CASO DE ÉXITO S/4HANA SECTOR INMOBILI

ARIO

//Reto conseguido: Centralización de procesos sobre S/4HANA

Hablamos de la primera implantación con tecnología SAP de everis en el sector inmobiliario, todo un reto ya que fue también la primera implantación de S/4HANA sobre dicha industria.

Debido a la tipología de negocio de dicha empresa, existía una exigencia implícita en crear un sistema de gestión avanzado de los alquileres de los edi icios, centros comerciales y naves que poseía.

Asimismo, convivían otros requisitos de carácter obligatorio que eran necesarios cubrir como el de dar soporte al reporting interno y normativo, facilitar la gestión económico del pasivo de la empresa basado en operaciones de tesorería -como préstamos y derivados- y automatizar el mayor número de procesos administrativos (comunicación bancaria, gestión de amortizaciones de activos, conciliaciones).

El proyecto puramente de implantación tuvo una duración de 8 meses, desde finales del año 2016 hasta el verano de 2017.

//EL DESAFÍO

La compañía, que estaba en pleno proceso de expansión -con un crecimiento del volumen de negocio superior al 25% anual-, contaba con propiedades gestionadas por terceros, los denominados Property Managers, que tenían su propio sistema de información y que dificultaba las gestiones para obtener información homogénea y actualizada.

El nivel de exigencia impuesto por los inversores, los requisitos de transparencia del mercado, por ser una empresa cotizada en el mercado de valores, llevaron a la dirección del grupo a hacer una reflexión, concluyendo que era necesario implantar un sistema de gestión centralizado, que permitiera dar un salto tecnológico y que facilitase cumplir todos los objetivos de negocio, estrategia y compliance.

Tras valorar diferentes herramientas del mercado, finalmente decidieron decantarse por SAP S/4HANA, implantando los módulos de real estate, finanzas, controling, tesorería avanzada, complementándolo con la solución estándar de SAP para el SII, y con un producto de comunicación bancaria.

Entre los principales objetivos de la implantación del ERP SAP corporativo destacaban los siguientes:

Fiabilidad de la información de gestión. Una única BBDD para todas las partes implicadas y la automatización de los procesos garantizan la calidad de la información.

01

Granularidad. Máximo nivel de detalle y desglose de la información.

02

03 Escalabilidad para soportarel crecimiento del volumen de negocio del cliente y la funcionalidad relativa al mercado inmobiliario.

04 Eficiencia operativa enel Control de Gestión & Compliance, así como en la administración de inmuebles.

05 Trazabilidad de los procesos yobjetos implicados en la gestión de la información.

//LA SOLUCIÓN

Para que el cliente pudiera decidir y con una previa recopilación de requerimientos, everis realizó sesiones de demostraciones de las funcionalidades proporcionadas por SAP en los módulos de Gestión Inmobiliaria, Contabilidad y Tesorería. Adicionalmente se detallaron las distintas opciones de gestión de la plataforma, facilitándoles las distintas alternativas de mercado, como la que se decidió finalmente que fue el cloud de Azure, y que fue utilizada tanto para las sesiones como para pruebas de concepto posteriores.

La solución tecnológica seleccionada para cubrir la operativa de gestión patrimonialista y financiera del cliente fue el ERP de SAP, denominada Business Suite S/4 HANA, que proporciona una experiencia mejorada de usuario para acceder a las funcionalidades de SAP desde cualquier tipo de dispositivo. Respecto a los módulos seleccionados fueron SAP RE-FX, SAP Finance (GL, AA, CO, AP, AR), SAP Treasury & Risk Management (TRM), Cash Management (CM), y utilizando visualización Fiori con front-end de usuario. Todo ello con HANA 2.0 como base de datos y Azure como proveedor de infraestructura en la nube.

La decisión de implantar el cloud de Azure viene dada fundamentalmente porque la experiencia con sistemas de producción de SAP (everis por ejemplo) a nivel de gestión de capacidad, ahorro de costes y fiabilidad convencieron al cliente.

