caracterización tenologia

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irt Personería Código PA-GAT-001 \MJ Municipal de Cajicá Versión 1 ^ ^ comprometidos pof sus derechos Caracterízacíón de Proceso de Gestión de Apoyo Tecnológico Fecha N o v i e m b r e 2 2 d e 2 0 1 3 Proceso: Objetivo: Responsable: Apoyo Gestión Tecnológica Prestar e l s o p o r t e tecnológico a todos los procesos de la Personería M u n i c i p a l g a r a n t i z a n d o e l f u n c i o n a m i e n t o d e l a p l a t a f o r m a tecnológica y h a c i e n d o p o s i b l e s l a s c o m u n i c a c i o n e s i n t e r n a s y extemas a través de los medios tecnológicos. Personero Municipal - Técnico Administrativo - P e r s o n a l d e A p o y o Proveedor Entrada Actividad Salida Cliente Documentos Planear Cuentes Internos y Partes Interesadas Necesidad de identificar los criterios para la adopción de políticas tecnológicas de información y comunicaciones Identificar las políticas a implementar para gestionar la información y las comunicaciones * Políticas adoptadas y en ejecución Clientes Intemos y Partes Interesadas Políticas Clientes Internos y Partes Interesadas Necesidad de determinar los niveles de acceso a la información electrónica d e l a personería Municipal Identificación de los niveles de acceso de acuerdo con los grados de información q u e r e q u i e r e cada funcionarios Definición de Niveles de acceso Clientes Intemos y Partes Interesadas Niveles de acceso definidos Clientes Internos y Partes Interesadas Necesidad de cumplir c o n l a n o r m a t i v i d a d s o t w e licénciamiento del software Revisión de las licencias de cada equipo, identificación y archivo adecuado L i c e n c i a s v i g e n t e s Clientes Internos y Partes I n t e r e s a d a s L i c e n c i a s Clientes Internos y Partes Interesadas E l a b o r a r e l p l a n a n u a l d e m a n t e n i m i e n t o a los equipos de la Personería Municipal E j e c u t a r m a n t e n i m i e n t o preventivos a equipos y re\nsión f r e c u e n t e d e l a actualización d e l a n t i v i r u s E q u i p o s c o n s u m a n t e n i m i e n t o p r e v e n t i v o a l d i a Clientes Internos y Partes Interesadas Plan d e M a n t e n i m i e n t o p r e v e n t i v o Cliente Interno Daños imprevistos sufridos por los equipos de la Personería Municipal E j e c u t a r m a n t e n i m i e n t o s c o n - e c t i v o s a los equipos de la Personería Municipal deCaücá E q u i p o s e n f u n c i o n a m i e n t o Cliente Interno/Cliente Extemo Hola de Vida del equipo Cliente Interno N e c e s i d a d e s d e cumplir con un mantenimiento p a r a l a p l a t a f o m i a tecnológica Mantenimiento y s o p o r t e d e l a plataforma tecnológica Plataforma c o n s u m a n t e n i m i e n t o p r e v e n t i v o Cliente Interno/Cliente extemo Hoja de Vida del equipo Proveedor Entrada Actividad Salida Cliente Documentos Hacer Identificar las políticas a implementar para gestionar la infonnación y las comunicaciones E l a b o r a r l a s políticas, difundirlas en la entidad y v e r i f i c a r s u c u m p l i m i e n t o Gestión adecuada de la información y las comunicaciones Cliente Interno Partes Interesadas Políticas y e v i d e n c i a s d e s u aplicación

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irt Personería Código P A - G A T - 0 0 1

\MJ M u n i c i p a l d e Cajicá Versión 1 ^ • ^ compromet idos pof sus derechos Caracterízacíón de Proceso de Gestión de Apoyo Tecnológico F e c h a N o v i e m b r e 2 2 d e 2 0 1 3

P r o c e s o :

O b j e t i v o : R e s p o n s a b l e :

