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CAPITULO IV
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES DEDICADAS A LA SALUD DEL
MUNICIPIO DE SAN SALVADOR. CASO PRACTICO PRO-VIDA
1. GENERALIDADES DE LA PROPUESTA
Este capítulo presenta el Sistema de Control Interno, enfocado en el control
contable, financiero y administrativo, para las organizaciones No Gubernamentales
dedicadas a la salud, del municipio de San Salvador. Caso práctico Pro Vida.
Las Organizaciones No Gubernamentales, dedicas a la salud son muy importantes,
porque contribuyen a solventar las necesidades de salud que existen, en nuestro país
especialmente en el área rural.
Pro Vida, en particular, es una institución que constituye y aplica una política de
salud impulsando la estrategia de atención primaria en salud. Promueve y fortalece los
procesos de autogestión de las comunidades donde trabaja, facilitando la participación
de la mujer y la protección del medio ambiente, para la transformación social.
Las estrategias y objetivos de Pro Vida se basan en lo siguiente:
1. Acompañar a la red de promotores, para sistematizar las experiencias y facilitar el
inicio del proceso de elaboración de las políticas de salud con las comunidades.
2. Fortalecer la organización comunitaria en salud, para impulsar acciones
reivindicativas para el derecho a la salud.
3. Buscar financiamiento e impulsar el mecanismo de capacitación permanente para la
red de promotores.
4. Facilitar la inversión para la reconstrucción, implementación y fortalecimiento de la
autosostenibilidad en las zonas de trabajo.
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5. Contribuir a la protección del medio ambiente a través de la sensibilidad y
capacitación del personal y la aplicación e implementación en los diferentes
programas de salud.
La implementación de del sistema de Control Interno propuesto, permitirá a estas
Organizaciones No Gubernamentales; Mejorar los controles en el manejo de sus
bienes, ser más eficientes en el desarrollo de sus operaciones, obtener información
eficiente y oportuna para la toma de decisiones y cumplir a cabalidad con las normas
internas y externas que las rigen.
2. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA GENERAL
Proporcionar a las Organizaciones No Gubernamentales dedicadas a la salud,
en general y a Pro Vida en particular, una herramienta de control, que contribuya a;
a) Proteger la integridad de sus activo, b) Obtener información financiera confiable, c)
Cumplir con las leyes y normas institucionales y legales y d) Fomentar la eficiencia de
los empleados en la ejecución de las operaciones
ESPECIFICOS:
1. Controlar el buen uso e integridad de los activos, tales como; el efectivo y
equivalentes, los inventarios y activos fijos.
2. Contribuir a la selección del personal idóneo, para que su trabajo sea efectivo y de
buena calidad.
3. Proporcionar las herramientas de control necesarias, para el buen desarrollo y
rendimiento de las operaciones.
4. Proporcionar las políticas y procedimientos que sirvan de guía al personal, en la
realización de sus funciones y responsabilidades.
5. Controlar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y legales.
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6. Contribuir a que estas organizaciones, cumplan con sus planes y objetivos de
ayuda humanitaria, en el área de salud, a la población más desprotegida de
nuestro país.
3. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA
Al implementar, estas organizaciones, el Sistema de Control Interno propuesto, se
logrará mejorar la eficiencia en el desarrollo de las operaciones y el buen manejo de
sus recursos, lo cual redundará en un mayor beneficio para la población que recibe la
ayuda de estas organizaciones. Las áreas a mejorar, son las siguientes:
• Manejo y control del efectivo.
El manejo de estos valores tendrá un control estricto, se han diseñado los
procedimientos y políticas adecuadas para su manejo eficiente.
• Manejo y control de los activos fijos e Inventarios
Toda adquisición de activos fijos e inventarios deberá cumplir con las condiciones
legales e institucionales. También será controlado su buen uso y seguridad, a
través de los procedimientos y políticas diseñadas en el modelo.
• Manejo y control de sus compras
Toda compra que se haga deberá de competir en el mercado, para obtener la mejor
opción. Para ello se contará con el soporte de políticas y procedimientos de
compras.
• Registro de operaciones contables
La información contable es básica para la toma de decisiones y el análisis
situacional de las organizaciones. Con las políticas y procedimientos sugeridos se
logrará cumplir con este objetivo.
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• Recursos Humanos
El recurso humano es muy importante para el desarrollo de cualquier empresa. Por
lo tanto es de suma importancia que estas organizaciones cuenten con las
herramientas administrativas necesarias, que ayuden a contratar, desarrollar y
capacitar al personal idóneo, que contribuya a que las organizaciones sean
eficientes. Para desarrollar este proceso a cabalidad, se debe crear un
departamento o sección de Recursos Humanos que sirva como garante de su buen
desarrollo.
4. JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA
Las Organizaciones No gubernamentales dedicadas a la salud, al igual que Pro
Vida, carecen de controles adecuados para garantizar el buen manejo de sus bienes
y la obtención de información confiable y oportuna. Y no cuentan con guías
administrativas que ayuden al personal a desarrollar su trabajo en forma más eficiente.
Así también mediante la investigación de campo, se pudo determinar que estas
organizaciones carecen de los siguientes procesos básicos de control:
1. No existen controles adecuados, para el buen manejo y cuidado de los bienes.
2. Faltan guías de trabajo que ayuden a los empleados a realizar mejor sus funciones.
3. No se cuenta con políticas claras, que indiquen las reglas de juego, sobre las cuales
se deben de desarrollar las actividades de la empresa.
4. No existe un departamento o sección de Recursos Humanos, que sea el garante
para contar con el personal idóneo en la empresa.
5. La comunicación entre contabilidad y los demás departamentos, no es la más
adecuada, lo que dificulta que el flujo de la información sea deficiente.
6. No cuenta con un responsable, que garantice el buen desarrollo del sistema de
Control Interno.
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5. FODA DE LAS ONGS DEDICADAS A LA SALUD *
FORTALEZAS
Esta organización cuenta con una buena experiencia en la ejecución y
desarrollo de programas de salud. También cuenta con un nombre
reconocido a nivel de instituciones donantes. Su obra es permanente y
tiene presencia en seis departamentos del país.
OPORTUNIDADES
El déficit en la cobertura gubernamental, de la salud de nuestro país,
especialmente en el área rural, brinda a esta Institución, la oportunidad de
cubrir esta necesidad a través de las donaciones externas.
AMENAZAS La falta de eficiencia en el manejo de los fondos y bienes de la institución y el
incumplimiento de sus objetivos, puede ser un motivo para que las instituciones
donantes puedan suspender la ayuda y por ende el desaparecimiento de esta
organización.
* FODA aplicable a Pro Vida
DEBILIDADES No cuenta con el personal administrativo idóneo que contribuya al logro de
sus objetivos. Tampoco se tienen las herramientas administrativas
necesarias que sirvan de guía, para el buen logro de las operaciones. Los
controles en el manejo y custodia de sus bienes, son débiles, lo que pone en
riesgo la pérdida y daños de estos bienes. También existe debilidad en la
formulación de políticas de sostenimiento institucional, que permitan
mantener la continuidad y calidad del trabajo, en las diferentes áreas.
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6. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES DEDICADAS
A LA SALUD, DEL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR, CASO PRÁCTICO PRO-VIDA.
FASE I Definición y análisis de las
áreas sujetas a control.
Area Contable -Sistema contable -Ingreso procesamiento y archivo de la información -Autorización operación contable -Información contable -Políticas y Procedimientos -Aspectos legales y fiscales -Control Interno COSO
Area Financiera -Custodia bienes financieros -Políticas y Procedimientos -Información financiera
Area Administrativa -Organización -Recursos humanos -Políticas y Procedimientos
FASE II Proceso del Sistema de Control Interno
Control Interno Contable -Operaciones contables Manuales de Procedimiento -Catalogo de cuentas
Control Interno Financiero -Custodia Recursos Financieros Manuales de Procedimiento -Información Financiera
Control Interno Administrativo -Organización -Recursos Humanos Manuales de Procedimiento -Funciones y Responsabilidades
FASE III
Resultados -Información veraz y confiable -Eficiencia en las operaciones -Protección de los bienes. -Cumplimiento de las Políticas Institucionales -Cumplimiento de las leyes fiscales y legales.
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CASO PRÁCTICO: ASOCIACION SALVADOREÑA DE AYUDA HUMANITARIA PRO VIDA
RETROALIMENTACION
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6.1 FASE I: DEFINICION Y ANALISIS DE LAS AREAS SUJETAS A CONTROL.
ESQUEMA DE LAS AREAS SUJETAS A CONTROL DE LAS ONGS DEDICADAS A
LA SALUD. *
* Esquema aplicable a Pro Vida
Área Contable -Sistema contable -Ingreso procesamiento y archivo de la información -Autorización operación contable -Información contable -Políticas y Procedimientos -Aspectos legales y fiscales -Control Interno COSO
Área Financiera -Custodia bienes financieros -Políticas y Procedimientos -Información financiera
Área Administrativa -Organización -Recursos humanos -Políticas y Procedimientos
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6.1.1 Área Administrativa
6.1.1.1 Organización
El Gobierno de estas Organizaciones al igual que Pro Vida, es ejercido por una
Asamblea General y un consejo directivo, los cuales se encargan de nombrar al
Director General y ésta a su vez, a los directores de Administración de Programas y
de Gestión.
La organización operativa de estas instituciones, está compuesta; por el
Personal Administrativo y el Personal Técnico.
El Personal Administrativo, es el responsable del manejo, registro y control de las
áreas; financieras, de recursos humanos, de contabilidad, de inventarios y los
servicios generales de toda la organización.
El Personal Técnico, es el que desarrolla los programas; de fortalecimiento
institucional, de incidencia en la población, de promoción, de asistencia y prevención
de la salud en el área rural. Gestiona los fondos internos o externos, para llevar a
cabo los proyectos. Y son los responsables de mantener buenas relaciones públicas
nacionales e internacionales con los donantes, para contar siempre con su apoyo.
6.1.1.2 Recursos Humanos
En la mayoría de estas organizaciones, al igual que en Pro Vida, no existe un
departamento de Recursos Humanos, que desarrolle las funciones encaminadas a
contar con un personal idóneo, mantener la moral alta de los empleados y contribuir
a las buenas relaciones entre el trabajador y el patrono
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6.1.1. 3 Políticas y Procedimientos de Recursos Humanos
• Políticas
Para el reclutamiento, selección, contratación, capacitación, evaluación y la
administración de los sueldos y salarios del personal, no existen políticas que las
rijan y ordenen, para obtener los mejores resultados.
• Procedimientos
Para poder contar con el personal idóneo, las organizaciones no cuentan con
guías que determinen, los pasos a seguir para lograr contratar el personal que
más convenga a estas instituciones. Y para mantener buenas relaciones
laborales con el personal ya contratado.
6.1.2 Area Financiera 6.1.2.1 Custodia Bienes Financieros
Las medidas de seguridad de estas organizaciones, al igual que Pro Vida, no
contribuyen a garantizar una eficiente custodia de los recursos financieros, son muy
débiles y por lo tanto, existe la amenaza de que éstos, puedan ser usados en forma
incorrecta.
Estas instituciones, no cuentan con políticas de seguros y fianzas, para el
personal que maneja los bienes. No existe una supervisión y vigilancia estricta, para el
cumplimiento y realización de las operaciones del personal. Y los lugares de custodia y
manejo de los recursos financieros, no son los más adecuados.
6.1.2.2 Políticas y Procedimientos
Estas Organizaciones en general y Pro Vida en particular, no cuentan con Políticas
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definidas que protejan y den seguridad a la custodia, control y manejo de sus bienes y
valores.
Tampoco existen procedimientos escritos, que ayuden a los usuarios a manejar
en forma eficiente , los recursos de las organizaciones.
6.1.2.3 Información Financiera
Debido a los atrasos de la contabilidad, la mayoría de estas Organizaciones
incluida Pro Vida, no cuentan con la información financiera oportuna y comprobada,
que garantice la validez y veracidad de las cifras que presentan los estados
financieros. También la presentación de los estados financieros no están acordes a
las Normas Internacionales de Contabilidad.
6.1.3 Area Contable
6.1.3.1 Sistema Contable
Para llevar a cabo el registro de las operaciones, estas instituciones, al igual que
Pro Vida, utilizan un sistema contable computarizado, el cual proporciona la
información en forma segmentada para un mejor análisis. Pero estos sistemas
contables no están estructurados en base a las Normas Internacionales de
Contabilidad.
La información que presenta la contabilidad no es oportuna, ya que existe atraso
en su procesamiento, debido básicamente a la tardanza en la entrega de los
comprobantes de cada proyecto.
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6.1.3.2 Ingreso, procesamiento y archivo de la información
Estas instituciones en su mayoría al igual que Pro Vida, desarrollan todos sus
proyectos en la zona rural del país, esta situación contribuye a que el ingreso de
información del campo a contabilidad, no sea el más adecuado lo que genera
atrasos en la información de contabilidad.
Para el procesamiento de la información, se cuenta con un sistema contable
computarizado confiable. El responsable de la codificación y procesamiento de la
información es el Contador. La información que genera el sistema es completa, con
la salvedad de que no es oportuna.
Para el archivo de la documentación no se cuenta con un lugar adecuado, ni con
un responsable directo para su custodia, tampoco existen políticas y procedimientos
para su buen manejo y preservación.
