GUIA DE OPERACION

MODULO DE STOCK/COSTO

PLATAFORMA AP11

Empresa : Acrus-CCLFecha : Octubre, 2012

Mauricio Lara G.

Guía de Operación Módulo Facturación P11

Temario

Mantención TablasProductosGrupo ProductosTipo MovimientoBodegas

OperacionesSaldo InicialTrazabilidad

Movimientos internosGuía de DespachoTransferencia Sucursales (Mod.2)Internos (Mod. 2)

InformesKardex por díaSaldos en StockSituación de Stock

Cierre MensualAjuste - Saldo ActualRecalculo Costo MedioCierre de Saldos

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FLUJO OPERACIONAL

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MANTENCION TABLAS___________________________________________________________

En todos los menús de Mantención de Tablas (Actualización->Archivos), al momento de elegir una opción La primera pantalla que verá corresponde a la pantalla de browser o vista, esta dispone de un menú ubicado en el ángulo superior izquierdo, en donde estarán las funciones que podrá realizar con respecto a la tabla que esta visualizando en la grilla. Algunas de las opciones del menú son: Incluir, Visualizar, Buscar, Modificar, Eliminar.

Al elegir la opción Incluir/Modificar, se presentara una pantalla de ingreso de datos, donde podrá encontrar lo siguiente:

Datos Obligatorios : Son aquellos cuyo nombre de Campo están en azul, con asteriscoDatos Bloqueados : Son aquellos cuya área de ingreso esta en plomoLupita : Datos que tienen asociada una tabla de opciones, de los cuales debe elegir

un valor para completar el dato.

Mantención de Producto.

Debemos ingresar al módulo de Stock/Costos, hacer clic sobre la siguiente secuencia: Actualizaciones->archivos->productos.

Al Seleccionar Incluir/Modificar, se mostrara la siguiente pantalla

Explicación de datos solicitados Tipo : Agrupador de productos

Grupo : Sirve para clasificar el nuevo código que estamos generando, esta clasificación es utilizada por los informes de suma de piezas, por lo tanto se pide hacer una buena clasificación del producto a incluir.

Unidad : Unidad de Medida del producto, por ejemplo Kg, Mts., Lts., Etc.

Deposito Estándar: Ubicación o bodega donde generalmente se encontrara disponible dicho producto.

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Seguimiento : Es importante que definamos este campo, ya que de él depende el control para lotes, sublotes y stock por proveedor, este campo deberá ser llenado con la letra L para poder realizar el control de los Lotes y proveedores, S para control de Sublotes, y con N para todos aquellos productos no afectos a este control. Ej. Códigos de servicios, gastos, etc.

Punto pedido : Ubicado en la carpeta MRP/PCP este campo debe ser informado, la cantidad mínima a mantener en stock, es utilizado para la generación de solicitudes de compra automáticas por punto de pedido, este campo puede ser calculado por el sistema y se calcula en base al consumo promedio de los últimos N meses.

Informes Relacionados: Productos (Informes->Archivos->Productos)

Mantención de Grupo Producto

El concepto de Grupo de producto nos permite asociar a un código una serie de datos relacionados, estableciendo una consistencia en la definición y gestión de los productos.

Debemos ingresar al módulo de Compras, Facturación o Stock/Costos, hacer clic sobre la siguiente secuencia:

Actualizaciones->archivos->Grupo de productos.

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Al Seleccionar Incluir/Modificar, se mostrara la siguiente pantalla

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Tipos de Movimientos

El archivo de Tipos de Movimiento es muy importante porque identifica las reglas de los movimientos internos de materiales (solicitud, devolución y producción). Su importancia se compara a la del archivo de TES (Tipos de Entrada y Salida), que controla el movimiento externo de los productos.

El tipo de movimiento también define si deben actualizarse los saldos de reserva.

Los códigos de 0 a 500 son para las entradas:

•Tipo “D” Devolución

•Tipo “P” Producción

Los códigos de 501 a 999 son para las salidas:

•Tipo “R” Solicitudes

Los códigos 499 y 999 son exclusivamente reservados para uso interno del sistema y representan consecutivamente, la entrada y salida automática.

Bodegas

Esta opción permite crear las bodegas que utilizara la empresa. Debemos ingresar al módulo de Stock/Costos, hacer clic sobre la siguiente secuencia: Actualizaciones->archivos->Maestro de Bodegas

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Para crear una nueva Bodega, seleccionar INCLUIR; luego aparecerá la siguiente pantalla

Donde debe ingresar el Código y Descripción de la Bodega.

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OPERACIONES__________________________________________________________________

Saldos Iniciales

Por medio de los saldos iniciales se podrá controlar cada ítem del stock, la cantidad y el valor. Para cada ítem en stock, el sistema mantiene tres saldos, la cantidad y el valor:

Saldo Inicial : Es el saldo al inicio del periodo (a menudo, el mes), se utiliza para reprocesar el cálculo del costo medio y para ajustar el saldo actual. El cierre se actualiza por el saldo final, desde que se haga la limpieza de los movimientos, pues el saldo inicial debe estar coherente con el movimiento más antiguo.

