cartilla 2 - procesos generales contador

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SIIGO Contador

Versión 4.2

PROCESO DE CAPACITACION SALDOS INICIALES,

PRESUPUESTOS Y INFORMES

2


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TABLA DE CONTENIDO

Página 1 INTRODUCCION 3 2 SALDOS INICIALES 4 2.1 SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE 4 2.2 SALDOS INICIALES CARTERA 8 2.3 SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES 10 2.4 OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR

SALDOS INICIALES 12

3 FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES 13 3.1 CONSULTA DE COMPROBANTES 13 3.2 INFORME DE CONSECUTIVO DE COMPROBANTES 14 3.3 BORRADO EN BLOQUE 15 4 ADMINISTRACION DEL P.U.C. 17 4.1 MOVIMIENTO GENERAL 18 5 ADMINISTRACION CENTRO DE COSTO 19 6 AJUSTES POR INFLACIÓN 20 6.1 CAPTURA DE INDICES 20 6.2 PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN PAAG 21 6.3 AJUSTES AL DIFERIDO 22 6.4 PROCESO DE LOS AJUSTES POR DIFERENCIA EN CAMBIO 22

7 INFORMES GENERALES 24 7.1 INFORMES OFICIALES 24 7.1.1 LIBRO DIARIO 24 7.1.2 LIBRO MAYOR 24 7.1.3 LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES 24 7.1.4 NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES 24 7.2 INFORMES FINANCIEROS 25 7.2.1 BALANCE DE COMPROBACION 25 7.2.2 BALANCE GENERAL 26 7.2.3 ESTADO DE RESULTADOS 28 8 AUDITOR 30 8.1 CONTROL DE RETENCION 30 8.1.1 CERTIFICADOS DE RETENCION 30 8.1.1.1 GENERALES 31 8.1.1.2 CERTIFICADOS DE RETENCION DE ICA 33 8.1.1.3 CERTIFICADOS DE RETENCION DE IVA 35 8.1.2 BASES DE RETENCION 37 8.2 BASES DE RETENCION POR PERIODOS 38 8.3 IMPRESIÓN LIQUIDACION DE RETENCION 38 9 INFORMES DEL GERENTE 39 9.1 ANALISIS DE CUENTAS 39 9.2 SALDOS BANCARIOS 40 10 CARTERA 42 10.1 ACTUALIZA A 05 COLUMNAS 42 10.2 INFORME A 05 COLUMNAS 43 10.2.1 A UN CORTE ANTERIOR DE LO CONTRARIO ENTER 44 10.3 CARTERA POR TERCEROS 44



Página 10.4 CARTERA POR CUENTA 45 11 PRESUPUESTO 46 11.1 FORMULACION CONTABLE 46 11.2 PROYECCIÓN DEL PRESUPUESTO 47 11.2.1 INCREMENTO DEL PRESUPUESTO 47 11.2.1.1 GENERAL 47 11.2.1.1.1 Por Porcentaje 48 11.2.2.1 Rango Meses 49 11.2.2.2 POR CUENTA 49 11.3 EJECUCIÓN 51 12 CUENTAS POR PAGAR 52 12.1 ACTUALIZA A 05 COLUMNAS 52 12.2 INFORME A 05 COLUMNAS 52 12.2.1 A UN CORTE ANTERIOR 54 12.3 SALDOS POR TERCEROS 54 12.4 SALDOS POR CUENTA 55 13 PROCESO DE RECUPERACION 56 14 CIERRES ANUAL 60 14.1 CIERRES PARCIALES 60 14.2 CIERRE DEFINITIVO 62 15 CONSOLIDACIONES 69 16 CAPTURADOR DE DATOS 71 16.1 GENERACION DE ARCHIVOS 71 16.2 PROCESO DE INSTALACION 71 16.3 OPCIONES DEL MENU 73 16.4 INCORPORACION DE DATOS 73 16.5 GRABAR MOVIMIENTO 74 16.5.1 DATOS DEL DOCUMENTO 74 16.5.2 OPCIONES 74 16.5.3 DETALLE DEL MOVIMIENTO 75 16.6 EXPORTACION DE DATOS 76 16.7 IMPORTACION DE DATOS 77 17 PROCEDIMIENTO PARA RECONSTRUIR ARCHIVOS REBUILD 78 18 ARCHIVOS DE INFORMACION 81 19 PORTAL DE CLIENTES – SOLICITUDES VIA WEB 82 TALLER SEGUNDA SESIÓN 86



1. INTRODUCCION

En esta sesión trataremos el tema de los saldos iniciales tomados de la contabilidad y como arrancar con SIIGO para una optima y oportuna información. Después de tener toda la parametrización y saldos iniciales listos podemos ingresar a elaborar el presupuesto contable, con el fin de ingresar las estimaciones pertinentes para poder generar informes de gestión y administración. Por lo anterior, en SIIGO es necesario ejecutar algunos procesos de periodicidad mensual y procesos de cierres anuales para que de esta manera se pueda obtener información oportuna, manejando y administrando eficientemente los recursos de la empresa.



2. SALDOS INICIALES

Ruta: Contador – Control de comprobantes – Entrada de comprobantes

Los saldos iniciales corresponden a la información del Balance General con el que arranca la compañía, a partir de la cual, se incluye el movimiento diario de la misma. Debemos tener en cuenta los siguientes requisitos:

Fecha. Corresponde a la fecha de corte a la cual se va a ingresar el saldo inicial. Esta fecha fue incluida en el momento de la instalación de la respectiva empresa.

Información Discrímada. Se debe tener la información discriminada por

medio de un Balance General, al corte de fecha al cual se ingresan los saldos iniciales.

Documento. Se debe definir un documento tipo L, el cual, se codifica con

el número 999 y se denomina Saldos Iniciales.

RECUERDE: La ruta para definir los documentos es Contador – Opciones Administrador – Definición de Documentos.

Cuenta Puente. Para la contabilización de los saldos iniciales se creará una

cuenta que se utilizará temporalmente, mientras se ingresa de información de los saldos iniciales. Esta cuenta se codifica con el código 999999 y se denomina cuenta puente al terminar de digitar los saldos esta debe quedar con saldo Cero.

RECUERDE: La ruta para crear una cuenta contable es Contador – Administración del P.U.C – Apertura de cuentas contables – Apertura plan de Cuentas.

Para la inclusión de los saldos iniciales se tomarán como ejemplo: Disponible, Cartera y Proveedores.

2.1. SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE

Corresponde a los saldos iniciales de disponible todas las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata total o parcial con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o específicos; dentro de los cuales podemos mencionar la Caja, los Depósitos en Bancos y otras entidades financieras.

Para incluir los saldos iniciales se debe ingresar por la Ruta: Contador – Control de comprobantes – Entrada de comprobantes



Inmediatamente el sistema solicitara algunos datos de carácter general que es necesario incluirlos, los cuales son:

Tipo de Documento. Se debe seleccionar el tipo de documento que se va a utilizar para contabilizar los saldos iniciales (Documento tipo L). Número de Tipo de Documento. En esta opción se escogerá el 999. Número de Comprobante. Para llevar el consecutivo del documento automáticamente, se debe digitar enter. Vendedor. Este dato es informativo. Fecha. Es la fecha de inclusión de los saldos iniciales. Secuencia. Será la secuencia con la cual se llevarán los comprobantes de saldos iniciales por cada ítem digitado.



Cuenta. Se debe digitar la cuenta a utilizar para incluir el saldo inicial. Centro de Costo. Se incluirá el código del centro de costo en donde se afectará el movimiento contable. Subcentro de Costo. Se incluirá el código del subcentro de costo en donde se afectara el movimiento contable, de acuerdo al tipo de presupuesto ya sea ordinario o extraordinario. Nit. Se digitará el número de Nit al cual se le cargará el saldo de esta cuenta.

RECUERDE: El sistema solicitará centro de costo y Nit siempre y cuando la cuenta contable utilizada esté marcada como si centro de costo y si terceros.

Debito o Crédito. Se debe digitar la naturaleza de acuerdo a su saldo en el momento del ingreso del saldo inicial. Descripción. Se debe digitar la descripción del comprobante que se esta incluyendo. Valor. Se digitará el saldo de la cuenta contable que se encuentra del Balance Inicial.

El cursor se ubica inmediatamente en la segunda secuencia para seguir incluyendo los saldos iniciales, cuenta por cuenta.

RECUERDE: Se debe incluir el saldo inicial de cada una de las cuentas que hacen parte del Balance General.



NOTA: El sistema permite en la opción de Descripción, digitar la tecla F2 con el fin de repetir la descripción inmediatamente anterior.

Cuenta Puente. SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, lo que quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos. Para cuadrar el comprobante se utiliza la cuenta puente 999999.

Importante. La cuenta puente solamente se utilizará para el ingreso de saldos iniciales, ya que esta cuenta no existe contablemente. Esta cuenta debe quedar con saldo cero (0) una vez se ingrese completamente el Balance Inicial.

Para grabar o contabilizar el comprobante se debe dar clic en la tecla



2.2 SALDOS INICIALES CARTERA Ruta: Contador – Control de comprobantes – Entrada de comprobantes Para incluir los saldos iniciales de cartera se debe tener discriminada una a una las facturas de cada Cliente con sus respectivas fechas de vencimiento y el valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas deben ser tanto las que estén vencidas como las que estén por vencer.

Recuerde. Para incluir los saldos iniciales de cartera seguiremos por la misma ruta que trabajamos los saldos iniciales de Disponible: Contador – Control de comprobantes – Entrada de comprobantes.



Para el ingreso de saldos iniciales de cartera, se debe utilizar un documento tipo L – Otros, y con el código 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al cual se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit. Una vez se empieza a digitar la información de cartera, el sistema trae un cuadro adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de documento, número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento y fecha de dicho vencimiento). RECUERDE. Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la cuenta esta detallada como por Cobrar y si Tercero.

Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe utilizar Cuenta Puente con el código 999999.



Para el ingreso de saldos iniciales de cartera se debe hacer que en cada secuencia se discrimine, cliente por cliente, factura por factura, vencimiento por vencimiento.

Recuerde. Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla

en cualquier opción utilizaremos la tecla , (búsqueda alfabética), (búsqueda numérica). 2.3 SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES Ruta: Contador – Control de comprobantes – Entrada de comprobantes. Para incluir los saldos iniciales de proveedores se debe tener discriminada una a una las facturas de cada uno de los proveedores con sus respectivas fechas de vencimiento y el valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas deben ser tanto las que estén vencidas como las que estén por vencer. Para el ingreso de saldos iniciales de cuentas por pagar, se debe utilizar un documento tipo L – Otros, y con el código 999 que se manejo en la inclusión del disponible y clientes, al cual se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit. Una vez se empieza a digitar la información de proveedores, el sistema trae un cuadro adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de documento, número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento y fecha de dicho vencimiento)



RECUERDE. Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la cuenta esta detallada como por Pagar y si Tercero. Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe utilizar Cuenta Puente con el código 999999.



Para el ingreso de saldos iniciales de proveedores se debe hacer que en cada secuencia se discrimine, proveedor por proveedor, factura por factura y vencimiento por vencimiento.

Recuerde. Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla

En cualquier opción utilizaremos la tecla , (búsqueda alfabética), (búsqueda numérica). 2.4 OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS INICIALES Para facilitar una verificación posterior es recomendable organizar la información en la digitación de los saldos, por tal motivo se sugiere clasificarlos de la siguiente manera:

Comprobante del disponible Caja Bancos Corporaciones

Comprobantes de deudores Clientes Prestamos a Empleados Anticipos a Proveedores Retención en la Fuente

Comprobantes de obligaciones Financieras

Pagares Carta de Crédito

Comprobantes de Cuentas por

Pagar Proveedores Cuentas por pagar Anticipo de Clientes

Comprobante de Propiedad Planta y Equipo

Valor Histórico Activos Valor de la Depreciación

Comprobante de impuestos por pagar

Retefuente Impuesto a las ventas

Comprobante de Cuentas de Patrimonio

Capital Social Utilidad del ejercicio

Comprobante de Ajustes por inflación Tipo (A)

Activo no monetarios Pasivo no monetarios Patrimonio Cuentas de resultado

Se podrán incluir en forma opcional los valores de las cuentas de resultado, con el fin de tener en cuenta los valores a nivel de ingresos, gastos y costos.

Comprobante de Cuentas de Ingresos

Comprobante de Cuentas de Egresos Importante. Se debe tener en cuenta que la fecha con que se va a ingresar la información de saldos iniciales, corresponde a la de instalación de la Empresa. Ej.: Si la Empresa se instaló en Diciembre 31 del 2005, los saldos iniciales se deben incluir en esta misma fecha, ya que el movimiento se inicia en Enero 1 de 2006.



3. FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES

La entrada de comprobantes permite al usuario ingresar a elaborar, consultar, anular o modificar comprobantes y a optimizar tiempo en su elaboración. En esta opción es utilizada para realizar el registro de las transacciones contables. 3.1 CONSULTA DE COMPROBANTES Para consultar la contabilización de un comprobante, basta con ingresar al modulo Contador – Control de comprobantes – Entrada de comprobantes y llamar el tipo de comprobante a consultar.

En la parte inferior aparecerán tres opciones, las cuales son Anula, Borra ó Ignora.



Ignora. Esta opción es utilizada cuando se quiere consultar un comprobante sin realizar ninguna modificación en el.

Anula. Esta opción se usa para anular documentos que no van a ser

utilizados posteriormente y los mantiene en el consecutivo de documentos con este atributo.

Borra. Esta opción se utiliza para modificar o corregir comprobantes ya sea

en su valor, cuenta, etc. o simplemente para reversar un documento que será utilizado posteriormente.

Importante. Si se quiere modificar un documento sin perder lo digitado, al borrar el comprobante se deberá llamar inmediatamente sin salir de la Entrada de comprobantes, ya que al hacerlo, el comprobante quedará borrado. Al llamar de nuevo el comprobante, aparecen en la pantalla las siguientes opciones:

Registro a Registro. Permite repasar el comprobante desde la primera secuencia hasta la última secuencia del comprobante realizando modificaciones en cada uno de ellas si es necesario.

Uno en Especial. Esta opción es utilizada cuando se conoce el número de la

secuencia del comprobante que se va a modificar, evitando así repasar todo el comprobante.

RECUERDE: Si modifica un valor en la partida débito, debe modificar la partida crédito, ya que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados.

3.2 INFORME DE CONSECUTIVO DE COMPROBANTES Ruta. Contador – Control de Comprobantes – Informe de Comprobantes – Consecutivo de Comprobantes.

• Comprobante. Digite el Tipo de Documento que desea el informe. • Rango de Días. Digite el Mes y día, desde y hasta el cual desea el informe. • Rango de Comprobantes. Digite el número de comprobante desde y hasta

cual desea el informe. • Rango de Cuentas. Digite cuenta desde y hasta cual desea el informe. • Salto de página por tipo de Comprobante. Selecciónelo solo en el caso si

desea que el sistema le imprima página por cada tipo de comprobante.



Importante. En el informe la columna Valor del documento muestra, la Suma debitos + Créditos. Este informe se puede generar impreso, en vista preliminar y enviar a Excel: Se puede enviar por vista preliminar, impreso ó Excel

3.3 BORRADO EN BLOQUE Ruta: Contador – Control de Comprobantes – Borrado comprobantes en Bloques En caso de seleccionar la opción Borrado en Bloque aparecerá: • Comprobante. Se debe seleccionar el tipo de comprobante que necesita borrar • Numero Desde. Numero inicial de consecutivo de los comprobantes a borrar. • Numero Hasta. Numero final de consecutivo de los comprobantes a borrar.



Luego aparecerán secuencialmente los documentos borrados, así como los que no estén catalogados (No están grabados en el sistema). Esta opción presenta también los documentos que se encuentran catalogados como diferidos en lo referente al campo de saldo diferido.



4. ADMINISTRACION DEL P.U.C.

RUTA: Contador – Administración del P.U.C - Plan de Cuentas

En caso de escoger la opción Impreso, aparecerá:

Seleccione Alfabético si desea el informe ordenado por la Descripción de la Cuenta ó Numérico, si desea el informe impreso ordenado por el Código de la Cuenta.

√ Si seleccionó la opción Alfabético, digite la descripción desde y hasta la cual requiere el reporte.

√ Digite las cuentas de las cuales requiere el informe, con ENTER las ubica todas.

√ Seleccione si requiere el informe de todas las cuentas del (PUC), si lo desea sólo con las utilizadas.

√ Seleccione con clic si desea el informe con cuentas de contrapartida, de lo contrario ENTER.

√ Permite generar el informe impreso, Excel y vista preliminar

Este informe lista el plan de cuentas en el orden escogido con o sin auxiliares de acuerdo a lo escogido y muestra los siguientes campos:

Informe NUMÉRICO

Código del Grupo de Cuentas Codigo de la Cuenta Código de la Subcuenta Código de la Cuenta Auxiliar Descripción del Grupo de Cuentas Descripción de la Cuenta

Descripción de la Subcuenta Descripción de la Cuenta Auxiliar (Opcional) Detalle (Por Cobrar o Por Pagar). Si tiene aplicación en Centros de Costos Si va a tener Acumulación en Terceros ó si es una cuenta de Retención en

la Fuente. Si es una cuenta ajustable por Paag ó Acuerdo. Si es de Retención en la Fuente el porcentaje de Retención a aplicar. Si maneja moneda extranjera

Informe ALFABETICO

Código de la Cuenta (Grupo, Cuenta, Subcuenta y Auxiliar). Descripción de la Cuenta Auxiliar. Detalle (Por Cobrar o Por Pagar) Si la cuenta tiene aplicación en Centros de Costos. Si va a tener acumulación en Terceros o Si es una cuenta de Retención en la

Fuente. Si es una cuenta ajustable por Paag ó Acuerdo. Tipo de Cuenta Si maneja Moneda Extranjera



Si es de Retención en la Fuente el porcentaje de Retención a aplicar.

4.1 MOVIMIENTO GENERAL

RUTA: Contador – Administración del P.U.C - Movimiento General

Seleccione reporte impreso o por pantalla. En ambos casos le mostrará el mensaje:

¿Desea que muestre la Descripción del Movimiento á la Caracterización de la cuenta?

Seleccione Caracterización, se muestra el nombre si la cuenta es de terceros, caso contrario mostrará la descripción con la que se grabó el comprobante. Digite el periodo (MM/DD) desde y hasta el cual va a consultar, digite el número de la cuenta a consultar (10 dígitos, a nivel sub-auxiliar si existe), paso seguido aparecerá su descripción y el saldo correspondiente a el mes inmediatamente anterior, a su derecha, en caso de no existir aparecerá el mensaje CUENTA NO EXISTE, digite ENTER e intente nuevamente.

√ Luego de marcar el rango de período pregunta si desea el informe ordenado por Fecha o Documento; seleccione con clic la opción.

√ Digite cuenta desde y hasta la cual quiere imprimir los movimientos √ Indique si desea imprimir el informe en carro ancho o angosto (132

columnas), en el informe de carro ancho se pueden imprimir mayor número de caracteres para algunos datos del informe.

√ Digite S o N si quiere imprimir en las facturas el prefijo dado por la DIAN √ Seleccione ( * ) si quiere imprimir todos los tipos de comprobantes, de lo

contrario digite la letra del comprobante que quiere imprimir; si selecciona una letra especifica con ( * ) imprime todos los comprobantes de este tipo de lo contrario, con la letra S puede seleccionar que comprobantes del tipo digitado quiere imprimir.

Indique Si quiere o No imprimir las cuentas que no han tenido movimiento en el rango de fecha seleccionado

Informe General: Este informe muestra un renglón por cada movimiento que ha tenido cada cuenta con la siguiente información:

Tipo, Número y Secuencia del Documento. Fecha en que se actualizo. Nit si maneja terceros. Descripción. Producto, Bodega y Cantidad si es de inventarios, Código si es de Activos

Fijos. Tipo, Número y Vencimiento si es cartera o proveedores Base (Si es de Retención) ó Número de Cheque (Bancos) Centro de Costos Valor Débitos Valor Créditos Nuevo Saldo Totaliza por Cuenta



5. ADMINISTRACION CENTRO DE COSTO

RUTA: Administración Centro de Costo – Movimiento Por Centro de Costo

Esta opción permite generar un informe detallado de las cuentas que están marcadas como centro de costo en su creación. El programa muestra, cuenta contable, centro de costo, tercero, detalle del movimiento, movimiento débito, movimiento crédito y saldo.

Este informe permite auditar el movimiento de cada cuenta contable para analizar los diferentes movimientos realizados. Entrega un listado con el movimiento de todas las cuentas por centros de costo.

• Seleccione si desea trabajar con la descripción de la cuenta o con la caracterización.

• Digite fecha desde y hasta la cual desea • Digite centro de costo desde y hasta el cual necesita el reporte. • Digite cuenta desde y hasta el cual necesita en el reporte • Seleccione si desea el informe con Sub-centros • Digite si desea el reporte con sub-centros de costos. • En caso afirmativo digite el sub-centros desde y hasta el cual requiere el

informe. • Digite S o N si quieres que el reporte salte página por cada uno de los

centros de costos. • Digite S o N si quiere o no que en el informe se incluyan centros de costo

con un saldo inicial a enero pero que no tienen movimiento en el rango de fechas seleccionadas.

Permite generar el informe impreso, Excel y vista preliminar



6. AJUSTES POR INFLACIÓN

6.1 CAPTURA DE INDICES RUTA: Contador – Ajustes Por Inflación - Captura de Índices Para poder ejecutar los procesos de ajuste por inflación a las cuentas de inventarios, activos fijos, diferidos y cuentas del patrimonio el primer día de cada mes, se deben ingresar los diferentes porcentajes del P.A.A.G (Porcentaje de Ajuste Año Gravable), establecido por el DANE (Departamento Nacional de Estadística). Se entiende por P.A.A.G Mensual, el porcentaje de ajuste del mes, el cual es equivalente a la variación porcentual del índice de precios al consumidor para ingresos medios, registrado en el mes inmediatamente anterior al mes objeto de ajuste. Una vez se ingresa a la opción, el sistema trae la siguiente ventana:



PAAG: En esta opción se debe efectuar la captura del P.A.A.G (Porcentaje de Ajuste Año Gravable) publicado por el DANE para cada uno de los meses

del año. Con la tecla de función F1 o con el icono finaliza la captura.

ACUERDO: Esta opción aplica para entidades estatales (generalmente los hospitales), los cuales no realizan los procesos de ajustes por inflación con el PAAG, sino que establecen un porcentaje que es acordado con el gobierno.

6.2 PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN PAAG RUTA: Contador – Ajustes Por Inflación – Ejecución del P.A.A.G A través de esta opción se ejecutarán los ajustes por inflación a todas las cuentas que en el momento de su creación se hayan marcado como Ajustables al P.A.A.G, diferente a los diferidos.

Comprobante. En este campo el programa mostrará de forma automática todos los documentos tipo (A) Ajustes por Inflación que se han parametrizado previamente y se debe escoger el de P.A.AG.

Nit a Usar. En este campo se debe digitar el nit de la empresa, el cual,

debe estar previamente creado.

Centro de Costo. Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes por inflación por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.



6.3 AJUSTES AL DIFERIDO RUTA: Contador – Ajustes Por Inflación – Ajuste al Diferido

Diferido. Se debe seleccionar desde que numero de diferido hasta que

numero tomara el sistema para el calculo del ajuste por inflación, se aclara que el sistema solo tomara los del grupo 1710xx

Comprobante para el diferido. Se debe seleccionar el tipo de

comprobante y numero para realizar el P.A.A.G, debe crearse un documento tipo (A) asignado para los ajustes por inflación a los Diferidos.

6.4 PROCESO DE LOS AJUSTES POR DIFERENCIA EN CAMBIO RUTA: Contador – Ajustes Por Inflación – Diferencia en Cambio El ajuste por diferencia en cambio la deben ejecutar las empresas que manejan moneda extranjera y deben re - expresar algunas de sus cuentas contables para reconocer el efecto de las variaciones en las tasas de cambio que sufren las diferentes monedas diariamente. Este proceso que se encuentra dentro de los ajustes por inflación se debe ejecutar el último día de cada mes y depende de la correcta parametrización de las cuentas contables y la alimentación diaria de las tasas de cambio. Los campos que se deben diligenciar al ejecutar este proceso, son los siguientes:



Comprobante. En este campo el programa mostrará de forma automática

todos los documentos tipo A – Ajustes por Inflación que se han parametrizado previamente. Se debe escoger el asignado para el Ajuste por Diferencia en Cambio.

Centro de Costo. Este campo es de carácter informativo y se debe digitar

el centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes por inflación por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.

Nit a Usar. En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, el cual

debe estar previamente creado.

Recuerde. Los procesos de ajustes por inflación y ajuste por diferencia en cambio son automáticos en todos los casos, únicamente depende de la correcta parametrización de las cuentas contables.



