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CAPITULO V
SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LOS INSTITUTOS UNIVERSITARIOS DE TECNOLOGÍA DEL MUNICIPIO MARACAIBO.
1. PRESENTACIÓN A LA PROPUESTA.
Los sistemas de información surgen de la necesidad de transformar
grupos de datos independientes con poco significado, en información muy
valiosa. Dentro de cada sistema se encuentran diferentes tipos de usuarios,
quienes tendrían diferente requerimientos, siendo importante cubrirlos en la
medida posible, a todo y cada uno de ellos.
Dado la importancia de recursos humanos para los institutos universitarios
de tecnología del Municipio Maracaibo y considerando el uso de la
tecnología de la informática simplifica y agiliza todas las funciones inherentes
a la manipulación confiable y eficiente de la información.
Es por ello que el objetivo de la presente investigación se apoya en
generar un diseño de un sistema de información automatizado para la
evaluación de desempeño del personal administrativo, el cual será capaz de
recabar la información necesaria proporcionada por el evaluador sobre los
diferentes aspectos a considerar para la evaluación del desempeño laboral
del empleado. Así mismo manejará la información de forma centralizada,
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segura, oportuna y confiable, permitiéndole al usuario obtener más que un
resultado de evaluación una visión escrita y completa de la evolución de su
unidad de trabajo.
Por otra parte la evaluación de desempeño es un proceso fundamental el
cual permite generar información de gran importancia para el análisis y la
toma de decisiones gerenciales relacionada con el adiestramiento,
promociones, ascensos, ya que ellos representan el insumo del sistema de
información.
Así mismo se representan mediante un diagrama de flujo de datos, los
procesos de la evaluación de desempeño mencionados anteriormente lo cual
permiten la visualización gráfica de las entidades, sub-proceso, relación y
flujo de datos el cual participan en cada uno de ellos. De igual manera se
señalan lineamientos a considerar para un proceso de automatización
estableciendo los niveles o capacidad que ellos tienen de implantarse el
diseño.
2. FUNDAMENTACIÓN.
El presente trabajo se enfoca desde diversos puntos de vista, siendo uno
de los más relevantes el de generar un sistema de información automatizado,
para la gestión de Recursos humanos, el cual representa una pieza clave de
toda organización pues su actuación, repercute sobre la productividad, la
velocidad de respuesta en los procesos y la optimización de los mismo. Todo
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esto finalmente conlleva al manejo de datos para la toma de decisiones
gerenciales en las acciones que se deben emprender.
Igualmente es relevante indicar; un sistema de evaluación del
desempeño constituye un elemento valioso para los Institutos Universitarios
de Tecnología llevándolo a formar parte de las organizaciones modernas,
contarán con la información sistemática sobre la actuación del personal lo
cual facilita su adaptación a las exigencias del entorno, aumentando las
condiciones favorables para el desarrollo de la competitividad, rentabilidad y
estabilidad de la empresa.
El aporte teórico del presente diseño se basa en la generación de
estratégicos y herramientas idóneas para dirigir los procesos de personal de
manera que sirvan de modelo para futuros y novedosos diseños que
contribuyan con el avance de conocimientos científicos en el área de la
administración de Recursos humanos.
Por otra parte, este diseño presenta una relevancia práctica en la
aplicación de los principios de la administración de personal durante la
gestión de Recursos humanos para los instituto universitarios de tecnología
del municipio Maracaibo, lo cual les permiten aprovechar las oportunidades
actuales en beneficio de las organizaciones.
Este diseño del sistema de información automatizado, para la evaluación
de desempeño del personal administrativo se fundamenta en la metodología
de la administración por objetivos el cual generará beneficios a corto,
mediano y largo plazo para los institutos universitarios de tecnología del
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municipio Maracaibo y para su personal, representando una herramienta de
información que apoya las labores de planificación del Recurso humano, para
lograr la configuración de grupo de alta competencia y constituye las bases
técnicas para el diseño detallado, la constitución y la implementación del
mismo.
