOT no cuentan con un servicio de archivo de trámite

formalmente establecido, será el propio personal adscrito a cada una de las áreas internas de

la Unidad Administrativa (empleados o personal secretarial), el encargado tanto de la

integración de expedientes, como de su clasificación, rotulación y resguardo en su propia área

de adscripción.

IV.2. Instrucciones para la clasificación de expedientes De acuerdo con lo anterior, para clasificar los expedientes de los distintos asuntos, deberán

seguirse los siguientes pasos, en cada Unidad Administrativa de la PAOT:

• Tener el Cuadro General de Series Documentales a fin de conocerlo con precisión y

consultarlo cuando sea necesario para apoyar la apertura y clasificación de los expedientes

individuales que se produzcan o manejen en la diversas Unidades Administrativas de la

Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal. Recordar que a

cada serie le corresponde una clave específica que se menciona en este mismo catálogo.

• Conocer la Tabla de Determinante de Oficina que individualiza al área sobre la que se está

ejerciendo el proceso clasificatorio, ya que esta clave deberá siempre registrarse en los

expedientes que abra para la Unidad Administrativa en cuestión.

• Una vez que cuente con los instrumentos de trabajo arriba descritos, que los conozca y

maneje bien, estará en condiciones de integrar expedientes nuevos debidamente identificados

con el área que los produce y la serie documental o función a la que pertenecen.

• Para efectuar el registro clasificatorio de sus expedientes, además de lo anterior, deberá

registrar los datos siguientes en la carátula de los fólder o carpetas que contengan la

documentación del expediente respectivo: El número de expediente yo nombre del asunto

específico que se clasificará, un número progresivo de la apertura de expedientes (dado en

series anuales) y el año al que corresponde su apertura.




Página 10

• De esta forma los datos totales que deberán registrarse en cada nuevo expediente que se

abra en cualquier Unidad Administrativa de la PAOT serán los siguientes:

1. La clave de Determinante de la Oficina que corresponda a cada Unidad Administrativa

de la PAOT.

2. La clave de la Serie Documental a la que pertenece el asunto sujeto a clasificación.

(mismo que encontrará en su Catálogo de Series Documentales de la PAOT).

3. El nombre del asunto específico de que trata el expediente que se abre. (Que se

asignará de conformidad con el asunto, tema o materia de que trate el expediente)

4.- El numero progresivo que corresponde al expediente.

5. El año de apertura del expediente que se clasifica

Adicionalmente en el cuerpo de la carpeta deberá anotarse, de ser el caso, si el expediente es

público o confidencial, el plazo de reserva del expediente, así como la fecha en que se

desclasificará para su consulta pública. En caso de que el expediente se considere como

confidencial deberá anotarse tal característica en el propio cuerpo de la carátula del

expediente. También se anotará, de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental

de la PAOT, el tiempo que el expediente se resguardará en el Archivo de Trámite de la Unidad

Administrativa productora, así como el tiempo que se resguardará en el Archivo de

Concentración e Histórico, cuando se trate de documentación administrativa, o bien cuando se

trate de documentación sustantiva o técnica, entendiéndose por esta los expedientes de

denuncia y de actuaciones de oficio concluidas. En ambos casos se señalará también la

disposición final que corresponda a los expedientes, esto es, el destino final de los mismos una

vez que prescriben sus valores administrativos, legales y fiscales de conformidad con el propio

Catálogo de Disposición Documental de la PAOT.

V. Ejemplos de Clasificación Para facilitar la compresión de este proceso de clasificación, a continuación se describen un

par de ejemplos. En el primer caso se describe un caso hipotético asociado a las funciones




Página 11

técnicas o sustantivas de la PAOT y en el segundo caso un ejemplo para la documentación

administrativa de la institución:

Ejemplo 1: Clasificación de expediente La Subprocuraduría de Protección Ambiental (SPA) abrirá un expediente nuevo, relativo a la

recepción de correspondencia, para abrir este expediente se realizarán las actividades

siguientes:

1. Revisará en la Tabla de Determinantes de Oficina que clave corresponde a esta Unidad

Administrativa.

2. Seguidamente, registrará en la CARÁTULA DEL MISMO, dicha determinante de oficina

que para nuestro ejemplo es la clave MX09-GDF01-PAOT-05-300/200 misma que

designa a la Subprocuraduría de Protección Ambiental.

3. Después revisará su Catálogo de Series Documentales a fin de identificar la Serie a la

que pertenece el Asunto del expediente que abrirá.

