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Certificados de Retencin

Cartilla

I

Tabla de Contenido

1. Presentacin . 3 2. Qu es un certificado de retencin? 3. Qu tipos de certificados de Retencin permite generar el software? 4. Qu se debe tener en cuenta para la generacin de certificados de

retenciones? 5. Cul es la ruta para generar certificados de retencin? 6. Qu opciones se presentan en la Ruta de Certificados de Retencin? 7. Qu datos solicita cada certificado de retencin?

Presentacin El presente documento ofrece explicacin sobre la generacin de los certificados de

retencin que se pueden generar en el sistema y cules son los aspectos a tener en cuenta para la correcta presentacin de los mismos.

CERTIFICADOS DE RETENCION

Qu es un certificado de retencin? La definicin se encuentra documentada en el artculo 381 del estatuto tributario donde informa que es un documento que debe ser expedido anualmente por los agentes retenedores el cual contiene los conceptos y cuantas de la retencin practicada a cada tercero estos conceptos deben ser diferentes de los originados en la relacin laboral, o legal y reglamentaria.

Qu tipos de certificados de Retencin permite generar el

software? En el momento el programa permite generar los siguientes certificados

1. Certificados de Retencin en la Fuente 2. Certificados de Retencin de IVA 3. Certificados de Retencin de ICA

Qu se debe tener en cuenta para la generacin de certificados

de retenciones? Para la generacin de certificados de retencin se requiere:

Si se requiere generar Certificados de ICA, inicialmente marcar en el registro de control la opcin de Reforma Tributaria Municipal

Que las cuentas contables en su parametrizacion inicial estn marcadas como Retencin

Cul es la ruta para generar certificados de retencin? La ruta para generar certificados de retencin es: Contabilidad Informes y Consultas Reportes Tributarios Certificado de Retenciones

Qu opciones se presentan en la Ruta de Certificados de

Retencin? Al ingresar por la ruta antes mencionada, (Contabilidad Informes y Consultas Reportes Tributarios Certificado de Retenciones) all se habilita la siguiente pantalla:

1. Certificados: Al seleccionar esta opcin se habilitan los parmetros para generar e imprimir los certificados para ser entregados a los terceros.

2. Bases: Al marcar esta casilla el sistema genera un informe con los porcentajes y retenciones que se practicaron a los diferentes terceros. Este informe sirve como anexo a las declaraciones de retencin. Al seleccionar esta opcin se habilitara la siguiente pantalla:

Importante: En caso que la cuenta contable no se encuentre marcada como retencin y

posterior a ingreso de movimiento se marque, el sistema solo genera el certificado con la informacin digitada posterior a la marcacin.

a. Base Retencin: Informe para verificar por cada documento y por cada tercero la base de retencin, el porcentaje asignado en la cuenta de retencin y el valor a retener. Sirve como anexo a las declaraciones de retencin; se puede generar de Forma Detallada o Resumida

De forma Detallada solicita los siguientes datos:

o Rango de Fechas: Seleccionar el periodo (Das y Mes) por el cual se desea revisar el informe

o Rango de Cuentas: Seleccionar la cuentas contables para ser tenidas en cuenta en la generacin de cada certificado. Ej.

CERTIFICADO CUENTA INICIAL CUENTA FINAL

Retencin en la Fuente 2365100000 2365999999

Retencin de IVA 2367000000 2367999999

Retencin de ICA 2368000000 2368999999

o Rango de Terceros: Seleccionar los Nit para los cuales se requiere el informe,

en caso de ser todos los Nit, estos campo solo se pasaran con enter o Comprobantes: En caso de solo requerir un Tipo de documento (ejemplo P),

digitar la letra y el sistema solicita confirmacin si de todos los Tipos P o alguno en especial, si se requieren todos los comprobantes se coloca el asterisco

o Ordenado por: Es la forma de presencian del informe puede ser por Cuenta

Contable o Tercero

El informe puede ser generador en Excel, impreso o vista preliminar, la visualizacin del Informe Ordenado por Cuenta es:

El informe puede ser generador en Excel, impreso o vista preliminar, la visualizacin

del informe Ordenada por Nit es:

Importante: Tener en cuenta que en los certificados de retencin solo se deben tener en cuenta las retenciones practicadas a cada tercero por conceptos diferentes de los originados en la relacin laboral o legal y reglamentaria

De forma Resumida solicita los siguientes datos:

o Rango de Terceros: Seleccionar los Nit para los cuales se requiere el informe, en caso de ser todos los Nit, estos campo solo se pasaran con enter

o Rango de Cuentas: Seleccionar la cuentas contables para ser tenidas en cuenta en la generacin de cada certificado. Ej.