A través de este diseño, se concederá con exactitud la información la cual
debe ser considerada al momento de proceder a integrar las actividades
manuales que sustenta un sistema de información en materia de recursos
humanos de una manera efectiva, de acuerdo con los actuales
requerimientos de las instituciones objetos de estudio.
Está actividad mencionada anteriormente es representada por procesos y
subprocesos el cual conforman un subsistema del recurso humano ( la
evaluación de desempeño ) . Este subsistema, tomando en cuenta en la
presenta propuesta, se modelan a través de diagrama de flujo de dato, que
además de interrelacionarlos y optimizarlos, servirán de base para el estudio
de la factibilidad de automatización de los procesos de las instituciones
tratando de alcanzar su nivel máximo.
Asimismo para el desarrollo del sistema de información se basa tanto en
los planteamientos teóricos en materia de administración de personal,
soportado por los autores tales como Chiavenato, Dessler, Herra, Murray,
Cubeiro, Fernández, Mondy y Noe, Stoner, Werther y Davis, Parisí, Morales
y Velandia, así como los lineamientos propuestos en torno a los sistemas de
información por parte de Montilva, Kendall y Kendall, Senn, Presman
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debido a que se llevó a cabo una integración de ambos fundamentos con el
propósito de generar un diseño sistémico para disponer de la información de
los recursos humanos que satisfagan los requerimientos actuales de las
instituciones objeto de estudio y sirvan de aporte científico a las
organizaciones relacionadas al ramo educativo.
3.- OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO.
3.1- GENERAL.
Desarrollar un sistema de información automatizado para la evaluación
de Desempeño del Personal Administrativo de los Institutos Universitarios de
Tecnología del Municipio Maracaibo.
3.2- ESPECÍFICOS.
Definir los parámetros a ser medidos en el diseño de la evaluación de
desempeño de acuerdo a los requerimientos exigidos por la organización.
Mejorar el comportamiento de los subordinados aplicando factores de
evaluación, contando con un sistema de medida capaz de neutralizar la
subjetividad.
La evaluación del desempeño mejora la calidad del trabajo.
Se considera que la realización del proceso en forma automatizada
aumentará la calidad de trabajo.
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Presencia de las condiciones económicas en la empresa para
implantarlo.
Las instituciones cuentan con personal técnico especializado para
poner en marcha el programa automatizado de evaluación de desempeño.
La empresa posee recursos económicos que permiten incorporar la
automatización del proceso de evaluación.
4.- METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA.
La metodología seleccionada para el desarrollo del sistema de
información automatizado para la evaluación de desempeño, fue la Kendall
& Kendall, esta misma se identifica, como ciclo del desarrollo de los
sistemas, la cual es un enfoque con fases de análisis y diseño la cual
sostiene que los sistemas son desarrollados de mejor manera mediante un
ciclo especifico de actividades del analista y del usuario.
Según Kendall & Kendall la metodología comprende las siguientes fases:
IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS.
En esta primera fase el investigador detectó el problema el cual existía en
el departamento de recursos humanos de los Institutos Universitarios de
Tecnología del Municipio Maracaibo, donde se pudo conocer el proceso del
sistema actual que consiste en llevar la evaluación de desempeño en forma
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manual, el cual los resultados no se ejecutan en el momento preciso, ni en
forma objetiva.
Una vez observado el problema se determinó que trae una serie de
consecuencias una de ellas es la pérdida de tiempo. Esta información fue
prioridad en el estudio debido a que es la base fundamental de la
investigación. Debido a esto se planteo el desarrollo del sistema de
información automatizado para la evaluación de desempeño de los institutos
universitarios de tecnología del municipio Maracaibo, para esto se
determinaron los siguientes objetivos:
Recolectar la información necesaria del sistema actual y del sistema
propuesto.