4. Una vez identificada la Serie Documental, procederá a registrar la clave de la serie

identificada en el catálogo, esto es, para nuestro ejemplo, la clave No. 1 que

corresponde a “Correspondencia General” al escribir está clave, seguidamente de la

determinante de oficina, deberá separar ambas claves con una guión.

5. Asimismo registrará, seguidamente del asunto de que trata el expediente, separado con

un guión, el número progresivo que le corresponde al expediente que abre la

Subprocuraduría de Protección Ambiental y el año de apertura, separando estos dígitos

con un guión. Para nuestro ejemplo, será el 1- 2011.




Página 12

De acuerdo con lo anterior, la clasificación asignada al expediente recién abierto será:

MX09-GDF01-PAOT-05-300/200-1-Correspondencia General- 2011 donde :

MX09-GDF01-PAOT-05-300: Corresponde a los códigos asignados por la Oficialía Mayor

del D.F., acorde a su estructura orgánica, esto es MX (México), 09 (identifica al D.F.),

GDF01 (Gobierno del Distrito Federal), PAOT (siglas de la institución), 05, significa que es

una institución ambiental y 300, identifica que es una Órgano descentralizada del Gobierno

del Distrito Federal.

/200: Corresponde a la Determinante de Oficina de la Subprocuraduría de Protección

Ambiental.

El Número 1 : Corresponde a la Serie “Correspondencia General”, de acuerdo con

el Catálogo de Series Documentales

2011: Corresponde a la identificación, mediante número progresivo y año de apertura, del

expediente individual dentro de la serie.

Quedando la clave como se menciona al inicio del ejemplo

MX09-GDF01-PAOT-05-300/200-1-Correspondencia General- 2011 Ejemplo 2: Clasificación de Expedientes Administrativos La Coordinación Administrativa realiza una licitación pública nacional para la compra de equipo

de cómputo. La clasificación del expediente respectivo sería como sigue:




Página 13

MX09-GDF01-PAOT-05-300/400-23- Equipos de cómputo LPN-10-2011 Tal código clasificatorio estaría indicándonos lo siguiente:

MX09-GDF01-PAOT-05-300: Corresponde a los códigos asignados por la Oficialía Mayor

del D.F., acorde a su estructura orgánica, esto es MX (México), 09 (identifica al D.F.),

GDF01 (Gobierno del Distrito Federal), PAOT (siglas de la institución), 05, significa que es

una institución ambiental y 300, identifica que es una Órgano descentralizada del Gobierno

del Distrito Federal.

/400: Corresponde a la determinante de Oficina de la Coordinación Administrativa

23 : indicaría el código de la serie documental “ Licitaciones Públicas Nacionales e

Internacionales”

“Equipos de cómputo LPN ”: Indicaría el nombre del asunto 10-2011: indicaría que se

trata del expediente o carpeta No. 10, abierto en el año de 2011, para la serie documental

Licitaciones Públicas.

VI. Ordenación de expedientes La ordenación de expedientes es un elemento complementario a la clasificación de asuntos,

por lo tanto, una vez clasificados los expedientes, esto es, identificados, agrupados y

sistematizados, con la señalización de sus claves y datos básicos, podrán ordenarse para su

control y acceso en el mobiliario físico que se destine para su resguardo en cada Unidad

Administrativa de la PAOT, utilizando el criterio de ordenación que mejor convenga a los

intereses de sus usuarios.

Los expedientes se deberán ordenar en los muebles de archivo de conformidad con el criterio

de ordenación que mejor convenga a su organización interna, respetando siempre el código de

clasificación que se les asigne en cada caso.




Página 14

Por ejemplo

o Si un área decide ordenar sus expedientes siguiendo el criterio de ordenación alfabético,

entonces tendrá que hacerlo tomando como referencia el nombre o la denominación del

asunto que se asigne a los expedientes en cuestión.

o Si, por el contrario, desea ordenarlos siguiendo un criterio numérico progresivo,

entonces los expedientes tomarán como referencia los dígitos del código que se

registraron en el código del expediente antes del año.

o Si el expediente se ordena siguiendo el criterio cronológico, entonces se toman como

referencia los dígitos del número progresivo y año en que se abrió el expediente en

cuestión.

Los métodos de ordenación habituales son los siguientes: Alfabético

Numérico

Alfa – numérico

Onomástico

Cronológico

Geográfico

Cromático

Estructural (por el código del área)

Funcional (por el código de la serie)

Finalmente, conviene, como auxiliar del método de ordenación, identificar los muebles en los

que se depositan físicamente los expedientes, marcándolos con una señalización clara.

Normalmente, sea que los expedientes se almacenen en archiveros convencionales o en

estantería abierta, el criterio de colocación de los expedientes es de arriba abajo y de izquierda

a derecha.