6.1.3.3 Autorización operaciones contables.
En estas organizaciones, la autorización de los registros contables es parcial, ya
que no hay ninguna persona que desarrolle estas funciones. El contador en algunos
casos hace la doble función de ejecución, revisión y autorización de las operaciones
contables. La auditoría externa no tiene participación constante en este proceso de
control.
6.1.3.4 Información contable
La Normas y Políticas, bajo las cuales se genera la información contable, de
estas organizaciones, no están de acuerdo con las Normas Internacionales de
Contabilidad. Además de que esta información no es oportuna debido al atraso de
sus registros contables. Esta situación afecta a las Direcciones de estas
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Organizaciones en su planificación y toma de decisiones.
6.1.3.5 Políticas y Procedimientos
No existen Manuales, apropiados, por escrito, de Políticas y Procedimientos
contables, que ayuden al personal participante y que sirvan de guía a la contabilidad
para realizar mejor su función en forma uniforme y oportuna.
6.1.3.6 Aspectos Legales y Fiscales
La fundación, desarrollo y control de estas Organizaciones, al igual que Pro
Vida, están regidas por el Ministerio de Gobernación. Y como personas jurídicas
que son, también tienen que acatar las disposiciones legales y fiscales, de los demás
entes gubernamentales, que les correspondan.
Cumplimientos Legales
• Ley de Asociaciones y Fundaciones
Las Organizaciones No Gubernamentales en nuestro país, se constituyen como
asociaciones o fundaciones y están regidas por la ley de Asociaciones y
Fundaciones
• Registro de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro
Es ente dependiente del Ministerio de Gobernación es el encargado de conferir a
estas entidades el carácter de persona jurídica y de aprobar sus estatutos.
Todas las organizaciones estudiadas, cumplen con todos los requisitos para optar
al carácter de persona jurídica, ya sea como Asociaciones o Fundaciones.
La Asociación Salvadoreña de Ayuda Humanitaria Pro Vida, también ha cumplido
con estos requisitos para optar al carácter de persona jurídica y sus estatutos han
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sido aprobados según acuerdo ejecutivo No. 153 del Ministerio del Interior de
fecha 23 de mayo de 1989.
• Código de Comercio y Código Tributario
Estas organizaciones realizan sus actividades en base a los Códigos de
Comercio y Tributario. A excepción de que la contabilidad no está estructurada de
acuerdo a las Normas Internacionales de Contabilidad.
• Código de Trabajo
Este Código es el que regula las relaciones Patrono-Trabajador para mantener un
buen ambiente laboral en estas organizaciones.
• Ley del Instituto Salvadoreño del Seguro Social
Esta ley es la que regula la cobertura de salud para la protección de los
empleados de estas organizaciones.
• Ley de las AFP
Esta ley es la que regula la cobertura de pensiones para los empleados de estas
organizaciones.
Todas las Organizaciones No Gubernamentales dedicadas a la salud, cumplen,
con sus empleados, al acatar las normas del; Código de Trabajo, del ISSS y
AFPs.
Cumplimientos fiscales
Estas organizaciones al igual que Pro Vida, están debidamente inscritas en la
Dirección General de Impuestos Internos y en la Alcaldía Municipal de San
Salvador. Y pagan sus impuestos fiscales y municipales en base a las leyes y
reglamentos correspondientes.
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6.1.3.7 Control Interno Componentes COSO
1. Ambiente de Control
En las Organizaciones No Gubernamentales dedicadas a la salud, al igual que
Pro Vida, no existe un verdadero sistema de Control Interno. Existe poca
conciencia de control en los empleados y esto afecta los otros componentes del
Control Interno, que proporcionan disciplina y estructura. Esto está muy
relacionado con las circunstancias que enmarcan el accionar de esta entidad en
lo social y político.
2. Ajustes de objetivos
A pesar de que estas organizaciones cuentan con una Misión y Visión, así como
también se ha diseñado una Planeación Estratégica, no se realiza ningún ajuste
de los objetivos en base a lo real.
3. Identificación de los acontecimientos
En el día a día de estas organizaciones, existen acontecimientos que las afectan
positiva o negativamente, pero estos no son identificados ni tampoco se evalúa
su repercusión.
4. Valoración de riesgos
Debido a la carencia de un verdadero sistema de Control Interno, estas
instituciones no cuentan con un soporte, que determine o identifique los posibles
riesgos a que están expuestas y como deben de ser manejados, estos riesgos de
pérdida o daño de sus bienes.
5. Respuesta al Riesgo
Estas organizaciones no tienen una respuesta inmediata al riesgo, ni planifican el
plan a seguir por el residuo o efecto futuro que este riesgo genere.
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6. Actividades de control
La falta de políticas y procedimientos de control, de estas instituciones, afectan la
actividad misma del control, y por ende no contribuyen a que la gestión
administrativa de la dirección sea llevada a cabo en forma eficiente.
7. Información y comunicación
Estas organizaciones, debido a la falta de un sistema de Control Interno, no
pueden medir el grado de eficiencia de los procesos de información y
comunicación. De hecho la información que brinda contabilidad no es oportuna ya
que existen atrasos en su procesamiento y emisión.
8. Evaluación del Control Interno
La evaluación del Control Interno, no aplica en estas instituciones, debido a que
no existe un sistema de Control Interno, ni tampoco un ente evaluador del mismo.
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6.2 FASE II: PROCESO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 6.2.1 Control Interno Administrativo
ESQUEMA CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO DE LAS ONGS DEDICADAS A LA SALUD*
* Esquema aplicable a Pro Vida
Organización Recursos Humanos Manuales Procedimiento
Funciones y Responsabilidades
Organigrama propuesto
Objetivos Políticas Procedimientos
Reclutamiento -Instructivo -Procedimiento -Responsabilidades
Selección -Instructivo -Procedimiento -Responsabilidades
Jefe de Recursos humanos -Perfil -Funciones- responsabilidades
Auditor Interno -Perfil -Funciones-responsabilidades
Contador -Perfil -Funciones-responsabilidades
Cajero -Perfil -Funciones-responsabilidades
Planillas y Prestaciones -Objetivos -Políticas -Procedimientos -Responsabilidades
Capacitación -Instructivo -Procedimiento -Responsabilidades
Bodeguero -Perfil -Funciones-responsabilidades
Contratación -Instructivo -Procedimiento -Responsabilidades
Evaluación y promoción del personal -Objetivos -Políticas -Procedimientos -Responsabilidades
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El diseño de este Sistema de Control Interno Administrativo, tiene por finalidad
crear las herramientas administrativas necesarias, que sirvan de guías, para mejorar
la eficiencia operacional de los empleados, y por ende lograr los objetivos de esta
Institución.
Organización Como guía de la estructura organizativa, de estas instituciones, proponemos
un organigrama que determina las diferentes escalas jerárquicas existentes,
diferenciando las áreas de mando de las operativas. En las áreas operativas
presentamos; las Administrativas y Financieras que es nuestro objeto de estudio, y las
Técnicas cuya finalidad es la de gestionar los fondos y desarrollar los proyectos de
salud.
Recursos Humanos En el área de Recursos Humanos, presentamos los manuales de procedimiento
para que sirvan de guía para desarrollar eficientemente su función. Describimos los
objetivos de los mismos, las políticas y pasos a seguir.
Funciones y Responsabilidades En esta parte presentamos los perfiles y las funciones y responsabilidades, de
los puestos administrativo, que son claves para el desarrollo del sistema de Control
Interno. Detallamos el perfil idóneo académico laboral y las funciones y
responsabilidades que cada puesto debe tener.
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6.2.1.1 Organización
ORGANIGRAMA PROPUESTO DE LAS ONGS DEDICADAS A LA SALUD*
* Organigrama aplicable a Pro Vida
Asamblea General
Junta Directiva
Auditor Externo
Director General
Auditor Interno
Director Administrativo-Financiero
Director de programas Director de Gestión
Consejo Ejecutivo
Fortalecimiento Institucional
Jefe Recursos Humanos
Finanzas
Contador General
Incidencia
Promoción
Asistencia
Prevención
Jefe Bodega y Despacho
Servicios Generales
Coordinadores Departamentales - De Promoción - De Asistencia - De Prevención
Cajeros
Relaciones Públicas
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6.2.1.2 Recursos Humanos - Manuales de Procedimientos de la ONGS
dedicadas a la salud *
Procedimiento de Selección de Personal
Objetivos del procedimiento: 1. Reclutar. Determinar el personal que se necesita y definir el lugar donde buscar 2. Seleccionar. Analizar la información del aspirante y escoger el más adecuado. 3. Contratar. Hacer la mejor decisión para contratar al personal idóneo 4. Capacitar. Dar la inducción necesaria al personal contratado para lograr un buen
rendimiento y capacitarlo constantemente durante su desarrollo.
Normas y Políticas 1. Los jefes inmediatos son los responsables de solicitar la contratación de un nuevo
empleado para su sección o departamento.
2. La solicitud será por escrito y se detallará toda la información requerida por el
departamento de Recursos Humanos.
3. Toda contratación de personal deberá ser autorizada por la Autoridad
Competente.
4. Recursos Humanos será el departamento, indicado de todo el proceso de
reclutamiento, selección, contratación, inducción y capacitación del personal.
5. Toda contratación de personal deberá cumplir con los procedimientos
determinados en cada etapa.
6. La organización capacitará constante a su personal para que desarrollen mejor su
trabajo. Para ello cada año se elaborará un programa de capacitación del
personal.
7. La relación entre la organización y su personal estará regida por el reglamento Interno de trabajo y por el Código de trabajo.
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1. Procedimiento: Reclutamiento del personal A. Identificar qué personal se necesita.
Para la contratación de un nuevo empleado existen dos motivos; para llenar una
plaza ya existente o para un nuevo puesto. Para ambos casos es necesario
contar con una descripción completa del puesto de trabajo, esta debe contener
la siguiente información:
-Titulo de puesto
-Ubicación del puesto dentro del organigrama
-Detalle de sus funciones y responsabilidades.
-Requerimientos académicos y laborales del puesto.
-Condiciones de trabajo (salario, prestaciones, ubicación, horarios)
B. Decidir donde buscar el candidato.
Una vez determinado el perfil del puesto, se elige la fuente para buscarlo:
-Dentro del personal interno de la organización, para promocionarlo.
-En las bolsas de empleo de los centros educativos.
-En empresas dedicadas a la selección de personal.
-A través de contactos personales o profesionales.
-A través de anuncios clasificados en los periódicos.
Participantes Descripción de la operación
Jefe inmediato
Director Gral.
Recursos
Humanos
1. Solicita contratación de empleado para su departamento.
2. Revisa y analiza la solicitud
3. Autoriza contratación
4. Recibe solicitud de contratación autorizada
5. Determina fuentes para búsqueda de candidatos
6. Recibe solicitudes de aspirantes.
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2. Procedimiento: Selección de personal A. Evaluar currículos
Al recibir los currículos de los aspirantes, se revisan y clasifican en base al
cumplimiento de los requisitos y condiciones exigidas. Una vez seleccionados, se
elige un número apropiado para las entrevistas personales.
B. Pruebas de idoneidad
Las pruebas de idoneidad son instrumentos para evaluar la compatibilidad entre
los aspirantes y los requerimientos del puesto. Algunas de estas pruebas
consisten en exámenes psicológicos; otras son afines al tipo de trabajo a
desarrollar.
C. Entrevista y evaluación de candidatos
El proceso de entrevista consta de 5 etapas
1- Preparación del entrevistador.
El entrevistador debe prepararse antes de dar inicio a una entrevista. Esta
preparación requiere que se desarrollen preguntas específicas, las
respuestas que se den a estas preguntas indicaran la idoneidad del
candidato. Al mismo tiempo, el entrevistador debe considerar las preguntas
que probablemente le hará el solicitante. Una de las metas del entrevistador
es convencer a los candidatos idóneos para que acepten las ofertas de la
empresa.
2- Creación de un ambiente de confianza
La labor de crear un ambiente de aceptación recíproca corresponde al
entrevistador. El debe representar a su organización y dejar en sus visitantes
una imagen agradable, humana, amistosa. Debe iniciar con preguntas
sencillas evitar las interrupciones ofrecerle agua o café, alejar todo
documento ajeno a la entrevista. Es importante que su actitud no trasluzca
aprobación o rechazo.
3- Intercambio de información
Se basa en una conversación. Algunos entrevistadores inician el proceso
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preguntando al candidato si tiene preguntas, así establece una comunicación
de dos sentidos y permite que el entrevistador pueda empezar a evaluar al
Candidato, basándose en las preguntas que haga. El entrevistador inquiere
en una forma que le permita adquirir el máximo de información del
solicitante.
4- Terminación
Cuando el entrevistador considera que va acercándose al punto en que ha
completado su lista de preguntas y expira el tiempo planeado para la
entrevista, finaliza la sesión. No es conveniente indicarle, qué perspectivas
tiene de obtener el puesto, los siguientes candidatos pueden causar una
impresión mejor o peor, y los otros pasos del proceso de selección podrían
modificar por completo la evaluación global de candidato.
5- Evaluación
Inmediatamente después de que concluya la evaluación, el entrevistador
debe registrar las respuestas específicas y sus impresiones generales sobre
el candidato.
