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CÁRDENAS VILLEGAS ARMANDO
GARCÍA ESPINOZA BRENDA LETICIA
MARTINEZ ALCANTARA EDUARDO IVAN
PÉREZ NAVA GUSTAVO
CONVERTIRSE EN UN HÁBIL PLANEADOR Y CONDUCTOR DE REUNIONES (ES DECIR, UN
ADMINISTRADOR DE REUNIONES) ES UN PRERREQUISITO PARA LA EFICACIA DIRECTIVA Y
ORGANIZACIONAL.
HAY VARIAS RAZONES POR LAS QUE ESTA HABILIDAD ES CRUCIAL
• PRIMERA RAZÓN: UNA SE DEBE A QUE LOS DIRECTIVOS PASAN GRAN PARTE DE SU TIEMPO EN
JUNTAS.
• SEGUNDA RAZÓN: ES QUE LAS REUNIONES DE TRABAJO REPRESENTAN UN COSTO IMPORTANTE.
• TERCERA RAZÓN: ES QUE LAS JUNTAS SON EL ESCENARIO DON DE REALMENTE SE TOMAN O
REVISAN LA MAYORÍA DE LAS DECISIONES CORPORATIVAS.
• CUARTA RAZÓN: SE RELACIONA CON EL CONCEPTO DE UNA VIDA COMPLETA, EN OPOSICIÓN A
UNA VIDA DE TRABAJO.
SE REFIERE A LA RAZÓN POR LA QUE SE REALIZA UNA REUNIÓN. UNA REUNIÓN CUMPLE TRES FUNCIONES:
• HACER ANUNCIOS
• TOMAR DECISIONES
• EFECTUAR LLUVIAS DE IDEAS
NOTA: DE ESTAS TRES, SÓLO LAS DOS ÚLTIMAS SON VERDADERAS RAZONES PARA ORGANIZAR UNA REUNIÓN.
UNA REUNIÓN SE DEBE REALIZAR CUANDO SE APLIQUEN UNA O MÁS DE LAS SIGUIENTES
CONDICIONES:
• COMPARTIR INFORMACIÓN
• CONSTRUCCIÓN DE COMPROMISO
• DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN Y RETROALIMENTACIÓN
• SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
SE REFIERE A LOS INDIVIDUOS INVITADOS A ASISTIR A UNA REUNIÓN. PARA ORGANIZAR UNA
REUNIÓN EFICAZ, ES IMPORTANTE DETERMINAR EL TAMAÑO, LA COMPOSICIÓN Y LAS
HABILIDADES DE LOS PARTICIPANTES.
Homogeneidad-heterogeneidad
Competencia-cooperación
Actividad-proceso
LA COMPOSICIÓN DE LA REUNIÓN SE REFIERE A LAS TRES
PRINCIPALES DIMENSIONES DUALES
HABILIDADES DE LOS PARTICIPANTES
• Los que conocen los problemas
• Los que aportan soluciones
• Los controladores de los recursos
• Los encargados de tomar decisiones Especificas
• Conocimiento específico que podría necesitarse en una situación particular podría evaluarse cuando se planea la reunión, utilizando la regla de las mitades
Generales
SON LAS COMPETENCIAS QUE LOS PARTICIPANTES LLEVAN A LA REUNIÓN
• SE REFIERE A LA PREPARACIÓN DE LA AGENDA PARA LA REUNIÓN.
• Si las reuniones se realizan cada semana, la persona que elabora la agenda debe reunir los temas para la siguiente reunión a mediados de la semana
Regla de las mitades
• Alrededor de dos tercios de la agenda deben enfocarse en temas de la agenda actual. El tercio restante debe subdividirse en dos sextos. Uno de esos sextos debe emplearse en temas de la agenda pasada y su seguimiento. El restante sexto de la reunión debe dedicarse a una lluvia de ideas para el futuro.
Regla de los sextos
• Las reuniones avanzan mejor si los informes se reorganiza en temas específicos, como anuncios, decisiones, lluvia de ideas.