Analizar los procesos a ser automatizados en dicho departamento.
Desarrollar un sistema que permita agilizar los resultados de la
evaluación de desempeño.
Determinar el hardware apropiado para el eficiente funcionamiento del
sistema automatizado.
Diseñar código de acceso.
Evaluar el sistema de información para la evaluación de desempeño.
DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION.
Durante esta fase se procedió a la recolección de toda la información
mediante un cuestionario dirigido al personal administrativo que labora en
los institutos universitarios de tecnología con el fin de obtener una visión más
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clara de la evaluación de desempeño, así para determinar los
requerimientos y necesidades tanto de los usuarios como la de los institutos .
En función de lo expuesto anteriormente también se pudo determinar la
factibilidad del proyecto, esto se examinó a medidas que se recabaron todos
los datos necesario para el análisis y diseño del sistema propuesto. Para
ellos se evaluaron las principales factibilidades técnicas, económicas y
operativas lo cual se determinó las posibilidades generales que tienen los
institutos universitarios para cubrir el desarrollo del sistema propuesto.
FACTIBILIDAD TÉCNICA.
En este estudio se determinó que los institutos universitarios de
tecnología privados del municipio Maracaibo, cuenta con las herramientas
tecnológicas tanto del hardware como del software necesarios para el
desarrollo del sistema propuesto, los cuales se describen a continuación.
Requerimientos del Hardware.
• Computador Pentium III 550 Mhz Intel.
• 128 MB de Memoria RAM.
• Monitor Color SVGA 14”.
• Disco Duro de 20 GB.
• Floppy 3 ½, 1.44Mb.
• CD ROM 52X Creative
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• Teclado Windows 98.
• Mouse 3 Botones.
• Impresora Hp 845.
• Regulador de Voltaje.
Requerimientos del Software.
• Visual Basic 6.0
• Access Base de Datos XP.
• Plataforma Windows XP.
Como se pudo observar y plantear los Institutos Universitarios de
Tecnología Privados del Municipio Maracaibo, cuenta con la tecnología
necesaria para el desarrollo del sistema por lo tanto se estableció que
técnicamente es factible el proyecto.
FACTIBILIDAD ECONÓMICA.
En esta fase se determina que los Institutos Universitarios de Tecnología
del Municipio Maracaibo, cuentan con los equipos de computación, el cual no
requiere realizar una inversión para la adquisición del hardware y software. El
proyecto es factible, porque los costos de operación son inferiores a los
beneficios el cual aporta, así mismo este tipo de sistema proporciona
ventajas para mejorar los servicios de los institutos y la satisfacción del
personal administrativo. En conclusión los Institutos Universitarios de
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Tecnologías Privados del Municipio Maracaibo cuentan con los recursos
económicos para el desarrollo del sistema de información según lo obtenido
en el cuestionario, considerándose económicamente factible.
FACTIBILIDAD OPERATIVA.
Con respecto a este estudio se determinó; es factible, de manera que los
Institutos Universitarios de Tecnología Privados del Municipio Maracaibo,
cuentan con el personal necesario y capacitado para el manejo del sistema
de información automatizado, lo cual indica a los usuarios quienes
manipularán el sistema un adiestramiento sencillo debido a los conocimientos
previos en el área de computación, el cual facilitará la adaptación del mismo.
Del mismo modo se determinó la aceptación por parte del personal quienes
se motivaron a participar y colaborar durante el desarrollo del sistema,
considerándose de esta manera que operativamente es factible.
ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA.
En el análisis del desarrollo de las necesidades del sistema se pudo
determinar; los institutos universitarios de tecnología, necesitan mantener el
proceso de la evaluación de desempeño en forma segura, rápida y precisa
para así poder generar una toma de decisión en el momento oportuno.