D. Verificar referencias y exámenes de salud
Una vez seleccionados los candidatos, se verifican telefónicamente las
referencias y se le solicitan exámenes de salud, y dependiendo del puesto a
ocupar se le exige solvencia de la Policía Nacional Civil.
Participantes Descripción de la operación
Recursos
Humanos
1. Revisa y evalúa solicitudes de aspirantes.
2. Selecciona aspirantes para pruebas de idoneidad.
3. Examina al personal seleccionado
4. Califica exámenes de aspirantes
5. Selecciona candidatos con mejores resultados.
6. Entrevista a candidatos seleccionados.
7. Evalúa a candidatos en base a entrevista.
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8. Selecciona candidatos para ofrecerles la plaza vacante.
9. Verifica las referencias y exámenes de salud
10. Solicita solvencia de honradez.
3. Procedimiento: Contratación de personal A. Decidir a quien contratar
Una vez se cuente con la información completa del aspirante, se forma un
Comité formado por; Autoridad competente, Jefe Recursos Humanos y jefe
Inmediato solicitante, para elegir al candidato a contratar.
B. Hacer una oferta de trabajo
Al candidato elegido se le hace la oferta de trabajo, si acepta es contratado
de inmediato y si no se llama al segundo y así sucesivamente.
Participantes
Descripción de la operación
Recursos Human
Comité
Recursos Human
1. Presenta documentación de candidatos elegidos
2. Selecciona a los candidatos en orden de preferencia
3. Ofrecen la plaza a candidatos en orden de preferencia
4. Elabora el contrato de trabajo.
5. Archiva expedientes de aspirantes
4. Procedimiento: Capacitación del personal
A. Hacer la inducción del personal
El encargado de Recursos Humanos hace la inducción del personal nuevo.
Posteriormente el jefe inmediato se encarga de enseñarle su puesto.
B. Capacitar al personal.
El jefe inmediato capacita al empleado y lo inscribe en el programa de
capacitaciones de la organización
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Participantes Descripción de la operación
Recursos
Humanos
Jefe Inmediato
Empleado
1. Da la bienvenida al empleado contratado
2. Lo presenta a todo el personal
3. Lo ubica en su lugar de trabajo
4. Explica sus funciones y responsabilidades.
5. Le presenta su programa de capacitaciones
6. Empieza a desarrollar su trabajo.
Procedimiento: Evaluación y Promoción del personal Objetivos del procedimiento.
1- Determinar las políticas que garanticen la evaluación constante del personal
2- Incentivar al personal competente a optar por ascensos en su trabajo.
3- Controlar el rendimiento del personal y sus acciones positivas y negativas
4- Contar con el personal más eficiente y productivo
5- Cumplir con los objetivos de la Asociación.
Normas y políticas:
1. Cada 6 meses se evaluará al personal en los aspectos de su rendimiento,
capacidad de trabajo, trabajo en equipo, colaboración, disciplina etc.
2. La primera fuente de reclutamiento del personal será interna y se tomará
como base los resultados de las evaluaciones de los aspirantes.
3. El jefe de recursos humanos será el responsable de la organización y
coordinación de las evaluaciones y promociones.
4. Recursos humanos llevará un expediente de cada empleado desde su ingreso
a la institución, evaluaciones, promociones hasta su retiro.
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5. Los aumentos de salarios se harán en base a los resultados de las
evaluaciones de cada empleado.
6. Los malos resultados en la evaluación de cada empleado, será causal para el
despido del mismo.
7. La evaluación de los empleados será hecho por un comité formado por; el jefe
inmediato, el jefe de recursos humanos y el gerente administrativo
8. El jefe inmediato será el responsable de informar a cada empleado sobre el
resultado de su evaluación y sus posibilidades dentro de la organización
Participantes Descripción de la operación Jefe Inmediato
Recursos Human
Comité
Jefe Inmediato
Recursos Human
1. Desarrolla el examen de evaluación de su personal
2. Complementa y revisa la evaluación del personal
3. Revisan y analizar los resultados de la evaluación
4. Ponen sus comentarios sobre las posibilidades del empleado
5. Se reúne con el personal para comentar el resultado de su
evaluación
6. Pone sus comentarios sobre la entrevista con el empleado
7. Entrega la documentación de la evaluación para su custodia
8. Archiva la documentación en el expediente del empleado.
Responsabilidades
• Jefe Recursos Humanos. Coordinación de la evaluación del personal
• Jefe Recursos Humanos. Fomentar la promoción del personal competente
• Jefe de Recursos Humanos. Custodia y archivo de expedientes del personal
• Jefe Inmediato. Evaluación objetiva de su personal
• Comité de Evaluación. Determinar la situación del empleado dentro de la
institución.
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• Jefe de Recursos Humanos. Contar con los exámenes de evaluación más
idóneos
Procedimiento: Planillas y Prestaciones Sociales Objetivos del procedimiento. 1. Determinar las políticas laborales de la organización.
2. Cumplir con el Código de Trabajo
3. Segregar las funciones del personal participante.
4. Determinar las funciones y responsabilidades del personal participante.
5. Mantener la relación obrero-patronal, estable.
6. Proveer los compromisos laborales de la organización
Normas y Políticas: 1. Las planillas de sueldos deben ser elaboradas, revisadas y pagadas por personas
distintas.
2. Todo pago de salario y prestaciones debe comprobarse mediante la firma de
recibido del empleado.
3. Todo el personal deberá marcar su tarjeta de asistencia, de entrada y de salida.
El cálculo de la planilla se hará en base a la tarjeta de asistencia.
4. Todo pago adicional a los normales, como sobresueldos, bonificaciones debe ser
autorizado por la autoridad competente.
5. El pago de los salarios y demás prestaciones, debe de cumplir con los requisitos
y condiciones establecidas en el Código de Trabajo.
6. Mensualmente se debe provisionar el pago de vacaciones, aguinaldos e
indemnización de los empleados.
7. Los sueldos deben de ser pagados en la fecha estrictamente en las fechas
estipuladas; los 15 y 30 de cada mes.
8. El pago a los empleados debe ser oportuno, integro y personal.
128
9. El pago del empleado debe de ir acompañado de la copia del recibo
correspondiente donde se detalle lo ganado y lo deducido.
Participantes Descripción de la operación Empleados
Recursos Human
Contador
Director Admin.
Recursos Human
Contador
Funcionarios
Recursos Human
Empleados
Recursos Human
Contador
1. Marcan las tarjetas de asistencia
2. Elabora la planilla de pago en base a las tarjetas de asistencia
3. Revisa la planilla de sueldos
4. Autoriza la planilla de sueldos
5. Elabora los recibos de sueldo de cada empleado en base a la
planilla.
6. Envía planilla a contabilidad, para elaboración de cheques de
pagos.
7. Elabora cheques vaucher y registra el asiento en contabilidad
8. Entrega cheques para firma
9. Firman cheques de sueldo de empleados
10. Entregan cheques a empleados por pago de sueldos
11. Reciben cheque de pago y firman de recibido.
12. Archiva planilla de sueldos junto con tarjetas
13. Archiva copias de cheques vaucher.
Responsabilidades
• Jefe Recursos Humanos. Control de la asistencia de los empleados
• Jefe Recursos Humanos. Elaboración de las planillas de sueldos
• Contador. Revisión de las planillas de sueldos
• Director Administrativo. Autorización de las planillas
• Funcionarios. Firma de cheques de empleados.
• Jefe de Recursos Humanos. Pago de sueldo a empleados
• Jefe de Recursos Humanos. Archivo de planillas y recibos de pagos.
129
• Contador. Archivo de copias de cheques vaucher.
* Manuales de Procedimientos aplicables a Pro Vida
6.2.1.3 Funciones y Responsabilidades de las ONGS dedicadas a la salud*.
Funciones y Responsabilidades Jefe Recursos Humanos
Puesto: Jefe Recursos Humanos
Departamento: Recursos Humanos
Jefe inmediato: Director Administrativo-Financiero
Requisitos: - Lic. en Administración de empresas
- 3 años de experiencia en puestos similares
- Excelentes relaciones públicas
- Don de Mando
- Buen manejo de Excel y Word
Descripción
1. Reclutar personal para la asociación
2. Seleccionar el personal idóneo para la asociación
3. Contratar el nuevo personal
4. Capacitar al personal de la asociación
5. Contar con un banco de recursos humanos
6. Elaborar las Acciones de personal.
7. Verificar el pago oportuno y correcto de los sueldos del personal
8. Velar por la buena armonía dentro del personal.
9. Hacer cumplir el Código de Trabajo en la asociación
10. Mantener en buenas condiciones los expedientes de los empleados.
130
Funciones y Responsabilidades Auditor Interno
Puesto: Auditor Interno
Departamento: Auditoria Interna
Jefe inmediato: Junta Directiva
Requisitos: - Lic. en Contaduría Publica
- 3 años de experiencia en puestos similares
- Buen manejo de Excel y Word
- Don de mando
- Responsable y honradez comprobada.
Descripción
1. Planificar, dirigir y organizar la verificación y evaluación de la estructura de
control interno.
2. Verificar que la estructura de control interno esté formalmente establecida y
que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los
cargos y en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mando.
3. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la
organización. se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial
que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen
disciplinario ejerzan adecuadamente esta función.
4. Garantizar el cumplimiento de las leyes, normas, planes y políticas de la
institución y recomendar los ajustes necesarios.
5. Servir de apoyo a la alta dirección, identificando y promoviendo el
mejoramiento de los puntos débiles de la estructura de Control Interno,
sistemas y procesos políticas y procedimientos, de tal manera que produzca
información confiable y oportuna.
131
6. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los
sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos
necesarios.
7. Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que
contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión
institucional.
8. Mantener permanentemente informado al titular de la institución acerca de los
resultados de la evaluación de la estructura de Control Interno dando cuenta
de las debilidades detectadas y de las sugerencias para su fortalecimiento.
9. Verificar que se implanten las recomendaciones presentadas por la Corte de
Cuentas de la República y por la Auditoria Externa
10. Los demás que le asigne la Junta Directiva de la Entidad de acuerdo con el
carácter de sus funciones.
Funciones y Responsabilidades Contador General
Puesto: Contador General
Departamento: Contabilidad
Jefe inmediato: Director Administrativo-Financiero
Requisitos: - Lic. en Contaduría Publica o estudiante de los últimos años
- 3 años de experiencia en puestos similares
- Con conocimientos de sistemas contables computarizados
- Buen manejo de Excel y Word
- Don de mando
- Responsable y honradez comprobada.
132
Descripción
1. Recibir y revisar comprobantes para la contabilidad
2. Elaborar cheques vaucher
3. Elaborar partidas de diario
4. Sacar reportes diarios de disponibilidad
5. Elaborar conciliaciones bancarias
6. Revisar información de impuestos y preparar declaraciones
7. Efectuar las gestiones legales de fin de ejercicio.
8. Supervisar y asesorar al personal en el área contable
9. Sacar Balances de comprobación en forma oportuna
10. General información contable confiable.
11. Cuidar de la confidencia de la información
12. Cuidar de la seguridad de la información contable.
13. Cumplir con las Políticas de la empresa.
14. Archiva toda la documentación ordenada y en lugar seguro.
Funciones y Responsabilidades Cajero
Puesto: Cajero
Departamento: Financiero
Jefe inmediato: Director Administrativo-Financiero
Requisitos: - Bachiller comercial con estudios universitarios de preferencia
- 2 años de experiencia en puestos similares
- Buen manejo de Excel y Word
- Responsable y honradez comprobada.
133
Descripción
1. Atender a los donantes o clientes, con cortesía y prontitud
2. Elaborar el comprobante correspondiente del ingreso del efectivo
3. Entregar al portador el comprobante del valor recibido.
4. Liquidar los documentos y valores de caja completos y cuadrados
5. Elaborar el reporte de caja oportunamente
6. Mantener los valores en un lugar seguro
7. Manejar los valores y documentos en forma honrada y responsable.
8. Cumplir con las políticas de la empresa.
9. Usar los formularios correctamente.
10. Custodiar con recelo los valores de la empresa.
11. Cumplir con las Políticas de la empresa.
12. Reportar de inmediato, cualquier anormalidad.
Funciones y Responsabilidades Bodeguero
Puesto: Bodeguero
Departamento: Finanzas
Jefe inmediato: Director Administrativo-Financiero
Requisitos: - Bachiller comercial con estudios universitarios de preferencia
- 2 años de experiencia en puestos similares
- Buen manejo de Excel y Word
- Responsable y honradez comprobada.
134
Descripción
1. Revisar, codificar y registrar el ingreso de inventarios
2. Revisar y registrar toda salida de inventarios
3. Usar en forma eficiente los formularios
4. Mantener en buenas condiciones los inventarios.
5. Pasar oportunamente la documentación a contabilidad.
6. Mantener actualizado las tarjetas de control de inventarios.
7. Velar por la seguridad de los inventarios
8. Cumplir con las Políticas de la empresa.
9. Archivar ordenadamente la documentación
* Funciones y Responsabilidades aplicables a Pro Vida
135
6.2.2 Control Interno Financiero
ESQUEMA DEL CONTROL INTERNO FINANCIERO DE LAS ONGS DEDICADAS A LA SALUD *
* Esquema aplicable a Pro Vida
Custodia Recursos Financieros Manuales de Procedimiento
Información financiera
Cajas -Objetivos -Políticas -Procedimientos -Responsabilidades
Cuentas Bancarias -Objetivos -Políticas -Procedimientos -Responsabilidades
Inventarios -Objetivos -Políticas -Procedimiento -Responsabilidades
Estados Financieros Según NIC
-Balance General -Estado de Resultados -Cambios en el Patrimonio Neto. -Estado de Flujo de Efectivo. -Notas a los Estados Financieros.