A p o y o Gestión Tecnológica

P r e s t a r e l s o p o r t e tecnológico a t o d o s l o s p r o c e s o s d e l a Personería M u n i c i p a l g a r a n t i z a n d o e l f u n c i o n a m i e n t o d e l a p l a t a f o r m a tecnológica y h a c i e n d o p o s i b l e s l a s c o m u n i c a c i o n e s i n t e r n a s y e x t e m a s a través d e l o s m e d i o s tecnológicos. P e r s o n e r o M u n i c i p a l - Técnico A d m i n i s t r a t i v o - P e r s o n a l d e A p o y o

Proveedor Entrada Actividad Salida Cliente Documentos Planear

C u e n t e s I n t e r n o s y

P a r t e s I n t e r e s a d a s

N e c e s i d a d d e i d e n t i f i c a r l o s c r i t e r i o s p a r a l a adopción d e políticas tecnológicas d e información y c o m u n i c a c i o n e s

I d e n t i f i c a r l a s políticas a i m p l e m e n t a r p a r a g e s t i o n a r l a información y l a s c o m u n i c a c i o n e s

*

Políticas a d o p t a d a s y e n ejecución C l i e n t e s I n t e m o s y P a r t e s I n t e r e s a d a s Políticas

C l i e n t e s I n t e r n o s y

P a r t e s I n t e r e s a d a s

N e c e s i d a d d e d e t e r m i n a r l o s n i v e l e s d e a c c e s o a l a información electrónica d e l a personería M u n i c i p a l

Identificación d e l o s n i v e l e s d e a c c e s o d e a c u e r d o c o n l o s g r a d o s d e información q u e r e q u i e r e c a d a f u n c i o n a r i o s Definición d e N i v e l e s d e a c c e s o

C l i e n t e s I n t e m o s y P a r t e s I n t e r e s a d a s N i v e l e s d e a c c e s o d e f i n i d o s

C l i e n t e s I n t e r n o s y

P a r t e s I n t e r e s a d a s

N e c e s i d a d d e c u m p l i r c o n l a n o r m a t i v i d a d s o t w e licénciamiento d e l s o f t w a r e

Revisión d e l a s l i c e n c i a s d e c a d a e q u i p o , identificación y a r c h i v o a d e c u a d o L i c e n c i a s v i g e n t e s

C l i e n t e s I n t e r n o s y P a r t e s I n t e r e s a d a s L i c e n c i a s

C l i e n t e s I n t e r n o s y

P a r t e s I n t e r e s a d a s

E l a b o r a r e l p l a n a n u a l d e m a n t e n i m i e n t o a l o s e q u i p o s d e l a Personería M u n i c i p a l

E j e c u t a r m a n t e n i m i e n t o p r e v e n t i v o s a e q u i p o s y re\nsión f r e c u e n t e d e l a actualización d e l a n t i v i r u s E q u i p o s c o n s u m a n t e n i m i e n t o p r e v e n t i v o a l d i a

C l i e n t e s I n t e r n o s y P a r t e s I n t e r e s a d a s P l a n d e M a n t e n i m i e n t o p r e v e n t i v o

C l i e n t e I n t e r n o Daños i m p r e v i s t o s s u f r i d o s p o r l o s e q u i p o s d e l a Personería M u n i c i p a l

E j e c u t a r m a n t e n i m i e n t o s c o n - e c t i v o s a l o s e q u i p o s d e l a Personería M u n i c i p a l deCaücá E q u i p o s e n f u n c i o n a m i e n t o

C l i e n t e I n t e r n o / C l i e n t e E x t e m o H o l a d e V i d a d e l e q u i p o

C l i e n t e I n t e r n o

N e c e s i d a d e s d e c u m p l i r c o n u n m a n t e n i m i e n t o p a r a l a p l a t a f o m i a tecnológica

M a n t e n i m i e n t o y s o p o r t e d e l a p l a t a f o r m a tecnológica P l a t a f o r m a c o n s u m a n t e n i m i e n t o p r e v e n t i v o