7. INFORMES GENERALES 7.1 INFORMES OFICIALES. RUTA: Contador – Informes Generales – Informes Oficiales Mediante esta opción se puede generar uno a uno todos los informes oficiales que necesite para análisis y obligaciones de tipo legal. 7.1.1 LIBRO DIARIO RUTA: Contador - Informes Generales – Informes Oficiales – Libro Diario En este libro oficial se discriminan en orden cronológico todas las operaciones, en forma individual, registrando cada documento contable. Este libro se debe generar cada mes. Para la generación de este libro es necesario indicar el nivel de la cuenta, los comprobantes que se quieren visualizar, y el rango de fechas. 7.1.2 LIBRO MAYOR RUTA: Contador - Informes Generales – Informes Oficiales – Libro Mayor Este libro oficial presenta información a nivel de todas las cuentas, mostrando cuales eran los saldos de las cuentas del mes anterior, el movimiento del mes tanto débito como crédito y una columna para el saldo final, cumpliendo así con la formalidad de establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta. Para la generación de este libro es necesario indicar el nivel de las cuentas al que se quiere generar el libro. 7.1.3. LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES RUTA: Contador - Informes Generales – Informes Oficiales – Inventarios y Balances Para dar cumplimiento con el artículo 52 del Código del Comercio, por lo menos una vez al año, el comerciante elabora un inventario y un balance general que le permita conocer de una manera clara y completa la situación de su patrimonio. Para generar este informe es necesario marcar cada una de las opciones que presenta esta opción, de acuerdo a la información que se quiera visualizar. 7.1.4. NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES RUTA: Contador – Informes Generales –Informes Oficiales – Numerador de Libros Oficiales Por esta opción se podrá asignar la numeración consecutiva a cada uno de los libros oficiales que están obligados a llevar. Las hojas estarán en blanco para la respectiva numeración. Se debe digitar la cantidad de hojas a numerar, el número inicial, de acuerdo con las formalidades de los libros debe imprimirse en las hojas el nombre de la empresa o el propietario de los libros, si utiliza formas continuas,



debe mencionarse de manera expresa el código escogido para cada libro, que puede ser de cinco caracteres.

7.2 INFORMES FINANCIEROS 7.2.1 BALANCE DE COMPROBACION RUTA: Contador – Informes Generales – Informes Financieros - Balance de Prueba Es un informe por pantalla o impreso del movimiento de todas las cuentas en un rango de tiempo estipulado. Es un informe que ayuda a determinar el movimiento correcto de las cuentas. Para obtener este informe se debe digitar el mes desde el cual se quiere generar la información y el mes hasta el cual se quiere obtener la información, el nivel de las cuentas (Grupo, Cuenta, Auxiliar, Sub-auxiliar, etc) y el tipo de moneda en el que se quiere generar el informe.



7.2.1 BALANCE GENERAL RUTA: Contador – Informes Generales – Informes Financieros - Balance General El Balance General es uno de los Principales Estados Financieros Básicos que un ente económico debe preparar, para reflejar los recursos y obligaciones de la empresa. Este informe esta compuesto por las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio. Para la generación del Balance General se deben seguir los pasos que se describen a continuación:

1. Estándar: Al seleccionar esta opción, el sistema genera un Balance General con un formato Estándar, para lo cual, se deben diligenciar los siguientes campos:

Mes Fin: En este campo se debe digitar el mes de corte o el mes hasta el que se desea generar el balance general. Una vez se ha digitado el mes correspondiente el programa mostrará la siguiente pantalla:

Grup – Cta. – Subcta – Auxil – SaUx. : Esta opción permite escoger el nivel al que se quiere generar el balance y los niveles son grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar o subauxiliar. Se puede seleccionar la opción deseada dando un click o se puede digitar la letra que aparece en mayúscula para seleccionar el nivel.

Después de escoger el nivel al que se quiere generar el balance, el programa mostrará la siguiente pantalla:

Cuenta de Utilidad: En este campo se debe digitar la cuenta contable que corresponde a la utilidad del ejercicio.

Cuenta de Pérdida: En este campo se debe digitar la cuenta contable que corresponde a la pérdida del ejercicio.



Imprime Código de la Cuenta: Normalmente el código de las cuentas contables no se refleja en un balance general, pero esta la opción para que se genere el balance como se desee. Para generar el balance sin el código de la cuenta no se debe marcar esta opción, en caso contrario se debe marcar y posteriormente el programa generará el Balance General.

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos

con los que se puede generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite generar el informe a Excel. 2. Predeterminado: Si se escoge la opción de predeterminado el programa mostrará la siguiente pantalla:

Modifica: Al ingresar a esta opción el programa permitirá diseñar la

estructura de un balance general, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Una vez se ha escogido esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

En esta opción el programa permite definir las cuentas para cada uno de los conceptos que estructuran el balance general.



Selección de Cuentas: (Rango Inicial – Rango Final) En este campo se debe digitar el código del grupo desde y hasta el cual se quiere parametrizar el concepto que se está visualizando en pantalla.

Cuentas o Rangos: En este campo se pueden visualizar los códigos seleccionados en el campo anterior. El sistema permite seleccionar hasta 5 rangos por cada uno de los conceptos.

Ejecuta: Una vez se han definido las cuentas para el balance general Predeterminado se puede ingresar por esta opción y generar el balance que se definió en Modifica.

7.2.3. ESTADO DE RESULTADOS RUTA: Contador – Informes Generales – Informes Financieros - Estado de Resultados El Estado de Resultados es uno de los Principales Estados Financieros Básicos que un ente económico debe preparar, para reflejar la utilidad o pérdida de un periodo de tiempo determinado. Su estructura esta dada por las cuentas de ingresos, costos y gastos. Para la generación del estado de Resultado se deben seguir los procedimientos que se describen a continuación: 1. Estándar: Al seleccionar esta opción, el sistema genera un Estado de Resultado con un formato Estándar, para lo cual, se deben diligenciar los siguientes campos:

Nivel: Grupo – Cuenta – Subcuenta – Auxiliar – Subauxiliar: Esta

opción permite escoger el nivel al que se quiere generar el Estado de Resultados marcando la opción correspondiente.

Mes Desde: En este campo se debe digitar el mes de inicio o mes desde el cual se desea generar el Estado de Resultados.

Mes Hasta: En este campo se debe digitar el mes de final o mes hasta el cual se desea generar el estado de resultados.

Incluye Código de la Cuenta: Normalmente el código de las cuentas contables no se refleja en un el Estado de Resultado, pero en caso de requerirlo se debe marcar esta opción, de lo contrario se deja en blanco.

Incluye Saldo Inicial del Año: Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa, el programa incluirá dentro del informe, una columna en la que se verá reflejado el saldo inicial del año de cada una de las cuentas que conforman el Estado de Resultados.

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará estos iconos

para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite generar el informe a Excel. 2. Predeterminado: Si se escoge la opción de Predeterminado el programa mostrará la siguiente pantalla:



Modifica: Al ingresar a esta opción el programa permitirá diseñar la estructura del Estado de Resultados, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Una vez se ha escogido esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

En esta opción el programa permite definir las cuentas para cada uno de los conceptos que estructuran el Estado de Resultados.

Rango Inicial: En este campo se debe digitar el código del grupo desde el que se quiere parametrizar el concepto que se esta visualizando en pantalla.

Rango Final: En este campo se debe digitar el código del grupo hasta el que se quiere parametrizar el concepto que se esta visualizando en pantalla.

Ejecuta: Una vez se han definido las cuentas para el estado de resultados Predeterminado se puede ingresar por la opción “Ejecuta” y generar el informe que se definió.



8. AUDITOR

De acuerdo a lo establecido en el artículo 381 del Estatuto Tributario los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones cuando se trate de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, legal y reglamentaria. 8.1 CONTROL DE RETENCION Es una buena herramienta para realizar la liquidación de la retención en la fuente, ofrece los siguientes informes:

• Bases y Certificados de Retención

• Base de Retención por periodos

• Impresión de Liquidación de Retención 8.1.1 CERTIFICADOS DE RETENCION RUTA: Auditor – Control de Retención – Certificados Para poder obtener los certificados de retención las cuentas contables en las que se efectuó la contabilización de las retenciones deben estar marcadas desde el momento de su creación como “Retención”, en caso contrario el programa no generará los certificados. Para generar los certificados de retención se deben seguir los pasos que se describen a continuación: Al ingresar a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

Certificados: Al marcar esta opción el programa generará los certificados de retención para los terceros que se seleccionen.

Bases: Al ingresar a esta opción el programa generará un informe de las

bases, porcentajes y retenciones que se practicaron a los diferentes terceros. Este informe sirve como anexo a las declaraciones de retención.

Si se marca la opción de certificados el programa mostrará la siguiente pantalla:



La opción Control Bases. Es con el fin de generar un informe que muestre

todos aquellos documentos cuya base es incorrecta respecto al valor efectivamente retenido y al porcentaje asignado en la cuenta de retención. Los documentos que estén correctos no los muestra. Este nuevo desarrollo se realizó a partir de los cambios en la ley exógena medios magnéticos DIAN para verificación de posibles errores en las bases antes de reportarlas.

La opción Base de Retención mostrara la siguiente ventana:

Esta opción permite generar los certificados de ICA, IVA y Generales que corresponde a la retención en la fuente. 8.1.1.1 GENERALES

Fecha de Emisión. En este campo se debe digitar la fecha en la que se van

a generar los certificados de retención.

Ciudad Emisión del Certificado. En este campo se debe digitar la Ciudad en la cual se esta generando el Certificado de Retención.

NIT Desde. En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quiere

generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará desde el NIT cero.



NIT Hasta. En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quiere

generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará el último NIT creado.

Cuenta Desde. En este campo se debe digitar la cuenta de retención desde

la que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará desde la cuenta cero.

Cuenta Hasta. En este campo se debe digitar la cuenta hasta la que se

quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará la última cruenta de retención.

Desea el Certificado con Firma o sin Firma. Si marca la opción “Con

Firma” el programa mostrará un campo en certificado para la firma.

Fecha Desde. En este campo se debe digitar el mes desde el que se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando “Enter” el programa tomará desde el mes uno (1).

Fecha Hasta. En este campo se debe digitar el mes hasta la que se quiere

generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará el mes doce (12).

Campos de fecha, pago de retención y numero de documento de

pago. Estos campos se diligencian cuando la empresa hace el pago de retención, y el ente recaudador le suministra un número de documento.



Estos datos deben salir en el certificado, para que conste que la retención practicada, si fue cancelada.

8.1.1.2. CERTIFICADOS DE RETENCION DE ICA

Si se marca la opción de ICA el programa mostrará la siguiente pantalla:

Fecha de Emisión. En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a generar los certificados de retención.

Ciudad Emisión del Certificado. En este campo se debe digitar la Ciudad

en la cual se esta generando el Certificado de Retención.



NIT Inicial. En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quieren generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará desde el NIT cero.

NIT Final. En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quieren


Tipo de Impresión Genérica. Si se marca esta opción el programa

generará los certificados de retención de ICA en el formato que tiene establecido SIIGO.

Tipo de Impresión Genérica. Si no se marca esta opción el programa

generará los certificados de retención de ICA en el formato Minerva.

Desea el Certificado con Firma o sin Firma. Si marca la opción “Con Firma” el programa mostrará un campo en certificado para la firma.

Rango de Meses Desde. En este campo se debe digitar el mes desde el

que se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando “Enter” el programa tomará desde el mes uno (1).

Rango de Meses Hasta. En este campo se debe digitar el mes hasta la que

se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará el mes doce (12).

Una vez se han definido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:

Cuentas ICA. En este campo se deben digitar las cuentas de retención de ICA, para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los certificados.




Cuentas. En este campo se deben digitar las cuentas que maneje de manera provisional.

8.1.1.3. CERTIFICADOS DE RETENCION DE IVA Si se marca la opción de IVA el programa mostrará la siguiente pantalla:

Ciudad Emisión del Certificado. En este campo se debe digitar la Ciudad en la cual se esta generando el Certificado de Retención.



Fecha de Emisión. En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a generar los certificados de retención.

NIT Inicial. En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quiere

generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará desde el NIT cero.

NIT Final. En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quiere



generará los certificados de retención de ICA en el formato que tiene establecido SIIGO.


generará los certificados de retención de ICA en el formato Minerva.

Desea el Certificado con Firma o sin Firma. Si marca la opción “Con Firma” el programa mostrará un campo en certificado para la firma.

Tipo de Descripción fija. toma el concepto de la operación que solicita

mas adelante

Tipo de Descripción de la cuenta. Imprimirá la descripción de la cuenta de reteiva.

Rango de Meses Desde. En este campo se debe digitar el mes desde el

que se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando “Enter” el programa tomará desde el mes uno (1).

Rango de Meses Hasta. En este campo se debe digitar el mes hasta la que

se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará el mes doce (12).