Regla de los informes
• Los paquetes de información, incluyendo minutas de la reunión anterior y una agenda, deben enviarse a tres cuartas partes del tiempo transcurrido entre las reuniones.
Regla de los tres cuartos
• Las agendas para las reuniones deben escribirse con verbos activos o resúmenes de enunciados, no con una sola palabra. En vez de decir “minutas”, por ejemplo, utilice “aprobar minutas”.
Regla de la agenda
• 1. periodo de inicio
• 2. periodo de trabajo arduo
• 3. periodo de descompresión
Regla de los tercios
• Los informes enviados a los participantes de la reunión siempre deben contener resúmenes ejecutivos o memorandos de opciones.
Regla de resumen ejecutivo
• Los temas de la agenda se deben considerar en orden ascendente de controversia, luego se debe dirigir la atención a los temas de discusión y descompresión.
Regla de la campana de la agenda
• Todos los temas de la agenda se deben analizar, y los que no estén incluidos en la agenda no deberían discutirse.
Regla de integridad de
la agenda
• Regla de integridad temporal.
Regla de integridad temporal
• la relevancia de la agenda
• la relevancia del contenido
• el enfoque en la decisión
Regla de las minutas
PARTICIPACIÓN
LA CUARTA P, PARTICIPACIÓN, SE REFIERE AL PROCESO REAL DE LAS
REUNIONES Y LOS MÉTODOS UTILIZADOS PARA ASEGURAR QUE SE
INCLUYA A TODOS LOS PRESENTES.
PRESENTAR A LOS PARTICIPANTES. ES NECESARIO PRESENTAR A LOS PARTICIPANTES ENTRE SÍ, Y AYUDARLOS A QUE
SE SIENTAN CÓMODOS JUNTOS, EN ESPECIAL SI SE VAN A TRATAR TEMAS
POLÉMICOS.
ESTABLECER REGLAS BÁSICAS. DEBE ACLARARSE CUÁNTA PARTICIPACIÓN SE ESPERA, QUÉ VARIACIONES DE LA
AGENDA SE TOLERARÁN Y CÓMO SE MANEJARÁ EL TIEMPO. ESTABLECER UNA ESTRUCTURA PARA LA REUNIÓN AL
INICIO SIRVE PARA SEGUIR EL ORDEN DE LA REUNIÓN.
ESTABLECER REGLAS DE DECISIÓN. LAS REGLAS DE DECISIÓN SON NORMAS QUE PERMITEN QUE LOS
PARTICIPANTES SE SIENTAN CÓMODOS. NECESITAN ESTABLECERSE AL INICIO DE LA REUNIÓN.
LAS MÁS COMUNES REGLAS SON:
Extensiva Intensiva Participación Experto Poder
Cada participante
en la reunión vota por
las alternativas, y
aquellas
alternativas con una
mayoría de votos son
las que ganan
Si se utiliza la regla
intensiva, ganan los
que muestran
más interés. Por medio
de la discusión, y no
del voto,
los individuos que
tienen un sentimiento
intenso pueden
compartirlo con el
grupo
En la regla de
participación, la
persona o el subgrupo
que tiene que realizar
alguna acción es quien
elige o toma
la decisión. Su
participación
obligada les da una
visión
particular, que no
siempre es la mejor
opción
Si se utiliza
la regla del experto,
gana el participante
que tiene a la ley
o a la ciencia de su
parte. Pero ni la
ciencia ni la ley son
infalibles
Si se aplica la regla
del poder, entonces el
jefe
gana.
• El total más alto
• Votación de prueba
• Calificación ponderada
• Rango.
ALENTAR Y ESTABLECER LA PARTICIPACIÓN. LA PARTICIPACIÓN EN UNA REUNIÓN DEBE SER EQUITATIVA ENTRE
TODOS LOS ASISTENTES; ESTO NO SIGNIFICA QUE TODOS DEBEN HACER EXACTAMENTE EL MISMO NÚMERO DE
COMENTARIOS.
