cartilla instructiva de gestiÒn documental

ALCALDALCALDÍÍA LOCAL DE SUBAA LOCAL DE SUBA

CARTILLA INSTRUCTIVA CARTILLA INSTRUCTIVA

DE DE

GESTIÒN DOCUMENTALGESTIÒN DOCUMENTAL

“La lucha del hombre contra el poder es la lucha de la memoria contra el olvido” M. Kundera (1996) pág. 10, El Libro de la Risa y el Olvido.

MEMORIA MEMORIA COLECTIVACOLECTIVA

PATRIMONIO DOCUMENTALPATRIMONIO DOCUMENTAL

VALOR HISTVALOR HISTÓÓRICO Y RICO Y CULTURALCULTURAL


¿¿QUQUÉÉ ES LA GESTIES LA GESTIÓÓN N DOCUMENTAL? DOCUMENTAL?

OBJETIVOS:OBJETIVOS:Con la presente cartilla, se busca:

Sensibilizar y concretizar a los funcionarios de la Alcaldía Local de Suba sobre el manejo y administración de los archivos, enmarcado en el marco de los procesos que se están adelantando de gestión documental.

Establecer los lineamientos elementales para la organización y actualización de los documentos que conforman los archivos de gestión, centrales e históricos de la Alcaldía Local de Suba.

“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.”

Norma Técnica De Calidad En La Gestión Publica NTCGP 1000:2004 ; pág. 9.


¿¿Por quPor quéé la necesidad de implementar la Gestila necesidad de implementar la Gestióón n Documental en la AlcaldDocumental en la Alcaldíía Local?a Local?El 20 de diciembre se 2006, se expide el Decreto 514 de 2006, en el cual obliga a que cada Entidad

Pública ha de tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.

A partir de este Acto Administrativo el Archivo de Bogotá, conjuntamente con la Secretaria de Gobierno de la Alcaldía de Bogotá, han unido esfuerzos para apoyar a las administraciones locales, en la Gestión Documental. Dicha voluntad se ha materializado en el proyecto 362 “Fortalecimiento a la Gobernabilidad Local”, “(…) cuyo objetivo es corregir las debilidades en la administración de documentos que han sido detectadas en las administraciones locales, (…)”[1]

[1] Informe sobre el Estado de la Gestión Documental en la Localidad de Suba, Archivo de Bogotá, noviembre 30 de 2006, pág 3.

¿¿QuQuéé importancia tiene importancia tiene la Gestila Gestióón Documental?n Documental?Es importante para los procesos administrativos, ya que proporciona

información para las actuaciones administrativas en la Alcaldía Local de Suba. De acuerdo al manejo que se le dé a la información documental, dependerá enormemente el éxito de la administración en resolver los problemas socialmente relevantes de la comunidad.


¿¿CuCuáál es el l es el Marco Legal de Marco Legal de

la Gestila Gestióón n Documental?Documental?

Es conveniente realizar una ubicación normativa, acerca de la gestión documental y de cómo se esta llevando el proceso desde el nivel nacional hasta el subnacional, para este caso es menester enfocarse en el nivel distrital. Se tiene como precedente que la Ley General de Cultura (Ley 397 de 1997), establece la importancia de la Documentación como patrimonio cultural de la Nación.

De tal modo que los bienes y patrimonios culturales, en cuanto a su manejo son responsables los entes territoriales; a su vez se establece que las bibliotecas departamentales, regionales, distritales y municipales, se encuentran autorizadas para ser depositarias del patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental (ver Ley 397 de 1997, artcs, 8 y 12).

Sin embargo tres años antes, la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, expide mediante el Acuerdo 07 de 1994, el Reglamento General de Archivos. Que ante la necesidad de controlar, estos patrimonios documentales, se requirió homogenizar la normatividad y demás disposiciones al respecto.

