Caso

Implantación de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información

Caso Práctico

Document Management Services

Servicios de Digitalización y Gestión Documental

Implantación de un Sistema de Gestión de Seguridad Caso Práctico

Bartomeu Fluxà Cabrer Página 2 de 4

1 Sumario Este caso práctico hace referencia a una empresa ficticia que desea implantar un sistema de gestión de seguridad de la información. En él, se describe la situación inicial de la empresa y se plantean un conjunto de ejercicios a preparar y entregar al inicio de la clase antes de tratarlos de forma conjunta. A lo largo de las sesiones previstas se realizarán un conjunto de ejercicios complementarios relacionados con el temario impartido, ejercicios no incluidos en este documento para trabajarlos posteriormente en grupo.

2 Introducción La empresa Docmaser SL, de reciente creación, tiene como misión la venta de servicios de digitalización e indexación de documentos así como el desarrollo y venta de software de gestión documental. Está formada por un equipo de 8 personas y está ubicada en una planta baja en un edificio de oficinas nuevo en el polígono industrial de Son Prunera. En su cartera de clientes tiene gestorías, asesorías y administraciones públicas.

Debido al tipo de información que maneja, al entorno competitivo actual y a los requisitos marcados por algunos de sus clientes, Docmaser ha decidido implantar un sistema de gestión de seguridad de la información, por lo que decide contratar una empresa consultora para que le de soporte en el proceso. Para ello, antes de tener la reunión de lanzamiento del proyecto de implantación, Docmaser remite a la consultora la información detallada a continuación.

3 Cartera de servicios En la gestión de cualquier empresa se genera y se trabaja con una cantidad considerable de documentación, tanto en formato físico (albaranes, facturas, currículums, expedientes firmados…) como en formato digital (documentos de texto, hojas de cálculo, pdfs….). La gestión de toda esta información se complica a medida que pasa el tiempo: más clientes, más ofertas, más proyectos, más reuniones, más facturas… es decir, más documentación que debe ser controlada. La gestión se complica todavía más, por ejemplo, cuando se trata de una empresa con un sistema de gestión de la calidad: debe controlar la trazabilidad, el control de versiones, los accesos a los registros así como tener todos los documentos y registros identificados... Docmaser, viendo que tiene un nicho de mercado para cubrir estas necesidades, ofrece los servicios descritos en los siguientes apartados.

3.1 Servicio de digitalización de documentos

El servicio está orientado a cualquier tipo de empresa privada o pública que trabaja con papel (AZs, expedientes, fichas, carpetas…) a la que se ofrece la posibilidad de digitalizar e indexar sus archivos físicos, es decir, pasar su documentación física a formato digital. Con este servicio la empresa ahorra tiempo y espacio y aporta una manera más fácil y eficaz de consultar la documentación.

Para la digitalización se ofrecerán dos posibilidades: trasladar los documentos a las instalaciones de Docmaser o trasladar el equipo de digitalización a las instalaciones del cliente. Posteriormente hay que tratar el documento para su digitalización (desgrapar, quitar arrugas…).

Finalmente, una vez digitalizados los documentos, se ofrece al cliente la posibilidad de entregar una aplicación que tiene indexados todos los documentos y permite realizar consultas sobre ellos. Con la aplicación facilitamos y agilizamos la búsqueda del documento. Indicando el nombre del documento, número de expediente… (Según la clasificación) se obtiene de forma inmediata dicho documento.

3.2 Intranet documental

Docmaser dispone de una herramienta de gestión documental basada en entorno web llamada “IntraDoc” (Intranet documental), desarrollada internamente por la propia organización.

IntraDoc contiene inicialmente los siguientes módulos:

- Gestión documental de documentos digitales. - Gestión de foros moderados. - Gestión de links de interés.

Con IntraDoc los clientes de Docmaser obtienen, entre otras, las siguientes ventajas:

- Búsqueda rápida de documentos. El usuario no tiene que ir buscando en diferentes carpetas los documentos que necesita. A partir de una palabra clave, el tipo de documento o alguna de sus clasificaciones, se obtiene de forma inmediata el documento.