Saldo Final : Es el saldo final del período (a menudo el mes), se utiliza para emitir los informes de cierre. Se actualiza por el Recalculo del Costo Medio o en tiempo real (on-line).

Saldo Actual : Es el saldo on-line que también se puede calcular por el programa de Saldo Actual, basado en el saldo inicial y en el movimiento existente en los archivos

Debemos ingresar al módulo de Stock/Costos, hacer clic sobre la siguiente secuencia: Actualizaciones->Stock->Saldos iniciales

Se mostrara una pantalla con los saldos por producto; para un nuevo saldo, seleccione INCLUIR, donde se desplegara la siguiente pantalla

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Donde deberá indicar el producto, la Bodega y la cantidad a ingresar. Para grabar seleccione OK

Trazabilidad

Por medio del Control de trazabilidad es posible trazar todo el camino recorrido por el producto en la empresa, adicionalmente también puede restringirse el uso de productos con fecha de validez vencida.

El control de trazabilidad se basa en la utilización de lotes, que se atribuyen a un grupo de productos en el momento de su entrada al sistema. Este número de lote acompañará al producto por medio de los diversos procesos en el sistema, permitiendo, por ejemplo, saber qué lotes de materia prima se utilizan en la producción de determinado producto terminado. Imagine el caso en el que se detecten problemas en la materia prima de este producto terminado. Con el control de trazabilidad activado podrá saberse con más exactitud qué materias primas se emplearon en su producción, pues la búsqueda se restringirá a determinados lotes y no a toda la cantidad del producto en el stock.

Ejemplos prácticos del uso del control de trazabilidad pueden observarse en industrias automovilísticas e industrias farmacéuticas, que necesitan saber exactamente qué lotes se utilizaron en la producción de sus productos, porque en caso de que ocurran problemas, deben informar a los consumidores qué lotes de productos deben revisarse o retirar de circulación.

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Mantención de LotesEsta rutina permite buscar y visualizar lotes ya existentes e incluir/borrar lotes nuevos (podrán borrarse solamente lotes incluidos manualmente). La inclusión de lotes debe utilizarse cuando un producto con saldo en stock y sin control de trazabilidad pasa a utilizar este control.

En este caso, se debe incluir un lote con la cantidad en stock para el producto, a través del archivo de productos, con su contenido igual a “S” (Sublote). Si desea utilizar control tipo “L” = Lote, se debe modificar el campo manualmente.

Otra función de esta rutina es la modificación de la fecha de validez del Lote/Sublote.

Bloqueo de LotesEl sistema permite bloquear Lotes y Sublotes para impedir que se utilice un determinado lote.

Cuando se utiliza la rutina Bloqueo de Lote, se genera un registro de bloqueo de lote/sublote y se reservará la cantidad informada.

A través de esta rutina, también se puede aprobar un lote/sublote de forma total o parcial

MOVIMIENTOS INTERNOS________________________________________________________

Debemos ingresar al módulo de Stock/Costos, hacer clic sobre la siguiente secuencia: Actualizaciones->Movimientos Internos

Al ingresar se desplegara la siguiente pantalla, donde podrá seleccionar los siguientes movimientos internos:

- Guía de Despacho- Transferencia (mod.2)- Internos (Mod.2)

Guía de despacho.

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Para realizar la recepción de mercadería vía Guía de Despacho del proveedor, debemos hacerlo desde el modulo de stock y hacer clic sobre la siguiente secuencia: Actualizaciones->Movim.Internos->Guía de Despacho.

La primera pantalla nos solicitará ingresar el tipo de la guía, debemos tener claro el concepto bajo el cual ingresaremos la guía. Y la segunda pantalla nos mostrara los parámetros relacionados a la contabilización del documento.

Luego, hacemos clic sobre la opción Incluir del menú,

Aquí deberemos ingresar los datos del proveedor, de la guía y el detalle de productos recepcionados.

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Movimientos internos (Mod.2)

Los movimientos internos los utilizaremos para generar vales de consumo manuales y hacer devoluciones. A esta opción accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia: Actualizaciones->Movim. Internos->Internos (mod 2).

Mod2 muestra la pantalla en forma de documento con un encabezado y un detalle, y sobre este detalle podemos generar movimientos de varios productos aglutinados en un solo documento.

Al ingresar un movimiento debemos tomar especial atención al campo TM, ya que de este dato depende si generaremos:

- Una devolución: Los TM menores a 500 son entradas o devoluciones , - Un consumo manual : los TM mayores a 500 son salidas,

Por ejemplo, si queremos generar una devolución tendremos que poner el código 002 que corresponde a una devolución, y si queremos generar un consumo manual debemos indicar el código 501.

Luego informamos el código del producto, la cantidad, y la bodega a la cual se le asignará el movimiento, para asignar un lote nos posicionamos sobre el campo lote, presionamos F4 y seleccionamos el lote, si estamos haciendo una devolución y no hay lotes para asignar, en el mismo momento debemos asignar manualmente un código de lote para el producto, y su correspondiente fecha de vencimiento.

