Estado Libre Asociado de Puerto Rico~ ~

DEPART AMENTQ DE EDUCACION

OFICINA DEL SECRETARIO

2 9 DEC ZDO~

CARTA CIRCULAR NOM. 33-2004-2005

Secretaria Asociada Ejecutiva, Subsecretarias, Directora Ejecutiva del Instituto deCapacitaci6n Administrativa y Asesoramiento a Escuelas, Secretarios Auxiliares,Directores de Programas, Oficinas y Divisiones, Directores de lag Regiones Educativas,Superintendentes de Escuelas, Superintendentes Auxiliares, Directores de Escuela,Trabajadores Sociales, Consejeros Escolares, Maestros Bibliotecarios, Maestros,Padres 0 Encargados y Estudiantes

NORMAS PARA LA CELEBRACION DE GRADUA<:IONES EN LAS ESCUELASPUBLICAS DE PUERTO RICO

Los actos de graduaci6n representan el punta culminante en la trayectoria educativa denuestros alum nos. Su simbolismo academico e institucional requiere un ambiente desolemnidad apropiado a su significaci6n para los graduandos y sus padres. Par talraz6n, es indispensable que se planifiquen los mismos tomando en consideraci6n lasdisposiciones que se establecen en esta carta circular.

Las disposiciones fundamentales a seguir son las siguientes:

1. Los actos de graduaci6n se realizaran en las fechas establecidas en elcalendario escolar y en un horario que facilite la participaci6n de los graduandos,los padres 0 tutores y la facultad.

La ceremonia de graduaci6n se Ilevara a cabo en las facilidades del plantelescolar. Si fuera necesario utilizar un lugar fuE~ra del plantel escolar para lagraduaci6n, este debe reunir las condiciones de seguridad que exige la ley, as!

como un ambiente de comodidad, accesibilidad y respetabilidad.

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3 La graduaci6n se rige par el protocolo de una actividad oficial, par 10 que debemantener la sobriedad, sencillez, formalidad y buen gusto correspondientes auna ceremonia de esa naturaleza.

4 EI director nombrara un Comite Timon para la organizacion y desarrollo de IDsactos de graduacion, el cual estara formado par representantes del personaldocente, padres 0 tutores y estudiantes de la tjirectiva de la clase graduanda.EI director sera el principal oficial ejecutivo.

5.

Las funciones y/o tareas del Comite Timon para la organizacion y desarrollo delos actos de graduacion son las siguientes:

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Selecci6nar 0 aprobar el tipo de vestimenta que usaran los graduandos.

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Seleccionar el lugar, la fecha y la hora de log actos de graduaci6n, deacuerdo a 10 establecido en el calendario escolar.

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Seleccionar a los invitados especiales que participaran en los actos degraduaci6n, estableciendo quienes de estos dirigiran mensajes a losgraduandos.

Orientar a IDs invitados especiales sabre el protocolo del acto de graduaci6ny, hasta donde sea posible, evaluar el contenido de IDs mensajes queofreceran estos invitados previamente autoriZi3dos par el Comite.

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Establecer un presupuesto de gastos para slJfragar el arreglo del salon y elcosta de las premiaciones 0 reconocimientos .ique se otorgaran.

6 La graduaci6n es la culminaci6n de un nivel escolar, par 10 que la facultad enplena debe asistir a la misma. Si una escuela tiene mas de un nivel y realiza logaciDs de graduaci6n par separado, a Gada acto asistira la facultad del nivel

correspondiente.

7 Los reconocimientos de alto honor y honor se regiran par lag normasestablecidas. Las demas premiaciones que la e~icuela estime pertinente ofrecerseran evaluadas y aprobadas par el Comite Timon y el director.

8. EI diploma es un documento oficial, el cual se otorga una sola vez, par 10 que nose puede duplicar bajo ninguna circunstancia. Si el estudiante 0 el padre 0 tutordetecta algun error al recibir el diploma, el mismo sera devuelto al director de laescuela, 0 a la persona que 81 designe, para arreglarlo y/o sustituirlo.

9. EI director Ilevara el control de log diplomas usa dos, danados y no usados, yaque al finalizar el proceso de graduaci6n preparara un informe, con la lista oficialde graduandos del nivel correspondiente. Este informe 10 enviara a laSubsecretaria para Asuntos Academicos.

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10. Las disposiciones reglamentarias vigentes prohrben lag actividades comercialesdentro de una escuela durante el horario regular, par 10 que el Comite Timontendra la obligacion de evaluar y determinar si aprueba cualquier actividad quese programe para obtener aportaciones de fondos para log actos de graduacion.No se permitira:

Utilizar tiempo correspondiente al horario escolar de IDs maestros,estudiantes y otros funcionarios para la venta, distribuci6n de boletos,sortijas, trofeos, pergaminos, muestras de anuncios, propaganda u otrosarticulos 0 materiales relacionados.

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Estimular la compra 0 patrocinar transacciones que obliguen a log padres 0tutores de log graduandos a incurrir en gastos para comprar sortijas,fotografias y otros servicios que presten firmas comerciales y agentesinteresados en esta clase de negocios.

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Patrocinar establecimientos comerciales para la compra 0 contrataci6n devestimenta, calzada, maquillaje, fotografias, c:ompaflfas de baile, cantantes yotros artistas profesionales 0 aficionados.

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Solicitar una contribuci6n econ6mica para las graduaciones durante losperfodos de matrfcula de los estudiantes.

Hacer colectas en las intersecciones de las calles y otros lugares publicosque puediesen ser peligrosos para la seguridad de IDs estudiantes 0 buen

nombre de la instituci6n.

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11. Se prohibe terminantemente que un empleado de la escuela funja comotesorero 0 tenga a cargo log fondos relacionados con la graduacion. Esaresponsabilidad recaera en log padres que componen el Comite Timon de laClase Graduanda.

Dos veces en el aria (en enero y junio) el Comite Timon preparara un informefinanciero que incluira los ingresos, egresos y rl9cibos de los gastos incurridos.Despues de celebrar la graduacion y otras actividades relacionadas, el ComiteTimon determinara el usa del fondo sobrante.

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13. EI maneja y usa de dichas fandas se regira par lag narmas y reglamentas

establecidas.

Los funcionarios escolares que intervengan de algun modo en la recaudaci6nde fondos para la graduaci6n tendran que responder, en su caracter personal,en el caso de que ocurra alguna reclamaci6n relacionada con lag actividadesno autorizadas oficialmente que se destinen a e~;e fin.

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15. EI director establecera las medidas de control para garantizar el desarrolloapropiado de los actos de graduaci6n a tenor con las disposiciones de estacarta circular.

Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Num. 13-1999-2000 del 17 de febrero de2000 y cualquier otra disposici6n reglamentaria que este en conflicto con 10 aquf

dispuesto.

Cordialmente,

Cesar A. ReySecretario