- Vistas configurables de documentos según la clasificación seleccionada: clientes, proyectos, recursos, tipos de documentos,…

- Trazabilidad en todos sus documentos. - Control de acceso a los documentos. El que

inserta el documento puede definir, por ejemplo, quien visualiza, modifica, elimina… el documento.

Para el alojamiento de IntraDoc, Docmaser ofrece dos posibilidades: servicio de hosting contratado a una empresa especializada y gestionado por Docmaser o alojamiento en los propios servidores del cliente, en cuyo caso la gestión es realizada por el propio cliente.

4 Clientes La cartera de clientes de Docmaser se centra principalmente en dos tipos de organizaciones:

- Empresas de servicios: asesorías, gestorías,

despachos de abogados, arquitectos, clínicas… - Administraciones Públicas: bibliotecas,

universidades, ayuntamientos, gobiernos autonómicos, hospitales, centros de salud, museos...

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5 Recursos e infraestructuras

5.1 Equipo

El equipo de la empresa está formado por:

- 1 Gerente. - 3 técnicos de digitalización y reprografía. - 2 analistas – programadores. - 1 técnico de sistemas y comunicaciones. - 1 auxiliar administrativo.

5.2 Instalaciones

La empresa dispone de un local en la planta baja de un edificio de oficinas ubicado en el Polígono de Son Prunera. El edificio de oficinas, de reciente construcción, está construido con criterios medioambientales, por lo que los baños son comunes y compartidos por todas las empresas del edificio.

En el local se han habilitado 8 puestos de trabajo, uno de ellos en un despacho.

Dispone además de dos zonas de archivo con 24 archivadores en total.

Se dispone de una zona para el servidor de aplicaciones y el servidor de almacenamiento, separada del resto del local por un tabique. La zona está abierta y es accesible por todo el personal de la empresa.

La distribución del local es la mostrada en la Ilustración 1.

Scanner

Scanner

CPD

Archivo

Fax

Hall del

edificio

Baños

comunitarios

Bajantes

de agua

Ilustración 1 Plano del local

5.3 Infraestructura tecnológica - Equipos informáticos:

o 1 servidor de aplicaciones o 1 servidor de almacenamiento. o 6 PCs de sobremesa. o 2 portátiles. o 1 ADSL wireles firewall router. o 1 impresora-fotocopiadora multifunción. o 1 Impresoras. o 4 escáneres. o 1 centralita telefónica. o 1 fax. o 6 discos duros externos. o 6 llaves usb.

- Software:

o Software de tratamiento digital de imágenes. o Ofimática. o Herramientas de desarrollo de software. o Software de copias de seguridad para puestos de

trabajo. o Antivirus gratuitos. o Antispam.

Servidor

ADSL Router - Wifi - Firewall

Internet

Servidor

Puestos de trabajo

Ilustración 2 Diagrama de red

6 Servicios y procesos de soporte

6.1 Internos

La empresa lleva a cabo con el personal propio los siguientes procesos de soporte: - Mantenimiento infraestructuras tecnológicas. - Procesos administrativos (contabilidad, tesorería,

gestión de cobros,…).

6.2 Subcontratados

La empresa tiene subcontratados los siguientes servicios: - Desarrollo del software. Si bien la empresa tiene

un equipo que desarrolla el software que vende, tiene subcontratada a una empresa de programación para que de soporte al desarrollo de nuevas funcionalidades.

- Gestión de Recursos Humanos, servicio proporcionado por una gestoría especializada. Da soporte a la gestión de las nóminas.

- Asesoría financiera y legal. - Servicio de limpieza: cada mañana, antes de

empezar la jornada laboral, una asistente se encarga de limpiar el local. Dispone de copia de la llave y código de alarma.

- Mantenimiento del edificio (aire acondicionado, iluminación, mantenimiento de extintores…), a cargo de la comunidad de propietarios del edificio. El encargado de mantenimiento dispone de copia de la llave y código de alarma.

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7 Ejercicios 1. Identifica los riesgos de seguridad que detectes e

indica a que elemento/s afecta.

2. Imagina que eres el consultor que das soporte a la implantación. A partir de la información inicial que te ha proporcionado la empresa, ¿Qué preguntas plantearías en la primera reunión para poder completar la identificación de los riesgos?

3. ¿Qué actuaciones propondrías para reducir o mitigar los riesgos detectados?

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