Compras -Objetivos -Políticas -Procedimiento -Responsabilidades
Activos fijos -Objetivos -Políticas -Procedimiento -Responsabilidades
Presupuestos -Objetivos -Políticas -Procedimiento -Responsabilidades
136
El Sistema de Control Interno Financiero presentado, consiste en determinar los
procedimientos, políticas y objetivos que contribuyan a preservar recursos financieros
de las instituciones y obtener la información financiera confiable y oportuna para un
mejor control y desarrollo de las mismas.
Custodia de los Recursos Financieros En esta parte presentamos los manuales de procedimientos que servirán de guías
para el buen manejo y control de los recursos financieros de las organizaciones. Las
áreas cubiertas son; Cajas, Cuentas Bancarias, Inventarios, Activos Fijos, Compras y
Presupuestos. Determinados los objetivos, políticas, procedimientos y
responsabilidades de cada una dentro del proceso del manejo de los recursos
financieros.
Información Financiera En esta sección presentamos una ilustración sobre las Normas Internacionales de
Contabilidad, y su incidencia en la estructura y presentación de los Estados
Financieros.
Presentamos un formato del Balance General, las cuentas que lo forman y su
ubicación dentro del Balance.
También presentamos un formato de los Estados de Resultados, muy particular de
este tipo de Organizaciones.
Ambos modelos están adecuados, a los requerimientos de las Normas
Internacionales de Contabilidad.
137
6.2.2.1 Custodia de Recursos Financieros – Manuales de Procedimientos de
las ONGS dedicadas a la salud *
Procedimiento: Manejo y Control de Caja General Objetivos del procedimiento.
1. Determinar las Políticas para el buen manejo de la caja
2. Ordenar el flujo de la documentación para obtener la información oportuna
3. Determinar responsabilidades en el control y manejo de la caja.
4. Determinar las medidas de seguridad para proteger los fondos de caja.
Normas y Políticas:
1. Todo ingreso de fondos, debe estar autorizado de antemano por la Autoridad
Competente.
2. El cajero será la persona responsable de recibir y remesar los fondos. De
honradez y responsabilidad comprobada.
3. La Caja es la única vía por la que debe de ingresar todo fondo destinado a la
organización
4. Por todo valor que se reciba directamente o por transferencia, se debe
extender un recibo de ingreso prenumerado, a la persona que entregue estos
fondos.
5. El recibo deberá contener toda la información que identifique, la fecha, quien
entrega, quien recibe y el concepto o destino de los fondos recibidos.
6. El valor de este ingreso debe ser remesado al banco a mas tardar dentro el
siguiente día de haberlo recibido.
138
Participantes Descripción de la operación Cajero
Director Gral.
Cajero
Contador
1. Recibe el valor en cheque o efectivo
2. Elabora el Recibo de ingreso a donante
3. Entrega recibo a la persona que le entrego el valor
4. Informa de este ingreso a la Autoridad competente.
5. Revisa y autoriza el ingreso de fondos.
6. Devuelve ingreso de fondos a cajera para remesarlo
7. Remesa los valores recibidos
8. Elabora el reporte diario de caja con anexos.
9. Entrega el reporte a contabilidad para su registro
10. Recibe reporte de caja.
11. Revisa el reporte de caja
12. Contabiliza el movimiento de caja
13. Envía documentación a archivo.
Responsabilidades
• El Cajero.- Manejo y control de los fondos de caja.
• El Contador.- Registro oportuno y correcto de los ingresos y
y egresos de fondos de la caja.
• Director General. - Autorización del ingreso y destino de los fondos.
Procedimiento: Manejo y Control de Caja Sala de Ventas Objetivos del procedimiento.
1. Determinar las Políticas para el buen manejo de la caja
2. Ordenar el flujo de la documentación para obtener la información oportuna
3. Determinar responsabilidades en el control y manejo de la caja.
4. Determinar las medidas de seguridad para proteger los fondos de caja.
139
Normas y Políticas:
1. Todas las ventas son de contado
2. El cajero será la persona responsable del manejo los fondos. De honradez y
responsabilidad comprobada.
3. La Caja es la única vía por la que debe de ingresar los fondos de las ventas.
4. Todo ingreso a la caja deberá ir acompañado de la factura o crédito fiscal
correspondiente.
5. La factura o crédito fiscal deberá estar prenumerado y su modelo acorde a las
normas fiscales vigentes.
6. El total de ingreso diario, debe ser remesado al banco a más tardar por la
mañana del día siguiente.
7. El cajero elaborará un reporte de caja donde detalle los ingresos y remesas
elaboradas y el saldo en caja.
8. Una vez realizada la remesa, el cajero enviará toda la información a
contabilidad para su registro.
Participantes Descripción de la operación Cliente
Cajero
Jefe de sala
Cajero
1. Cancela el valor de la compra.
2. Recibe el pago del cliente junto con la factura
3. Entrega factura cancelada al cliente
4. Guarda en caja el valor recibido con su comprobante.
5. Elabora reporte de caja al final del día.
6. Elabora formulario de remesa de los ingresos.
7. Presenta reporte a Jefe de almacén para autorización.
8. Revisa y autoriza reporte de caja
9. Devuelve reporte autorizado a cajero.
10. Guarda valores, reporte y anexos en caja
11. Envía remesa al banco.
140
Contador
12. Envía a Contabilidad, reporte de caja con remesas.
13. Recibe reporte de caja con anexos
14. Revisa reporte de caja.
15. Contabiliza el movimiento de caja
16. Envía documentación a archivo.
Responsabilidades
• Cajero.- Manejo y control de los ingresos fondos de caja.
• Cajero. Responsable de la remesa de fondos
• Jefe de sala. Supervisión del cajero.
• Jefe de sala. Autorización reporte de caja
• El Contador.- Revisión y registro oportuno y correcto de los ingresos y
egresos de fondos de la caja.
Procedimiento: Manejo y Control de Caja Chica Objetivos del procedimiento:
1. Determinar las políticas para el buen manejo del fondo de caja chica.
2. Determinar las funciones y responsabilidades de la cajera y el personal
usuario de la caja chica.
3. Crear medidas de seguridad para salvaguardar el fondo de caja chica.
4. Mantener siempre los fondos disponibles de la caja chica.
5. Segregar las funciones del personal participante para su mejor manejo y
control de este fondo.
Normas y Políticas:
1. La Caja chica esta constituido por un fondo fijo de efectivo de $500. para el
141
pago exclusivo de valores hasta $100.
2. Para el manejo de este fondo se nombrará una persona, quien será
responsable de su manejo y de cualquier diferencia que exista.
3. La cajera tendrá un seguro de fidelidad o fianza para el riesgo de robo.
4. El reintegro de fondos debe hacerse cuando se tenga el 50% del fondo
gastado.
5. La encargada de caja chica es la responsable de elaborar la liquidación de
caja chica, en base a los lineamientos de contabilidad.
6. Contabilidad es la responsable de revisar y codificar cada egreso,
7. La Autoridad competente, es la responsable de autorizar la elaboración del
cheque de reintegro.
Participantes Descripción de la operación Cajero
Director admin..
Cajero
Interesado
Cajero
Contador
Director admin..
Contador
1. Recibe fondo de caja chica.
2. Lo guarda en su caja metálica.
3. Elabora vale de caja chica
4. Autoriza vale de caja chica
5. Cancela vale de caja chica
6. Entrega comprobante justificativo
7. Recibe comprobante y anexa a vale.
8. Guarda la documentación en caja metálica
9. Prepara el informe de liquidación de fondos.
10. Envía informe para reintegro
11. Revisa liquidación de caja chica.
12. Solicita autorización de reintegro de fondo
13. Autoriza pago de reintegro de fondos
14. Elabora cheque vaucher (Contabilizado)
15. Solicita firma de cheque
16. Firman cheque
142
Funcionarios
Contador.
17. Entrega cheque a encargada de caja chica.
18. Envía documentación a archivo.
Responsabilidades:
• Cajero. Manejo y control del fondo de caja chica.
• Contador. Revisión de reporte y reposición de fondos.
• Contador. Contabilización oportuno de los movimientos de ingresos y egresos de
caja chica.
• Director Administrativo. Autorización de los egresos de la caja y el reintegro de
los mismos.
Procedimiento: Manejo y Control de Cuentas Bancarias
Objetivos del procedimiento: 1. Determinar las políticas para el buen manejo del fondo de los fondos bancarios
2. Determinar las funciones y responsabilidades del personal participante
3. Crear medidas de seguridad para salvaguardar el fondo del banco
4. Mantener una relación estrecha entre el banco y la asociación
5. Segregar las funciones del personal participante para su mejor manejo y
control de este fondo.
6. Conciliar los saldos bancarios entre la organización y el banco.
Normas y Políticas: 1. Todo egreso mayor de $ 100. deberá ser pago por medio de un cheque.
2. Para la emisión de un cheque deberá existir una solicitud, con la justificación del
egreso, previamente autorizada por la Autoridad competente.
3. Los cheques serán emitidos para pago de egresos operativos de la Asociación y
143
para el desarrollo de proyectos específicos.
4. Por la naturaleza de la organización, esta podrá emitir cheques por anticipos a
encargados de proyectos, para que sean liquidados posteriormente.
5. El Responsable del proyecto, al momento de recibir el anticipo firmaran un
documento de “Fondos por liquidar”, donde se estipulan las condiciones, sus
responsabilidades y el plazo, no mayor de 5 días hábiles, para su liquidación.
6. Finalizado el plazo, el Responsable, elaborará el formulario de “Liquidación de
fondos” con todos los documentos que justifiquen los egresos. Cualquier
diferencia, corre por su cuenta.
7. Todo cheque deberá ser llenado en forma completa y emitido con su vaucher
correspondiente.
8. La fecha del cheque será la misma en que es emitido. No se podrán emitir
cheques post-fechados.
9. Los cheques deberán llevar la firma de dos funcionarios mancomunados,
autorizados por la junta directiva de la organización.
10. Por cada cuenta bancaria, contabilidad, tendrá una cuenta auxiliar, para llevar un
control personalizado de la misma.
11. Los estados bancarios deberán ser entregados directamente a la Autoridad
competente, para su revisión.
12. Mensualmente, el Contador elaborará la conciliación bancaria por cada cuenta la
cual deberá ser revisada y autorizada por la Autoridad competente.
13. Todo cheque anulado deberá ser perforado o sellado con “Anulado”.
Participantes Descripción de la operación Contador
1. Recibe la solicitud autorizada para emisión de cheque
2. Revisa la validez de la documentación
3. Elabora el cheque vaucher. (Contabilizado)
4. Entrega cheque para autorización
144
Director admin..
Funcionarios
Director admin..
Contador
Recepcionista
Director admin..
Contador
Director admin..
Contador
5. Autoriza cheque
6. Solicita firma de cheque
7. Firman cheque
8. Recibe cheque firmado
9. Entrega cheque para su custodia y entrega
10. Custodia y entrega cheques
11. Reporta cheques no cobrados
12. Recibe los estados de cuentas del Banco
13. Los anota en el libro de correspondencia
14. Entrega los estados de cuentas bancarios
15. Revisa estados de cuentas bancarios
16. Entrega los estados bancarios para conciliación
17. Recibe los estados de cuenta bancarios
18. Elabora la conciliación bancaria
19. Presenta la conciliación bancaria.
20. Analiza conciliación bancaria y autoriza
21. Devuelve conciliación Bancaria
22. Archiva conciliación bancaria
Responsabilidades (autoridad o delegación)
• Recepcionista. Recepción y entrega de estado de cuenta bancario
• Contador. Manejo, control y registro de los cheques.
• Contador. Elaboración de conciliación bancaria
• Director Administrativo. Revisión y autorización de cheques.
• Director Administrativo. Revisión de conciliación bancaria.
• Funcionarios. Autorización del egreso y firmas de los cheques
145
Procedimiento: Manejo y Control de Inventarios
Objetivos del procedimiento: 1. Controlar la adquisición, custodia y venta de estos bienes.
2. Determinar las políticas para el buen manejo de los inventarios
3. Proteger los inventarios contra todo riesgo.
4. Manejar eficientemente los inventarios.
5. Mantener en buen estado los inventarios
6. Crear medidas de seguridad para la integridad de los inventarios
Normas y Políticas: 1. Toda adquisición de inventarios deberá ser autorizado por la Autoridad
competente.
2. Su ingreso será a través de créditos fiscales del proveedor y las ventas a través
de facturas o créditos fiscales emitidos por la asociación.
3. Para la compra de los inventarios se tendrán tres cotizaciones para elegir el
precio más conveniente.
4. La forma de pago de las compras de inventarios, será al crédito según las
políticas de los proveedores.
5. Se podrá comprar inventarios al contado, solamente cuando contribuya a bajar el
costo en forma sustancias.