En consecuencia con la Ley General de Archivos, 594 de 2000 se procedió a conformar el Sistema Nacional de Archivo, en donde entran todos los archivos de las entidades territoriales.

La asistencia técnica para estos archivos estará a cargo de los Consejos Territoriales de Archivos. Estos consejos tomarán medidas administrativas, en torno a su correcto manejo y sancionar en los casos en los cuales no se apliquen las medidas concernientes a la gestión documental (ver Ley General de Archivos, 594 de 2000, articulado 5,6 y 35).


¿¿CuCuáál es el Marco Legal de la l es el Marco Legal de la GestiGestióón Documental?n Documental?

Posteriormente con el Acuerdo 39 de 2002, se establece una regulación al procedimiento de elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en consecuencia con el artículo 24 de la Ley General de Archivos.

Para el año de 2003, el gobierno distrital adopta la estructura interna de la Secretaria de Gobierno Distrital; mediante el Decreto Distrital 331. Con base en este, se crea la Dirección del Archivo Distrital de Bogotá, la cuál establecerá las políticas y reglas en lo que se refiere a la función archivística en el Distrito, en otras palabras se consolida como un ente rector.

Luego con el Decreto Presidencial, 4124 de 2004 se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos. A su vez en el mismo año se expide el Decreto 173 distrital, en el que se reglamenta la conservación del patrimonio hemerográfico, bibliográfico y documental de Bogotá D.C.En el año de 2006 se crea entonces el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, como órgano asesor, mediante el Decreto 475 de 2006. Y en el Decreto 516 del mismo año, el distrito requiere que cada Entidad Pública a nivel distrital, conforme un Subsistema Interno de Gestión Documental y de Archivos, denominado SIGA.De acuerdo a lo anteriormente expuesto, es notable que la normatividad al respecto es reciente y por ende desde el año 2006 se han tomado acciones para su aplicación.


¿Cuál es el Marco Legal de la Gestión Documental?

SISTEMA NACIONAL DE SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE COLOMBIAARCHIVOS DE COLOMBIA

CONSEJO DIRECTIVO DELARCHIVO GENERAL DE LA

NACIÓN

SISTEMA DE ARCHIVOS SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIDE LA ADMINISTRACIÓÓN DISTRITALN DISTRITAL

(SAAD)(SAAD)

SISTEMA DE INFORMACISISTEMA DE INFORMACIÓÓN DE LA ADMINISTRACIN DE LA ADMINISTRACIÓÓNNPPÚÚBLICABLICA

DIRECCIÓN DEL ARCHIVODISTRITAL DE BOGOTÁ

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTISUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓÓN N DOCUMENTAL Y DE ARCHIVOSDOCUMENTAL Y DE ARCHIVOS

(SIGA)(SIGA)

SECTOR CENTRALSECTOR CENTRAL

SECTOR DESCENTRALIZADOSECTOR DESCENTRALIZADO

SECTOR LOCALIDADESSECTOR LOCALIDADES

SECTOREMPRESAS DE SERVICIOSSECTOREMPRESAS DE SERVICIOSPPÚÚBLICOS DOMICILIARIOS BLICOS DOMICILIARIOS

PPÚÚBLICAS O MIXTASBLICAS O MIXTAS

PERSONAS DE DERECHO PRIVADO PERSONAS DE DERECHO PRIVADO QUE CUMPLEN QUE CUMPLEN

FUNCIONES PFUNCIONES PÚÚBLICAS EN EL DISTRITO CAPITALBLICAS EN EL DISTRITO CAPITAL

CONSEJO DISTRITAL DE ARCHIVOSDE BOGOTÁ


PROCESOS ARCHIVPROCESOS ARCHIVÍÍSTICOSSTICOS

TABLAS DE RETENCITABLAS DE RETENCIÓÓN N DOCUMENTAL (TRD)DOCUMENTAL (TRD)

VENTAJAS DE LA VENTAJAS DE LA APLICACIAPLICACIÓÓN DE N DE

(TRD)(TRD)

Los procesos archivisticos se resumen en tres: Actualización de la Tabla de Retención Documental, Organización física del archivo, la aplicación de las Tablas de Retención Documental y la transferencia de los archivos.

