capítulo iv: introducción a microsoft excel 2000extension.frvm.utn.edu.ar/documentos/s.e.u/... ·...

Informática 2º año - CENS Nº 451 – Anexo Universidad Tecnológica Nacional

113

Capítulo IV: Introducción a Microsoft Excel 2000

Microsoft Excel 2000 es un software de aplicación que integra el paquete de

programas Microsoft Office. Agrupa dentro de sí una gran variedad de opciones que

permiten analizar y hacer reportes sobre los datos volcados.

Es útil para realizar desde simples sumas hasta realizar todo tipo de trabajos

relacionados con la representación y organización electrónica de datos y operaciones

administrativos-contable. Además, se lo puede emplear como una potente base de datos de

consulta y análisis.

Le resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos íconos y comandos funcionan

de forma similar que Word.

Microsoft Excel es una planilla electrónica de cálculo. Como su nombre lo indica, se

trata de una herramienta diseñada, sobre todo, para manipular números. Aunque su

utilización se extiende a:

La realización de cálculos sobre la base del desarrollo de fórmulas.

La creación de gráficos a partir de los datos introducidos en la planilla.

La gestión de la información, mediante la aplicación de los elementos básicos de una

base de datos: ordenar, localizar, seleccionar, etc..

Para llevar a cabo cualquiera de estas tareas, es necesario: organizar los datos,

categorizar la información, establecer relaciones identificando variables dependientes e

independientes, plantear hipótesis, analizar resultados, etc.

Distintas formas de arrancar Excel2000

Desde la Barra de tarea del Escritorio

Haga clic en el botón Inicio.

Posicionar en el menú Programas.

Deslice el mouse ubicándolo en la opción Microsoft Excel (Figura 4.1) y así se

abrirá automáticamente la aplicación.

Desde el Escritorio de Windows puede estar disponible un ícono de acceso directo

Excel.

Para abrirlo ubique el puntero de mouse sobre el ícono y haga doble clic. Así se

abrirá automáticamente la aplicación.


114

Desde el Explorador de Windows

Para abrirlo ubíquese dentro de la Unidad C se encuentra la carpeta Archivos de

Programas.

Hacer doble clic y mostrará en el marco derecho del Explorador el contenido de esta

carpeta. Dentro de la subcarpeta Microsoft Office está el archivo que permite abrir el

programa identificado con el ícono de Excel.

Elementos de la ventan de Excel

Cualquiera sea el camino seleccionado el iniciar Excel 2000 verá una pantalla como

la que muestra la Figura 4.2, para recordar los nombres de los diferentes elementos que

conforman la ventana de Excel se ha señalado cada componente.

El área de trabajo está estructurada en Hojas de trabajo y el conjunto de todas las

hojas forman un “libro de trabajo”. En cada hoja el usuario irá volcando la información de la

manera organizada según el criterio que le resulte conveniente.

Ingrese a Excel ahora para ir probando todo lo que se le explique.

Excel, al igual que el resto de los programas Microsoft Office interactúa con el

usuario a través de las ventanas dentro de las que se despliega el entorno de trabajo. La

ventana de este programa tiene una serie de herramientas similares a las de Word.

Figura 4.1 Menú desplegable


115

Figura 4.2 Ventana de Microsoft Excel 2000

La Barra de menú contiene todas las herramientas de uso, las que permiten trabajar

dentro del entorno Windows además de las específicas de Excel.

Las opciones, agrupadas en menú desplegables, excepto Datos, son las mismas

que las que se encuentran en Word.

El ícono con la cruz, del extremo derecho, permite cerrar el libro actual.

Figura 4.3 Barra de menú


116

Figura 4.7 Barra de etiquetas

Etiquetas de las hojas

Botones de Selección

La Barra de herramientas estándar contiene íconos para ejecutar de forma inmediata

algunas de las operaciones más habituales, como guardar, abrir, cortar, copiar, pegar, etc..

La Barra de formato cuenta con la mayoría de las opciones para modificar la apariencia

de la información volcada en la planilla de cálculo. Con los diferentes comandos se puede,

poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.

La Barra de fórmulas muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde

esta situado. Cuando vaya a modificar el contenido de la celda, dicha barra va a variar

ligeramente, pero esto se detallará más adelante.

La Barra de etiquetas le permite moverse por las distintas hojas del libro de trabajo. En

un archivo Excel es posible utilizar hasta un total de 255 hojas. Para pasar de una hoja a

otra, hacer un clic en la pestaña de la hoja correspondiente.

Los Botones de selección permiten desplazar sólo con el mouse, las etiquetas de las

hojas.