6. La adquisición de inventarios serán destinados para la venta a los sectores
determinados por la organización de acuerdo a sus objetivos
7. Todo inventario deberá estar asegurado contra robo y daños.
8. Los inventarios deberán almacenarse en lugares seguros y adecuados a los
requerimientos de comunicación y compatibilidad de los mismos
9. El personal responsable del manejo de los inventarios, deberá contar con un
seguro de fidelidad para responder ante cualquier faltante o daño de los mismos
10. Todos los artículos deben contar con un código de identificación para su registro y
146
control. Este código deberá ser marcado en cada articulo
11. Por cada articulo se llevará una tarjeta de control, para registrar sus
movimientos y saldos
12. Contabilidad por su parte llevará un libro auxiliar de inventarios, el cual servirá de
control y su saldo será igual a la sumatoria de todas las tarjetas
13. Se practicarán inventarios físicos mensuales para supervisar el buen manejo de
los inventarios.
14. El valor del inventario físico será igual a la sumatoria de las tarjetas de control y
esta a su vez, con el saldo de los libros auxiliares de contabilidad.
15. Cualquier pérdida o deterioro de los inventarios, recaerá sobre el o los
responsables directo de su manejo.
Participantes Descripción de la operación Interesado
Director Gral.
Bodeguero
Contador
Bodeguero
Vendedor
Bodeguero
1. Solicita compra o adquisición de inventarios
2. Autoriza la compra o adquisición de inventarios
3. Realiza la gestión de compra de inventarios
4. Recibe y revisa los productos.
5. Codifica los productos recibidos
6. Almacena los productos
7. Registra los productos en las tarjetas
8. Entrega documentación de compra.
9. Recibe documentación de compra
10. Revisa documentación contra los productos físicos
11. Contabiliza la operación de compra.
12. Archiva documentación de compras
13. Elabora salida de bodega por donaciones
14. Entrega los productos
15. Elabora las facturas de ventas.
16. Entrega los productos.
17. Entrega documentación de salidas de bodega
147
Contador
Director Gral.
18. Registra salidas de bodega.
19. Archiva documentación de salidas
20. Practica inventario físico
21. Determina las diferencias encontradas
22. Aplica penalizaciones por faltantes.
Responsabilidades:
• Bodeguero. Control y buen manejo de los inventarios
• Contador. Registro y control de los inventarios
• Director General. Velar por la aplicación de las políticas de compras y ventas de
los inventarios
• Director General, Planificación de compra y venta de los inventarios y
determinación de los márgenes de utilidad.
Procedimiento: Manejo y Control de Activos Fijos
Objetivos del procedimiento: 1. Controlar el buen manejo y custodio de estos bienes.
2. Determinar las políticas para el buen manejo de los activos fijos.
3. Evitar pérdidas o daños a los activos fijos.
4. Controlar el uso y durabilidad de los activos fijos.
5. Determinar medidas de protección sobre cualquier siniestro
6. Vigilar el cumplimiento de la ley en su uso
Normas y Políticas: 1. Toda adquisición de activo fijo deberá ser autorizado por la Autoridad
competente.
148
2. La adquisición de activos fijos será solamente para destinarlos al cumplimiento
inmediato y directo de los fines de la organización.
3. Todo activo fijo deberá estar asegurado contra robo y daños.
4. Todo activo fijo deberá estar ubicado dentro de las instalaciones de la
organización.
5. El empleado usuario de cada activo fijo, será el responsable directo de su
existencia y buen estado y mantenimiento.
6. Todo activo fijo deberá contar con un código de identificación para su registro y
control. Este código deberá ser marcado en cada bien para su localización.
7. Por cada activo fijo, contabilidad llevará una tarjeta de control, donde se
detallara todo la información necesaria para su ubicación y duración.
8. Contabilidad también llevará un libro auxiliar de los activos fijos ordenados por
tipo de depreciación, para un mejor control.
9. Cada seis meses se practicará inventario físico de estos activos para confirmar su
existencia y estado de los mismos.
10. El valor del inventario físico será igual a la sumatoria de las tarjetas de control y
esta a su vez, con el saldo de los libros auxiliares de contabilidad.
11. Cualquier pérdida o deterioro de estos activos, recaerá la pena sobre le
responsable directo de estos bienes.
Participantes Descripción de la operación Usuario
Director Gral.
Contador
Funcionarios
Contador
Director Gral.
1. Solicita compra o adquisición de activo fijo
2. Autoriza la compra o adquisición del activo fijo
3. Solicita cheque para su adquisición.
4. Elabora cheque vaucher por la compra.
5. Firman cheque de compra
6. Recibe cheque firmado
7. Entrega cheque a proveedor
8. Firmará aceptación por donación
9. Recibirá físicamente el activo fijo.
149
Contador
Usuario
Contador
Director Gral.
10. Registra valor de donación
11. Elabora acta de entrega del bien al usuario
12. Firma acta de entrega
13. Elabora la tarjeta de control del bien.
14. Archiva documentación
15. Reporta anormalidades encontradas
16. Determina responsabilidades y penalizaciones.
Responsabilidades:
• Usuario de los activos fijos. Uso adecuado y protección de los activos fijos
• El Contador. Registro y control de estos activos y su depreciación
• Director General. Aplicación de las políticas del uso, manejo y seguridad de los
activos fijos.
• Director General. Autoriza la adquisición de estos bienes.
Procedimiento: Manejo y Control de Compras
Objetivos del procedimiento: 1. Determinar las políticas para efectuar compras más eficientes. 2. Cumplir con las condiciones de los donantes. 3. Segregar las funciones de ejecución, supervisión y autorización para un mejor
control y eficiencia de las compras. 4. Contribuir a lograr las metas de la organización.
Normas y Políticas 1. Toda compra de bienes y servicios para los proyectos, deberá estar contenido
dentro del presupuesto del mismo. 2. Cada interesado, responsable del proyecto o jefes administrativos, serán quienes
150
soliciten la compra a través de una solicitud escrita. 3. Toda compra requerirá de tres cotizaciones para escoger la más conveniente. 4. Un comité de compras, formado por el Director General, el Director
Administrativo, el Director de Programas y el Responsable del proyecto,
determinan las compras más convenientes para los proyectos. 5. El Director Administrativo y el Contador, formaran el comité para las compras
administrativas o de operación 6. Los bienes y servicios comprados deberán contar con los estándares de calidad
exigidos en su uso. 7. La forma de pago de las compras, será de contado o crédito 30 o 60 días
dependiendo de los beneficios que presente cada situación. 8. Las compras menores de $100.oo podrán ser adquiridas con fondos de caja
chica.
Participantes Descripción de la operación Interesado
Director admin..
Recepcionista
Comité compras
Recepcionista
Director Gral.
Contador
Usuarios
Contador
1. Solicita la compra de los bienes y servicios.
2. Autoriza solicitud de compras.
3. Recibe solicitud de compras para cotizaciones
4. Solicita las tres cotizaciones para la compra
5. Presenta cotizaciones de compras
6. Selecciona y autoriza la mejor opción de compra.
7. Elabora solicitud de cheque o solicitud de crédito
8. Autoriza la solicitud del cheque o solicitud e compra
9. Elabora cheque vaucher por la compra al contado.
10. Contabiliza la provisión por la compra al crédito
11. Recibe a satisfacción el producto y firma de recibido
12. Archiva documentación
151
Responsabilidades:
• Interesado. Es responsable de solicitar y justificar la compra y de velar porque el
bien llegue al usuario necesitado
• Recepcionista. Es responsable de solicitar cotizaciones.
• El Comité de compras. Es responsable de escoger la mejor compra.
• El Contador. Registra y controla las compras
Procedimiento: Elaboración y Control de Presupuestos
Objetivos del procedimiento: 1. Predeterminar el uso y manejo de los fondos de los proyectos. 2. Manejar los fondos en base a la planeación 3. Prevenir cualquier desvío de fondos o pérdida de los fondos. 4. Cumplir con las condiciones impuestas por los donantes. 5. Contribuir a lograr las metas de la organización. 6. Segregar las funciones de los participantes para un mejor control. 7. Elaborar medidas correctivas oportunamente en casos extraordinarios
Normas y Políticas. 1. Para toda ejecución de proyecto se debe elaborar de antemano el presupuesto de
efectivo.
2. Para cada proyecto a desarrollar habrá un responsable quien dirigirá y
supervisara a todo su equipo de trabajo.
3. Todo proyecto debe ser autorizado por la autoridad competente.
4. Para la elaboración del presupuesto se hará previamente un estudio de
factibilidad y alcance del mismo.
5. En base al presupuesto se desarrollaran los proyectos de la institución
6. Por cada proyecto se llevará un registro contable, para determinar su eficiencia y
cumplimiento de los objetivos.
152
7. Por su naturaleza en los proyectos, se darán anticipos de fondos, pero estos
deberán ser liquidados en forma oportuna de acuerdo al calendario
preestablecido.
Participantes Descripción de la operación Responsable
Director Gral.
Contador
Responsable
Director Gral.
Contador
Responsable
Contador
Director Gral.
Contador
Director Gral.
Contador
1. Presenta estudio de factibilidad y alcances del proyecto
2. Elabora el presupuesto del efectivo
3. Elabora el calendario del desarrollo del proyecto
4. Autorizará el proyecto
5. Abre las cuentas contables particulares del proyecto
6. Solicita los fondos para el desarrollo del proyecto
7. Autoriza el desembolso de los fondos para el proyecto
8. Elabora el cheque vaucher del egreso y lo contabiliza
9. Recibe los fondos a utilizar
10. Firma de recibido los fondos
11. Utiliza los fondos
12. Liquida los comprobantes de los fondos utilizados
13. Recibe los comprobantes de los fondos utilizados
14. Contabiliza la liquidación de los fondos
15. Compara el desarrollo del proyecto contra el presupuesto.
16. Informa sobre variaciones entre el presupuesto y lo real
17. Recibe el informe de las variaciones
18. Presenta informe contable al finalizar el proyecto
19. Recibe informe contable del proyecto finalizado.
20. Informa al donante del proyecto de los resultados obtenidos
21. Envía documentación a archivo.
153
Responsabilidades:
• Responsable del proyecto. Elabora estudio de factibilidad y alcance del proyecto
• Responsable del proyecto. Elabora el presupuesto y calendario de proyecto
• Director General. Autoriza el desarrollo del proyecto
• Contador. Contabiliza las operaciones ejecutadas en el proyecto
• El Contador. Compara el presupuesto contra lo real de cada proyecto
• Contador. Determina las variaciones entre lo real y lo presupuestado, si existen
• Contador. Informa a la Autoridad competente sobre las variaciones y finalización
del proyecto.
• Director General. Evalúa el resultado obtenido del proyecto e informa al donante
de este proyecto
• Contador. Archiva toda la documentación contable del proyecto.
* Manuales y Procedimientos aplicables a Pro Vida
6.2.2.2 Información Financiera 6.2.2.2.1 Estados Financieros de las ONGS dedicadas a la salud. (S/NIC) A. BALANCE GENERAL Estructura y contenido de los estados financieros según las NIC. NIC 1, párrafo 53; “Cada empresa deberá determinar, considerando la naturaleza de
sus actividades, si presenta o no sus activos corrientes y sus pasivos corrientes.
NIC 1, párrafo 57; Un activo corriente debe clasificarse como corriente cuando:
a) Su saldo se espera realizar, o se tiene para su venta o consumo, en el
154
transcurso del ciclo normal de la operación de la empresa; o
b) se mantiene fundamentalmente por motivos comerciales, o para un plazo
corto de tiempo, y se espera realizar dentro del periodo de doce meses tras la
fecha del balance; o
c) Se trata de efectivo u otro medio líquido equivalente, cuya utilización no esté
restringida.
Todos los demás activos deben de clasificarse como no corrientes.
NIC 1, párrafo 60; Un pasivo debe de clasificarse como corriente cuando:
a) Se espera liquidar en el curso normal de la operación de la empresa, o bien
b) Debe liquidarse dentro del periodo de doce meses desde la fecha del balance.
Todos los demás pasivos deben clasificarse como no corrientes.
Información a revelar dentro del cuerpo del balance.
NIC 1, párrafo 66; Como mínimo, en el cuerpo del balance se deben incluir líneas
con los importes que correspondan a las siguientes partidas.
a) Propiedades, planta y equipo
b) Activos intangibles
c) Inversiones financieras
d) Inversiones contabilizadas utilizando el método de la participación
e) Inventarios
f) Deudores comerciales y otras cuentas por cobrar
g) Efectivo y otros medios líquidos equivalentes
h) Acreedores comerciales
i) Pasivos y activos de naturaleza fiscal
j) Provisiones
k) Pasivos no corrientes con intereses
l) Intereses minoritarios
m) Capital emitido y reservas.
155
Organizaciones No Gubernamentales dedicadas a la salud * BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 2006.