C l i e n t e I n t e r n o / C l i e n t e e x t e m o H o j a d e V i d a d e l e q u i p o

Proveedor Entrada Actividad Salida Cliente Documentos Hacer I d e n t i f i c a r l a s políticas a i m p l e m e n t a r p a r a g e s t i o n a r l a infonnación y l a s c o m u n i c a c i o n e s

E l a b o r a r l a s políticas, d i f u n d i r l a s e n l a e n t i d a d y v e r i f i c a r s u c u m p l i m i e n t o

Gestión a d e c u a d a d e l a información y l a s c o m u n i c a c i o n e s

C l i e n t e I n t e r n o P a r t e s I n t e r e s a d a s Políticas y e v i d e n c i a s d e s u aplicación

C l i e n t e s I n t e r n o s y

P a r t e s I n t e r e s a d a s

Identificación d e i o s n i v e l e s d e a c c e s o d e a c u e r d o c o n l o s g r a d o s d e información q u e r e q u i e r e c a d a f u n c i o n a r i o s

A s i g n a r e n e l s i s t e m a e l n i v e l d e a c c e s o d e c a d a f u n c i o n a r i o s Información p r o t e g i d a

C l i e n t e I n t e r n o P a r t e s I n t e r e s a d a s Aplicación d e l o s códigos d e a c c e s o

C l i e n t e s I n t e r n o s y

P a r t e s I n t e r e s a d a s

C l i e n t e s I n t e r n o s y

P a r t e s I n t e r e s a d a s

Revisión d e l a s l i c e n c i a s d e c a d a e q u i p o , identificación y a r c h i v o a d e c u a d o

V e r i f i c a r l a e x i s t e n c i a d e c a d a l i c e n c i a , s u v i g e n c i a y r e v i s a r e l e q u i p o s i t i e n e s o f t w / a r e n o l i c e n c i a d o s E q u i p o s c u m p l i e n d o c o n l a s d i s p e r s i o n e s l e g a l e s

C l i e n t e I n t e r n o P a r t e s I n t e r e s a d a s L i c e n c i a s

C l i e n t e s I n t e r n o s y

P a r t e s I n t e r e s a d a s

C l i e n t e s I n t e r n o s y

P a r t e s I n t e r e s a d a s

E j e c u t a r m a n t e n i m i e n t o p r e v e n t i v o s a e q u i p o s y revisión f r e c u e n t e d e l a actualización d e l a n t i v i r u s

M a n t e n i m i e n t o p r e v e n t i v o p o r l o m e n o s c a d a 4 m e s e s a l o s e q u i p o s

E q u i p o s e n f u n c i o n a m i e n t o , c l i e n t e i n t e r n o y e x t e m o s a t i s f e c h o

C l i e n t e I n t e m o P a r t e s I n t e r e s a d a s

Ejecución d e l p r o g r a m a d e M a n t e n i m i e n t o a n u a l

C l i e n t e s I n t e r n o s y

P a r t e s I n t e r e s a d a s

C l i e n t e s I n t e r n o s y

P a r t e s I n t e r e s a d a s

E j e c u t a r m a n t e n i m i e n t o s c o r r e c t i v o s a l o s e q u i p o s d e l a Personería ^ 4 u n i c l p a l d e Caiicá

T e n e r c o n t a c t a d o a l p r o v e e d o r d e l m a n t e n i m i e n t o a f i n d e l l a m a r l o e n e l m o m e n t o q u e s e r e q u i e r a M a n t e n i m i e n t o c o r r e c t i v o a d e l a n t a d o

C l i e n t e I n t e r n o P a r t e s I n t e r e s a d a s L i s t a d o d e p r o v e e d o r e s

C l i e n t e s I n t e r n o s y

P a r t e s I n t e r e s a d a s

C l i e n t e s I n t e r n o s y

P a r t e s I n t e r e s a d a s

M a n t e n i m i e n t o y s o p o r t e d e l a p l a t a f o r m a tecnológica