Página 15

Además de lo anterior, cada archivo de trámite deberá generar sus inventarios de expedientes,

en los que deberá quedar claramente identificado qué expedientes se encuentran en los

distintos niveles de los archiveros o estantes que se usen, a efecto de facilitar un acceso

controlado al Archivo físico que se ha clasificado.

TABLA DE DETERMINANTES

UNIDADES ADMINISTRATIVAS

AREAS CÓDIGO POR ÁREA ESPECÍFICA

C. OFICINA DEL PROCURADOR

MX09-GDF01-PAOT-05-300/100

DIRECCIÓN DE RELACIONES

INTERINSTITUCIONALES

MX09-GDF01-PAOT-05-300/110

CONSEJO DE GOBIERNO

MX09-GDF01-PAOT-05-300/151

COMITÉ TÉCNICO ASESOR

MX09-GDF01-PAOT-05-300/152

COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

MX09-GDF01-PAOT-05-300/153

COMITE DE TRANSPARENCIA

MX09-GDF01-PAOT-05-300/154

SUBCOMITE DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTO Y PRESTACIÓN

DE SERVICIOS

MX09-GDF01-PAOT-05-300/155

SUBPROCURADURÍA

DE PROTECCIÓN AMBIENTAL

MX09-GDF01-PAOT-05-300/200

DIRECCIÓN DE ATENCIÓN

E INVESTIGACION DE

MX09-GDF01-PAOT-05-300/210




Página 16

DENUNCIAS AMBIENTALES

DIRECCIÓN DE PROMOCION Y

SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO

NORMATIVO EN MATERIA AMBIENTAL

MX09-GDF01-PAOT-05-300/220

DIRECCIÓN DE ESTUDIOS,

DICTÁMENES Y PERITAJES DE

PROTECCIÓN AMBIENTAL

MX09-GDF01-PAOT-05-300/230

SUBPROCURADURÍA DE ORDENAMIENTO

TERRITORIAL

MX09-GDF01-PAOT-05-300/300

DIRECCIÓN DE ATENCIÓN

E INVESTIGACIÓN DE DENUNCIAS DE

ORDENAMIENTO TERRITORIAL

MX09-GDF01-PAOT-05-300/310

DIRECCIÓN DE PROMOCION Y

SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO

NORMATIVO EN MATERIA DE ORDENAMIENTO

TERRITORIAL

MX09-GDF01-PAOT-05-300/320

DIRECCIÓN DE ESTUDIOS, DICTAMENES Y PERITAJES DE

ORDENAMIENTO

MX09-GDF01-PAOT-05-300/330




Página 17

TERRITORIAL

SUBPROCURADURÍA

DE ASUNTOS JURIDICOS

MX09-GDF01-PAOT-05-300/500

DIRECCIÓN DE SERVICIOS

JURIDICOS

MX09-GDF01-PAOT-05-300/510

DIRECCIÓN DE DENUNCIAS Y ATENCION CIUDADANA

MX09-GDF01-PAOT-05-300/520

DIRECCIÓN CONSULTIVA Y PROCEDIMIENTO

ARBITRAL

MX09-GDF01-PAOT-05-300/530

UNIDAD DE ARCHIVO DE

CONCENTRACION E HISTORICO

MX09-GDF01-PAOT-05-300/540

COORDINACIÓN

ADMINISTRATIVA

MX09-GDF01-PAOT-05-300/400

SUBDIRECCIÓN DE

RECURSOS FINANCIEROS Y HUMANOS

MX09-GDF01-PAOT-05-300/410

SUBDIRECCIÓN DE MX09-GDF01-PAOT-05-300/420




Página 18

RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

COORDINACIÓN TÉCNICA Y DE

SISTEMAS

MX09-GDF01-PAOT-05-300/600

SUBDIRECCIÓN DE

INFORMACIÒN, SISTEMAS Y SOPORTE TECNICO

MX09-GDF01-PAOT-05-300/610

SUBDIRECCIÓN DE FORMACIÓN DE CAPACIDADES

MX09-GDF01-PAOT-05-300/620

COORDINACIÓN DE

PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y

DIFUSIÓN

MX09-GDF01-PAOT-05-300/700

SUBDIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN Y

DIFUSIÒN

MX09-GDF01-PAOT-05-300/710

SUBDIRECCIÓN DE

ATENCION CIUDADANA Y

MX09-GDF01-PAOT-05-300/720




Página 19

PARTICIPACION SOCIAL

OFICINA DE

INFORMACIÓN PÚBLICA

MX09-GDF01-PAOT-05-300/900

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN DE ASUNTOS POR SERIES DOCUMENTALES