El proyecto se llevó a cabo utilizando metodología everis agile, con el objetivo de estar siempre cerca del cliente, entender sus necesidades y poder construir un sistema adecuado a las mismas. En paralelo, everis diseñó la arquitectura de la solución, garantizando la seguridad de la información y el acceso de los diferentes usuarios. Microsoft nos ayudó a definir la mejor arquitectura en su cloud con el fin de proponer al cliente decisiones importantes que repercutirían en el mejor rendimiento del aplicativo como en la mejor gestión de los costes de la infraestructura.

El proyecto se dividió en las siguientes fases, alguna de las cuales se repite de forma cíclica en cada iteración, al utilizarse metodología ágil:

Preparación del proyecto. El objetivo principal era la planificación y la validación de la propuesta por parte de la empresa inmobiliaria. Al mismo tiempo se definió la magnitud de los servidores y características que debía tener la infraestructura en Azure.

Selección de los requisitos. Elaboración de una lista de requerimientos priorizada, y que pueda ser alcanzable en cada iteración.

Planificación de la iteración. Elaboración la lista de tareas de la iteración necesarias para desarrollar los requisitos seleccionados, con estimación de los mismos

Ejecución de la iteración y presentación al cliente (Sprint). Realización de reuniones diarias para entender el grado de avance, prever y solucionar posibles obstáculos y presentar al cliente la solución de los requisitos y así poder revisarlos y aprobarla.

Durante todo este proceso se utilizaron los servicios de Azure para gestionar la infraestructura.

Preparación final. Dada la complejidad del proceso de migración de los contratos de arrendamiento, Axiare requirió realizar una entrada en productivo en falso, cuyo objetivo era simular rentas, periodificaciones contabilizaciones etc. En esta fase, por la parte técnica, se realizaron pruebas de contingencia con las herramientas propias de Azure con resultados satisfactorios.

//LOS RESULTADOS

Las ventajas de la transformación no se dejaron esperar:

Cobertura en la gestión de arrendamientos. La nueva plataforma amplía, facilita y flexibiliza el proceso de altas, modificaciones y bajas de los objetos inmobiliarios, de los contratos de alquiler y de las liquidaciones. También automatiza renovaciones o cálculos basados en algoritmos sencillos, como es el caso de los aumentos de rentas sobre IPC. Asimismo, la herramienta permite contabilizar las facturas rectificativas o gestiona las reclamaciones por impago.

Información centralizada y on-line. Todos los property managers registran las operaciones sobre una misma herramienta, y Axiare puede generar reporting actualizado con solo pulsar un botón, algo que antes era impensable. Se dispone de una única fuente de verdad.

Visión espacial de las propiedades. Axiare puede ver la distribución de los espacios de alquiler de cualquier edificio en una app fiori, y de un vistazo saber si está alquilada, vacía o el contrato asociado está cerca de vencer. Permite ver KPIs propios del sector inmobiliario, tan solo posicionándose sobre un espacio o grupo de espacios.

Automatización de tareas. La automatización de procesos administrativos como el envío de ficheros SEPA, tanto de pago como de cobro, la integración de extractos bancarios, el cálculo automático de intereses y amortizaciones en préstamos, o el envío automático de facturas al SII elimina y simplifica muchas tareas. Esto supuso una importante eficiencia en la gestión diaria.

En definitiva, gracias a este proyecto el cliente pudo unificar e incluir toda la información en una misma herramienta que, además, podía compartir con todos los terceros que trabajaban con él y ejecutar los informes en tiempo real, eliminando discrepancias por la coexistencia de distintas versiones de informes. Es decir, consiguió en una sola plataforma la información actualizada y disponible en cualquier momento, con una notable reducción en el uso de herramientas externas.

El proyecto ha sido una oportunidad para que el cliente tuviera un sistema capaz de cubrir sus procesos de back-office para las áreas de bienes raíces, contabilidad y tesorería.