Durante esta fase el investigador realizó el análisis de la situación actual de
la entrada, proceso y salida del sistema de evaluación de desempeño
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tomando en cuenta las necesidades del sistema, mediante la utilización de
los diagramas de flujos y diccionarios de datos. (Ver Anexo 7)
DISEÑO DEL SISTEMA RECOMENDADO.
En función de lo antes planteado, la investigadora utilizó la información
suministrada anteriormente para realizar el diseño lógico del sistema de
información, utilizándose para ellos el diagrama hipo, el cual dio a conocer
las funciones del sistema propuesto y la interfaz con el usuario. Esta
herramienta igualmente le permitió al analista diseñar en forma jerárquica el
despliegue de las pantallas así como también la relación que este tiene con
la base de dato, lográndose una interfaz amigable. (Ver anexo8).
DESARRALLO Y DOCUMENTACION DEL SOFTWARE.
Esta fase implica la transformación de todo el diseño preliminar en línea
de programación. Se comenzó la construcción del diseño de acuerdo a las
especificaciones planteadas, realizando la codificación del programa de
forma estructurada. Se inicia con el diseño de las pantallas, menú y opciones
tomándose en consideración fundamental, logrando uniformidad de estilos, a
fin de que el usuario se familiarice con las opciones dentro de una
determinada área del programa para así estar en capacidad de emplearlas
en el área restante.
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Asimismo, para el proceso de elaboración y construcción del sistema, se
tomó en cuenta la importancia del diseño de las pantallas con sus distintas
entradas y salidas de sus procesos. Para está etapa se utilizó el lenguaje de
programación Microsoft Visual Basic 6.0 y una base de dato en Microsoft
Access bajo la plataforma de Windows XP. El sistema se dividió en cinco
(5) módulos. El primero está constituido por la pantalla de seguridad del
sistema.
Fuente: Cardozo (2002)
Esta pantalla representa la entrada principal del sistema de evaluación
de desempeño, la cual permite seguridad al sistema ya que para poder
tener acceso al mismo el usuario coloca su nombre y su clave de acceso,
debe hacer clip en el botón aceptar y se desplegará la pantalla del MENÚ
PRINCIPAL, si no desea continuar haga click en el botón salir.
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Fuente: Cardozo (2002)
Esta pantalla está compuesta por los siguientes módulos: Registro de
Datos, Consulta y modificaciones, Reportes, Sistema y ?(Ayuda). Los
siguientes módulos del sistema se muestran en los anexos. (Ver Anexo 9).
PRUEBAS Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA.
Durante esta fase del sistema se desarrollaron y aplicaron una serie de
pruebas tales como: prueba integración (Individual, depuración) y prueba de
verificación, utilizando datos no reales y reales, para que fueran procesados
y posteriormente verificados los resultados. Para darle una visión objetiva a
las pruebas realizadas se solicita la colaboración posible de personas que
desconocen el diseño del sistema de información desarrollado, a demás de
no pertenecer a los institutos universitarios.
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Todo esto es con la finalidad de detectar una posible falla que coloque en
peligro el buen funcionamiento del sistema de información desarrollado y por
ende la integridad de la data. La fase de prueba del sistema de información
estuvo constituida `por dos tipos de prueba, las cuales al ser aplicada
descartaron todas las posibilidades de fallas.
PRUEBA 1.
• Prueba y depuración de los módulos por separados (prueba
individual).
• Prueba y depuración del funcionamiento de los módulos (prueba de
integración).
Estas pruebas fueron realizadas con el objetivo de detectar y corregir
todos los errores presentes en la integración como el de tiempo de ejecución
de los módulos con relación a las diferentes funciones que deben cumplir
para lograr el objetivo propuesto.
Asimismo las pruebas fueron realizadas desde el nivel más bajo hasta el
nivel más alto, es decir se comienza con el acceso y manejo de la base de
datos, culminando con la evaluación y ajuste de los reportes de control de los
datos por pantalla o impreso. El resultado obtenido fue satisfactorio ya que la
integridad y seguridad de la data fue verificada y cumplió con todo los
requerimientos.