Cuentas IVA. En este campo se deben digitar las cuentas del IVA Descontable por compras y las cuentas de retención de IVA para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los certificados.



Si se digitan Subcuentas o auxiliares en ceros se acumulan los valores de las cuentas correspondientes al mismo nivel.

Recuerde. Para poder generar los certificados de retención es necesario que las cuentas de 2365 – Retención en la fuente, 2367 – Retención de IVA y 2368 Retención de ICA estén marcadas desde su creación como cuentas de “Retención”. 8.1.2 BASES DE RETENCION RUTA: Auditor – Control de Retención – Bases

Informe de Bases gravables. De acuerdo a un grupo de cuentas, terceros y comprobantes, genera un informe con los siguientes campos:

• Cuenta • Fecha • Nit - Nombre • Descripción de Movimiento • Valor Base • % de calculo • Valor del cálculo de Retención.



8.2 BASES DE RETENCION POR PERIODOS RUTA: Auditor – Control de Retención – Base de retención por periodos El sistema solicita el rango de meses para los cuales generara el informe.

8.3 IMPRESIÓN LIQUIDACION DE RETENCION RUTA: Auditor – Control de Retención – Impresión Liquidación de Retención

Sistema solicita los datos básicos para impresión del formulario de retención en la fuente.



9. INFORMES DEL GERENTE En el modulo del gerente usted podrá generar los diferente informes, de acuerdo al movimiento que se ha digitado en los comprobantes, estos informes se desarrollan desde los mas genérico hasta lo mas especifico y detallado.

9.1 ANALISIS DE CUENTAS RUTA: Gerente – Análisis de Cuentas A nivel de pantalla podemos escoger el informe que deseamos a nivel de grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar y subauxiliar, esta escogencia la realizo con en icono

con la tecla enter captura el nivel, seleccione la cuenta de la cual quiere verificar el movimiento que ha tenido en un rango de tiempo que usted puede seleccionar el mes inicial y final. Muestra el movimiento a nivel general que ha tenido la cuenta en cada mes de la sumatoria de debitos y créditos



Este informe también lo puede generar a nivel de grafica con el icono y hacer la diferentes presentaciones que tenga su hoja de calculo Excel.

9.2 SALDOS BANCARIOS RUTA: Gerente – Saldos Bancarios

Fecha de Corte: En este campo se debe digitar la fecha de corte con la cual sistema la que se van a generar los saldos. Saldo Telefónico: En este campo se debe digitar el saldo telefónico suministrado por la entidad bancaria. Recuerde: El sistema traerá una a una las cuentas que se definieron en los parámetros de gerente.



Sobre la cuenta al dar doble clic el sistema muestra detalladamente el movimiento de la misma.



10. CARTERA

10.1 ACTUALIZA A 05 COLUMNAS Ruta: Cartera – Actualiza a 05 Columnas: Esta opción le permite parametrizar hasta 99 modelos de edades de cartera vencida y por vencer.

Digite el Número del modelo a Actualizar, en caso que ya este creado aparece el nombre del modelo, de lo contrario aparece en pie de pantalla “CREACION” y permite crearlo, con ENTER, graba los rangos de Edades de Cartera ó regresa al menú anterior.

Digite los Rangos de Días (Hasta 5) entre los cuales quiere ubicar las edades

de los clientes, de tal manera que las cifras (días) de la derecha corresponden a la función menor y las de la izquierda a la función mayor que, observe que los extremos toman siempre los rangos que complementan todos los rangos no incluidos en las edades intermedias seleccionadas, es de anotar que éstos rangos deben ser crecientes, es decir, el siguiente debe ser el mayor que el anterior, para cuentas vencidas use el signo menos (-).

Digite el Número de Modelo a utilizar y el nombre del modelo requerido. Paso seguido aparece en pantalla el mensaje: SI USTED CATALOGA UN RANGO MENOR QUE CERO, ESTA GENERANDO EL INFORME CON SALDOS VENCIDOS, CASO CONTRARIO GENERARA SALDOS POR VENCER.



10.2 INFORME A 05 COLUMNAS Ruta: Cartera – Informe a 05 Columnas: Por esta opción se genera el informe de cartera de acuerdo al modelo diseñado en donde se determinar la cartera que esta vencida o por vencer en cada uno de los rangos.

Seleccione General o Detallada, luego preguntará el número del modelo a utilizar, seleccione con clic si desea el informe a un corte anterior, de lo contrario con ENTER. Con ENTER selecciona los rangos deseados y con TAB salta los rangos que no desea incluir.



Digite las cuentas desde y hasta donde va a imprimir, así mismo el rango de Nits, se debe seleccionar si se desea imprimir la cartera Morosa únicamente, Total si desea el total de la cartera. Seleccione los rangos de Sucursal y Centro de Costo, si desea el informe con Subcentro y digite el rango de los Subcentros, de lo contrario presione ENTER.

El listado General muestra la información de todos los Clientes, de Cartera vencida, Cartera por Vencer en los rangos establecidos.

El listado Detallado presenta la información de cada cliente con detalle de

cada Factura de venta o recibo, con Cartera Vencida, Cartera por Vencer también en los rangos establecidos.

Permite generarlo por vista preliminar, impreso ó Excel. Este informe muestra las edades de cartera según los rangos establecidos, con la siguiente información:

• NIT del Cliente. • Nombre del Cliente. • Saldo en Cartera • Saldo en Mora • Primer rango y su valor correspondiente. • Segundo rango y su valor correspondiente. • Tercer rango y su valor correspondiente. • Cuarto rango y su valor correspondiente. • Quinto rango y su valor correspondiente.

10.2.1 A UN CORTE ANTERIOR DE LO CONTRARIO ENTER Seleccione con clic, si desea genera un corte de Fecha y (MMDD), de lo contrario ó ENTER, luego digite el NIT desde y hasta el cual desea el informe; con ENTER ubica todos los clientes. Paso seguido digite el código de la sucursal inicial y final, en caso de desear generar el informe con sucursales. 10.3 CARTERA POR TERCEROS En este informe se generan los saldos pendientes por pagar de los clientes por rango de cuentas, ordenado por nit o por cuenta. Donde se puede ver el saldo total y los valores o saldos de las facturas de los clientes.



10.4 CARTERA POR CUENTA Mediante esta opción se puede generar listados detallados por cada una de las cuentas especificas de los clientes que maneje la empresa, detallando uno a unos los terceros con los saldos y los documentos pendientes



11. PRESUPUESTO El proceso de presupuesto nos permite hacer una comparación entre los movimientos contables reales, esto quiere decir que es sobre las operaciones diarias de la empresa o compañía, versus las que se proyectan durante los diferentes periodos anuales. Realizar presupuestos nos lleva a visualizar en forma clara y rápida, el comportamiento del negocio, controlando los objetivos preestablecidos a lograr por la empresa en cada periodo determinado, a través de una comparación de los movimientos proyectados versus los reales por cada uno de los meses. 11.1 FORMULACION CONTABLE RUTA: Presupuesto - Formulación Contable Esta opción permite efectuar la formulación presupuestal de las cuentas contables del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos, por cada uno de los Centros de Costo y Subcentro de costos que maneja la compañía. Para realizar la formulación de estas cuentas, una vez se ingresa a la opción, se deben diligenciar los siguientes campos:

Cuenta. En este campo se debe digitar la cuenta contable que se quiere

presupuestar. Con las teclas de función F2 y F3 o con el icono se puede realizar la búsqueda de las cuentas creadas en SIIGO.



CC-SCC. Este campo se habilitará si la cuenta contable que será presupuestada está marcada como Sí Centros de Costo. Para continuar, se debe digitar el código del centro de costo y el subcentro de costo, en caso de utilizarse.

Total Presupuesto. En este campo el programa solicita el valor total del presupuesto anual asignado para la cuenta que se está presupuestando.

El presupuesto se puede hacer de dos formas:

• Mes a Mes: Para asignar el presupuesto Mes a Mes se debe presionar la

tecla de función F2 o dar clic en el icono ubicado en el campo Total Presupuesto y el programa ubicará el cursor en el mes de Enero, para que se registre el valor del presupuesto en cada uno de los meses. Esta opción de presupuesto aplica cuando el valor del presupuesto es diferente en todos los meses o cuando únicamente se tienen presupuestados algunos meses del año.

• Ponderado (Total del Año): Para ejecutar esta opción se debe digitar el

valor total anual del presupuesto de la cuenta, presionar “Enter” y

posteriormente presionar la tecla de función F3 o dar clic en el icono para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual a cada uno de los meses del año.

RECUERDE: Si se desea hacer la modificación del valor de alguna cuenta presupuestada se debe ingresar por esta opción, digitar la cuenta y el centro de costo que se quiere corregir y realizar los mismos procedimientos para realizar el cambio. 11.2 PROYECCIÓN DEL PRESUPUESTO

Incremento. Debido al alza generalizada de los precios y del costo de vida, la inflación, la corrección monetaria o por políticas de la empresa, cualquier presupuesto está sujeto a modificaciones, lo que genera una nueva formulación de las cifras, por lo tanto los presupuestos deben ser incrementados según las necesidades, este se puede realizar según sea el caso en forma porcentual por valor con respecto a los meses actuales o el año anterior.

Disminución. En algunas ocasiones, la situación de la economía o de algunas empresas hace que se generen disminuciones en las cifras de los presupuestos elaborados a comienzo de cada periodo fiscal, la disminución se realiza según sea el caso en forma porcentual por valor con respecto a los meses actuales o el año anterior.

11.2.1 INCREMENTO DEL PRESUPUESTO 11.2.1.1 GENERAL RUTA: Presupuesto - Formulación Contable – Incremento del Presupuesto – General Centro de Costo. Este nos sirve para realizar la selección por un centro de costo específico o por todos los que tengan movimientos sobre una determinada cuenta.



Porcentaje ó Valor. Son dos firmas diferentes como se puede realizar el incremento de un presupuesto por cada uno de los meses. Año Anterior ó Rango de Meses. De acuerdo a la situación del país, nuestros incrementos se pueden realizar tomando como base los presupuestos de año anterior o dentro del periodo fiscal realizarlo aun determinado rango de meses, solicita rango base desde, hasta y rango a aplicar desde, hasta. Con base en Presupuesto ó Ejecutado. Los incrementos se pueden tomar como base a las cifras que se hayan presupuestado o a lo efectivamente ejecutado dentro de las compañías.

Este tipo de proyección nos ayuda que la información que tenemos sea más fácil de seleccionar y aplicarles los ajustes del caso de acuerdo a los diferentes criterios que pueda tener la compañía. 11.2.1.1.1 Por Porcentaje El sistema permite asignar porcentaje a aplicar por cada uno de los meses del año. Seguido solicitara rango de cuentas y centros de costos a los cuales aplicara los porcentajes asignados para cada mes.



11.2.2.1 Rango Meses

Seguido solicitara rango de cuentas y centros de costos a los cuales aplicara los porcentajes asignados para cada mes. 11.2.2.2 POR CUENTA RUTA: Presupuesto - Formulación Contable – Incremento del Presupuesto – Por Cuenta



De acuerdo a los criterios seleccionados por la cuenta vamos a ver como se realiza la proyección por meses.

Porcentaje ó Valor. Son dos firmas diferentes como se puede realizar el incremento de un presupuesto por cada uno de los meses. Año Anterior ó Mes Anterior. De acuerdo a la situación del país, nuestros incrementos se pueden realizar tomando como base los presupuestos de año anterior o dentro del periodo fiscal realizarlo aun determinado rango de meses, solicita rango base desde, hasta y rango a aplicar desde, hasta. Con base en Presupuesto ó Ejecutado. Los incrementos se pueden tomar como base a las cifras que se hayan presupuestado o a lo efectivamente ejecutado dentro de las compañías. Se debe digitar la cuenta y centro de costos a Incrementar el presupuesto según porcentaje establecido, permite asignar porcentaje por mes.



Importante: Aplica de la misma forma para la opción de Disminución del presupuesto. 11.3 EJECUCIÓN RUTA: Presupuesto Ejecución Mediante esta opción se pueden obtener informes a nivel general como:

• Ejecución General. Es el informe que muestra la diferencia entre el movimiento y lo formulado por cada una de las cuentas, además muestra el porcentaje de cumplimiento del presupuesto.

• Informe Comparativo. Muestra comparativo del mes seleccionado frente

al mismo del año inmediatamente anterior. Presupuesto por Encima / Debajo. Muestra una relación de todas aquellas cuentas que están por encima o por debajo de su formulación presupuestal.



12. CUENTAS POR PAGAR 12.1 ACTUALIZA A 05 COLUMNAS Ruta: Cuentas por Pagar - Actualiza a 05 Columnas: Esta opción le permite parametrizar hasta 99 modelos de edades de proveedores vencida y por vencer.