CLAVE SERIE DOCUMENTAL DESCRIPCIÓN

01

Correspondencia General

Oficios y Documentos que ingresan de diferentes

Autoridades externas e internas

02

Minutarios

Oficios y Atentas Notas, externas e internas

generadas por las Unidades Administrativas de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento


03

Consejo de Gobierno

Carpeta con Minutas, calendarios de sesiones y

seguimiento de acuerdos

04

Comité de Control y Auditoria



05

Comité Técnico Asesor



06

Comité de Transparencia



07

Comitê Técnico Interno de

Administración de Documentos

Carpeta con Minutas, calendario de sesiones y


08

Sistema de Gestión de Calidad

Carpeta con Minutas, documentación controlada,

acuerdos y seguimiento




Página 20

09

Investigación de Denuncia

Ambiental y Territorial

Expedientillo de Denuncia que integran los

siguientes documentos: Denuncia ciudadana y anexos, acuse, oficio de turno de denuncia, acta

circunstanciada, reconocimiento de hechos, solicitudes de información, respuesta de solicitud y

resolución

10

Investigación de Oficio, Ambiental y Territorial

Expediente integrado por los siguientes

documentos: Acuerdo de inicio de investigación de oficio, acuerdo de radicación, acta circunstanciada, solicitud de información, respuesta de la solicitud,

resolución y notificación

11

Dictámenes Ambientales y

Territoriales

Expediente de dictámenes ambientales y

territoriales solicitados por Ciudadanos, Unidades Administrativas y Diversas Autoridades del Distrito

Federal

12

Asesorías

Cedulas de Asesoría a los ciudadano y diversas

autoridades

13

Convenio con Autoridades

Proyecto del Convenio, propuesta de modificación

y convenio final

14

Juicio de Amparo

Demanda, informes, audiencias, actuaciones,

sentencia y recursos

15

Denuncia Administrativa

Solicitud de área, denuncia, actuaciones y

resolución

16

Denuncia Penal

Solicitud de área, denuncia, actuaciones, consignación ó acuerdo de no ejercicio

17

Recurso de Inconformidad

Escrito inicial, acuerdo, solicitud de informe y

resolución

18

Juicios de Nulidad

Demanda, contestación, notificación, actuaciones,

audiencias, sentencias y recursos

19

Procedimientos

Demanda, audiencia, actuaciones y laudo




Página 21

Laborales

20

Solicitudes de Información

Pública

Solicitud del (la) Ciudadano (a), solicitud de

informe a diversas áreas, respuesta e informe

21

Derechos Humanos

Solicitud de la Comisión de Derechos Humanos,

respuesta e informe

22 Convenio Proyecto de convenio, propuesta de modificaciones y convenio final

23

Licitaciones Públicas e

Internacionales

Expediente de procedimiento de licitación llevado a

cabo

24

Capacitación

Expediente con programa de capacitación para

servidores público

25

Licitaciones consolidadas

(Oficialía Mayor)

Proceso de Adquisición que lleva a cabo la

Oficialía Mayor a través de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales

26

Informes Programáticos

Presupuestales

Información Financiera programática y

presupuestal, correspondiente a la Contraloría General del D.F., COCOE y a la Subsecretaria de

Egresos (Informe de avances y resultados)

27

Subcomité de Adquisiciones,

Arrendamiento y Prestación de Servicios

Carpeta de Minutas de sesiones ordinarias y

extraordinarias

28

Nómina

Movimientos IMSS, pago de cuotas obrero patronales (SUA), 2% sobre nómina, ISR y

Nóminas

29

Presupuesto

Pólizas de cheque, informes programáticos,

rechazos de CLC, flujo de efectivo y CLC

30

Control de asistencia,

prestaciones y credencialización

Contraloría Interna, DAP 22, DAP 23, vacaciones,

tabulador, seguro institucional, credencial, dictámenes autorizados de plazas, formatos

Infonavit, tarjeta de débito, cálculo salario diario integrado

31

Contabilidad

Documentación soporte de aportaciones, ingresos




Página 22

por licitaciones, pago de proveedores, prestación de servicios y al personal, estados de cuenta

bancaria e informes financieros

32

Contratos

Seguimiento y revisión de bases, proceso de

licitación y revisión de contratos

33

Cuenta Pública

Información financiera programática y

presupuestal, correspondiente al cierre del ejercicio

34

Expediente de Personal

Personal de estructura, Técnicos operativos, Baja,

Servicio Social y Asistencia

35

Invitaciones Restringidas a

cuando menos tres proveedores

Expediente del proceso de invitación restringida a

cuando menos 3 proveedores llevada a cabo

36

Adjudicaciones Directas

Expediente de procedimiento de adjudicación directa llevados a cabo

37

Programa de Inventarios de

Bienes Instrumentales

Carpeta de inventarios de bienes patrimoniales

38

Contratación de Honorarios Asimilados a Salarios DAP’s

Expediente con las diferentes autorizaciones que se requieren para la contratación de horarios por

cada ejercicio fiscal

39

Elaboración de Manuales

Administrativos en Materia e Recursos Materiales y Servicios

Generales

Expediente de los diversos manuales que aplican

en la materia.