M a n t e n i m i e n t o p r e v e n t i v o p o r l o m e n o s c a d a 4 m e s e s a l o s e q u i p o s

E q u i p o s e n f u n c i o n a m i e n t o , c l i e n t e i n t e r n o y e x t e m o s a t i s f e c h o

C l i e n t e I n t e r n o P a r t e s I n t e r e s a d a s

Ejecución d e l p r o g r a m a d e M a n t e n i m i e n t o a n u a l

C l i e n t e s I n t e r n o s y

P a r t e s I n t e r e s a d a s

Proveedor Entrada Actividad Salida Cliente Documentos Verificar

C l i e n t e I n t e r n o , C l i e n t e E x t e m o ,

T o d o s l o s P r o c e s o s

A s e g u r a m i e n t o d e l f u n c i o n a m i e n t o a d e c u a d o d e l o s r e c u r s o s tecnológicos d e l a Información y comunicación q u e

c o n f o r m a n l a p l a t a f o r m a tecnológica d e l a Personería

P r o q r a m a d e M a n t e n i m i e n t o P r e v e n t i v o E q u i p o s d e l a Personería F u n c i o n a n d o e

información p r o t e g i d a

T o d o s l o s p r o c e s o s , c l i e n t e

i n t e m o , c l i e n t e e x t e m o , p a r t e s

i n t e r e s a d a s

P r o g r a m a s d e M a n t e n i m i e n t o , l i c e n c i a s . L i s t a s d e p r o v e e d o r e s , H o j a s d e V i d a d e

l o s E q u i p o s

C l i e n t e I n t e r n o , C l i e n t e E x t e m o ,

T o d o s l o s P r o c e s o s

A s e g u r a m i e n t o d e l f u n c i o n a m i e n t o a d e c u a d o d e l o s r e c u r s o s tecnológicos d e l a Información y comunicación q u e

c o n f o r m a n l a p l a t a f o r m a tecnológica d e l a Personería

L i s t a d e P r o v e e d o r e s E q u i p o s d e l a Personería F u n c i o n a n d o e información p r o t e g i d a

T o d o s l o s p r o c e s o s , c l i e n t e

i n t e m o , c l i e n t e e x t e m o , p a r t e s

i n t e r e s a d a s

P r o g r a m a s d e M a n t e n i m i e n t o , l i c e n c i a s . L i s t a s d e p r o v e e d o r e s , H o j a s d e V i d a d e

l o s E q u i p o s

C l i e n t e I n t e r n o , C l i e n t e E x t e m o ,

T o d o s l o s P r o c e s o s

A s e g u r a m i e n t o d e l f u n c i o n a m i e n t o a d e c u a d o d e l o s r e c u r s o s tecnológicos d e l a Información y comunicación q u e

c o n f o r m a n l a p l a t a f o r m a tecnológica d e l a Personería

S o f t w a r e p r o g r a m a d o s p o r n i v e l e s d e a c c e s o

E q u i p o s d e l a Personería F u n c i o n a n d o e información p r o t e g i d a

T o d o s l o s p r o c e s o s , c l i e n t e

i n t e m o , c l i e n t e e x t e m o , p a r t e s

i n t e r e s a d a s

P r o g r a m a s d e M a n t e n i m i e n t o , l i c e n c i a s . L i s t a s d e p r o v e e d o r e s , H o j a s d e V i d a d e

l o s E q u i p o s

C l i e n t e I n t e r n o , C l i e n t e E x t e m o ,

T o d o s l o s P r o c e s o s

A s e g u r a m i e n t o d e l f u n c i o n a m i e n t o a d e c u a d o d e l o s r e c u r s o s tecnológicos d e l a Información y comunicación q u e

c o n f o r m a n l a p l a t a f o r m a tecnológica d e l a Personería A n t i v i r u s a c t u a l i z a d o y f u n c i o n a n d o

E q u i p o s d e l a Personería F u n c i o n a n d o e información p r o t e g i d a