CERTIFICADO CUENTA INICIAL CUENTA FINAL

Retencin en la Fuente 2365100000 2365999999 Retencin de IVA 2367000000 2367999999 Retencin de ICA 2368000000 2368999999

Importante: Tener en cuenta que en los certificados de retencin solo se deben tener en cuenta las retenciones practicadas a cada tercero por conceptos diferentes de los originados en la relacin laboral o legal y reglamentaria

El informe puede ser generador en Excel, impreso o vista preliminar, la visualizacin es:

b. Control Bases: Este informe muestra todos aquellos documentos cuya base es incorrecta respecto al valor efectivamente retenido y al porcentaje asignado en la cuenta de retencin.

Los datos que el sistema solicita son los siguientes:

Importante: Los documentos que estn correctos no los muestra este informe. La finalidad de este informe es realizar una verificacin de las posibles inconsistencias antes de reportar la informacin exgena (Medios Magnticos) a la DIAN.

o Rango de Terceros: Seleccionar los Nit para los cuales se requiere el informe, en caso de ser todos los Nit, estos campo solo se pasaran con enter

o Rango de Cuentas: Seleccionar la cuentas contables para ser tenidas en cuenta en la generacin de cada certificado.

Ej.

CERTIFICADO CUENTA INICIAL CUENTA FINAL

Retencin en la Fuente 2365100000 2365999999 Retencin de IVA 2367000000 2367999999 Retencin de ICA 2368000000 2368999999

El informe puede ser generador en Excel, impreso o vista preliminar, la visualizacin es:

Qu datos solicita cada certificado de retencin? Para ingresar a generar los certificados se debe hacer por la ruta antes mencionada (Contabilidad Informes y Consultas Reportes Tributarios Certificado de Retenciones) e ingresar a la opcin de certificados

Importante: Tener en cuenta que en los certificados de retencin solo se deben tener en cuenta las retenciones practicadas a cada tercero por conceptos diferentes de los originados en la relacin laboral o legal y reglamentaria

A continuacin se explicara el proceso para la generacin de cada certificado de retencin:

1. Certificado de Retencin en la Fuente All se habilitara la siguiente pantalla y se debe seleccionar Generales

El sistema solicita los siguientes datos:

a. Tabla de datos pago retencin: En esta opcin se habilita una ventana en la

cual se registran mes a mes las fechas de los pagos de retencin con una corta descripcin. Es informativo y de control

b. Informe: Al marcar esta opcin el sistema permite generar los certificados de retencin en la fuente solicitando la siguiente informacin:

Fecha de Emisin: Digitar la fecha de expedicin de los certificados

Ciudad Emisin del certificado: Digitar la ciudad de expedicin de los certificados

Rangos: Corresponde al rango de Nit desde y hasta el cual se quiere generar el

certificado, digitando Enter el programa tomara desde el primer hasta el ltimo tercero creado

Rango de Cuentas: Corresponde a las cuentas contables que se deben tener

como base para la generacin del certificado.

Ej.

CERTIFICADO CUENTA INICIAL CUENTA FINAL

Retencin en la Fuente 2365100000 2365999999

Importante:

Tener en cuenta que en los certificados de retencin solo se deben tener en cuenta las retenciones practicadas a cada tercero por conceptos diferentes de los originados en la relacin laboral o legal y reglamentaria

Desea el Certificado Con Firma Sin Firma: Dependiendo de esta marcacin en la impresin se habilitara o no el campo para firmar el certificado.

Ej. Con Firma

Ej. Sin Firma

Importante: En el rango de cuentas realizar la bsqueda con las teclas de Funcin F2 o F3 o digitar los diez dgitos de la cuenta contable, el sistema permite continuar con menos dgitos pero por no tener los dgitos completos el sistema genera el certificado en blanco

Rango de Fechas: Corresponde al mes inicial y final que se requieren tener en cuenta en la generacin de la informacin, al querer tomar todo el ao los campos se pasan con enter

Los Certificados de retencin en la fuente pueden ser enviados a Excel, Impresin o Vista preliminar y se visualizan de la siguiente forma

Ej. Visualizacin Certificado de Retencin en la Fuente - Con Firma

Importante: Para poder visualizar los certificados de retencin en la fuente en Excel, es necesario haber definido previamente el template correspondiente, caso

contrario no se podr exportar en ese formato

Ej. Visualizacin Certificado de Retencin en la Fuente - Sin Firma

2. Certificado de Retencin de IVA

All se habilitara la siguiente pantalla y se debe seleccionar IVA

El sistema solicita los siguientes datos:

a. Tabla de datos pago retencin: En esta opcin se habilita una ventana en la cual se registran mes a mes las fechas de los pagos de retencin con una corta descripcin. Es informativo y de control

b. Informe: Al marcar esta opcin el sistema permite generar los certificados de

retencin de IVA solicitando la siguiente informacin:

Fecha de Emisin: Digitar la fecha de expedicin de los certificados

Ciudad Emisin del certificado: Digitar la ciudad de expedicin de los certificados

Seleccin de Nit: Corresponde al rango de terceros desde y hasta el cual se quiere generar el certificado, digitando Enter el programa tomara desde el primer hasta el ltimo tercero creado

Tipo de Impresin: Formas en las que SIIGO puede imprimir

Impresin Genrica: Formato estndar establecido en SIIGO Impresin Minerva: Imprime sin formato, pues se debe colocar la

forma minerva y el sistema imprime en los campos que este tiene predefinidos

Certificado Con Firma Sin Firma: Dependiendo de esta marcacin en la impresin se habilitara o no el campo para firmar el certificado.