40 Programa Anual de Adquisiciones

Expediente de las partidas que constituyen el Programa Anual de Adquisiciones de cada ejercicio

fiscal

41

Informe sobre contrataciones

realizadas al amparo de los Art. 54 y 55 de la Ley de

Adquisiciones del D.F.

Expediente que contiene en forma detallada la

relación de proveedores que se contratan bajo el amparo de estos artículos

42

Recursos Humanos

Fotocopia de nómina, transferencias, impuesto, tabuladores, cálculo de finiquitos, tarifas, diario




Página 23

oficial, Manuales de operación

43

Recursos Financieros

Carpeta

44

Memoria de Eventos

Carpeta con eventos relevantes

45

Síntesis Informativa

Carpeta con lo más relevante de la PAOT

46

Programas y Planes de Trabajo

Carpeta con Proyectos de Programas y Planes de

Trabajo y su autorización

47

Propiedad Industrial e Intelectual

Carpeta con los números autorizados asignados a la PAOT

48

Actas de Entrega Recepción

Carpeta con cada una de las Actas de Entrega

Recepción de los servidores públicos de mandos medios y superiores

49

Archivo de Concentración e

Histórico

Carpeta con Cedulas de Trasferencia Primaria y Secundaria, inventarios, correspondencia, oficios

50

Transferencias Primarias

Carpeta con Cedulas de Trasferencia Primaria

51

Transferencias Secundarias

Carpeta con Cedulas de Trasferencia Secundaria

52 Seguimiento a Resoluciones Carpeta con Resoluciones

53 Acciones Precautorias Carpeta

54 Solicitudes de Opiniones

Jurídicas

Carpeta con solicitudes

55 Juicios de Lesividad Expediente del juicio

56 Medios de Comunicación Carpeta (Directorios de Servidores Público GDF y

Gobierno Federal, Prensa Escrita, Televisión,

Radio)

57 Programa de Promoción y de

Difusión

Carpeta

58 Padrón de OGN’S Carpeta

59 Solicitudes de Servicio en

INTRANET y SASD

Carpeta de Control

60 Recursos de Revisión a Carpeta con los Recursos de Revisión




Página 24

Solicitudes de Información

Pública

61 Servicio Social

Carpeta con prestadores de Servicio Social y

Prácticas Profesionales

62 Cedulas de Evaluación a Denunciante

Carpeta con cedulas

EXPEDIENTE: PAOT/520-01-2011

FONDO: Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal

SUBFONDO: Subprocuraduría de Asuntos Jurídicos

SECCIÓN: Dirección de Denuncias y Atención Ciudadana

SERIE: MX09-GDF01-PAOT-05-300/520-01-Correspondencia General-2011

FOJAS: APERTURA: CIERRE:

VALOR DOCUMENTAL ACCESO ADMINISTRATIVO

PUBLICO

FISCAL/CONTABLE

RESERVADO

LEGAL

CONFIDENCIAL

01/01/2011

31/12/2011

1 de

X

X




Página 25

PLAZO DE CONSERVACIÓN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVO HISTORICO

Art. 259, fracción III del Código Penal para el Distrito Federal. Comete el delito de ejercicio ilegal del servicio público, el que por sí o por interpósita

persona, sustraiga, destruya, oculte, altere, utilice o inutilice, indebidamente información o documentación que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisión.

Art. 8º de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. La información de carácter personal es irrenunciable, intransferible e indelegable, por lo que ninguna autoridad podrá proporcionarla o hacerla pública, salvo que medie consentimiento expreso del titular.

Art. 47 fracción IV de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos.- Todo servidor público tendrá como obligación custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso, la sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidas de aquéllas.

Art´s 64, fracciones de la I a la VIII y 65, de la Ley de Archivos del Distrito Federal. Todo Servidor Público que enajene, sustraiga, extravié, deteriore, posea sin autorización, documentos de los Entes Públicos, será sancionado con una Amonestación, multa o destitución.

1

0

catalogo de clasificacion de series · pdf filecomité tecnico interno de ......

Documents