Digite el Número del modelo a Actualizar, en caso que ya este creado aparece el nombre del modelo, de lo contrario aparece en pie de pantalla “CREACION” y permite crearlo, con ENTER, graba los rangos de Edades de Cartera ó regresa al menú anterior.

Digite los Rangos de Días (Hasta 5) entre los cuales quiere ubicar las edades

de los clientes, de tal manera que las cifras (días) de la derecha corresponden a la función menor y las de la izquierda a la función mayor que, observe que los extremos toman siempre los rangos que complementan todos los rangos no incluidos en las edades intermedias seleccionadas, es de anotar que éstos rangos deben ser crecientes, es decir, el siguiente debe ser el mayor que el anterior, para cuentas vencidas use el signo menos (-).

Digite el Número de Modelo a utilizar y el nombre del modelo requerido. Paso seguido aparece en pantalla el mensaje: SI USTED CATALOGA UN RANGO MENOR QUE CERO, ESTA GENERANDO EL INFORME CON SALDOS VENCIDOS, CASO CONTRARIO GENERARA SALDOS POR VENCER.

12.2 INFORME A 05 COLUMNAS Ruta: Cuentas por Pagar – Informe a 05 Columnas: Por esta opción se genera el informe de proveedores de acuerdo al modelo diseñado en donde se determinar las edades de los proveedores vencidas o por vencer en cada uno de los rangos.



Seleccione General o Detallada, luego preguntará el número del modelo a utilizar, seleccione con clic si desea el informe a un corte anterior, de lo contrario con ENTER. Con ENTER selecciona los rangos deseados y con TAB salta los rangos que no desea incluir.

Digite las cuentas desde y hasta donde va a imprimir, así mismo el rango de Nits, se debe seleccionar si se desea imprimir las edades de Proveedores únicamente Total o morosa.



Seleccione los rangos de Sucursal y Centro de Costo, si desea el informe con Subcentro y digite el rango de los Subcentros, de lo contrario presione ENTER.

El listado General muestra la información de todos los proveedores, de edades vencidas, edades por Vencer en los rangos establecidos.

El listado Detallado presenta la información de cada Proveedor con detalle

de cada Factura de Compra o Egreso, Vencidos ó por Vencer también en los rangos establecidos.

Permite generarlo por vista preliminar, impreso ó Excel. Este informe muestra las edades de cartera según los rangos establecidos, con la siguiente información:

• NIT del Proveedor o Costos y Gastos por pagar. • Nombre del Proveedor o Costos y Gastos por pagar. • Saldo en Edades de Proveedores • Saldo en Mora • Primer rango y su valor correspondiente. • Segundo rango y su valor correspondiente. • Tercer rango y su valor correspondiente. • Cuarto rango y su valor correspondiente. • Quinto rango y su valor correspondiente.

12.2.1 A UN CORTE ANTERIOR Seleccione con clic, si desea genera un corte de Fecha y (MMDD), de lo contrario ó ENTER, luego digite el NIT desde y hasta el cual desea el informe; con ENTER ubica todos los Proveedor o Costos y Gastos por pagar. Paso seguido digite el código de la sucursal inicial y final, en caso de desear generar el informe con sucursales. 12.3 SALDOS POR TERCEROS En este informe se generan los saldos pendientes por cancelar a los Proveedores o Costos y Gastos por pagar, por rango de cuentas, ordenado por nit o por cuenta. Donde se puede ver el saldo total y los valores o saldos de las facturas de los clientes.



12.4 SALDOS POR CUENTA Mediante esta opción se puede generar listados detallados por cada una de las cuentas específicas de los Proveedores que tiene la empresa, detallando uno a unos los terceros con los saldos y los documentos pendientes



13 PROCESO DE RECUPERACION RUTA: Parámetros – Recuperaciones El proceso de recuperación tiene como objeto reorganizar la información, que debido a circunstancias externas como caídas de luz, salidas bruscas del programa, accesos simultáneos al mismo archivo, etc., pueden en algún momento desvirtuar la información ocasionando que los diferentes informes del programa (balances, movimiento de cartera, etc.) no coincidan con el movimiento digitado. El proceso de RECUPERACIÓN verifica si existen diferencias en el balance de comprobación, es decir, si este informe no presenta sumas iguales, repasando uno a uno todos los movimientos digitados hasta ahora en el programa. Para ejecutar el proceso de recuperación se debe ingresar a la opción “Recuperaciones”, ubicada en el menú de Parámetros. Al ingresar a la opción el sistema genera el siguiente mensaje: Para ejecutar el proceso de recuperación se deben seguir los procedimientos que se describen a continuación:

Recuerde!!! Antes de realizar el proceso de Recuperación se debe realizar una copia total de la información. Para ejecutar el proceso de recuperación se requieren los archivos del año inmediatamente anterior. Si la empresa se creo en el año en el que se va a ejecutar el RECUPERA, no hay ningún inconveniente, ya que en la instalación el programa crea dichos archivos de forma automática. Si no existen estos archivos, se deben restaurar de la última copia. Este es un mensaje de carácter informativo y al digitar “Enter” se pasa a la siguiente pantalla:



Si se tienen los archivos del año anterior se debe marcar esta pregunta para continuar con el proceso, de lo contrario el programa suspenderá el proceso. Posteriormente el programa muestra la siguiente pantalla:

En este campo se debe digitar el año en el que se ejecutará el proceso de recuperación. El programa trae automáticamente el año con el que se ingresó a SIIGO. Después de seleccionar el año, se habilita las siguientes opciones:

Recupera Parcial: al seleccionar esta opción el sistema verifica únicamente

los archivos que contengan información con diferencias, generando los listados correspondientes.

Recupera Total: al seleccionar esta opción el sistema verifica todos los

archivos y además de generar los listados de inconsistencias, también realiza las correcciones correspondientes.

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:



El programa efectúa una verificación entre las características de cuentas contables del año en el que se está ejecutando el proceso de recuperación y el año inmediatamente anterior. En caso de presentarse alguna inconsistencia, el programa la reportará a través del archivo generado por pantalla o enviado a la impresora. Las inconsistencias que se generen deben ser corregidas y se debe comenzar nuevamente con el proceso de recuperación. Si no se presenta ninguna inconsistencia el proceso de recupera continua y muestra la siguiente pantalla:

Una vez se ha ejecutado este proceso el programa mostrará la siguiente pantalla:



De acuerdo al tipo de recuperación elegido, el programa empieza el proceso de lectura de archivos y de información. Si existen comprobantes con diferencias, el programa mostrara la siguiente pantalla:

Continua Proceso: Si selecciona esta opción los comprobantes contables que presenten inconsistencias serán borrados y el proceso continuará.

Fin Proceso: Si selecciona esta opción el proceso de recuperación terminará, pero las inconsistencias permanecerán dentro de la contabilidad.

Informe: Si selecciona esta opción el programa le permitirá generar un informe, en el que mostrará cada uno de los comprobantes que presentan inconsistencias.

Se recomienda continuar con el proceso una vez se corrijan las inconsistencias presentadas en los comprobantes, ya que de continuar sin hacer estas correcciones, el programa borra todos los documentos que encuentre descuadrados sin dar la posibilidad de corregirlos. Si el proceso de recuperación no presentó ninguna inconsistencia, el programa mostrará la siguiente pantalla:

Una vez se termine este proceso, se pueden revisar nuevamente los informes que aparecían descuadrados, para validar que las inconsistencias se hayan corregido.



14. CIERRES ANUAL

Dentro de SIIGO existen los cierres de año parciales y los cierres definitivos. 14.1. CIERRES PARCIALES

RUTA: Cierre Anual Esta opción el programa permite pasar los saldos de un balance de prueba (cuentas de balance y cuentas de resultados) al año siguiente, con el fin de comenzar a registrar información contable en el año siguiente. Si este proceso de cierre no se ejecuta el programa no permitirá ingresar información en el año siguiente. Una vez se ha ingresado a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

Año de Cierre: En este campo se debe digitar el año que se va a cerrar. Para ejecutar el cierre parcial debe estar ubicado en el mes 12 día 31.


El programa efectúa una verificación de las cuentas contables del año en el que se realizará el cierre y el año siguiente y en caso de que se presente una



inconsistencia en las cuentas el programa generará un informe en el que se relacionaran las inconsistencias. Presionando “Enter” o dando click sobre el botón “Continuar” el programa ejecutará un proceso en el que mostrará la siguiente pantalla:

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se deben seleccionar los siguientes datos:

Quiere Correr Comprobante de Cierre Contable: Para ejecutar el cierre de año parcial esta opción se debe omitir presionando “Enter”, en caso contrario se efectuará el cierre definitivo, el cual se describirá más adelante.

Continua el Proceso de Cierre: Para continuar con el proceso de cierre se debe marcar esta opción, en caso contrario el programa abortará el proceso de cierre. Si la opción fue marcada el programa habilitará las siguientes opciones:

Cuentas a Pasar: Todas o Solo las Utilizadas. Si se escoge la opción de solo las utilizadas el programa pasará de un año a otro únicamente las cuentas que fueron definidas por el usuario. Si se escoge la opción de todas las cuentas el programa pasará de un año a otro las cuentas definidas por el usuario y adicionalmente las cuentas que no han sido parametrizadas y están disponibles en el plan de cuentas que trae internamente SIIGO.

Posteriormente el programa ejecutará un proceso y finalizará de forma automática. Una vez ha terminado el proceso podrá ingresar al año siguiente y continuar con las operaciones normales de la empresa.



Recuerde!!! Los cierres parciales se pueden ejecutar las veces que sea necesario, sin efectos secundarios en la contabilidad.

14.2 CIERRE DEFINITIVO RUTA: Cierre Anual Esta opción el programa efectúa el cierre de las cuentas de resultados y las de terceros que se seleccionen. Una vez se ha ingresado a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

Año de Cierre: En este campo se debe digitar el año que se va a cerrar. Para ejecutar el cierre definitivo debe estar ubicado en el mes 13 día 31.




El programa efectúa una verificación de las cuentas contables del año en el que se realizará el cierre y el año siguiente y en caso de que se presente una inconsistencia en las cuentas el programa generará un informe en el que se relacionaran las inconsistencias. Presionando “Enter” o dando clic sobre el botón “Continuar” el programa ejecutará un proceso en el que mostrará la siguiente pantalla:


Quiere Correr Comprobante de Cierre Contable: Para ejecutar el cierre de año definitivo se debe marcar esta opción, en caso contrario se efectuará el cierre parcial.



Después de marcar esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se deben diligenciar los siguientes campos:

Quiere Cerrar Cuentas de Terceros Las cuentas que se deben cancelar a nivel de terceros son las de impuestos, que se describen a continuación:

135515 Retención en la fuente (Anticipo) 135517 Impuesto a las Ventas Retenido (Anticipo) 135518 Impuesto de Industria y Comercio Retenido (Anticipo) 2365 Retención en la Fuente (Por Pagar) 2367 Impuesto a las Ventas (Por Pagar) 2368 Impuesto de Industria y Comercio (Por Pagar) 2408 Impuesto a las Ventas Es de aclarar, que en este proceso las cuentas no quedan con saldo cero, sino que se reclasifica el saldo que tiene cada uno de los terceros al NIT de la DIAN. Si esta opción fue marcada el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se debe digitar la información correspondiente a la cuenta que se está cerrando:



Comprobante: En este campo se debe escoger un comprobante tipo L – Otros, para efectuar el cierre de las cuentas a nivel de terceros, el cual debe estar previamente creado.

Cuenta a Cerrar: En este campo se debe digitar el código de la cuenta a la que se le va a ejecutar el proceso de cierre.

NIT de Cruce: En este campo se debe digitar el NIT de la DIAN. Con las

teclas de función F2, F3 o con el icono se pueden consultar los NIT creados.

Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo principal. No es necesario ejecutar el cierre por cada uno de los centros de costo, este es de carácter informativo.

Cierra Centros de Costo: Se debe marcar esta opción para que la cuenta seleccionada se cierre también a nivel de terceros por cada centro de costo.

Actualización Correcta: Si la información registrada anteriormente es correcta se debe marcar esta opción, para que el programa ejecute el cierre de la cuenta seleccionada, en caso contrario retrocederá al campo del comprobante.