Las barras de desplazamiento vertical y horizontal se pueden acceder a las

diferentes partes de la hoja en la que se está trabajando, a lo largo y ancho de la hoja de

forma rápida y sencilla, ya sea desplazando la barra arrastrándola con el mouse, o hacer clic

en los triángulos.

Barra de Estado se muestra información acerca de la opción seleccionada o de la

operación en curso.

Figura 4.5 Barra de Formato

Figura 4.4 Barra de herramientas estándar

Figura 4.6 Barra de fórmulas


117

Área de modo de trabajo: Indica qué es lo que se está haciendo. En la Figura 4.8,

el modo de trabajo es Listo.

Área de teclado: Avisa de la activación de las teclas binarias (interruptores)

existentes en el teclado (Bloqueador de Mayúscula, Bloqueador de Números, etc.)

Estas teclas se activan y desactivan de la misma manera: haciendo clic sobre ellas.

Libro, hoja de cálculo y celda.

Libro de trabajo

Un libro de trabajo es un archivo que se crea con Excel2000, es decir, todo lo que se hace

en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel2000 tienen la extensión .XLS para que el ordenador

los reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesión de Excel2000 automáticamente se abre un nuevo

libro de trabajo con el nombre provisorio de Libro1. Esto lo puede comprobar en la pantalla

de Excel2000, en la Barra de título en la parte superior de la ventana verá como pone

Microsoft Excel - Libro1.

Cada vez que se empieza un nuevo trabajo con Excel2000 el número del libro irá

variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empieza otro

trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.

El nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar el trabajo mientras no

se haya guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 5 hojas

aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si mira en la parte inferior de la

ventana de Excel2000 encontrará las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas

nombradas de la forma Hoja1, Hoja2,...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo

todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.

Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de

trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran

cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.

Figura 4.8 Barra de estado


118

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas.

Cada columna (Figura 4.9) se nombra por letras, por ejemplo de la A, a la Z, luego AA, AB

hasta IV.

Cada fila (Figura 4.10) se numera desde 1 hasta 65536.

Celda

La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se la denomina con

el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por

ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama

A1.

En cualquier momento el cursor esta posicionado en alguna celda preparado para

trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más

remarcada que las demás.

En Figura 4.11, muestra la celda activa que pertenece a la columna B y la fila 2 por

lo tanto la celda se llama B2. Fíjese que su dirección aparece en el cuadro de nombres y

ésta aparece resaltada con un borde.

Para escribir un dato debe hacer clic sobre la celda a seleccionar, escribir lo que

desee y presionar la tecla Enter.

Figura 4.10: Fila A3

Figura 4.9: Columna B1


119

Nociones importantes

Cursor

Es el rectángulo que rodea la celda actual. Su posición se controla mediante teclas de

flechas o con el puntero del mouse.

Puntero

Es la flecha o cruz, según el caso, que se mueve por la pantalla al mover el mouse.

Es importante no confundir el cursor con el puntero del mouse. En la planilla de la

Figura 4.12, el cursor está en A1 y el puntero (la cruz gruesa) está en C2.

Movimiento rápido en la hoja

Para moverse por la hoja de trabajo se puede manejar las flechas del teclado o el botón

izquierdo del mouse. Si se desplaza a una celda, por ejemplo si va de la celda A15 a la

celda F23 esta se convertirá en la celda activa.

Si lo que se desea es ver un área diferente de la hoja se puede utilizar las flechas

del teclado o las barras de navegación horizontal o vertical según corresponda.

Las barras de navegación tienen dos elementos muy útiles para moverse por la

hoja. Si la distancia a recorrer es muy grande conviene arrastrar el cuadro de

Figura 4.12

Figura 4.11: Celda B2


120

desplazamiento. En cambio, si se desea ir a la fila o columna hacia arriba o abajo es más

cómodo emplear las flechas de las barras.

Movimiento rápido en el libro

Dentro de un libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas

de cálculo aunque el número podría variar.

Si observa la Figura 4.13 en la parte inferior izquierda de la pantalla aparecen tres

solapas o pestañas, que llevan los nombres Hoja1, Hoja2, Hoja3. La hoja resaltada se la

denominada hoja activa y es la hoja que en ese momento se está trabajando, en este caso

es la Hoja1.

Para cambiar de hoja de trabajo se debe hacer clic sobre cualquier pestaña y

cambiará de hoja, es decir, si hace clic sobre la pestaña Hoja3 Ud. trabajará en dicha hoja.

Cuando el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendrá que utilizar los

botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que se quiere acceder, bastará con hacer clic sobre

ella.

Es importante tener en cuenta que los botones no funcionarán si todas las hojas del

libro de trabajo caben en la barra de etiquetas.

También para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo se puede utilizar

el teclado:

Para ir a la hoja siguiente debe presionar las teclas Ctrl y AVPAG.

Para ir a la hoja anterior debe presionar las teclas Ctrl y REPAG.

Ingresar datos

Figura 4.13 Barra de etiquetas


121

El tipo de datos que se puede ingresar en una celda es muy variado. Pueden ser de dos

tipos:

Valores Constantes

Son los datos numéricos, las palabras, la combinación de letras y números (caracteres

alfanuméricos) y las fechas o la hora.

Números: para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los

signos especiales + - ( ) / % E e . €.

Por defecto los números aparecerán alineados a la derecha en la celda.

Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número

negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).

Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número

negativo, lo cual es típico en contabilidad.

Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y

así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como

símbolo de porcentaje.

Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debe escribir primero un cero para

que no se confundan con números de fecha.

Texto: el texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se

puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres

de texto.

Los pasos para ingresar datos son los siguientes:

Ubicar el cursor sobre la celda donde se quiere introducir los datos.

Escribir la información que se desea.

Si observa la Figura 4.14 la información escrita está en dos lugares en la celda

activa y en la Barra de Fórmulas. Por defecto, aparecerá en la celda activa

alineado a la izquierda en la celda. Cuando el texto no cabe en la celda, como

en este caso, utiliza todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para

visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.


122

Figura 4.14

Para que quede registrada se debe presionar la tecla Enter o pulsar una vez

las flechas del teclado o en el botón Introducir de la barra de fórmulas, al

hacer clic sobre él.

El botón Cancelación de la barra de fórmulas, permite restaurar el

contenido de la celda a su valor inicial siempre y cuando no haya utilizado el

botón Introducir la información.

Fecha u hora: para ingresar una fecha diferente a la del día en que se está trabajando

separe con una barra o guión las partes de la fecha. Por ejemplo escriba: 23/11/06 o

Jun-06. En cambio, si se desea escribir la fecha del día, presione CTRL + ;

Para introducir la hora actual presione las teclas CTRL + MAYÚS + : . Si desea

escribir una diferente según la división en 12 horas deje un espacio antes de poner en

números la hora y luego agregue la a o la p (de antemeridiano o postmeridiano). De lo

contrario Excel escribirá la hora como a.m. Un ejemplo sería: 9:00 p.

Si los primeros caracteres que escribe en una celda coinciden con una entrada

ya existente en la misma columna, Excel, con solo apretar la tecla Enter, rellenará las

siguientes celdas.

Fórmulas

Es una técnica básica para el análisis de datos. Pueden contener valores constantes,

referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Se pueden realizar

diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos,

etc...

La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el

signo “=”, con esto se le indica al programa que se ingresará una fórmula.

Modificar el contenido de las celdas

Hacer doble clic en la celda que contiene la información a modificar

Introducir los cambios necesarios.

Presionar Enter para registrar el cambio.


123

Introducir números con posiciones decimales o ceros a la

derecha

Este procedimiento se utiliza cuando se desea introducir varios números con una cantidad.

fija de espacios decimales, o cuando se necesita introducir números grandes con una

cantidad fija de ceros a la derecha. Los pasos son los siguientes:

Abrir el menú Herramientas.

Hacer clic en Opciones y se abrirá un Cuadro de Diálogo como se puede observar

en la Figura 4.15.

Active haciendo clic en la casilla de verificación Número fijo de decimales.

En el cuadro Posiciones decimales, introduzca el número de dígitos que desee

que aparezcan a la derecha del separador decimal.

Para introducir ceros automáticamente al introducir enteros grandes, especifique un

número negativo para indicar la cantidad de ceros. Luego, cada vez que introduzca

números, Excel insertará un separador decimal en la posición indicada, o bien el número

especificado de ceros.

Figura 4.15


124

Este cambio no afectará a los datos introducidos previamente que tengan espacio

decimal o ceros a la derecha. Cuando haya concluido de introducir este tipo de números

desactive la casilla de verificación de la misma manera en que la activó.


125

Ingresa a Excel para poder responder con mayor facilidad las siguientes preguntas:

1- Señale los elementos que componen la ventana de Excel.

2- ¿Qué tipo de datos se puede ingresar en las celdas?

Figura 4.16

11

Cort

e p

or

la lín

ea d

e p

unto

s y

envíe


126

3- Para ingresar números y palabras en una celda ¿Qué se debe hacer?

4- Para modificar una celda ¿Cuáles son los pasos a seguir?

5- Pinte en la Tabla 4.1:

De color rojo la columna D.

De color azul la fila 13.

De color verde la celda G8.

Tabla 4.1

Cort

e p

or

la lín

ea d

e p

unto

s y

envíe


127

Selección

Ingrese a Excel ahora para ir probando todo lo que se le explique.

Selección de un rango de celdas

El rango es un bloque rectangular que contiene una o más celdas. Para identificarlos, se

nombra la celda que ocupa el ángulo superior izquierdo y la del ángulo inferior derecho de

dicha área, separados por el signo: (dos puntos). Por ejemplo: B4:D8, (Ejemplo4.1)

Para seleccionar un rango:

Hacer un clic en el botón del mouse en la primera celda que desea seleccionar, en

este caso B4.

Mantener pulsado el botón del mouse mientras lo desliza hasta la última celda a

seleccionar, como muestra el Ejemplo 4.1.

Para seleccionar rangos múltiples: seleccione uno de los rangos y, manteniendo

presionada la tecla ctrl., seleccione el resto de los rangos, como muestra el Ejemplo 4.2.

Excel trata al rango como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo,

ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

Ejemplo 4.1: Rango B4:D8


128

Ejemplo 4.2: Rangos múltiples

Selección de una columna

Ubicar el cursor sobre el nombre identificativo superior de la columna a seleccionar.

Hacer clic sobre éste y verá que la columna se seleccionará completa.

Selección de una fila

Situar el cursor sobre el número identificativo izquierdo de la fila a seleccionar.

Hacer clic sobre éste y verá que la fila entera se seleccionará.

Selección de una hoja entera

Ubicar sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la

columna A y el de la fila 1.

Hacer clic sobre éste.

Selección celdas no adyacentes

Si quiere añadir celdas a una selección ya realizada, o realizar una selección de celdas no.

adyacentes (no contiguas):

Pulsar la tecla CTRL. y mientras se la mantiene apretada con el botón izquierdo del

mouse hacer clic en las distintas celdas.

Selección celdas adyacentes

Pulsar el botón izquierdo del mouse mantenerlo mientras lo desliza línea en diagonal.

Si desea ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea

de celdas adyacentes (contiguas), debe realizar los siguientes pasos:


129

Pulsar la tecla MAYUS.

Manteniendo pulsada la tecla MAYUS y hacer clic en la celda donde quiere que

termine la selección.

Copiar celdas

Copiar celdas utilizando el Portapapeles

Esta opción puede utilizarla también para rango de celdas a otra posición dentro de la

misma hoja, o para otras hojas del libro de Excel.

Seleccionar las celdas que desea copiar.

Hacer clic en el menú Edición.

Seleccionar la opción Copiar. O bien, hacer clic sobre el botón Copiar de la barra

de herramientas. Aparecerá una línea de marca en movimiento alrededor de las

celdas copiadas indicando que la información está situada en el portapapeles.

Seleccionar las celdas donde quiere copiar.

Abrir nuevamente el menú Edición.

Hacer clic en la opción Pegar. O bien, haga clic sobre el botón Pegar de la barra

de herramientas.

Mientras continúe la línea de marca puede nuevamente pegar el rango en otras

celdas sin necesidad de volver a copiar.

Para quitar la línea de marca en movimiento alrededor del área copiada, pulsar la

tecla ESC.

Copiar celdas utilizando el mouse

Seleccionar las celdas a copiar.

Situar el puntero del mouse sobre un borde de la selección, hasta que se convierta

en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda.

Pulsar la tecla CTRL y verá como en el puntero del mouse aparecerá representado

con el signo +.

Mantener pulsada tanto la tecla CTRL como el botón del mouse. Deslizar el puntero

hasta donde desee copiar el rango. Aparecerá un recuadro que le indica dónde se

situará el rango en caso de soltar el botón del mouse.

Soltar el botón del mouse donde quiera copiar el rango.

Soltar la tecla CTRL.


130

Copiar celdas adyacentes

Un método muy rápido para copiar fórmulas en celdas adyacentes. Utiliza el Cuadro de

Relleno, y cuidado, ya que si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores

constantes, puede que no funcione tal como se explica a continuación.

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea

adyacente a la inicial, seguir los siguientes pasos:

Seleccione las celdas a copiar.

Sitúe sobre la esquina inferior derecha de la selección. El puntero del mouse se

convertirá en cruz negra.

Pulse el botón del mouse y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde quiere

copiar el rango. Observe como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará

el rango en caso de soltar el botón del mouse.

Suelte el botón del mouse cuando esté donde desea copiar el rango.

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea

adyacente a la inicial, se deberá seguir los siguientes pasos:


Sitúese sobre la esquina inferior derecha de la selección.

El puntero del mouse se convertirá en cruz negra.

Pulsar el botón del mouse y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde quiera

copiar el rango.

Copiar o mover o una hoja de cálculo

Si quiere mover la hoja dentro del mismo libro de trabajo.

Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover.

Pulsar el botón del mouse y arrastrarlo hasta la posición donde quiere mover la hoja.

Una vez situado donde se quiere mover la hoja, soltar el botón del mouse.

Si quiere copiar la hoja dentro del mismo libro de trabajo.

Situarse en la hoja a copiar.

Pulsar la tecla CTRL del teclado.

Manteniendo pulsada la tecla CTRL, pulsar el botón del mouse sobre la etiqueta de

la hoja a copiar y arrastrarlo hasta la posición donde desea copiar la hoja.


131

Una vez situado donde quiere copiar la hoja, soltar el botón del mouse y a

continuación la tecla CTRL.

Continuación de una secuencia o serie en celdas o columnas

Escribir en la primer celda el día (Domingo) o mes (enero) o en dos celdas contiguas

en el caso que sean números, como se muestra en la Figura 4.17.


Colocar el cursor sobre el cuadradito, llamado Controlador de relleno, que está

ubicado en la celda activa en el ángulo inferior derecho (Figura 4.18).

Hacer clic sobre botón Controlador de relleno y sin soltar deslizar el cursor hacia la

derecha o hacia abajo, según sea necesario. Verá que a medida que se desliza se

formará un recuadro punteado y en cada celda le ir mostrando en un recuadro

pequeño el valor que le corresponda a la celda (Figura 4.18).

Soltar el botón del mouse y quedará la serie de celdas en este caso enumeradas.

Insertar

Insertar filas o columnas en una hoja

Para añadir una fila o columna, debe seguir los siguientes pasos:

Seleccionar la fila o columna sobre la que quiere añadir la nueva. Para añadir

varias filas o columnas seleccionar tantas como desee añadir.

Seleccionar el menú Insertar (Figura 4.19).

Figura 4.17

Controlador

de relleno

Figura 4.18


132

Elegir la opción Filas o Columnas. Observará que

todas las filas, bajarán una posición por debajo de la

nueva, en cambio, las columnas se incrementarán una

posición por la derecha de la nueva.

En caso de no haber seleccionado ninguna fila o

columna, Excel toma como referencia la fila o columna

donde está situado el cursor.

Insertar celdas en una hoja

Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres añadir las nuevas.

Seleccionar el menú Insertar (Figura 4.20).

Situarse sobre el botón para ampliar el menú.

Elegir la opción Celdas...

Aparece el cuadro de diálogo de la derecha (Figura 4.20).

Elegir la opción deseada dependiendo de sí las celdas seleccionadas quiere que se

desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección.

Desde aquí también se puede añadir filas o columnas enteras.

Hacer clic sobre Aceptar.

Insertar hojas en un libro de trabajo

Figura 4.20

Figura 4.19


133

Para añadir una hoja, deberá seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja sobre la que quieres añadir la otra, ya que las hojas siempre se

añadirán a la izquierda de la seleccionada.

Seleccionar el menú Insertar.

Hacer clic en la opción Hoja de cálculo.

Borrar el contenido o formato

Hay dos formas de borrar:

1. Utilizando el teclado

Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.

Seleccionar la celda que desea borrar.

Pulsa la tecla SUPR.

2. Utilizando el menú Edición

Seleccionar la celda o rango de celdas que desea borrar.

Abrir el menú Edición.

Seleccione la opción Borrar y hacer clic sobre el botón para desplegar un submenú.

Seleccione una de las siguientes opciones disponibles:

Todo: elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a

esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.

Formatos: borra el formato (todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo)

de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar, pero mantiene

su contenido y sus comentarios.

Formato Celdas: borra el tipo de Fuente, Alineación, Bordes, Tramas y Numeración.

Contenido: elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas,

pero retiene sus comentarios y su formato.

Comentarios: suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas

seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. Pero este tema no es objeto

de este curso.

Eliminar

Eliminar filas y columnas de una hoja


134

Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar.

Seleccionar el menú Edición.

Elegir la opción Eliminar.

Al eliminar filas o columnas de su hoja de cálculo, no

varía el número de filas o columnas, seguirá habiendo

65536 filas y 256 columnas, lo que pasa es que se

añaden o eliminan al final de la hoja, tantas como filas

o columnas.

Eliminar celdas de una hoja

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a eliminar.

Seleccionar el menú Edición (figura 4.21).

Hacer clic en la opción Eliminar... y parecerá el

cuadro de diálogo de la derecha.

Elegir la opción deseada dependiendo de cómo quiere que se realice la eliminación

de celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha.

También le permite eliminar filas o columnas enteras.

Hacer clic sobre Aceptar.

Eliminar hojas de un libro de trabajo

Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja a Eliminar.

Seleccionar el menú Edición.

Situarse sobre el botón para que se amplíe el menú.

Seleccionar la opción Eliminar hoja.

Figura 4.21


135

ecuerde que es requisito indispensable para ser aprobada

esta actividad enviar junto con esta hoja en un sobre

cerrado los trabajos solicitados en un disquete.

Ingresa a Excel para poder responder con mayor facilidad las siguientes preguntas:

1- En una panilla de cálculo copie el ejercicio 4.1.

Explique los pasos para realizar la continuación de una serie en celda, en este ejemplo,

lo puede realizar con los meses del año.

2- Seleccione un rango en el Ejercicio 4.1 y péguelo en la hoja 2.

3- Escriba correctamente el rango elegido en el siguiente renglón.

__________________________________________________________________

4- ¿Cómo selecciona celdas no adyacentes (no contiguas) para introducir la misma

información a la vez?

5- Copie la hoja en donde realizó la tabla del Ejercicio 4.1 dentro del mismo libro de

trabajo. ¿Cuáles son los pasos que realizó?

R

Ejercicio 4.1

12

Cort

e p

or

la lín

ea d

e p

unto

s y

envíe


136

6- ¿Cuál es el nombre que recibió por defecto la copia de la hoja?

7- Copie nuevamente la hoja del Ejercicio 4.1 dentro del mismo libro de trabajo.

8- ¿Cuál es el nombre que recibió por defecto esta nueva copia?

9- Cambie el nombre de la “Hoja 1” por el nombre “Ejercicio 4.1” y de la “Hoja 2” por

el nombre “Rango”. Para realizarlo debe seguir los siguientes pasos:

Haga un clic con el botón derecho del mouse sobre la etiqueta.

En el menú contextuado hacer clic sobre la opción Cambiar nombre.

Escriba directamente sobre la palabra resaltada de color azul el nombre

“Ejercicio 4.1”

10- Guarde el trabajo en un disquete dentro de la carpeta “Actividades de Excel” con el

nombre Ejercicio1 e imprima las hojas “Ejercicio 4.1” y “Rango” para enviarlo junto

con la Actividad Nº 12.

Cort

e p

or

la lín

ea d

e p

unto

s y

envíe


137

Fórmulas y Funciones

Operadores más utilizados en las fórmulas o funciones

Los operadores se utilizan para especificar la operación que se utilizará sobre los elementos

de la fórmula. Una ecuación puede utilizar más de un operador aritmético para producir un

resultado.

Los tipos de operadores más empleados por Excel son:

Aritméticos

Símbolo del operador Operación que realiza

+ Suma

- Resta

* Multiplicación

/ División

^ Exponente

& Unión / Concatenar

Tabla 4.1

Comparación:

Símbolo del operador Operación que realiza

comparación

= Igual que

> Mayor que

< Menor que

>= Mayor igual que

<= Menor igual que

<> Distinto

Tabla 4.2

Si en la fórmula hay combinación de operadores y números existe un orden de

“lectura” de los mismos para ejecutar la acción. Para alterar el orden de evaluación se debe

agregar paréntesis. Estos serán ejecutados en primer lugar. El orden en el que son

evaluados los operadores son:

: (dos puntos) , (coma) (espacio en blanco)

- (menos)

% (porcentaje)

^ (exponente)

* / (multiplicación y división)


138

+ y - (suma y resta)

& (concatenación)

= < > >= <= < > (comparación)

Si los operadores son de la misma propiedad, Excel los analiza de izquierda a

derecha. Si necesita alterar el orden de la evaluación, utilizar paréntesis para agrupar

expresiones en una fórmula.

Excel calcula primero la expresión entre paréntesis, y luego utiliza dicho resultado

para calcular la fórmula.

Por ejemplo:

=2+4*5 RESULTADO:22

=(2+5)*5 RESULTADO:30

Uso de referencias en las fórmulas

Con referencias, puede utilizar datos ubicados en áreas diferentes de una hoja de cálculo y

utilizar un valor de celda en varias fórmulas.

Las referencias a una celda se extraen de los encabezados de columna y fila que

interceptan una celda.

La referencia a la celda activa aparece en el cuadro de nombre, a la izquierda de la

barra de fórmula.

Existen 3 tipos de referencias:

Referencia Relativa: si copia una fórmula con

referencias relativas, la fórmula cambiará

dependiendo de donde vaya a copiarla.

Suponga el ejemplo 4.3:

Si ahora copia la celda A2 en B3, como la

copia una columna hacia la derecha y en una fila

hacia abajo, la fórmula “=A2+2” cambiará por:

“=B2+2” (Ejemplo 4.4). Lo que variará es la

referencia a celda A1, al copiarla una columna

hacia la derecha se incrementará el nombre de

la columna en uno, es decir, en vez de A pondrá

B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila

1 pondrá 2, resultado “=B2+2”. Para mantener en la fórmula sumar 2 al contenido de la

celda superior.

Ejemplo 4.3

Ejemplo 4.4


139

Referencia Absolutas: si copia una fórmula con referencias absolutas, la fórmula no

variará.


Si ahora copia la celda A2 en B3, aunque la copie en una columna hacia la derecha y

en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $

no variará la fórmula y en B3 pondrá “=$A$1+2”.

Referencia Mixtas: si copia una fórmula con referencias mixtas, la fórmula cambiará la

columna o la fila que no tiene el signo $ delante dependiendo de donde vaya a copiarla y no

variará la que sí tiene el signo $ delante.


Si ahora copia la celda A2 en B3, como

hay un signo $ delante de la columna aunque se

copie una columna más a la derecha ésta no

variará, pero al no tener el signo $ delante de la

fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila

cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será

“=$A2+2”.


Si ahora copia la celda A2 en B3, como

hay un signo $ delante de la fila aunque se copie

una fila hacia abajo ésta no variará, pero al no

tener el signo $ delante de la columna, al

copiarla una columna más a la derecha la

columna cambiará por B en vez de A y el

resultado será “=B$1+2”.

Autosuma

Ejemplo 4.5

Ejemplo 4.7

Ejemplo 4.6


140

Para realizar esta operación se debe llevar primeramente al cursor sobre la celda en la que

se desea mostrar la suma y luego se debe hacer clic en el ícono correspondiente de la barra

de herramientas. El ícono Autosuma representa la letra griega Sigma.

Pasos para utilizar esta función:

Seleccione una celda adyacente a la fila o columna de números que desea sumar.

Hacer clic en el botón Autosuma.

Si el rango sugerido no es el correcto, o Excel no puede determinar un rango, puede

arrastrar el mouse para seleccionar el rango deseado y luego presionar ENTER para

aceptar la fórmula.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función (argumento1;argumento2;...;argumento N)

Es importante saber las siguientes reglas:

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se debe dejar

espacios antes o después de cada paréntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

Los argumentos deben de separarse por un punto y coma:

Ejemplo: =SUMA(B4:D11).

La función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador

":" identifica un rango de celdas, así B4:D11 indica todas las celdas incluidas entre la celda

B4 y la D11, así la función anterior sería equivalente a:

=B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11+D4+D5+D6+D7+D8

+D9+D10+D11

Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conoce su

sintaxis, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más

fácil trabajar con ellas.

Para introducir una función en una celda deberá:

Situarse en la celda donde quiere introducir la

función, por ejemplo en la E13 (Ejemplo 4.8).

Ejemplo 4.8


141

Ejemplo 4.9

Desplegar el menú Insertar y elegir la opción Función...

O hacer directamente clic sobre el botón Pegar función de la barra de fórmulas y

aparecerá el cuadro de diálogo Pegar función (Figura 4.22).

Buscar en el campo Nombre de la función,

la función SUMA y hacer clic sobre ella.

Si no la encuentra buscar en el campo

Categoría de la función donde aparecen

diferentes tipos de categorías con sus

respectivas listas de funciones.

Para trabajar utilizare la categoría Todas.

En la parte inferior del cuadro de diálogo

aparecen los distintos argumentos y una

breve descripción de ésta.

Hacer finalmente clic sobre el

botón Aceptar y aparecerá.

Debajo de la barra de fórmulas

aparecerá el cuadro de la

derecha. En este caso se eligió

la función SUMA.

En el recuadro Número1

(Figura 4.23) hay que indicar el

primer argumento que

generalmente será una celda o rango de celdas tipo B4:D11 Para ello, hacer clic sobre

le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de

cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas deseadas como primer

argumento (Ejemplo 4.9) y pulsar la tecla Enter para volver al cuadro de diálogo.

Figura 4.23

Figura 4.22


142

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en

caso de que existiera. En el ejemplo no irá nada.

Una vez introducido todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar y el

resultado aparecerá como muestra el Ejemplo 4.10.

En la barra de herramientas existe el botón Autosuma que le permite realizar la

función SUMA de forma más rápida.

Insertar comentarios en las celdas

Muchas veces por diversos motivos, es conveniente aclarar el contenido de alguna celda de

manera que cuando al tiempo se vuelva a buscar información, no tenga que recurrir a su

memoria.

Los pasos son los siguientes:

Seleccionar las celdas que desea agregar el comentario.

Hacer clic en el menú Insertar.

Seleccionar la opción Comentario, aparece un cartel que permite escribir el comentario

que desee agregar.

Hacer clic fuera del cartel para que quede registrado con una marca roja en el extremo

superior derecho de la celda.

Para ver el mensaje solo tiene que aproximar

el mouse a la marca roja y aparecerá el comentario,

como se muestra en la Ejemplo 4.11.

Desde la opción Insertar, se puede modificar Ejemplo 4.11

Ejemplo 4.10


143

o eliminar el comentario y desde la opción Ver, haciendo clic en Comentario, quedan en

forma visible y permanente todos los comentarios que existan en la hoja.

Gráficos

Crear gráficos

Los pasos para crear un gráfico son los siguientes:

Selecciona un rango de valores.

Hacer clic el menú Insertar.

Elegir la opción Gráfico...

Aparecerá el primer paso del Asistente para

gráficos (Figura 4.24).

El Asistente de gráficos consiste en una

serie de cuadros de diálogo cuya finalidad es

simplificar la creación de un gráfico. El asistente

guía paso a paso a través del proceso: en

primer lugar, se confirman los datos de la

selección, se elige un tipo de gráfico y se

decide si se van a agregar otros elementos, por

ejemplo títulos y una leyenda.

Antes de finalizar el proceso con el Asistente, se mostrará un ejemplo del gráfico

creado para poder visualizar los cambios que se consideren adecuados.

Guardar gráfico

El gráfico puede guardarse en la misma hoja de cálculo en la que están los datos. Se trata

de un gráfico incrustado y aparece cuando la hoja de datos está activa, y al imprimirla, el

gráfico se imprime con ella. Los datos del gráfico permanecen vinculados a los datos fuente

y se actualizan automáticamente cuando cambian en la hoja de cálculo.

Tipos de gráficos

En el Asistente para gráficos existen varios tipos diferentes de gráficos con los que se puede

trabajar. Excel permite, además, personalizar el gráfico dándole mayor complejidad, como

por ejemplo los gráficos en tres dimensiones.

Para poder realizar cualquier tipo de cambio en el gráfico, ya sea para personalizarlo

o para agregar información, primero debe activarlo haciendo doble clic sobre él en la hoja de

Figura 4.24


144

cálculo. El borde del gráfico cambia de una línea fina a un borde gris más grueso para

indicar que está activado.


145

Ingresa a Excel y abra el Ejercicio 1 (Ejercicio 4.1) para poder responder con mayor

facilidad las preguntas.

1. Calcule los totales de cada mes utilizando la Autosuma ¿Cómo debe hacer?

2. Calcule el promedio con la ayuda del asistente ¿Qué pasos debe realizar?

3. Realice un gráfico de barras donde se

muestre el promedio de las ventas de

cada empleado. ¿Cómo debe hacer

para que le quede como el ejemplo

4.12?

4. Guarde el trabajo e imprímalo para enviarlo junto con la Actividad Nº 12.

Ejercicio 4.1

Ejemplo 4.12

13

Cort

e p

or

la lín

ea d

e p

unto

s y

envíe


146

Cort

e p

or

la lín

ea d

e p

unto

s y

envíe


147

Bibliografía utilizada

Delgado, J., M. Office 2003. Colección: Paso a paso. Editorial Anaya Multimedia, España. (2004) Martins Carrizo, M.B., Guía visual Word 2000. Editorial GRY, Argentina. (2001)

Rathbone, A., Windows® XP for dummies. Editorial Hungry Minds, New York, NY. (2001)

Reisner, T., Sams Teach Yourself Microsoft® Office Excel 2003 in 24 Hours. Editorial Sams

Publishing. E.E.U.U. (2003)

Sánchez ,C., Dr. Max. Excel 2000. Biblioteca total de la computadora, Volumen 4. Editorial

Mega Punto, Chile. (2001)

Sánchez Serantes, V., Dr. Max. Word 2000. Biblioteca total de la computadora, Volumen 7.

Editorial Mega Punto, Chile. (2001)

Steele, H., Word 2003. Colección Manuales fundamentales. Editorial Anaya Multimedia,

España. (2004)

Strizinec, G., Windows XP en un solo libro. Editorial GRY, Argentina. (2001)

Strizinec, G., Todo Excel 2000 en un solo libro. Editorial GRY, Argentina. (2001)

Troncoso Egea, R., Bravo de Pablo, S. y Romero González, A., Excel 2003. Colección:

Manuales fundamentales. Editorial Anaya Multimedia, España. (2004)


148

capítulo iv: introducción a microsoft excel 2000extension.frvm.utn.edu.ar/documentos/s.e.u/... ·...

Documents