Un dato importante es ingresar el Centro de Costo, también podemos asignar un numero de documento.

Otra de las funcionalidades de esta opción es la posibilidad de cargar un movimiento en una orden de producción, de esta forma el costo que estamos moviendo se reflejará en el costo total de la orden de producción. Confirmamos para grabar.

Informes Relacionados: - Movimien. Internos (Informes->Analis. Movimiento->Internos)- Kardex x Día (Informes->Anális. Movimientos->Kardex x Día).

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Transferencias Sucursales

Esta opción nos permite mover stock entre depósitos de la empresa; cuando dicho movimiento solo constituye traslado Interno, No hacia el cliente o proveedor.

A esta opción accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia: Actualizaciones->Movim. Internos->Transferencia (mod 2)

En esta pantalla, deberá indicar el producto de origen, cantidad, depósito de DESTINO (quien recibirá la mercadería).

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Informes Relacionados: - Movimien. Internos (Informes->Analis. Movimiento->Internos)- Kardex x Día (Informes->Anális. Movimientos->Kardex x Día).

INFORMES_____________________________________________________________________

Cada vez que ingrese a una opción de impresión, se encontrara con una pantalla que tiene varias áreas de configuración:

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1.- Impresión : Define el formato de Salida del informe, esto es si lo quiere en un Archivo, a impresora (spool), enviar por correo, planilla tipo Excel, etc.

En el caso que elija Archivo, se mostrara el nombre del ARCHIVO a generar; y para el caso de Spool, se mostraran las impresoras disponibles. Además, debe indicar si quiere que sea grabado o impresora en el Servidor de aplicación o en el PC del usuario.

2.- Papel : Indica el tamaño y orientación de la hoja.

3.- Configuración : Define criterio de ordenamiento de los datos y formato de los informes. El botón PREVIEW indica si se imprime directamente a la impresora o muestra primero en pantalla.

4.- Parámetros : Al ingresar a Acciones Vinculadas (parámetros) encontrara los criterios de filtrado y selección de los datos que serán considerados en el informe.

Estos parámetros son IMPORTANTES para el resultado entregado por el informe

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Saldos Stock

Este informe permite visualizar los saldos en stock, por almacenes, de todos los productos registrados, según la parametrización adoptada por el usuario.

A esta opción accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia: Informes->Situación de Stock->Saldos en Stock

Parámetros del informeAgrupa por?De Sucursal? - A Sucursal?De Deposito? - A Deposito?De Producto? - A Producto?De Tipo? - A Tipo?De Grupo? - A Grupo?De Descripción? - A Descripción?Listar Prod.c/Saldo Nulo?Saldo del Prod. a ConsiderarListar Solo Prod. Neg. ?Tipo de Descripción ProductoCTD. en 2a. U.M. ?Imprime descripción Deposito?

Situación Stock

Este informe contiene la información de la situación del stock, por almacén, de cada producto, incluso de costos, según la parametrización del usuario.

A esta opción accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia: Informes->Situación de Stock->Situación Stock

Parámetros del Informe:Agrupa por?De Sucursal? - A Sucursal?De Deposito? - A Deposito?De Producto? - A Producto?De Tipo? - A Tipo?De Grupo? - A Grupo?De Descripción? - A Descripción?Cuales Productos Listar?Saldo de Prod. A Considerar?Que Moneda?Agrupa por UM?Listar Prod.c/Saldo Nulo?Imprimir el Valor?Fecha de Referencia?Listar Prods C/ Valor Cero?CTD. En la 2a. U.M.?Imprime descripción depósito

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Imprime que costo?

Kardex por día

Este informe permite visualizar la impresión del kardex de cada producto en la situación diaria, listando sus movimientos secuencialmente, de acuerdo con la parametrización del usuario.

A esta opción accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia: Informes->Anal.movimientos->Kardex por día.

Parámetros del InformeDe Producto? - A Producto ?De Tipo ? - A Tipo ?De Periodo? - A Periodo?Lista Prod.sin Mov ?Que Deposito?(D)oc/(S)ecuencia ?Saldo a considerar ?Que Moneda?De Pagina?Cantidad Paginas?Numero del Libro?Imprime?Secuenc. Impresión?

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CIERRE MENSUAL_______________________________________________________________

El proceso de cierre mensual, básicamente busca hacer consistentes los saldos y costos de existencias. Para la realización de dicha actividad se deben ejecutar las siguientes acciones:

Ajuste Saldo Actual: Se deben recalcular los saldo de producto; esto valida el kardex v/s saldo actual. A esta opción accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia: Miscelánea->Ajustes->Saldo Actual

Recalculo Costo Medio: Se debe recalcular el costo; esta operación es la que genera el asiento contable. A esta opción accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia: Misceláneas->Recalculo->Costo Medio

Cierre de Saldos: Este proceso ejecuta el Cierre de mes; además cierra los módulos de:

- STOCK- FACTURACION- COMPRA

A esta opción accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia: Misceláneas->Cierre->Cierre de Saldos.

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