Escoger Otra Cuenta: Esta opción debe ser marcada, para que el programa solicite la siguiente cuenta que se debe cerrar a nivel de terceros. Una vez se ha terminado el proceso de cierre de todas las cuentas esta opción se debe omitir presionando “Enter” para que el programa continúe con el proceso de cierre de año en el que mostrará la siguiente pantalla:



Quiere Cerrar Cuentas de Resultados: Para determinar el resultado del ejercicio se debe marcar esta opción, en caso contrario el programa continuará con el proceso de cierre, pero no quedarán cerradas las cuentas de resultados. Si esta opción fue marcada el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se debe diligenciar la siguiente información:



Maneja Centro de Costo en la Utilidad: Esta opción se debe marcar siempre y cuando las cuentas de resultados (Ingresos, Costos y Gastos) estén marcadas como Si Centros de Costo, de lo contrario las cuentas no serán cerradas. Al marcar el campo, se indica al sistema que asigne la utilidad para cada uno de los centros de costo que maneja la empresa. Para conocer los resultados del ejercicio por centros de costo se puede generar un estado de resultados por centro de costo, sin necesidad de tener que marcar esta opción.

Comprobante: En este campo se debe escoger un comprobante tipo L – Otros, donde se contabilizará el cierre de las cuentas de resultados, el cual debe estar previamente creado.

Cuenta de Utilidad: En este campo se debe digitar la cuenta 590505 – Ganancias y Pérdidas, para que el programa contabilice el resultado del ejercicio en esta cuenta. Posteriormente se debe consultar el movimiento de esta cuenta por Reportes – Auxiliares – Movimiento de Cuenta. Si la cuenta quedó con saldo crédito indica que la empresa obtuvo una utilidad, en caso contrario fue una pérdida. De acuerdo al resultado, en el mes 13 se debe ejecutar la reclasificación a través de un comprobante de ajuste. Si la cuenta 590505 quedó con saldo crédito el registro contable será el siguiente:

CUENTA MOVIMIENTO CUENTA MOVIMIENTO 590505 DB 360505 CR

Si la cuenta 590505 quedó con saldo débito el registro contable será el siguiente:

CUENTA MOVIMIENTO CUENTA MOVIMIENTO 590505 CR 361005 DB

NIT de Cierre: En este campo se debe digitar el NIT de la empresa. Centro de Costo: Este ampo es de carácter informativo y se debe digitar el

centro de costo principal. Bodega Desde: En este campo se debe digitar la bodega desde la que se

desea efectuar el cierre de año. Una vez se han digitado estos datos, el programa ejecutará un proceso automático en el que se generarán los comprobantes de cierre. Una vez se ha ejecutado este proceso el programa mostrará la siguiente pantalla, para finalizar el proceso de cierre definitivo:



Continua el Proceso de Cierre: Para continuar con el proceso de cierre se debe marcar esta opción, en caso contrario el programa abortará el proceso de cierre. Si esta opción fue marcada el programa mostrará la siguiente opción:

Pasa Todo el PUC o Solo las Utilizadas: Si se escoge la opción de solo las utilizadas el programa pasará de un año a otro únicamente las cuentas que fueron definidas por el usuario. Si se escoge la opción de todas las cuentas el programa pasará de un año a otro las cuentas definidas por el usuario y adicionalmente las cuentas que no han sido parametrizadas y están disponibles en el plan de cuentas que trae internamente SIIGO.

Al terminar de seleccionar las opciones, el programa ejecutará un proceso y finalizará de forma automática.

Una vez ha terminado el proceso podrá ingresar al año siguiente y continuar con las operaciones normales de la empresa.



15. CONSOLIDACIONES RUTA: Contador - Opciones del Administrador – Consolidación Es la opción mediante la cual se pueden fusionar dos o más empresas en la No. 99 para análisis de información. Es necesario antes de realizar la consolidación crear la carpeta o directorio SIIWI99, ubicado en la raíz de la unidad donde se encuentre instalado el SIIGO, así: C:\>MD SIIWI99 Cuando se ingresa a esta opción, el sistema les muestra el siguiente mensaje:

Después se ubica en el año de proceso enter, se ubica en el nombre que va ha tener la empresa o grupo empresarial enter, El programa procesa la información y muestra las empresas que se tiene instaladas.

Posteriormente pregunta Con Movimiento (S/N) si se responde (SI) incorpora y consolida en dicha empresa tanto los saldos como los comprobantes de las empresas escogidas para la consolidación, se debe tener en cuenta que para esto no deben existir documentos con la misma numeración en las empresas o no



tendrá en cuenta esos comprobantes repetidos; si responde (NO) solo se incorpora el saldo de las cuentas de las empresas que se están consolidando que por lo general es como se realiza la consolidación. El máximo de empresas con movimiento que permite consolidar son diez(10) y Noventa y Ocho 98 con saldo.



16. CAPTURADOR DE DATOS El contador de SIIGO es un programa ejecutable que le permite grabar los comprobantes que se realicen en una empresa en la cual no se tiene SIIGO y que posteriormente da la facilidad de exportar dicha información para ser incorporada en el sistema SIIGO en la estructura requerida para tal fin. Esto permite a los contadores evitar el manejo de documentos físicos, agilidad en el procesamiento y oportunidad en la información.

Plan de cuentas, Centro de costos, Nits, Códigos documentos Movimiento = Documentos

El funcionamiento es muy simple, el contador después de crear y parametrizar los datos de la compañía suministra esta información básica a través de archivos planos:

Plan de cuentas [TMAE] Códigos de centro de costos [TCOS] Catalogo de Nits [TNIT] Código de documentos [TCOM]

Estos archivos [TMAE, TCOS, TNIT, TCOM] son copiados junto con el programa contable.exe en la empresa donde se grabara los movimientos, para luego devolver al contador un archivo plano, con lo cual el tendrá toda la información al día. 16.1 GENERACION DE ARCHIVOS RUTA: Contador – Opciones del Administrador – Generación de Archivos Planos A través de esta opción se generan automáticamente los archivos TMAE, TNIT, TCOS y TCOM, que se parametrizaron en la empresa en la cual se esta trabajando. Los archivos mencionados anteriormente se generan en la carpeta TEMP que se encuentra en el directorio de trabajo SIIWIXX donde XX es el número de la empresa de trabajo. Estos archivos se deben copiar en un disquete junto con el CONTABLE.EXE que esta en la unidad C:\Archivos de Programa\Informática y Gestión S.A\Siigo WINDOWS . NOTA: Si el Windows es en ingles la carpeta no se llamará Archivos de Programa sino Program Files.

16.2 PROCESO DE INSTALACION

• Ubíquese en C: [o la unidad designada en el computador de la empresa

donde se digitarán los documentos] • Cree un directorio donde van a quedar los datos [Ejemplo digite]



MD CONTABLE <ENTER> • Ubíquese en el directorio creado

CD CONTABLE <ENTER>

• Estando dentro de este directorio cree dos subdirectorios mas

MD BACKUP <ENTER>

MD DATOS <ENTER>

• Estando en este directorio [CONTABLE] copie el archivo contable.exe

Copy A:contable.exe <ENTER>

• Estando en este directorio [CONTABLE] copie los archivo planos generados desde SIIGO [ver Pag. Xxx]

Copy A:T*.* <ENTER>

Para verificar que el proceso realizado es el correcto poder digitar el comando “Dir” y nos debe aparecer la siguiente información:.

También puede verificar por el Explorador de Windows.



Después de tener toda la información mencionada anteriormente se ingresa por DOS y ubicados en la carpeta contador se ejecuta el comando CONTABLE y mostrará la siguiente pantalla:

Con la tecla ALT se activa el menú y se deben incorporar la base de datos que se copio del equipo central. 16.3 OPCIONES DEL MENU

• Sistema: permite el manejo de una calculadora, un calendario y la opción de salir del sistema

• Mantenimiento:

√ Movimiento Permite ingresar la información contable a través de los diferentes tipos de comprobantes (Facturas , Egresos, Compras recibos de Caja, Notas contables)

√ Datos permite verificar la información que se encuentra en el sistema, Cuentas, Terceros, C. De Costos, Comprobantes

• Procesos, permite la importación y exportación de la información requerida

tanto para el manejo de este programa como para generar la interfase como la requiere SIIGO

• Informes, permite listar los comprobantes incorporados para realizar su

correspondiente verificación.

• Edición. Esta opción se habilita sólo cuando se está incorporando

movimiento al sistema 16.4 INCORPORACION DE DATOS En el menú encontrará la opción de procesos y allí se debe seleccionar la opción importar, para cargar la información del PUC, los terceros, centros de costo y documentos.



16.5 GRABAR MOVIMIENTO Para el ingreso de la información se deben tener tres partes fundamentales √ Datos del documento √ Opciones [comandos] √ Detalle del movimiento 16.5.1 DATOS DEL DOCUMENTO

Tipo: Permite seleccionar el tipo de documento que se va a realizar con F2 puede visualizar los tipo de documento disponible, cuando este seleccionado el sistema mostrara en la parte inferior la descripción del mismo. No. Permite digitar el numero consecutivo del comprobante a realizar [cada tipo de comprobante tiene su propio consecutivo]. Fecha. Fecha con la que quedara registrado [contabilizado] el comprobante Valores. El sistema mostrara el valor total debito y crédito cuando a medida que se estén ingresando los movimientos contables, con lo cual usted podrá saber cuando el comprobante esta balanceado .



Cheque. Este campo solo estar habilitado cuando un tipo de comprobante de Egreso [G] haya sido seleccionado, en el debe ir el numero del cheque que se giro. 16.5.2 OPCIONES

<Items> Esta opción solo estará disponible cuando usted haya seleccionado los datos del documento, con lo cual el sistema lo llevara al campo de detalles para empezar a registrar los respectivos movimientos. <Registrar> Cuando en la línea se haya digitado la información necesario y el comprobante este plenamente balanceado usted podrá utilizar esta opción para registrar [grabar el comprobante] <Sig>: Permite visualizar los comprobantes e ir consecuentemente entre ellos <Ant>: Permite regresar en forma descendente entre los comprobantes grabados <Prim>: Permite ir al primer comprobante grabado <Ult>: Permite ir al último comprobante grabado <Enc>: Permite buscar un comprobante específico <Nue>: Permite incorporar un comprobante nuevo <Mod>: Permite modificar un comprobante incorporado <Eli>: Permite eliminar un comprobante incorporado <Imp>: Permite imprimir un comprobante incorporado <Ok>: Acepta un comprobante y sale del sistema 16.5.3 DETALLE DEL MOVIMIENTO

<Detalle>: Permite grabar y modificar cada uno de los ítems del documento <Grabar>: Graba el componente siempre y cuando se encuentre cuadrado Para empezar a grabar digite



<Nue>: El cursor se posicionará en Tipo (Correspondiente a la letra del documento), digite la letra o si no las conoce oprima F2 para la ayuda de comprobantes. Escoja el tipo de documento deseado Al grabar los ítems el sistema solicitará la cuenta contable, el tercero, sucursal, centro de costo, Subcentro de costo, débito o crédito, valor y base de retención. Digite la cuenta contable, si la sabe, caso contrario oprima F2 para ver la lista de ellas, avance con las flechas hacia arriba o hacia abajo para acceder en orden numérico, si desea buscar la cuenta por la descripción oprima en la parte superior las opciones de edición y encontrar o las teclas Ctrl F para la búsqueda Después de digitar la cuenta, si es el caso, (cuenta marcada como terceros), se solicitará el tercero, si las conoce digítelas, caso contrario oprima F2 y de igual forma utilice las funciones antes mencionadas para la búsqueda Escriba la descripción deseada, si es débito (C) o crédito (C) y el valor de la transacción Si la cuenta se encuentra marcada de retención, el sistema con base en el valor digitado calculará la base de la retención Repita estos pasos por cada ítem deseado, cuando desee terminar la grabación, digite ESC, el sistema se posicionará en la opción de grabar, digite ENTER, si desea grabar, caso contrario seleccione cancelar 16.6 EXPORTACION DE DATOS En el menú encontrará la opción de procesos y allí se debe seleccionar la opción Exportar. Solicita rango de fecha de los documentos que desee exportar y desde, hasta que documento, seleccionar la opción exportar, Drive C y seleccionar la opción All Files por ultimo ubíquese en la opción save.



Con este proceso se genera el archivo MOV.PRN en la Caperta CONTADOR este archivo se debe llevar y copiarlo en la carpeta C:\Archivos de Programa\Informática y Gestión S.A\Siigo WINDOWS . NOTA: Si el Windows es en ingles la carpeta no se llamará Archivos de Programa sino Program Files. 16.7 IMPORTACION DE DATOS Ruta: Contador –Opciones Administrador – Integra Comprobantes Externos: Digitar el nombre del Archivo MOV.PRN, Este proceso de incorporación de datos genera un listado donde le indica si el documento fue incorporado si ó no, le muestra las inconsistencias por las cuales el documento no fue incorporado.