Haga preguntas abiertas en vez de
preguntas que
puedan contestarse con un “sí” o un
“no”.
Utilice ejemplos de su propia
experiencia para
aclarar ideas.
Cuando sea pertinente, invite a los
demás a responder
una pregunta que se le haga a usted.
Haga preguntas utilizando el lenguaje
de los participantes
en vez de utilizar jerga o terminología
extraña.
Haga contacto visual con quienes está
hablando
y resuma sus argumentos cuando
terminen sus
declaraciones.
Recuerde que la comunicación incluye
dos facetas:
la parte de informe (información) y la
parte
de buena relación (conexión y
sentimientos).
Aliente a los asistentes a compartir
experiencias
personales que se relacionen con el
tema que se
esté tratando.
Pregunte a los miembros del equipo sus
reacciones
a los comentarios de otros
participantes de la
reunión.
Como líder asegúrese de facilitar la
discusión más
que dominarla.
UTILIZAR UNA VARIEDAD DE MEDIOS.
PARA MANTENER EL INTERÉS DE LOS
PARTICIPANTES DE LA REUNIÓN, UTILICE
DIVERSOS MEDIOS PARA PRESENTAR LA
INFORMACIÓN.
Resumir. Es conveniente cerrar la reunión resumiendo las decisiones tomadas, las tareas asignadas, el progreso alcanzado, los aspectos clave discutidos y lo que se aprendió en la reunión.
PERSPECTIVA
LA ÚLTIMA P ES LA PERSPECTIVA. LA PERSPECTIVA NOS HACE VER LAS REUNIONES DESDE LA
DISTANCIA. SIGNIFICA EVALUAR CADA JUNTA DE TRABAJO Y, CADA CIERTO TIEMPO, VALORAR LAS
DECISIONES Y EL PROCESO DE LAS SERIES DE REUNIONES.
SUGERENCIAS PARA MIEMBROS DEL GRUPO
1.Determine si necesita asistir a la
reunión. No asista únicamente porque
lo invitaron
4.Sea puntual. Quienes llegan tarde
no sólo desperdician el tiempo de los
demás al retrasar la reunión si no
dañan la conformación de un equipo
eficaz y afectan el estado de ánimo
7.Apoye a los demás miembros del
equipo. Siga las guías para la
comunicación
2.Prepárese. Familiarícese con la
agenda y prepare algún informe que
ayude a que los demás entiendan los
asuntos
5.Al dar información, sea preciso y
vaya al grano. No aburra a los demás
8.Asegure una participación equitativa.
Tome la delantera al incitar la
participación de los demás, para que se
utilicen los talentos de todos
3.Sea puntual. Quienes llegan tarde no
sólo desperdician el tiempo de los
demás al retrasar la reunión si no
dañan la conformación de un equipo
eficaz y afectan el estado de ánimo
6.Escuche. Mantenga contacto visual con
quien esté hablando, y trate de
descubrir las ideas
9.Hacer que los desacuerdos se basen
en principios. Si es necesario cuestionar
y IIegar a un acuerdo
10.Actúe y reaccione en una forma que mejore el desempeño del grupo. Dejar fuera Ias cosas personaIes
CONCLUSIÓN
LAS REUNIONES DE TRABAJO SON PARTE IMPORTANTE DE LA VIDA ORGANIZACIONAL, SOBRE TODO PARA LOS
DIRECTIVOS.
LAS REUNIONES SON UNOS DE LOS ASPECTOS PEORES LOGRADOS DE LA PARTICIPACIÓN ORGANIZACIONAL.
PARA EVITAR REUNIONES MAL ADMINISTRADAS, SE PRESENTÓ EL MÉTODO DE LAS CINCO “P”
• PROPÓSITO.
• PARTICIPANTES.
• PLANEACIÓN
• PROCESO.
• PERSPECTIVA.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN