capitulo_vi organización de las colecciones

8/6/2019 Capitulo_VI Organizacin de las colecciones

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6.1. INTRODUCCION

En este capitulo vamos a abordar algunas for-mas de organizacion y rnetodos de procesado denuevas colecciones, 0sea, colecciones adquiri-das recientemente por cualquier institucion.6.1.1. Colecciones de fotografia

No cualquier agrupamiento 0 conjunto defotografias puede considerarse una colecci6n defotograffas. La noci6n de coleccion esta presidi-da por un objetivo, que lc confiere una unidad,uri significado propio, dificil de encontrar en unconglornerado de futografias. Cada elementoque integra una colcccion forma parte de untodo, adquiere sentido individual y colectivoprecisamente a traves del conjunto. Es a estanocion de un todo orgdnico 10 que llamamoscoleccion.

Una coleccion puede ser el resultado de lapaciente busqueda del coleccionista a 10 largode anos 0 de las pesquisas de un hisioriador ocritico de arte sobrc un tern a 0 epoca. Puederesultar de las muestras recogidas por un ge6-grafo, de un biologo 0antropologo sobre su tra-bajo de investigacicn. Puede incluso provenir dela acumulaci6n de fotografias de una familia a 10largo de generaciones. 0 puede ser el resultadodel trabajo de un fot6grafo 0una generac.on defotografos. La coleccion tiene la rubrica de sucreador. La relaci6n 0cohesion entre fotografiaspuede darse igualmente en conjuntos de image-nes reunidos accidentalmente por un periodico,una agencia de noticias 0una institucion, en eltranscurso de su actividad. La colecci6n de unperi6dico describira una epoca, a traves de losacontecimientos que fueron noticia; las image-nes de una ciudad, acumuladas casualmente porel municipio 0el departamento de turismo, ilus-tran secuencialmente 1 3 evolucion de la region,oornplementandose y confirrnandose mutua-mente.

Muchos ejemplos podrian anadirse a esta lis-ta para extraer siempre la misma conclusion:una coleccion tiene mas valor y contiene masinformacion que la surna de cada una de las par-tes.

6.1.2. Procedencia de las colecciones

Consideremos ahora una instituci6n cual-quiera que adquiera regularmente colecciones defotografia, como un museo, un archivo u otroorganismo de vocaci6n cultural 0 historica. Por10 que se ha dicho, existen buenas razorics paraque esta institucion mantenga las nuevas colec-ciones como un todo indivisible, sin mezclarlascon otras colecciones que ya posee, ni insertan-dolas 0diluyendolas en un conjunto general. LJa-mamos a esto respetar fa procedencia de lascolecciones. Este es un primer principio, impor-tante, a considerar en la organizaci6n de unarchivo.

Respctar cstc principio significa, cxprcsadode modo mas prosaico, que cuando recibimosuna coleccion con muchas fotografias de trenes,no podemos incluir en esta colecci6n las image-nes de trenes de esta nueva coleccion paraincluirlas en una seccion general, cuyo titulo seaprecisamente "trenes".

Para instituciones esencialmente receptoras,cl respeto por la proccdcncia puede considerar-se el elemento base de su organizaci6n. Lascolecciones mantenidas como nucleos indivisi-bles conservan toda su carga hist6rica propia(conocida 0desconocida). EI proceso de adqui-sici6n clel conjunto es conocido, las razones deexistencia y la coherencia interna se mantienenintactas, Al respetar la procedencia, sera mas facilhistoriar la colcccion y observarla como un todo,pues su organizaci6n interna no estara perturba-da por la intromision de otras colecciones quetambien tienen, por 5 1 mismas, razon de ser.

No es obligatorio seguir este principio, yaque el funcionamiento de algunas colecciones noes compatible con el respeto a su procecleneia.No respetar no significa que estemos trabajandoincorrectamentc, mas bien al contrario, puede serla sin.acion adecuada. Por ejemplo, en el archivefotografico de un peri6dico, que recibe diaria-mente muchas fotografias proceclentes de agen-cias, de fotografos privados, de bancos cle ima-genes cornerciales, no es posible respetar el prin-cipio de procedencia. EI peri6dico tiene,normalmente, sus Iotograffas organizadas porgrandes temas y va distribuycndo las nuevas

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fotografias entre ellos, indepenclientemente delautor 0el proveedor. No seria nada funcionalmantener una coleccion separada para cad a fot6-grafo 0proveedor, con subdivisiones ternaticaspara busqueda. Encontrar una imagen requeririala busqueda de cada fotografo, el sistema nopodria funcionar con la rapidez que el peri6dicopretende.

Pero sigam.os considerando esa misma colec-cion. en dfa el peri6dico cesa su ac.tividad, y sucolecci6n fotografica pasa a manos de un archi-vo regional, que no va a ariadir ni a retirar ima-genes, tomando la colecci6n caracter de colec-cion historica. En este caso debera existir elmaximo interes por mantener la coleccion comoun toclo indivisible, que sc podra historiar dcsdeel punto de vista del peri6c1ico, de sus fot6grafosy del tipo de imagenes prociucidas por ellos.Desde ese angulo de perspectiva, ahora tendrasenti do, en relacion a la misma coleccion, es res-petar su procedencia.

Concluyendo, una institucion podra respetaro no la procedencia de la s colecciones, confer-me a aquello que se decidu es la rnejor operonen cada caso. Y pucde haher 10 que se llama unfichero general, la coleccion de [otografias sincoleccion, que puede organizase por formatos,o tener igualmente subdivisiones tematicas,inc!uyendo las fotografias a medic.la que llegan ala instituci6n. El fichero general es una manerade "mantencr la casa ordenada".

Decidir si un grupo de fotografias debe 0noser mantenido como colcccion 0no cs, por tan-to, una cuestion a considerar caso a caso ConLos conjuntos de fotografias que no tienen nin-gUJla coherencia interna, que nos lIegan agrupa-dos por [1uro azar, no sera necesario mantenerlos COIllO colecciones y puedcn ser incluidos ene l fichero general. Se incluyen en este caso losgrupos rcunidos acciclentalmente por libreriasespecializadas en libros antiguos, los conjuntosdernasiado pequenos, las imagenes individualesdonadas. De entre los conjuntos de fotografiasque se deben conservar juntos, podemos citar, atitulo de ejemplo, las copias desechadas por unfot6grafo, el conjunto rcunido por un coleccio-nista, los que tengan la misma materia 0tema, elmismo proceso Iotografico, que constituyan una

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secuencia en el tiernpo 0 que esten relacionadosde cualquier modo a travcs de material escrito.

6.2. PROCESADO DE NUEVAS COLECCIONES

Vimos que las colecciones generalmenle Lie-nen origen en una acci6n voluntaria de coleccio-nismo, asi como en acciones mas involuntariasen cuanto al objetivo de coleccionar, como en elcaso de fotografos 0 estudiosos, que acaban porreunir casualmente un con junto coherente e inte-resante. Los coleccionistas mueren, pero lasc:olecciones permanecen por bastante tiernpomas. EI que hereda una colecci6n rararnente letiene el mismo amor y apego que el coleccionis-ta le tenia en vida. EI heredero generalmente pre-cisa del espacio que la colecc.on ocupa , 0 deldinero que la coleccion puede valer. Esta hartode cosas viejas, del polvo y la suciedad que acu-mulan. Donadas 0vendidas, las colecciones defotografia acaban por ser induidas en un archi-vo, museo 0cualquier otra institucion, general-mente despues de un largo perioclo de abando-no y negligencia. Quien las recibe tiene el privi-legio de abrir un baed de los secretes, cerradomucho tiempo atras.

iQue debe hacer una insritucion ante unanueva coleccion que se Ie ofrece 0 se le pro po-ne? EI estado de conservacion exige en generalcuidados, y su organizaci6n original se haec casisiernpre inadecuada para un uso racional. Desdeel momento en que la coleccion es observadapar primera vez por los responsables de la insti-tucion, hasta que conciuye su tratamiento, hayun largo camino por recorrer. Si bien existengrandes diferencias entre las colecciones querecibimos, 1 3 verdad es que podernos generalizarpracticarnente sin ternor a equivocarnos, el con-junto de tratarnientos y operaciones que son apli-cables en todas las situaciones. La instituci6nreceptora puede elaborar una norma de trata-miento que se aplique sisrematicamente y quegarantice la consistencia del procesado de lascolecciones recibidas.

La norma de tratamicnto cs en eI fondo unalista de tareas que permite un trabajo mas meto-dico. Nos perrnite saber 10 que ya esta hecho y

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cuadernos t e cni c o s

10 que falta por hacer en cada coleecion y res-ponsabilizar a una 0 mas personas por cadatarea. Veamos algunas de mayor interes': evaluarel interes de la colecci6n para la institucionreceptora, decidir 0 no su aceptacion, reunir enuna carpeta toda la documentaci6n y los datosrelativos a la colecci6n adquirida , observar y ela-borar un pre-inventario de la colecci6n, limpiar einstalar todos los especimenes en embalajes dearchivo apropiados, describir el contenido,imprimir negativos sin copia, duplicar 0copiarlos especimenes deteriorados, debilitadas 0enmateriales inestables, proceder a los tratarnientosde restauracion necesarios, etc.La instituci6n puede elaborar un impreso conel listado de todas las tareas por hacer, que incJu-ya el nombre del responsable y la fecha de con-clusion de cada tarea. Veamos el ejemplo de unalista de tareas en el grafico inferior y luego ana-licemos, con mas detalJe, algunos puntos de estalista.6.2.1. Evaluaoiori

Ante una nueva coleccion, debemos siemprecuestionarnos su interes para la instituci6n recep-tora y meditar nuestra decision de aceptarla 0rechazarla2. En esta decision se ha de tener encuenta la mision en la institucion propietaria.

Una colecci6n puede tener mucho valor parauna instituci6n y ninguno para otra, de acuerdocon la mision que cada una haya proyectadopara si. Por ejemplo, el archivo fotografico deuna ciudad tendra siempre mteres para esa ciu-dad, en cualquier epoca y dentro de cualquierperspectiva. Sin embargo, ya puede ser que notenga interes en adquirir las copias desechadaspor un fot6grafo de barrio con retratos de habi-tantes de esa ciudad. ~O silo tendra?

La misi6n de una instituci6n no siempre estaclara mente formulada y su falta de definici6nhace dificil Ia tom a de decisiones. Por ejemplo,~hasta que punto la fotografia de autor 0 deexpresion personal interesa a una institucion? iEsque un conjunto de fotografias de muy buenacalidad, procedentes de un fotografo famoso,nos dehen interesar mas siempre, independien-temente de su terna? iLa institucion pretendefomentar la fotografia de buena calidad general,o solo el sector ternatico hacia el que esta orien-tada? Estas cuestiones, no siempre de facil res-puesra, deben ser propuestas y discutidas en lapropia instituci6n. De su clarificacion dependeen gran parte la calidad y el grado de especiaJi-zaci6n de las colecciones que vamos adquirien-do. Es import ante que la instirucion defina suestatuto y sus objetivos, que analice cual es eltipo de usuarios a los que sirve y los que poten-

LISTA DE TAREAS

Nombre de la colecci6n .TAREA RESPONSABLE FECHA

1. Evaluacion2. Carpeta de colecci6n3. Rotulado4. Exarnen y pre-inventario5. Separacion de los especimenes inestables6. Organizaci6n7. Limpieza y acondicionamiento8. Numeracion9. Descripcion10. Digitalizaci6n11. Reproducci6n fotografica12. Tratamientos de restauraci6n

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cialmente podra llegar a servir en el futuro, deforma que comprenda la direcci6n en la que seesta orientando y expandiendo, y poder decidirmas facilmente sobre el tipo de colecciones quepretende adquirir.

A l evaluar la propuesta de una nueva colec-cion, los responsables de la instituci6n debenexaminarla y elaborar una opini6n sobre su inte-res, antes de que se comunique cualquier deci-si6n a sus propietarios. Esta opini6n podra serfavorable a la adquisicion de toda la coleccion, arechazarla por completo, 0 a adquirir solo unaparte de las fotografias y rechazar las restantes. S ise optara por esto ultimo, deb era indicarse alpropietario el nombre de otras instituciones quepuedan estar interesadas en Jus temas y las epo-cas que han sido rechazadas. Es importanteexplic:ar que la coleccion puede tener valor paraotras instituciones, evitandose aSI que sea des-truida 0tirada a la basura.

La decision que se tome debe ser indepen-diente de factores como eJ precio 0, en el casode un ofrecimiento, del heche de que no hayaque pagar nada Aceptar una coJecci6n que no esinteresante para la institucion solo porque se Jeofrece, es claramente una decision erronea. Un:1coleccion nueva siempre es cara para la institu-ci6n receptora, pues consurnira horas de trabajode los funcionarios en lirnpieza, organizacion ydescnpcion, consurnira materiales de acondicio-namiento y ciertamente precisara de duplicacionde negativos y de negativos de copia, operacio-nes de elevado costo. Ademas de estas razones,hay que anadir que la nueva coleccion ocuparaespacio en los depositos, un espacio que seriaprecioso para otras colecciones mas interesantespara el proyecto al que instituci6n esta orienta-do. Por ultimo, si el conjunto de nuestras colec-ciones fuera de bajo nivel 0 de tematica derna-siado general, eso se refleja en el prestigio de lainstitucion y en la cantidad y calidad del publicoque la visitaran.

En el proceso de evaluacion tambien hay quetener en cuenta la calidad de las fotografias pro-puestas y su estado de conservacion. La calidadde las irnagenes cambia mucho de fotografo afot6grafo. EI cuidado puesto en la seleccion de laluz, del mornento mas favorable para disparar, 0

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en la impresion de las copias, marcan toda ladifcrcncia, Por cjernplo, las imageries que care-cen de definicion 0con errores de exposicion,no se publican (salvo en casos excepcionales).Lo mismo podernos decir de los formatos de losoriginales: una diapositiva 0 negativo de forrnatomedio 0grande tiene unas aplicaciones en publi-cacion y reproduccion que el forrnato de 55 mmno llega a alcanzar. Todos estos factures se hande considerar en el analisis del usa potencial decada imagen EI estado de conservacion debetambien tenerse en cuenta: imagenes deteriora-das, manchadas, muy rayadas 0de colores des-vanecidos, pueden ser inutiles 0 tener un usomucho mas restringido. 0tro aspecto a tener encuenta en la cvaluacion son las posibles restric-ciones de uso impuestas a la instituci6n, comolos derechos de autor uotro tipo de derechos, 0la prohibicion de la venta de reproducciones.6.2.2. Carpeta de la coleccion

Si la instituci6n decide adquirir la coleccionpropuesta, podra iniciarse su tratamiento en uncorto espacio de tiempo 0 no. En cualquier caso,rodos los documentos referentes a la coleccionadquirida deben ser recopilados tras su adquisi-ci6n, abriendo una 0mas carpetas de coleccion,Estos documentos pueden ser la correspondenciaintercambiada con los vendedores 0donantes dela coleccion, las direcciones y telefonos del colec-cionista, las notas tornadas por los investigadoresal considerar su adquisicion examen y, como lasnotas de entrevistas y conversaciones con el fot6-grafo 0 coleccionista, los informes presentadosaconsejando la compra de la colecci6n, la decla-racion de venra 0 donacion, la declaracion decesion de derechos de autor con las restriccionesimpuestas al uso de las Imageries. la factura delvendedor y el informe de prc-invenrario bechodespues de la adquisicion. La carpeta puede teneruna primera pagina que resuma de los contenidosmJ.5 importantes, el nombre y la direccion delvendedor, el resumen del material no fotograficoque acornpana a la eolecci6n y el indice de losdocumentos incluidos en esta carpeta.

Pucden ademas formar parte de esta carpetalas fotograflas 0 videos realizados al inspeccionar

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cuadernos tecnicos

es=ouos Caixa NTotal Caixas

AROUIVO FOrOOnAriCO

Fig. 136R6!ulo depre inuentario del Arcbi-

uo Fotografico de laCamara Municipal de

LisboaFig. 137 Examcn decolecciones, Centro de

Formacion Fotograjica,Maputo, Mozambique

la colcccion en el domicilio del fotografo 0ven-dedor, y que documentan su estado inicial. Rea-lizar una filmacion en video, el dia de la prime-ra visita a la colecci6n es una buena idea, pueshay muchos elementos que se alteran cuando lacoleccion es trasladada a otro lugar Cuando esel propio autor el coleccionista que haec la tran-saccion, no se debe desperdiciar la oportunidadde rccoger elementos que solo el podra propor-cionar: los recuerdos, la historia personal dealgunas imageries, las peripecias. En el fondo,son los datos que no se encuentran registradosen ningun sitio y que las imagenes por 5i solasno pueden revelarnos.La institucion receptora podra mantener unlibro de regislro de entrada, en el que se anotentodos los especimenes que entran en la institu-cion, la fecha de entrada, canticlacles, formatos,proceclencia, etc. Puede tarnbicn anotarse la for-ma en que fueron archivadas, si se habian inte-graclo en una coleccion ya existente, en el fiche-ro general 0 si constituyen en S1 una nuevacolecci6n. Todo 10 que entra puecle ser anoradoen el libro de registro, desde una gran colecci6nhasta una fotografia suelta que alguien vino aentregar. A la coleccion debora atribuirsele Linnombre y una sight 0 numero de colcccion.6.2.3. Rotulado

Las cajas originales en que se recibe la colec-ci6n, que generalrnente son mantenidas rnientra-sen cuanto la coleccion aguarda tratamiento,cleben ser rotuladas una a una con los siguientesdatos: nombre de la colecci6n, sigla 0 numerode colecci6n, fecha de entrada, breve descrip-cion del contenido de la caja. numero de la cajay numero total de cajas de esa colecci6n. EInumero 10 aslgna la institucion, aunque puedemantenerse el numero original de la caja, en elcaso de que ya existiera. Despues de esta tarea,debe comprobarse que no hay numeros repeti-dos 0 cajas sin numero. Este rotulado nos ase-gura que sabremos siempre 10 que ahi hay; aveces transcurre un largo perioclo de tiempo(meses 0 anos) entre el dia en que la colecci6nse deposito y el ella en el que se inicio el trata-miento de la coleccion.

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6.2.4. Exarnen y pre-inventarioEI pre-inventario es un informe escrito, des-

criptivo de la coleccion recibida. Su utilidad resi-de en el hecho de permitirnos un conocimientomas profundo de la coleccion, 1 0 que nos ayu-clara a plantearnos mejor su conservaci6n. Es elprimer contacto de la instituci6n receptora con lanueva colecci6n.

Para elaborarlo, el responsable de la colec-cion tendra que examinar cuidadosamente todaslas cajas recibidas, observar el estado de censer-vaci6n de las copias y negativos, contarlos, medirel formate, analizar tenus y contenidos de lasfotografias, describirlos, Nada se cambia 0se tra-ta durante la elaboraci6n del pre-inventario:cmbalajcs, sccuencia 0forma de organizacion delos especimenes.

Quien elabore el pre-inventario debe procu-rar responder a diferentes cuestiones:

2cuales son los fotografos represcntados- i.cu;1!esson los temas genericos de las foto-grafias? i.cu{tles son las fechas predominantes? i.cu:"lles la estructura organizativa original dela coleccion? i.existe materiales escrito? i.existe alguna lista ele leyendas u otra formade descripci6n de las imagenes? (cwiles son los procesos fotograficos pre-sentes? i.cu:"llesson las canticlades y formatos corres-pondientes a caela proceso? i.cual es el estado de conservacion de losespecimenes? .exisren especimenes que requieran trata-mrento prioritario? i.la coleccion tiene especirnenes inestables? i.las copias tienen negativos, 0viceversa? iexiste alguna forma de corresponcienciaentre negativo y copia? ccual es el tipo y la cantidad de sob res y decajas que precisa esta coleccion? i.cual es el volumen que esta colecci6n va aocupar en la sala de archivo? iCU{llltosarrnarios 0 cstanterias requiere? i.cuantos elias de trabajo requiere cada deter-

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minada tarea definida? i.cua1es la urgencia de su rratamiento?Durante la elaboracion del pre-inventario

debemos estar particularrnente vigilantes en rela-cion con algunos aspectos de conservacion, yanotar:

la existencia de peliculas de nitrato en bueno mal estado, la cxistcncia dc pcliculas de acetato de celu-losa con signos de deterioro, la existencia de placas de vidrio rayadas,rotas 0 con la emulsion despegada, la presencia de cinta adhesiva, elasticos,clips 0 grapas que darien los especimenes: la presencia de moho, signos de humedado agua, la presencia de insectos 0 roedores.Este informe puede resultar mas 0 menos

extenso dependiendo de los casos. Puede screlaborado en clos elias, dos semanas () dos meses.De cualquier modo, cuanto mayor sea el cuida-do puesto en su elaboraci6n, mayor sera nuestroconocimiento de la colecci6n y, en consecuen-cia, mejor podremos planificar la conservaci6n.EI prc-Inventario se lleva hasta el final sin Ilegara intervenir en la colecci6n. Basandose en el,debe elaborarse un plan de actuacion e inter-vencion sobre la nueva colecci6n.

vearnos algunas de las decisiones que setoman en ese plan de acci6n:

decidir si el conjunto cle fotografias consti-tuye por sf mismo una nueva coleccion 0 sedebe integrar en una coleccion 0 Lin ficherogeneral; decidir hasta que punto se debe respetar laestructura organizativa inicial y esbozar laforma de organizacion adecuada: decidir el nivel de descripcion inicia l. si screaliza imagen a imagen, por grupos 0 si sehace en conjunto, decidir si la coleccion tiene nucleos impor-tantcs que elescribir con mas detalle, cletectar si hay los especimenes inestablesque haya que separar inmediatamente delresto de la colecciori,

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plantear que embalajes adquirir y sus canti-dades respectivas, plantear los tratamientos que hay que llevara cabo y definir cuales son los prioritarios, determinar el lugar que va a ocupar en elarchivo: designar personas a cada tratamiento y cal-cular el tiempo que les van a suponer; decidir si hay negativos que duplicar 0 si esnecesario hacer negativos de copias, decidir si hay que imprimir los negativos; calcular los costos de esos tratamientos; decidir si la instituci6n los puede costearloo si se dcbera recurrir a ayudas externas; decidir si esta coleeci6n tiene priori dad enrclaci6n con otras ya en deposito, establecer feehas de inicio y termino paraeada una de las [areas antes definidas.

6.2.5. Separaciorr de especimenes inestablesLos especimenes inestables estan eompuestas

por los negativos en nitrato de celulosa y por losnegativos de aeetato de celulosa que presentensignos de deterioro. La manera de identificarlosya se reflrio en la seccion 2.10. Estos casos debenser retirados inmediatamente de la coleccion yduplieados. Los negativos duplicados pueden serincluidos en lugar del original 0 mantenerse

aparte. Los originales deben ser arehivados enfrio, ,en un deposito aislado, 0 entregarse a unainstituci6n que posea depositos de nitratos.Son tambien inestables los especimenes quese eneuentran deterioradas, como los negativosen vidrio rotos, las copias y los negativos cuyaemulsion esta despegandose y levantandose, lascopias rotas, despegadas del soportc sccundarioo de soporte muy debilitado. Todos estos casosdeben ser apartados para ser tratados y estabili-zados y en su lugar debe quedar una fiehacorrespondiente a la especie separada (a la quellamamos 'fantasma"), indican do el formato, elproceso, la razon por la que fue separada de laeolecci6n y el lugar en el que aguarda trata-miento. Tambien es siempre interesante indicarla fecha en que este espedmen fue retirada parasu tratamiento. Despues de este, los especimenesseran reintegradas a su lugar de origen.

Los especimenes en color cromogeno tam-bien pueden considerarse inestables y suscepti-bles de ser organizados separadamente, por 10que deb en ser almacenados en frio.6.2.6. Organfzaclon

La coleccion recien adquirida tendra casisiempre una forma de organizaci6n poco ade-cuada para su eonservaei6n y para el uso de la

Fig 138 Sobres conleyendas de la coleccion

Bourdin de Macedo.Arcbiuo Fotografico de la

Camara Municipal deLisboa

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instituci6n receptora. Algunas colecciones estanen un estado tan ca6tico, que la necesidad deuna reorganizaci6n es evidente. La mayorfa delas colecciones nos Jlegan con una organizacionincorrecta, con copias y negativos en el mismosobre, negativos en vidrio y pelicula en la mismacaja y una variedad de formatos en el mismoernbalaje. Es habitual tambien que se combinenfotografias y matcriales escritos 0 impresos, noraspersonales, entradas de espectaculos y paseos,facturas, etc. Como es obvio, esta confusi6n noses nefasta, y en nuestro plan de tratamientodebcmos poner orden en la colecci6n.

La organizacton tiene como fin facilitar laorganizacion fisica de un especimen en la colec-ci6n, racionalizar su uso en el espacio que estaocupa y proporcionar las condiciones adecuadaspara su conservaci6n. La organizaci6n compren-de la ordenaci6n y la clasificacion. En coleccio-nes de fotografia es habitual (y conveniente) laorganizaci6n de los especimenes en grupossegun su tipo, es decir, negativos separados decopias, vidrios separados de peliculas, etc. Tam-bien es convenierue ordenarlas segCm formate.En algunos casos podria ser interesante organizarla colecci6n por rernas, por autores 0por fechas.Todo depende de la colecci6n, siempre y cuan-do no perturbe con las otras dos formas de orga-nizaci6n mencionadas.

Colecciones sin una estructura organizativaoriginal no ofrecen grandes problemas. Veamos acontinuaci6n c6mo proceder. Las coleccionesque presentan una forma organizativa de origen,sea del autor, del coleccionista 0 de otra institu-cion propietaria, SI nos crean problemas. Nuestraintervenci6n puede perturbar con esta la organi-zacion original, por 10 que debe ser realizadacuidadosamente para que no se pierda la infor-macion a ella vinculada.

La clasificaci6n y orden originales puedenpresentarse en varias formas. Corrientemente seencuentra escrita en el exterior de las cajas 0carpetas, en forma de titulos, nombre del cliente,fecha, lugar 0 tema. En las cajas podra existirtambien un numero 0 codigo de acceso querernita a libros de registro con fecha, lugar, nom-bre del cliente. Asimismo, se encuentra informa-ci6n anadida a imageries individuales, copias,

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negativos y diapositivas. Es frecuente que se ana-dan leyendas a los sabres de los negativos y quelas copias aparezcan con inscripciones en versoo asociadas a billetes manuscritos 0 rnecanogra-fiados, a recortes de peri6dico 0a fichas quepueden estar sujetas con grapas 0clips 0pega-das. Tambien son habituales las inscripciones enlos marcos de diapositivas. Algunos fotografosescriben toda la informacion en las copias decontacto con sus negativos. Estas referencias son,a veces, poco rigurosas 0err6neas, pero en lamayoria de las ocasiones son de gran ayuda enla identificacion de las imageries. y deben serpreservadas. Algunas colecciones aparecen, portanto, cargadas de informacion, mientras otrasaporran poco 0 nada.

La simple asociaci6n de los especimenesforograficos puede constituir, en 51 , una forma deorganizacion. Por ejemplo, el negativo guardadoen el mismo sobre de la copia si los separamos,debemos numerarlos para que la corresponden-cia negativo/copia no se pierda; otro ejemploson los grupos de fotografias, 0negativos, atadoscon un corde!, elastico, cinta adhesiva 0 cinta depape!. Aunque no haya ninguna indicaci6nexplicita, el simple hecho de que se anada pue-de corresponder a la individualizaci6n de unreportaje, de un encargo de un trabajo 0de unviaje, y cuando abrimos el embalaje tenemos eldeber de crear una forma de mantener esta rela-cion (ver en la secci6n 6.2.8. algunas posiblesformas de proceder). Puestas estas reservas, ana-licemos el modo de organizaci6n de una colec-cion de fotografia.Agrupar por materiales

Esta es siempre la primera de las etapas queimplica una organizaci6n. EI responsable de lacolecci6n vera facilitado su trabajo si intenta unirespecimenes que tienen las mismas caracteristi-cas fisicas. Esto quiere decir que los especimenesen vidrio constituiran un grupo, los especimenesen pelicula, otro, las copias enmarcadas, otro, yaSI sucesivamente. Las diapositivas enmarcadasdeben, por ejernplo, constituir un grupo apartedentro de los enmarcados. Esta division puedeser mas 0menos minuciosa, dependiendo de los

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especimcnes existentes. Por ejemplo, una colec-cion de gran riqueza en procesos fotograficospuede tener un grupo de copias de alburnina,otro de copias en papel de revelado, otro mascon copias en colodion mate; puede agrupartambien copias montadas en carton, separando-las de las copias no montaclas.

Agrupar los especimenes de acuerdo con suscaracteristicas fisicas facilita el traba jo de conser-vacion, reduce la manipulacion y permite unaordenacion mas clara, don de cada grupo deespecfmenes tiene el mismo tipo de embalaje:sobres de papel para los negativos de vidrio,sobres de poliester para las copias a consul tar-consultadas pOI el publico 0 paginas de plasticocon fundas para las diapositivas montadas enmarco.

El responsable de la colecci6n tendra quedecidir el numero y el tipo de grupos que se vana crear en funcion ele la cantidad y variedad delos especimenes, tenienelo en cuenta que 10importante es una organizacion funcional y sim-ple. Las forrnas de organizaci6n muy complica-das, 0 laberinticas, dificultan el acceso a la colec-cion, son dificiles de asimilar, y su equipo de tra-bajo dificil de mantener. En cualquier casopoelemos enunciar algunas reglas que se han elerespetar siempre: nunca elebemos mezc1ar nega-tivos con copias, ni peliculas con vielrios, y losespecfmenes enmarcados 0en estuche deben serscparadas de otras no enmarcadas.

Algunos procesos fotograficos tienen requisi-tos de conservacion propios, que justifican unaorganizaclon aparte. los especimenes crornoge-nos, pOI ejemplo, deben preservarse en frio, por10 que es correcto mantener separados los espe-cimenes en blanco y negro cuando se hace laorganizacion inicial de la coleccion, Si la institu-cion no posee aun una camara frigorifica, puedeque un dia llcgue a tenerla. Ese dia, la colecci6nde color estara lista para ser instalada en frio.

Otro tipo de especimenes que requiere unainstalacion aparte son los negativos en nitrato decelulosa, por todas las razones ya mencionadas(secciones 3.9.3. y 4.4.l.). Los negativos de ace-tato de celulosa puede que requieran tarnbienuna separacion, sobre todo si presentan signosde detcrioro, pues los vapores acidos que liberan

contaminan otros especimenes Si todas las pel i-culas en acetato se encuentran juntas, se facilita-ran las inspecciones periodicas de su estado deconservacion.

Estas directrices, tomadas como principiosrigidos, pueden causar gran des trastornos: no tie-ne sentido, pOI ejernplo, dividir un album s610purque contiene copias en color y en blanco ynegro. Lo que se pide es sensatez y flexibilicladen su aplicaci6n. Se podrian contemplar aquf milejemplos que, pero vamos a seguir adelante.Agrupar por jormatos

Esta es general mente Ia segunda etapa en laorganizacion de una colecciori. El agrupamientode los espedmenes en funcion de su formatopermite reducir el volumen ocupado por lacoleccion, acomoclar mejor cada especie dcntrodel embalaje individual y la caja, evitando que sepierda. Ademas, facilita la manipulacion y labusqueda de los espedmenes y crea conjuntosde buena apariencia, de los que se desprende laidea de organizaci6n.

Hay dos familias de formatos normalizacios,la del sistema rnetrico y la del sistema anglosa-jon. Los formatos norma lizados metricos son (encentimetros): 6x9, 9x12, 10x15, 13x18, 18x24,24x30, 30x40, 40x50, 50x60. Los formatos anglo-sajones son (en pulgadas). 4x5, 5x7, 8xl0, llx14,16x20, 20x24.

En estos formatos se fabrican los papelesfotograficos, las peliculas rigidas, los sobres depapel y de plastico, y cajas de archivo de carton(estas ultimas especial mente en los formatosanglosajones). Los rollos de pelicula se producenhoy con un ancho de 35 mm (con perforacion),60 mm (formato 120 y 220) y 70 mm. En el pasa-do en otros formatos, como el 110, 126, 127 y620. Existen embalajes para tiras de pelfcula, enplastico 0papel, con un ancho de 35 mm y 60mm. Todo son ventajas si instalamos nuestracoleccion de acuerdo con estos formatos norma-lizados.

No obstante, aquellos que tratan coleccionessaben que hay mil y un formatos diferenres, algu-nos de ellos de proporciones bien diferentes alos normalizados. Los especimenes de forma to

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irregular, 0no normalizado, pueden ser instala-clas dentro de embalajes individuales y cajas delforrnato normalizado inmediatamente superior alde su tamano, creandose asi una uniforrnidad yregularidad prapicias para el orden. No es deltodo incliferente que las colecciones instaladasen el archive tengan una buena apariencia,incluso si 5610 las ven los funcionarios: un archi-vo numerado, ordcnado por forrnatos y tipos dematerial, bien ordenado, cstimula su rnanteni-miento por parte del equipo que 10 utiliza: unarchivo desorganizado, abanclonado y confuse,tiencle a hacerse cad a vez mils confuso y desor-denado.Agrupar por temas

Finalmente, despues de las eta pas preceden-tes, podernos permitirnos agrupar los especlrne-nes en funci6n de su contenido, 0 sea, portemas, fechas de las imagenes, lugares 0 autores.Por ejernplo, una colecei6n de postales, todas decartulina y can el mismo formate, puede organi-zarse por regiones 0 paises, 10 mismo pasariacon una colecci6n de cliapositivas de 35 mm enmarcos, 0 de una colecci6n de retratos en for-mato de tarjeta de visita. En estos cases y enotros, las forrnas de organizaci6n referidos antesestan autornaticarnente ejecutados y la organiza-ci6n ternatica puede ser una ayuda valiosa en laconsulta direcra.

Es irnportante resaltar que la forma de orga-nizaci6n ternatica modela el contenido de lacolecci6n. El contexto en el que se encuentra laimagen nos obliga a exarninarla de cierta mane-ra. Veamos, por ejemplo, la coleccion de diapo-sitivas de una escuela, que contiene imagenesdel trabajo de los grandes fotografos y esta orga-nizada por autores. Los alumnos la consultanpara estudiar el trabajo de esos forografos, des-cubrir su trayectoria, su forma de ver el mundoy el estilo personal de cada uno. Con esta formade organizaci6n (por autores), las caracteristicasindividuales de cada fot6grafo son muy eviden-res. Es la propia forma de organizaci6n la queayuda a acentuar csos aspectos. Supongamosque un ella la eolecci6n se reorganiza por tenusy se crean secciones ternaticas como retratos,

: : _ c : : , a p ~ i t : : _ : u ~ lo : : _ : :6 _

Fig. 139Armaria cannegativas de fa coleccionMario Nouaes. Arcbiuode Arte de fa FuridactonCalouste Gulbenkian,Lisboa.

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Fig 141 Ficha de caja,usada en el

pre-inuentano de Lacoloccton bDUARDOPORTUGAL. Arcbiuo

t-oiograftco de la Cama-ra Municipal de Lisboa

cu ad e r n o s t e cru c o s

N'caixa~PRE-INVENTARIo

Negatives do esp6Uo Eduardo PortugalOuantidade FOrn1a10 Material

+3 "I, Ii < ~Q"N.l> < I b~,'hO64 6 ,,; s , ""L' IM'fAAT"O z )

IOKI5 N TV ~ " ' . \t'r:.~o

Nume ra ca o o ri gi na l d a c aj x a, _~ 1o_. "l ~3~9l .. .: -: .. .c I, -, s: .. -_ -,,3u~:._ _Outra s in sc ric oe s e m g .rq po o u i nd iv id ua is "OI.Ho rlAfhNHo", " 4tiQAt:J6fl'" A. 1M I'i-QMIr1;""'f':"j "S:PH8"'SML", "rt'Vi'i..lrA CIA"" {AMNp "' g. . , .. 'S. tlflHCp,"j "&8'6Q:5"; "I). oM AI(ctSo};:"


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largo, con 15 0 20 digitos, como ya hernos vistoque hacen algunas instiruciones. Se debe simpli-ficar la numeracion todo 10 posible para que searealmente funcional. Otra preocupaci6n que apa-rece al crear un sistema de numeraci6n, es la dehacerlo compatible con el uso del ordenador,exista 0 no un sistema inforrnatico para la bus-queda y el almacenamiento de la informacion. Siexiste una compatibilidad dcsde el principio, seahorrara gran cantidad de trabajo cuando seinformatice la coleccion, Por ultimo, se reco-mienda que el sistema de numeraci6n se ensefie,pacienternente, a todos los funcionarios de la ins-titucion, pues va a ser en cierto senti do, el esque-leto de las colecciones

El nurnero debe inscribirse en el ernbalajeindividual de cada especie, lapiz para los emba-lajes de papel, plurn., de alcohol para los emba-lajes de plastico. Las cajas y carpetas puedentener un rotulo en el exterior, con los numerosde los especimenes que incluyen. Los numerosno se debcn escribir directamente sobre lascopias 0 negativos.iNumero de especimen 0mimero de imagen?

En este punto, surge una pregunta. i.E!numerodebera referirse a la imagen 0 a la especimen? Enotras palabras, si tenemos un negative y su copia,i.cleben tener 0no eJ mismo nurnero? Esta es unacuestionor a considerar, y sobre la que decidir enfuncion de las colecciones. Si el numero del negati-VO de la coria es el mismo, no haran falta extensaslistas de correspondencia negativo/copia, y encon-trar el negativo de una copia se convierte en unatarea mas sencilla. A veces sucede que poseernosde la misma imagen el negativo original, una prue-ba de autor, una copia para cunsulta del publico; unnegativo duplicado y un internegativo, una diaposi-tiva (para reproduccion en cat.ilogo). En un (,;ISOaSI, es mucho mas facil trabajar con un solo nume-rooLlamarnos a este numero el nurnero de imagen.Este se refiere a la imagen, independientemente desu soporte material. Pero, 2como designar, entonces,las diversos especimenes (copia, negative, cliaposi-tiva) en que esta imagen se ha materializado? Podc-m05 usar un sufijo para eJ numero, al que llarnare-mos "codigo de especfrnen".

_ c . _ p _ i t _ u l _ o 6 _

El c6digo de especimen se inscribe siguicncloel numero de la imagen, separado por un guiono por un punto AI conjunto del ruimero de ima-gen mas el codigo de especie Jo llamamos nurne-ro de especimen. La lista con los codigos deespecie debe fijarse en los Jugares de trabajopara que sea facilmente accesible.

Veamos un ejernplo de numeraci6n queincluye un codigo de especie, que sc utiliza en elArchivo Fotografico del Ayuntamiento de Lisboa(CML). Cada numero de especimen es del tipoBEN-2486-01, en eJ que:

BEN corresponde a las siglas de Ia colecciona la que la especie pertenece; en este caso,BEN rernite a la coleccion Benoliel; 2486 es el numero de esa imagen en lacolecci6n (se comienza a partir dell en cadacoleccion), 01 es el codigo de especie que clesigna, eneste caso, al negativo en blanco y negro envidrio y gelatina.Para referirse a otras copias 0a una diaposi-

tiva de esta misma imagen, escribiremos: BEN-2486-06 (copia en gelatin a y plata,papel de revelado), BEN-2496-10 (cliapositiva en blanco ynegro, en marco); BEN-2486-12 (co pia en albumina);La lista de codigos de especimen utilizado en

el Archivo de Arte de la Fundacion Calouste Gul-benkian se presente en el cuadro de la paginasiguiente.Planear la numeracion de una coteccion

AI cornenzar el tratamiento de una coleccionde grandes dimensiones, que contenga copias,negativos y diapositivas de diferentes forrnatos esutil crear previa mente un esquema con la nume-raci6n que se atribuye a los eliversos especime-nes, tal y como se hace en el ejernplo aqui pre-seritado.

En este ejemplo, el espacio reservado paracaela seccion se calculo por estimacion antes de

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c u ade rn o s t e cnlc o s

CEsp Esp Fig. .142 Lista de c6digos de especiirnen. utilizado en elArchivo de Arte de la Fundaci6n Calouste Gulbenlsiari0102030 40506070809101112131415161718192021

Negativo en blanco y negro en vidrio y gelatinaNegativo en blanco y negro en pelicula, soporte de acetatoNegativo duplicado en blanco y negroInternegativo en blanco y negroNegativo en color cromogenoCopia en gelatina y plata, papel de reveladoDiapositiva en blanco y negro en peliculaDiapositiva en color cromogeno, en marcoDiapositiva en color cromogeno, no montado en marcoDiapositiva en blanco y negro, en marcoDiapositiva en color cromogerio, en marcoCopia a la albuminaCopia en gelatina y plata, papel directoCopia en cianotipiaCopia al carbonCopia en papel de colodion mateCopia Iotomecanica, fotograbadoCopia fotomecanica, red de puntosCopia fotomecanica, fototipiaNegativo en blanco y negro en pelicula, soporte de poliesterNegativo en blanco y negro en pelicula, soporte de nitrate

Fig. 143 Esquema de riumeraciort de la colecci6n Mario NOIJaes.Arcbito de Al1e de la Funduci6n Calouste Gulbekian .

.

Filme preto/branco Vidro Filme preto/branco Filme cor - - -Transp. Ne~ Transp ND ND N13xl8 9xl2 13xl8 13xl8 'f' 0 -e - 0 13xl8 E 13xl8 13xlB 9xl2 E ENMN (V') E N-x > < x x -.0 -"'''' E Ex oo 'f' co -e - x LrI > < " ""''''- -N-N -.0 M o-, -.0 ...0 ("f"") (V" )

15 55 55 57 75 78 87 95 96 97 98 991

0 10.000 40.000 50.000 60.000 80.000 90.000 100.000- lilme preto/brancoIntIDup. Int. Dup. Int. Dup.- e - 'f' co CX)NNNN- -x > < x - X xco co x M M-- '" o- --105 115

200.000 I1100.001 110.000 130.000 140.000Capias

0 'f' coM N-Nx > < > < --D'f' co , . . . , x xN--o- -D200.001 205.000 210.000 300.000

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que cl rccucnto definitivo se conociera. En algu-nas secciones, el mirnero de especimenes exis-tentes agot6 la numeraci6n que Ie estaba inicial-mente reservada, y rue necesario abrir otras sec-ciones mas adelante, para incluir especimenesdel mismo tipo y formato. Este esquema sirvetambien para conocer la distribucion de formatosy de los procesos Iotograficos en la nurneraci6nde la colecci6n. Se dejaron, a proposito, algunaslagunas en la numeraci6n, contando con losespedmenes que lIegarian a aparecer mas tarde.6.2.9. Descrtpcion

EI inventario y el catalogo son los instrumen-tos de descripci6n de una coleccion", EI inventa-rio es la descripci6n de una colecci6n pm con-juntos, hasta el nivel de la caja; el catalogo des-cribe una colecci6n imagen a imagen 0especiea especie. El publico tiene acceso a las imagenesde la colecci6n por medio del inventario y delcatalogo. Una imagen inventariada 0catalogadaes una imagen accesible, rnientras clue una ima-gen no catalogada puede estar muchos anos sinser utilizada 0caer definitivamente en el olvido.

La descripci6n de una coleccion puedehacerse a mano, en fichas de carton, 0por mediode la informatica. Hoy, los sistemas inforrnaticosson, con mucho, los preferidos por las institucio-nes, dadas sus enormes ventajas: rapidez deacceso a la informaci6n, amplias posibilidades debusqueda , facilidad de transferencia de informa-ci6n entre instituciones, consulta a disrancia, etc.Sin embargo, las instituciones que no poseen aunestos meclios, no tienen forzosamente que que-clarse de brazos cruzados esperando a introdu-cirlos: Ia descripci6n de una colecci6n en fichasde pape! puede ser el primer paso a dar, ycorrcsponde a un avance en el trabajo de des-cripci6n que se aprovechara mas tarde cuandollegue la inforrnatizacion. Las consicleraciones yprocesos de descripcion que a continuaci6n sepresentan pueden aplicarse tanto manualmente,como por medio de procesos informaticos.

Describir una colecci6n imagen a imagen esun trabajo lento y, si se trara de una gran colcc-cion, la elaboraci6n del catalogo puede demo-rarse anos. Una institucion que posea varias

capitulo 6

colecciones de fotografia de gran des dimensio-nes podra tardar muchos anos en conseguir des-cribirlas todas, imagen a imagen.EI grado de minuciosidad con el que debe-mos describir una colecci6n depencle de unaserie de factores: del tipo y de las climensionesde la colecci6n; de los intereses y de la forma decorisulta de los usuarios que frecuenten la insti-tucion, del equipo de catalogaci6n disponible eelnumero de personas y la experiencia que tienenen catalogaci6n). EI numero de imagenes pordescribir es, sin duda, un factor decisive en laopci6n que se tome: si tuvieramos en deposito50.000 fotografias que aguardan descripci6n, nopodemos emplear una hora en describir cadauna de elias; la tarea no terminaria antes de 30anos, y a esas alturas habria ciertamente muchasotras, adquiridas mientras tanto, aguardando sudescripci6n. Si describieran con excesivo detallelas imageries, las instituciones que regularmenteadquieren colecciones de fotografia tendrian unalista de espera cada vez mayor. Podrian transcu-rrir aDOS, decenas de anus, entre la fecha deadquisici6n y la Iecha en la que la coleccion csta-ria disponible para el publico, 10 que no esobviamente deseable.

No obstante, hay que considerar que unaimagen no tiene, forzosamente, que ser descritaen todos sus aspectos para poder ser puesta adisposici6n de los usuarios, No le corresponde ala institucion haeer el trabajo de busqueda de losinvestigadores. 1.0 importante es que la institu-cion proporcione pistas sobre el contenido de lascolecciones, para que los usuarios e investigado-res puedan encontrar 10 que buscan. Veamosalgunas formas de hacerlo.Descripcion elemental

Poclemos clescribir una colecci6n, 0cualquiercon junto de fotografias, de forma elemental, indi-cando simplemente la tematica general, 0 local,la epoca de produccion de las fotografias y elauror, Un buen ejercicio de sintesis es, adernas,intentar describir una colecci6n de mil fotografi-as en una hoja de papel A4. Esta descripciondebera incluir, ademas de los datos antes mcn-cionaclos, el origen de la coleccicSn, su contenido

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c u a d e r -n o s t e c nic o s

CAMARAMUNICIPAL DE LlSBOA - ARQUIVO FOTOGRA.FICOFicha de especie fotograflca original

Identifica~ao da Imagem Nim .Data Imag .Codlgo de Especie .

Legenda .Rua/Local .Freguesia .Cidade .Pais .Bibliografia .Exposlcoes .Direitos Autor .Observacoes .Identicacao do AutorAutor .Editor .

Impresor .Nome Comerc. Fotogrf .

Descricao do originalProcesso .Nome Comercial .Formato Data de Impressao .NACP NACN NAF .Inscrlcoes no original .

Estado de Conserva~aoAprecracao geral .Imagem .Emulsao .Suporte .Su'por'te secundarto .Tratamentos feitos .Data do tratamento Resporisavel .Tratamentos a efectuar Urgente .Observacoes .

AcondicionamentoN e titulo de album ..Pagina / Fotografia .Montado em cartao .Emoldurado .Outr-os acondicionamentos .Formato do acondicionamento .Inscricoes envelope original .tnscricoes caixa original .Estado coriservacao acondicionamento .

Localizadio EspecialSala Ar-mar-io/Estante Prateleira Caixa .Titulo da coleccao .

Catalogacaovalidacao por thesaurus ..Descritores .

Fig. 144

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genenco y eventuales subdivisiones tematicas,grupos 0 conjuntos de imageries que por suimportancia haya que resaltar, la caracterizaciondel modo en que el tema es elahorado (visionpersonal, levantamientos, repottajes) y tarnbienlas cantidades, los formatos y los procesos foto-graficos presentes. Debe hacerse un esfuerzopara no extenderse mas de un folio por colec-cion, ya yue Ius investigac!ores no podran leerla,si la descripci6n es excesivamcntc larga. Estctipo cledescripciones es aclecuaclo para las colec-ciones que no vamos a tener la posibilidad decatalogar en los proximos anos, La carpeta de las"colecciones no catalogadas", podra ser puesta adisposici6n de los usuarios mas especializados ylas respectivas colecciones consultadas en unregimen de reserva. De esta forma, estamos dan-do el primer paso en la accesibilidacl a las colec-clones que, siendo tratadas por los rnedios hahi-tuales, tal vez ni dentro de 10 afios estarian dis-ponibles al publico, Y estaremos, sin duda ,acelerando su catalogacion final, pues su interesva creciendo a medida que los usuaries lasrequieren. Esta accesibiliclad del publico presu-pone que la colecci6n esta minima mente orcle-nada e instalada en embalajes de proteccion, lacoleccion debera tener, por 10 menos, copias deconsulta, los usuarios no deben consultar losnegatives.Descripci6n mas detallada

En una segunda etapa de descripci6n, pode-mos dividir la coleccion en grupos temaucos, enfuncion de los temas mas interesantes para la ins-titucion propietaria, y describir cada uno de ellosde forma mas 0menos porrnenorizada. Podemosser totalmente tlexibles en esta descripcion: ungrupo muy rico puecle ser descrito con tododetalle, mientras que otro menos interesantepuede merecer apenas dos Iineas. Forografias degran interes pueden igualmente ser descritasindividualmente. Los grupos 0 fotografias quesean consultados por el publico con mayor Ire-cuencia pueden ser objeto de una posterior des-cripcion mas detallada, pues los usuarios y susintereses son un excelente indicaclor de la direc-cion que convendra tamar. Este sistema de cles-

capitulo 6

cripci6n puede, en algunas colecciones, ser total-mente sarisfactorio, pennitiendo evitar la catalo-gacion imagen a imagen.Descripcion en catdlogo

La descripcion de cada una las imageries deuna coleccion debe sintetizarse, estar en conso-nancia con el tipo de consulta que los usuarieshabitualcs rca lizan. Debe incluir la fecha y ellugar de realizaci6n de la imagen, a el nombredel autor y de la coleccion a la que pertenece, yuna leyenda. En esra descripcion puede tambienser interesante informar acerca del formato y tipode original, eventuales exposiciones 0publica-ciones en que haya sido utilizada, restriccionescle uso como clerechos de autor y, ocasional-mente, datos sobre su estado cle conscrvacion

La leyenda debe describir, con toda la breve-dad posible, la imagen globalmente. La leyendano debe llegar a una descripcion minuciosa deldetalle. Nos dice 10 que la imagen representa aprimera vista, como Retrato de Hombre 0 Paisa-je con Moruarias, por ejernplo. En el caso de laimagen aqui representada, la leyenda reza 5610Huelga de obreras. Sin embargo, una observa-cion mas atenta nos da cuenta de muchos deta-lles interesantes presentes en la imagen, talescomo los trajes, la calzada de la calle, una boinaen la cabeza de un hombre, una farola de hierro,etc. Para c1escribirlos nos ayudamos de otro tipode entrada que llarnamos palabras-clave. Laspalabras-clave son excelcntcs aliadas para quelos lectores puedan utilizar esta misma imagencon otros puntos de vista, no s610 los del conte-nido esencial, ya expresado en la leyenda. Deeste modo, incluimos en este campo las palabrastraje popular; calzada de calle, boina, grupo,barandas de hierro. Un lector que busque baran-das de hierro podra serveirse de 10 que aq ui serepresenta. Podremos atribuir a esta imagen tan-tas palabras-clave como sean necesarias, y suselecci6n se hace en funcion del objetivo de lainstitucion y del tipo de indagacion que los lee-tores realizan. De este modo la leyenda corres-ponde a la slntesis della imagen, mientras quelas palabras-clave corresponden a su analisis.Cada imagen estara asociada a una leyenda y a

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cuadernos t e c n ic o s

varias palabras-clave. Solo es pr.ictico en consul-tas informatizadas.

Hay cada vez mas instituciones que optanpor la descripcion informatica de sus coleccio-nes. La informatizacion nos permite un usoexhaustivo de las imagenes en sus multiplesaspectos y responder mas rapida y completa-mente a las solicitudes de los usuaries, sin tocaruna solaunica copia 0negativo. Sin embargo, nodebemos considerarla como la solucion exclusi-va para todas nuestras carencias. La operon infor-matica es, en verdad, el inicio de una larga seriede trabajos. primero, hay que escoger y adquirirel equipo inforrnatico mas adecuado; despues,hay que crear una ficha de ordenador y probar-la; a continuacion, hay que introclucir toclos losregistros en el ordenador, tarea que puede serlenta y llegar a ocupar a rodo el equipo de tra-bajo durante algunos afios. Hay que contar tam-bien con las frecuentes paradas del sistema porproblemas tecnicos, En esos momentos en losque todo queda en suspenso hasta que lleguenlos expertos, volveremos a consultar las viejasfichas de carton. La adopcion ele una sistemainformatizado es la opcion acertaela para lamayor parte de los archivos. No s610 es enrique-cedora y ventajosa, sino hoy en ella inevitablehoy en dia . Pero debemos sopesar bien los cos-tes en equipo y colaboradores para poder llevar-

10 a cabo con exito. Sabemos de institucionesque han adoptado un sistema inforrnatico, 10 handesarrollado con gran entusiasmo el trabajo ini-cial y despues han ralentizado 0suspendido eltrabajo por falta de dotacion, de funcionarios, 0por dispersion en las tareas. En algunos casos, el10% de la coleccion queda catalogado en orde-naelor y el resto continua a la espera, accesiblesolo por medio ele los viejos procesos manuales.Antes de que una mstitucion adquiera ordenaelo-res, puede ir comenzando a preparar sus colec-ciones para la informatizacion. La elaboracion deuna ficha de catalogo, la creacion de una lista depalabras-clave y su asignacion a cada imagenpuede constituir, sin duda , el prirner paso.6.2.10. Digftaljzacforr

Como complemento a la descrip cion compu-terizaela, algunas instituciones han optado, conexito, por presentar tambien la imagen corres-pondiente en la pantalla del ordenador. Con estaopcion la consulta de las imagenes es muchomas facil y rapida y reduce el trabajo de los fun-cionarios, que no tienen que retirar constante-mente las copia del deposito par;) volver a colo-carlas enseguida. Nos permite ademas ponerimagenes de las que solo tenemos el negativo adisposicion de la consulta del publico, sin nece-

Fig 145 Huelga deobreras de Lisboa. Arcbt-

uo Fotogrdfico de faCamara Municipal deLisboa, NIAf. IBN 1771

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sidad de imprimir. La conversion de la copia 0negativo a imagen electronica se hace por mediode un lector que convierte senales digitales(scanner 0digitalizador). Los programas de tra-tamiento de imagen permiten convertir el nega-tivo en positivo, corregir el contraste, as! comoeliminar las rayas y las: manchas del original yreducir 0 anular los efecros de algunas formas dedeterioro de la imagen.

Desde el punto de vista de la conservacion.la opcion de digitalizar una coleccion y presen-tar a los usuaries la imagenes en Ia pantalla delordenador tambien es muy interesante, puesahorra una manipulacion excesiva de los origi-nales. Mas aun, si el usuario pretencle adquiriruna copia de trabajo, puecle obtener rapidarnen-te y por un costa reclucido, una impresion deordenador, sin que sea necesario recurrir al ori-ginal, que permanece as! en el deposito. Solocuando se pidan copia fotograficas sera necesa-rio recurrir al original. Hay que resaltar aqui queal optar por este proceso no estarnos conside-rando las imagenes digitales como sustitutos delas imageries fotograficas originalcs, ya que lacalidad del original es siempre superior. Masaun, las imageries digitales tampoco suponenuna forma de preservacicn a largo plazo, pordos razones: 1) en este momento no existe cer-teza sobre la estabilidad de la imagen en sopor-te optico 0 magnetico, 2) la imagen digitalrequiere una rnaquina sofisticacla para 5 1 . 1 lectura;como la tecnologia esta evolucionanclo rapida-mente, dentro de 3() () 40 anos los actuales lec-tores estaran ciertamente obsoletos.6.2.11. Reproducci6n fotografica

Se considera la reproduccion Iotograficacomo la crcacion, por procesos forograficos, deuna imagen a partir de otra ya existente. Incluyela copia, el duplicado y la impresion. ;Que sig-nifican estos terrninos?

. Copia es la reproduccion de un originalopaco. Una copia sin negativo es copiada paraobtener de ella un negativo de copia. A partirde este negativo se imprimcn copias, desegunda generacion, de calidad menor que lasobteniclas a partir del negativo original.

capitu 10 6

Fig. 146 Consulta deuna imagen en unordenador de la sala delectura del Arcbino FOlo-grafico de la CamaraMunicipal de Lisboa

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cuadernos tecnicos

Fig. 117 Copia de unoriginal desuanecido.

A la izquierda, original,copia en albumina. En

el centro, copia conaurnento de contraste

A la derecha, copia conluz ultratnoletaFig. j 48 Negatiuooriginal, internegatiuo y

negatiuo duplicado

2.18

Duplicado es la reproducci6n de uri origi-nal transparente, 0sea, un negativo 0unadiapositiva. En una primera etapa el negativoes duplicado, dando origen a un internegati-vo transparente que, es a su vez duplicacloen una segunda etapa, dando origen al nega-tivo duplicado. Una diapositiva en color esduplicada directamente para la diapositivaduplicada. En ambos casas, la calidad delduplicado es muy pr6xima a la del original. Impresi6n es fa reproducciort de un origi-nal trans iparente en papel. EI original esgeneralmente un negativo, en color 0 enblanco y negro, 0 una diapositiva en color.Por medio de la impresi6n obtenemos unacopra en papel, positiva.Estas operaciones se practican a menudo en

el tratamiento de colecciones de fotografia para: Obtener el negatiuo de Imageries de las queposeemos s610 la copia. Salvar especimenes inestables condenadostarde 0temprano a la destrucci6n. Es el casode pelicuias con soporte en nitrato de celu-losa y de negatives en acetato de celulosa,que comienzan a deteriorarse, que son dupli-cados en pelicula de soporte de poliester,muy estable. Aborrar a los originales usos potencial men-te daninos, Es el caso de diapositivas origi-nales, que necesitarnos reproducir en catalo-go y que no querernos enviar para casastipograficas, y de negatives en vidrio. Es elcaso tam bien de copias que son fragiles a laluz y tienen que figurar en exposiciones (enestos casos hacemos una reproducci6n queexponemos, reservando as! los originales). Corregir algunos defectos del original. Pormedia del duplicado podemos, por ejemplo,corregir el contraste de negativos con excesode contraste para la impresi6n, 0mejorar laondulacion de negativos deteriorados. Unacopia manchada puede ser tambien copiadacan filtros, haciendo que la mancha seamenos perceptible en la copia. Las copiascan falta de contraste pueden copiarse corri-gienclo el contraste.


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Para poder realizar estas operaciunes, la ins-tituci6n debe disponer de un cuarto oscuro y dealgun equipo, y recurrir a un fot6grafo experto,No entra en el ambito de este libro describir losprocesos y los materiales utilizados en la obten-ci6n de reproducciones fotograficas.

S f pueden proponerse aqui algunas cuestio-nes relativas a la reproclucci6n fotografica. Cier-tas instituciones poseen grandes colecciones decopias 0 postales de las que no existen negativosy de las que se solicitan reproducciones. ~Quehacer en ese caso? cHacer negativos de copia, enserie, de toda la colecci6n a ir haciendo negati-vos de copia a medida que los lectores 10 encar-guen- En el primer caso, el coste del negative esmenor, aun(_juecorresponda hacer una inversioninicial mayor. Esta soluci6n no retrasaraa en elfuturo la entrega de los peclidos, pero el trabajode organizaci6n que requiere es mayor.

Es de destacar, igualmente, que el negativode copia nos da siempre una copia de calidadinferior a la que obtenemos a partir del negativooriginal 0 del negativo duplicado. De este modo,si los negativos de esa colecci6n existieran (enposesi6n de otro autor 0 institucion) y si a la ins-tituci6n le fuera posible realizar su duplicado,esta es la soluci6n preferible.

NOTAS

1. RITZENTHALER,Mary Lynn, MUNNOF,Gerald ].,LONG, Margery S., Administration of PhotographicCollections, BasicManuel Series, Chicago, The Societyof AmericanArchivists.1984.2. LONG,MargeryS., "Appraisal and Collecting Poli-cies" in Archives &Manuscripts: Conservation, A Ma-

capitulo 6

Una medida preventiva util es duplicar enpelicula los negatives de vidrio muy solicitadospor el publico, y tambien los negativos safetyque presenten algun deterioro. El duplicadodebe hacerse en el mismo Formato del original,excepto los negatives muy grandes, superiores a18x24 cm, que deben ser duplicados en formatoscompatibles con la ampliadora disponibIe en elcuarto oscuro de la instituci6n. Los negativos decolodi6n humedo deben tener prioridad en elduplicaclo, ya que son los mas antiguos y los masfragiles de los negativos cle viclrio. Duplicar todala colecci6n de una sola vez es una cuesti6n aconsiclerar, en funci6n de su valor, del uso quetengan y de la dotaci6n con la que se cuente.Pero duplicar los muy usados y los que seencucntran deteriorados es medida imperativa.6.2.12. Tratamientos de restauraci6n

Estos tratamientos se describen en la secci6n7.3., por 10 que Ie remitimos a esa secci6n.

nual on Physical Care and Management, Chicago,Society of American Archivists, Basic Manuel Series,1983, p. 553. ALVES,Ivone et al., Diccionario de TerminologiCtArquiuistica, Lisboa, Instituto claBibliotecaNacional edo Livro,1993

capitulo_vi organización de las colecciones

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