ACTIVO año 2006 año 2005
ACTIVO CORRIENTE Efectivo y Equivalentes X X
Cuentas por cobrar X X Inventarios X X Crédito Fiscal – IVA X X Gastos pagados por anticipado X X ACTIVO NO CORRIENTE Propiedad, Planta y Equipo X X Activos Intangibles X X Gastos de Organización X X Depósitos en Garantía a Largo Plazo X X
TOTAL ACTIVO X X PASIVO Y PATRIMONIO NETO
PASIVO
PASIVO CORRIENTE Préstamos y Sobregiros Bancarios X X Cuentas por Pagar X X Donaciones en Administración X X Provisiones y Retenciones X X Débito Fiscal –IVA X X PASIVO NO CORRIENTE Beneficios a empleados por pagar L.P. X X TOTAL PASIVO X X
156
FONDO PATRIMONIAL
FONDO PATRIMONIAL Fondo Patrimonial-Propiedad Planta y Equipo X X Fondo Patrimonial Financiero X X Reservas X X SUPERAVIT POR REVALUACION Superávit por Revaluaciones-Propiedad, Planta y Equipo. X X
TOTAL FONDO PATRIMONIAL X X
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO NETO X X
* Balance General aplicable a Pro Vida
B. ESTADO DE RESULTADOS
NIC 1, párrafo 75; Como mínimo, en el cuerpo del estado o cuenta de
resultados se deben incluir líneas con los importes que correspondan a las
siguientes partidas:
a) Ingresos ordinarios
b) Resultado de la operación
c) Gastos financieros
d) Gastos por impuestos a las ganancias
e) Pérdidas o ganancias por las actividades ordinarias
f) Resultados extraordinarios
g) Ganancia o pérdida neta del periodo.
SIC-8; En el período en que se apliquen las NIC, en su totalidad, como base
fundamental de la contabilización de una empresa, los estados financieros de
la misma deben elaborarse y presentarse como si siempre se hubiesen
confeccionado de acuerdo con las NIC en vigor para ese período. Por lo tanto,
las citadas Normas e Interpretaciones, en vigor para ese período, deben ser
157
aplicadas de forma retroactiva.
Organizaciones No Gubernamentales dedicadas a la salud * ESTADO DE RESULTADOS PARA PERIODO TERMINADO
EL 31 DE DICIEMBRE DE 2006.
INGRESOS ORDINARIOS año 2006 año 2005 Ingresos Institucionales -Donativos Institucionales X X
-Ingresos por Ventas de Bienes X X
-Ingresos por Ventas de Servicios X X
Ingresos para Programas y Proyectos -Ingresos para Programas y Proyectos X X
Costos de los ingresos -Compras X X
-Costo de lo Vendido. X X
-Costos de Activos en uso X X
Margen Bruto Otros Ingresos de Operación -Ganancias por ventas de activos. X X
-Otros Ingresos X X
-Ingresos Extraordinarios X X
Gastos Institucionales -Gastos de Administración X X
-Gastos de Ventas X X
-Gastos Financieros X X
Excedente del presente ejercicio X X
* Estado de Resultados aplicable a Pro Vida
158
C. CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO NIC 1, párrafo 86; La empresa debe presentar, como un componente
separado de sus estados financieros, un estado que muestre:
a) La ganancia neta o pérdida neta del período
b) Cada una de las partidas de gastos, ingresos, pérdidas o ganancias
que, según lo requerido por otras Normas, se cargue o abone
directamente al patrimonio neto, así como el total de esas partidas; y
c) El efecto acumulado de los cambios en las políticas contables y en la
corrección de errores fundamentales, según lo requiere el tratamiento
por punto de referencia de la NIC 8 Ganancia o Pérdida Neta del
Período, Errores Fundamentales y cambios en las Políticas Contables
Organizaciones No Gubernamentales dedicadas a la salud * ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO PARA EL PERIODO
TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2006 (Ilustración que contiene una clasificación por la naturaleza de los gastos) año 2006 año 2005
Ingresos ordinarios X X Otros ingresos de operaciones X X
Variaciones en inventarios de productos
Terminados y en proceso (X) X
Trabajos realizados por la empresa y
Capitalizados X X
Materias primas e insumos utilizados (X) (X)
Gastos de personal (X) (X)
Gastos por depreciación y amortización (X) (X)
Otros gastos de la operación (X) (X)
159
Resultado de la operación X X
Gastos financieros (X) (X)
Excedente del presente ejercicio X X
Impuesto al excedente (X) (X)
Excedente neto del presente ejercicio X X
* Estado de cambios en el Patrimonio aplicable a Pro Vida
D. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO NIC 7, párrafo 10 y 11; El estado de flujo de efectivo debe informar acerca de
los flujos de efectivo habidos durante el periodo, clasificándolos por actividades de
operación, de inversión y de financiación
Cada empresa presenta sus flujos de efectivo procedentes de las actividades
de operación, de inversión y de financiación, de la manera que resulte más apropiada
según la naturaleza de sus actividades. La clasificación de los flujos según las
actividades citadas suministra información que permite a los usuarios evaluar el
impacto de las mismas en la posición financiera de la empresa, así como sobre el
importe final de su efectivo y demás equivalentes al efectivo. Esta estructura de la
información puede ser útil también al evaluar las relaciones entre tales actividades.
160
Organizaciones No Gubernamentales dedicadas a la Salud * ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO PARA EL PERIODO TERMINADO EL 31
DE DICIEMBRE DEL 2006
año 2006 año 2005
Flujo de efectivo en las operaciones:
Excedente del ejercicio X X
Ajuste para conciliar el excedente con el efectivo:
Depreciación X X
Provisiones para obligaciones laborales X X
Aumento (Disminución) en cuentas por cobrar X X
Aumento (Disminución) en inventarios X X
Aumento (Disminución) impuestos pagados por anticipado X X
Aumento (Disminución) en préstamos bancarios X X
Aumento (Disminución) en cuentas por pagar X X
Aumento (Disminución) donaciones en administración X X
Aumento (Disminución) otras cuentas por pagar X X
Flujo de efectivo por las actividades de operaciones X X
Flujo de efectivo en las actividades de Inversión:
Adquisición de activos fijos X X
Efectivo usado en las actividades de inversión X X
Efectivo generado durante el período X X
Efectivo y equivalentes al principio del período X X
Efectivo y equivalentes al final del período X X
* Estado de flujo de Efectivo aplicable a Pro Vida
161
E. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS NIC 1, 91 y 92; En las notas a los estados financieros, la empresa debe:
a) Presentar información acerca de las bases para la elaboración de los
estados financieros, así como las políticas contables especificas
seleccionadas y aplicadas para las transacciones y sucesos significativos;
b) Incluir la información que, siendo exigida por las Normas Internacionales
de Contabilidad, no ha sido incluida en los demás componentes de los
estados financieros; y
c) Suministrar información adicional que no se presenta en el cuerpo principal
de los estados financieros, pero resulta necesaria para la presentación
razonable.
Las notas en los estados financieros deben presentarse de una forma
sistemática. Cada partida del balance, del estado de resultado y del estado de
flujo de efectivo, que esté relacionada con una nota, debe contener una
referencia cruzada para permitir su identificación
Organizaciones No Gubernamentales dedicadas a la Salud * NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS, PARA EL PERIODO TERMINADO
EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2006 NOTA 1 Naturaleza y objetivos
Las Organizaciones No Gubernamentales (ONG) dedicadas a la salud, son
organizaciones sin fines de lucro, cuyo objetivo principal es el de brindar la ayuda
humanitaria, en el área de salud, al sector de la población de escasos recursos. Los
fondos para desarrollar estas obras, son obtenidos a través de donaciones
nacionales e internacionales.
162
NOTA 2 Principales Políticas Contables aplicadas
Los estados financieros, han sido preparados de acuerdo con las Normas
Internacionales de Contabilidad. Las políticas de contabilidad más importantes
utilizadas por la ONG dedicadas a la salud, son las siguientes:
a) Registro y moneda: La moneda utilizada para reflejar las cifras de los estados
financieros y la utilizada para registrar sus operaciones contables son US
Dólares.
b) Efectivo y Equivalentes: Los saldos son establecidos al valor nominal de los
montos netos disponibles en efectivo y bancos.
c) Inventarios: Los inventarios se encuentran valuados al costo de adquisición.
El método utilizado para determinar el costo, es el promedio.
d) Propiedad, Planta y Equipo: Se registra con su costo de adquisición. La
depreciación se determina utilizando porcentajes que permite la Ley del
Impuesto sobre la Renta, aplicando el método de línea recta.
e) Donaciones en Administración: Las donaciones en administración, son
entrega de los donantes a las organizaciones, con el objetivo de beneficiar a
otro grupo de personas y tienen un carácter restringido y una obligación tácita
de hacer.
f) Beneficio a los Empleados por pagar Largo plazo: Las organizaciones
reconocen las obligaciones laborales como cargas del ejercicio en que
terminan los contratos de trabajo. El saldo de esta cuenta representa el monto
acumulado de los beneficios pendientes de pagar, en base a las leyes
laborales del país.
g) Fondo Patrimonial – Propiedad Planta y Equipo: El Fondo Patrimonial
ocupa el lugar del “Capital Contable” en estas organizaciones.
El Fondo Patrimonial - Propiedad Planta y Equipo representa el monto neto de
los recursos en Activos Fijos, que las organizaciones han recibido para ejercer
su actividad.
h) Fondo Patrimonial – Financiero: Refleja las cifras del excedente obtenido
al medir el resultado de los períodos contables.
i) Ingresos Ordinarios: Los ingresos que estas organizaciones, son
163
originados por; aportaciones de los asociados o miembros, donaciones en
dinero o especie (restringidas y no restringidas) y por excedentes de las
actividades financieras, generada por ventas de bienes y servicios e ingresos
para programas y proyectos.
j) Costos de los Ingresos: Estos costos incluyen las erogaciones que se
hacen para el cumplimiento de los programas y proyectos pactados en los
convenios con los donantes.
k) Gastos Institucionales: Estos son los gastos de operación de las
organizaciones y pueden ser monetarios y no monetarios.
* Notas a los Estados Financieros aplicable a Pro Vida
6.2.3 Control Interno Contable
ESQUEMA DEL CONTROL INTERNO CONTABLE DE LAS ONGS DEDICADAS A LA SALUD *
* Esquema aplicable a Pro Vida
Operaciones contablesManuales de Procedimiento Catalogo de cuentas
Registro operaciones contables -Objetivos -Políticas -Procedimientos -Responsabilidades
Estructura codificación-Cuentas de Balance y de resultados
Estructura catalogo -Cuentas de Balance y de resultados. Manejo y control de
operaciones y libros legales -Objetivos -Políticas -Procedimientos -Responsabilidades
Archivo de documentos -Objetivos -Políticas -Procedimientos -Responsabilidades
164
El Sistema de Control Interno Contable que presentamos, contiene las guías y
normas, para contabilizar en forma correcta y oportuna las operaciones de estas
organizaciones, y preservar la seguridad e integridad de la documentación e
información contable. Y producir la información efectiva que ayude a la dirección en su
gestión y al cumplimiento de sus normas internas y legales.
Operaciones Contables En esta sección presentamos los manuales de procedimientos, para que sirvan
de guías para registrar en forma eficiente las operaciones de las organizaciones.
Planteamos sus objetivos, políticas, procedimientos y personal responsable.
Las áreas que cubrimos son; el Registro de las operaciones contables, el
Manejo y control de los libros legales y el archivo de la documentación.
Catálogo de Cuentas Damos a conocer las Normas Internacionales de Contabilidad, relacionadas con
el modelo de Catálogo de cuentas a usar por estas asociaciones. Explicamos la
estructura de codificación de las cuentas que forman el Catálogo. Al final presentamos
el modelo de Catálogo de las Cuentas de Balance, Resultados y de Orden, para que
sea usado por estas organizaciones.
165
6.2.3.1 Operaciones Contables – Manuales de Procedimientos de las ONG
dedicadas a la salud. * Procedimiento: Registro de operaciones contables
Objetivos del procedimiento: 1. Determinar las políticas para la recolección, procesamiento y emisión de reportes
contables. 2. Brindar a la organización y a los donantes, información contable oportuna. 3. Definir las fuentes de comunicación de la información contable. 4. Elaborar los estados financieros en forma oportuna 5. Contribuir a lograr las metas de la organización, mediante la información efectiva
y oportuna 6. Registrar oportunamente todas las operaciones contables 7. Supervisar al personal de la organización sobre el manejo y uso de los
documentos contables. 8. Cumplir con las normas internacionales de contabilidad. 9. Cumplir con las leyes legales y tributarias del país. 10. Mantener la información contable confidencial y segura.
Normas y Políticas 1. El Contador General es el responsable de administrar el uso y control de los
documentos contables. Para llevar a cabo esta función contará con un auxiliar
contable de apoyo, ambos formarán el departamento de Contabilidad. 2. Las funciones y responsabilidades del Auxiliar contable, serán determinadas por
el Contador General de acuerdo a los requerimientos del departamento de
contabilidad.