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PRUEBA 2.
• Prueba y verificación de todo el software desarrollado (Prueba de
verificación). Esta prueba fue realizada en un ambiente similar o real, con
datos experimentales, con la finalidad de detectar la discrepancia existente
entre el sistema desarrollado y el rendimiento, inicialmente establecido. El
resultado obtenido fue el esperado ya que todos los módulos trabajan de
forma satisfactoria. En conclusión las pruebas ejecutadas fueron
satisfactorias, la integridad de la data y de los módulos del sistema
cumplieron con todo los requerimiento establecido por la investigación.
5.- DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS.
Los resultados de esta investigación estuvieron orientados al desarrollo de
un sistema de información para la evaluación de desempeño, el cual fue
estructurado bajo la orientación y dirección a la captura de los datos que
permiten resolver grandes problemas que generaban perdida de tiempo en
los institutos universitarios.
Luego de haber cumplido con las primera seis (6) fases planteada por
Kendall & Kendall, los resultados obtenidos en el proyecto indican claramente
eficiencia y efectividad en los procesos que intervienen en el mismo. Es
importante destacar que la investigación solo llegó hasta la fase del
desarrollo del software dejándole la potestad a las instituciones, la puesta
en marcha y la implementación del sistema de información.
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El desarrollo del nuevo sistema de información automatizado generará el
mejoramiento del proceso de evaluación de desempeño laboral,
contribuyendo a la satisfacción de los requerimientos de los usuarios y
básicamente a la rapidez, confiabilidad, reducción de tiempo, generar
reportes y actualización de los datos procesados en el departamento de
recursos humanos.
Según Kendall & Kendall (1997) definen los sistemas de información
como herramienta importante en una organización, es por que presenta la
exactitud y confiabilidad de la información la cual ofrecen, ya que la misma
dependen de las decisiones importantes, el cual enmarca el destino de
cualquier organización.
De acuerdo a lo expuesto anteriormente los resultados del sistema de
información automatizado para evaluación del desempeño se obtendrán en el
momento preciso ya que esto le permitirá al personal administrativo obtener
resultados sobre el desempeño laboral en el tiempo justo. Esto permitirá
que exista un mejor ambiente de trabajo dentro de los Institutos.
6.- RECOMENDACIÓN PARA LA FASE DE IMPLEMENTACION.
La fase de la implementación es considerada una de la fases más
conflictiva durante en el ciclo de vida de un sistema, pues durante de ella es
cuando deben instalarse en los equipos reales, con los usuarios reales y con
la información real el sistema desarrollado.
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Durante esta fase se recomienda siempre reforzar los mecanismos de
respaldos, brindar adiestramientos a los usuarios del nuevo sistema en
cuanto al los procesos que este realiza, como los realiza, los posibles
inconvenientes y posibles soluciones.
Así mismo se recomienda realizar la implantación del sistema en el mismo
módulo principal del sistema integral del departamento de recursos
humanos, para que esté accesible en el momento requerido y no se
produzca un choque de cambio en el ambiente de trabajo y sea visto como
una herramienta más de la cual se dispone y puede utilizar.
Adicionalmente, el analista necesita un plan para una conversión directa
del sistema antiguo al nuevo o la construcción de una base de datos, la
instalación de equipos y la puesta del nuevo sistema de producción.
La evaluación se muestra como parte de esta fase final de ciclo de vida
del desarrollo del sistema, principalmente para efectos de discusión. De
hecho, la evaluación se realiza durante cada fase. La se cual se recomienda
hacer el respaldo necesario.
7.- MANUAL DEL USUARIO.
El manual del usuario constituye el soporte físico del adiestramiento de
los usuarios y es elaborado con la mayor certeza de la realidad, es decir
adaptada a la versión desarrollada y final del sistema de información.
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Asimismo explicando detalladamente la función de cada una de las
pantallas que conforman el mismo.