Guadalajara de Buga, 23 de septiembre de 2013

DoctorUBEIMAR DELGADO BLANDÓNPresidente Consejo Departamental de ArchivosGobernación del Valle del CaucaCarrera 6 9-10Santiago de Cali

Asunto: Convalidación de TRD Universidad del Valle

Cordial saludo,

Dando cumplimiento al artículo 24 de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), me dirijo a ustedes con el fin de presentar la Tabla de Retención Documental de la dependencia “Coordinación Extensión” de la Universidad del Valle para que sean convalidadas. Anexo a esta carta los documentos necesarios y requeridos para la respectiva convalidación:

- Acta de creación del Comité de Archivo- Acta de aprobación de la Tabla de Retención con sus respectivos anexos:

o Reseña histórica de la institucióno Organigrama codificadoo Encuestas de unidad documentalo Cuadro de clasificación documentalo Tabla de Retención Documentalo Metodología

Atentamente,

JORGE ALBERTO BARBOSARepresentante Legal

Anexo: Uno (53 folios)METODOLOGÍA

Para la elaboración de la TRD se procedió hacer lo siguiente:

- Solicitar permiso para realizar la encuesta,

- solicitamos en organigrama de la universidad y su reseña histórica, no cuentan con manuales de funciones, procesos y procedimientos,

- aplicamos la encuesta sobre las unidades documentales a la dependencia de Coordinación de Extensión,

- se procedió a crear el cuadro de clasificación,

- teniendo en cuenta la información subministrada en la encuesta procedimos a analizar la información para definir las series y subseries con sus respectivos tipos documentales,

- para así integrarlas al cuadro de clasificación establecimos a definir los tiempos de retención de las series,

- y se presentaron las Tablas de Retención Documental al Comité de Archivo