166
3. El registro de las operaciones contables definitivas, serán hechas contra la
documentación correspondiente. 4. Las operaciones contables transitorias, como entrega de anticipos, contarán con
un plazo de cinco días, para determinar su aplicación definitiva. 5. Los responsables de los proyectos y los jefes administrativos, serán los
responsables de proporcionar a contabilidad la documentación correcta y en
información en forma oportuna. 6. El plazo máximo para presentar la información a contabilidad será de 5 días
después de finalizada la operación. 7. El Contador llevará un control, por cada responsable, de la documentación que
tiene pendiente de entregar. 8. El Contador se reunirá cada fin de semana, con el Director Administrativo, para
revisar los controles y hacer cumplir el plazo de entrega de la documentación. 9. El Director Administrativo, solicitará a cada jefe que cumpla con el plazo fijado
para la entrega de la documentación. 10. El Contador revisará que toda la documentación que reciba cumpla con todas las
normas legales y las condiciones de los donantes. 11. El Contador procesará a diario todas las operaciones de la organización. 12. La información procesada deberá ser detallada para su interpretación y análisis. 13. El Contador presentará los Estados financieros, con sus anexos dentro de los
siete días hábiles del siguiente mes. 14. Para el cierre del ejercicio, serán 15 días el plazo para la presentación de la
información contable. 15. El Contador será el responsable del registro de las operaciones contables en los
libros legales dentro del mismo plazo de la emisión de los Estados financieros 16. El contador será el responsable del archivo y custodia de la documentación
contable. 17. El Contador será el responsable de mantener copias de seguridad de la
información contable.
167
Participantes Descripción de la operación
Cajero
Contador
Interesado
Director Admin.
Contador
Director Gral.
Funcionarios
Contador
Interesado
Contador
Contador
Director admin.
Contador
Registro de operaciones de ingresos de caja 1. Recibe los ingresos en caja
2. Elabora el informe de caja y anexa la documentación
3. Envía el informe de caja con la documentación
4. Recibe la documentación del ingreso de fondos en caja
5. Contabiliza el ingreso en caja y bancos
Registro de operaciones de egresos de caja 6. Elabora solicitud de cheque
7. Pide autorización
8. Firma de autorizado
9. Recibe solicitud de cheque
10. Revisa documentación
11. Elabora cheque vaucher (Contabiliza la operación)
12. Autoriza cheque
13. Firman cheque
14. Entrega cheque firmado.
15. Recibe cheque firmado
16. Entrega cheque a interesado.
17. Recibe cheque y firma el vaucher de recibido
18. Envía documentación a archivo
Registro de operaciones de diario: 19. Recibe documentación de operación
20. Revisa documentación de operación
21. Contabiliza operación
22. Solicita autorización de partida contable
23. Autoriza partida contable
24. Envía documentación a archivo.
168
Responsabilidades (autoridad o delegación)
• Contador. Coordinación del manejo de documentos e información contable
• Contador. Supervisión del personal operativo para el cumplimiento de políticas
contables
• Contador. Contabilización de las operaciones de la organización
• Contador, Elaboración de los estados financieros y demás información contable.
• El Contador. Custodia y archivo de la documentación e información contable.
• Responsable de proyectos, Entrega toda la documentación valedera, legal de sus
proyectos, en forma oportuna.
• Director Administrativo. Hacer cumplir las políticas contables para obtener
información oportuna.
Procedimiento: Manejo y Control de las Operaciones y Libros Legales
Objetivos del procedimiento: 1. Cumplir oportunamente con las obligaciones legales y tributarias del país 2. Registrar legalmente las operaciones de la organización 3. Evitar alteraciones y cambios no autorizados en la información contable. 4. Presentar la información legal oportunamente. 5. Pagar los impuestos correctos y en forma oportuna. 6. Crear medidas de seguridad para mantener la integridad de la documentación e
información legal y fiscal. 7. Evitar multas o cargos por incumplimiento de los aspectos legales.
Normas y Políticas 1. Las obligaciones legales, de pago, declaración o registro deberán ser cumplidas
oportunamente, para evitar multas o recargos
2. Las operaciones para el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales, será
169
registradas oportunamente en los libros legales correspondientes.
3. El Contador es el responsable del manejo, actualización y custodia de los libros
legales; Diario-Mayor, Estados Financieros, de Actas, Libro de compras y ventas
del IVA. 4. Los libros legales deberán estar guardados en una caja de seguridad. 5. Toda la información contable deberá contar con un back up de respaldo. 6. Los libros legales deberán estar siempre actualizados, cumpliendo con los plazos
que determina la ley. 7. De la información de estos libros se elaboraran las declaraciones mensuales de
pago de los impuestos. 8. El acceso a los libros legales será restringido. 9. No se podrán manchar ni alterar los libros legales.
Participantes Descripción de la operación Contador
Director admin.
Contador
Funcionarios
Contador
1. Recibe la documentación de las operaciones realizadas
2. Contabiliza las operaciones
3. Separa la documentación para el registro en los libros del IVA
4. Registra las ventas y compras en los libros legales del IVA
5. Hacer el cierre contable del mes
6. Registra el movimiento del mes en los libros de Diario y Mayor
7. Cierra los libros legales del Iva.
8. Elabora la declaración de impuestos del Iva en base a los
libros legales.
9. Firma de autorizado las declaraciones mensuales del Iva.
10. Elabora el cheque vaucher y contabiliza el pago de los
impuestos
11. Firman el cheque vaucher de los impuestos
12. Manda a pagar los impuestos.
13. Envía documentación a archivo.
170
Responsabilidades (autoridad o delegación)
• Contador. Contabiliza las operaciones de la organización
• Contador. Traslada información de operaciones a libros legales.
• Contador. Saca copia, mensualmente, de la información contable Back Up.
• Contador. Guarda, custodia y protege los libros legales de la organización
• Contador. Elabora declaración de los impuestos mensuales en base a
información de libros legales.
• El Contador. Verifica el pago de los impuestos oportunamente.
• Director Administrativo. Autoriza las declaraciones y pagos de impuestos
Procedimiento: Archivo de documentos
Objetivos del procedimiento: 1. Preservar la información y documentación de las operaciones de la organización 2. Contar con la documentación e información completa para cualquier revisión,
verificación y consulta de la misma. 3. Contar con información de soporte (back up) en medios magnéticos. 4. Codificar la documentación para un mejor ordenamiento y localización 5. Cumplir con las leyes fiscales de preservar la información durante 5 años 6. Evitar cualquier mal uso o perdida de la documentación de la organización 7. Crear medidas de seguridad para mantener la integridad de la documentación e
información de la organización. 8. Evitar multas o cargos por incumplimiento en la falta de información
Normas y Políticas 1. Toda operación para su registro, debe de estar debidamente documentada.
2. Una vez registrada la documentación deberá de ordenarse y guardarse en
folders especiales y llevarse al archivo.
3. Toda la información procesada deberá guardarse también en medios
171
magnéticos, para soporte de los mismos.
4. El Auxiliar contable será el responsable del archivo de los comprobantes
contables en los fólder especiales. Y de llevarlos a la bodega de archivo,
previa autorización del Contador General.
5. El Contador es el responsable de revisar el archivo de la documentación.
6. El Director Administrativo, es el responsable de autorizar el préstamo de la
documentación del archivo.
7. Por toda entrada y salida de documentos del archivo, se elaborará un
comprobante de soporte.
8. El Archivero, es el responsable directo de la custodia y manejo del archivo
general.
9. Se usarán estantes para archivar toda la documentación que soporta los
asientos contables y que esta sujetas a consultas y revisiones cotidianas.
10. Se usaran caja fuerte, o archivadores cerrados, para guardar toda la
documentación que representa valores. Y la documentación e información
legal y fiscal original, y en medios magnéticos, de consulta selectiva.
11. El Director administrativo es el responsable de la custodia y manejo de los
archivos de la caja fuerte o archivadores cerrados.
12. El lugar donde se archiva la información y documentación debe ser seguro y
aseado. Deberá de contar con extintores para evitar su destrucción por
incendios. Y toda la documentación debe estar ordenada para su fácil acceso.
13. El acceso a la bodega de archivo, será restringido y se mantendrá con llave.
14. Por toda documentación que se preste deberá elaborarse una boleta, para
controlar su buen uso y devolución oportuna de la misma.
Participantes Descripción de la operación Archivero
1. Recibe la documentación de las operaciones registradas
2. Elabora un comprobante de ingreso de documentación
3. Entrega comprobante de ingreso original al depositante y
archiva el duplicado
172
Director admin.
Archivero
Solicitante
Archivero
Director admin.
Solicitante
Solicitante
Director admin.
4. Lo revisa y coloca en el lugar predeterminado
5. Atiende las solicitudes de préstamos de documentación.
6. Elabora comprobante de salida, para la firma de recibido.
7. Autoriza el préstamo de la documentación
8. Entrega documentación al solicitantes previa autorización
9. Recibe la documentación solicitada.
10. Archiva comprobante de salida de documentación
11. Recibe la documentación que representa valores, la legal y los
archivos magnéticos de la información contable.
12. Elabora el comprobante de ingreso del documento recibido
13. Archiva el documento e información en la caja fuerte o archivo
cerrado
14. Presta la documentación a las personas calificadas y
autorizadas para su uso.
15. Elabora comprobante de salida, para su firma de recibido
16. Recibe la documentación por un tiempo estipulado y para su
uso restringido
17. Devuelve el documento
12. Recibe y archiva el documento en su lugar de origen
Responsabilidades (autoridad o delegación)
• Director Administrativo. Responsable de la autorización de prestamos de
documentación
• Director Administrativo. Responsable de la custodia de los documentos legales y
archivos magnéticos
• Contador. Responsable de coordinar la entrega y uso de los documentos
contables.
• Archivero. Responsable de la custodia y el manejo de la documentación de uso
cotidiano.
* Manuales de Procedimientos aplicables a Pro Vida
173
6.2.3.2 Catálogo de Cuentas de las ONGS dedicadas a la salud * Explicaciones según las NIC
Según la NIC 1, párrafo 4 dice: “Esta Norma utiliza terminología propia de las
empresas con ánimo de lucro. Las empresas públicas con ánimo de lucro pueden,
por tanto, aplicar los requisitos establecidos en la Norma. Sin embargo, las empresas
que no persigan finalidad lucrativa, como sucede con muchas empresas del
Gobierno o pertenecientes a cualquier tipo de administración pública, pueden tener
necesidad de modificar las descripciones utilizadas para ciertas partidas de los
estados financieros, e incluso de cambiar los propios estados financieros. Tales
empresas podrán optar, así mismo, por incluir en la presentación de los estados
financieros los componentes adicionales que precisen”.
Estructura de Codificación. Cuentas de Balance y de Resultado
Para la aplicación de cuentas, sub-cuentas y demás divisiones, se asignarán
dígitos distribuidos de la siguiente manera:
A. Para identificar los elementos componentes de los estados financieros, se utiliza
un dígito, así:
1. Activo
2. Pasivo
3. Fondo Patrimonial
4. Cuentas de resultado acreedoras
5. Cuentas de resultados deudoras
6. Cuentas liquidadoras o de cierre
7. Cuentas de Memorando
B. Para identificar los rubros de agrupación de los estados financieros, se utilizan
dos dígitos, así:
174
11. Activo Corriente
12. Activo No corriente
21. Pasivo Corriente
22. Pasivo No corriente
31. Fondo Patrimonial
41. Ingresos Institucionales
42. Ingresos para Programas y Proyectos
43. Ingresos Extraordinarios
51. Gastos Institucionales
52. Costos
53. Costos de Activos en uso.
54. Gastos de Programa y Proyectos
61. Cuentas Liquidadoras o de Cierre.
71. Cuentas de Orden
C. Para identificar las cuentas de mayor dentro de cada rubro o agrupación de
cuentas, se utilizan cuatro dígitos.
1101. Efectivo y Equivalentes
1102. Cuentas por cobrar
1104. Inventarios
1105. Crédito Fiscal – IVA
1107. Gastos pagados por anticipado
1201. Propiedad, Planta y Equipo
1203. Activos Intangibles
1206. Gastos de Organización
1207. Depósitos en Garantía a Largo Plazo
2101. Préstamos y Sobregiros Bancarios
2102. Cuentas por Pagar
2103. Donaciones en Administración
2105. Provisiones y Retenciones
2107. Débito Fiscal –IVA
175
2204. Beneficios a empleados por pagar L.P.
3101. Fondo Patrimonial-Propiedad Planta y Equipo
3102. Fondo Patrimonial Financiero
3103. Reservas
3201. Superávit por Revaluaciones-Propiedad, Planta y Equipo.
4101. Donativos Institucionales
4102. Ingresos por Ventas de Bienes
4103. Ingresos por Ventas de Servicios
4106. Ganancias por ventas de activos.
4107. Otros Ingresos
4201. Ingresos para Programas y Proyectos.
4301. Ingresos Extraordinarios.
5101. Gastos de Administración
5102. Gastos de Ventas
5103. Gastos Financieros
5201. Compras
5203. Costo de lo Vendido.
5301. Gastos por depreciación de propiedad, planta y equipo.
5401. Gastos de Programas y Proyectos.
6101. Liquidaciones de ingresos y gastos
7101. Cuentas de orden deudoras
7102. Cuentas de orden acreedora.
D. Para señalar las sub-cuentas en las divisiones de cada cuenta de balance y
resultados, se utilizan de dos a doce dígitos, según la necesidad de detallar la
transacción.