Es una herramienta de tipo archivístico que facilita en nuestras oficinas la organización de los archivos, determinar un tiempo de permanencia de los documentos en el archivo de gestión, en el archivo satélite y por último darle un destino final a nuestros documentos, en esta herramienta se registran las series, subseries y sus tipos documentales.

Responsabilizar el manejo de documentos

Racionalizar la producción documental

Facilitar el control y acceso a los documentos

Facilita la selección y conservación de los documentos históricos

Facilita la transferencia de los documentos al archivo central

Sirve de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos

Facilita el Manejo Integral de los documentos

Controla la producción y tramite de los documentos


ORGANIZACIORGANIZACIÓÓN FN FÍÍSICA SICA DEL ARCHIVODEL ARCHIVO

Consiste en separar los documentos que corresponden a las series y/o subseries que se encuentran reflejadas en las TRD de la dependencia correspondiente.

Las que no están reflejadas se deben incluir. Es importante tener en cuenta que en el Archivo de Gestión deben quedar las SERIES Y/O SUBSERIES DOCUMENTALES reflejadas en las TRD y codificadas de acuerdo al Sistema de Series y Subseries aprobadas en la Alcaldìa.

SERIE DOCUMENTALSERIE DOCUMENTALConjunto de documentos de tipo homogéneo que hacen referencia a un mismo asunto o tema los cuales son reunidos y mantenidos por las dependencias las cuales tienen como responsabilidad su custodia

SUBSERIE DOCUMENTALSUBSERIE DOCUMENTALEs una división hecha a algunas series por razones de funcionalidad, volumen de documentos y por tener tipos documentales con contenidos diferentes a su estructura original.

TIPO DOCUMENTALTIPO DOCUMENTALTipos documentales: es la unidad mínima donde se registra información la cual hace parte de una serie o subserie de una oficina o dependencia.



ORGANIZACIORGANIZACIÓÓN FN FÍÍSICA DEL SICA DEL ARCHIVOARCHIVOEn este sistema las unidades archivísticas están conformadas por

una carpeta yute, tamaño carta, en donde son legajados los tipos documentales con ganchos plásticos, el cual permite adicionar documentos, con pliegues adicionales o dobleces que permiten ampliar su capacidad. Las unidades de conservación no pueden exceder de 150 folios

Al abrir las carpetas en su oficina tenga en cuenta el nombre y código de la serie documental que se encuentra en el Sistema de Clasificación aprobado en la Alcaldía y sus TRD

Recuerde que debe archivar todos los documentos de un mismo asunto o tema en el orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico.

No lleve o archive folios o documentos de temas diferentes, recuerde que la correspondencia pertenece al asunto específico, no genere carpetas de solo correspondencia, ni interna ni externa.

Recuerde que para ciertos grupos documentales debe conservar losantecedentes y sus soportes que estén firmados y correspondan a decisiones consolidadas. No guarde borradores o documentos de trabajo, tampoco invitaciones, sobres, stickers, o demás documentos sin valor


ORGANIZACIORGANIZACIÓÓN FN FÍÍSICA SICA DEL ARCHIVODEL ARCHIVO

Tenga En Cuenta Que Debe Introducir El Gancho De Arriba Hacia Abajo, Los Documentos Deben Estar Alineados En La Parte Superior, No En El Centro, Por Lo Que Debe Tomar Como Base Una Hoja De Tamaño Oficio.

Plan de

servicio

requerido

Solicitud de

servicio

Orden de

servicio Plan de servicio requeridoSolicitud de servicio

Orden de servicio

Ejemplo: Organización Interna de un expediente

Serie: ACUERDOS DE SERVICIOS

cartilla instructiva de gestiÒn documental

Documents