17. PROCEDIMIENTO PARA RECONSTRUIR ARCHIVOS REBUILD Este procedimiento se realiza para reconstruir archivos, que por los problemas como caídas de luz, caídas del sistema, problemas con el disco duro, problemas en la red, problemas en tarjetas de red, etc.; sufren daños en su estructura y no pueden ser trabajados con normalidad. Los pasos para realizar este procedimiento son: 1. Hacer una copia de seguridad de la empresa donde se presenta el problema (SIIWINN).

2. Crear una carpeta temporal para ejecutar desde allí el procedimiento de Rebuild. La carpeta se puede denominar REBUILD y puede estar ubicada en unidad de trabajo de SIIGO. Ejemplo C – F – G – etc.

C:\>MD REBUILD (enter)

3. Copiar en la carpeta los siguientes archivos de programa, necesarios para ejecutar el proceso:

• Rebuild.exe

• Rebuild.obj

• Rebuild.hlp

Recuerde que estos archivos los puede encontrar en: C:\Archivos de Programa\Informática y Gestión S.A\Siigo WINDOWS. NOTA: Si el Windows es en ingles la carpeta no se llamará Archivos de Programa sino Program Files. Puede realizar este procedimiento, usando las opciones Copiar (Copy) y Pegar (Paste) que se encuentran ubicados en el menú Edición del Explorador de Windows:

4. Copiar en la carpeta temporal los archivos de información a los cuales se les va a ejecutar el proceso.



Recuerde que estos archivos se encuentran en la carpeta de trabajo de SIIGO (SIIWINN) y se debe copiar tanto el archivo de datos como el archivo de índices, por ejemplo: Z092005 y Z092005.idx

5. Ubicados en la carpeta REBUILD, desde el DOS, ejecutar el comando:

C:\REBUILD>REBUILD [ARCHIVO],[ARCHIVO]NEW /d /e /v /i



Este proceso reorganiza las llaves y datos de los archivos, generándolos nuevamente con el nombre NEW al final. Para el ejemplo, sería Z092005new y Z092005new.idx

6. Copiar los archivos generados en la carpeta de trabajo sin el término New e ingresar al programa normalmente.

Recuerde que este procedimiento lo puede hacer usando las opciones Copiar (Copy) y Pegar (Paste) que se encuentran ubicados en el menú Edición del Explorador de Windows, o desde el DOS así:

C:\SIIWI01>COPY \REBUILD\Z092005new Z092005

C:\SIIWI01>COPY \REBUILD\Z092005new.idx Z092005.idx



18. ARCHIVOS DE INFORMACION

ARCHIVO DESCRIPCION

Z032003 Z032003.IDX

CATALOGO DE CUENTAS

Z042003 Z042003.IDX

CATALOGO INVENTARIOS

Z052003 Z052003.IDX

PEDIDOS Y COMPRAS

Z06 Z06.IDX

TABLAS Y CONTROL

Z072003 Z072003.IDX

DETALLES CXC Y CXP

Z082003 Z082003.IDX

CATALOGO DE NIT (IDENTIFICACIONES)

Z092003 Z092003.IDX

MOVIMIENTO

Z102003 Z102003.IDX

ACUMULADOS DE NOMINA

Z112003 Z112003.IDX

ANULADOS Y BORRADOS

Z142003 Z142003.IDX

CATALOGO DE EMPLEADOS

Z152003 Z152003.IDX

AUDITORIA COSTEOS

Z162003 Z162003.IDX

AUDITORIA COSTEOS

Z17 Z17.IDX

TEMPORAL ACTUALIZADOR

Z192003 Z192003.IDX

AUDITORIA AJUSTES X INFLACION

Z24 Z24.IDX

CAIDAS DEL SISTEMA

Z252003 Z252003.IDX

SALDOS TERCEROS

Z262003 Z262003.IDX

BODEGAS

Z272003 Z272003.IDX

ACTIVOS

Z282003 Z282003.IDX

CENTROS DE COSTOS

RECUERDE Para los procesos de rebuild y copias de seguridad se deben tener en cuenta los dos archivos de información, es decir el que no tiene extensión y el de la extensión IDX.



19. PORTAL DE CLIENTES – SOLICITUDES VIA WEB

Al ingresar al Portal de Clientes encontrara diferentes opciones entre ellas Solicitudes Vía Web, la cual le permite tener acceso para realizar las siguientes requisiciones:



• SERVICIOS 51 – Solicitud de Servicios Vía Web: esta opción la podrá utilizar en caso de requerir:

• Soporte telefónico: Se hace esta solicitud cuando se presenta algún inconveniente con el programa, como problemas ejecutando un proceso, dudas sobre parametrización, problemas de ingreso, y deseen que un asesor les devuelva la llamada para colaborarles.

• Visita Virtual Dexon: Este tipo de soporte se solicita cuando se han

conectado por MODEM o Internet con el service center de Siigo y no han recibido respuesta por parte de nuestros asesores para poder resolver los inconvenientes que se presenten con la información o ejecutando procesos,

• Visita Presencial: Se hace esta solicitud cuando se requiera la presencia

física del asesor de servicios en su empresa por que después de agotar recursos como el portal de clientes (preguntas frecuentes), soporte telefónico, conexión Dexon, con los cuales no se pudo solucionar los inconvenientes.

156 – Actualización de mis Datos: Esta opción le permite estar renovando los datos generales de su compañía. 173 – Reporte Programas Especiales: Le permite hacer una solicitud en caso de que su empresa requiere de algún tipo de desarrollo especial y/o desee reportar algún inconveniente cuando usted ya adquirió un programa especial. 174 – Sugerencias / Mejoramiento Siigo: Cuando usted considere necesario realizar una sugerencia sobre el funcionamiento del programa, una mejora ejecutando algún proceso nos lo puede hacer saber a través de este requerimiento. 191 – Inscripción Certificación Bogota: Después de haber tomado el curso puede inscribirse para presentar la certificación ya sea de Operador, Administrador o Implementador del programa. 192 – Inscripción Certificación Sucursales: Cuando usted es usuario del programa en otra ciudad y ya a tomado el curso, puede inscribirse para presentar la certificación ya sea de Operador, Administrador o Implementador del programa. 193 – Inscripción Capacitación Bogota: Si usted ya consulto la programación de los cursos de capacitación y monitorias puede inscribirse a estos a través de esta solicitud. Al realizar esta Inscripción no implica la Separación del Cupo. Se debe consultar de nuevo esta solicitud para verificar. 194 – Inscripción Capacitación Sucursal: Cuando usted es usuario del programa en otra ciudad y ya consulto la programación de los cursos de capacitación y monitorias puede inscribirse a estos a través de esta solicitud. Al realizar esta Inscripción no implica la Separación del Cupo. Se debe consultar de nuevo esta solicitud para verificar.



TALLER SALDOS INICIALES, PRESUPUESTO E INFORMES

SIIGO CONTADOR WINDOWS

2



OBJETIVO

Al final de este proceso tendrá las herramientas necesarias para registrar y realizar la formulación del presupuesto.

Registrar los diferentes saldos iniciales de la compañía según el movimiento contable al corte de fecha establecido y verificar la inclusión de esta información.



TALLER SEGUNDA SESIÓN 1. SALDOS INICIALES

1.1 DISPONIBLE La sistematización de la información se programó con fecha de Noviembre 30 de 2005, por tanto se incluirá saldos iniciales de disponible, cartera y proveedores a esta fecha. RUTA: Contador – Control de Comprobantes – Entrada de comprobantes.

Digite L y la tecla F2 o , escoja el L-999 que se titule saldos iniciales, al digitar enter se ubica en numero, iniciamos con el No. 1, Vendedor 001, fecha 30 Noviembre del 2005. Se incluirá la información del disponible de acuerdo al siguiente cuadro: CUENTA 1105050000 NATURALEZA Debito DESCRIPCION Saldos iniciales disponible VALOR $1.850.000 CUENTA 1105050000 NATURALEZA Debito DESCRIPCION Saldos iniciales disponible (Digite la

tecla de función F2 para repetir la descripción)

VALOR $10.500.000 CUENTA 1110050100 NATURALEZA Debito DESCRIPCION Saldos iniciales disponible (Digite la tecla

de función F2 para repetir la descripción)

VALOR $23.000.0000 CUENTA 1524050000 NATURALEZA Debito DESCRIPCION Saldos iniciales disponible (Digite la

tecla de función F2 para repetir la descripción)

VALOR $4.000.000 CUENTA 9999990000 NATURALEZA Credito DESCRIPCION Saldos iniciales disponible (Digite la

tecla de funcion F2 para repetir la descripción)

VALOR $39.350.000



RECUERDE: La cuenta 999999 o cuenta puente es la que sirve para realizar el cuadre en los comprobantes de saldos iniciales.

Digite la tecla F1 o nos permite grabar el respectivo comprobante. 1.2 CARTERA o CUENTAS POR COBRAR RUTA: Contador – Control de Comprobantes – Entrada de comprobantes. La Empresa TALLER DE CAPACITACION LTDA tiene saldos en sus cuentas por cobrar, por esta razón es necesario incluir las facturas pendientes por cobrar vencidas y por vencer por cada uno de los clientes.

Digite L y la tecla F2 o , escoja el L-999 que se titule saldos iniciales, al digitar enter se ubica en numero, continuamos con el No. 2, Vendedor 001, fecha 30 Noviembre del 2005. Se incluirá la información de las cuentas por cobrar de acuerdo al siguiente cuadro:

CUENTA 1305050100 CENTRO DE COSTO 1 NIT Nit del Cliente (Ver recuadro inferior) DATOS GENERALES Documento cruce

Fecha de vencimiento NATURALEZA Debito DESCRIPCION Saldos iniciales de cartera

CUENTA NIT DOCUMENTO FECHA VCTO

VALOR NAT

1305050000 860.350.320 F-001-158-001 2005-11-15 18.500.000 D

1305050000 860.350.320 F-001-158-002 2005-11-30 15.300.000 D

1305050000 860.350.320 F-001-233-001 2005-12-15 30.400.000 D 1305050000 830.690.325 F-001-358-001 2005-11-20 23.625.000 D

1305050000 830.690.325 F-001-358-002 2005-12-21 14.568.000 D

9999990000 102.393.000 C RECUERDE: La cuenta 999999 o cuenta puente es la que sirve para realizar el cuadre en los comprobantes de saldos iniciales.

Digite la tecla F1 o nos permite grabar el respectivo comprobante.



1.3 ACTIVOS CORRIENTES RUTA: Contador – Control de Comprobantes – Entrada de comprobantes. La Empresa TALLER DE CAPACITACION LTDA tiene saldos en sus cuentas de Activos

Corrientes. Digite L y la tecla F2 o , escoja el L-999 que se titule saldos iniciales, al digitar enter se ubica en numero, continuamos con el No. 3, Vendedor 001, fecha 30 Noviembre del 2005. Se incluirá la información de las cuentas por cobrar de acuerdo al siguiente cuadro:

CUENTA NIT TERCERO VALOR NAT

1435050000 800.100.200 TALLER DE CAPACITACION

50.000.000 D

1705200000 860.515.182 SURAMERICANA DE SEGUROS

14.000.000 D


Digite la tecla F1 o nos permite grabar el respectivo comprobante. 1.4 CUENTAS POR PAGAR RUTA: Contador – Control de Comprobantes – Entrada de comprobantes. La Empresa TALLER DE CAPACITACION LTDA tiene saldos en sus cuentas por pagar, por esta razón es necesario incluir las facturas pendientes por pagar vencidas y por vencer por cada uno de los proveedores.

Digite L y la tecla F2 o , escoja el L-999 que se titule saldos iniciales, al digitar enter se ubica en numero, continuamos con el No. 4, Vendedor 001, fecha 30 Noviembre del 2005. Se incluirá la información de las cuentas por pagar de acuerdo al siguiente cuadro:

CUENTA 2205050000 CENTRO DE COSTO 1 NIT Nit del Proveedor (Ver recuadro

inferior) DATOS GENERALES Documento cruce

Fecha de vencimiento NATURALEZA Crédito DESCRIPCION Saldos iniciales de Proveedores



CUENTA NIT DOCUMENTO FECHA VCTO

VALOR NAT

2205050000 864.524.957 P-001-497-001 2005-11-30 30.100.000 D

2205050000 864.524.957 P-001-879-002 2006-01-15 17.900.000 D

2205050000 52.628.523 P-001-923-001 2005-12-15 45.890.000 D 2205050000 841.523.674 P-001-551-001 2006-01-05 8.750.000 D


Digite la tecla F1 o nos permite grabar el respectivo comprobante 1.5 PATRIMONIO RUTA: Contador – Control de Comprobantes – Entrada de comprobantes La Empresa TALLER DE CAPACITACION LTDA tiene saldos en sus cuentas de Activos

Corrientes. Digite L y la tecla F2 o , escoja el L-999 que se titule saldos iniciales, al digitar enter se ubica en numero, continuamos con el No. 5, Vendedor 001, fecha 30 Noviembre del 2005. Se incluirá la información de las cuentas por cobrar de acuerdo al siguiente cuadro:

CUENTA NIT TERCERO VALOR NAT

3115050000 800.100.200 TALLER DE CAPACITACION

103.103.000 C

9999990000 103.103.000 D Terminado el proceso verificamos dichos saldos con los siguientes listados: 1.6 CARTERA POR CUENTA

RUTA: Cartera – Cartera por cuenta Se incluirá la información de acuerdo al siguiente cuadro:

A UN CORTE ANTERIOR N CUENTA DESDE 1305050000 CUENTA HASTA 1305050000 INFORME CON SUCURSALES N

De doble clic en el icono , seleccione el tipo de impresora y luego vera el informe por pantalla.