Ej. Con Firma

Ej. Sin Firma

Tipo de Descripcin: Corresponde a la observacin que saldr impresa en el certificado, las cuales pueden ser: Descripcin Fija: El sistema permite digitar las observaciones que el

usuario requiera, cuenta con cinco (5) renglones de ochenta y cinco (85) caracteres cada uno.

Descripcin de la Cuenta: Al marcar esta opcin se imprime el nombre de la cuenta tal y como se encuentre definido en la apertura de cuentas contables

Concepto Digite el concepto de la operacin: Corresponde al concepto por el cual se expide el certificado y consta de cuarenta (40) caracteres

Rango de Fechas: Corresponde al mes inicial y final que se requieren tener en cuenta en la generacin de la informacin, al querer tomar todo el ao los campos se pasan con enter. El sistema genera la siguiente aclaracin:

Cuentas IVA: En este campo se deben digitar las cuentas del IVA descontable por compras

Cuentas Retencin IVA: En este campo se deben digitar las cuentas de retencin de IVA

Cuentas de IVA Rgimen simplificado: En este campo digitar la cuentas de IVA utilizadas en estas transacciones con terceros pertenecientes al rgimen simplificado

Los Certificados de retencin de IVA pueden ser enviados a Excel, Impresin o Vista preliminar y se visualizan de la siguiente forma

Ej. Visualizacin Certificado de Retencin de IVA - Con Firma

Importante: Para poder visualizar los certificados de retencin en la fuente en Excel, es necesario haber definido previamente el template correspondiente, caso contrario no se podr exportar en ese formato

Ej. Visualizacin Certificado de Retencin de IVA - Sin Firma

c. Certificado de Retencin de ICA

All se habilitara la siguiente pantalla y se debe seleccionar ICA

El sistema solicita los siguientes datos:

a. Tabla de datos pago retencin: En esta opcin se habilita una ventana en la cual se registran mes a mes las fechas de los pagos de retencin con una corta descripcin. Es informativo y de control

b. Informe: Al marcar esta opcin el sistema permite generar los certificados de retencin de ICA solicitando la siguiente informacin:

Fecha de Emisin: Digitar la fecha de expedicin de los certificados

Ciudad Emisin del certificado: Digitar la ciudad de expedicin de los

certificados

Ciudad donde se Consigno la Retencin: Como su nombre lo indica es la ciudad en la cual se realiza la consignacin y aparece de igual forma en la

impresin del certificado

Rango de Terceros: Corresponde al tercero desde y hasta el cual se quiere generar el certificado, digitando Enter el programa tomara desde el primer hasta el ltimo tercero creado

Tipo de Impresin: Formas en las que SIIGO puede imprimir

Genrica: Formato estndar establecido en SIIGO Minerva: Imprime sin formato, pues se debe colocar la forma minerva y

el sistema imprime en los campos que este tiene predefinidos

Imprimir Certificado Con Firma Sin Firma: Dependiendo de esta marcacin en la impresin se habilitara o no el campo para firmar el certificado.

Ej. Con Firma

Ej. Sin Firma

Descripcin: Corresponde a la observacin que saldr impresa en el certificado, las cuales pueden ser, el sistema permite digitar las observaciones que el usuario requiera, cuenta con cinco (5) renglones de ochenta y cinco (85) caracteres cada uno.

Rango de Meses: Corresponde al mes inicial y final que se requieren tener en cuenta en la generacin de la informacin, al querer tomar todo el ao los campos se pasan con enter

Cuentas ICA: En este campo se deben digitar las cuentas de retencin de ICA, para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los certificados

Los Certificados de retencin de ICA pueden ser enviados a Excel, Impresin o Vista preliminar y se visualizan de la siguiente forma

Importante: Para poder visualizar los certificados de retencin en la fuente en Excel, es necesario haber definido previamente el tmplate correspondiente, caso contrario no se podr exportar en ese formato

Ej. Visualizacin Certificado de Retencin de ICA - Con Firma

Ej. Visualizacin Certificado de Retencin de ICA - Sin Firma

Importante: Para poder generar los certificados de retencin es necesario que las

cuentas de 2365 Retencin en la fuente, 2367 Retencin de IVA y 2368 Retencin de ICA estn marcadas desde su creacin como cuentas de Retencin.