T o d o s l o s p r o c e s o s , c l i e n t e

i n t e m o , c l i e n t e e x t e m o , p a r t e s

i n t e r e s a d a s

P r o g r a m a s d e M a n t e n i m i e n t o , l i c e n c i a s . L i s t a s d e p r o v e e d o r e s , H o j a s d e V i d a d e

l o s E q u i p o s

P r o c e s o s s o p o r t e S e g u i m i e n t o y lltediclón R e c u r s o s : Gestión I n s t i t u c i o n a l Gestión d e C a l i d a d y C o m u n i c a c i o n e s

E f e c t i v i d a d : E f i c a c i a : Físicos: O f i c i n a s d o t a d a s , H a r d w a r e y

Gestión Derecíio P u b l i c o # d e equÍF)os c o n f u n c i o n a m i e n t o o p i m o y a c t u a l i z a d o s / # t o t a l d e e q u i p o s * 1 0 0 S o f t w a r e . Gestión Promisión D e r e c h o s H u m a n o s y Protección d e V i c t i m a s H u m a n o s : P e r s o n e r o , Técnico A d m i n i s t r a t i v o

Gestión V i g i l a n c i a y C o n d u c t a O f i c i a i Gestión Veeduría C i u d a d a n a

Gestión D e f e n s a y Protección d e l a m b i e n t e Gestión A d m i n i s t r a t i v o y F i n a n c i e r a Gestión D o c u m e n t a l

H o r a s d e s e r v i c i o p r e s t a d a s p o r i o s e q u i p o s / # t o t a l d e h o r a s l a b o r a d a s * 1 0 0

N u m e r o d e e q u i p o s a l o s q u e s e l e s h i z o m a n t e a m i e n t o p r e v e n t i v o / N u m e r o t o t a l m a n t e n i m i e n t o s P r e v e n t i v o s P r o g r a m a d o s

A m b i e n t e d e T r a b a j o : T e m p e r a t u r a

a m b i e n t e . Iluminación a d e c u a d a . F u e n t e s d e r u i d o

C o n t r o l I n t e r n o , M e j o r a m i e n t o C o n t i n u o y evaluación I n d e p e n d i e n t e

Constitución P o l i t i c a d e C o l o m b i a ; L e y 1 3 6 d e 1 9 9 4 , D e c f e t o 0 1 9 d e 2 0 1 2 , L e y 7 3 4 d e 2 0 0 2 , L e y 1 4 7 4 d e 2 0 1 1 , L e y 1 5 5 1 d e 2 0 1 2 , L e y 1 4 4 8 d e 2 0 1 1 , Requisttos Legales: Ley 6 1 7 d e 2 0 0 0 , L e y 8 5 0 d e 2 0 0 3 , L e y 1 4 2 y 1 4 3 d e 1 9 9 4 , L e y 1 4 8 0 d e 2 0 1 1 , L e y 9 9 d e 1 9 9 3 , L e y 8 0 d e 1 9 9 3 , D e c r e t o 7 3 4 d e 2 0 1 2 . L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 .

Requisitos Normativos:

Requisitos ISO 9001:2008 MECi:2005 Requisitos NTCGP:1000 - 2009 6 . 3 8 . 3 2 . 2 . 3 3 . 3 . 2 6 . 3 8 . 3 6 . 4 8.5 1.3 6 . 4 8 . 5 7 . 1 2 . 1 7.1 7 . 5 . 1 2 . 2 7 . 5 . 1 8 . 2 . 3 3 . 1 8 . 2 . 3

E l a b o r o Héctor J u l i o R o z o C a s t i l l o L u g a r Personería M u n i c i p a l d e Cajicá F e c h a N o v i m e b r e 2 2 d e 2 0 1 3

Aprobó:

F e c h a :

H u g o A l e j a n d r o P a l a c i o s Santafé P e r s o n e r o M u n i c i p a l d e Cajicá N o v i e m b r e 2 2 d e 2 0 1 3