176
Estructura Catálogo. Cuentas de Balance y de Resultados 1. ACTIVO 11. ACTIVO CORRIENTE
1101. Efectivo y Equivalentes
1102. Cuentas por cobrar
1104. Inventarios
1105. Crédito Fiscal – IVA
1107. Gastos pagados por anticipado
12. ACTIVO NO CORRIENTE
1201. Propiedad, Planta y Equipo
1203. Activos Intangibles
1206. Gastos de Organización
1207. Depósitos en Garantía a Largo Plazo
2. PASIVO 21. PASIVO CORRIENTE
2101. Préstamos y Sobregiros Bancarios
2102. Cuentas por Pagar
2103. Donaciones en Administración
2105. Provisiones y Retenciones
2107. Débito Fiscal –IVA
22. PASIVO NO CORRIENTE
2204. Beneficios a empleados por pagar L.P.
3. FONDO PATRIMONIAL 31. FONDO PATRIMONIAL
3101. Fondo Patrimonial-Propiedad Planta y Equipo
310101. Terrenos
310102. Edificios
310103. Instalaciones y Mejoras
177
310104. Mobiliario y Equipo
310105. Vehículos
310106. Biblioteca
310107. herramientas
3102. Fondo Patrimonial Financiero
310201. Aportaciones de los Miembros
310202. Excedente del Presente Ejercicio
310203. Excedente de Ejercicios Anteriores
310204. Déficit del Presente Ejercicio
310205. Déficit de Ejercicios Anteriores
3103. Reservas
310301. Estatutarias
310302. Voluntarias
32. SUPERAVIT POR REVALUACION
3201. Superávit por Revaluaciones - Propiedad, Planta y Equipo.
320101. Terrenos
320102. Edificios
320103. Instalaciones y Mejoras
320104. Mobiliario y Equipo
320105. Vehículos
320106. Biblioteca
320107. Herramientas
4. CUENTAS DE RESULTADO ACREEDORAS 41. INGRESOS INSTITUCIONALES
4101. Donativos Institucionales
4102. Ingresos por Ventas de Bienes
4103. Ingresos por Ventas de Servicios
4106. Ganancias por ventas de activos.
4107. Otros Ingresos
42. INGRESOS PARA PROGRAMAS Y PROYECTOS
4201. Ingresos para Programas y Proyectos.
178
43. RESULTADOS EXTRAORDINARIOS
4301. Ingresos Extraordinarios.
5. CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS 51. GASTOS INSTITUCIONALES
5101. Gastos de Administración
5102. Gastos de Ventas
5103. Gastos Financieros
52. COSTOS
5201. Compras
5203. Costo de lo Vendido.
53. COSTOS DE ACTIVOS EN USO
5301. Gastos por depreciación de propiedad, planta y equipo.
54. GASTOS DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
5401. Gastos de Programas y Proyectos.
6. CUENTAS LIQUIDADORAS O DE CIERRE 61. CUENTAS LIQUIDADORAS O DE CIERRE
6101. Liquidaciones de ingresos y gastos
7. CUENTAS DE ORDEN 71. CUENTAS DE ORDEN
7101. Cuentas de orden deudoras
7102. Cuentas de orden acreedora.
* Catálogo de Cuentas aplicable a Pro Vida
179
6.3 FASE III: Resultados.
ESQUEMA DE RESULTADOS DE LAS ORGANIZACIONES NO
GUBERNAMENTALES DEDICADAS A LA SALUD *
* Esquema de Resultado aplicable a Pro Vida
Resultados 1. -Información veraz y confiable 2. -Eficiencia en las operaciones 3. -Protección de los bienes. 4. -Cumplimiento de las Políticas
Institucionales 5. -Cumplimiento de las leyes fiscales y
legales.
180
El objetivo de la Organizaciones No Gubernamentales, sin fines de lucro, es
distinto a las otras organizaciones, cuyo objetivo es la obtención de beneficios para
sus propietarios. Generalmente los objetivos de las ONG se centran en facilitar un
servicio a la comunidad, con los recursos disponibles, y que este llegue al mayor
número de personas.
El éxito de este tipo de organizaciones se mide primordialmente, por la
cantidad de servicios que provee y por la calidad de los mismos. Este éxito es
medido por la contribución que dan al bienestar de las personas atendidas. Por lo
tanto estas organizaciones deben asegurarse, que los recursos con que cuentan,
sean utilizados con eficiencia y control. Por esta razón estas organizaciones deben
contar con las medidas de control que ayuden a la buena gestión de la dirección
La importancia de tener un sistema de control interno, en estas
organizaciones, se debe a lo práctico que resulta medir la eficiencia y productividad
al momento de implementarlo. Es importante resaltar que la falta de un sistema de
control interno en estas organizaciones, les priva de conocer su situación económica
y financiera real, y también dificulta el contar proyecciones confiables para lograr
sus objetivos
Siendo que el sistema de control interno comprende; el plan de organización
en todos los procedimientos coordinados de manera coherente, a las necesidades
del las organizaciones, con la finalidad de Proteger y reguardar sus activos, verificar
la exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la
eficiencia y custodia de las operaciones para cumplir con las políticas dictadas por al
dirección. Es de suma importancia la implementación del Sistema de Control Interno
Propuesto.
181
6.3.1 Información Veraz y Confiable
Al implementar el Sistema de Control Interno Propuesto, se asegura que la
Información proporcionada por el departamento de contabilidad sea fidedigna y
puntual. De esta manera la Dirección la puede usar con toda confianza como ayuda
a su gestión y toma de decisiones.
La información que obtendrán estas organizaciones tendrán las siguientes
características:
a) Eficacia. Será relevante y pertinente, o que viene a propósito, para los
procesos de estas organizaciones. Y será generada en forma oportuna y
correcta para que pueda utilizarse.
b) Integridad. Será precisa, completa y de gran valor, de acuerdo a los objetivos
de estas organizaciones.
c) Confidencialidad. La información crítica será protegida a fin de que la misma
no sea divulgada sin autorización.
d) Disponibilidad. Estará disponible para cuando sea requerida, de acuerdo a los
procesos de las organizaciones, y por ende también estará relacionada con la
protección y buen manejo de los recursos.
e) Cumplimiento. Cumplirá con los requerimientos legales y tributarios del país,
así como también con las normas internacionales de contabilidad.
6.3.2 Eficiencia en las Operaciones
La principal responsabilidad de la Dirección, es hacer el mejor uso de los
recursos que le asignan o de los que dispone. Con al implementación del Sistema de
Control Interno, la Dirección, contará con las herramientas necesarias para producir,
productos o servicios a un costo aceptable y con una calidad optima. Estará en
capacidad de desarrollar productos y servicios nuevos y mejorados.
182
Los objetivos, de las organizaciones se podrán lograr mediante la aplicación
de políticas que promueven la eficiencia en todas las actividades que realicen las
organizaciones, tales como las compras, manejo de inventarios, producción,
selección del personal, manejo de efectivo y la prestación de servicios, entre otros.
Recursos humanos contará con las herramientas necesarias para seleccionar
al personal idóneo, y establecerá planes de capacitación. Con un personal
capacitado, estas organizaciones tendrán la posibilidad de cumplir a cabalidad con
sus metas y objetivos.
Se aprovecharan al máximo los recursos humanos y materiales, con que
cuentan estas organizaciones, y consecuentemente se evitan los desperdicios y
pérdidas de tiempo y materiales que las afectan en el cumplimiento de los objetivos
fijados.
La eficiencia se medirá, mediante el logro de los objetivos y la prestación de
los servicios al mayor numero de personas. Promoverá y facilita la correcta
ejecución de las funciones, responsabilidades y actividades definidas para el logro
de los objetivos
6.3.3 Protección de los bienes
Con la implementación del Sistema de Control Interno, se adoptan las
medidas necesarias para proteger los bienes de las organizaciones, contra posibles
eventualidades contingencias y otros riesgos que atenten contra su seguridad. Estas
medidas de protección incluyen también, la preservación de la información contable
Entre las medidas a aplicar detallamos las siguientes:
a) Bodega. Todos los bienes adquiridos, deben de ingresar físicamente a las
instalaciones de las organizaciones y posteriormente se desplazarán a su
183
destino final.
b) Toma de Inventarios físicos de Inventarios y Activos fijos. Se practicarán
inventarios físicos para verificar el existencia y estado de conservación de los
bienes.
c) Mantenimiento. Se contarán con planes de mantenimiento preventivos de los
activos fijos para conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar
su período de vida.
d) Compra de bienes. Se usarán el sistema de cotizaciones previas, que
garantizaran el buen manejo de los fondos, a través de la adquisición de los
bienes a un precio razonable y de la mejor calidad.
e) Protección de los inventarios y activos fijos. Estos activos estarán protegidos,
contra cualquier pérdida o daño, al implementar las políticas de seguros y
fianzas.
f) Seguridad de la información. Con el cumplimiento de los procedimientos y
políticas de seguridad, se estará protegiendo la información contra las
amenazas, a fin de mantener la continuidad de estas organizaciones. La
seguridad de la información es importante para prevenir y evitar; fraudes,
espionaje, sabotaje, vandalismo, fuego o inundaciones entre otros.
g) Cumplimiento de las leyes. La aplicación de las Políticas correspondientes,
contribuirá a que las organizaciones estén siempre, dentro del marco legal
que las rigen, para evitar multas o sanciones por incumplimientos legales,
que puedan atentar hasta con su existencia.
6.3.4 Cumplimiento de las Políticas Institucionales
Al establecer un adecuado sistema de control interno, se permite que las
políticas lleguen oportunamente a los niveles interesados, tratando de evitar al
máximo los posibles errores de interpretación y distorsión.
El control interno se expresa a través de las políticas aprobadas por la
Dirección y debe cumplirse en todas la escala de la estructura administrativa. Para
184
facilitar el cumplimiento de estás políticas se han diseñado manuales de funciones y
procedimientos, para la aplicación de técnicas de dirección, para la verificación y
evaluación y control de las operaciones, y para la selección inducción y capacitación
del personal.
El cumplimiento de las Políticas institucionales, tienen por finalidad; velar
porque todas las actividades y recursos de las organizaciones, estén dirigidas al
cumplimiento de los objetivos de las mismas.
6.3.5 Cumplimiento de las leyes fiscales y legales Las Organizaciones No Gubernamentales, estudiadas, se encuentran dentro
del marco legal que las rigen. El aporte del Sistema de Control Interno sugerido, está
encaminado a mantener la continuidad de esta situación.
En el área contable, el Sistema de Control Interno, contribuye a que todas
estas organizaciones apliquen las Normas Internacionales de Contabilidad, para que
estén actualizadas y gocen de una mayor confianza, por parte de las instituciones
Internacionales donantes entre otros.
185
7. PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. EVALUACION Y ACTUALIZACION DE LA PROPUESTA
El presente plan de implementación de la propuesta, está comprendido por un
cronograma de las actividades que se tienen que ejecutar para dar a conocer el
Sistema de Control Interno, así como también se presenta un listado de los recursos
que son necesarios para su desarrollo en la Asociación Salvadoreña de Ayuda
Humanitaria Pro-Vida.
7.1 PRESENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LA ASOCIACION
SALVADOREÑA DE AYUDA HUMANITARIA PRO-VIDA
Esta presentación tiene por objetivo dar a conocer en forma personal y más
amplia, a la Asociación Salvadoreña de Ayuda Humanitaria Pro-Vida, el Sistema de
Control Interno elaborado. En esta presentación se darán a conocer todos los
beneficios que se tendría al implementar este modelo, para interesar a la dirección a
implementarlo en esta institución.
El procedimiento a seguir para dar a conocer el Sistema de Control Interno, será
el siguiente:
1. Reunión preliminar con la Dirección de esta organización, para determinar el lugar y
la fecha del evento.
2. Invitación a todo el personal involucrado, administrativo y técnico.
3. Exposición del contenido del Sistema con sus beneficios y costos para su
implementación.
4. Presentación del Cronograma para el Plan de implementación
5. Determinación de los Recursos necesarios para su desarrollo.
186
7.2 RECURSOS NECESARIOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN – PRESUPUESTO
Para la implementación de este Sistema de Control Interno, sugerimos contratar
un Auditor Interno para que sea el garante del buen desarrollo de este sistema. Para
este fin es necesario que el Auditor Interno cuente con un lugar adecuado y con las
herramientas necesaria para poder desarrollar su trabajo a cabalidad.
Presupuesto
Sueldo mensual más prestaciones del Auditor Interno
Una computadora
Un impresor
Un escritorio con su silla
Un archivador de 4 gavetas
Papelería y útiles
Valor del presente Sistema
TOTAL
$ 910.
$ 800.
$ 100.
$ 250.
$ 90.
$ 50.
$ 1,500.
$ 3,700.
7.3 CRONOGRAMA DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO.
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Fecha 1° mes 2° mes 3° mes
Actividad 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Presentación Sistema de Control Interno
2. Capacitación personal
3. Contratación Auditor Interno
4. Implementación del Sistema
5. Evaluación de su cumplimiento
6. Actualización del Sistema
x x x x
x x
x x
x x x x
187
8. EVALUACION Y ACTUALIZACION DE LA PROPUESTA
8.1 OBJETIVOS
El objetivo principal de esta evaluación es comprobar que el Sistema está
siendo aplicado y sigue en marcha. Y también conocer de los usuarios sobre las
dificultades, consultas y sugerencias que tengan para mejorar este sistema.
8.2 PROGRAMA DE EVALUACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA PROPUESTA.
Este plan consiste en fijar fechas para la evaluación del sistema, dentro del tercer
mes de su implementación y actualizarlo en base a las experiencias tenidas en la
práctica. Elaborando un documento de actualización complementario a este estudio.