1.7 CARTERA POR TERCEROS

RUTA: Cartera – Cartera por Terceros

Se incluirá la información de acuerdo al siguiente cuadro:

A UN CORTE ANTERIOR S GENERA CORTE S DOCUMENTO S MES Y DIA DE CORTE Diciembre 31 del 2005 ORDENAMENTO Numérico NIT DESDE 0 NIT HASTA 99999999999 CUENTA DESDE 1305050000 CUENTA HASTA 1305050000

De doble clic en el icono , seleccione el tipo de impresora y luego vera el informe por pantalla. 1.8 MOVIMIENTO CUENTAS

RUTA: Contador – Administración del P.U.C – Movimiento General.

Digite el rango de fecha a verificar 11/30 Hasta 12/31 CUENTA: Digite la cuenta 1305050000 1.9 CUENTAS POR PAGAR POR TERCEROS

RUTA: Cuentas por Pagar – Saldos por Terceros


A UN CORTE ANTERIOR S GENERA CORTE S DOCUMENTO S MES Y DIA DE CORTE Diciembre 31 del 2005 ORDENAMENTO Numérico NIT DESDE 0 NIT HASTA 99999999999 CUENTA DESDE 2205050000 CUENTA HASTA 2205050000

De doble clic en el icono , seleccione el tipo de impresora y luego vera el informe por pantalla.



2. PROCESO DE AJUSTES POR INFLACION 2.1. CAPTURAR EL P.A.A.G RUTA: Contador - Ajustes por Inflación - Captura de índices Capturar el índice de ajustes por inflación en el mes de Diciembre de 1.3 2.2. EJECUTAR EL PROCESO DE AJUSTES POR INFLACION RUTA: Contador - Ajustes Por inflación – Ejecución del Paag

Escoger la opción de Proceso Comprobante : A-001 Nit. A Usar : 800100200 Centro de Costo: 001 Está seguro : “Si”

3. PRESUPUESTO

3.1 FORMULACION DE CUENTAS El Gerente General de TALLER DE CAPACITACION, requiere para planear la ejecución de sus metas. Ruta: Presupuesto - Formulación Contable – Formulación de Cuentas. La empresa va a presupuestar la cuenta 5105060000 en el centro de costos 001, de gastos sueldos de administrativos la cual tendrá un valor anual de $ 91.200.000.00.

MES VALOR ENERO 7.600.000 FEBRERO 7.600.000 MARZO 7.600.000 ABRIL 7.600.000 MAYO 7.600.000 JUNIO 7.600.000 JULIO 7.600.000 AGOSTO 7.600.000 SEPTIEMBRE 7.600.000 OCTUBRE 7.600.000 NOVIEMBRE 7.600.000 DICIEMBRE 7.600.000 TOTAL 91.200.000

Para ponderar el valor mensualmente digitamos el valor total, presionamos “Enter”

y posteriormente la tecla o la tecla de función F3.



Presupuestar la cuenta 51350501 de Aseo y vigilancia, en el centro 001 mensualmente con los siguientes datos:

MES VALOR

ENERO 4.000.000 FEBRERO 4.000.000 MARZO 4.000.000 ABRIL 4.000.000 MAYO 4.000.000 JUNIO 4.000.000 JULIO 5.000.000 AGOSTO 5.000.000 SEPTIEMBRE 5.000.000 OCTUBRE 5.000.000 NOVIEMBRE 7.000.000 DICIEMBRE 7.000.000 TOTAL 58.000.000

Después de haber efectuado la formulación de las cuentas presione la tecla “ESC”, para salir de la opción. Presupuestar la cuenta 4135050000 en el centro de costos 001, de Ventas de Mercancías, la cual tendrá un valor anual de $135.000.000

MES VALOR ENERO 11.250.000 FEBRERO 11.250.000 MARZO 11.250.000 ABRIL 11.250.000 MAYO 11.250.000 JUNIO 11.250.000 JULIO 11.250.000 AGOSTO 11.250.000 SEPTIEMBRE 11.250.000 OCTUBRE 11.250.000 NOVIEMBRE 11.250.000 DICIEMBRE 11.250.000 TOTAL 135.000.000

Para ponderar el valor mensualmente digitamos el valor total, presionamos “Enter”

y posteriormente la tecla o la tecla de función F3. Presupuestar la cuenta 5135250000 en el centro de costos 001, de gastos de F3. 3.2 EJECUCION DEL PRESUPUESTO

RUTA: Presupuesto – Ejecución – Ejecución General




RANGO DE MESES DESDE 11 hasta 12 CENTRO DE COSTOS 0001 RANGO DE CUENTAS DESDE 0 RANGO DE CUENTAS HASTA 9999999999 SELECCIONE TODAS NIVEL AUXILIAR 4. MOVIMIENTO CONTABLE 4.1 Recibo de caja.

RUTA: Contador – Control de Comprobantes – Entrada de comprobantes. Seleccione el tipo de documento R de Recibo de caja parametrizado para la contabilización. Cuenta Nit Cliente Detalle Fecha Vcto Nat Valor 130505 860.350.320 F-001-158-01 2005-11-15 C 18.500.000 110505 Ropa Diseño Exclusivo D 18.500.000 4.2 Comprobante de Egreso RUTA: Contador – Control de Comprobantes – Entrada de comprobantes. Cuenta Nit Cliente Detalle Fecha Vcto Nat Valor 220505 864.524.957 P-001-497-1 2005-11-30 D 30.100.000 110505 Proveedor Prueba Ltda D 30.100.000 4.3 Registro de Compra RUTA: Contador – Control de Comprobantes – Entrada de comprobantes. Cuenta Nit Cliente Detalle Fecha Vcto Nat Valor 220505 864.524.957 P-001-835 2006-01-15 C 5.800.000 240805 864.524.957 C 800.000 143505 864.524.957 Proveedor Prueba D 5.000.000 4.4 Factura de Venta RUTA: Contador – Control de Comprobantes – Entrada de comprobantes. Cuenta Nit Cliente Detalle Fecha Vcto Nat Valor 130505 860.350.320 F-001-497-1 2006-01-28 D 11.600.000 240805 860.350.320 Ropa Diseño

Exclusivo D 1.600.000

413505 860.350.320 10.000.000



5. PROCESO DE CIERRE DE AÑO 5.1 CIERRE PARCIAL

RUTA: Cierre Anual Año de cierre : 2005 Mensaje Informativo : Presionar “Enter” Quiere correr Comprobante de Cierre : No marcar la opción. Mensaje Informativo : Presionar “Enter” Continúa el proceso de cierre : Marcar la Opción Cuentas a Pasar : Todas El programa efectuara un proceso y terminará el cierre parcial de forma automática. 5.2 CIERRE DEFINITIVO Efectuar el Cierre Definitivo RUTA: Cierres Anual Año de cierre : 2005 Mensaje Informativo : Presionar “Enter” Quiere correr Comprobante de Cierre : Marcar la opción. Mensaje Informativo : Presionar “Enter” Cerrar Cuentas de Terceros : Marcar la Opción Documento : Escoger el L – 05 Cuenta a Cerrar : 2365400000 Nit de Cruce : 899.999.999 Cerrar Centros de Costo : Marcar la Opción Actualización Correcta : Marcar la Opción Escoger Otra Cuenta : Marcar la Opción Documento : Escoger el L – 05 Documento : Escoger el L – 05 Cuenta de Utilidad : 5905050000 Nit de Cierre : 800.100.200 Centro de Costo : 001 Bodega Desde : 001 Actualización Correcta : Marcar la Opción Continúa el proceso de cierre : Marcar la Opción Cuentas a Pasar : Todas El programa efectuara un proceso y terminará el cierre definitivo. 6. INFORMES DEL CONTADOR 6.1 GENERACIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN RUTA: Contador – Informes Generales – Informes Financieros – Balance de Comprobación Generar el balance de comprobación y verificar que las cuentas de resultados estén en cero.



Mes Inicio : 11 Mes Fin : 12 Impreso o Pantalla : Impreso Niveles de Cuenta : Subcuenta Tipo de Moneda : Presionar “Enter” Rango de Cuentas Desde : Presionar “Enter” Rango de Cuentas Hasta : Presionar “Enter”

Generar el Informe por pantalla y verificar la información. Con el icono se puede cerrar la pantalla del informe. 6.2 GENERACIÓN DEL BALANCE GENERAL RUTA: Contador – Informes Generales – Informes Financieros – Balance General Estándar o Predeterminado : Estándar Mes Fin : 12 Nivel de Cuentas : Subcuenta Cuenta de Utilidad : 360505 Cuenta de Pérdida : 361005 Imprime Código de la Cta. : No marcar la opción

Generar el Balance y verificar la información. Con el icono se puede cerrar la pantalla del informe. 6.3 GENERACIÓN DEL ESTADO DE RESULTADOS RUTA: Contador – Informes Generales – Informes Financieros – Estado de Resultados Estándar o Predeterminado : Estándar Mensaje Informativo : Presionar “Enter” Nivel : Subcuenta Mes Desde : 12 Mes Hasta : 12 Incluye Código de la Cuenta : No marcar la opción Incluye Saldo Inicial del Año: No marcar la opción

Generar el Estado de Resultados y verificar la información. Con el icono se puede cerrar la pantalla del informe. 6.4 LIBRO DIARIO RUTA: Contador – Informes Generales – Informes Oficiales – Libro Diario Imprimir Nombre de la Empresa : Marcar la Opción Nivel de Cuenta : Subcuenta Comprobantes : Digitar “*” Ordenado Por : Comprobante Del Mes/Día : 11/01 Al Mes/Día : 12/31



Generar el Libro y verificar la información. Con el icono se puede cerrar la pantalla del informe. 6.5 LIBRO MAYOR RUTA: Contador – Informes Generales – Informes Oficiales – Libro Mayor Imprimir Nombre de la Empresa : Marcar la Opción Nivel de Cuenta : Subcuenta Desea Impresión a Dos Líneas : Marcar la Opción Totales : Marcar la opción por columna

Generar el Libro y verificar la información. Con el icono se puede cerrar la pantalla del informe. 7. INFORMES DEL AUDITOR 7.1 RUTA: Auditor – Control en Retención – Base y Certificado de Retención Certificados o Bases : Marcar la opción de Certificados Retenciones : Marcar la opción “Generales” Fecha de Emisión : 2005/12/31 Nit Desde : Presionar “Enter” Nit Hasta : Presionar “Enter” Cuenta Desde : Presionar “Enter” Cuenta Hasta : Presionar “Enter” Certificado con Firma Sin Firma : Marcar la opción “Con Firma” Rango de Fechas Desde : 11 Rango de Fechas Desde : 12 7.2 RUTA: Auditor – Comprobantes de Estados Financieros – Balance General Estándar o Predeterminado : Estándar Balance Comparativo : Seleccionar Fecha : 2005-12 Contra : 2005-11 Nivel de Cuentas : Subcuenta Cuenta de Utilidad : 360505 Cuenta de Pérdida : 361005 Imprime Código de la Cta. : No marcar la opción 8. INFORMES DEL GERENTE 8.1 RUTA: Gerente – Análisis de Cuentas – Pantalla Cuenta : 130505 Mes Inicial : 11 Mes Final : 12 Generar Informe : Enviar a Excel Grafica : Movimiento Tipo de Grafica : Columnas



8.2 RUTA: Gerente – Saldos Bancarios Fecha de Corte : 2005-12-31 Saldos Telefónicos Banco de Bogota : $18.000.000 Banco de Colombia : $23.560.000 9. RECUPERACION RUTA: Parámetros – Recuperaciones Continúa el Proceso : Marcar la opción Año del recupera : 2005 Recupera Parcial – Total : Marcar la opción de recupera total Mensaje Informativo : Dar clic sobre el botón “Continuar”

cartilla 2 - procesos generales contador

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